Transcript Her finner du Frivillighåndboken

BMW
IBU WORLD CUP
BIATHLON
HOLMENKOLLEN
FEBRUAR 10-15
FRIVILLIGHÅNDBOK
2015
Kjære frivillig!
Føl nerven
spre gløden
del dramaet!
INNHOLD
Program .............................................................................................. 4
Din vertskapsrolle ............................................................................ 6
Organisasjon ..................................................................................... 7
Akkreditering ...................................................................................... 8
Frivilligantrekk ................................................................................10
Forpleining ........................................................................................11
Transport .......................................................................................... 12
Miljødugnad .....................................................................................12
VIP/Afterski/Frivilligfest .................................................................13
Sikkerhet ............................................................................................14
Tiltak ....................................................................................................15
Rømningsplan/evakueringsruter ................................................16
Kontaktinformasjon/ telefonliste ..............................................18
Arenakart ...........................................................................................20
Egne notater ......................................................................................21
2
Holmenkollen er arena for siste test for utøverne før VM i Kontiolahti,
samtidig som det er vårt eget prøve-VM før den store idrettsfesten
i VM 2016.
På ny vil nasjonalanlegget forvandles til en vertskaps- og konkurransearena for skiskytterne. I år har vi nye spennende øvelser for oss som
arrangør. Vi skal vise utøvere, media og publikum at vi behersker
normaldistanse og stafett minst på høyde med de beste arrangørene.
I dette arbeidet er du som frivillig helt sentral. Vi setter stor pris på din
entusiasme. Sammen med alle seksjonslederne har vi utarbeidet hva
våre verdier VENNLIG og PROFESJONELL betyr for oss. Se eget kapittel
i denne boken. Jeg forventer at alle lever opp til dette. På vår side
skal vi gjøre alt for å tilrettelegge best mulig for ditt arbeide.
Denne håndboken gir deg et innblikk i hva du kan forvente deg som
frivillig og hva som forventes av deg. Du er vårt ansikt utad og vår
fremste ambassadør fra det øyeblikket du tar på deg frivillig-antrekket.
Jeg ønsker deg meningsfylte, spennende og minnerike
arrangementsdager!
Skiskytterhilsen
Per Bergerud
Administrerende direktør
Skiskytter VM 2016 AS
3
PROGRAM
Onsdag
11
februar
TORdag
12
februar
LØRdag
14
februar
SØNdag
15
februar
4
15.10 Innskyting Statkraft Young Star gutter/jenter
15.40 Start Statkraft Young Star gutter
16.05 Start Statkraft Young Star jenter
09.00 Stadion åpner
10.30 Normalprogram kvinner
14.15 Normalprogram menn
AMBISJON
«Føl nerven – spre gløden – del dramaet»
Dette er vår ambisjon, og dette skal være med å gjøre arrangementet til en spektakulær idrettsfest som vil bli husket lenge.
Føl nerven:
Kjenn på spenningen når løperne kommer inn på standplass for å skyte.
Resultatlister kan bli snudd på hodet i løpet av fem raske skudd. Dette
usikkerhetsmomentet skiller skiskyting fra alle andre idretter. Her er det
intens spenning helt til siste skudd.
Spre gløden:
09.00
11.15
14.15
Stadion åpner
Sprint kvinner
Sprint menn
Afterski i VIP teltet
10.00 Stadion åpner
12.15 Stafett kvinner
14.30 Stafett menn
Det blir ikke idrettsfest uten at vi sprer gløden for idretten og over det å
delta på idrettsfesten sammen. Det er din oppgave som frivillig å bidra
til å skape og spre gløden gjennom vertskapsrollen.
Del dramaet:
Opplevelser er best når de deles. Vi ønsker derfor at flest mulig skal få
delta på idrettsfesten og dele opplevelsen med andre. Nå har teknologien kommet så langt at vi kan dele opplevelsene direkte via sosiale
medier, noe vi oppfordrer til du gjør. Merk bildene dine med #oslo2016
på Instagram og følg oss på Facebook, Instagram og Twitter; @oslo2016
5
Din vertskapsrolle
Organisasjon
Som frivillig er du prøve-VM sin fremste ambassadør og en sentral
del av vertskapet. Verdiene til Oslo2016 skal gjenspeile oss og
den måten vi jobber på gjennom våre vertskapsroller.
Oslo ble tildelt Skiskytter-VM i 2012.
Bak søknaden stod Norges Skiskytterforbund og Oslo kommune.
Norges Skiskytterforbund og Skiforeningen har gått sammen
om å etablere arrangørselskapet Skiskytter VM 2016 AS.
Selskapet står for planlegging og gjennomføring av
prøve-VM 2015 og VM 2016.
Vennlig
Å være vennlig innebærer at du skal hilse alle velkommen
med et smil, møte alle med respekt og være inkluderende.
Dette kjennetegnes blant annet ved at du:
-
-
-
-
-
er løsningsorientert og lyttende.
er høflig mot alle, unge og gamle.
har et smil om munnen, men kan være myndig dersom det kreves.
svarer på de spørsmål du kan og ellers henviser til andre kilder.
får gjestene til å trives.
Eierstruktur Skiskytter VM 2016 AS
Norges skiskyterforbund
70%
Skiforeningen
30%
Profesjonell
Å være profesjonell innebærer at du er trygg på dine arbeidsoppgaver, er tydelig i all kommunikasjon, er løsningsorientert og
god til å veilede. Dette kjennetegnes blant annet ved at du:
- er kjent med arenaen, beredskaps-planer og har frivillighåndboken lett
tilgjengelig.
- bruker VM-antrekket når du jobber og bærer det med stolthet.
- møter opp til avtalt tid og sted.
- viser hensyn ved røyking – det er et røykfritt arrangement.
- ikke nyter rusmidler når du er på jobb.
- viser diskresjon for utøvere og unngår å spørre om fotografering og
autografskriving
- lar VM-ledelsen håndtere uttalelser til pressen
6
Hovedkomiteen
18 medlemmer
Styret
Oslo 2016
IBU
Premissgiver
Oslo Kommune
Anleggseier og
vertskapsansvarlig
7
AKKREDITERING
Alle frivillige må akkrediteres og akkrediteringskortet er
personlig. Bær alltid akkrediteringskortet godt synlig.
Orienter deg om hvilke soner du har adgang til, og unngå
å passere soner du ikke er akkreditert for. Alle skal bære kortet
godt synlig, og det skal forevises på alle kontrollposter.
Nye frivillige må ta bilde på akkrediteringskontoret på Holmenkollen
Park Hotel Scandic. Alle må ha legitimasjon ved akkreditering. Deretter
vil man få tildelt akkrediteringskortet. De som har vært med tidligere år
er allerede registrert med bilde og kan hente ut kortet, eventuelt motta
dette av seksjonslederen ved første oppmøte. Dette avklares med din
seksjonsleder.
Akkrediteringskontorets
åpningstider
Mandag 09.02:
Tirsdag 10.02:
Onsdag11.02:
Torsdag 12.02: Fredag 13.02: Lørdag 14.02: Søndag 15.02: 12.00-20.00
09.00-20.00
09.00-18.00
08.00-16.00
10.00-17.00
08.00-15.00
08.00-15.00
Vi anbefaler nye frivillige å hente akkrediteringskort tirsdag og
onsdag for å avlaste pågangen på konkurransedagene. Ved tap av
akkrediteringskortet, henvend deg til akkrediteringskontoret.
Akkrediteringskontorets adresse:
Holmenkollen Park Hotel Scandic
Kongeveien 26
0787 Oslo
8
9
Frivilligantrekk
Forpleining
Alle frivillige benytter det offisielle VM-antrekket:
jakke, mellomlagsgenser og årets lue.
Dette identifiserer deg som en del av Oslo2016 vertskapet.
Alle frivillige ønskes velkomne til funksjonærhula under arrangementet. Her vil mat og drikke være tilgjengelig. Funksjonærhula
er åpen fra 9.- 15. februar.
MERK:
Ingen frivillige skal ha på seg hverken fjorårets hvite Bama lue eller DNB
lue, da dette ikke lengre er en del av vårt offisielle antrekk. Årets lue skal
brukes med logo godt synlig og rettet fremover. Frivillige som jobber
innendørs bruker mellomlagsgenser som uniform.
Det er kun frivillige som har tilgang til antrekket, og det kreves personlig oppmøte og fremvisning av legitimasjon for uthenting av antrekket
(eventuell fullmakt). Det vil bli delt ut antrekk på seksjonsmøtene i
januar. De som ikke er på møtet, henter antrekket på Holmenkollen
Park Hotell Scandic. Vi ønsker at flest mulig henter antrekket lørdag/
søndag i rigghelgen 7. og 8. februar. Alle bruker antrekket for å være lett
gjenkjennelige og gi et godt helhetsinntrykk.
Åpningstider:
I løpet av arbeidsdagen er den én varmmatservering til hver,
mellom kl.12.00-15.30.
Resten av dagen (08.00-12.00 og 15.30-17.00) serveres brødmat,
frukt og bakverk.
Det er egne tilbud for vegetarianere og glutenallergikere.
Husk at hele arenaen er en miljøvennlig sone. Rydd opp etter deg når
du er ferdig. Når du er varm og mett, vennligst gi sitteplassen din videre
til den neste som trenger den.
Tips til deg som jobber utendørs:
Husk at været kan variere og ha derfor godt med tøy på deg.
Bruk gjerne ullundertøy som innerste lag, ha et isolerende
mellomlag (utdelt genser) og bruk jakka du har fått utdelt som
ytterste lag. Bruk også godt og varmt fottøy.
10
11
Transport
VIP
Parkeringsmulighetene ved Holmenkollen er svært begrenset og
biltrafikken blir regulert. Alle oppfordres derfor til å reise kollektivt
til Holmenkollen. T-banens linje 1, Frognerseteren, stopper ved
Holmenkollen stasjon. Derfra er det kort gåavstand opp til
Holmenkollen arena. Det blir satt opp ekstraavganger fra Ruter
på lørdag og søndag. For informasjon om rutetider, se www.ruter.no
og www.trafikanten.no.
VIP teltet står på Hopplassen. Vi tilbyr konseptene «Midt i Blinken» og
«Fullt Hus». Midt i Blinken-gjestene har arenabilletter i felt K, mens Fullt
Hus-gjestene har ordinære billetter på felt L.
Miljødugnad
Skiskytterne og Oslo2016 er avhengig av hvite vintre. Derfor ønsker
vi å mobilisere til en miljødugnad. Det gjøres bblant annet med tiltak
innen transport, innkjøp og avfallshåndtering. Alle har et ansvar når det
gjelder miljødugnaden og med din hjelp kan arrangementet bli mer
miljøvennlig. Vi oppfordrer alle til å plukke opp søppel, bruke miljøstasjonene og kjøre kollektivt til arenaen.
DNB FAMILIECAMP
Vårt familiekonsept i Kapellskogen fortsetter med aktiviteter for barna.
Aktivitetene som tilbys er blant annet laserskyting, tegning, natursti og
slakkline.
AFTERSKI
Lørdag fra 16.30 arrangeres Afterski i VIP-teltet. Det er gratis inngang for
alle som har løst billett og alle som har akkreditering. Det vil være live
musikk og muligheter for kjøp av mat og drikke.
FRIVILLIGTREFF
Tradisjonen tro inviteres du til en sosial sammenkomst for frivillige og
team, torsdag 12. februar fra klokken 20.00 på Hard Rock Cafè. Inngang
mot fremvisning av akkrediteringskortet. Alle får 1 drikkebong utdelt
ved ankomst. NB. 18 års grense. Husk legitimasjon.
12
13
SIKKERHET
Tiltak
Vi skal alle bidra til at arrangementet gjennomføres uten skader
på mennesker, miljø og materiell.
Hva skal du gjøre når du oppdager
Personskade/ulykke/uønsket hendelse:
Røde Kors med ambulanse er i arenaen på alle offisielle treninger og
konkurransedagene. Lege er også til stede på konkurransedagene.
Røde Kors er plassert med ett vaktlag på hovedtribunen og ett i
Kapellskogen. Ambulansen står i Kongeveien.
Politi vil være tilstede på konkurransedager.
NØDHJELP
Brann110
Politi112
Ambulanse113
•
•
•
•
•
Reduser skadeomfang: Yt førstehjelp.
Varsle 110/112/113 og rapporter hvem – hva – hvor – når
Varsle OPS (22 81 17 10) som koordinerer videre
Sikre området – bidra så hjelpemannskap kan komme til
Vis ro og tydelighet: hold publikum på avstand,
led arbeid til assistansen ankommer
Brann
• Varsle brannvesen (110)
rapporter hvem – hva – hvor – når
• Evakuer området
• Varsle OPS (22 81 17 10) som koordinerer videre
OPS Holmenkollen: 22 81 17 10
Lege i arena:Odd Arne Daljord, 916 31 250
Din nærmeste leder: ............................................................
14
15
1
CE
RA
K
AC
TR
VIP
TELT
EvakueringsRuter
og samlingsplass
SH
O
RA OTIN
NG G
E
HOPP
-PLASSEN
N
A
B
D
E
F
G
0
B
TICKET
OFFICE
GAMLE
LANGRENNSTADION
VICTORIATOMTEN
FIRST AID
1
CE
RA
FOOD/DRINKS
VM-PLASSEN
1
COMPETITION OFFICE
2
MEDIA CENTER
3
TICKET OFFICE
ARENA/COURSES
A
K
AC
2
TR
TOILETS
ACCREDITATION
HOLMENKOLLEN
PARK HOTEL RICA
VIP
TELT
HOPP
ACCREDITATION OFFICE
-PLASSEN
L
PUBLIC AREA
P
VI
ROAD
SH
O
RA OTIN
NG G
E
TENNISPLASSEN
5
6
C
HV-LEIREN
KAPELLPLASSEN
M
Tribunesone P: SAMLingsPLASS B
MIDTSTUEN
HV-LEIREN
7
IBC COMPOUND
N
Publikum ledes ned fra tribunen og retning Hoppskåla .
Ansvarlig: Publikumsvakter
M
Publikum ledes opp fra tribunen og retning Hopplassen.
Ansvarlig: Publikumsvakter
A
B
IBC COMPOUND
P
4
Tribunesone K-L-M-N: SAMLingsPLASS A
KAPELLPLASSEN
MIDTSTUEN
HV-LEIREN
3
Ved behov for evakuering blir det gitt informasjon på
storskjermene og over høyttaler. Ha klart for deg hvor
samlingsplassene er, og hvordan man kommer seg dit.
Du skal kunne vise vei til disse områdene.
Primærrute for Hovedtribune
Primærrrute for P-tribune
Samlingsplass
Samlingsplass
L
A
VIP
Rømningsplan
beredskapsplan-OLA
2
3
P
Nasjonsområde: SAMLingsPLASS A
Personene ledes opp mot hopplassen ved VIP-teltet.
Ansvarlig: Akkrediteringsvakter i område
HV-LEIREN
4
TENNISPLASSEN
Samlingsplass:
Mannskaper fra sikkerhetsseksjonen organiserer og veileder
publikum i retning samlingsplass. Mannskaper fra publikumsservice
tar i mot og veileder og tar hånd om publikum på samlingsplasser.
Mannskaper fra sanitet, som ikke er involvert direkte i evakueringen
fordeles til samlingsplassene.
B
TICKET
OFFICE
GAMLE
LANGRENNSTADION
FIRST AID
5
FOOD/DRINKS
VM-PLASSEN
ACCREDITATION
HOLMENKOLLEN
PARK HOTEL RICA
6
TOILETS
1
COMPETITION OFFICE
2
MEDIA CENTER
3
TICKET OFFICE
ARENA/COURSES
ROAD
PUBLIC AREA
ACCREDITATION OFFICE
7
16
17
Kontaktinformasjon /
telefonliste
Administrasjon Oslo 2016
Adm.dir
Arenasjef
Rennleder
Arr.leder Holmenkollen
Arr.leder sport & sentrum
Ansvarlig arenalogistikk
Media sjef
Marked og
kommunikasjonssjef
Økonomisjef
Per BERGERUD
Svein HJORTH
Hans-Peter OLSEN
Marie Beate RISE
Harald SUNDGOT BORGEN
Ola BJERKE Ingrid JOHANSEN
48 24 26 28
95 27 32 89
91 59 63 38
92 25 45 98
97 78 89 57
90 65 93 20
22 81 17 80
Astrid LØDEMEL
Geir OLSEN
92 05 54 44
91 63 93 67
Seksjonsledere
SeksjonNavn
Telefon
Rennteknisk
Ass.rennleder
Leif LARSSON
Ass.rennlederTrine BESSEBERG
Antidoping
Eva GUSTAVSSON
Løyper
Anstein MYKLAND
LøyperBjørn Ole MYKLEBUST
Rennkontor
Cathrine KULLEBUND
Skytebane
Jens Riise SCHJERVEN
Stadion
Ingrid E. VEDELER
Tidtaking
Vigdis THINGSTAD
18
98 80 59 06
41 27 64 71
40 85 03 00
40 22 66 99
41 66 93 23
90 85 36 84
93 26 29 23
93 41 62 20
41 90 00 20
Team Support
Hosting/infodesk
Hilde RINGEN
AkkrediteringTorgeir BJØRKESTØL
Nasjonsboder
Erling VAAGAN
Transport
Arild VANBERG
91 70 48 38
95 03 18 39
99 43 63 39
92 01 91 20
Media
Mediasjef
Ingrid JOHANSEN
99 48 60 40
Forpleining
Funksjonærhula
Svein WULFF
VIP
Cathrine AANENSEN
IBU Family Club
Kjellaug JACOBSEN
Kiosk
Nina SELBOSKAR
92 05 70 42
97 69 00 94
91 11 49 00
95 82 53 39
Arenalogistikk
Publikumsservice
Kristian GAHRE
Akkrediteringskontroll Lars AAMODT
Akkrediteringskontroll Arild BLOEMENDAAL
Billettkontroll
Gunn Kjersti VENGELBO
Trafikk
Erik TELNES
Riggteam
Ola SVORKDAL HESS
Familiecamp
Anders LIEN
Reklamerigg
Mats LINDQUIST
IKT
Svein Magne KARLSEN
90 15 26 66
97 97 44 35
95 99 91 18
41 76 45 19
90 77 02 75
93 02 88 76
97 50 78 87
93 46 45 57
91 32 80 02
Sikkerhet
OPS
Karl GUSTAVSEN
Sikkerhet
Arne SIMONSEN
92 61 98 87
93 41 89 61
Arenaproduksjon
Seremoni
Johan RØRVIK
Arenaproduksjon
Sigmund VISTER
48 16 14 35
90 60 52 56
19
Arenakart
A
B
Egne notater
C
D
E
F
G
0
VICTORIATOMTEN
1
CE
RA
K
AC
TR
VIP
TELT
2
L
SH
O
RA OTIN
NG G
E
P
VI
HOPP
-PLASSEN
KAPELLPLASSEN
M
MIDTSTUEN
3
IBC COMPOUND
N
HV-LEIREN
P
HV-LEIREN
4
TICKET
OFFICE
TENNISPLASSEN
GAMLE
LANGRENNSTADION
FIRST AID
5
FOOD/DRINKS
VM-PLASSEN
ACCREDITATION
HOLMENKOLLEN
PARK HOTEL RICA
6
TOILETS
1
COMPETITION OFFICE
2
MEDIA CENTER
3
TICKET OFFICE
ARENA/COURSES
ROAD
PUBLIC AREA
ACCREDITATION OFFICE
7
20
21
Egne notater
22
Egne notater
23
Tilhører
Navn:
Seksjon:
Rolle:
Mobil:
Skiskytter VM 2016 AS
Telefon: 21 02 90 00
Epost: [email protected]
Internett: www.oslo2016.no