Transcript GENEL MUDURLUK OZUM BIZIZ IYILESTIRME TAKIMI

TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
GENEL MÜDÜRLÜK
ÇÖZÜM BİZİZ
İYİLEŞTİRME TAKIMI
ÇALIŞMA RAPORU
OCAK 2012
ANTALYA
04/02/2012
1
TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
2
GENEL MÜDÜRLÜK
SÜREKLİ KURUMSAL GELİŞİM PROJESİ
ÇÖZÜM BİZİZ İYİLEŞTİRME TAKIMI
ÇALIŞMA TUTANAĞI
04/02/2012
TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
3
GENEL MÜDÜRLÜK
Sayfa no
İçindekiler
2
Çözüm Biziz Takımı İsim Listesi
3
Sunuş
4
Çalışma Tutanağı
5
Problem Havuzu Oluşturulması
6
Sorunların Analiz Çalışması ve Puanlaması
7-8
Problem Kök Nedenleri
Problem Nedenleri ve Çözüm Önerileri
04/02/2012
9
10-11
TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
GENEL MÜDÜRLÜK
Çalışmanın Yapıldığı Yer
: Starlight Convention Center
İyileştirme Takımını Adı
: Çözüm Biziz
Takımın Lideri
: Abdurrahman KARAĞAÇ
Takımın Raportörü
: Yasemin ÖNEL
Üyeler
:
Hüseyin ÇİL
Cemile Ceher POLAT
F. Suat DAL
Volkan AKSOY
Burcu HALICI
Baysal CEYHAN
İyileştirme Çalışmasının Konusu : Kurum personelinin kaynaşmasını sağlayacak sosyal
aktivitelerin az olması
Çalışmanın Başlama Tarihi :
31.01.2012
Çalışmanın Bitirildiği Tarihi :
03.02.2012
04/02/2012
4
TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
GENEL MÜDÜRLÜK
SUNUŞ
Kurumsal gelişim Projesi Kapsamında Genel Müdürlüğümüz bünyesinde oluşturulan
ÇÖZÜM BİZİZ İYİLEŞTİRME TAKIMI 31. 01. 2012 tarihinde ilk toplantısını yaparak
çalışmalarına başlamış, 03.02.2012 tarihinde çalışmalarını tamamlamıştır. Tespit edilen
11 problemden 11. problem olan “Kurum personelinin kaynaşmasını sağlayacak
sosyal aktivitelerin az olması” problemi ele alınarak nedenleri ve çözüm önerileri
hakkında çözüm iyileştirme takımınca yapılan çalışmalar aşağıda sunulmuştur.
04/02/2012
5
TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
GENEL MÜDÜRLÜK
Toplantı Tarihi : 31/01/2012
Toplantı No
:1
Toplantı Konusu : Kurum personelinin kaynaşmasını sağlayacak sosyal aktivitelerin az
olması
Çözüm Biziz İyileştirme Takımı’nın ilk toplantısı;
Abdurrahman KARAĞAÇ , Hüseyin ÇİL,Yasemin ÖNEL, Cemile Ceher POLAT, F. Suat
DAL, Volkan AKSOY, Baysal CEYHAN,Burcu HALICI’nın Katılımlarıyla 31.01.2012
tarihinde STARLİGHT CONVENTİON CENTER toplantı salonunda saat 17.00 de
yapıldı.
Takım liderinin seçimi
seçildi.
: Takım lideri olarak Abdurrahman KARAĞAÇ oy birliği ile
Takım raportörünün seçimi : Takım raportörü olarak Yasemin ÖNEL oy birliği ile
seçildi.
İyileştirme takımın adı
04/02/2012
: “ÇÖZÜM BİZİZ” olarak oy birliği ile kabul edildi.
6
TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
GENEL MÜDÜRLÜK
Toplantı Tarihi : 01.02.2012/03.02.2012
Toplantı No
:2-4
Toplantı Konusu : Problem Havuzu Oluşturması ve çözüm önerlerinin yapılması.
Problem Havuzu oluşturmayla ilgili yapılan çalışmada aşağıda belirtilen problemler tespit edildi.
PROBLEM HAVUZU
1. Yemekhane harici alakart lokanta ve salata bar olmaması.
2. Genel Müdürlük ve Bölge Müdürlüklerinde personelin kullanacağı kütüphane olmaması.
3. Geçici görevle göreve gönderilen personele görev sürecince kullanmak üzere dizüstü
bilgisayarın verilmemesi.
4. Çalışan personele gereken ödül ve ikramiye gibi motive edecek ürün vb şeyler verilmemesi.
5. Personel servis problemleri.
6. Görevde yükselme sınavlarının yeteri kadar sık aralıklarla yapılmaması.
7. Bölge Müdürlüklerinde çalışan personele motivasyon eğitiminin verilmemesi.
8. Bölge müdürlüklerinde çalışan personele motivasyon eğitiminin verilmemesi.
9. Personele yeteri kadar mesleki eğitimin verilmemesi.
10. Personel arasında iş yükü dağılımının adaletsiz olması.
11. Kurum personelinin kaynaşmasını sağlayacak sosyal aktivitelerin az olması.
04/02/2012
7
TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
8
GENEL MÜDÜRLÜK
Abdurra
hman Yasemin
KARAA ÖNEL
ĞAÇ
Baysal
CEYHAN
Cemile
Ceher
POLAT
Burcu
HAKICI
4
4
2
5
8
3
8
2
6
2
1
4
7
4
4
3
Geçici görevle göreve gönderilen personele. Görev
sürecince kullanmak üzere dizüstü bilgisayarın verilmesi
6
9
7
4
3
4
8
3
4
Çalışan personele gereken ödül, onurluk ve ikramiye gibi
motive edecek ürün vb şeyler verilmemesi
4
5
5
3
1
1
2
7
5
1
1
8
2
6
6
11
7
8
4
5
6
5
10
2
10
1
9
7
7
9
9
6
8
3
3
6
8
10
5
5
SIRA
NO
PROBLEMLER / KİŞİLER
1
Yemekhane harici alakart restoran ve salata bar olması
kalitenin artmasını sağlayabilir.
3
2
Genel müdürlük ve bölge müdürlüklerinde personelin
kullanacağı kütüphane olmaması
5
6
7
8
Servis problemleri
Görevde yükselme sınavlarının yeteri kadar çok olmaması
Bölge müdürlüklerinde çalışan personele
eğitiminin verilmemesi
motivasyon
Arşivden çıkan evrakların bilgisayar ortamında olmaması
Volkan F.Suat Hüseyi
AKSOY DAL n ÇİL
9
Personelin mesleki eğitim eksikliği
9
2
6
9
9
3
7
1
10
İş yükü dağılımının adaletsiz olması
1
11
10
10
10
2
1
10
11
10
8
11
11
11
10
9
Kurum personelinin kaynaşmasını sağlayacak sosyal
11 aktivitelerin az olması
04/02/2012
TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
9
GENEL MÜDÜRLÜK
Puanlama tablosu
Puanı
1- Yemekhane harici alakart lokanta ve salata bar olmaması.
33
2- Genel Müdürlük ve Bölge Müdürlüklerinde personelin kullanacağı kütüphane olmaması.
28
3- Geçici görevle göreve gönderilen personele görev sürecince kullanmak üzere dizüstü bilgisayarın
verilmemesi.
37
4- Çalışan personele gereken ödül ve ikramiye gibi motive edecek ürün vb şeyler verilmemesi
.
23
5- Personel servis problemleri.
39
6- Görevde yükselme sınavlarının yeteri kadar sık aralıklarla yapılmaması
43
7- Bölge Müdürlüklerinde çalışan personele motivasyon eğitiminin verilmemesi
49
8-Arşivden çıkan evrakların bilgisayar ortamında olmaması
45
9- Personele yeteri kadar mesleki eğitimin verilmemesi
40
10- Personel arasında iş yükü dağılımının adaletsiz olması
45
11- Kurum personelinin kaynaşmasını sağlayacak sosyal aktivitelerin az olması
73
04/02/2012
TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
GENEL MÜDÜRLÜK
PROBLEMİN KÖK NEDENLERİ
1- Yeteri kadar personelin talebinin olmaması;
1.1- personelin iş yoğunluğundan dolayı böyle bir şeye vakit ayırmayı düşünmemesi,
1.2- talepte bulunsa dahi organizasyonun kaliteli olacağını ve böyle bir talebin
karşılanacağını düşünmemesi
2- İdarecilerin konuya yeteri kadar eğilmemeleri;
2.1- İdarecilerin diğer işlerine daha fazla vakit ayırmaları.
3- Personelin arasındaki iletişim eksikliği ve birbirini tanımaması;
3.1- Kuruma yeni göreve başlayanların diğer personelle tanıştırılmaması.
3.2- Toplu organizasyonların az olması.
3.3- Genel Müdürlük ve bağlı birimlerde çalışanların birbiri ile iletişim halinde olmaması.
4- Gerek taşra gerekse merkez teşkilatında görev yapan personelin sosyal aktivitelerine dair
taleplerini çözüme kavuşturacak yöneticilere net olarak aktaramaması:
4.1- Personelin bürokrasi engeli ile karşılaşması.
4.2- Personelin idarecilere durumlarını veya taleplerini aktarma konusunda çekingen
kalması.
4.3- İdarecilerin (Özellikle Tapu Müdürlüklerinde) iş yoğunluğuna bağlı olarak personeli
dinlemek için yeteri kadar uzun vakit ayıramaması.
5- Bu yönde gelişmiş bir kurum kültürünün olmaması;
04/02/2012
10
TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
GENEL MÜDÜRLÜK
Problemin Nedenleri
1- Yeteri kadar personelin talebinin olmaması;
1.
Personelin iş yoğunluğundan dolayı
böyle bir şeye vakit ayırmayı
düşünmemesi,
1.
Talepte bulunsa dahi organizasyonun
kaliteli olacağını ve böyle bir talebin
karşılanacağının düşünmemesi.
2- İdarecilerin konuya yeteri kadar eğilmemeleri;
Çözümleri
Personelin bu konuda bilgilendirilmesinin sağlanmalı.
Bu tür aktivitelerin mesai saatleri dışında yapılmasına özen gösterilmeli.
Böyle düşünen personelin yapılacak aktivitelere özellikle katılımının sağlanarak düşüncelerinin pozitif yönde değiştirilmesine
yön verilmeli.
Konu ile ilgili olarak ilgili idareciler bilgilendirilmeli.
2.1- İdarecilerin diğer işlerine daha fazla
vakit ayırmaları.
Tanışma toplantıları, toplu yemekler gibi personelin bir arada bulunacağı organizasyonlar yapılmalı
3- Personelin arasındaki iletişim eksikliği ve birbirini
tanımaması;
3.1- Kuruma yeni göreve başlayanların
diğer personelle tanıştırılmaması.
3.2- Toplu organizasyonların az olması.
3.3- Genel Müdürlük ve bağlı birimlerde
çalışanların birbiri ile iletişim halinde
olmaması.
4- Gerek taşra gerekse merkez teşkilatında görev yapan
personelin sosyal aktivitelerine dair taleplerini çözüme
kavuşturacak yöneticilere net olarak aktaramaması.
4.1- Personelin bürokrasi engeli ile
karşılaşması.
4.2- Personelin idarecilere durumlarını
veya taleplerini aktarma konusunda
çekingen kalması.
4.3- İdarecilerin (Özellikle Tapu
Müdürlüklerinde) iş yoğunluğuna bağlı
olarak personeli dinlemek için yeteri kadar
uzun vakit ayıramaması.
5- Bu yönde gelişmiş bir kurum kültürünün olmaması;
004/02/2012
Konu ile ilgili olarak ilgili idarecilerin ve personelin bilgilendirilmesine yönelik çalışmalar yapılmalı.
Kurum kültürü oluşturmak için;tiyatro kulübü kurulmalı, Devlet Tiyatroları ve sinema salonları ile protokol yapılarak daha
uygun bilet fiyatları uygulanmalı, sinema salonu kurulmalı, turizm acenteleri ile protokol yapılarak kısa geziler düzenlenmeli,
fotoğraf ve resim yarışmaları gibi yarışmalar düzenlenmeli, kurum olarak yemek ve piknik vb. organizasyonları düzenlenmeli.
11
TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
GENEL MÜDÜRLÜK
SAYGILARIMIZLA ARZ EDERİZ…
04/02/2012
12