Ved å trykke på knappen «Eksporter» (på menylinjen) kan man eksportere ut dataene på en eller flere varer til ulike filformater (Excel og XML). Ved å trykke på knappen «Importer» kan man lese varedata og priser inn i NOBB fra Excel. Samme Excel-format som benyttes ved eksport benyttes ved import av varedata. Dette betyr at man kan eksportere ut varedata fra NOBB, endre i Excel og deretter importere dataene tilbake til NOBB igjen. Import fra Excel er også effektivt dersom man skal legge inn mange nye varer på en gang. Ved import av endringer er det nå mulig å importere filer som kun inneholder kolonne med NOBB-nr. og den/de kolonnen(e) som inneholder endring. Det vil si at det er tilstrekkelig om importfilen f.eks. inneholder NOBB-nr. og Lang varetekst. Vareeier kan eksportere sine egne varer, prisgivervarer og NOBB-priser til Excel. Dersom man skal eksportere varedata til fil, gjøre endringer i denne og importere tilbake til NOBB, må man velge Vareeksport 6.0 (Excel). Man kan eksportere alle varer eller utvalgte varer. Dette kommer opp som valg i dialogboksen for eksport. For å eksportere utvalgte varer må man markere de varene som skal eksporteres, deretter trykke på Eksporter-knappen og velge «Eksporter valgte varer». Ved valg av alle varer, eksporteres både egne varer og varer man er prisgiver på. Kolonne A angir om det er din egen vare eller en prisgivervare (JA/NEI-felt). Excel åpnes automatisk når eksporten er ferdig generert, hvor lang tid dette tar avhenger av antall varer som skal eksporteres. NOBB eksport/import versjon 7.12 Dato 25.11.2013 Side 1

For å forenkle førstegangs innlegging av varer i NOBB og senere varevedlikeholdet, kan man benytte funksjonen for import av varer. Denne velges via knappen Importer. Vareeier har mulighet til å importere samme Excel-format som eksporteres fra NOBB (versjon 6.0). Importmalene for vare eller pris er tilgjengelig på dialogboksen for Importer. «Nye varer mal» kan benyttes til både vare- og prisjusteringer, men

husk

at importen da må kjøres

to ganger

hvis begge deler er endret. Kjør først «Importer varer», deretter kjør «Importer endrede priser». Ved nyregistrering av varer vil prisen bli importert sammen med vareinformasjonen. Ved import av enkeltfelter må NOBB-nr. alltid være med. Kolonneoverskriftene

MÅ

være korrekt i henhold til databasens beskrivelse. Ved å velge linken ”nye varer mal” får man opp en Excel-fil som ser slik ut: De røde kolonneoverskriftene viser hvilke felter som

må

fylles ut før importen kan gjennomføres (gjelder nye varer). Holder man musepekeren over de røde feltene vises et infofelt som forteller mer om hva kolonnen skal inneholde. Før import må filen lagres i en mappe på din PC eller server. Import startes ved å trykke Importer-knappen, og deretter henter du filen ved hjelp av «Finn»-knappen. Finn filen som skal importeres og trykk på Importer-knappen.

Når importen er ferdig, varsles dette med en melding som sier hva som er importert og hva som eventuelt feilet. En indikator nederst i høyre hjørne forteller hvor langt import-prosessen er kommet. Dersom en varelinje feilet er varen IKKE importert, og importloggen må da sjekkes. Dette gjøres ved å trykke på knappen Vis logg.

Linjenummeret i loggen henviser til hvilken rad varen har i Excel arket som ble benyttet til importen. NOBB eksport/import versjon 7.12 Dato 25.11.2013 Side 2

PSERelevant

– må fylles ut med blank/ja/nei. Dersom varens prisenhet og prissammenligningsenheten (PSE) som er definert for varegruppen er lik, skal kolonnen fylles ut med JA. Dersom PSE for varegruppen ikke er relevant for produktet, skal kolonnen fylles ut med nei. Generelle retningslinjer for bruk av PSE (prissammenligningsenhet):  Dersom prisenheten er den samme som for PSE for varegruppen, trenger man hverken opprette en egen PSE-pakning eller krysse av for PSE ikke relevant.  Dersom prisenheten er ulik PSE for varegruppen, må man opprette en egen PSE-pakning som er lik PSE for varegruppen.  Dersom PSE for varegruppen ikke er relevant for den aktuelle varen, må man hake av for PSE ikke relevant eller sette NEI i kolonnen for PSERelevant (ved vareimport).

Under arbeid

– ja/nei felt. Dette feltet brukes for å vise at varen som er registrert ikke har komplett utfylt informasjon, og brukes f.eks. dersom man mangler GTIN-nr. Varer under arbeid vil bli markert med en rød trekant på www.NOBB.no

som sier at varen ikke har komplett pakningsinformasjon registrert. Alle «Standard varer» må minimum ha en GTIN-nr., pakningsklasse, mål/vekt og en bestillbar pakning. Alle «Spesialvarer» må minimum ha GTIN-nr. på en pakning NRF nr og JA felt - Er nå fjernet fra de vareeiere som

IKKE

har koblet NRF-nr. Se egen under. Dette er ny funksjonalitet for vedlikehold av NRF data (Norske Rørgrossisters Forenings database) i NOBB. Denne funksjonen er ikke åpen for alle ennå, og er kun tilgjengelig for de vareeiere som allerede har registrert NRF-nr. i NOBB. For å få tilgang til denne fanen kan man sende en forespørsel til [email protected] I første omgang er disse feltene nå tilgjengelige i NOBB, men automatisk overføring mellom databasene er ikke klar. Her kan man legge inn relevante NRF data ut i fra gjeldende retningslinjer hos NRF. Det jobbes med å utvikle en eksportfunksjon som generer Excel formatet som benyttes ved innleggelse i NRF databasen. NRF feltene vist i skjermbildet over kan også redigeres med eksport/import via Excel. Vareeiere som er «NRF leverandører» vil få ut disse kolonnene i Excel eksporten: Det er kun vareeiere som har registrert NRF-nr som får frem denne informasjonen. Andre vareeiere vil ikke få disse kolonnene i eksporten. For mer informasjon send en forespørsel til [email protected]. NOBB eksport/import versjon 7.12 Dato 25.11.2013 Side 3

For å importere priser trengs kun 2 kolonner – NOBB-nr og ny pris (kolonneoverskriften må være som i malen). En egen mal er tilgjengelig på ved å velge linken Nye priser mal. Priseksporten kan

ikke

benyttes til import av priser. Den lister kun opp alle priser pr artikkel og er veldig fin til å lese korrektur på importerte priser. Husk at prisene ligger i karantene i 24timer, etter dette er det IKKE mulig å gjøre endringer.

Endre eksisterende priser

Filen trenger kun å inneholde 2 kolonner som inneholder NOBB-nr. og pris. Ved prisendringer må man følge kjørereglene for prisendringer. Husk å velg riktig fra dato!

Ny pris på vare (uten eksisterende pris)

Dersom varer i NOBB ikke har pris fra før, kan priser importeres via

vareimport

, filen må da minimum inneholde NOBB-nr og pris. Prisene skal ikke sendes til godkjennelse, de blir overført til NOBB.no etter at karantenetiden er over. NOBB eksport/import versjon 7.12 Dato 25.11.2013 Side 4

Vareeier har mulighet til å eksportere data direkte fra løsningen som kan benyttes til redigering av tekster og prise for så å importere filen til NOBB. Her forklarer vi først de viktigste begrepene, feltbeskrivelsen kommer på de neste sidene. Ved opprettelse av nye varer er det enkelte felter som må være med, se side 5. Det er mulig å kun oppdatere ett felt i NOBB, ved import skal da NOBB-nr og den endrede kolonnen være med. For at importen skal fungere MÅ feltbeskrivelsen være med som kolonneoverskrift.

Kolonneoverskriften MÅ være korrekt ved import.

Varenr./Prodvarenr.: Varetekst 1: Vareeiers og produsentens artikkelnr. (ofte benyttes samme nr) Må fylles ut på ny vare Den enkelte vares (artikkels) beskrivelse, unik pr vareeier. Må følge NOBBs krav til varetekst. All Varetekst 2: relevant informasjon om den enkelte artikkel skal inn i varetekst 1. Vareteksten skal begynne med beskrivelse av produktet. Er unik for vareeier og må fylles ut. En fortsettelse av varetekst 1. Kan brukes til å utdype evt. forkortelser i varetekst 1. Trenger ikke fylles ut (kan være blank). Lang varetekst: Internt modulnr.: Prisenhet: Prisindeks: Skal beskrive hele artikkelen uten fokortelser. Kan være vareeiers egen varegruppenr. Knytter varer med samme internt modulnummer til samme modul. En modul er en samling varer som «naturlig» hører sammen. F.eks. der beskrivelse er den samme men dimensjon er forskjellig. Må fylles ut. Modulene MÅ opprettes manuelt i NOBB før import av varer. Enhetsbetegnelse i forhold til prisen. D.v.s. om prisen er oppgitt i STK blir prisenheten STK. Det er kun NOBBs gyldige enhetsbetegnelser som kan brukes. Bruk samme enhet som benyttes i deres eget system for fakturering. Prisen på varen i forhold til prisenhet. Husk at prisene skal oppdateres i henhold til NOBB Kjøreplan. Prissammenligningsenheten på varen. Hvis varens prisenhet og varegruppens PSE-enhet er PSE Relevent: Under arbeid Spesialvare: forskjellig må det opprettes en PSE-pakning. Dette feltet kan hukes av dersom man har en vare der man mangler noe vareinformasjon. Dette kan være en vare der man ikke har fått all info fra produsenten, men ønsker et NOBB-nr Skal kun benyttes på varer der mål ikke kan oppgis (for eksempel et vindu produsert etter kundens mål). Artikkel skal registreres med pakninger som inneholder GTIN-nr og mål/vekt. Pk1_Type: Pakningstype 1. I NOBB må hver vare ha minst en pakning. Alle pakninger som kan selges, både fra vareeier og i handelen skal registreres. Selv om pakningen ikke kan kjøpes fra vareeier skal den registreres, velg da at den ikke kan bestilles. PK1_BestårAvEnhet: Pk1_Antall: Den enheten denne pakningen består av. På pakning 1 er det prisenheten som skal velges. Det antall varer denne pakningen består av i forhold til enheten i ”PK1_BestårAvEnhet”. Er pakningsinnholdet 1 skal det stå 1 Pk2_BestårAvEnhet Pk2_Antall: Består av enheten på pakning 2 er alltid enheten til pakning 1. Det antall varer denne pakningen består av i forhold til enheten i PK1. GTIN-nr I NOBB kan GTIN-nr registreres med 8, 12, 13 og 14 siffer. GTIN-14 kan kun registreres på D- og T-pak.

Følgende felter kan IKKE importeres

Antall D-pak (pr. lag) Gjelder kun på pakning Pall Maks stablevekt (kg) Avgift Transportmerking Ny modul Gjelder kun på pakning Pall Modul- og varebeskrivelse Sletting av en verdi gjøres ved å benytte spesialtegn i cellen: # alene betyr slett verdi. Celler som er tomme blir ignorert. Felter som ikke kan slettes, ignorerer verdien # Det kan opprettes maks 10 pakninger i filen. NOBB eksport/import versjon 7.12 Dato 25.11.2013 Side 5

Feltnavn i Excel

Vareeier VareNr ProdVareNr NOBBNr Varetekst 1 Varetekst 2 LangVaretekst IntModulNr NOBBModulNr Prisenhet

Maks lengde

8 35 35 100 8 8 3

Må fylles ut når ny vare

Ja Ja Ja Ja Ja

Beskrivelse

Angir om dere er vareeier eller prisgiver (Ja/Nei). Vareeiers varenr. Det artikkelnr. vareeier har på denne varen Produsentens varenr. Det artikkelnr. produsenten har på denne varen. Er som oftest likt VareNr. Blank ved førstegangs innleggelse. Ved oppdatering gjøres oppslag på NOBBnr før vareeiers varenr. Må fylles ut. OBS! Husk NOBBs krav til varetekst og regelverket Tilleggsinformasjon til varetekst 1 Beskrivelse av varen uten forkortelser (settes lik NRF-varetekst for NRF-varer). Unik for vareeier. Kan være vareeiers egen varegruppenr. som brukes internt hos vareeeier. Moduler må opprettes manuelt i NOBB først. (Må ikke forveksles med NOBBs varegruppestruktur.) NOBB modulnr. Blir tildelt når modulen lagres i NOBB. Varens enhetsbetegnelse i forhold til pris. Kun tillatte enheter i NOBB kan brukes. MÅ ha samme enhet som den ”enheten varen faktureres i” til kunden. NOBB prisindeks på artikkelen. Pris PrisFraDato Valuta PSERelevant Lagerfort UnderArbeid Spesialvare TaalerFrost HarHoldbarhetsDato UtgaarDato ErstattesAv Ja Ja Hvilken dato NOBB-prisindeks gjelder fra Angi valuta (bruk internasjonale valutakoder) for NOBB-prisen. Blank = NOK Ja/Nei. Dersom enhet for prissammenligning ikke er relevant for denne varen settes dette feltet til "Nei" Ja/Nei. Om varen kan bestilles (lagervare), eller må produseres først. Ja dersom vareinformasjonen ikke er komplett. Aktuelt dersom man f.eks venter på mer informasjon fra produsenten Varer uten spesifisert mål og uten forpakningsnivå. Ja/nei, kan være blank. Når blank må varen ha F-pak.

Tåler artikkelen frost under transport/lager . Ja/nei, kan være blank Har artikkelen holdbarhetsdato . Ja/nei, kan være blank Når varene skal opphøre, påføres en utgår dato. DD.MM.YYYY

Påfør det nye NOBB-nr denne varen skal erstattes av. Svane Blomsten NAAF FSC PEFC Pk1_Type PK1_PakningsKl PK1_BestaarAvEnhet Pk1_Antall PK1_Bestillbar PK1_Lagerfort Pk1_GTIN Pk1_Hoyde Pk1_Bredde Pk1_Lengde Pk1_Volum Pk1_Vekt Pk2_Type Pk2_GTIN Osv… PK3_ Type Osv… 3 3 13 14 1 Ja Ja Ja Ja JA JA JA JA JA Miljømerke. Har artikkelen Svanemerket. Ja/nei, kan være blank Miljømerke. Har artikkelen EU-blomsten Ja/nei, kan være blank Har Norges Astma og Allergiforbund merkeordning Ja/nei, kan være blank Sertifisering av skogbruks aktivitet. Ja/nei, kan være blank Skogsertifiseringssystem. Ja/nei, kan være blank Pakningstype for pakning nr 1. Pakningstype for pakning nr 1. Minste salgbare enhet (også fra butikk). Bruk NOBB enhetsbetegnelse. Pakningsklasse F-, D-, T-, PSE-pak. Minste salgsenhet (PK1) skal ha pakningsklasse F, varen må ha et GTIN-nr. Hvilken enhet denne pakningen består av i forhold til prisenheten. Det antall enheter pakningen består av i forhold til prisenheten Ja/nei. Angir om kunden kan bestille denne pakningen. Minimum en pakning må være bestillbar. Er denne pakningen lagerført hos produsent. Det GTIN-nr (tidligere EAN-nr.) denne pakningen har. Pakningens høyde i meter (brutto). Pakningens bredde (dybde) i meter (brutto). Pakningens lengde i meter (brutto). Pakningens Volum i kubikkmeter. Blir beregnet hvis høyde/lengde/bredde er registrert. Pakningens vekt i kilo Den enhet pakning nr 2 skal ha. Skal være D-pak T-pak eller PSE-pak Det GTIN-nr (tidligere EAN-nr.) denne pakningen har, kan være 8, 12, 13 eller 14 siffer. (Samme som PK1 men skal hete PK2) Den enhet pakning nr 3 skal ha. Kan være T-pak eventuelt PSE-pak (Samme som PK1 men skal hete PK3) Gule felter er de feltene som er endret i forbindelse med oppdatering til versjon 7.11. i november 2013. (To felter er fjernet: Er NRF og NRF-nummer.) NOBB eksport/import versjon 7.12 Dato 25.11.2013 Side 6

ARK BLISTERKORT BLOKK BOKS BULK BUNT BØTTE CENTIMETER CONTAINER DESIMETER DISPLAY DUSIN ESKE FAT FLASKE GRAM HALV-PALL HEKTOLITER HUNDRE STK KANNE KARTONG KASSE KILOGRAM KOLLI KUBIKKMETER KVADRATMETER KVEIL LASS LENGDE LITER LØPEMETER METER MILLIMETER MULTIPAKKE NOMINELL KUBIKK PAKKE PALL PAR PATRON PLASTPAKKE PLATE POSE RULL RØR SEKK SETT SNELLE SPANN STYKK TIME TONN TROMMEL TUBE TUSEN STK

Forkortelse med beskrivelse av alle typer gyldige enheter (forpakningstyper/prisenhet) i NOBB

Beskrivelse

Enhetskode Prisenhet F-PAK D-PAK T-PAK ARK BK BLO BOX BUL BNT BØT CM CON DM DSP DUS ESK FAT FL G HPL HL CEN KAN KRT KAS KG KOL M3 M2 KVL LAS LGD LTR LM M MM MPK NM3 PAK PAL PAR PAT PP PLA POS RUL RØR SEK SET SNL SPA STK T TON TRM TUB MIL

x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x

NOBB eksport/import versjon 7.12 Dato 25.11.2013 Side 7