Transcript Henkilöstörahasto Hallituksen ja valtuuston tehtävät

Itellan Henkilöstörahasto HR
Hallituksen ja valtuuston tehtävät
Ari Nieminen
Henkilöstörahaston hallituksen jäsen
1
18.11.2014
Internal
[email protected]
Itellan Henkilöstörahasto HR
•
•
•
•
•
•
•
•
Palmolahti Antero, muu henkilöstö, puheenjohtaja
Tuominen Jutta, johdon edustaja
Nieminen Ari, ylempien edustaja
Jyrkinen Juha, muu henkilöstö, varapuheenjohtaja
Strandén Tarja, muu henkilöstö
Lahti Lena, muu henkilöstö
Koponen Reijo, muu henkilöstö
Niemi Jarmo, muu henkilöstö, valtuuston pj
Henkilöstörahasto- ja Eläkepalvelut Oy
• Mäkinen Lasse, Innova. liiketoimintajohtaja
• Väänänen-Aldrete Susa, sihteeri
2
18.11.2014
Internal
[email protected]
Itellan Henkilöstörahasto HR
Valtuuston jäsenet
Ylemmät toimihenkilöt
ja johdon edustajat
Muu henkilöstö
Varsinainen jäsen
Kari Tuomola
Ria Lehmus-Juppala
Varajäsen
Timo Jauhiainen
Janne Virtala
Hannu Haapaniemi
Satu Ollikainen
Jarmo Niemi
Timo Peippo
Tero Kiljunen
Juhani Saarikko
Juha Torvinen
Jesper Sundström
Kari Temonen
Tero Kelkka
Tuija Karttunen
Esa Majalahti
Pellikka Jari
Arto Räsänen
Ossi Lillomäki
Antti Koskimäki
Jukka Kalliokoski
Hannele Wikman
Erja Keskinen
Markku Jalava
Liisa Lapinkangas
Juuso Kaukelin
Timo Saarinen
Riitta Akkanen
Anneli Liikala
Heikki Mäkipää
Satu Eloranta
Marko Koivumäki
Lena Müller
3
18.11.2014
Internal
[email protected]
Hallituksen tehtävät
Lainmukaiset tehtävät
• Hallitus vastaa rahaston päätöksenteosta, joista olennaisimmat liittyvät
hallintopalvelun järjestämiseen ja sijoitusvarallisuuden hoidon
pelisääntöihin. Henkilöstörahastolaki määrittelee hallituksen tehtävät
29§:ssä seuraavasti:
– ”Henkilöstörahaston hallitus edustaa rahastoa. Hallituksen on lain
sekä rahaston sääntöjen ja kokouksen päätösten mukaan hoidettava
huolellisesti rahaston asioita.
– Hallituksen on erityisesti huolehdittava henkilöstörahaston hallinnon ja
varainhoidon asianmukaisesta järjestämisestä sekä siitä, että
rahaston varat sijoitetaan siten kuin 6 luvussa säädetään. Rahaston
omaisuuden luovuttamisesta konkurssiin päättää hallitus.
– Hallituksen on arvonmäärityspäivän jälkeen viipymättä laadittava 42
§:ssä tarkoitetut laskelmat säännöissä määrätyin perustein.”
4
18.11.2014
Internal
[email protected]
Hallituksen tehtävät
Kokouskäytännöt
• Hallituksen vastuulla on järjestää hallituksen kokoukset rahaston
vuosiaikataulun mukaisesti, sekä dokumentoida tehdyt päätökset
(esityslistat, kutsut, pöytäkirjat). Innovan kanssa voidaan myös sopia
asiamiehen käytöstä hallituksen kokousten järjestelyssä ja
dokumentoinnissa. Innova toimittaa rahaston hallitukselle tilikausittain
vuosiaikataulun, joka ohjaa hallituksen päätöksentekoa. Alkuperäiset
kokouspöytäkirjat on säilytettävä huolellisesti. Innova hoitaa
arkistointivelvoitteet rahaston puolesta.
Sijoitustoiminnan linjaaminen
• Rahaston hallituksen on päätettävä pääoman sijoitustoiminnan
pelisäännöistä. Innovan palveluun kuuluu kiinteänä osana myös
varainhoitopalvelu, josta laaditaan erillinen varainhoitosopimus ja
sovitaan sijoitusstrategiasta yhdessä rahastolle nimetyn varainhoitajan
kanssa. Hallitus seuraa varainhoidon toteumaa kuukausittain saamiensa
raporttien pohjalta sekä kutsuu varainhoitajan määräajoin hallituksen
kokouksiin.
5
18.11.2014
Internal
[email protected]
Hallituksen tehtävät
Rahaston kululaskut
• Rahaston laskujen hoidosta on sovittava siten, että hallitus hoitaa itse
juoksevat kulut tai tilinkäyttöoikeudet annetaan Innovalle ja asioiden
hoitamista varten tehdään maksupalvelusopimus. Innovan hoitaessa
maksuliikennettä, pyydetään rahaston hallituksen puheenjohtajalta
aina hyväksyntä ennen maksun suorittamista.
Tilintarkastaja
• Hallituksen tulee huolehtia, että Palkkiorahastolle valitaan
tilintarkastaja rahaston sääntöjen määräämän toimikauden mukaisesti.
Rahaston ensimmäinen tilintarkastaja valitaan perustamiskokouksen
yhteydessä. Kustannustehokkain ja joustavin tapa on hyödyntää
samaa tilintarkastajaa tai tilintarkastusyhteisöä työnantajayhteisön
kanssa.
6
18.11.2014
Internal
[email protected]
Hallituksen tehtävät
Päätös vuosittain nostettavaksi siirrettävästä pääomasta
• Hallitus päättää rahaston sääntöjen mukaisesti vuosittain, kuinka
paljon pääomaa siirretään sidotusta osasta nostettavaan
(maksimissaan 15 %). Päätös tulee kirjata hallituksen
kokouspöytäkirjaan vuosittain ennen Innovan suorittamaa
jäsenosuuksien laskentaa. Samoin on toimittava yhteispääoman
kanssa, jos rahasto sitä kerryttää.
Rahaston sääntöjen tulkinta
• Rahaston hallitus vastaa henkilöstörahastolain ja rahaston sääntöihin
liittyvistä tulkinnoista. Innovan asiantuntijat auttavat tulkintaa
vaativissa tapauksissa (esim. jäsenyyden muodostuminen
/päättyminen, palkkioiden/tuoton jakoperusteet,
päätöksentekojärjestys yms.).
7
18.11.2014
Internal
[email protected]
Hallituksen tehtävät
Tilinpäätös-/vuosikokouksen koolle kutsuminen
• Hallitus kutsuu rahaston kokouksen / valtuuston koolle vuosittain
vahvistamaan rahaston tilinpäätöksen. Tilinpäätöskokouksen
koollekutsumisesta on säännelty rahaston säännöissä.
Rahastoerän määräytymisperusteiden ilmoittaminen
• Hallituksen tulee lisäksi huolehtia, että henkilöstörahastoerän
määräytymisperusteet tulee vuosittain ilmoitetuiksi lakia valvovalle
viranomaiselle.
8
18.11.2014
Internal
[email protected]
Valtuuston tehtävät
•
•
•
•
•
9
Valtuuston tehtävänä on järjestää rahaston sääntöjen määräämänä ajankohtana
vuosittainen tilinpäätöskokous, jossa vahvistetaan rahaston päättyneen tilikauden
tilinpäätös ja annetaan vastuuvapaus vastuuvelvollisille (hallitus, tilintarkastaja).
Valtuuston tulee myös suorittaa hallituksen jäsenten valinta sen toimikauden
päätyessä.
Valtuuston varsinaisessa kokouksessa on:
– päätettävä tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä
vastuuvelvollisille;
– päätettävä rahaston yli- tai alijäämää koskevista toimenpiteistä;
– valittava hallituksen jäsenet sekä tilintarkastaja ja mahdollinen
varatilintarkastaja;
– käsiteltävä muut hallituksen esittämät asiat.
Rahaston sääntöjä muutettaessa on päätäntävalta rahaston valtuustolla. Valtuusto
voi päättää hallituksen sille esittämistä sääntömuutoksista 2/3
enemmistöpäätöksellä.
Valtuusto voi lisäksi päättää rahaston purkamisesta samassa järjestyksessä kuin
se on aikanaan tullut perustetuksi. Hallituksen tekemä esitys rahaston
purkamisesta voidaan tehdä valtuustossa 2/3 enemmistöpäätöksellä.
18.11.2014
Internal
[email protected]
Itellan henkilöstörahaston
aikataulu 2014
31.12.2013 Yhtiön tilikausi päättyy
PÄIVITYS
17.02.2014 Jäsentiedot (v. 2013) saatu yrityksen palkkahallinnosta tietuekuvauksen
mukaisesti. Rahaston sääntöjen mukaan esteelliset/kuulumattomat jäsenet
ilmoitetaan Innovaan.
31.03.2014 Ilmoitetaan Työ- ja Elinkeinoministeriölle v. 2014 henkilöstörahastoerän
määräytymisperusteet
31.05.2014 Rahaston tilikausi päättyy
01.06.2014 Ajalla 1.1.-31.5.2014 päättyneet työsuhteet saatu tietuekuvauksen mukaisina
Innovaan.
13.06.2014 Sijoitustoiminnan tuottotiedot toimitettu Innovaan.
LASKENTA
01.07.2014 Rahaston tilinpäätös valmiina. Tilintarkastajalle toimitetaan tilinpäätösaineisto.
Yrityksen tilintarkastajalta pyydetään lausunto HRE:n määräytymisestä.
04.08.2014 Hallituksen tilinpäätöskokous klo 10 Innovassa. Tilintarkastajalta ennakkoarvio
hallitukselle
05.08.2014 Valtuuston kokouskutsut lähetetään
10
18.11.2014
Internal
[email protected]
Itellan henkilöstörahaston
aikataulu 2014
26.08.2014 Valtuuston kokous klo 10 - Tilintarkastajan lausunto oltava valmiina
MAKSATUS
27.08.2014 Jäsenkirjeiden julkaisu ja postitus.
12.09.2014 Rahasto-osuuden viimeinen nostoilmoituspäivä
18.09.2014 Innova lähettää tiedon maksettavista rahasto-osuuksista rahastolle
22.09.2014 Hallituksen kokous - hallitus ilmoittaa oikaisupäätökset Innovaan
27.09.2014 Rahasto-osuuksien maksuun tarvittavat rahat tilillä
30.09.2014 Rahasto-osuuksien maksupäivä
VIRANOMAISYHTEYDET
30.09.2014 Rahaston tilinpäätöstiedot toimitettava Työ- ja elinkeinoministeriöön
13.10.2014 Rahasto-osuuksien ennakonpidätykset maksetaan
31.12.2014 Ilmoitetaan henkilöstörahastoerän määräytymisperusteet Työ- ja
Elinkeinoministeriöön
31.01.2015 Vuosi-ilmoitus verottajalle
11
18.11.2014
Internal
[email protected]