Transcript Domaine : - THERMO DARIAS

MANUEL DE PROCEDURES
Domaine :
Ressources Humaines
Procédure :
- Gestion de démission
Version
VF
Action
Conception
Validation V
Projet
Validation V
Finale
Entité
Nom des intervenants
Date
SOMMAIRE
Manuel des procédures
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1. Présentation de la procédure
1.1. Objet
Cette procédure décrit la démarche de la gestion des départs de personnel au sein de la société THERMO
DARIAS.
Élément déclencheur : Réception d'une lettre de démission,
Élément de clôture : Comptabilisation du solde de tout compte (Cf. procédure traitement de la paie) et
archivage des pièces justificatives.
1.2. Définitions
STC : Solde de Tout Compte
1.3. Règles de gestion
RDG 1: La lettre de démission doit être signée et légalisée par le démissionnaire.
RDG 2: Le quitus de passation doit être validé par :
- le Responsable Hiérarchique du démissionnaire,
- le Responsable Qualité ,
- le Chargé de mission RH ;
- l'Administrateur Système d'Information,
- et le Gérant Associé.
RDG 3: L'Agent Administratif du Personnel archive systématiquement une copie du reçu du solde de tout
compte signé par le démissionnaire.
RDG 4: Le paiement du solde de tout compte n'est effectué qu'après validation du quitus de passation par
les responsables concernés.
RDG 5: pour les mensuels, le paiement du Solde de Tout Compte est effectué par chèque
Manuel des procédures
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2. Acteurs et rôles de la procédure
2.1. Acteurs
Acteurs dans la procédure
Responsabilité
Agent Administratif du Personnel
Agent de Paie
Chargé de mission RH
Chargé des Titres de Paiement
Chef Comptable
Directeur Administratif et Financier
Gérant Associé
2.2. Rôles
Rôles dans la procédure
Acteurs jouant le rôle
Démissionnaire
Responsable Hiérarchique du
Démissionnaire
Manuel des procédures
Responsable Matériel
Administrateur Système d'Information
Responsable Qualité
Directeur Administratif et Financier
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3. Logigramme de la procédure
Dé mis s ionnaire
C ha rgé de mis s ion RH
G é ra nt As s ocié
Age nt Adminis tra tif du
P e rs onne l
Ré fé re ncer la le ttre
de dé mis s ion
L e ttre d e d é m is s io n
L e ttre d e d é m is s io n
Approuver la le ttre
de dé mis s ion
L e ttre d e d é m is s io n
a p p ro u v é e
- Dire c te ur Ad m in is tra tif e t
Fin a n c ie r
- Re s p o n s a b le Qua lité
- Ad m inis tra te ur Sys tè m e
d 'Info rm a tio n
- Re s p o n s a b le Ma té rie l
E ta blir une
a cce pta tion de
dé mis s ion
A c c e p ta tio n d e
d é m is s io n
La ncer le quitus
de pa s s ation
A c c u s é d e ré c e p tio n
Q u itu s d e p a s s a tio n
Va lide r le quitus
de pa s s a tion
Q u itu s d e p a s s a tio n
R e mplir le quitus
de pa s s a tion
Q u itu s d e p a s s a tio n
Dire cte ur
Adminis tra tif e t
F ina ncie r
Agent de P aie
C he f C ompta ble
Approuve r le quitus
de pa s s a tion
Q u itu s d e p a s s a tio n a p p ro u v é
P ré pa re r un projet
de S olde de Tout
C ompte
P ro je t d e S TC
P ro je t d e S TC +
O rd re d e p a ie m e n t
Re s pons a ble
Hié ra rchique du
Dé mis s ionna ire
E ta blir un ordre de
pa ie me nt du S TC
C ha rgé des Titre s de
P a ie me nt
Va lider le proje t de
S olde de Tout
C ompte
P ro je t S T C + O rd re
d e p a ie m e n t
E ta blir le chè que
de règle me nt du
S TC
P ro je t d u S T C + C h è q u e
Approuve r le S TC e t
S igner le chèque
de pa ieme nt du
S TC
S T C a p p ro u v é
S T C + C h è q u e s ig n é
P ré pa rer les
docume nts
a dminis tra tifs du
démis s ionna ire
Inté gre r le S TC a u
nive a u du s ys tè me
de ge s tion de la pa ie
S ys tè me de
G e s tion de
la P a ie
Dé mis s ionnaire
Re me ttre le chè que
e t le s docume nts
a dminis tra tifs a u
dé mis s ionna ire
C las s e r le s piè ce s
jus tifica tive s du
S TC dans le dos s ier
du pe rs onne l
Manuel des procédures
C hè q ue + R e ç u S TC +
A tte s ta tio n d e tra v a il
A c c u s é d e ré c e p tio n
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4. Opérations de la procédure
Référencer la lettre de démission
Acteur(s) :
Agent Administratif du Personnel
A la réception d’une lettre de démission, l'Agent Administratif du Personnel vérifie qu’elle est signée et légalisée par
le Démissionnaire.
En cas de constatation d'anomalie l'Agent Administratif du Personnel rejette la lettre de démission et la retourne au
démissionnaire.
Dans le cas contraire, l'Agent Administratif du Personnel la transmet au Gérant Associé pour approbation.
Approuver la lettre de démission
Acteur(s) :
Contrôle
Gérant Associé
A la réception de la lettre de démission, le Gérant Associé examine le motif de la démission et décide de l’accepter ou
de renégocier avec le Démissionnaire.
Ensuite, le Gérant Associé signe, la lettre de démission et la transmet à l'Agent Administratif du Personnel.
Etablir une acceptation de démission
Acteur(s) :
Agent Administratif du Personnel
A la réception de la lettre de démission validée par le Gérant Associé, l’Agent Administratif du Personnel établit
une acceptation de démission précisant la durée du préavis accordé au Démissionnaire et la remet à celui-ci contre
accusé de réception.
Lancer le quitus de passation
Acteur(s) :
Agent Administratif du Personnel
Suite à la remise de l’acceptation de démission au Démissionnaire, l’Agent Administratif du Personnel lance le
quitus de passation pour qu'il soit rempli par les différents responsables de service en relation avec le démissionnaire.
En outre, l'Agent Administratif du Personnel informe éventuellement les établissements de crédit du départ de
l'intéressé.
Remplir le quitus de passation
Acteur(s) : Administrateur Système d'Information
Responsable Matériel
Responsable Qualité
Directeur Administratif et Financier
A la réception du quitus de passation :
•
•
•
Le Responsable Hiérarchique du Démissionnaire vérifie que le travail du démissionnaire est
achevé,que la passation des tâches avec le collaborateur assurant la relève est correctement assurée et
que les outils de travail ont été exhaustivement rendus ;
Le Responsable Qualité vérifie que le démissionnaire a rendu toute la documentation mise à sa
disposition ;
L'Administrateur Système d'Information vérifie que le démissionnaire a rendu tout le matériel
informatique mis à sa disposition ;
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•
•
Le Responsable Matériel vérifie que le démissionnaire a rendu tout le matériel mis à sa disposition
(outils de travail par exemple);
Le Directeur Administratif et Financier vérifie que la caisse et les valeurs détenues éventuellement
par le démissionnaire ont été exhaustivement rendues.
Dans le cas où l'un des responsables cités ci-dessus constate une anomalie, il bloque le quitus de passation
jusqu'à la régularisation de l'anomalie constatée.
Dans le cas contraire, chaque responsable remplit la partie du quitus de passation lui correspondant, appose sa
signature et transmet le quitus aux autres responsables.
Valider le quitus de passation
Acteur(s) :
Contrôle
Chargé de mission RH
A la réception du quitus de passation, le Chargé de mission RH s'assure qu'il est rempli et visé par tous les
responsables en relation avec le démissionnaire.
En cas d'anomalie, le Chargé de mission RH en discute avec le responsable concerné et s'assure de la régularisation
de l'anomalie constatée.
Dans le cas contraire, le Chargé de mission RH signe le quitus de passation et le transmet au Gérant Associé pour
approbation.
Approuver le quitus de passation
Acteur(s) :
Contrôle
Gérant Associé
A la réception du quitus de solde de tout compte, le Gérant Associé vérifie qu'il est validé par l'ensemble des
responsables ainsi que par le Chargé de mission RH.
Si le quitus de solde de tout compte est conforme, le Gérant Associé le signe et le transmet à l'Agent de Paie.
Sinon, il le retourne, non signé, au Chargé de mission RH.
Préparer un projet de Solde de Tout Compte
Acteur(s) :
Agent de Paie
A la réception du quitus de passation dûment approuvé par le Gérant Associé, l'Agent de Paie prépare un projet de
solde de tout compte puis le transmet au Chef Comptable pour validation.
Etablir un ordre de paiement du STC
Acteur(s) :
Chef Comptable
A la réception du projet de solde de tout compte auprès de l'Agent de Paie, le Chef Comptable procède au contrôle
arithmétique de celui-ci.
Le Chef Comptable procède ensuite à l'établissement d'un ordre de paiement, mentionnant les éléments suivants :
- La date d'établissement de l'ordre de paiement,
- Le Matricule du démissionnaire,
- Le nom et Prénom du démissionnaire,
- Le montant du solde de tout compte.
Le Chef Comptable signe l'ordre de paiement et le transmet accompagné du projet de solde de tout compte au
Directeur Administratif et Financier pour approbation.
Valider le projet de Solde de Tout Compte
Acteur(s) :
Contrôle
Directeur Administratif et Financier
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A la réception du projet de solde de tout compte, le Directeur Administratif et Financier s'assure du correct calcul
des éléments de celui-ci puis le valide et signe l'ordre de paiement. Ensuite, il transmet l'ensemble des éléments au
Chargé des Titres de Paiement.
Etablir le chèque de règlement du STC
Acteur(s) :
Chargé des Titres de Paiement
A la réception de l'ordre de paiement accompagné du projet de solde de tout compte, le Chargé des Titres de
Paiement établit un chèque pour le montant du solde de tout compte.
Le Chargé des Titres de Paiement transmet, ensuite, le chèque de règlement accompagné du projet de solde de tout
compte au Gérant Associé.
Approuver le STC et Signer le chèque de paiement du STC
Acteur(s) :
Contrôle
Gérant Associé
A la réception du projet et du chèque de règlement du solde de tout compte, le Gérant Associé s'assure de la
concordance entre le montant du chèque avec celui figurant sur le projet de solde de tout compte validé.
Le Gérant Associé approuve le solde de tout compte et signe le chèque de règlement du STC.
Une fois approuvés, ces éléments sont transmis au Chargé de mission RH.
Intégrer le STC au niveau du système de gestion de la paie
Acteur(s) :
Agent de Paie
Suite à l'approbation du projet de STC par le Gérant Associé, l'Agent de Paie procède à l'intégration de celui-ci au
niveau du Système de Gestion de la Paie.
Préparer les documents administratifs du démissionnaire
Acteur(s) :
Agent Administratif du Personnel
A la réception du Chèque et du STC validé, l'Agent Administratif du Personnel établit un certificat de travail et un
reçu de solde de tout comptes à faire signer par le démissionnaire.
NB : La signature doit être légalisée par le démissionnaire.
Remettre le chèque et les documents administratifs au
démissionnaire
Acteur(s) :
Agent Administratif du Personnel
Suite à l'établissement du certificat de travail, l'Agent Administratif du Personnel remet celui-ci avec le chèque de
règlement du solde de tout compte au Démissionnaire contre accusé de réception.
Classer les pièces justificatives du STC dans le dossier du
personnel
Acteur(s) :
Agent Administratif du Personnel
A la réception de l'accusé de réception du solde de tout compte, l'Agent Administratif du Personnel procède au
classement des pièces justificatives suivantes du départ au niveau du dossier du personnel du démissionnaire :
- La lettre de démission approuvée par le Gérant Associé,
- Le quitus de passation dûment validé par les responsables concernés,
- Copie du reçu de solde de tout compte signé par le démissionnaire.
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