Transcript NOBB mediabank - Norsk Byggtjeneste AS

Brukerveiledning
NOBB Mediabank
- produktbilder, dokumentasjon og video i NOBB
Sist oppdatert 02.03.15
INNHOLD
INNHOLD
2
INNLOGGING OG HOVEDSTRUKTUR
5
Hva er NOBB mediabank?
Personlig pålogging i NOBB vareeier
Installasjon av NOBB vareeier applikasjonen
Slik finner du NOBB mediabank
Åpne og lukke panelene
Åpne Media-panelet
NOBB media
Markedsmedia
Førstegangsinnleggelse
5
5
5
6
6
7
7
7
7
Gode råd før du starter
8
De viktigste punktene du må forstå
Originale designfiler
Duplikate filer
Logiske filnavn
Koble til modul?
Erstatte en fil
Anbefalte filtyper
Krav til størrelse på et bilde
Alternative opplastnings- og koblingsmetoder
Flere dokumenter til samme koblingstype
Koblingstype
Sikkerhetsdatablad
Forklaring av koblingstypene
10
Produktbilder (PB)
Miljøbilder (MB)
Produktdatablad (PRE)
Forvaltning, drift og vedlikehold (FDV)
Helse-, miljø- og sikkerhetsfaktablad (HMF)
Brosjyre (BRO)
Sertifikat og teknisk godkjenning (SER)
Monteringsanvisning (MAN)
Miljødeklarasjon (EPD)
IFC-filer (IFC)
Ytelseserklæring (YTE)
Egendeklarasjon i BREEAM-NOR (BREEAM)
Sikkerhetsdatablad (SDS)
LAST OPP
10
10
10
10
10
10
10
10
11
11
11
11
11
12
Last opp filer
Slik laster du opp en eller flere filer
Last opp filer med automatisk tilkobling
Laste opp og knytte filer via en CSV-fil
2
8
8
8
8
8
8
8
9
9
9
9
9
12
12
14
15
BRUKERVEILEDNING NOBB Mediabank
Når lønner det seg å benytte CSV?
Hva er fordelen med CSV?
Hva er ulempen med CSV?
Er det tidkrevende å lage en CSV-fil?
Få filnavn inn i Excel på en enkel måte
Slik ser det ut
MANUELL KOBLING AV FILER TIL VARER
Søk etter filer som er lastet opp
Søk etter fil via filnavnet
Koble filer til varegruppestrukturen
To metoder for å koble media
Koble media med dra - slipp metoden
15
15
15
15
16
16
18
18
18
18
18
19
SØK OG EGENKONTROLL AV TILKNYTNING
Vare- og mediaperspektivet
Vareperspektiv
Mediaperspektiv
Søke etter en fil
Koble en fil til flere varer
Forhåndsvise en fil
Har jeg koblet filen til riktig modul?
Kolonnen Koblet
Dekningsrapport
22
22
22
22
23
23
23
24
24
24
FJERNE KOBLING
25
To måter å fjerne koblingen til NOBB
Fjerne media fra en vare
Fjerne alle koblinger for en fil
25
25
25
LAST NED, ERSTATT OG SLETT MEDIA
26
Laste ned originalversjonen av et media
Erstatte media
Slette et media
26
26
26
OVERSTYRING AV EN KOBLING
27
Kobling av filer til varegruppestruktur
Overstyring i strukturen
27
27
SIKKERHETSDATABLAD
28
Legg sikkerhetsdatablad inn i NOBB!
28
MARKEDSMEDIA
29
Lag ditt eget arkiv for markedsmedia
Opprette mapper
Last opp media
Endre navn på mappe
Laste ned originalversjon av opplastet media
Sende filer via e-post
29
30
30
30
30
30
DELE OPP ELLER SETTE SAMMEN DOKUMENTER
31
ORD OG BEGREPER
32
STIKKORDSREGISTER
35
BRUKERVEILEDNING NOBB Mediabank
3
4
BRUKERVEILEDNING NOBB Mediabank
INNLOGGING OG HOVEDSTRUKTUR
Hva er NOBB mediabank?
NOBB mediabank er felles mediabank for hele byggebransjen og fungerer som et nav for overleveing av både bilder og
dokumentasjon. Produsenten/importøren (vareeier) legger filene inn i NOBB mediabank og innholdet leverers til brukerne
via Byggtjenestes webservice.
NOBB mediabank kan distribuere produktbilder, miljøbilder, en rekke forskjellige dokumentasjonstyper og video av
produktene. I tillegg samarbeider vi med ECOonline for distribusjon av sikkerhetsdatablad i NOBB.
Vi har også en egen del for markedsmedia i NOBB mediabank, som er adskilt fra NOBB og ment som en distribusjonskanal
for filer som ikke skal knyttes til NOBB. Les mer om markedsmedia lengre bak i dette heftet.
Personlig pålogging i NOBB vareeier
Alle vareeiere i NOBB har en admin-bruker, lett gjenkjennelig med brukernavn «ve382765» eller tilsvarende samt et
automatisk generert passord. Det er mulig å opprette personlige brukerprofiler til ansatte som skal benytte NOBB vareeier
eller nobb.no, fordelen er at man selv bestemmer brukernavn og passord.
Vi oppforder alle vareeier til å opprette personlige brukere på nobb.no.
Installasjon av NOBB vareeier applikasjonen
Før du kan benytte NOBB mediabank, må du installere og starte NOBB vareeier. Link til installasjonen finner du på forsiden
av nobb.no, trykk på linken NOBB varedata. Når applikasjonen er installert, kan man starte NOBB vareeier via Startmenyen/
Byggtjeneste i Windows, se bilde. Deretter må du logge deg på via brukernavn og passord opprettet på www.nobb.no.
For detaljert beskrivelse på hvordan dette gjøres, se brukerveiledning for NOBB vareeier. Etter innlogging i NOBB vareeier
vises applikasjonen som på bilde på neste side.
BRUKERVEILEDNING NOBB Mediabank
5
Slik finner du NOBB mediabank
NOBB mediabank er tilgjengelig i panelet Media som er avmerket på bilde. Man åpner panelet ved å trykke på pilen merket
på bilde. Man kan også lukke panelet for mediabanken når man måtte ønske ved å trykke på denne pilen.
Dersom panelet ikke vises, avinstaller NOBB vareeier og installer på nytt. Det pleier å hjelpe.
Åpne og lukke panelene
Inndelingen mellom de forskjellig panelene kan endres etter behov ved å flytte på inndelingene. Hvis man trenger mer
arbeidsplass kan man lukke hele panelet til venstre ved å trykke på pilen helt øverst i panelet. For å åpne panelet igjen,
trykk på samme pil som da vil peke mot høyre.
6
BRUKERVEILEDNING NOBB Mediabank
Åpne Media-panelet
Når du skal jobbe med bilder og dokumentasjon, starter du med å åpne Mediapanelet for å få tilgang til NOBB mediabank. Da endres venstre del av skjermen slik
bildet viser.
Media-panelet har to deler med svært ulike funksjoner:
NOBB media
Her laster man inn bilder og dokumentasjon som skal knyttes til NOBB. Det er kun
filer som er knyttet til NOBB som blir synlige for andre via www.nobb.no og webservice.
Bilde øverst til venstre viser også en link for å laste opp filer samt tre søkekriterier,
media type, koblet og opplastet, for å finne eksisterende materiale.
Markedsmedia
Denne delen er helt separert fra NOBB media. I Markedsmedia kan man lagre og
distribuere filer til en tredjepart uten at filene må knyttes til NOBB og uten at filene
er synlig for andre enn vareeier. Filene distribueres via e-post direkte fra løsningen.
Brukeren oppretter en mappestruktur og via denne kan man sende en fil, mange
filer eller hele mapper. Bildet til venstre viser markedsmedia med en opprettet
mappe kalt Byggmakker. Se eget kapittel for flere detaljer.
Viktig
Det er viktig å forstå at NOBB media og Markedsmedia er to separate deler av
NOBB mediabank. Dersom du ønsker å ha samme fil lagret i begge delene av
mediabanken, må filen lastes opp to ganger.
Førstegangsinnleggelse
Byggtjeneste kan utføre førstegangsinnleggelse dersom materialet blir riktig levert. Innleggelsen foregår via Excel eller via
automatisk tilkobling etter filnavn. Excelarket må lages etter en fastlagt mal for at det skal fungere, se våre supportsider for
NOBB mediabank på byggtjeneste.no eller kapittelet om CSV-innlegg for mer informasjon og eksempel.
BRUKERVEILEDNING NOBB Mediabank
7
Gode råd før du starter
De viktigste punktene du må forstå
Originale designfiler
NOBB mediabank kan benytte de fleste kjente filtyper som brukes i dag, men det er ikke mulig å laste opp originale
programfiler fra designprogram. Dette er filtyper fra programmer som Adobe Photoshop (PSD) Adobe Illustrator (AI) ,
Adobe Indesign (INDD) og Microsoft Word (DOCX). Dersom slike filer skal knyttes til NOBB, må de eksporteres til filtyper
som er godkjente i NOBB mediabank.
Duplikate filer
Det er ikke lurt å laste opp mange kopier av en fil og knytte hver fil til en
vare. Dette skaper på sikt mye ekstraarbeid og det kan bli kaotisk å
foreta vedlikehold i mediabanken. Det beste er å ha en fil og knytte den
til mange varer, dette gir bedre oversikt og enklere vedlikehold av
innholdet i NOBB mediabank.
Bilde viser et godt eksempel på hvordan man ikke bør gjøre det. Bildets
utseende og filstørrelse avslører at brukeren har lastet inn samme bilde
flere ganger med ulikt filnavn, varene har forskjellig diameter og grovheter. I tillegg benyttes det NOBBnr i filnavnet, noe
som gjør identifiseringen vanskeligere.
Logiske filnavn
En fil kan hete hva du måtte ønske men vi anbefaler at man benytter filnavn som gir mening for deg. Vi tror at man
forenkler vedlikeholdet i mediabanken dersom man velger filnavn som gjør det lettere å skille filene fra hverandre og
forstå hvilken vare som er avbildet. Noen bruker beskrivende tekst, andre bruker eget varenummer. Valget er ditt, men
det er greit å vite at man kan også endre filnavnet inne i mediabanken, eller bare laste opp på nytt.
Koble til modul?
Dersom du kan koble filer til modul så bør du gjøre det. Følgen er at alle varer i modulen vil bli tilført modulen, fordelen
er at dersom nye varer blir lagt inn i modulen vil de automatisk få filene som er koblet til modulen, eller til varegruppen/
hovedgruppen. Det er ikke uvanlig at man legger forskjellig type filer på forskjellig nivå, eksempelvis bilder på varen og
dokumentasjonen på modul. Du kan også overstyre en fil som er koblet til for eksempel modul ved å koble en annen fil
til varen, da vil filen som er koblet til varen vises i NOBB.
Erstatte en fil
Hvis du laster opp en fil i mediabanken som har identisk navn som en eksisterende fil,
vil få melding om dette og spørsmål om du vil erstatte filen. Svarer du ja, vil den gamle
filen slettes, den nye lastes inn og koblingen beholdes. Altså en meget effektiv måte å
oppdatere filer på!
Anbefalte filtyper
De mest brukte filtypene er TIF, EPS og JPG til bilder, PDF til dokumentasjon. Andre filtyper som kan brukes til bilder er
GIF og PNG, men disse filtypene er ikke anbefalt fordi dette er grafikk- og animasjonsformater og ikke særlig velegnet til
bilder. Video kan også lastes opp og kobles til NOBB og man kan benytte videoformatene/filtypene AVI, WMV og MOV.
8
BRUKERVEILEDNING NOBB Mediabank
Krav til størrelse på et bilde
Vi anbefaler å legge inn produkt- og/eller miljøbilder som er 42 cm eller større i høyde eller bredde når bilde er satt til en
oppløsing på 300 dpi (dot per inch). Dette gjelder bilde av produktet, bakgrunnen er ikke medregnet og bilde må ikke være
oppskalert. Filformatene JPG og TIF er å foretrekke, men EPS, GIF og PNG kan benyttes. Produktbilder skal være frilagt,
altså uten bakgrunn. Fargeformat skal være RGB eller CMYK. Forklaring på filtyper, fargeformater, forkortelser samt
ord og uttrykk finner du bakerst i denne brukerveiledningen.
Alternative opplastnings- og koblingsmetoder
Du kan laste opp en eller flere filer i slengen og koble disse til varer/moduler ved å dra/slippe filen til riktig vare/modul. Man
kan også koble en fil til mange varer samtidig ved å kopiere filen, merke varene/modulene og lime de inn. Man kan bruke
NOBBnr i filnavnet og oppnå automatisk kobling, men denne metoden har sine klare ulemper. Dersom du skal importere
mange filer bør du sette deg inn i CSV-import. Da benyttes et regneark til å styre opplasting og kobling av filene.
Flere dokumenter til samme koblingstype
Noen ganger er det behov for å ha flere dokument til samme koblingstype, men dette er ikke mulig. Mange velger da å
benytte en av de andre «ledige» koblingstypene, og det er ikke særlig smart. Årsaken er at brukeren av informasjonen
forventer å se en EPD når han åpner denne, ikke en salgsbrosjyre. Det er lett å fremstå som en litt useriøs aktør om man
velger en slik løsning. Måten du løser dette på er å sette sammen PDF-dokumentene til et dokument, dette gjøres i Adobe
Acrobat eller liknende. Ta kontakt med Byggtjeneste dersom du har flere spørsmål, dette er også noe vi kan gjøre for deg
som et konsulentoppdrag.
Koblingstype
Koblingstypen forteller NOBB hva filen skal eksporteres som til vår webservice. Dersom en fil ikke har noen koblingstype
(vises som Uspesifisert) blir ikke filen vist i NOBB, selv om den er koblet til en vare. Alle koblingstypene tillater kun en fil
per NOBBnr, utenom miljøbilder, der kan man legge inn så mange man ønsker.
Vi har følgende koblingstyper i NOBB:
PB
= Produktbilde
MB
= Miljøbilde
FDV
= Forvaltning, drift og vedlikehold
PRE
= Produktdatablad
HMF
= Helse-, miljø- og sikkerhetsfaktablad
BRO
= Brosjyre
SER
= Sertifikat, teknisk godkjenning
MAN
= Monteringsanvisning
EPD =Miljødeklarasjon
IFC
= 3D modell av BIM-objekt
YTE
= Ytelseserklæring (CE-merking)
MTG
= Målsatt tegning
BREEAM = Sertifisering BREAAM NOR
SDS
= Sikkerhetsdatablad (disse kan ikke lastes inn via CSV-innlegg, de skal legges inn via ECOonline)
Sikkerhetsdatablad
Det er svært viktig å ha Sikkerhetsdatablad (SDS) tilgjengelig i NOBB, særlig med tanke på hvordan ByggDok benytter
denne dokumentasjonen til å lage stoffkartotek for byggeplassen. Men SDS må ikke forveksles med HMF, HMF kan
benyttes på produkter som ikke faller inn under lovverket for sikkerhetsdatablad.
Sikkerhetsdatablad skal ikke lastes opp i NOBB mediabank. Byggtjeneste samarbeider med ECOonline når det gjelder
distribusjon av sikkerhetsdatablad og opprettelse av stoffkartotek, sikkerhetsdatablad skal derfor inn i ECOonline, for
eksempel via ECO AnyLink som er gratis å benytte. Når sikkerhetsdatabladet er opprettet i ECOonline og tilført NOBBnr i
eget felt, kobles de automatisk opp og blir synlig i NOBB påfølgende dag.
Databladene blir synlig for alle aktører som benytter ECOonline, ikke bare de som er knyttet til NOBB!
BRUKERVEILEDNING NOBB Mediabank
9
Forklaring av koblingstypene
Her følger en kort redegjørelse for hva de forskjellige dokumentene brukes til. Byggtjeneste har utarbeidet egen mal for PRE,
FDV og HMF, ta kontakt med oss for å få den tilsendt. Vi har også mal for ytelseserklæring og skjema for BREEAM-NOR.
Produktbilder (PB)
Produktbilder er varens hovedbilde og er bilde som vises først. Vi anbefaler hvit eller ensfarget bakgrunn og at bilde er
tatt fra den mest informative vinkelen. Pass også på at man fjerner mest mulig av eventuelt overflødig bakgrunn rundt
produktet slik at selve produktet kommer frem så godt som mulig. Kun ett bilde per NOBBnummer.
Miljøbilder (MB)
Denne bildetypen kan vise produktet i sitt naturlige miljø, utvalgte detaljer, emballasje, under montering, i bruk eller
liknende. Man kan koble flere bilder til samme NOBBnummer.
Produktdatablad (PRE)
Produktdatablad skal presentere produktet på best mulig måte, både for de som skal kjøpe produktet og for de som
allerede har kjøpt det. En god beskrivelse av produktet er viktig, fargevalg/overflate, bruksområde, størrelser, gode bilder
med videre er viktige temaer. De fleste produkter kan ha denne dokumentasjonen. Produktdatablad inngår i vår ferdige
mal, se i denne malen for flere nyttige temaer.
Forvaltning, drift og vedlikehold (FDV)
Denne dokumentasjonen er nøye knyttet til ferdigattesten for nye bygg, som fra 2010 er avgjørende for å avslutte
byggeprosjektet. Dokumentasjonen skal fortelle hvordan man forvalter, drifter og vedlikeholder produktet og er grunnlaget
for FDV-dokumentasjonen for hele bygget. Ikke alle produkt behøver denne dokumentasjonen, dersom produktet ikke
skal forvaltes, driftes eller vedlikeholdes, er dokumentasjonen etter teknisk forskrift overflødig. FDV-dokumentasjon
inngår i vår ferdige mal, se i denne malen for flere nyttige temaer.
Helse-, miljø- og sikkerhetsfaktablad (HMF)
HMF benyttes på varer som ikke faller inn under lovverket for sikkerhetsdatablad. Dersom man ønsker å dokumentere
at byggevaren har eller ikke har helse, miljø eller sikkerhetsfaktorer så kan man benytte denne dokumentasjonstypen.
HMF-dokumentasjon inngår i vår ferdige mal, se i denne malen for flere nyttige temaer.
Brosjyre (BRO)
Brosjyre er en dokumentasjonstype som kan benyttes veldig fritt. Her kan du legge inn rene salgsbrosjyrer eller annen
dokumentasjon som vil hjelpe til å selge dine varer.
Sertifikat og teknisk godkjenning (SER)
Mange byggevarer har en eller annen form for sertifikat eller teknisk godkjenning som er vesentlig for varen. Legg slike
dokumenter inn her.
Monteringsanvisning (MAN)
Dersom byggevaren krever montering og det finnes en monteringsanvisning for dette kan man legge anvisningen på
denne koblingstypen.
10
BRUKERVEILEDNING NOBB Mediabank
Miljødeklarasjon (EPD)
EPD står for Environmental Product Declaration, og er et kortfattet dokument som på en standardisert og objektiv måte
oppsummerer miljøprofilen til en f.eks. en byggevare. Forkortelsen EPD brukes både i norsk og internasjonal sammenheng.
I Norge er det Næringslivets Stiftelse for Miljødeklarasjoner som er programoperatør for den norske ordningen. Byggtjeneste
bruker også EPD-er som underlag for vurdere byggevaren i ECOproduct, som er en del av vårt produkt Byggeportalen. På
den måten blir byggevarens miljøprofil tilgjengelig for hele byggenæringen.
IFC-filer (IFC)
Dette er en 3D-modell av produktet som benyttes til BIM-prosjekter. Modellen gjør dine varer mer attraktiv for arkitekter og
prosjekterende som har tilgang til informasjonen i NOBB via Byggeportalen.
Ytelseserklæring (YTE)
Produsent/importør er fra 1. januar 2014 pliktig til å lage ytelseserklæringer for alle byggevarer som omfattes av harmonisert
produktstandard (NS-EN). Ytelseserklæringen gir den obligatoriske CE-merkingen for varen. Hvilke varer som har en
harmonisert produktstandard kan du finne ut via byggevareinfo.no, men generelt sett gjelder dette produkter som permanent
bygges inn i konstruksjonen. Dokumentet følger en egen mal som må følges, man skal ikke lage eget utseende på
ytelseserklæringene. Språket kan være blant de skandinaviske.
Målsatt tegning (MTG)
Her kan du publisere målsatte tegninger av varen. Det er langt bedre å gjøre det her enn å for eksempel benytte miljøbildene
til dette formålet.
Egendeklarasjon i BREEAM-NOR (BREEAM)
BREEAM-NOR er den norske tilpasningen til BREEAM, verdens mest brukte miljøklassifiseringssystem for bygg. For å
levere byggevarer til et BREEAM-NOR-prosjekt, må det foreligge dokumentasjon iht. krav om innhold av miljøgifter (A20listen) eller forurensing i innemiljø, (HEA 9). Egenerklæringene kan tilknyttes NOBB. Mer informasjon om BREAAM-NOR
finner du på www.ngbc.no
Sikkerhetsdatablad (SDS)
Et sikkerhetsdatablad inneholder informasjon om farlige egenskaper og anbefalte vernetiltak ved bruk av teknisk/kjemiske
stoffer. Alle teknisk/kjemiske stoffer som omsettes/lagres/transporteres i Norge skal ha et sikkerhetsdatablad og det skal
være på norsk. Innholdet i sikkerhetsdatabladet benyttes som grunnlag i stoffkartotek og selve databladet utarbeides av
fagfolk. Sikkerhetsdatablad må være på norsk. Les mer på arbeidstilsynet.no.
BRUKERVEILEDNING NOBB Mediabank
11
LAST OPP
Last opp filer
Opplasting av filer kan skje på to forskjellige måter i opplastningsvinduet, enten dra - slipp direkte fra en mappe på din egen
datamaskin eller valg av filer via fildialogboksen.
Slik laster du opp en eller flere filer
1. Start NOBB vareeier applikasjonen via Startmenyen og logg deg på.
2. I NOBB vareeier, åpne panelet Media i venstre del av skjermen. Aktiver fanen
NOBB Media.
3. For å vise opplastingsvinduet, trykk på den blå linken Last opp media.
Et nytt vindu med tittel Last opp media vises på skjermen (se bilde nederst på siden). Under vinduet Last opp media, vises innholdet i en mappe i Windows
kalt Bilder inn i mediabanken.
4. Filene som skal lastes opp merkes i mappen Bilder inn i mediabanken og deretter trekker man filene opp i øverste
vindu (Last opp media) og slipper museknappen. Mediabanken kvitterer med øyeblikkelig å vise en forhåndsvisning
av filene. Man kan velge en og en eller flere filer, navigere til en annen mappe i nederste vinduet og trekke over flere
filer.
5. Alternativt kan man også velge filer via standard dialogboks i Windows. Trykk på linken Velg fra fildialog i opplastingsvinduet for å få frem dialogboksen. Alternativene kan også kombineres.
12
BRUKERVEILEDNING NOBB Mediabank
Tips
I denne prosessen kan det lønne seg å ikke ha NOBB vareeier Maksimert men i Gjenopprettet tilstand. Dette for å unngå
at vinduene forsvinner når man drar filene fra ett vindu til det neste.
6. Når man har samlet alle filene i opplastingsvinduet, ser vinduet slik ut. Alle filene vises med thumbnail og filnavn.
7. Trykk neste
8. Nå kan man definere koblingstypene for filene i nedtrekksmenyen som vist på bilde. Hvis man ikke gjør dette, vil filene
lastes opp som Uspesifisert, da må man velge kobilngstype senere. Dette er valgfritt. Trykk neste.
Viktig
Dersom en fil ikke får definert koblingstype, altså blir stående som Uspesifiert og den knyttes til NOBB, vil den ikke
vises på NOBB.no. Dette kommer av at NOBB er avhengig av å vite hva filen skal eksporteres som, før den utfører
denne prosessen.
BRUKERVEILEDNING NOBB Mediabank
13
9. Nå vil selve opplastingen starte, du kan følge fremdriften av opplastingen og se hvor langt den har kommet via
prosenttelleren og hvilke filer som er ferdig opplastet.
10. Når opplastningen er ferdig, kvitterer NOBB vareeier med en melding på skjermen som sier at opplastingen er
ferdig, trykk OK på denne meldingen.
Dine media er nå lastet opp, neste steg er å knytte disse til riktig vare eller
modul. Se eget kapittel.
Last opp filer med automatisk tilkobling
Opplasting av filer med filnavn som gir automatisk tilkobling foregår nesten på samme måte som filer med egendefinerte
navn. Eneste forskjellen er at man fortelle systemet hvilken type nummer man har i filnavnet.
I opplastningsvinduet må du velge NOBBnummer i nedtrekksmenyen for, da slår du på navnegjenkjenningen. Filnavnet
kan for eksempel være PB-34218726.jpg, da vil filen bli lagt til gitte NOBBnr som et produktbilde
Vi må understreke at denne metoden har sine helt klare begrensinger med tanke på at man ikke kan koble en fil
til mange varer og at NOBBnr som filnavn gir en lite oversiktlig database på sikt.
14
BRUKERVEILEDNING NOBB Mediabank
Laste opp og knytte filer via en CSV-fil
En CSV-fil er en tekstfil som kan benyttes til å laste opp og koble filer til NOBB. Filen er i realiteten en Excel-fil som lagres
til «filnavn.csv» og må inneholde informasjon etter en mal Byggtjeneste har definert, se bilde på neste side. Dersom en
CSV-fil avviker fra denne malen, vil den ikke fungere.
Når lønner det seg å benytte CSV?
Innlasting og tilknytning via CSV har sine fordeler og ulemper. Disse har ofte sammenheng med jobben som skal gjøres
og faktorer man kan veie opp mot andre metoder for opplasting og tilknytning samt tiden det faktisk tar å lage en CSV-fil.
Disse faktorene kan være:
- hvor mange filer skal lastes inn
- hvor mange varer skal filene knyttes til
- kan det å benytte Excel forenkle prosessen for å finne ut hvilke varer skal knyttes til hver enkelt fil
Grunnlaget for å velge CSV vil nok varigere fra bruker til bruker sett i lys av jobben som skal gjøres og
kunnskapsnivå. Den beste måten å finne ut om CSV lønnsomt, er å prøve metoden på en liten innleggelse slik at
man vet hvordan dette fungerer.
Hva er fordelen med CSV?
Innleggelse via CSV gir noen klare fordeler, den største ulempen er tiden man må bruke for å lage selve CSV-filen. Noen
av fordelene kan være som følger:
-
gir god oversikt når man forbereder en innleggelse
gir mulighet til å knytte en fil til mange varer, uten å gjøre dette manuelt
man kan bruke funksjoner i Excel til å finne de nødvendige data
kan forenkle og kvalitetssikre et innlegg dersom flere ansatte er involvert i prosessen
gir god effektivitet når man utfører større innleggelser
Hva er ulempen med CSV?
Det vil ta litt tid å sette sammen regnearket som man lagrer om til en CSV-fil. De fleste velger å lage en liten innleggelse
på en håndfull filer for å teste at de har forstått prinsippene og at dette fungerer som det skal, dette vil naturligvis også ta
litt tid. Eventuelle feil i NOBB, eget system og/eller i CSV-filen vil naturligvis forplante seg inn i NOBB mediabank. Det er
ikke noe problem å endre på dette etter at innleggelsen er gjort, men det kan ta litt tid før man oppdager slike små detaljer.
Er det tidkrevende å lage en CSV-fil?
Når man skal lage en CSV vil grunnlaget mellom NOBB, innhold i eget system og filnavn være avgjørende for hvor mye tid
man vil bruke på å lage selve regnearket.
Hovedutfordringen er ofte å finne ut hvilken fil skal knyttes til hvilke varer. Dersom det er fellesnevnere mellom filnavn og
grunndata (som NOBBnummer, eget varenummer) kan jobben med å legge inn materiale i NOBB mediabank reduseres til
en brøkdel. Men hvis man ikke har slike fellesnevnere, så må man gå den lange veien med å vurdere hver enkelt fil og
hvilke varer den kan kobles til. Dette er tidkrevende, men gjør man dette på en god måte, vil det ha stor verdi for fremtiden.
Dersom du trenger gode råd rundt dette, ta kontakt med Byggtjeneste.
BRUKERVEILEDNING NOBB Mediabank
15
Få filnavn inn i Excel på en enkel måte
Å kopiere/lime inn ett og ett filnavn inn i regnearket er særdeles tidkrevende, ja det kan vel bringe noen og enhver til
vanvidd dersom innleggelsen er stor. Dette er en enkel måte å få fatt i filnavnene:
1.
I en mappe, høyreklikk, pek på Ny og velg Tekstdokument.
2. Åpne tekstdokumentet og skriv inn følgende tekst:
dir /a /b /-p /o:gen >C:\WINDOWS\Temp\file_list_full.txt
start notepad C:\WINDOWS\Temp\file_list_full.txt
3
Gå til Fil og velg Lagre som, lagre tekstfilen som en bat-fil, for eksempel «Innhold i mappe.bat».
4.
Flytt eller kopier filen inn en mappe som du vil ha tak i filnavnene
5.
Dobbelklikk på filen
6.
En tekstfil dukker nå opp med alle filnavnene i mappen, merk filnavnene og lim de inn i et Excel-ark og du er i gang!
Slik ser det ut
Bilde til høyre viser bakerst innholdet i en mappe i Windows. I
midten ser vi resultatet man får av å dobbelklikke på filen «innhold
i mappe.bat». Fremst ligger scriptet i bat-filen.
Denne metoden er svært enkel i bruk og kan spare deg for mye
arbeid!
Slik lager man en CSV
En CSV-fil kan sees på som et Excelark uten formateringer. Derfor begynner man med en Excel-fil og lagrer denne til
CSV når filen er ferdig.
1. Opprett en ny mappe på din egen datamaskin
2. Legg alle filene som skal legges inn i via CSV i denne mappen.
3. Åpne Excel og lagre det tomme regnearket med
filnavnet «Innlegg via csv.xlsx» i samme mappe som bildene er samlet i.
4. I Excelarket, i rad 1 kolonne A, B, C og D, sett
inn teksten Filnavn, Tilknytning, NOBB-nr og
Type som vist på bilde. Mediabanken vil alltid
starte lesingen i rad 2, dersom man har verdier i
rad 1 som knytter en fil, vil denne bli hoppet
over.
Kolonne A, Filnavn
Kolonnen skal inneholde filnavn og hele filnavnet må
være med. Altså det må stå «Tak.jpg», ikke bare
«Tak». Filnavn kan importeres via en tekstfil, Se eget
kapittel for dette
Kolonne B, Tilknytning
Kolonnen forteller systemet om det er et NOBB-nr/
NOBB modul-nr som står i kolonne C. Skriv alltid inn «NOBB» her.
16
BRUKERVEILEDNING NOBB Mediabank
Kolonne C, NOBB-nr
Kolonnen skal inneholde nummeret på varen (NOBB modulen) filen i kolonne A skal knyttes til.
Kolonne D, Type
Kolonne D styrer om filen blir koblet som et produktbilde, produktdatablad, miljøbilde osv.
PB
= Produktbilde
MB
= Miljøbilde
FDV
= Forvaltning drift og vedlikehold
PRE
= Produktdatablad
HMF
= Helse-, miljø- og sikkerhetsfaktablad
BRO
= Brosjyre
SER
= Sertifikat, teknisk godkjenning
MAN
= Monteringsanvisning
EPD =Miljødeklarasjon
IFC
= 3D modell av BIM-objekt
YTE
= Ytelseserklæring (CE-merking)
MTG
= Målsatt tegning
BREEAM = Egenerklæring BREAAM-NOR
SDS
= Sikkerhetsdatablad (disse kan ikke lastes inn via CSV-innlegg, de skal legges inn via ECOonline)
5. Når alle data er på plass i Excel-filen, lagre Excel-filen til en CSV-fil. Trykk på Fil i Excel og velg Lagre som. I feltet Filtype, velg CSV (semikolondelt) (*.csv), (trykk bokstaven C på tastaturet så er filtypen lettere å finne). Påse at CSV-filen lagres i samme mappe som filene er samlet. Det vil nå dukke opp to spørsmål på
skjermen, svar OK og Ja på disse.
6. Lukk CSV-filen når den er lagret.
7. I NOBB vareeier, åpne panelet Media og trykk på fliken NOBB media. Deretter trykk på linken Last opp filer.
8. Vinduet Last opp media vil nå dukke opp. I øverste halvdel av vinduet, trykk på knappen Last opp CSV.
9. Velg filen du laget i punkt 5, trykk deretter Åpne.
10. I vinduet Last opp media kan man nå se filene som skal lastes inn via CSV-filen. Trykk neste.
11. Opplastingen og tilknytningen av filene starter, vennligst vent til denne prosessen er ferdig. Mediabanken vil gi
en melding på skjermen om at den er ferdig med innlastingen. Det er ofte lurt å foreta en liten kontroll på at
innleggelsen ble som forventet.
Filer som ligger i CSV-arket uten at det er oppgitt noe nummer for tilknytning, vil bli lastet opp i mediabanken. Filene vil ikke
være synlig for andre enn vareeier. Dersom det er feil i regnearket vil du få en rapport med en tekstfil som inneholder hvilke
rader som er berørt. Sjekk da at filnavn faktisk ligger i mappen, at filnavnet er identisk i mappen og regnearket, at det ikke
inneholder ulovlige tegn og at varen/modulen er godkjent.
BRUKERVEILEDNING NOBB Mediabank
17
MANUELL KOBLING AV FILER TIL VARER
Søk etter filer som er lastet opp
For å finne filene vi lastet opp, må vi søke etter disse. Dette gjøres i venstre del
av skjermen, i panelet Media under fliken NOBB media, se bilde.
Under den blå linken Last opp media finnes tre søkrekriterier, Media type, Koblet
og Opplastet. Sett Media type til Alle, Koblet til Alle og Opplastet til I dag. Trykk
på Søk.
De tre filene som ble lastet opp i dag og som er definert som produktbilde blir
synlige i høyre del av skjermen.
Søk etter fil via filnavnet
Man kan også søke etter filen via filnavnet. Benytt feltet Filnavn i Media panelet
På bilde vises ingen markering under Koblet, noe som indikerer at filene ikke har fått noen tilkobling.
Koble filer til varegruppestrukturen
I NOBB mediabank kan man koble et media til en hovedgruppe, varegruppe, modul eller vare. Dersom man kobler et
produktbilde til en varegruppe og deretter kobler et annet produktbilde til en av varene i varegruppen, overstyrer
sistnevnte bildet som er koblet til varegruppen. På denne måten kan man overstyre tilknytningen i varegruppestrukturen.
Dermed blir det enklere å koble for eksempel felles dokumentasjon for alle varer og overstyre koblingen på et lavere nivå.
Alle hovedgrupper, varegrupper, moduler og varer har en flik kalt Media som blir synlig når du aktiverer den, her ser man
filer som er koblet til den aktuelle plasseringen man er inne på. Hvis man for eksempel har tilbehør i samme modul som
varene, kan man legge dokumentasjonen for varene på modul og for tilbehøret på varene.
To metoder for å koble media
Det finnes to metoder for å koble media:
Dra - slipp: Man tar tak i et media, drar det over til en hovedgruppe, varegruppe, modul eller vare og slipper. Mediabanken
kvitterer med en melding før koblingen blir gjennomført.
Kopier - lim inn: Merk et media som skal knyttes til. Trykk ctrl+c eller benytt høyre museknapp og Kopier. Merk deretter
varene/modulene/varegruppene/hovedgruppene som skal ha mediaet koblet til. Lim deretter inn bilde via ctrl+v eller
høyreklikk og Lim inn. Mediabanken kvitterer med en melding på skjermen før koblingen blir gjennomført.
18
BRUKERVEILEDNING NOBB Mediabank
Koble media med dra - slipp metoden
Denne metoden brukes når et media skal kobles til en vare, modul, varegruppe eller hovedgruppe.
I dette tilfelle skal et produktbilde knyttes til en enkeltvare. Metoden er identisk uavhengig av om man knytter til en vare,
modul eller i varegruppestrukturen.
Punktene i teksten refererer til bilde nederst.
1. Finn varene som bilde skal knyttes til. Benytt varegruppestrukturen og bla deg frem til riktig modul (punkt 1). Aktiver
modulen slik at varene vises i øverste vindu. Du kan også søke etter modulen i panelet Søk (punkt 2).
2. Finn så bilde som skal knyttes til varen, dette gjøres ved å benytte søkekriteriene i panelet kalt Media (punkt 3). Sett
parameterene til Media type Alle, Koblet Nei, Opplastet I dag og trykk Søk
3. I venstre del av nederste høyre vindu, merket punkt 4, finner du to fliker. På bilde merket Vare og Media søkeresultat.
Her skifter man mellom detaljer for en vare og innholdet i mediabanken du fant via forrige søk. (Du vil oppleve at
den som her heter Vare skifter til eksempelvis Modul, Hovedgruppe eller Varegruppe, alt etter hva du har aktivert i
applikasjonen.)
4. Aktiver Media søkeresultat og ta tak i et bilde med musen (punkt 5), hold museknappen inne og pek på varen som
skal ha bilde (punkt 6). Varen markeres blå slik at du lett kan se hvor du treffer. Det vises også et bilde som indikerer
at du trekker et bilde (punkt 7) Når riktig vare blir blå, slipp museknappen.
5. En melding vises på skjermen for å informere deg hva du gjør (punkt 8). Dersom varen har bilde allerede, vil du få
spørsmål om du ønsker å erstatte. Trykk OK for å utføre.
6. Trykk på Søk en gang til i Mediapanelet for å oppdatere innholdet i Media søkeresultat. Under kolonnen Koblet vil
man nå se en blå hake som markerer at denne filen er koblet og et blått plusstegn. Trykk på plusstegnet for å se
hva filen er koblet til.
For å se at varen har fått bilde, merk varen i øverste vindu. Trykk på fliken Vare (punkt 4) slik at du igjen ser detaljene
for varen. Trykk deretter på fanen Media for varen i nederste vindu. Slik kan du se hvilke mediafiler som er koblet til
denne varen.
BRUKERVEILEDNING NOBB Mediabank
19
Koble media med kopiér - lim inn metoden
Dersom man skal koble et media til mange varer bør man knytte via kopiér - lim inn.
I dette eksemplet skal et produktbilde knyttes til flere varer, men ikke alle varene i modulen skal ha bilde. Metoden er
identisk uavhengig av om man knytter til en vare, modul eller høyere opp i varegruppestrukturen, eller om man jobber
med dokumentasjon og video.
Punktene i teksten refererer til bilde nederst.
1. Finn varene som bilde skal knyttes til. Benytt varegruppestrukturen og bla deg frem til riktig modul (punkt 1). Aktiver
modulen slik at varene vises i øverste vindu. Du kan også søke etter modulen i panelet Søk (punkt 2).
2. Deretter må du finne bilde som skal knyttes til varene, dette gjøres ved å benytte søkekriteriene i panelet kalt Media
(punkt 3). Ekempelvis Koblet Nei, Opplastet I dag. Trykk Søk.
3. I venstre del av nederste høyre vindu, merket punkt 4, finner du to fliker, på bilde merket Vare og Media søkeresultat.
Her skifter man mellom detaljer for en vare og innholdet i mediabanken du fant via forrige søk. Du vil oppleve at den
øverste fliken skifter til eksempelvis Modul eller Varegruppe, alt etter hva du har aktivert i applikasjonen.
4. Aktiver fliken Media søkeresultat (punkt 4) og merk bilde som skal kobles (punkt 5). Kopiér filen ved å enten trykke
ctrl+c eller høyreklikk og velg kopiér.
5. I øverste høyre vindu, merkes de varene som skal ha bilde (punkt 6). Lim inn bildet ved enten å trykke ctrl+v eller
høyreklikk og velg Lim inn (punkt 7)
6. En melding vises på skjermen for å informere deg hva du gjør. Dersom varen har bilde allerede, vil du få spørsmål
om du ønsker å erstatte. Se eget avsnitt kalt «Erstatt media» lengre bak i dette heftet.
For å se at varen har fått bilde, merk varen i øverste vindu. Trykk på fliken Vare (punkt 4) slik at du igjen ser detaljene for
varen. Trykk deretter på fanen Media for varen i nederste vindu. Slik kan du se hvilke mediafiler som er koblet til denne
varen.
20
BRUKERVEILEDNING NOBB Mediabank
SØK OG EGENKONTROLL AV TILKNYTNING
Vare- og mediaperspektivet
Det er to måter å se filene i NOBB mediabank, vi kan kalle det for et vareperspektiv og et mediaperspektiv. Man skifter
mellom de to via to fliker i hovedvinduet, på bilde under er disse markert med en rød ring.
Bilde viser flikene hvor man bytter mellom varedetaljene og media søkeresultat.
Vareperspektiv
Når man ser et media via en vare, ser man mediaene via
et vareperspektiv, vist på bilde til høyre. Da ser man en
oversikt over alle filer som er koblet til denne varen.
Haken i kolonnen Koblet viser at filen er koblet til NOBB
og man kan trykke på pluss-tegnet for å se alle NOBB-nr.
Dersom man søker etter en av de andre varene denne
filen er koblet til, vises samme fil i Media-fliken, noe som
fører til at man kan få inntrykk av at samme media ligger
lagret på flere steder i mediabanken. Dette er ikke tilfelle,
det er fil som er knyttet til flere varer og vises dermed
flere ganger.
Samme metode benyttes dersom man ønsker å se hvilke
filer som er kobler til en modul, varegruppe eller
hovedgruppe, da vil fliken Vare hete Modul osv.
Mediaperspektiv
Den andre måten og se filene på er via et mediaperspektiv, vist i bilde til høyre. Da bruker man søkekriteriene i Mediapanelet for å søke i databasen. Ved å
justere kriteriene mediatype, koblet og opplastet, kan du
for eksempel se en samlet visning av alle FDVdokumenter som er koblet og som ble lastet opp i dag.
I feltet kalt Filnavn kan man søke etter filer dersom man
vet hele eller deler av filnavnet. Dette er også en god
grunn til å ha intuitive filnavn på filene i NOBB
mediabank.
Bildene til høyre viser samme media via varen (vareperspektiv) og mediasøket (mediaperspektiv)
BRUKERVEILEDNING NOBB Mediabank
21
Forskjellen mellom vare- og mediaperspektivet
For å se forskjellen mellom vare- og mediaperspektivet, er det viktig å forstå at begge perspektivene viser de samme
varene, de samme filene og de samme koblingene. Forskjellen mellom perspektivene er måten vi betrakter relasjonen
mellom varer og media, enten vinklet fra et vareperspektiv eller et mediaperspektiv. Dessuten vil noen handlinger ha
forskjellige effekter utfra om man utfører handlingen via varen eller mediaetsøket.
I et tenkt tilfelle har vi en fil som er koblet til 10 varer og vi ønsker å fjerne alle koblingene. Dersom vi fjerner koblingen når
vi ser mediaet via vareperspektivet, altså via varen, fjerner vi koblingen til varen vi står på, men beholder koblingen til de
andre varene. Dette gir med andre ord muligheten til å endre koblingen vare for vare, modul for modul osv.
Men siden vi ønsker å fjerne koblingen til alle 10 varene samtidig, vil det være
tidkrevende å fjerne koblingen på en og en vare. Det er da man benytter
mediaperspektivet. Når man har funnet mediaet via mediasøket, markeres filen og
trykker på Fjern kobling. En melding på skjermen vil dukke opp, trykk OK og koblingen
til samtlige 10 varer forsvinner.
Søke etter en fil
I NOBB mediabank kan man ikke ha to filer med samme filnavn. Vi anbefaler
ikke at man laster opp identiske filer med forskjellige filnavn fordi flere varer
skal ha samme bilde, da er det mer effektivt å knytte et bilde til alle varene. Det
er både dobbelt så effektivt å legge inn og å vedlikeholde.
NOBB mediabank har tre metoder for å finne en fil:
- Bla i detaljene for hovedgruppe, varegruppe, modul eller vare
- Søke etter filen via feltet Filnavn i Media panelet
- Søke etter filen via søkekriteriene i Media panelet
Dersom man vet hvor mediaet er knyttet, kan man bla i varegruppestrukturen
for å finne en fil. Dette er også en god måte å kontrollere at en fil er riktig
knyttet dersom man ikke syns kolonnen Koblet med nummer og hjelpetekst er
til hjelp. Når man blar i varegruppestrukturen, ser man filene fra et
vareperspektiv.
Å benytte søkemulighetene i Mediapanelet gir et overblikk sett fra et
mediaperspektiv og resultatet sees i filken Media søkeresultat. På bilde til
høyre ser man eksempel på kriterier man kan benytte for å søke etter filer.
Koble en fil til flere varer
I mange tilfeller kan en fil dekke mange varer, da er det viktig at man laster opp en fil og kobler den til mange varer. Dersom
filen skal gjelde for alle varene i en modul, kan man koble den til modulen istedenfor alle varene i modulen. Den største
fordelen er at nye varer i modulen automatisk får alle filer som er koblet til modulen. Dersom noen av varene skal ha en
annen fil i samme koblingstype, kan disse legges på varen, da overstyres filen fra modulen. Hvis noen av varene ikke kan
ha filen og man ikke har en annen fil, må filen knyttes til varene.
Selve koblingen skjer etter samme oppskrift som beskrevet i kapitlet Knytte filer til varer. Altså, dra - slipp eller kopiér - lim inn.
Forhåndsvise en fil
Man kan se en forhåndsvisning av et bilde eller dokument ved å enten
dobbelklikke på filen eller høyreklikke og velge Åpne fra kontekstmenyen.
Forhåndsvisning er tilgjengelig for både bilder og dokumentasjon.
22
BRUKERVEILEDNING NOBB Mediabank
Har jeg koblet filen til riktig modul?
Vi har tre metoder for å kontrollere at vi har koblet riktig. Disse er nettsiden www.nobb.no, kolonnen Koblet i NOBB vareeier
og dekningsrapporten. De to siste metodene er beskrevet under.
Kolonnen Koblet
Den raskeste metoden er å benytte kolonnen
Koblet som man ser i søkeresultatet eller på
detaljene for varen, modulen, varegruppen eller
hovedgruppen. Når man åpner det blå plusstegnet
vises hvor filen er koblet og beskrivelse på
koblingen som er valgt, altså varetekst 1,
modultekst osv.
Bilde til høyre viser filer via mediasøket der vi har
åpnet de nederste plusstegnene. Noen bilder er
koblet til en vare, andre til flere. Et av bildene er
koblet til en hovedgruppe, her vises navnet på
hovedgruppen som hjelpetekst. Dersom man ser
mediaene fra et vareperspektiv, vil også kolonnen
Koblet være synlig.
Under vises oversikten over media som er koblet
til en hovedgruppe. Hovedgruppen er aktivert i
venstre del, vi ser varegruppene i hovedgruppen i
øverste vindu og Media-fanen er aktivert i nederste
høyre vindu.
Dekningsrapport
Bilde viser åpningsskjermen i NOBB vareeier med
status for dine varer. Du kan komme tilbake til
dette bilde når som helst ved å trykke på huset i
verktøylinjen.
Dekningsrapporten er alltid tilgjengelig både i
NOBB vareeier og via NOBB.no. I NOBB vareeier,
finn statusfeltet oppe til venstre på skjermen,
nederst finner du Media og Rapport. Trykk på
Rapport og en rapport i Excelformat vil åpne seg.
På NOBB.no må du logge deg på, trykk på Min
side, deretter Rapporter og velg Mediarapport per
leverandør.
Alle rapportene viser status fra nattkjøringen,
dersom du har lagt ut filer vil de vanligvis ikke bli
synlig i rapporten før dagen etter.
BRUKERVEILEDNING NOBB Mediabank
23
FJERNE KOBLING
To måter å fjerne koblingen til NOBB
I NOBB mediabank har man full råderett over hvilke varer en fil skal være knyttet til. Dersom en fil ikke er knyttet til en vare
blir den likevel ikke borte, den blir liggende i NOBB mediabank inntil den blir slettet av vareeier. Men en fil som ikke er
knyttet til NOBB er ikke synlig for andre enn vareeier.
Det er to måter å fjerne knytningen til NOBB og det er viktig å forstå forskjellen på disse:
Finner man en fil via varedetaljene/Media-fanen og fjerner koblingen, forsvinner kun knytningen til denne varen.
Finner man en fil via søkekriteriene i Mediapanelet og fjerner koblingen, fjernes ALLE koblingene for denne filen.
Dette gir også muligheter når man jobber med vedlikehold. I NOBB mediabank kan man altså styre koblingen på et overordnet
nivå eller detaljstyre koblingen helt ned til en og en vare.
Fjerne media fra en vare
1. Finn varen via Søk-panelet eller via varegruppestrukturen
2. Aktiver varen slik at detaljene vises i nederste høyre vind
3. Trykk på Media-fanen, slik at alle mediaene koblet til denne varen vises
4
Trykk på mediaet som skal kobles ut
5. Trykk på Fjern kobling øverst i hovedvinduet
6. Mediaet forsvinner fra varen
Koblingen er nå fjernet, men bildet er ikke slettet eller fjernet fra andre varer. Endringer som skal utføres på et høyere nivå
i varegruppestrukturen foregår på samme måte, bare at man må aktivere riktig nivå og se på innholdet i Media-fanen.
Fjerne alle koblinger for en fil
1. Finn filen som skal fjernes helt via søkekriteriene i Media-panelet.
2. Marker filen
3. Trykk på Fjern kobling øverst i vinduet
4. En melding på skjermen spør om du virkelig vil slette ALLE koblingene. Trykk OK
5. Plusstegnet i kolonnen Koblet forsvinner, filen er ikke lenger koblet til NOBB
24
BRUKERVEILEDNING NOBB Mediabank
LAST NED, ERSTATT OG SLETT MEDIA
Laste ned originalversjonen av et media
Det er mulig å laste ned originalversjon av en fil som ligger i NOBB mediabank. Dette gjøres ved å kopiere innholdet i
mediabanken og lime dette inn i en mappe på din datamaskin. Vær oppmerksom på at noen filer i NOBB mediabank er
relativt store noe som kan, i kombinasjon med din lokale båndbredde, påvirke nedlastingstiden.
Slik gjør du:
1. Gjør klar en mappe på din egen maskin som skal motta de originale filene
2. Åpne NOBB mediabank, finn filene som skal lastes ned via varegruppestrukturen eller søk i Media-panelet.
3. Aktiver et eller flere media, kopier filen ved å bruke ctrl+c eller høyreklikk for konteksmeny
4. Skift over til mappen du opprettet i punkt 1
5. Lim inn media i mappen på din egen maskin
6. Etter nedlastingen er fullført blir filen synlig
Erstatte media
Man kan ikke ha to media med identisk navn i NOBB vareeier. Dersom du forsøker å
laste opp et media med samme navn som et eksisterende media, får du forespørsel om
du ønsker å erstatte filen. Dette er et effektivt verktøy dersom du skal erstatte gamle filer
med nye, uten å påvirke tilkoblingen. Dersom du laster opp mange filer som skal
erstattes, vil meldingen på bilde komme opp for hver enkelt fil. Nederst er det en
avkryssing som fører til at det valget du gjør kan gjelde alle filene i opplastningen.
Slette et media
Å slette en fil gjøres ved aktivere filen som skal slettes, deretter trykk Delete-tasten på tastaturet, høyreklikke og trykke
Slett i kontekstmenyen eller på Slett-knappen øverst i vinduet. Det vil komme en melding på skjermen for å bekrefte at filen
skal slettes, etter det er det ingen angremulighet.
BRUKERVEILEDNING NOBB Mediabank
25
OVERSTYRING AV EN KOBLING
Kobling av filer til varegruppestruktur
I NOBB mediabank kan man koble filer til varer, moduler, varegrupper og hovedgruppe.
Dette kan forenkle koblingen av en fil som er koblet til flere moduler. Vi vet at noen vareeiere har lik FDV-dokumentasjon
på store deler av sitt varesortiment som er registrert i NOBB. Med denne ordningen blir koblingen enklere og oversikten
bedre.
Overstyring i strukturen
Dersom man kobler en fil til en hovedgruppe, vil alle varer registrert i hovedgruppen få koblet filen automatisk, både varer
som er registrert og de som kommer til i fremtiden. Dersom man legger inn en ny fil på et lavere nivå, for eksempel på en
av modulene i hovedgruppen, vil filen som ligger på modulen vises på varene registrert i denne modulen. Det betyr at filen
som er koblet til modulen overstyrer filen som er koblet på hovedgruppen. Virkemåten har mye tilfelles med hvordan
rabattene fungerer i NOBB-Kontrakt.
Det er det laveste nivå som bestemmer, men det sier seg selv at skille mellom god funksjonalitet og kaos er liten. Derfor
bør man bruke denne funksjonaliteten med fornuft.
Bilde viser filer som er koblet og hvor de vises illustreres med farge. Man ser at den røde er koblet til en hovedgruppe, men
blir overstyrt på modulnivå av den gule filen. Man kan ikke koble en fil til en overgruppe.
26
BRUKERVEILEDNING NOBB Mediabank
SIKKERHETSDATABLAD
Legg sikkerhetsdatablad inn i NOBB!
Det er viktig for dine kunder å ha tilgang til sikkerhetsdatablad via NOBB for produkter som berøres av dette lovverket. Det
er også viktig at dine kunder har siste oppdaterte versjon av databladet, derfor er riktig innleggelse av sikkerhetsdatablad
helt avgjørende for at de elektroniske stoffkartotekene skal være oppdaterte. Farlige kjemikalier til yrkesmessig bruk skal
ha sikkerhetsdatablad, det vil si stoffer og stoffblandinger som har helsefarlige, brannfarlige, eksplosive eller miljøskadelige
egenskaper. Les mer på arbeidstilsynets hjemmesider.
Sikkerhetsdatablad skal ikke legges inn i NOBB mediabank som all annen dokumentasjon, den må legges inn i
ECOonline og tilføres NOBBnr i eget felt.
Alt som skal til er at man registrerer sikkerhetsdatabladet, laster opp PDF-filen og legger til NOBBnr i eget felt. Da vil
sikkerhetsdatabladet vises på NOBB.no og i vår webservice dagen etter. Tjenesten hos ECOonline kalles ECOonline
AnyLink og er gratis, i tilegg til flere andre nivåer innen deres produkter. Ta kontakt med ECOonline for å få tildelt brukernavn
og passord.
Den vanligste feilen
Den vanligste feilen som blir gjort er at sikkerhetsdatablad legges inn som HMF i NOBB mediabank. Dette er altså feil,
siden HMF er et datablad til bruk på produkter som ikke faller innunder bestemmelsene for teknisk/kjemiske produkter.
Mange vareeiere har også sikkerhetsdatablad registrert i ECOonline, men man har glemt å påføre NOBBnummer i feltet
som heter NOBBnr. Vår erfaring viser at HMS-ansvarlig ofte ikke vet hva dette feltet i ECOonline gjør. Sjekk derfor med din
HMS-ansvarlig at dette blir gjort.
BRUKERVEILEDNING NOBB Mediabank
27
MARKEDSMEDIA
Lag ditt eget arkiv for markedsmedia
Vareeiere får ofte henvendelser fra byggevarekjeder og andre som ønsker å få tilsendt markedsføringsbilder til bruk i
kampanjer, kundeaviser osv. Mottaker kan kreve at filene ikke skal benyttes av andre, noe som medfører at filene ikke kan
kobles til NOBB.
Høyoppløselige filer beregnet til trykk kan være relativt store og dette medfører problemer dersom man forsøker å sende
de på e-post. Dette kommer av at mange bedrifter har begrensning for hvor store vedlegg man kan sende eller motta per
e-post. Alt dette medfører at man ofte må brenne en CD som sendes i posten, noe som både er tidkrevende og medfører
ventetid.
Kort oppsummert har vareeier behov for å lagre markedsmedia som ikke er knyttet til NOBB, som ikke er synlig for andre
med funksjonalitet som forenkler forsendelsen av disse mediaene. Alt dette ligger i fliken Markedsmedia i Media-panelet.
I NOBB mediabank Markedsmedia kan du:
-
opprette mapper på ett nivå etter eget ønske
lagre bilder som ikke er synlig for andre og som ikke vises i webservice
laste opp markedsmedia på samme måte som i NOBB mediabank
sende en fil, flere filer eller hele mapper på e-post direkte i applikasjonen.
Mottaker mottar en e-post med link for nedlastning, slik at forsendelsen ikke går via din e-post. Linken er gyldig i 7 dager.
Filer som allerede ligger i NOBB media kan ikke kopieres direkte over i Markedsmedia, man må laste filene opp på nytt.
Bilde viser innholdet i fliken for Markedsmedia til venstre og opplastet materiale plassert i mappen Reklamebyrå i øverste
vindu
28
BRUKERVEILEDNING NOBB Mediabank
Opprette mapper
For å kunne laste opp, må man først opprette en mappe. Dette gjøres ved å trykke
på knappen Ny mappe, deretter kan man gi mappen ønsket navn.
Last opp media
Benytt samme metode som ved opplasting i NOBB mediabank. Eneste forskjellen
er at man må opprette en mappe og aktivere denne før man trykker Last opp
media. Opplastet media vises i øverste høyre del av skjermen når man aktiverer
en mappe i Media-panelet.
Endre navn på mappe
Man kan endre navn på en mappe, høyreklikk på mappen og velg endre navn. Navnene sorteres alfabetisk ved neste
innlogging.
Laste ned originalversjon av opplastet media
På lik linje med NOBB media kan man laste ned originalversjonen av et media til egen maskin. Dette gjøres ved å
kopiere mediaet direkte i applikasjonen og lime det inn i en mappe på din lokale maskin.
Sende filer via e-post
Mange bedrifter har satt begrensinger på hvor
store vedlegg en e-post kan inneholde og
dette kan medføre problemer når man skal
sende store og høyoppløselige filer til kunder.
I Markedsmedia kan man via en integrert
e-postsender sende en fil, utvalgte filer eller
hele mapper til mottaker, uten at din e-post blir
belastet.
Eksempel:
På bilde har vi først merket mappen Reklamebyrå i Media-panelet og deretter merket de
tre bildene som skal sendes i øverste høyre
vindu.
Så trykket vi på knappen Send i Media-panelet
for å vise vinduet som heter Send Markedsmedia.
Feltene i vinduet fylles ut med e-post, tittel og en melding til mottaker.
Trykk OK og meldingen sendes.
Mottaker vil motta en link for å laste ned en zippet fil med inneholdet du sendte samt meldingen du skrev inn i feltet
Melding.
Linken for nedlasting er tilgjengelig i 7 dager.
BRUKERVEILEDNING NOBB Mediabank
29
DELE OPP ELLER SETTE SAMMEN DOKUMENTER
Du har kanskje behov for å knytte flere dokumenter på samme koblingstype i NOBB, som for eksempel flere sertifikater på
samme vare? Eller du har en katalog som kan splittes opp og brukes til å dokumentere enkeltprodukter?
I tillegg har du kun et pdf-dokument som er «låst» for redigering?
Med Adobe Acrobat Pro kan du editere alle pdf-dokument på en meget enkel måte. Her kan man veldig raskt trekke ut og/
eller legge til sider i en pdf-fil og lagre de på den måten som passer deg best. Under nedtrekksmenyen «Documents» finner
du muligheter til å sette inn sider, trekke ut en eller flere sider, erstatte en side, slette en eller flere sider og splitte et
dokument.
Når du jobber med denne type funksjonaliteter er det lurt å lage en kopi av filen og jobbe videre med kopien. På den måten
forhindrer du at du ødelegger utgangspunktet ved en feiltakelse.
Dersom filstørrelsen blir veldig stor kan du også benytte Reduse file size via Document-menyen. Denne lagrer dokumentet
til en web-versjon uten å forringe utskriftskvaliteten dramatisk.
30
BRUKERVEILEDNING NOBB Mediabank
ORD OG BEGREPER
NOBB-nummer
er nummeret en vare får i NOBB. En vare kan kun registreres en gang og et NOBB-nr lever
for evig tid, selv om varen er tatt ut av produksjon.
NOBB-modulnr.
er en gruppe med NOBB-varer samlet under ett modulnummer. F.eks. kan en modul inneholde
10 NOBB-nr. med samme type vare men med forskjellig tykkelse eller farge.
Produktbilde
er et bilde av selve produktet uten bakgrunn eller med nøytral bakgrunn.
Miljøbilde
er et bilde hvor produktet vises i forbindelse med miljøet det skal plasseres i. F.eks. på et
miljøbilde vil hele huset vises dersom takstein er produktet.
Varegruppestruktur
er byggebransjens fellesstruktur i NOBB. Strukturen har tre nivå, Overgruppe, hovedgruppe
og varegruppe . Varegruppen har sju siffer som leses 2+2+3 siffer, eksempelvis 1005310. Da
er 10 Overgruppen, 1005 Hovedgruppen og 1005310 Varegruppen. Går man inn i varegruppen,
finner man moduler.
Preview bilde
er et lite forhåndsvisningsbilde av filen.
Fil
er en fellesbetegnelse for tekstdokumenter, pdf-dokumenter, bilder, lyd og programmer.
Filformat
«Filformat» eller «filtype» kjennes gjerne igjen på etternavnet til fila. Eks.: cool.jpg forteller at
fila er en JPEG-fil.
Frilegge
(også kalt å dypetse eller beskjære) er å klippe ut et objekt fra et bilde eller fjerne bakgrunnen
for å lage bildet nøytralt. Et stort bilde kan med fordel beskjæres i et bildebehandlingsprogram
ved å lage en «bane» rundt objektet, som gjør at alt utenfor «banen» forsvinner, dersom det
bare er et utsnitt av bildet som skal benyttes. Dette kan redusere datamengden og gjøre
dokumentet «lettere».
Pixel
er en sammentrekning av «picture elements» og står for det minste element i et bilde som er
bygget opp som punktgrafikk/bitmap. Punktgrafikk eller bitmap, som det heter på engelsk,
står for «punktkart», dvs. en punktvis representasjon av et bilde eller et grafisk element.
DPI og PPI
Når bilder behandles digitalt, brukes ofte betegnelser som ppi og dpi i forhold til oppløsning.
Antall pixels pr. inch eller dots pr. inch (ppi eller dpi) angir hvor tett bildet er digitalisert eller
lagret. I praksis er ppi eller dpi det samme, så lenge det er snakk om bildet i sin digitale form.
Når det gjelder utskrift, opererer man kun med dpi som enhet for output-oppløsning, da
pikslene nå er omdannet til prikker via skriveren.
Oppløsning
Hvor høy oppløsning trenger du? Først og fremst må du gjøre deg opp en mening om hva du
ønsker å bruke det digitale materialet til. Bilder som skal brukes til bøker og blader, må som
regel ha en høyere oppløsning enn bilder som skal brukes til nettsider, e-post osv. Oppløsning
står for den digitale tettheten i grafikken. På samme måte som med korning i vanlige bilder,
har digitale bilder «korning» i form av pixels eller punkter. Ved lav oppløsning er hver piksel
tydelig, og bildet mangler detaljer, i motsetning til høy oppløsning som har langt flere dpi, dots
pr. inch (tomme). For å få et fullgodt resultat på trykk (blad/magasin), må oppløsningen være
minimum 200 dpi (de fleste trykkerier foretrekker 300 dpi). Dette betyr i praksis at bilder som
klippes fra Web-sider ikke kan benyttes til gjengivelse i en trykksak. Nettbilder er tilpasset
visning på dataskjerm, og her er oppløsningen kun 72 eller 96 dpi. Man må også ta i
betraktning hvor stort bildet er i høyde og bredde. Et bilde med høy oppløsning, eks. 300 dpi,
som bare er 5 x 5 cm stort vil få mindre og mindre oppløsningen når man skalerer bildet opp.
Det er derfor vesentlig at bildets størrelse ikke er for liten i forhold til oppløsningen. Men som
et utgangspunkt kreves det at et bilde er A5 eller større ved 300 DPI.
CMYK
CMYK er et fargesystem som brukes i forbindelse med trykk og reproduksjon. Trykkfargene
er Cyan (blå), Magenta (rød), Yellow (gul) og blacK (sort). Blanding av disse fire fargene er
nok til å skape en troverdig kopi av en original.
BRUKERVEILEDNING NOBB Mediabank
31
32
RGB
RGB er et fargesystem som består av fargene Rødt, Grønt og Blått. Skanneren «gir fra seg»
et digitalt bilde som er sammensatt av fargene rødt, grønt og blått. Dette er også fargene som
benyttes for å gjengi bilder på dataskjermen eller på en TV. Selv om den lokale fargeskriveren
kan skrive ut et bilde i RGB-format, klarer ikke trykkeriet nødvendigvis det samme. For at
bildet skal bli trykkbart, må det konverteres til CMYK.
JPEG (eller JPG)
(Joint Photographic Experts Group) er det vanligste bildeformatet innenfor digital
bildebehandling. JPEG-komprimeringen gir kvalitetstap; hver gang du endrer og lagrer et
JPEG-bilde, mister du detaljer. Derfor bør en ikke benytte JPEG gjentatte ganger på samme
bilde. JPEG-bilder av høy kvalitet er så å si umulige å skille fra originalbildet. Velg høy kvalitet
(10–12) hvis du vil opprette en stor fil som ser bra ut, eller velg lavere kvalitet (3–6) hvis du
vil ha en mye mindre fil med færre detaljer. JPEG blir ofte brukt ved lagring av digitale
fotografier, spesielt til bruk på Internett.
GIF
(Graphics Interchange Format) er ett av de to mest populære filformatene for bilder i
forbindelse med web-publisering (JPG er det andre). Likevel er GIF-formatet uegnet som
bildeformat, og særlig lite egnet til å gjengi høyoppløselige bilder. Grunnen til dette er at GIF
benytter en tapsfri komprimering med maksimum 256 farger. Derfor benyttes formatet kun til
grafikk, logoer, thumbnails (små bilder) og animasjoner (f.eks reklame ect).
PNG
(Portable Network Graphics) er en erstatter for GIF og har store likheter, men ikke begrenset
til 256 farger, pluss at den kan ha gjennomsiktig bakgrunn. PNG brukes mest til bilder som
har store felter med lik farge som gir mindre filstørrelse en JPG. Formatet er likevel ikke egnet
til høyoppløselige bilder, siden filstørrelsen kan bli stor og PNG støtter ikke CMYK. PNG
støtter heller ikke animasjon, slik GIF gjør.
EPS
(Encapsulated PostScript) foretrekkes av de fleste reklamebyråer, grafiske bedrifter o.l., og
egner seg for lagring av illustrasjoner med høy oppløsning, som skal brukes i trykksaker. EPS
er et vektorformat, og kan derfor skaleres uten kvalitetstap. Vektor betyr at bildene tegnes og
lagres som en matematisk forklaring av strekens bevegelse. F.eks. vil en sirkel kort og godt
ligge lagret som diameter x 3,14 samt verdien for tykkelse på streken. Sammensatte tegninger
vil selvsagt ligge lagret som svært omfattende beregninger. Fordelen med denne metoden er
at man kan forstørre og forminske tegningen uten kvalitetsforringelse bare ved å øke
dimensjonene i det regnestykke som skal gjøre beregningene.
Tiff (eller Tif)
(Tagged Image File Format) kan lagre alle fargedybdenivåer og er sannsynligvis det beste
formatet du kan bruke når du skal redigere eller skrive ut et bilde senere. Den bevarer
kvaliteten og er derfor ideelt for lagring av originaler. Filene kan bli relativt store, men
bildekvaliteten er glimrende. Bildestørrelsen kan reduseres via JPG komprimering og dette
fører ikke til tap av data, noe som er unikt for dette formatet. Tif er også velegnet for
«bildetransport» mellom ulike dataplattformer.
PDF
(Portable Document Format) er et system utviklet av Adobe Systems for å skape og lese
dokumenter, uavhengig av dataplattform. I stedet for å sende fonter, bilder og desktopdokumenter som separate dokumenter, samles alt i ett Pdf-dokument. Dette har liten
datamengde, noe som forenkler transporten mellom f.eks. byrå og trykkeri.
Zip
er et nyttig verktøy som gjør en i stand til å pakke sammen filer til en fil, og samtidig reduserer
den totale filstørrelsen. WinZip er det mest benyttede komprimeringsprogrammet blant PCbrukerne. For å «pakke opp» filene, benyttes programmet UnZip.
Stuff It
er filkomprimeringsprogrammet for Mac. For å «pakke opp» filene, benyttes Stuff It
Expander.
Sikkerhetsdatablad
het tidligere 16 punkt HMS og HMS står for Helse, Miljø og Sikkerhetsdatablad. Dokumentet
er lovpålagt men bare til kjemisk/tekniske produkter. I utgangspunktet skal alle produkt som
kan svelges, innåndes eller påføres ha denne dokumentasjonen. NOBB mediabank støtter
ikke denne typen dokumentasjon, fordi denne skal legges inn i ECO Online Anylink og påføres
NOBB-nr. Da overføres dokumentasjonen automatisk til NOBB
Produktdatablad
(PRE - Produkt datablad) er en teknisk beskrivelse av produktet.
BRUKERVEILEDNING NOBB Mediabank
FDV-datablad
står for Forvaltning, Drift og Vedlikehold, og beskriver hvordan et produkt vedlikeholdes,
rengjøres - og hvor ofte det skal gjøres.
Monteringsanvisning
(MAN-Montering) er beskriver hvordan montering og legging av et produkt skjer.
Sertifikat
(SER-Sertifikat) er en Teknisk godkjenning av et akkreditert kontrollorgan, eller et sertfikat
som bekrefter at produktet tilfredsstiller nasjonale eller internasjonale standarder er en
utenforstående vurdering av et produkt.
Brosjyre
(BRO-Brosjyre) lages av bedriften selv over produktene.
Dokumentasjon
består av enten egenprodusert dokumentasjon eller den dokumentasjon Byggtjeneste lager.
I Mediabanken legges kun egenprodusert dokumentasjon i form av PDF dokumenter.
Webservice er en teknologi for utveksling av data og funksjoner over Internett. Teknologien benyttes til alt
mulig i dagens IT-verden, uten at brukeren vet det. I NOBB benyttes webservice til å utveksle
bilder, dokumenter og grunndata mellom alle aktørene i databasen og leverer kontinuerlig
oppdatert data når man foretar et oppslag. Vår webservice kan inkluderes i eget ERP-system
slik at man får oppdaterte data rett inn i egne systemer.
Kontekst meny
er en meny som kommer til syne når brukeren for eksempel høyreklikker i en applikasjon.
Menyen gir et begrenset antall valgmuligheter, ofte relatert til objektet som var valgt før
brukeren høyreklikket.
Thumbnail
er et lite bilde som vises som en forhåndsvisning. Selve ordet betyr tommelfingernegl
BRUKERVEILEDNING NOBB Mediabank
33
STIKKORDSREGISTER
A
G
Automatisk tilkobling 14
GIF 32
B
I
Brosjyre 33
Identiske filnavn 22
Brukerprofil NOBB 5
Innhold i CSV 16
C
Installasjon 5
CMYK 31
J
CSV-fil 15, 16
JPEG 32
D
JPG 32
Dekningsrapport 23
K
DPI 31
Knytte filer til varer 12, 18
Dra - slipp 18
Koble filer 18
Dra - slipp metoden 19
Koblet 18
E
Endre navn på mappe 29
EPS 32
Erstatte media 25
F
FDV-datablad 33
Filformat 31
Filnavn 16
Filtype 8
Fjerne alle koblinger for en fil 24
Kobling av filer til varegruppestruktur 26
Kolonnen Koblet 23
Kontekst meny 33
Kopier - lim inn 18
Kopier - lim inn metoden 20
Krav til størrelse på et bilde 9
L
Lage en CSV 16
Last ned originalversjon 25
Last opp filer 8
Fjerne media fra en vare 24
M
Forhåndsvise en fil 22
Markedsmedia 7, 28
Frilegge 31
Media panelet 6
Førstegangsinnleggelse 7
Mediaperspektiv 21
Media type 18
Miljøbilde 31
Monteringsanvisning 33
34
BRUKERVEILEDNING NOBB Mediabank
N
T
NOBB media 7
Thumbnail 33
NOBB mediabank 5
Tif 32
NOBB-modulnr 31
Tiff 32
NOBB-nummer 31
Tilknytning 16
O
Type 17
Opplastet 18
V
Opplastingsvindu 12
Varegruppestruktur 31
Oppløsning 31
Vareperspektiv 21
Opprette mapper 29
Videoformat 8
Overstyring i strukturen 26
P
PDF 32
Pixel 31
PNG 32
W
Webservice 33
Z
Zip 32
Produktbilde 31
Produktdatablad 32
R
RGB 32
S
Semikolondelt 17
Sende media via e-post 29
Sertifikat 33
Sikkerhetsdatablad 32
Slett et media 25
Søke etter fil 22
Søk etter bilder 18
Søk og egenkontroll av tilknytning 21
BRUKERVEILEDNING NOBB Mediabank
35
Kontaktinformasjon.
6823
St Vika,
OlavsNO-0118
plass, NO-0130
B: Stensberggaten
27
Kontaktinformasjon:P:pb
P: Pb
1575
Oslo B:Oslo
Haakon
VIIs gt. 5
T:+47
23
11
44
00
W:
byggtjeneste.no
www.nobb.no
E:
[email protected]
T: +47 23 11 44 00 F: +47 22 83 42 33 E: [email protected] W: www.byggtjeneste.no W:www.nobb.no
Alle henvendelser vedr. innlegg og
drift av bilder og dokumentasjon
rettes til:
Øyvind Berild
Dir. tlf.: 23 11 44 30
E-post: [email protected]
Bilder og dokumentasjon for førstegangsinnleggelse kan sendes til oss
via filoverføring, på CD eller e-post.
Se også egne supportsider på
byggtjenste.no for nyttig informasjon om NOBB mediabank.
www.byggtjeneste.no