Transcript CSWEB - Regnskap - Visma CS-Web

CSWEB - Regnskap
Bilagsregistrering
VISMA RETAIL AS
Wirgenes vei 1, 3157 Barkåker, Telefon: +47 33 34 94 00
Page 2 of 16
OM DETTE DOKUMENTET
VERSJONSHISTORIKK
Versjon
1.0
2.0
3.0
Beskrivelse
Bilagsregistrering
Dato
Hvem
19.11.2013 AaGH
INNHOLDSFORTEGNELSE
OM DETTE DOKUMENTET.................................................................................................. 2
VERSJONSHISTORIKK ....................................................................................................... 2
INNHOLDSFORTEGNELSE ................................................................................................. 2
Forord: ........................................................................................................................... 2
Viktige felter: .................................................................................................................. 4
Spesialsøk mot åpneposter ............................................................................................ 5
Frisøk............................................................................................................................. 7
Åpne poster. .................................................................................................................. 8
Direkte ajourhold under bilagsregistreringen. ................................................................. 9
Leverandørajourhold under registrering ......................................................................... 9
Kundeajourhold under registrering ................................................................................. 9
Kontoplanajourhold under registrering ......................................................................... 10
Utskrift av registrerte transaksjoner. ............................................................................. 11
Bruk av registrering fra CSWEB – Butikkdata .............................................................. 12
BIM35P oppdatering til Regnskap ................................................................................ 13
Registering av faktura ved manuell bruk av BIM35 ...................................................... 15
Forord:
Dette dokument gir deg detaljert informasjon omkring de viktigste felt i
bilagsregistreringsbildet. Den generelle dokumentasjon for regnskapssystemet er beskrevet i
egen dokumentasjon , «Det integrerte regnskapssystem».
VISMA RETAIL AS
Wirgenes vei 1, 3157 Barkåker, Telefon: +47 33 34 94 00
Page 3 of 16
Registreringsbildet er i denne versjon av CSWEB – Regnskap er likt uansett bilagstype du
registrerer, men informasjonen du skal legge inn i de aktuelle feltene vil variere.
Du har forskjellige områder for klart definert «prosesser», en kortversjon er denne:
 Du knytter et bilag til en periode og et år, systemet tillater 2 «åpne2 regnskapsår
samtidig brukt.
 Du velger den bilagsart du skal registrere, og avhengig av dine parameteroppsett gir
systemet deg første ledige bilagsnummer, eller du må selv registrere bilagsnummeret,
f.eks. hvis du forhåndspaginerer.
 Du har en styringsmulighet om du kun ønsker at det aktuelle bilag skal vises i «Grid»
visningen, eller om at du skal vise alle bilag du ennå ikke har oppdatert.
 Systemet viser deg hele tiden både bilagsdifferanse og buntdifferanse, du kan ikke
oppdatere med differanse i noen av disse kontrollområder.
 Du registrerer en og en bilagslinje, og lagrer denne. Du har fullt frisøk på både
kunder, leverandører og hovedbokskonti ved å bruke systemets standard for dette, en
stjerne (*), etter søkebegrepet. F.eks vil – EMO*, gi alle leverandører som har EMO
ett eller annet sted i navnet.
 Du har styrings og avslutningsmuligheter på egne «knapper», bemerk styringen av
skifte av bilag versus skifting av bilagsart og bilag, den siste gir deg også mulighet for
å endre periode. (Du kan selvsagt også bruke de tidligere benyttede
funksjonskommandoer, f.eks. <F3> = Bilagsslutt, <F6> = Buntslutt og <F9> = Nytt
bilag med valg av bilagsart og periode.
 Ajourhold av kontoplan
 Ajourhold av kunde – leverandør informasjon
 Forhåndsutskrift av registrerte transaksjoner
VISMA RETAIL AS
Wirgenes vei 1, 3157 Barkåker, Telefon: +47 33 34 94 00
Page 4 of 16
Viktige felter:
Bilagsart
<F5> - Bilagsartfeltet
Gir deg valgmulighet
For alle dine bilagsarter
(Kikkerten har den
Samme funksjon.)
Konto
Kontofeltet er det viktigste
«styrer» det meste fra dette
felt i hele registreringsbildet, og du
felt.
CSWEB – Regnskap benytter kontofeltet til å splitte mellom:
Hovedbok
Her benyttes kun tall, kontoplan er helt fri, kan også om ønskelig
inneholde bokstaver.
Kunder
Her benyttes et prefiks + forran tallet, eller søkenavnet
Leverandører Her benyttes et prefisk - forran tallet, eller søkenavnet
Søkning i feltet
Tall og deretter
<F5> eller «Kikkert»
Gir søk etter konto
VISMA RETAIL AS
Wirgenes vei 1, 3157 Barkåker, Telefon: +47 33 34 94 00
Page 5 of 16
+HANS og
deretter gir søk i
kunderegisteret.
-EMO og deretter
gir søk i
leverandørregisteret.
Spesialsøk mot åpneposter
Dersom en skal registrere poster mot noen av reskontroene, med avkrysning mot åpne
poster, finnes det knapper som vil gi deg slike søk, men du kan også bruke kontofeltet og
søke direkte, vi bruker da bokstaven R = Referansesøk.
Gir søk etter faktura 12345 i reskontroen til leverandør 500052.
Gir direkte «henting» av utgåendefaktura nr. 6, med den kunde og beløp for avkryssing.
VISMA RETAIL AS
Wirgenes vei 1, 3157 Barkåker, Telefon: +47 33 34 94 00
Page 6 of 16
Når du er ferdig med ditt siste bilag og bilag og buntsummen er null kan du oppdatere, det
utfører du nå direkte ved å bruke oppdater knappen. (<F6> = Buntslutt) fungerer også.
Du bekrefter oppdateringen,
Ved å trykke OK knappen.
VISMA RETAIL AS
Wirgenes vei 1, 3157 Barkåker, Telefon: +47 33 34 94 00
Page 7 of 16
Frisøk
Bemerk at alle søk etterfulgt av en * gir frisøk og søker følgelig også etter riktig begrep også
inne i navnet.
VISMA RETAIL AS
Wirgenes vei 1, 3157 Barkåker, Telefon: +47 33 34 94 00
Page 8 of 16
Åpne poster.
Når du har fått frem et korrekt nummer for en kunde eller en leverandør, kan du gjøre
ytterligere søk.
o Åpen post
kunde
Du kan både se innholdet i en faktura ved «Faktura oppslag» og ta med den aktuelle
posten til registreringsbildet.
o Åpen post
leverandør
Her har du kun valget Ta med, systemet vil i senere utgaver bli utviklet med oppsalg mot
innskannede fakturaer, og bildeoppslag mot disse.
VISMA RETAIL AS
Wirgenes vei 1, 3157 Barkåker, Telefon: +47 33 34 94 00
Page 9 of 16
Direkte ajourhold under bilagsregistreringen.
Leverandørajourhold under registrering
Når du har hentet opp en leverandør, kan du fra hvilket som helst av feltene i
registreringslinjen, bruke knappen «Kunde-lev-kortet» og kommer direkte til ajourhold av din
leverandørs opplysninger.
Kundeajourhold under registrering
Når du har hentet opp en kunde, kan du fra hvilket som helst av feltene i registreringslinjen,
bruke knappen «Kunde-lev-kortet» og kommer direkte til ajourhold av din kundes
opplysninger.
VISMA RETAIL AS
Wirgenes vei 1, 3157 Barkåker, Telefon: +47 33 34 94 00
Page 10 of 16
Kontoplanajourhold under registrering
Når du har registrert en konto, kan du fra hvilket som helst av feltene i registreringslinjen,
bruke knappen «Konto-kortet» og kommer direkte til ajourhold av din kontoplan.
VISMA RETAIL AS
Wirgenes vei 1, 3157 Barkåker, Telefon: +47 33 34 94 00
Page 11 of 16
Utskrift av registrerte transaksjoner.
Det er innearbeidet en mulighet for utskrift av de registrerte transaksjoner før du oppdaterer,
til dette bruker du knappen Utskrift.
Utskriften kan både sendes til printer og skrives som en PDF fil til skjerm, avgjøres av det
printervalg du gjør.
VISMA RETAIL AS
Wirgenes vei 1, 3157 Barkåker, Telefon: +47 33 34 94 00
Page 12 of 16
Bruk av registrering fra CSWEB – Butikkdata
Mange av brukerne av CSWEB – Butikkdata har utviklet bruk av elektroniske fakturaer fra
sine hovedleverandører, disse registrerer inngående fakturaer direkte i regnskapet fra BIM35
– Elektroniske fakturaer.
Det er også en god del butikker som bruker dette program manuelt som sin innregistrering
av inngående fakturaer. Det finnes egen dokumentasjon for bestillingssystemet, her vises en
«kortversjon».
Du møter et bilde hvor alle
mottatte og ubehandlede
fakturaer vises.
Du velger den aktuelle du
skal bearbeide, oppdatere.
Du kontrollerer informasjonen fra ordrehodet, og fyller inne nødvendig totalinformasjon.
Det er kontroll som hindrer
deg i å dobbelt oppdatere.
Du har mulighet for å kontrollere
og oppdatere varemottaket også
fra dette program.
VISMA RETAIL AS
Wirgenes vei 1, 3157 Barkåker, Telefon: +47 33 34 94 00
Page 13 of 16
Ved å bekrefte med OK – Knappen, blir du spurt om hva du ønsker å oppdatere, for de som
bruker BM30 – Elektroniske følgeseddler til varemottak, er det kun regnskapsoppdatering fra
dette bildet, for de som benytter dette program til å foreta en manuell registrering kan de
også herfra få dannet et grunnlag til å foreta varemottak på.
BIM35P oppdatering til Regnskap
Har du svart J på oppdatering til regnskap, så må du avslutte med å kjøre BIM35P. BIM35P
kjøres når du er ferdig med de fakturaene du holder på med, holder du på å registrere flere
fakturaer venter du med kjøring av BIM35P til du er ferdig med hele bunken. Fakturaene blir
ikke oppdatert til regnskap før BIM35P er kjørt. Det kommer en journal ut ved kjøring av
BIM35P, og denne skal du bruke som bilag ved arkivering av de fakturaene som tilhører
denne journalen.
VISMA RETAIL AS
Wirgenes vei 1, 3157 Barkåker, Telefon: +47 33 34 94 00
Page 14 of 16
Du kan oppdatere de som gjelder deg, flere operatører kan arbeide samtidig. Eller du kan
som en kontroll se hva som blir oppdatert når du velger Oppdatere.
Det er full kontroll mot at ditt system er satt opp korrekt for kontroll av inngående
merverdiavgift.
Du arkiverer posteringsjournalen sammen med eventuell utskrift av den elektroniske
fakturaen, hvordan du skal arkivere bør du samkjøre med din revisor.
VISMA RETAIL AS
Wirgenes vei 1, 3157 Barkåker, Telefon: +47 33 34 94 00
Page 15 of 16
Registering av faktura ved manuell bruk av BIM35
Manuell registrering av inngående fakturaer, dvs. at man starter prosessen i BIM35 og
danner et grunnlag for varemottaksfunksjonen og overfører samtidig som man klargjør
bilaget for regnskapsregistrering.
Du starter med blankt registreringsbilde og fyller inn aktuell informasjon,
gå deretter til varelinjeregistrering
Best nr feltet er til bruk for bestillingsnr
fra BIM20 hvis du har dette tilgjengelig.
Fyller du inn bestillingsnr vil alle linjer tilhørende denne bestillingen legges til som
linjer i BIM35
Bemerk logikken omkring fakturaens total verdi samt vareverdien.
Dersom du registrerer inn en matchende bestilling, ref, førstesidens felt for dette hentes de
aktuelle varelinjer opp fra denne, ellers må du registrere inn linjene selv.
Antall og inn-priskontroll må gjøres i henhold til bilaget du har som grunnlag for
registreringen. Ved manuell innregistrering av varelinjer kan du scanne inn varenr.
Du får tilhørende informasjon fra varekortet i «hodet» i forhold til den linjen du arbeider med,
her kan du fortløpende vurdere for eksempel ut-pris/og bruttofortjeneste
Summene Faktura-beløp og Hittil-registrert skal stemme overens før du kan oppdaterer.
Det ligger kontroll mot vareverdien som varelinjene representerer. I praksis er det vanskelig
å komme rundt mismatch på disse beløpene, du må i tilfelle legge inn en linje med verdi
tilsvarende differansen f.eks., på en åpen vare. (øre-differanse blir vanligvis akseptert)
VISMA RETAIL AS
Wirgenes vei 1, 3157 Barkåker, Telefon: +47 33 34 94 00
Page 16 of 16
Trykk OK når du har kontrollert at alle linjer er riktig og svar J til oppdaterer (til BIM30), og
J/N til klargjøre til regnskap og J til å Starte.
Deretter bruker du oppdaterings til regnskap med prosedyrer som beskrevet tidligere for
BIM35P.
VISMA RETAIL AS
Wirgenes vei 1, 3157 Barkåker, Telefon: +47 33 34 94 00