Transcript Strategi for Departementenes servicesenter

Strategi for
Departementenes
servicesenter
2011–2013
En spennende periode
Når DSS nå videreutvikler strategien for neste 3-årsperiode,
bygger vi videre på hoved­elementene i vår gjeldende strategi
og resultatene fra senere års arbeid. Ikke minst gjelder dette
det omfattende forbedringsarbeid som har vært satt inn i
forhold til kvalitetsutvikling, bruker­orientering og -medvirkning. Vi har store ambisjoner når det gjelder effektivisering og
utvikling av nye tjenester for departementene. Samtidig vet vi
at 3 år går veldig fort, så det gjelder å være realistisk også.
Vi ønsker å møte departementenes forventninger, og vi ønsker
å utvikle tjenestene i tett samarbeid med departementene.
Virksomhetsformål
DSS skal være et kompetent og effektivt verktøy
for Regjeringen
Strategien er først og fremst et overordnet, styrende dokument for DSS. Den skal angi
prioriterte mål, strategisk fokus for perioden og identifisere satsningsområder på et
overordnet nivå, slik at våre ressurser benyttes mest mulig målrettet i forhold til de
hovedutfordringene DSS vil stå overfor i perioden 2011 - 2013. Strategien skal i særlig
grad være retningsgivende og styrende for de beslutninger som fattes i direktørkollegiet og øvrig ledelse, og således være til hjelp i det daglige arbeidet. Videre skal
strategien kommunisere våre mål og strategiske fokusområder til departementene
og således bidra til å styrke tjenestedialogen, samt være vår forankrede plattform hos
FAD som eier.
En viktig forutsetning for å lykkes er at vi er en attraktiv arbeidsplass og at vi har
kompetente medarbeidere. Vi ønsker at DSS skal være et spennende sted å starte og
et utviklende sted å bli! Når vi nå skal sette strategien ut i livet er vi avhengig av alles
bidrag.
Mål
•
DSS skal betjene departementene med fellestjenester tilpasset deres behov, og med
innhold og kvalitet som er avtalt.
•
DSS skal framstå som et kompetent fagmiljø på sine tjenesteområder, og våre tjenester
skal gi reell og opplevd nytte.
•
I samarbeid med departementene skal DSS være en pådriver for kostnadseffektiv
administrasjon.
Med hilsen
Verdier
Ivar Gammelmo
2
•
•
•
•
•
Strategi for Departementenes servicesenter 2011–2013
Brukerorientering – brukerne er våre medspillere
Kvalitet – er vårt varemerke
Helhet – felles mål – felles bidrag
Tillit – er grobunn for åpenhet og positive tilbakemeldinger
Lojalitet – vi spiller på samme lag
Strategi for Departementenes servicesenter 2011–2013
3
Strategisk fokus for DSS 2011–2013
Effektivisering
I forrige strategiperiode var hovedfokuset kvalitet, da DSS den gangen hadde flere større
tjenester i en etableringsfase. DSS har nå oppnådd tillit hos departementene gjennom god
kvalitet på basistjenestene. DSS’ brukerundersøkelser viser at den brukeropplevde kvaliteten
er høy.
DSS` ambisjon om et sterkere fokus på effektivisering er todelt: Først og fremst er det viktig å få frigjort ressurser til å arbeide med nye/endrede tjenester. Målet er å tilby departementene verktøy de trenger for å effektivisere sin virksomhet og lette samhandlingen både
internt i departementene, mellom departementene og ut mot ytre etater. Dernest er det
viktig for å kunne sannsynliggjøre for departementene at DSS har god kostnadsstyring og
at ressursutnyttelsen er god.
En viktig målsetning med strategien er at den skal understøtte FADs overordnede strategi for
administrative fellestjenester i departementsfellesskapet og bidra til at intensjonene i den blir
realisert. FADs strategi peker på noen hovedutfordringer, eks. samhandling internt i departementene og mellom departementene, tilgjengelighet, sikkerhet og behovet for å redusere
ulikheter mellom departementene.
FADs strategi omtaler også at det for en noen områder bør utarbeides spesifikke fagstrategier,
tilsvarende det arbeidet som nå er gjort på IKT-området. Gjennom en god ivaretakelse av
pådriverrollen, vil DSS i en åpen og kreativ prosess med departementene arbeide for å utvikle
fagstrategier der hvor det er behov.
Tillit til DSS som tjenesteleverandør er en forutsetning for at departementene skal ønske at
DSS skal utvikle og tilby nye tjenester til departementsfellesskapet, eller overta enda flere
støttetjenester.
For den kommende strategiperioden vil DSS flytte hovedfokus til effektivisering slik at etaten
kan få frigjort mer ressurser til å investere i utvikling av nye tjenester for departementene.
Arbeidet med effektivisering må skje i nært samarbeid med departementene som våre
brukere og FAD som vår eier. Økt standardisering, automatisering og endring i tjenesteinnhold og -volum vil bidra til at det kan frigjøres ressurser på driften. Bruk av underleverandører og intern administrativ effektvisering i etaten vil også kunne bidra.
Ambisjonsnivå 2013:
Ved strategiperiodens utløp skal DSS ha frigjort minimum
6 millioner kroner pr år for å støtte fokus-området Nye
tjenester.
Med bakgrunn i dette har DSS valgt ut tre strategiske fokusområder for strategiperioden
2011 – 2013:
Effektivisering – Nye tjenester – Kvalitet
ESTER
NYE TJEN
4
Strategi for Departementenes servicesenter 2011–2013
Strategi for Departementenes servicesenter 2011–2013
5
Fokus på nye tjenester
Kvalitet
I tillegg til å være tjenesteleverandør, er det viktig for DSS å ivareta pådriverrollen med hensyn
til å utvikle nye og forbedrede tjenester til departementene. For å fylle denne rollen på en god
måte må DSS styrke seg både kompetanse- og ressursmessig. Gjennom å frigjøre ressurser
fra driften kan vi realisere denne viktige oppgaven, og på den måten bidra til effektivisering og
økt samhandling i hele departementsfellesskapet.
Tillit til våre tjenester og et godt omdømme er viktige forutsetninger for at DSS skal bli oppfattet som en kompetent leverandør av nye tjenester. Brukerundersøkelsene viser at brukerne
i all hovedsak er godt fornøyde med de tjenestene DSS leverer. På enkelte områder som oppfattes som viktige for departementene, bør det arbeides videre med kvalitetsutvikling.
I strategiperioden vil DSS tilby nye tjenester og verktøy som er mer rettet mot å understøtte departementenes kjerneområder. Hovedfokuset vil være på tjenester som fremmer
samhandling, mobilitet, tilgjengelighet og effektivitet i saksbehandlingen. DSS vil tilby nye
IKT-verktøy samt prosesskunnskap som støtter opp under dette. DSS vil fortsette det omfattende arbeidet med å utvikle web som et viktig medium for regjeringens kommunikasjon med
innbyggerne.
Ambisjonsnivå 2013:
I tett dialog med departementene skal DSS gjennom
strategiperioden utvikle og tilby nye tjenester/verktøy
for å bedre effektivitet og samhandling i departementsfellesskapet. DSS skal også være en aktiv bidragsyter til
at det i samarbeid med departementene etableres fagstrategier innenfor utvalgte tjenesteområder, og således
ivareta rollen som pådriver i forhold til tjenesteutvikling.
6
Strategi for Departementenes servicesenter 2011–2013
Fysisk sikring, informasjonssikkerhet og miljø er viktige områder det hele tiden må arbeides
med, for å holde tritt med den samfunnsmessige utviklingen og trusselbildet.
En god brukerinvolvering er en viktig premiss både for at DSS skal kunne levere brukertilpassede tjenester til departementene, og for å bidra til en smidig beslutningsprosess.
Åpenhet og tydelighet i tjenestedialogen, og et mer enhetlig grensesnitt mot brukerne vil gi
ytterligere tillit til DSS som tjenesteleverandør.
En styrking av DSS` langtidsplanlegging, utredningskompetanse, og -kapasitet, vil legge
grunnlag for at vårt omdømme styrkes ytterligere.
Ambisjonsnivå 2013:
Ved strategiperiodens utløp skal alle DSS’ tjenester oppfylle
kvalitetskravene i Tjenestebeskrivelsene, samt ha en brukeropplevd score på minst 71 poeng.
Strategi for Departementenes servicesenter 2011–2013
7
DSS som kompetanseorganisasjon
For at DSS skal nå de mål som er satt for strategiperioden 2011 – 2013 må arbeidet med å
skaffe og beholde de gode hodene innenfor stadig nye områder intensiveres. DSS må bygge
opp kompetanse på departementenes arbeidsprosesser og utfordringer. Utrednings- og planleggingskompetansen må økes, samtidig som våre medarbeidere må gis mulighet til faglig
videreutvikling, slik at de er godt rustet til å møte nye eller endrede oppgaver.
For å møte disse utfordringene må DSS systematisk bygge, bruke og dele vår samlede kompetanse. DSS må legge til rette for personlig og faglig utvikling og videreutvikle hele organisasjonen slik at virksomheten framstår som et moderne kompetansemiljø og en attraktiv
arbeidsplass.
Fra strategi til handling
For at DSS for perioden 2011 - 2013 skal kunne realisere ambisjonene innen de tre strategiske
fokusområdene må vi bruke forskjellige virkemidler. De viktigste er systematisk arbeid med
ledelse, kompetanse og teknologi.
Lederne våre er viktige kulturbærere og har stor påvirkningskraft både innad i organisasjonen
og i forhold til våre brukere. Den enkelte leder må derfor ta et personlig ansvar for å realisere
strategien.
DSS vil konkretisere denne strategien i handlingsplaner, og sørge for at de årlige virksomhetsplanene henger godt sammen med langtidsplanleggingen. Strategien vil gjennomsyre hele
virksomheten. I tiden som kommer vil DSS ta små og store initiativ som støtter opp under
strategien.
Den nye strategien utfordrer også kulturen i DSS - endringsbehovet blir større. Alle vil bli
berørt, og dersom DSS skal lykkes må vi samarbeide på tvers av hele organisasjonen – vi må
dra i lag. Det er viktig at DSS framstår som èn samordnet virksomhet overfor våre brukere,
departementene.
Det er i samarbeidet innad i DSS, og utad med
departementene, at vi kan omsette strategien til
handling.
8
Strategi for Departementenes servicesenter 2011–2013
Strategi for Departementenes servicesenter 2011–2013
9
Miljømerket trykkeri, lisensnummer 241- 446
Design og trykk: Departementenes servicesenter
November 2010