Transcript Oppsett og bruk av gavekort og tilgodeseddel. - Visma CS-Web

Oppsett og bruk av gavekort og
tilgodeseddel.
Enkel brukerdokumentasjon for salg og bruk av gavekort og tilgodeseddel.
Oppsett i CS-Web og bruk i Silent Touch.
VISMA RETAIL AS
Wirgenes vei 1, 3157 Barkåker, Telefon: +47 33 34 94 00
Page 2 of 11
OM DETTE DOKUMENTET
VERSJONSHISTORIKK
Versjon
Beskrivelse
Dato
Hvem
1.0
1.1
Bruk av gavekort og tilgodeseddel
30.03.2014 BDR
INNHOLDSFORTEGNELSE
OM DETTE DOKUMENTET.................................................................................................. 2
VERSJONSHISTORIKK ....................................................................................................... 2
INNHOLDSFORTEGNELSE ................................................................................................. 2
Forord:............................................................................................................................... 3
Hvilke gavekorttyper dekkes. ............................................................................................. 3
Aktuelle programmer som må benyttes, herunder oppsett av parametere. ........................ 3
Bruk av gavekort på Silent Touch. ..................................................................................... 3
Salg av Elektronisk gavekort .......................................................................................... 3
Kjøp med Elektroniske gavekort..................................................................................... 5
Saldo Elektroniske gavekort ........................................................................................... 5
Salg av gavekort (”Papirbaserte”) .................................................................................. 5
Salg av gavekort som kreditt salg................................................................................... 6
BD00 opprette gavekort som” PLU-vare”. .......................................................................... 7
Styring av «salget» av gavekort. – Varegrupper (BD01) .................................................... 7
Styring av gavekort mot Silent Touch. ............................................................................... 8
...................................................................................................................................... 8
Gavekort typer til ST - Kassen ........................................................................................... 9
Opprettelse av styrings- og regnskapsinformasjon for et gavekort. .................................... 9
Bruk av tilgodeseddel ...................................................................................................... 10
Retur ............................................................................................................................ 10
Tilbakebetaling av penger ............................................................................................ 10
Utstede tilgodeseddel .................................................................................................. 11
Betaling med tilgodeseddel .......................................................................................... 11
Avslutning ........................................................................................................................ 11
VISMA RETAIL AS
Wirgenes vei 1, 3157 Barkåker, Telefon: +47 33 34 94 00
Page 3 of 11
Forord:
Gavekort i CS-Web er utviklet for å tilfredsstille kravene til enkel registrering av salg av
gavekort, og hvor hovedprinsippet er at all beregning av merverdiavgift skjer når gavekortet
benyttes. I salgsøyeblikket vurderes gavekort som et betalingsmiddel.
Systemet er utviklet i nært samarbeid med noen av våre kunder som har dette behov, og
søkt avstemt med disse kunders revisorer.
Systemet vil bli videreutviklet med hensyn til kreditt salg og kredittsalg hvor man gir
avtalekunder en form for finansrabatt. Men en enkel måte for å selge gavekort som
kredittsalg er skissert under.
Hvilke gavekorttyper dekkes.
I utgangspunktet så dekker CS-Web disse typer av gavekort:




Gavekort fra egen butikk (Papirbasert)
Gavekort fra kjede/organisasjon (Papirbasert)
Elektronisk gavekort fra kjede
Elektronisk gavekort fra senterforening/organisasjon
Det er kun de papirbaserte som for tiden kan selges på kreditt, utvikling av Silent Touch
kassen vil muligens kunne føre til at også elektroniske gavekort kan selges til kreditt kunder.
(Konferer salg av gavekort på kreditt – midlertidig løsning).
Aktuelle programmer som må benyttes, herunder oppsett av parametere.




Oppsett av parametere - BD80
Opprette varegruppe for salg av gavekort, kun ved kredittsalg – BD01
Oppsett av konto for gavekort som betalingsmiddel og kontroll samt bearbeiding av
gavekort koder på Silent Touch kassen – BD86
Etablering av aktuelle gavekort for Silent Touch – BD80
Bruk av gavekort på Silent Touch.
Ved bruk av gavekort, må man skille mellom salg og bruk av gavekortet. I salgsøyeblikket
bytter” man kun betalingsmidler med kunden, mens man på brukstidspunktet foretar et
varesalg.
Salg av Elektronisk gavekort
NB, salg av gavekort er ikke omsetning, kun betalingsmiddel til senere varesalg.
Ved salg av Elektroniske gavekort velger du «Meny» og «Utsted gavekort». Legg inn
pålydende beløp i «Pris» feltet. Under Type velger du «Elektronisk», og legg eventuelt inn
gavekortnummer og gyldighet. Du bekrefter med «OK».
VISMA RETAIL AS
Wirgenes vei 1, 3157 Barkåker, Telefon: +47 33 34 94 00
Page 4 of 11
Nå står det «Venter på kort»»» i skjermbildet. Dra det Elektroniske Gavekortet i
bankterminalen for å lade det med pålydende beløp. Trykk så «OK», da kommer du til
salgsbildet og avslutter med betaling på kontant eller bank.
VISMA RETAIL AS
Wirgenes vei 1, 3157 Barkåker, Telefon: +47 33 34 94 00
Page 5 of 11
Kjøp med Elektroniske gavekort
NB, Varekjøp med gavekort som betalingsmiddel er omsetning.
Skann varene på normalt vis. Tast inn beløpet og trykk på «Bank» på kassen. Dra kortet i
bankterminalen, kunden trykker «OK» på terminalen. Det vil komme ut en bong med
signaturfelt hvor kunden signerer. Kunden får øvre delen av bongen og signaturdelen legges
ved oppgjøret.
Når din butikk er satt opp for bruk av elektroniske gavekort, gir det deg også en mulighet for
å kunne yte kunden den service at han/hun kan forespørre på sitt gavekorts saldo.
Saldo Elektroniske gavekort
Ved saldoforespørsel på elektroniske gavekort står du i salgsbildet og velger «Meny». Trykk
på «Gavekort» og velg videre «Saldo». Trekk så kortet i bankterminalen, og saldoen vil
komme opp på terminalen.
Salg av gavekort (”Papirbaserte”)
NB, salg av gavekort er ikke omsetning, kun betalingsmiddel til senere varesalg.
Ved salg av gavekort taster du inn beløpet. Trykk så på «Meny» og deretter på «Utsted
gavekort».
VISMA RETAIL AS
Wirgenes vei 1, 3157 Barkåker, Telefon: +47 33 34 94 00
Page 6 of 11
Velg «Gavekort type» fra type feltet. Legg inn type gavekort, gavekortnr og gyldighet på
gavekortet (brukes ikke av alle). Trykk så på «OK». Avslutt med å angi betalingstype.
Salg av gavekort som kreditt salg.
Enkelte butikker benytter salg av gavekort, papirbaserte fra egen butikk, som et aktivt salg
mot kredittkunder, f.eks. til industri og organisasjoner som ønsker å benytte gavekort som
gaver (skattefrie) til sine ansatte ved aktuelle anledninger.
Et slikt salg krever et annet opplegg og en annen metode for salgsregistreringen, idet en her
må benytte en ”spesiell” vare som styres etter samme mønster som gavekortene som selges
mot kontant og bankkort terminal. (Det er mulig at programvaren for Silent Touch vil gi andre
muligheter i fremtiden, men pr. dags dato vil denne prosedyre kunne benyttes.)
Definering av gavekort som
vare i BD00
Definering av varegruppe
som varen gavekort skal
”styres” etter BD01
Salg av gavekort på kreditt
ved bruk av OF14
Salg av gavekort på kreditt
ved bruk av Silent Touch
kassen
Bruken av gavekort som betalingsmiddel følger de samme prosedyrer som er beskrevet
tidligere, idet varesalget blir som før, og gavekortet blir et betalingsmiddel for den som har
dokumentet i hende.
VISMA RETAIL AS
Wirgenes vei 1, 3157 Barkåker, Telefon: +47 33 34 94 00
Page 7 of 11
BD00 opprette gavekort som” PLU-vare”.
Opprett en PLU i BD00, Det er viktig at feltet for «Varetype» blir korrekt utfylt. Anbefaler
også at varenr og varegruppe er samme nummer, det gjør det lettere å følge i ettertid.
Ved å registrere varetype 4 GAVEKORT, resulterer dette i at salg av denne vare ikke
oppdaterer statistikker for salg.
Styring av «salget» av gavekort. – Varegrupper (BD01)
Styringen er som for andre varer bestemt av oppsettet i varegruppe registeret, BD01. Det er
viktig at salgskontiene for dette er i samsvar med oppsettet for Gavekort i BD86, styring av
konti for betalingsmidler.
VISMA RETAIL AS
Wirgenes vei 1, 3157 Barkåker, Telefon: +47 33 34 94 00
Page 8 of 11
Styring av gavekort mot Silent Touch.
Programmet er først og fremst ment som et styringsprogram, men kan også benyttes som et
kontroll program for regnskapsfører. I dagens butikkdrift er bruken av gavekort blitt mer og
mer vanlig, og med bakgrunn i Silent Touch® kassen sin fleksibilitet kan de aktuelle
gavekort styres mot konto fra CS-Web, BD86.
Bemerk at det er både koder for salg og for bruk.
Du styrer betalingsmidlet mot den konto du ønsker i regnskapet og hvordan den skal
registreres i hovedbok.
Du har disse valg:
J = Ja til at hver transaksjon. Skal danne en post i regnskapet.
N = Nei til hver transaksjon. Det registreres en transaksjon pr. butikk/dag.
S = Det splittes på kontoen etter betalings kode.
VISMA RETAIL AS
Wirgenes vei 1, 3157 Barkåker, Telefon: +47 33 34 94 00
Page 9 of 11
Gavekort typer til ST - Kassen
Vær oppmerksom på at du ikke kan benytte Gavekort – nr. 98 og 99. Disse er i bruk som
elektroniske gavekort i kasse systemet.
Opprettelse av styrings- og regnskapsinformasjon for et gavekort.
Den informasjon du kan legge opp følger av innregistreringsbildet. Vær oppmerksom på at
konti må være opprettet på forhånd i kontoplanen (RE10).
VISMA RETAIL AS
Wirgenes vei 1, 3157 Barkåker, Telefon: +47 33 34 94 00
Page 10 of 11
Bruk av tilgodeseddel
For at en tilgodeseddel skal kunne utstedes må en kunde komme med varer i retur. Det er
således returen som forårsaker utstedelsen av tilgodeseddelen, Det finnes også mulighet på
ST-Kassen å betale tilbake pengene til en kunde, men her avgjør butikkens policy for dette.
Retur
Skann varen på normalt vis. Trykk på «Meny» og deretter på «Retur». Varen vises med et
negativt fortegn. I «Butikk» feltet legges butikknummer. I «Kasse» feltet legges
kassenummer. Og i «Bongnnr» legges bongnummer på den bongen som salget var gjort på.
Trykk så «OK».
Tilbakebetaling av penger
Hvis kunden skal ha pengene igjen for varen, betales de ut og du avslutter med å trykke på
«Kontant». Det skrives ut to bonger på skriveren, en til kunden og en returbong til
dagsoppgjøret. På returbongen fyller kunden ut Navn, Adresse, Telefon og signerer.
VISMA RETAIL AS
Wirgenes vei 1, 3157 Barkåker, Telefon: +47 33 34 94 00
Page 11 of 11
Utstede tilgodeseddel
Hvis kunden skal ha tilgodelapp, trykker du på knappen «Til Gode». Nå vises skjermbildet
for utstede tilgodelapp. I gyldighetsfeltet kommer utløpsdatoen for tilgodeseddelen opp.
Trykk så «OK» for å skrive ut tilgodeseddelen. Nå vil du få ut en kasselapp, en returseddel
(bilag til dagsoppgjøret) som kunden signerer, og en tilgodeseddel (kundens verdipapir) som
kassereren signerer.
Betaling med tilgodeseddel
Slå inn varene, trykk så på «Meny» tasten og velg «Til Gode». Tast inn beløpet på
tilgodeseddelen og trykk på «Pris» også «OK». Hvis tilgodeseddelen er høyere enn
salgssummen, kan du enten utbetale restbeløpet eller utstede ny tilgodelapp.
Avslutning
Det er viktig at butikken har gode rutiner for arkivering og informasjon omkring både
gavekort og tilgodeseddel, og samkjører disse med selskapets regnskapsfører. Alle brukte
gavekort og tilgodesedler skal følge med kasseoppgjøret for dagen.
VISMA RETAIL AS
Wirgenes vei 1, 3157 Barkåker, Telefon: +47 33 34 94 00