Transcript Prosessveileder for utarbeidelse av turnus.

Prosessveileder for utarbeidelse av turnus.
Aktivitet:
Hvordan:
Hvem:
1: Drøfte
Drøfte tanker om ny arbeidstidsordning med
Leder
aktuelle tillitsvalgte. Skrive drøftingsnotat – sendes m/tillitsvalgte
aktuelle forbund.
2: Statusmøte
Det er besluttet å gå inn i en turnusprosess. Leder
tar kontakt med stab/støttefunksjoner. Forbereder
turnusprosess: medarbeiderinnflytelse, lov/
avtaleverk, prosessveileder, ulike
arbeidstidsordninger. Hvordan starte opp og
gjennomføre prosessen? Hvem gjør hva? Støtte fra
hvem på hvilken måte? Avklare ansvarsforhold og
faktiske forhold, tidsperspektiv etc.
3: Personalmøte
Arbeidstidsordning som tema:
Leder m/
- Trenger vi ny arbeidstidsordning?
medarbeidergruppa
- Tenke utradisjonelle tanker – hva ønsker vi?
- Skape felles plattform for arbeid med
arbeidstidsordning.
- Skape realistiske forventninger/redegjøre for
faktiske forhold; rammer (årsverk, hjemler, lov- og
avtaleverk), hensyn leder må ta, vakanser,
fagdekning. Forpliktelser leder har i forhold til:
permisjon, stillingsvern, tilrettelegging, etc.
Lojalitet til tidligere prosesser og avtaler.
Tidsperspektiv på prosessen. Realitetsorientering
versus ønsker og muligheter; "Ingenting er umulig,
det umulige tar bare litt lenger tid".
- Interesse for å: Øke stillinger? Prøve noe nytt?
- Ta imot innspill fra medarbeiderne.
- Hva gjør vi? Hvordan? Hvem?
- Danne arbeidsgruppe: leder, plasstillitsvalgt(e),
ansattrepresentant (verneombud?).
- Eget referat fra møtet vedr tema skrives og
signeres av arbeidsgruppa – kopi til alle i
arb.gruppa.
4: Drøfte
(kan erstattes av
arbeidsgruppemøter hvis
alle aktuelle TV er
representert i
arbeidsgruppa)
Drøfte, hva har kommet fram og hva er tenkt
videre, med aktuelle tillitsvalgte. Skrive
drøftingsnotat – sendes aktuelle forbund.
Tenker man alternativ turnus skal det drøftes med
turnusteam.
1
Prosessveileder for utarbeidelse av turnus – anbefalt av turnusteam - 1/11
Leder m/ stabstøttefunksjoner
(personal- og
lønnsavdelingen,
vikarpool,
seksjons-/enhetsled
er)
Leder m/ aktuelle
tillitsvalgte
5: Arbeidstidsordninger Innhente dokumentasjon på ulike typer
arbeidstidsordninger, erfaringer med disse
Leder
Arbeidsgruppe
Medarbeidergruppa
6: Arbeidsgruppemøte
Arbeidsgruppa bestående av leder, tillitsvalgt(e) og Arbeidsgruppa
ansattrepresentant (verneombud?) møtes og drøfter:
- Hvilke arbeidstidsordninger er aktuelle
alternativer i vår avdeling/kan være aktuelle å prøve
ut?
- Kartleggingsskjema: skal avdekke ønsker og
behov hos den enkelte medarbeider.
Ta utgangspunkt i mal, hvilke spørsmål trenger vi/
trenger vi ikke? tilleggsspørsmål?
- Bemanningsplan/Vaktkoder – utarbeide forslag
med utgangspunkt i brukernes behov, fagdekning,
gjeldende årsverk, etc.
- Andre kriterier man ønsker skal legges inn i
arbeidstidsordningen. Ta utgangspunkt i mal: hvilke
kriterier er aktuelle hos oss/ikke aktuelle?
tilleggskriterier?
- Skrive referat hvor alle parter underskriver for
godkjent referat – kopi til alle
7: Ferdigstille
kartleggingsskjema,
forslag til
bemanningsplan/
vaktkoder og forslag til
kriterier
Tilpasse kartleggingsskjema, skrive forslag til
Leder
bemanningsplan/ vaktkoder og tilpasse kriterier
med utgangspunkt i hva arbeidsgruppa har kommet
frem til.
8: Personalmøte
Kartleggingsskjema deles ut til alle aktuelle
Leder m/
medarbeidere med frist for innlevering (maks 10 dager) medarbeidergruppa
Arbeidsgruppas arbeid legges fram for
medarbeiderne. Innspill og kommentarer evt.
forslag til endring tas imot. Tilbakemeldinger på
hva som er bra er også viktig. Eget referat fra møtet
vedr tema skrives og signeres av arbeidsgruppa –
kopi til alle i arbeidsgruppa.
9: Innlevering av
kartleggingsskjema
Skjemaet leveres leder, leder tar en prat med hver
enkelt hvor besvarelsen utdypes og tydeliggjøres
der det er nødvendig
10: Arbeidsgruppemøte
- Oppsummering av kartleggingen bearbeides av
Leder m/
arbeidsgruppa.
arbeidsgruppa
- Arbeidsgruppa kommer fram til hvilken type
arbeidstidsordning avdelingen skal prøve på
bakgrunn av kartleggingen.
- Bemanningsplan/vaktkoder og andre kriterier
vurderes og bestemmes på bakgrunn av hva
medarbeidergruppa har gitt av innspill.
- Dato for oppstart av ny arbeidstidsordning settes –
husk 3 mnd oppsigelse av eksisterende
arbeidstidsordning.
- Skrive referat hvor alle parter underskriver for
2
Prosessveileder for utarbeidelse av turnus – anbefalt av turnusteam - 1/11
Leder m/den
enkelte
medarbeider
godkjent referat – kopi til alle.
11: Drøfting (kan
Drøfte, hva har kommet fram og hva er tenkt
erstattes av
videre, med aktuelle tillitsvalgte. Skrive
arbeidsgruppemøter hvis drøftingsnotat – sendes aktuelle forbund.
aktuelle TV er
representert i
arbeidsgruppa)
Leder m/ aktuelle
tillitsvalgte
12: Personalmøte
Arbeidsgruppas oppsummering og innstilling
legges fram for medarbeiderne. Innspill og
kommentarer evt. forslag til endring tas imot.
Tilbakemeldinger på hva som er bra er også viktig.
Eget referat fra møtet vedr tema skrives og signeres
av arbeidsgruppa – kopi til alle i arb.gruppa.
13: Oppsigelse
Skriftlig oppsigelse av gjeldende turnusordning sendes aktuelle forbund
14: Arbeidstidsordning
Arbeidstidsordningen utarbeides etter:
Leder
- Gjeldende lov og avtaleverk.
- Driftens behov som kommer fram av
bemanningsplan og andre kriterier.
- Medarbeidernes ønsker og arbeidsgruppas
vurderinger.
Leder holder arbeidsgruppa og medarbeiderne
underrettet underveis om hvordan utarbeidelsen går,
utfordringer drøftes underveis.
Leder
15: Kommentarer til / og Utarbeidelse av kommentarer til og oppsummering Leder
oppsummering av
av arbeidet med arbeidstidsordningen:
arbeidet
- Beskrivelse av hele prosessen med vedlegg
- Beskrivelse av arbeidstidsordningen trinn for trinn
– Beskrivelse av relevante spesielle forhold
- Signeres av leder
- Kommentarfelt til hvert forbund som har vært
involvert
16: Drøfting
Dokumentet: kommentarer til og oppsummering av Leder m/
arbeidet drøftes med aktuelle tillitsvalgte.
tillitsvalgte
Hver tillitsvalgt skriver sine kommentarer i
kommentarfeltet med signatur
Alle relevante dokumenter oversendes aktuelle
forbund med søknad om godkjenning av
arbeidstidsordning.
17: Arbeidstilsynet/
fagforeninger (med
innstillingsrett) sentralt
Nødvendig søknad til Arbeidstilsynet/fagforeninger Leder
(med innstillingsrett) sentralt om dispensasjon
oversendes med relevant dokumentasjon fra
prosess/samarbeid med tillitsvalgte/turnusplan
17: Godkjenning
Arbeidstidsordningen iverksettes til oppgitt dato
når godkjenning og evt dispensasjoner er på plass.
Turnus kan IKKE iverksettes før nødvendig
godkjenning er på plass.
3
Prosessveileder for utarbeidelse av turnus – anbefalt av turnusteam - 1/11
Leder
Veileder til andre kriterier
Aktivitet:
Hvordan:
Leder/stedfortreder
Hvor mange vakter bør man tilstrebe at
disse skal ha sammen?
Legge tilrette for samarbeid og treffpunkter
innenfor turnusen.
(Rutine for oppgaver/ansvar til rollene)
Leder/fagansvarlig
Hvem:
Leder m/
arbeidsgruppe
utarbeider forslag
som tas med til
medarbeidergruppa
for drøfting –
Hvor mange vakter bør man tilstrebe at
innspill tas med
disse skal ha sammen?
Legge tilrette for samarbeid og treffpunkter tilbake i
arbeidsgruppa og
innenfor turnusen.
fastsettes
(Rutine for oppgaver/ansvar til rollene)
Fagansvarlig/primærkontakt
Hvor mange vakter bør man tilstrebe at
disse skal ha sammen?
Legge tilrette for samarbeid og treffpunkter
innenfor turnusen.
(Rutine for oppgaver/ansvar til rollene)
Fagansvarlig/primærkontakt/
sekundærkontakt
Hvor mange vakter bør man tilstrebe at
disse skal ha sammen?
Legge tilrette for samarbeid og treffpunkter
innenfor turnusen.
(Rutine for oppgaver/ansvar til rollene)
Primærkontakt/sekundærkontakt Hvor mange vakter bør man tilstrebe at
disse skal ha sammen?
Legge tilrette for samarbeid og treffpunkter
innenfor turnusen.
Fagteam
Hvor mange vakter bør man tilstrebe at
disse skal ha sammen?
Legge tilrette for samarbeid og treffpunkter
innenfor turnusen.
(Rutine for fagteamets oppgaver og rolle)
Fast dag med primærbruker
Primærkontakt bør ha faste dager med
primærbruker – hvor ofte?
Primærgruppe
Tilstrebe færrest mulig medarbeidere på
den enkelte bruker – gruppeinndeling?
Fagteam? Legges tilrette for i turnusen
Rutiner og planer
Oppdaterte rutiner og planer for hvordan
arbeidet skal foregå, hvem skal gjøre hva,
ansvarsfordeling og rolleavklaring bør
foreligge.
4
Prosessveileder for utarbeidelse av turnus – anbefalt av turnusteam - 1/11