Transcript d`informations - Commune de Montreux

La Municipalité de Montreux met au concours un poste d’ :
EMPL OYÉ(E) D’ADMI NIST RATION À 5 0 %
à la direction affaires sociales, familles et jeunesse
pour la Maison de Quartier Jaman 8 à Clarens
Tâches principales :







Accueillir orienter, renseigner la population sur les prestations et procédures
administratives en lien avec le fonctionnement de la Maison de Quartier et
l’administration communale en son entier
Gérer le planning de la mise à disposition des infrastructures et espaces en collaboration
avec le coordinateur animateur
Assurer la bonne tenue des caisses et des comptes des différents secteurs
Assurer la transmission des demandes vers le personnel d’animation
Rédiger la correspondance
Rédiger des comptes rendus de séances
Traiter le courrier
Profil souhaité :









Certificat fédéral de capacité (CFC) d’employé de commerce ou formation jugée
équivalente
Maîtrise des outils informatiques courants (bureautique et messagerie)
Expérience professionnelle de quelques années au sein d’un service d’accueil
Aisance rédactionnelle et bonne maîtrise de l’orthographe
Autonomie, sens de l'organisation et sens pratique
Facilité de communication et sens du service
Sens des responsabilités et de la discrétion
Esprit de collaboration
Nationalité suisse ou titulaire du permis d’établissement type "C".
Entrée en fonction : date à convenir.
Tous renseignements complémentaires peuvent être obtenus auprès de Mme M. Bornet,
cheffe de service,  : 021 962 78 30.
La description de fonction est disponible sur le site : http://www.commune-demontreux.ch/fr/vivre/travailler/offres-demploi.html.
Les offres accompagnées d’un curriculum vitae, copies de diplômes et certificats, références,
prétentions de salaire, photographie récente (format passeport), sont à adresser avec la
mention «EAAJ50%» au service des ressources humaines de la Commune de Montreux,
avenue des Alpes 18, case postale 2000, 1820 Montreux 1, d’ici au 24 février 2015 au
plus tard.
C O M M U N E D E M O N T R E U X
Direction affaires sociales, familles et jeunesse
Animation jeunesse et camps de vacances
Fonction : Employé d’administration
(amplitude salariale B 05 à B 40)
1. DESCRIPTION GENERALE DE LA FONCTION
Assurer, en étroite collaboration avec le coordinateur. l’organisation ainsi que le fonctionnement de la réception de la Maison de Quartier
Jaman 8 (MQJ8), la diffusion de l’information administrative à la population, le fonctionnement administratif des secteurs "pour tous" et
"jeunesse", ainsi que le lien administratif et opérationnel avec les autres services communaux.
2. TACHES PRINCIPALES
RESPONSABILITES
2.1
Collaborer étroitement avec le coordinateur afin
d’assurer une présence informative optimale et une
communication de qualité sur la mission et les
prestations
- d’une desserte de la réception en adéquation avec les besoins des
usagers ;
- de la mise en place et du suivi des procédures de fonctionnement
de la réception.
2.2
Accueillir orienter, renseigner la population sur les
prestations et procédures administratives en lien avec le
fonctionnement et l’administration communale en son
entier
- de la qualité de l’accueil et la pertinence de l’information impartie ;
- de la transmission et du suivi et des demandes ;
- du lien entre population et administration.
2.3
Assurer la transmission des demandes vers le personnel
d’animation
- de la qualité des informations fournies ;
- du suivi des réponses.
2.4
Rédiger la correspondance
- de la présentation et de l’orthographe ;
- de la forme et du contenu ;
- de la tenue des délais.
2.5
Rédiger des comptes rendus de séances
- de la forme et du contenu ;
- du suivi administratif.
2.6
Traiter le courrier
- de la bonne distribution.
Description de fonction – employé d’administration
page 2
2.7
Gérer le planning de la mise à disposition des
infrastructures et espaces
-
2.8
Assurer le fonctionnement administratif interne
- de la justesse et la tenue des comptes et des caisses des différents
secteurs ;
- du lien administratif avec la direction SFJ et les autres services.
2.9
Respecter et faire respecter les mesures individuelles et
collectives de santé et sécurité au travail (MSST)
- du respect des prescriptions légales.
2.10 Exécuter toutes les autres tâches qui lui sont confiées
du suivi des disponibilités des infrastructures et espaces ;
de la prise de réservations ;
de l’établissement des contrats ;
de la facturation des locations.
- de leur bonne exécution dans les délais impartis.
3. LIAISONS HIERARCHIQUES
Supérieur direct :
- le coordinateur animateur
Subordonnés directs :
- néant
4. CONNAISSANCES ET APTITUDES PROFESSIONNELLES
-
Certificat fédéral de capacité (CFC) d’employé de commerce ou formation jugée équivalente
Maîtrise des outils informatiques courants (bureautique et messagerie)
Expérience professionnelle de quelques années au sein d’un service d’accueil
Aisance rédactionnelle et bonne maîtrise de l’orthographe
Autonomie, sens de l'organisation et sens pratique
Facilité de communication et sens du service
Sens des responsabilités et de la discrétion
Esprit de collaboration
Description de fonction – employé d’administration
page 3
5. SECRET DE FONCTION ET ASSERMENTATION
- Art. 30 du règlement sur le statut du personnel communal :
1
Le fonctionnaire est tenu d’observer le secret sur toutes les affaires dont il a connaissance de par sa fonction. Il lui est notamment
interdit de communiquer ou de conserver des documents contenant des données sensibles, en original ou en copie.
2
L’obligation de garder le secret de fonction subsiste même après la cessation des rapports de service.
6. ANNEXE, CAS PARTICULIERS
- Néant.
Montreux, février 2015.