Transcript Forus Næringspark: - Software Innovation

Forus Næringspark:
Dynamisk vekst med Business 360˚
Forus ved Stavanger er en internasjonal smeltedigel med 40 000 ansatte. Om få år blir de 70
Produkt:
Bransje:
Business 360°
Næringseiendom
000. For å sikre veksten, tar Forus Næringspark
nå i bruk drastiske virkemidler og Business 360˚.
Mellom Stavanger, Sola og Sandnes ligger Forus Næringspark AS med 2500 oljeselskaper, entreprenørbedrifter,
produksjonsbedrifter, dataselskaper, handel, service og 40
000 arbeidsplasser. Den internasjonale smeltedigelen Forus
omsetter for 1000 milliarder kroner i året - 1/5 av Norges
verdiskapning.
- Årlige investeringer på norsk sokkel vil øke fra 200 i dag til
300 milliarder kroner i 2014. Forus vil ta en stor del av veksten. Om femten år vil vi ha 70 000 arbeidsplasser her, sier
daglig leder Stein Racin Grødem i Forus Næringspark AS.
Som nytt verktøy i planleggingen har næringsparken
anskaffet dokumenthåndteringssystemet 360˚.
Vil rive og bygge nytt
Næringsparken som eies av tre nabokommuner, har siden
begynnelsen av 1970-årene kjøpt opp råmark, laget reguleringsplaner, bygd vei, vann og kloakk, og solgt byggeklare
tomter til næringsdrivende.
Totalt er 1 000 000 kvm eiendom bygd på næringsparkens
grunn. Snart er siste tomt solgt, men hvis området fortettes
er potensialet 8 000 000 kvm.
For å få plass til flere arbeidsplasser, ønsker Grødem å omregulere, kjøpe og rive gamle bygninger, og bygge tettere og
høyere. Han vil dessuten legge tilrette for tusenvis av boliger
på Forus. Hensikten er å redusere antall arbeidsreiser.
Bybane til Sola og Stavanger
- Det er intens biltrafikk på Forus. I 2020 vil 54 000 reise inn
og ut av Forus, og 48 000 til og fra Sola flyplass hver eneste
dag. Veinettet tåler ikke mer. Vi trenger et smart kollektivtilbud, helst en bybane, sier Grødem.
For å møte framtidens utfordringer må næringsparken ty til
drastiske virkemidler: - Selskapets eiere har ikke tatt ut utbytte på 40 år. De verdiene som ligger i selskapet må vi bruke
til å videreutvikle Forus, sier Grødem.
Illustrasjon: Juul I Frost
Kommunale Forus Næringspark AS har siden
1970-årene regulert, bygd infrastruktur og
solgt byggeklare tomter til næringsdrivende
med 40 000 arbeidsplasser og 1000 milliarder
kroner i omsetning. Investeringene på norsk
sokkel øker kraftig og Forus vil ta en stor del
av veksten. Næringstomter på jomfruelig mark
er snart utsolgt. For å få plass til 70 000 arbeidsplasser vil næringsparken omregulere,
kjøpe og rive gamle “skoeskebygg”, og bygge
6-8 etasjer i høyden.
Forus Næringspark AS brukte tidligere Super-
Forus Næringspark:
Dynamisk vekst med Business 360˚
Kunne ikke stole på arkivet
Nytt arkiv “rett ut av esken”
Stein Racin Grødem som tidligere var juridisk sjef i Stavanger
kommune, begynte som daglig leder i Forus Næringspark AS
på nyåret 2011.
Stein Racin Grødem ville ha et sak/arkivsystem som kunne
brukes “rett ut av esken”: - Skreddersøm medfører ofte problemer ved senere endringer, mener han.
Han tok straks tak i bedriftens mangelfulle sak/arkivsystem:
- CRM-systemet SuperOffice holdt orden på både kontaktpersoner og dokumentasjon av tomter, eiendommer og utbyggingsprosjekter. SuperOffice var lett å bruke, men det
beskyttet ikke dokumenter mot å bli endret eller slettet. Det
holdt heller ikke rede på revisjoner. Papirdokumenter i arkivet
kunne være helt forskjellig fra de som var lagret i SuperOffice.
Slik kunne vi ikke fortsette, sier han.
Etter å ha undersøkt alternativene, valgte næringsparken
Business 360˚ fra Software Innovation.
- Både næringsparken og vårt datterselskap Greater Stavanger trengte snarest et nytt dokumenthåndteringssystem. Vi
kunne ikke utsette det, sier Grødem.
- 360˚ var beste løsning både for oss og Greater Stavanger,
sier han.
Forus Næringspark har 6 faste medarbeidere. Datterselskapet Greater Stavanger som driver næringsutvikling i 15 kommuner i Stavanger-området, har 15 ansatte.
360˚ - en sann fornøyelse
Trengte en moderne løsning
Næringsparken tok det nye dokumenthåndteringssystemet i
bruk sommeren 2012. De benytter standardoppsettet i Business 360˚ uten noen som helst tilpassninger av menyene.
Næringsparken som er eid av kommunene Stavanger,
Sandnes og Sola, må følge arkivloven og må alltid kunne
dokumentere sine bygge- og utviklingsprosjekter.
SuperOffice-arkivet ble avviklet etter at dokumenter og prosjekter var konvertert til Business 360˚.
- Vi trengte altså et Noark-godkjent system som forskriftsmessig lagret dokumentene, sier Grødem. - Dessuten ønsket vi oss en moderne løsning med gjenkjennbart Microsoft
Office-grensesnitt som var enkelt å bruke. Systemet måtte
være integrert med Office og håndtere e-post.
Office til å holde orden på kontaktpersoner,
tomter, eiendommer og utbyggingsprosjekter. Næringsparken trengte et bedre, Noarkgodkjent sak/arkivsystem til å holde rede på
revisjoner, og å beskytte dokumenter mot å
bli endret eller slettet. Derfor anskaffet næringsparken Business 360˚ som de har tatt i bruk
“rett ut av esken” uten spesiell tilpassning.
Medarbeiderne legger selv inn e-post og vedlegg. Sekretariatslederen har ansvar for dokumentkontroll.
- Med Business 360˚ er det enkelt å finne igjen dokumenter,
medarbeidere, eiendomsutviklere, advokater og andre
kontaktpersoner på tvers av prosjekter. Vi kan lage relasjoner
mellom dokumenter og kontaktpersoner, og systematisere
det hele. Det er en sann fornøyelse å bruke, sier Grødem.
Venter med tilpasninger
Han legger ikke skjul på at enkelte medarbeidere har ønsket
noen tilpasninger, men Grødem vil vente: - Det er ikke noe
poeng at Business 360˚ skal likne mest mulig på SuperOffice. Vi må først gjøre oss kjent med løsningen og se hvilke
muligheter det har. Senere kan vi justere det som ikke fungerer maksimalt. Det samme gjelder Business 360˚ hos Greater
Stavanger.
Forus Næringspark:
Dynamisk vekst med Business 360˚
Problematisk konvertering
Innføringen av Business 360˚ gikk ikke problemfritt: - Software Innovation lovet enkel konvertering fra SuperOfficearkivet til Business 360˚, men det holdt dessverre ikke stikk.
Det oppsto forsinkelser som vi gjerne skulle ha vært foruten.
Medarbeiderne som var blitt kurset tidligere måtte ta “repetisjonskurs”, forteller Grødem.
Etter konverteringen har imidlertid alt fungert etter forventningene.
Papirløse politikere
Business 360˚ har ikke bare gitt de ansatte en mer effektiv
arbeidsdag. Politikere i styrene i Forus Næringspark og
Greater Stavanger vil fra neste år motta digitale saksdokumenter på sine nettbrett.
- Ja, vi vil ta i bruk Business 360˚ Papirløse møter fra Software Innovation. Dermed slipper vi å distribuere omfangsrike
saksdokumenter i posten. Styremedlemmene kan lese dokumentene uansett hvor de er, forteller Grødem.
Samarbeidsrom i SharePoint til fakturaer
- Business 360˚ og SharePoint kan åpnes for eksterne
samarbeidspartnere - Vi har tanker om å bruke samarbeidsrom til fakturahåndtering. Næringsparken omsetter for
flere hundre millioner i året, og det hagler med fakturaer. I
dag blir fakturaene skannet når vi mottar dem, godkjent og
sendt til regnskapsfører. Med SharePoint kan vi legge godkjente kopier i et samarbeidsrom der regnskapsfører kan
hente dem. Det er mer effektivt. Vi vil også vurdere å integrere
Business 360˚ med regnskapssystemet, men jeg tror ikke det
er så mye å hente på det.
Illustrasjon: Juul I Frost
Forus Næringspark:
Dynamisk vekst med Business 360˚
Papirkluss kan koste dyrt
- Andre framtidsønsker?
- Det tar tid å lære all funksjonaliteten i Business 360˚. Vi har
en travel hverdag, og trenger mer tid på å oppdage alt hva
det nye verktøyet kan hjelpe oss med. Foreløpig skraper vi
bare litt i overflaten.
Det viktigste er at Forus Næringspark har full oversikt over
dokumenter og prosjekter, og at alt er forskriftsmessig lagret.
Vi håndterer store verdier. Kluss i papirene kan koste oss
dyrt, sier daglig leder Stein Racin Grødem.
- I så måte er Business 360˚ en svært billig forsikring.
Software Innovation er et skandinavisk selskap og blant de internasjonalt ledende leverandørene av programvare for informasjonshåndtering, dokumentkontroll og saksbehandling. Med 25 års erfaring og kompetanse arbeider vi målrettet med å levere fremtidsrettede, fleksible og brukervennlige
løsninger. Vi skaper god kunnskapsdeling, effektiv samhandling, virksomhetskontroll og bedre service i private og offentlige virksomheter. Våre
standard bransjeløsninger er bygget på Microsoft SharePoint og Office - markedets ledende plattform for samhandling.
Software Innovation AS | Rolfsbuktveien 4C | N-1364 Fornebu | +47 23 89 90 00 | www.software-innovation.no