Transcript Introduksjon til - OneStop Reporting

Introduksjon til
Innhold
Generelle begreper og definisjoner ............................................... 1
Komponentene i OneStop Reporting ............................................. 5
Report Composer ........................................................................... 5
Report Designer ............................................................................. 6
Bruke Report Composer-verktøyet ................................................ 7
Lage et nytt utvalg .......................................................................... 7
Angi seleksjoner for å begrense innholdet i et utvalg...................... 9
Tilpasse og endre et utvalg ...........................................................11
Lagre et utvalg ..............................................................................15
Åpne et eksisterende utvalg ..........................................................15
Bruke et utvalg til å generere rapportdefinisjoner og rapporter ......16
Bruke Report Designer-verktøyet .................................................20
Opprette en rapportdefinisjon ........................................................20
Lage en rapportdefinisjon i Report Designer-verktøyet..................22
Kapittel 1
Generelle begreper og definisjoner
Rapportdefinisjon
En rapportdefinisjon er en Microsoft Excel-fil (.xlsx) som lagres på et selvvalgt sted
på den lokale disken eller på en server. Rapportdefinisjonen inneholder ulike
formler og funksjoner som beskriver hvordan man ønsker at den ferdige rapporten
skal se ut. En rapportdefinisjon brukes som grunnlag til å kjøre rapporter som
deretter vises i Microsoft Excel.
Rapport (ferdig rapport)
En rapport er en Microsoft Excel-fil (.xlsx) som fremkommer på grunnlag av
rapportdefinisjonen.
_____________________________________________________________________________________________________
Side 1
Utvalg
Et utvalg er en samling av data som er plukket ut fra databasen ved hjelp av
Report Composer-verktøyet. Dette utvalget kan brukes som en ferdig, ad-hoc
rapport, eller som grunnlag for å generere rapportdefinisjoner eller rapporter.
_____________________________________________________________________________________________________
Side 2
Seleksjon
En seleksjon er en beskrivelse av data innefor én eller flere dimensjoner som du
ønsker å ha med i rapporten. Resultatet i den ferdige rapporten vises som summen
av de dataene du har valgt fra databasen. Du kan ha forskjellige seleksjoner i en
rapport, og de kan brukes på flere nivåer i rapporten.
Rapportdefinisjon med bruk av radseleksjon.
Ferdig kjørt rapport basert på radseleksjon.
_____________________________________________________________________________________________________
Side 3
Ekspanderende gruppe
En ekspanderende gruppe er en gjentagelse av seleksjoner utover flere rader eller
kolonner. For eksempel, i stedet for å definere 10 seleksjoner i 10 rader for å vise
en liste over 10 kunder, kan du lage en seleksjon på én rad som så automatisk
ekspanderes og blir til 10 rader når rapporten kjøres. Hvis du lager en "vanlig"
seleksjon for det samme, vil du bare få opp én rad eller kolonne i den ferdige
rapporten som viser summen av de 10 kundene.
Rapportdefinisjon med bruk av ekspanderende gruppe.
Ferdig kjørt rapport basert på bruk av ekspanderende gruppe.
_____________________________________________________________________________________________________
Side 4
Kapittel 2
Komponentene i OneStop Reporting
OneStop Reporting inneholder tre hovedkomponenter:
OSR Report Composer
OSR Report Designer
OSR Report Player
Sammenhengen mellom de tre komponentene kan illustreres som følger:
Følgende er en kort beskrivelse av hver av komponentene i OneStop Reporting.
Report Composer
Report Composer er en intuitiv og brukervennlig designer der du ofte starter når du
skal lage en rapport. Med musen peker du på de dimensjoner (konto, avdeling,
kunde, produkt, etc.) du ønsker å benytte, og drar disse inn i rapportområdet for så
å gruppere dem på den måten du ønsker. På sekunder kan du lage de mest
avansert rapportene uten å kjenne til formler eller å berøre tastaturet.
_____________________________________________________________________________________________________
Side 5
Report Composer kan også være et hendig hjelpemiddel kun for forespørsler inn
mot det underliggende systemet. Ved å dobbel-klikke på et tall, f.eks. saldo for en
konto i en periode, kommer automatisk samtlige posteringer frem, med bilagsnr,
tekst, etc.
Report Designer
Report Designer-verktøyet skiller seg ut fra de andre modulene på den måten at
det bruker grensesnittet i Microsoft Excel når det defineres en rapport. Alle ferdige
rapporter vises gjennom Microsoft Excel, noe som betyr at alle muligheter hva
gjelder layout, formater og videre anvendelse av rapportene er kun begrenset av
hva Microsoft Excel kan tilby.
_____________________________________________________________________________________________________
Side 6
Kapittel 3
Bruke Report Composer-verktøyet
Report Composer er et intuitivt og brukervennlig verktøy for å lage spørringer og
rapporter fra ditt ERP system. Her kan du kombinere data fra moduler i ERP
systemet i rapporter, analysere og avstemme data. Med musen peker du på de felt
(konto, avdeling, kunde, produkt, etc.) du ønsker å benytte, og drar disse inn i
rapportområdet for så å gruppere dem på den måten du ønsker. Du kan også lage
egne kalkulerende kolonner (f.eks. avvik). På sekunder kan du lage de mest
avanserte rapportene uten å kjenne til formler.
Følgende avsnittter gir deg en rask innføring i hvordan du kan lage et utvalg, lagre
det og eksportere til Excel eller som pdf. Du kan også bruke utvalget til å generere
en rapportdefinisjon til bruk i OSR Report Designer, hvor rapporten kan
videreutvikles ved bruk av mer avansert funksjonalitet.
Lage et nytt utvalg
Et utvalg lages enkelt ved å velge ut og dra og slippe felter ned i et ”tomt” utvalg.
_____________________________________________________________________________________________________
Side 7
Hvordan du drar og slipper felter ned i et “tomt” utvalg
1. I det venstre viduet i Report Composer, ser du et utvalg av de felter som
du har tilgang til. Klikk på det første feltet du ønsker å ha med i utvalget, og
hold nede musetasten.
2. Dra det valgte feltet over til Rapportområdet og slipp opp musetasten. Du
ser nå det valgte feltet som en kolonneoverskrift i utvalget.
3. Gjenta trinn 2 og 3 for hvert felt du ønsker å ha med i utvalget.
4. Når du har dratt og sluppet alle de elementene du vil ha med i utvalget,
kan du oppdatere utvalget med data fra databasen ved å klikke på
Refresh Data knappen på menylinjen.
Oppdatere utvalget med de ferskeste dataene
Bare ved å trykke på én knapp, hentes de ferskeste dataene fra
transaksjonssystemet og legges inn i utvalget:
I utvalget vil du nå se at de nyeste dataene er lagt inn i de kolonnene de hører til i.
_____________________________________________________________________________________________________
Side 8
Tips:
Når du har hentet data fra transaksjonssystemet og lagt dem inn i utvalget, vil du se at du
har fått opp alle de data som eksisterer for hver kolonne. Hvis du ønsker å begrense
mengden data som du får opp i utvalget, kan du gjøre dette ved å sette opp en seleksjon.
Når du har laget et utvalg som inneholder data, ønsker du kanskje å justere den for å
endre eller forbedre måten dataene i utvalget vises på. Det er mange ting du kan gjøre
med et utvalg, for eksempel å legge til eller slette kolonner, å gruppere etter bestemte
kolonner, å ekspandere dataene for ett felt i kolonner eller å lage kalkulerte kolonner.
Angi seleksjoner for å begrense innholdet i et utvalg
Hvis du vil begrense mengden data i et utvalg, kan du gjøre dette ved å angi
seleksjoner. En seleksjon beskriver hvilke data innenfor ett element du ønsker at
systemet skal hente opp fra databasen.
Hvordan du angir en seleksjon
1. Fra utvalget av felter i venstre vindu i Report Composer-vinduet, klikk på
det feltet du ønsker å basere seleksjonen din på.
2. Hold nede musetasten og dra det valgte feltet over i Seleksjonsområdet
til høyre og slipp opp musetasten. Du får da opp et tomt seleksjonsfelt for
det valgte elementet.
_____________________________________________________________________________________________________
Side 9
3. Klikk på utforskerknappen til høyre for det tomme seleksjonsfeltet,
.
Du får da opp et eget Lookup vindu som viser deg alle data for det
aktuelle feltet. I dette vinduet kan du lage seleksjoner ved å velge fra den
viste listen.
4. Velg de radene du ønsker å ha med i utvalget:
For å velge flere rader som kommer rett etter hverandre, klikk på den
første raden du ønsker å ha med, hold nede musetasten og dra
musepekeren nedover listen til du kommer til den siste raden du
ønsker å ha med. Slipp deretter opp musetasten.
Du kan også velge rader som ikke kommer rett etter hverandre i listen.
For å gjøre dette, trykk på Ctrl-tasten og hold denne nede.
Merk: Listen over data er alfanumerisk. Dette betyr at alle radene er sortert etter det
første tegnet til venstre, deretter det andre tegnet og så videre. Resultatet av dette er for
eksempel at en kontokode på 1 er listet opp etter kontokoden 100 og at en kontokode på
50 listes opp etter kontokoden 400. Dette betyr igjen at hvis du lager en seleksjon på
kontokodene 100 til 400, men du ønsker å unngå at kontokode 50 blir med, må du ta bort
krysset i avkryssningsruten Use ranges.
Merk også: Hvis du tar bort krysset i avkryssningsruten Use ranges, vil ingen nye rader
som legges til i databasen på et senere tidspunkt komme med om du senere oppdaterer
innholdet i utvalget.
5. Klikk på OK for å bruke seleksjonen i utvalget.
_____________________________________________________________________________________________________
Side 10
Tilpasse og endre et utvalg
Når du har valgt ut hvilke kolonner du vil ha med i utvalget, og du har hentet data
fra databasen og lagt dem inn i utvalget, kan du endre utseendet og den måten
dataene presenteres på. Følgende kan tilpasses og endres i et utvalg (se følgende
avsnitter for informasjon om hver enkelt):
Gruppere data ut fra et bestemt felt
Fjerne vertikal gruppering
Legge til summeringskolonne
Legge til summeringer for grupperte felt
Ekspandere data horisontalt ut fra et bestemt felt
Fjerne horisontal ekspansjon
Legge til kalkulerte kolonner
Bestemme kolonnebredde eller –plassering
Endre sorteringen av data ut fra et bestemt felt
Endre bakgrunnsfarge for applikasjonen eller utvalget
Vise underliggende transaksjoner
Hvordan du grupperer data ut fra et bestemt felt
1. I utvalget, klikk på kolonneoverskriften til det feltet du vil gruppere dataene
etter.
2. Hold nede musetasten og dra-og-slipp den valgte kolonneoverskriften opp i
området rett over utvalget.
Merk: Hvis du ønsker å lage en undergruppering under en gruppe som du allerede har
laget, gjenta prosedyren ovenfor. Du kan ha så mange undergrupperinger du vil
Hvordan du fjerner gruppering
1. I utvalget, klikk på kolonneoverskriften til det feltet dataene er gruppert
etter.
2. Hold nede musetasten og dra-og-slipp den valgte kolonneoverskriften
tilbake til dens normale plassering øverst i kolonnen.
Merk: Når du drar-og-slipper et felts kolonneoverskrift tilbake til dens normale plassering i
kolonnen, sorteres dataene i utvalget i henhold til dette feltet.
_____________________________________________________________________________________________________
Side 11
Hvordan du legger til en kolonne som gir summen av alle kolonneverdier
1. Klikk på
Add Sum Column knappen på verktøylinjen. En ny kolonne
med kolonneoverskriften Totals vil legges opp og vise summen pr rad av
alle kolonneverdier.
2. For å fjerne summeringene, høyreklikk i Totals kolonnen og velg Delete
Totals.
Hvordan du legger til summeringer for felter som er gruppert
1. Klikk på Edit på verktøylinjen. Velg Show Row Totals. Summene vises
da under hver gruppering, og sluttsummen vises til slutt i hele utvalget.
2. For å fjerne summeringene, klikk Edit på verktøylinjen igjen og ta bort
markeringen av Show Row Totals.
Hvordan du ekspanderer data horisontalt ut fra et bestemt felt
1. I utvalget, klikk på kolonneoverskriften som du ønsker å ekspandere på.
2. Høyreklikk på den valgte kolonneoverskriften og velg Ekspander
<feltnavn> fra nedtrekksmenyen. Den valgte kolonneoverskriften vil da
legges opp i nye kolonner for hver databaseoppføring i gruppen.
Hvordan du fjerner horisontal ekspansjon
Høyreklikk hvor som helst i utvalget og ta bort merkingen av Ekspander
<feltnavn>. Kolonneoverskriften for det valgte feltet flyttes da tilbake til dens
opprinnelige posisjon med databaseoppføringene satt opp nedover i kolonnen.
Hvordan du legger til kalkulerte kolonner
1. Dersom du ønsker å legge til en kolonne som f.eks. beregner avvik av to
andre kolonner, finnes det et innebygd verktøy i Composer for dette. Klikk
på
Add Calculated Column knappen på verktøylinjen og et vindu for
Formula Bilder åpnes.
2. Åpne RQLQuery under Operands fliken. Velg her de felter som man
ønsker å kalkulere data for ved først å klikke på feltnavnet og dra det inn i
vinduet til høyre, deretter klikke på den beregningsfunksjonen man ønsker
å bruke (+, -, /, osv) og deretter dra inn andre felt som skal være med i
kalkulasjonen. Klikk OK.
_____________________________________________________________________________________________________
Side 12
3. Lag en kolonneoverskrift til beregningen i vinduet som kommer opp, f.eks
Avvik.
_____________________________________________________________________________________________________
Side 13
Hvordan du bestemmer kolonnebredde eller –plassering
Plassering:
1. Klikk på kolonneoverskriften til den kolonnen du vil flytte på.
2. Hold nede musetasten og dra kolonneoverskriften til høyre eller venstre dit
du vil ha den, og slipp opp musetasten.
Bredde:
1. Plasser musepekeren (den hvite pilen) midt imellom to kolonneoverskrifter
(eller på slutten av en kolonneoverskrift) som du vil endre bredden på.
2. Når du holder musepekeren på linjen som skiller kolonneoverskriftene, ser
du at den blir en sort strek med en pil på hver side, slik som dette:
3. Klikk på linjen som skiller kolonneoverskriftene, og dra den mot høyre eller
venstre til kolonnen har den ønskede bredden. Slipp deretter opp
musetasten.
Hvordan du endrer sorteringen av data ut fra et bestemt felt
Når data hentes fra databasen og legges inn i utvalget, blir de sortert
alfanumerisk slik de er sortert i databasen. Hvis denne sorteringen ikke er slik
du vil ha den, har du muligheten til å sortere ut fra et bestemt felt:
For å sortere ut fra et bestemt felt i et utvalg, klikk på feltets kolonneoverskrift.
Dataene sorteres da alfanumerisk i stigende eller synkende rekkefølge.
For å gå fra stigende til synkende rekkefølge, eller omvendt, klikk på
kolonneoverskriften en gang til.
Merk: Hvis du skal gruppere eller ekspandere data i et utvalg, og du vil at dataene skal
sorteres etter et bestemt felt, må du velge den ønskede sorteringen før du lager
grupperingen eller ekspansjonen.
Hvordan du endrer farger i et utvalg
Klikk på
Options knappen på verktøylinjen. Her kan du velge å endre stil
på hele applikasjonen eller bare bakgrunnsfarge på selve utvalget.
Vise underliggende transaksjoner
Ved å dobbeltklikke på et tall i en celle, en hel rad eller en hel kolonne vil man få
opp et nytt Report Composer vindu som viser samtlige underliggende
transaksjoner for det utvalget du har klikket på. Dette gjør sitt til at Report
_____________________________________________________________________________________________________
Side 14
Composer også fungerer som et utmerket spørre og søke verktøy i tillegg til å
være utgangspunkt for rapportdefineringen. Alle de beskrevne muligheter som
gjelder for det opprinnelige utvalget gjelder også for det som vises for de
underliggende transaksjonene.
Lagre et utvalg
Når du har laget et utvalg, kan du lagre det for å jobbe videre på det senere, eller
du kan bruke det som grunnlag for andre utvalg.
Hvordan du lagrer et utvalg
1. Klikk på
Save-knappen på verktøylinjen. Du får opp dialogen Save
Report Composer View.
1. Gi utvalget et beskrivende navn og velg Save.
Åpne et eksisterende utvalg
Du ønsker å hente opp en rapport eller spørring som du tidligere har jobbet med og
lagret. I vinduet til venstre i Report Composer finnes alle de rapporter som er
lagret. Klikk på
fliken og navnet på alle dine rapportet vises. Klikk på
den rapporten du ønsker og dra den ut i utvalgsvinduet. Den vil nå bli oppdatert
med eksisterende data. Du kan også dobbeltklikke på rapportnavnet for å starte
rapporten.
_____________________________________________________________________________________________________
Side 15
Bruke et utvalg til å generere rapportdefinisjoner og rapporter
Et utvalg kan brukes som grunnlag for en rapportdefinisjon som kjøres videre i
Report Designer, som grunnlag for eksport til Excel eller som eksport til PDF.
Følgende avsnitter beskriver hvordan du enkelt kan gjøre dette:
Generere en rapportdefinisjon som vises i Report Designer-verktøyet
1. Med utvalget åpent, klikk på
verktøylinjen.
Export to Report Designer-knappen på
2. Dersom utvalget inneholder parametere, vil du bli spurt om du ønsker å
skape parametere for de felter som er brukt i dette parameterutvalget
videre i din rapportdefinisjon i Report Designer. Dersom du ønsker dette,
klikk Yes. Hvis ikke, klikk No.
Dersom du har valgt Yes, gjør følgende:
En ny dialogboks vil komme opp og du får muligheten til å endre navn på
parameteren og på ledeteksten til parameteren. Avslutt med å klikke Next.
_____________________________________________________________________________________________________
Side 16
Neste dialogboks gir mulighet til å velge stil på parameterdialogen som
skal vises ved kjøring av rapporten i Report Designer. Klikk på det designet
du ønsker og deretter på Next.
Siste dialogboks gir mulighet for å sette en standard verdi for parameteren
i feltet Default value, som kan være èn verdi eller flere enkle verdier, ett
eller flere intervaller, en kombinasjon av enkle verdier og intervaller eller
alle verdier.
Dersom du har krysset av for Allow empty, vil ingen utfylling av verdier i
parameteren når rapporten kjøres i Report Designer bety at du velger alle
verdier. Hvis du ikke krysser av denne, vil ikke rapporten kunne kjøres uten
at det velges verdier for parameteren.
Dersom du har krysset av Allow multi-selection, vil det være mulig å
kjøre rapporten for flere verdier. Hvis ikke denne krysses av vil du ikke
kunne kjøre rapporten for mer enn en verdi.
Avslutt med å klikke Finish.
_____________________________________________________________________________________________________
Side 17
3. Gjenta pkt 2 for alle parametere i utvalget.
4. Du vil få spørsmål om du ønsker å bruke en tilpasset Microsoft Excel
Template (.xltx) for rapportdefinisjonenen, og for å få farger og fonter
enkelt på plass i rapporten kan det være lurt å ha en slik mal. Velg den
malen du ønsker å benytte eller evt bare bruk en standard Excel
Workbook. Klikk OK.
Merk: Hvis du i New-dialogen ikke finner den malen du vil bruke, kontroller at malen er
installert og ligger i den riktige mappen. Tilpassede arbeidsbokmaler og regnearkmaler
lages på vanlig måte med funksjoner i Microsoft Excel. Hvis du vil vite mer om hvordan du
lager og bruker spesialtilpassede maler, finner du informasjon om dette i Microsoft Excels
online-hjelp.
5. Du vil nå være klar til å ta i bruk rapportdefinisjonen i Report Designer og
kjøre den eller jobbe videre med den der.
_____________________________________________________________________________________________________
Side 18
Generere en ferdig rapport som vises i Microsoft Excel
1. Med utvalget åpent, klikk på
Export to Excel-knappen på
verktøylinjen. Lagre filen i en mappe i din ordinære filstruktur med et
beskrivende navn.
2. Du kan jobbe videre i Excel med dataene, men uten videre kobling til
databasen. Excel filen er nå en helt ordinær Excel fil med data.
Generere en ferdig rapport som vises som PDF
1. Med utvalget åpent, klikk på
Export to PDF-knappen på
verktøylinjen. Lagre filen i en mappe i din ordinære filstruktur med et
beskrivende navn.
_____________________________________________________________________________________________________
Side 19
Kapittel 4
Bruke Report Designer-verktøyet
Report Designer er en Add-in i Microsoft Excel som betyr at arbeidsområdet for
rapportdefinisjonen er et kjent grensesnitt å forholde seg til. Her kan du legge inn
en rekke funksjoner, som for eksempel seleksjoner, ekspanderende grupper og
summeringer, som tilsammen bestemmer hvilke data som skal hentes fra
databasen, og hvordan disse skal vises i rapporten. Samtidig har du tilgang på alle
de muligheter som Excel tilbyr, som layout med farger og skrift, gruppering av data
osv. Når du kjører rapporten vil den ferdige rapporten vises i Excel som en Excel
arbeidsbok.
.
Opprette en rapportdefinisjon
Hvis du foretrekker å bruke Report Designer når du lager en rapportdefinisjon, kan
du gjøre det på to måter:
1. Du kan lage rapportdefinisjonen på grunnlag av et utvalg som du lager i Report
Composer-verktøyet.
_____________________________________________________________________________________________________
Side 20
2. Du kan lage en rapportdefinisjon fra begynnelsen av ved å bruke Report
Designer-verktøyet.
Du starter MS Excel og klikker på
fliken. Deretter velger
du
når du ønsker å bruke den arbeidsboken du har åpen til å definere
en ny rapport.
Du må ta stilling til hvilken integrasjon du bruker, sannsynligvis har du bare en
og da klikker du OK. I den neste dialogen klikker du Next.
Neste dialogboks vil be deg om å velge hvor din ERP system database er
lokalisert ut i fra hva som er definert av lokasjoner (Connections). Den kan
ligge på en server eller lokalt på din PC og du kan ha flere lokasjoner til flere
system databaser. Setup av lokasjoner gjøres her første gang og senere
dersom du ønsker å ha flere. Klikk Next.
_____________________________________________________________________________________________________
Side 21
Du må velge hvilket selskap du skal hente data fra i den rapporten du nå skal
lage. Klikk Finish.
Du er nå klar til å lage selve rapportdefinisjonen enten fra en eksisterende MS
Excel fil som inneholder et design du ønsker eller fra en blank arbeidsbok.
Lage en rapportdefinisjon i Report Designer-verktøyet
Enten har du en eksisterende MS Excel fil, fra Report Composer eller en annen fil
med et rapportdesign du ønsker å gjenbruke, eller så starter du med en blank
arbeidsbok når du skal lage en rapportdefinisjon i Report Designer-verktøyet. Du
bruker standardfunksjonene til MS Excel sammen med spesialfunksjonene til
Report Designer. Disse funksjonene gir deg muligheten til å hente data uten at du
må skrive kompliserte formler.
Metoden er at du drar og slipper de elementer du ønsker at skal inngå i rapporten
både fra ERP systemets moduler og fra de definerte funksjonene som bl.a.
_____________________________________________________________________________________________________
Side 22
perioder, sortering og summeringsformler, og tilpasser designet med farger,
skriftstørrelser, gruppering av data osv som MS Excel muliggjør.
Du vil nå få beskrevet hvordan du lager en enkel resultatrapport og vise tre
eksempler på forskjellige måter å vise dataene på.
Hvordan lage en resultatrapport; faktisk og budsjett, periode, htiå og avvik
I OneStop Report Designer-vinduet ser du alle de moduler i ERP systemet du kan
hente elementer fra. I dette eksempelet skal vi konsentrere oss om data fra
hovedbok.
1. Du starter med å hente Hovedbokskonto fra Hovedbokstransaksjoner
ved å klikke på elementet, dra det ut i arbeidsboken og slippe det i celle
B9. Velg Create a new selection group on the Row fordi du ønsker å
vise alle kontoer på rader.
_____________________________________________________________________________________________________
Side 23
Du ønsker å vise alle kontoer for driftsinntekter og må derfor fortelle for
hvilket kontointervall. I Layout Editor-boksen legger du derfor inn
kontointervallet i feltet for hovedbokskontoer. Du kan skrive det inn som
3000:3999 eller du kan klikke på
av kontoer.
Edit filter og velge kontoer fra listen
Sørg også for at Expanding er merket av i Layout Editor-boksen for denne raden (er
standardverdi), som betyr at alle kontoer i intervallet som har transaksjoner i perioden
som rapporten kjøres for, vil ekspanderes på rader. Ønsker man alle kontoer i intervallet
uavhengig av om de har transaksjoner i perioden, så må også Display blank records i
Layout Editor-boksen merkes av.
2. Dra ut Kontonavn og slipp i celle C9.
3. Du ønsker å vise faktiske tall for perioden og tilsvarende periode i fjor
samt budsjettet for perioden. I tillegg ønsker du å vise avvik mot budsjett.
Du ønsker også å vise faktisk hittil i år, hittil i fjor og budsjett hittil i år samt
avvik mot budsjett. Du må nå definere de kolonnene som du ønsker for å
få frem disse tallene. For alle faktiske verdier vil det være elementet
Bokført beløp som gjelder og for budsjettet vil det være Budsjettbeløp.
Budsjettbeløpet finner du under Budsjettlinjer.
Dra ut Bokført beløp og slipp i celle D9 (vil danne faktisk for perioden).
Dra ut Bokført beløp og slipp i celle E9 (vil danne faktisk for perioden i
fjor).
Dra ut Budsjettbeløp og slipp i celle F9 (vil danne budsjettet for
perioden).
I celle G9 lager du en beregning på avvik mot budsjett ved å legge inn
formelen =D9-F9.
Dra ut Bokført beløp og slipp i celle H9 (vil danne faktisk hittil i år).
Dra ut Bokført beløp og slipp i celle I9 (vil danne faktisk hittil i fjor).
Dra ut Budsjettbeløp og slipp i celle J9 (vil danne budsjettet hittil i år).
I celle K9 lager du en beregning på avvik mot budsjett ved å legge inn
_____________________________________________________________________________________________________
Side 24
formelen =H9-J9.
Dersom du ønsker å vise inntekter som positive tall, må du multiplisere alle beløpceller
med -1. For en celle med faktisk beløp vil det se slik ut:
=OSRGet("ActualTransaction";"AcAm")*-1
4. Du må nå fortelle for hvilken periode alle beløpene i hver kolonne skal
gjelde.
Under Functions finnes mange ferdig definerte periodefunksjoner.
Metoden for å fortelle hvilken kolonne som skal bruke hvilket
periodebegrep er å ta tak i det aktuelle periodebegrepet og slippe det ett
eller annet sted i den aktuelle kolonnen.
Dra ut This Period This Year og slipp i celle D7. Du vil se i Layout
Editor at Regnskapsperioder legges ut som en parameter for hele
kolonne D. Under fliken Functions i Layout Editor vil du finne
periodebegrepet This Period This Year.
Periodeparameteren vil nå også vises som overskrift på kolonnen i celle
_____________________________________________________________________________________________________
Side 25
D7.
Dra ut This Period Last Year og slipp i celle E7. Her ønsker du bare en
tekst som overskrift og tar derfor bort det som ligger i celle E7 og erstatter
med teksten Ifjor. Dette fjerner ikke periodebegrepet som ligger på
kolonne E.
Dra ut This Period This Year og slipp i celle F7. Erstatt celle F7 med
teksten Budsjett.
Dra ut Year To Date og slipp i celle H7. Erstatt celle H7 med teksten I år.
Dra ut Last Year To Date og slipp i celle I7. Erstatt celle H7 med teksten
Ifjor.
Dra ut Year To Date og slipp i celle J7. Erstatt celle J7 med teksten
Budsjett.
I tillegg kan du legge på teksten Denne periode i celle D6 og deretter
formatere celle D6:G6 med Merge & Center. Legg også på teksten Hittil i
celle H6 og formatere celle H6:K6 med Merge & Center. I tillegg kan
DRIFTSINNTEKTER legges inn som tekst i celle B8, som en overskrift til
de kontoer som kommer på rader under. Det vil da se slik ut:
5. Hvilken budsjettmodell som budsjettkolonnene skal bruke må man si noe
om. Budsjetter finnes under Budsjettlinjer i Hovedbok.
Marker kolonne F. Dra ut Budsjetter og slipp i Layout Editor-boksen i
samme område som Regnskapsperioder ligger. Du vil se at det skapes en
parameter for Budsjetter.
Gjør det samme for kolonne J.
_____________________________________________________________________________________________________
Side 26
6. Du ønsker å legge på en rad som summerer alle driftsinntektskontoer.
I celle B10 skriver du SUM DRIFTSINNTEKTER.
Stå i celle D10 og høyreklikk. Under OneStop Reporting finner du alle de
summeringsformler som er tilgjengelig for de rader, kolonner og celler
som finnes i rapporten. Fordi antallet rader kan variere vil man ikke vite
hvor mange rader som skal summeres og kan derfor ikke bruke en vanlig
MS Excel SUM. Velg Create SUM for D9 (bokført beløp).
Gjenta dette for alle summeringer.
I avvikskolonnene kan en vanlig Excel summering brukes, da de
summerer faste kolonner.
7. Du er nå klar til å teste rapporten med rader for driftsinntekter.
Klikk på
knappen i OneStop Report Designer området.
Velg hvilken regnskapsperiode du vil kjøre for, enten ved å skrive inn
f.eks. 200607 eller ved å klikke på
knappen og velge periode fra
listen.
Velg budsjettmodell på samme måte.
Klikk deretter på
8. For å fullføre rapporten med alle rader du ønsker i en resultatrapport må
prosessen gjentas fra pkt 1 og for alle pkt som omhandler rader.
Skrifttype, skriftstørrelse, farger, bilde (feks firmalogo) osv. kan legges på
og gjøre rapporten visuelt bedre.
9. Du lagrer rapporten på vanlig måte som en hvilken som helst MS Excel fil.
Hvordan lage en resultatrapport; faktisk pr måned
_____________________________________________________________________________________________________
Side 27
1. Du starter med å hente Hovedbokskonto fra Hovedbokstransaksjoner
ved å klikke på elementet, dra det ut i arbeidsboken og slippe det i celle
B9. Velg Create a new selection group on the Row fordi du ønsker å
vise alle kontoer på rader.
Du ønsker å vise alle kontoer for driftsinntekter og må derfor fortelle for
hvilket kontointervall. I Layout Editor-boksen legger du derfor inn
kontointervallet i feltet for hovedbokskontoer. Du kan skrive det inn som
3000:3999 eller du kan klikke på
av kontoer.
Edit filter og velge kontoer fra listen
_____________________________________________________________________________________________________
Side 28
Sørg også for at Expanding er merket av i Layout Editor-boksen for denne raden (er
standardverdi), som betyr at alle kontoer i intervallet som har transaksjoner i perioden
som rapporten kjøres for, vil ekspanderes på rader. Ønsker man alle kontoer i intervallet
uavhengig av om de har transaksjoner i perioden, så må også Display blank records i
Layout Editor-boksen merkes av.
2. Dra ut Kontonavn og slipp i celle C9.
3. Du ønsker å vise faktiske tall pr måned i kolonner bortover med en egen
sumkolonne som summerer alle måneder pr konto på raden.
Dra ut Bokført beløp og slipp i celle D9.
Stå i celle E9 og høyreklikk. Under OneStop Reporting velg Create SUM
for D9 (Bokført beløp) for å summere alle kolonner på raden.
Dersom du ønsker å vise inntekter som positive tall, må du multiplisere alle
beløpceller med -1. For en celle med faktisk beløp vil det se slik ut:
=OSRGet("ActualTransaction";"AcAm")*-1
4. Periodebegrepet må på plass på kolonnene.
Dra ut Regnskapsperioder under Hovedbokstransaksjoner og slipp i
celle D7. Velg Create a new selection group on the Column for at
periodebegrepet skal gjelde hele kolonnen.
_____________________________________________________________________________________________________
Side 29
Du vil se at periodeparameteren faller på plass for kolonnen og kolonnen
blir markert for å ekspandere ved at Expanding er markert. Det betyr at
alle perioder i intervallet som rapporten kjøres for vil ekspandere i
kolonner og summeres i sumkolonnen. Du har nå brukt dimensjonen
periode og ikke en av de ferdig definerte periodefunksjonene.
5. Du ønsker å legge på en rad som summerer alle driftsinntektskontoer.
I celle B10 skriver du SUM DRIFTSINNTEKTER.
Stå i celle D10 og høyreklikk. Velg Create SUM for D9 (bokført beløp)
under OneStop Reporting.
Gjenta dette for summeringen i sumkolonnen og lag en overskrift for
kolonnen som legges i celle E6 og E7 som sier Totalt alle perioder.
6. Du er nå klar til å teste rapporten med rader for driftsinntekter.
Klikk på
knappen i OneStop Report Designer området.
Velg hvilke regnskapsperioder du vil kjøre for, enten ved å skrive inn f.eks.
200601:200612 eller ved å klikke på
listen.
knappen og velge perioder fra
Klikk deretter på
_____________________________________________________________________________________________________
Side 30
7. For å fullføre rapporten med alle rader du ønsker i resultatrapporten må
prosessen gjentas fra pkt 1 og for alle pkt som omhandler rader.
Skrifttype, skriftstørrelse, farger, bilde (feks firmalogo) osv. kan legges på
og gjøre rapporten visuelt bedre.
8. Du lagrer rapporten på vanlig måte som en hvilken som helst MS Excel fil.
Hvordan lage en rapport med produkt pr kunde, pr selger
I dette eksempelet skal vi konsentrere oss om data fra Produkttransaksjoner. Vi
skal lage en rapport som vist under. Denne ekspanderer produkter pr kunde i
rader, som er en dobbel ekspansjon på rad. Den viser videre hvem som har solgt
disse produktene til kunden ved at selger ekspanderes på kolonnen. Det finnes
også en sumkolonne som summerer alt på raden (Tot alle selgere) og en sum i
bunnen av rapporten som summerer alt i kolonnen (Sum kunder/produkter).
_____________________________________________________________________________________________________
Side 31
1. Du starter med å hente Kunder fra Produkttransaksjoner ved å klikke
på elementet og dra det ut i celle B9. Velg Create a new selection
group on the Row fordi du ønsker å vise alle kunder på rader.
2. Dra ut Kundenavn og legg i celle C9.
3. Dra ut Beløp og slipp i celle D9.
4.
Dra ut Produkter og slipp i celle B10. Velg Create a new selection
group on the Row fordi du ønsker å vise alle produkter på rader. Dersom
du ikke ønsker å vise produktnummer i rapporten kan du senere ta bort
feltet i celle B10.
5. Dra ut Beskrivelse og slipp i celle C10.
6. Dra ut Beløp og slipp i celle D10.
7. Du vil nå se at hver av de to radseleksjonene ligger under hverandre hvor
rad 9 holder kunder og rad 10 holder produkter. Du ønsker imidlertid at
kunder kommer først med en sum pr selger for hele kunden og at deretter
de produkter som er solgt hos kunden kommer med sum pr produkt pr
selger.
Ta derfor tak i
boksen i Layout Editor og dra den slik at den
også dekker rad 10. Du vil se at Kunder legger seg som den ytre
ekspansjonen og Produkter som den indre.
_____________________________________________________________________________________________________
Side 32
Ønsker du du litt luft i rapporten kan du dra den ytre ekspansjonen
ytterligere over en rad (t.o.m. rad 11).
8. Du har to beløpsfelter i kolonne D. Du ønsker å se hvilke selger som har
solgt og vil derfor ekspandere disse beløpsfeltene på selger.
Dra ut Selger/Innkjøper og slipp i celle D6.
Velg Create a new selection group on the Column for at selger skal
gjelde hele kolonnen og ekspandere på antall selgere.
Det ser nå slik ut i Layout Editor:
9. Dersom du ønsker at rapporten skal kunne begrenses til en eller flere
perioder så kan Regnskapsperiode tas med som parameter.
Dra ut Regnskapsperioder og slipp i celle C4.
Velg Do not create a selection group fordi perioden skal gjelde for hele
rapporten.
_____________________________________________________________________________________________________
Side 33
Det ser nå slik ut i selve rapportdesignet:
10. Du ønsker å legge på en kolonne som summerer alle rader pr selger.
Legg inn teksten Tot alle selgere i celle F6 (rad E kan du gjøre smal og
bruke til å få litt luft i rapporten).
Stå i celle F9 og høyreklikk. Velg Create SUM for D9 (Beløp) under
OneStop Reporting.
Stå i celle F10 og høyreklikk. Velg Create SUM for D10 (Beløp) under
OneStop Reporting.
11. Du ønsker å legge på en rad som summerer alle kunder.
I celle B12 skriver du Sum alle kunder.
Stå i celle D12 og høyreklikk. Velg Create SUM for D9 (Beløp) under
OneStop Reporting og More.
Stå i celle F12 og høyreklikk. Velg Create SUM for F9 (Beløp) under
OneStop Reporting og More.
12. Du er nå klar til å teste rapporten.
Klikk på
knappen i OneStop Report Designer området.
Velg hvilken regnskapsperiode du vil kjøre for, enten ved å skrive inn
f.eks. 200605 eller ved å klikke på
knappen og velge periode fra
listen.
Velg evt hvilke kunder, produker eller selgere du ønsker å kjøre rapporten
_____________________________________________________________________________________________________
Side 34
for. Blank i feltet betyr alle.
Klikk deretter på
_____________________________________________________________________________________________________
Side 35