Comment récupérer les mises à jour des notices de ressources électroniques sur le catalogue Sudoc. Avec WinIBW seulement

Illustration de cette procédure avec les titres de la collection CAIRN 1 - che sou FRCAIRN* toutes les notices CAIRN 2 - che rbc [n°RCR] toutes les notices localisées par mon RCR 3 – che s1 sauf s2 4 – tel s3 ppn toutes les notices CAIRN non localisées par mon RCR télécharge la liste des PPN de toutes les notices CAIRN non localisées par mon RCR Si vous avez moins de 100 notices, vous avez la liste des PPN pour effectuer votre exemplarisation manuellement. Si vous avez plus de 100 notices, vous pouvez demander à l’ABES de faire une exemplarisation automatique, voir la documentation : http://documentation.abes.fr/sudoc/manuels/echanges/exemplarisation_automatique/index.html et http://documentation.abes.fr/aideexemplarisation/accueil/index.html

Il vous faudra rajouter dans ce fichier, les éléments nécessaires à l’exemplarisation (code peb, rcr, url d’accès…)

Avec la liste mise à disposition sur le guide méthodologique

Vous avez la liste des titres pour lesquels vous êtes déjà exemplarisés.

Sinon, pour reconstituer la liste sur WinIBW des notices exemplarisées: 1 - che sou FRCAIRN* toutes les notices CAIRN 2 - che rbc [n°RCR] toutes les notices localisées par mon RCR 3 – che s1 et s2 toutes les notices CAIRN localisées par mon RCR 4 – tel s3 ppn télécharge la liste des PPN de toutes les notices CAIRN localisées par mon RCR ABES 29/04/2014

Ouvrir le site : http://jura.wi.mit.edu/bioc/tools/compare.php

Ouvrir le guide méthodologique, récupérer la dernière liste mise à disposition (pour être sûr d’avoir la dernière liste à jour, cliquer sur les touches Ctrl + F5 de votre clavier afin de rafraichir votre écran), Ouvrir la liste qui correspond à votre tableur. http://documentation.abes.fr/sudoc/manuels/echanges/imports_dans_le_sudoc/Liste_Titres_Cairn.xlsx

Sélectionner la 1 ère colonne (sans la cellule PPN), puis la copier/coller dans la fenêtre de gauche de l’outil de comparaison et copier/coller les PPN de votre liste de titres exemplarisés dans la fenêtre de droite. Vous pouvez nommer vos listes, ici CairnGM pour la liste des titres de Cairn du Guide méthodologique et MaListe pour la liste des titres déjà exemplarisés. ABES 29/04/2014

Cliquer sur Compare lists , vous obtenez l’écran suivant : Dans les 2 fenêtres de gauche, vous trouvez les 2 listes initiales : Dans les 2 fenêtres du milieu : MaListe only : contient ce qui est dans MaListe et pas dans CairnGM (en l’occurrence vide)

CairnGM only : contient ce qui est dans

CairnGM

et pas dans

MaListe

: cela correspond donc aux nouvelles notices qui ont été introduites dans le Sudoc.

Copier/coller cette liste. Si vous avez plus de 100 notices, vous pouvez demander à l’ABES de faire une exemplarisation automatique, voir la documentation : http://documentation.abes.fr/sudoc/manuels/echanges/exemplarisation_automatique/index.html et http://documentation.abes.fr/aideexemplarisation/accueil/index.html

Si vous avez moins de 100 notices, vous avez la liste des PPN pour effectuer votre exemplarisation manuellement. Pensez à garder cette liste et à la cumuler à votre liste précédente pour avoir toujours la liste à jour de vos notices exemplarisées. Il vous faudra rajouter dans ce fichier, les éléments nécessaires à l’exemplarisation (code peb, rcr, url d’accès…) ABES 29/04/2014

Comment récupérer les URL associées aux PPN à exemplariser.

Vous avez maintenant besoin de fabriquer une liste contenant au minimum (cette procédure utilise Excel 2007) PPN ;URL d’accès Ouvrir le fichier CAIRN du Guide méthodologique : Aller tout en bas du fichier et Coller la liste des PPN à exemplariser dans la colonne PPN : Sélectionner toute la colonne PPN puis dans le menu choisir « Mise en forme conditionnelle » puis « Règles de mise en surbrillance des cellules » puis « Valeurs en double » Cliquer sur OK ABES 29/04/2014

Les PPN en double seront alors en rouge avec une cellule rouge clair. Sélectionner toute la feuille de calcul, puis aller sur l’option « trier », choisir « Tri personnalisé » et effectuer un tri non pas sur les valeurs mais sur la couleur de la cellule : Vous aurez alors en tête de fichier la liste des PPN pour lesquels vous n’avez pas d’exemplaire avec dans les colonnes suivantes l’URL à intégrer dans votre fichier pour l’exemplarisation automatique. ABES 29/04/2014

Vous pourrez travailler ensuite ce fichier afin de n’avoir que les colonnes utiles à cette exemplarisation, ajouter éventuellement votre URL de proxy en racine d’URL. ABES 29/04/2014