Transcript VISMA Contracting NYHETER OG FORBEDRINGER – VERSJON 5.00

VISMA Contracting
NYHETER OG FORBEDRINGER – VERSJON 5.00
Oslo, oktober 2011.
®
Velkommen til versjonsbrevet til Visma Contracting .
Denne versjonen inneholder ny funksjonalitet som i hovedsak har kommet som ønsker fra kunder
og brukerforeningen, samt korreksjoner av innmeldte feil. Vi anbefaler at du leser versjonsbrevet
nøye før du tar systemet i bruk, da kan du raskt komme i gang med å ta i bruk de nye
mulighetene denne versjonen gir.
Nyheter og forbedringer er kort beskrevet i dette versjonsbrevet, men du kan lese mer om de
enkelte rutinene i online-hjelpen og egne dokumenter under Contractiong\Dok.
VIKTIG:
Siden det stadig kommer krav til at skjembilder skal inneholde flere detaljer og dataskjermer
stadig blir større og med bedre oppløsning, har vi tatt konsekvensen av det og krever at skjermer
som skal se hele skjermbildene i Contracting må være satt til en oppløsning på minst 1280x1024
punkter (pixler).
Hvis det er brukere hvor deler av skjermbildene i Contracitng ”forsvinner” ut av skjermen, må de
høyreklikke på ”Skrivebordet” (bakgrunnsbildet) i Windows, finne fram til skjermoppløsning og
endre denne til minimum 1280x1024.
Før installasjon:
OCR
Benytter firmaet (eller en klient) OCR-innbetalinger, må alle innhentede OCR-filer (for hver klient)
oppdateres i regnskapet før versjonen leses inn.
Acucobol Runtime
Runtime må være versjon 8.1.3 for at alle funksjoner i Contracting skal fungere.
(Se nederst til høyre i Contractings startbilde.)
Oppgradering kan leses inn fra vår nedlastingsside.
Visma Document Center
Visma Document Center må oppgraderes til versjon 5.50.
Versjon 5.40 eller laver vil ikke virke mot Visma Contracting.
Tilleggsprodukter (se også Kundeberv)
Kjøres Visma Document Center må Visma Workflowserver som går som en tjeneste på serveren
stoppes før installasjon av Contracting og startes etterpå.
Kjøres Visma CRM som går som en tjeneste på serveren, stoppes før installasjon av Contracting
og startes etterpå.
Benyttes AcuServer må den stoppes på serveren før installasjon av Contracting og startes
etterpå.
Installasjon:
All installasjon og konvertering må kun foretas med en bruker inne i systemet, alle andre må
logge seg ut.
Visma Contracting – Nyheter og forbedringer versjon 5.00
1
Viktige punkter som må gjennomgås etter installasjon:
Visma Document Center
Kjøres Visma Document Center må Visma Workflowserver som går som en tjeneste på serveren
startes etter installasjon av Contracting.
Visma CRM
Kjøres Visma CRM som går som en tjeneste på serveren, må den startes etter installasjon av
Contracting.
AcuServer
Benyttes AcuServer må den stares etter installasjon av Contracting.
Konvertering
Etter installasjonene fra vår Oppgrader programvare/Nedlastingsside (CD sendes kun på
forespørsel), start Contracting som systembruker og svar Ja på spørsmål om konvertering.
(Hvis du ikke får spørsmål om dette, sjekk versjonsnummeret nederst på startsiden. Gå eventuelt
til meny System - Manuelle rutiner og kjør konvertering ved å taste KONVERT <Enter>. Har dere
klientversjon konverteres alle klienter.)
Under konvertering vises nederst en forløpsindikator (blå stripe) for de store registrene.
Det lages også en loggfil som kan sjekkes etter konverteringen hvis problemer har oppstått (Vis
logg).
Tips: Hvis dere kjører i et nettverk og Visma Contracting kan kjøres fra deres server, vil
konverteringen gå mye raskere.
NB! Hvis dere får feil på konverteringen kan det skyldes at deres server har låst noen datafiler.
(Dette kan skje ved at Visma Contracting ikke er avsluttet på normal måte et sted.)
Før dere ringer til support: Lukk alle programmer, start server på nytt og kjør KONVERT på nytt.
I stedet for å starte server på nytt kan en kjøre administrative rutiner på server og sjekk åpne filer.
Lukk alle åpne filer på område Contracting.
NELFO Digitalpenn.
Under System - Vedlikehold - System – Hovedkoder, MÅ alle som kjører NELFO Digitalpenn gå
inn og sette på denne pr. klient. (I konverteringen settes denne koden på for klient 000 hvis man
har Digitalpenn, men for eventuelt andre klienter som bruker denne rutinen så må koden settes
på manuelt.
Visma Contracting – Nyheter og forbedringer versjon 5.00
2
Nyheter og forbedringer Visma Contracting 5.00
Generelt
Ny innlogging og nytt ikon
Visma Contracting har fåt en oppfrisking etter samme lest som Vismas andre produkter.
Det er laget et helt nytt ikon for Contracting og innloggingsbildet er også endret.
Ny Startside
Fra versjon 5.00 vises en ny bakgrunn ved oppstart av Contracting.
Detter er Visma Contractings Kundeside (Infoline) på internett så her vil all relevant informasjon
om Contracting bli fortløpende oppdatert.
(Denne Kundesiden kan også slås av eller på per bruker hvis man ønsker det fra menyvalg
System – Vedlikehold - Brukere – ”Ikke vis bakgrunnsbildet”).
Adressen til kundesiden finnes under System - Vedlikehold - Systemkoder - Hovedkoder.
Hvis denne endres og adressen er ukjent, kan meldingen "Server Error - 404 File or..." komme fram.
Det er da bare og blanke/slette ut feltet og standard adressen vil komme fram igjen.
Regnskap
Merking av kred.nota
Hvis man skulle merke en innbetaling fra leverandør mot en kreditnota så ble rest å henføre
doblet. Dette er nå rettet.
Reg. og merking av betalinger
Når man i bilagsregistrering registrerer betalinger som skal merkes mot kunde/leverandør og man
har igjen rest beløp, så kommer melding om dette er en overbetaling. Denne meldingen kommer
nå kun første gangen man merker en faktura.
Oppdatering utskrift av posteringsliste
Ved oppdatering/utskrift av posteringsliste gjøres nå all oppdatering til regnskap før listen skrives
ut. Dette gjør at hvis det oppstår problemer ved utskrift/print, så er allikevel alt oppdatert i
regnskapet også automatposter til hovedbok.
Logg ved oppdatering og utskrift av posteringsliste
Ved oppdatering/utskrift av posteringsliste dennes det nå en loggfil. Loggen kan listes ut under
System – Firmaopplysninger og kan være til hjelp hvis det har oppstått problemer med
oppdateringene. Filen som heter Logx999.txt (hvor 999=klientnr), er en tekst-fil som også kan leses i
redigeringsprogram som Notepad o.l.
Avdelingsfordeling
En kan nå opprette faste fordelingsnøkler på hovedbok/avdeling. I Vedlikehold Hovedbok lager
man nøkler med %-vis fordeling til avdelinger og legger nøklene på hovedbokskontiene.
Når man i bilagsregistrering registrerer bilag på en slik konto vil det komme forsalg om få fordele
posteringen etter det som er angitt i nøkkelen.
Ved overføring fra Visma Document Center (inng.faktura) vil det automatisk dannes transaksjoner
til bilagsregistreringen.
Periodisering
Når man i bilagsregistrering registrerer bilag som skal fordeles på perioder kan man nå legge inn
faste fordelingsnøkler på hovedbok hvor man angir periodiseringen. Nøklene vedlikeholdes i
Vedlikehold Hovedbok og det er også mulig og legge inn avdelingsnøkkel på vedlikehold av
periodiseringsnøkklel.
Ved overføring fra Visma Document Center (inng.faktura) vil det automatisk dannes transaksjoner
til bilagsregistreringen.
Visma Contracting – Nyheter og forbedringer versjon 5.00
3
Driftsmidler/avskrivning
Nye rutine med bokføring av driftsmidler og rutine for avskrivning. (saldoavskrivning).
Regnskapet åpner for mulighet til en automatisk føring av avskrivning av driftsmidler. Det
opprettes et driftsmiddelregister tilsvarende hovedbok, kunder og leverandører med tilhørende
saldoregister. I bilagsregistreringen blir det ført direkte på hovedbokkontoer for driftsmidler og
avskrivninger.
Avskrivingene gjøres i eget bilde for hver periode med et kalkulert beløp ut fra driftsmiddelets
verdi pr. 1.januar. Ved årsslutt foretas en endelig avskriving som tar hensyn til eventuelle tillegg
og nedskrivinger.
Det er laget oppstartsrutiner for de som har driftsmidler fra før i systemet.
Ved overføring fra Visma Document Center (inng.faktura) og kontotype er Driftsmidler eller
driftsmiddelbehandling er utfylt, så vil man i bilagsregistreringen få melding hvis det ikke blir
påført driftsmiddelnr på disse kontoene. Dette gjøres manuelt på linjenivå i bilagsregistreringen.
Spørring posteringer
I forbindelse med driftsmidler, har det nå kommet inn en del nye felter til bruk ved egendefinerte
spørrebilder. Nytt feltnr (96) for posteringens opprinnelse (fakturering, bilagsreg, autofakt o.s.v) er
nå også standar feltnr på hovedbok, reskontro og driftsmiddel.
Kundelister
Nye felter er lagt inn for bruk i sortering/utvalg på kundelister. Dette er kodene for Utgått,
Internkunde, Faktura på e-post og eFaktura.
Budsjettering
Ved budsjettering og Hent fra regnskap, så ble fortegn på budsjett tall snudd. Dette er nå
korrigert.
Lønn
LT-oppgaver, Orgnr på selvstendig næringsdrivende
Dersom bedriften har ansatte som mottar lønn som selvstendig næringsdrivende (LT-kode 401),
skal det innberettes organisasjonsnummer. Dette var ikke laget i systemet tidligere, og er nå lagt
til. Organisasjonsnummer kan legges til under vedlikehold lønnstaker. Dersom dette er utfylt, vil
det bli brukt mot myndighetenes innrapporteringer.
Negative beløp på fagforeningsliste
Ved tilbakeføring av fagforeningstrekk, så tok ikke fagforeningslisten hensyn til negative tall.
Dette er korrigert.
Ubehandlede lønnslinjer
Det var oppdaget ett hull i lønnssystemet da lønnslinjer kunne unngå å bli behandlet. Dersom en
lønnskjøring var beregnet, det kom timer i etterkant, og man fjernet haken for ”Inkl” på den
ansatte, ble timene liggende igjen. Det var ingen kontroll lik den som er ved sletting av
lønnstaker. Det er nå gjort en endring slik at det flagges om lønnstaker har ubehandlede linjer
eller ikke. Dersom lønnstaker har det, må man eventuelt flytte linjene før man fjerner haken for
”Inkl”. På samme måte som ved slett lønnstaker.
Sykefraværsstatistikk
Sykefraværsstatistikk er nå riktig for dagsverk og antall tilfeller ved sykdom over 16dager og
herav over 8 uker. Hvis dette skal stemme, så må dato for fraværsregistreringer være
sammenhengende, dvs. Tom.dato må stemme med Fom.dato på neste registrering (dagen etter)
og fraværskoden må være Sykdom m/sykm. over 16dg. (Kode = 9).
Hvis dette også skal fungere over 2 år, så må alt registreres på samme år eks. 2011, mens årstall
i Fom.dato og Tom.dato kan eks. være 2010 og 2011.
Visma Contracting – Nyheter og forbedringer versjon 5.00
4
Spørring akkumulatorer til excel
Ved spørring akkumulator og overføring til excel, ble ikke valgene på seleksjoner på
lønnskjøringer beholdt. Dette er korrigert, og valgte lønnskjøringer blir med til initieringsbilde for
utskrift/excel.
Årstall i periodisk liste tariff-gebyr
I listen for tariffgebyr har det ikke vært mulig å taste årstall. Årstallet ble hentet fra systemdatoen.
Da man skulle kjøre fjorårets liste i Januar, medførte det at man måtte endre systemdato til året i
forveien. Dette er nå korrigert slik at man kan endre årstallet manuelt. I tillegg foreslås fjorårets
årstall dersom systemdatoen er i Januar måned.
Lønnsslipper dannet uten lønnstakernummer
Ved danning av lønnsslipper til e-post, så brukes lønnstakernummer bakerst i dokumentnavnet
for å skille dokumentene. Overføringen av dokumentnavn til skriver tok maks 30 tegn. I ett tilfelle
ble lønnstakernummer trunkert, da navn på lønnskjøring var for langt. Dette medførte at alle pdf
med lønnslipper ble dannet til samme dokument. Dette er korrigert, og overføringen tåler nå opptil
100 tegn i lengde på lønnskjøringsnavn + lønnstakernummer
Fakturering
Nullstilling av sum 2 på faktura
Det er nå mulig å nullstille sum 2 uten at denne skrives ut på faktura ved bruk av nytt
behandlingsnummer ”69 Slett sum-2” i fakturaoppsett.
Ordre / kreditering av ordre
Ved autokredit ble ordre gjennåpnet selv om sluttfaktura var valgt.Det er korrigert.
Reprint av faktura
Ved reprint av faktura blir nå feltnr 24 - Fakturadato (ddmmaaaa) riktig.
Pakker i reg. pakkseddel
Ved registrering pakkseddel klan nå varer kan hentes fra pakker som er dannet i kalkyledelen av
Contracting.
Visma POS kontantsystem
Visama POS som er det nye butikksystemet til Visma, er integret med Contracting.
(Det er ingen grunn til å gjøre endringer i dette oppsettet hvis man ikke har kjøpt POS-systemet.)
Ordre/Anlegg
Korrigert summering av timer ved registrering timer til fakturering
Timer som ble registrert i vedlikehold ordre, arbeid til fakturering blir nå summert korrekt.
Henting av avtaler til ordre/anlegg
Standard materialavtale kan nå legges inn i systemopplysninger / ordre (på samme måte som
standard timeavtale).
Denne benyttes ved oppretting av ordre hvis materialavtale ikke registreres på ordre og ikke
ligger på anlegg eller kunde.
Benyttes også ved autoppretting av ordre fra handyman/speedycraft.
Avtaler for timer og materiell hentes først fra anlegg, deretter fra kunde og til siste vil standard
avtaler benyttes.
Visma Contracting – Nyheter og forbedringer versjon 5.00
5
Sletting inng.faktura fra ordre
I registrering av inngående faktura fra ordre og sletting av internbunt fra søke-bildet (F6) slettes
ikke bare bunten men nå også faktura-hodet og faktura-linjer.
Jobbseddel
På jobbseddel kan en nå skrive ut alle linjene i ordrebeskrivelsen. Nye felter for ordrebeskrivelse
linjene 5 -20 er feltene 140 – 155.
Ordrebehandling
I ordrebehandling kan nå felter for leveringsadresse velges i alternativt oppsett i ordregrid (Også
ordreblankett) . Nye felter er 130 – 135
Autofakt
Ny knapp i hovedbildet – Godkjenn alle. Denne kan benyttes for å sette alle fakturaer klare til
oppdatering. Man taster inn initialer for attestasjon og fakturaer uten feil eller mangler får JA i
kolonnen for oppdatering. Knappen er kun tilgjengelig hvis dette er satt på på bruker.
Ordrelister - diverse lister
Det er gjort korreksjoner av noen listers utseende og valg av utskrift.
Import fra Cordel kalkyle (RS’kalk)
Tilbud dannet i Cordels system (tidliegere RS’kalk) kan nå importeres som budsjett til ordre i
Contracting. Se eget dokument på Dok-området.
Serviceavtaler (repeterende ordre)
Det er laget en ny ordretype som ”Serviceavtaler”.
Disse skal alltid ha minst 2 punkter. Det ene gjelder den avtalte fastpris og den andre for ekstra
fakturerbart. Det settes intervall for når ordren skal dukke opp igjen etter hver utførelse og tilsvare
for når den skal faktureres. Se egen dokumentasjon under Dok-området.
NB! Det forutsetter bruk av punkter. Hvis det ikke er aktivert må systembruker krysse av for
”Faser/Punkter” under menypunkt Fil – Systeminnstillinger - Koder delsystem og under
System – Vedlikehold – Systemkoder – Hovedkoder.
Behovsliste
Ny rutine for bestilling av varer fra ordrens behov, basert på ordrens detaljerte budsjett. Mulighet
for sammenligning av priser fra forskjellige grossister, og sjekk av lagerbeholdning hos de ulike
grossistene online.
Se egen dokumentsjon under Dok-området.
Timeregistrering
Avgiftskode i tidregistrering
Selv om konto på linje har stopp for overstyring av avg.kode, så vil dette feltet nå kun være et
"visnings-felt" som forteller om konto er pliktig eller fri. Dette feltet brukes ikke videre i
Contracting.
Import av timer
Ved import av timer ble kun lønnsarter med tastekontroll antall og evt. sats lest inn, alt annet ble
forkastet. Dette er nå endret til at også de med tastekontroll beløp kommer med.
Timeregistrering
Ved registrering av timer og overstyring av konto (fra art), så testes det nå på at dette ikke kan
være faste avsetningskontoer for overført skatt, utbetalt lønn eller forskudd lønn. Dette skaper
differanser i regnskap.
Visma Contracting – Nyheter og forbedringer versjon 5.00
6
Bestilling
Behovsliste
Ny rutine for bestilling av varer fra ordrens behov, basert på ordrens detaljerte budsjett. Mulighet
for sammenligning av priser fra forskjellige grossister, og sjekk av lagerbeholdning hos de ulike
grossistene online. Utføres fra Bestilling i ordrebildet.
Se egen dokumentsjon under Dok-området.
Bestilling, ønsket leveringsdato ved søk varer
Ved søk varer ble ikke ønsket leveringsdato hentet fra hodeopplysningene. Det er nå korrigert, og
datoen hentes ved søk som ved manuell registrering.
Anleggsavtale unødig
Det har blitt påpekt at feltet for anleggsavtale i bestilling er unødig, og i tillegg er missvisende. Det
er korrekt, det er innkjøpsavtale som er viktig for bestilling. Det er ryddet opp i, og feltet for
anleggsavtale er fjernet.
Varelager
Kun 10 tegn i varenummer på utskrift etiketter
Ved utskrift av etiketter direkte ved registrering av varer inn på lager, ble det kun skrevet 10 tegn i
varenummer. Det er korrigert, og rutinen skriver alle tegnene.
Spørring varelager detaljert
Ved spørring på lager og detaljert (F7), så vises nå også ordrenummer.
Sporing varer
Det er lagt inn en ny kolonne som viser leverandørens fakturanummer.
System
Klienter
Nye koder på klienten hvor man kan sette at klienten ikke er aktiv i POS eller Dokumentsenter.
NELFO Digitalpenn
Ny systemkode for Digitalpenn pr. klient. Under System, Vedlikehold System og Hovedkoder
MÅ alle som kjører NELFO Digitalpenn gå inn og sette på denne pr. klient. I konverteringen så
settes denne koden på for klient = 0 hvis man har Digitalpenn, men for evt. andre klienter som
bruker denne rutinen så må koden settes på.
Overføring til Visma Business
Under Systemkoder, Overføring og valg av Visma Business for Eksternt regnskapssystem kan
man nå velge feltnr (R1 - R12) for avdeling i Visma Business-filen. R1 er standard numerisk, R2
ikke i bruk, R3-R6 numerisk og R7-R12 er alfanumerisk ekstern avdeling. Den eksterne
avdelingen vedlikeholdes under System, Firmaopplysninger og Avdeling.
© 2011 Visma Software AS
Visma Contracting – Nyheter og forbedringer versjon 5.00
7