Transcript Circulaire n°44 - Académie de Clermont

SERVICE ACADEMIQUE DE
L’ENSEIGNEMENT PRIVE 1er DEGRE
(SAEP43)
Année 2014
Circulaire N°44
Rentrée scolaire 2014 - 2015
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Destinataires : Chefs d’établissement des écoles privées du 1er degré.
Sommaire : Circulaire de rentrée 2014 pour les maîtres de l’enseignement privé du 1er degré de l’académie
de Clermont-Ferrand.
(dossier suivi par le service académique de l’enseignement privé 1er degré de la Haute-Loire : SAEP43)
RAPPEL :
Depuis le 1er septembre 2009, la gestion administrative et financière des personnels enseignants du 1 er degré
de l’enseignement privé des 4 départements de l’académie est réalisée par le Service Académique de
l’Enseignement Privé (SAEP43) sis à la Direction des Services Départementaux de l’Éducation Nationale de
Haute-Loire (DSDEN).
Les courriers professionnels sont à faire parvenir de façon impersonnelle à l’adresse postale suivante :
DSDEN de la Haute-Loire, Service Académique de l’Enseignement Privé (ou SAEP43)
7 rue de l’École Normale
B.P. 80349
43012 LE PUY-EN-VELAY CEDEX
Tous les courriers ou courriels doivent être clairement identifiés en précisant sur chacun d’eux le nom de
l’expéditeur et le lieu d’exercice professionnel.
IMPORTANT : Élections Professionnelles 2014
Du jeudi 27 novembre 2014 au jeudi 4 décembre 2014, les élections professionnelles se dérouleront par
vote électronique.
À cette occasion tous les personnels devront utiliser leur adresse électronique professionnelle qui est d’un
format du type : « Nom.Pré[email protected] ».
Les adresses électroniques ont été distribuées par les chefs d’établissement à partir de fin janvier 2014 à tous
les personnels en postes. Les adresses électroniques des nouveaux personnels feront l’objet d’une
communication spécifique.
Pour faciliter l’usage de ces adresses professionnels, il serait souhaitable que les chefs d’établissement
fassent des essais de communication ou communiquent régulièrement avec leurs enseignants en
utilisant les boîtes aux lettres électroniques au format : « Nom.Pré[email protected] ».
Aucun support « papier » n’est joint à cette circulaire. La fiche de suppléance 2014-2015 et la maquette de
demande de dossier de retraite, évoquées dans la présente circulaire sont uniquement téléchargeables sur
le site de la DSDEN de la Haute-Loire à la rubrique : Personnel secteur privé.
Vous pouvez accéder directement au site en cliquant sur le lien ci-dessous :
"La_TOILE_du_SAEP43"
(Cliquez sur le lien puis appuyez sur la touche CTRL du clavier et faire un clic)
7, rue de l’école normale, BP 80349 - Vals 43012 Le Puy-en-Velay cedex -Tél : 04.71.04.57.57 - Télécopie : 04.71.04.56.96
Courrier électronique : [email protected]
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I - Situation du personnel à la rentrée : procédure anticipée du CAHIER DES POSTES
A - Disposition générales :
La suppression de l’enquête « papier » de rentrée scolaire relative à la situation des personnels est confirmée.
Comme l’année dernière, les chefs d’établissement recevront fin août 2014 un document de synthèse
départementale relatif à la situation du personnel à la rentrée 2014.
Ce document ou cahier des postes doit être vérifié par chacun des chefs d’établissement en ce qui concerne
l’école ou les écoles qu’ils dirigent.
Les éventuelles anomalies ou ajustements devront être transmis au SAEP43 dès la rentrée. Cette
transmission ne fait pas l’objet d’une formalisation particulière, mais doit être faite uniquement par courriel.
Pour faciliter vos remarques, une simple annotation manuscrite peut être faire sur le feuillet « papier » du
cahier des postes à corriger. Ce document pourra ensuite être scanné et transmis en PJ de votre courriel.
En l’absence de correction à apporter à votre cahier des postes, le chef d’établissement n’aura pas de
confirmation à transmettre au SAEP43. L’absence de réponse avant le 15 septembre 2014 vaudra accord
du chef d’établissement et validation des éléments du cahier des postes.
Ce cahier des postes conditionne non seulement la mise en œuvre de la gestion des moyens mais également
les éléments de rémunération des personnels.
Fin septembre 2014 un nouveau cahier des postes, éventuellement corrigé de vos ajustements, sera transmis
aux chefs d’établissement et aux DDEC.
Le cahier des postes est à conserver par le chef d’établissement et ne doit pas faire l’objet de publication.
B - Formalités administratives le jour de la prérentrée
§1 - Pour les personnels titulaires nouvellement nommés, les stagiaires (PES) des 3
concours (2014 Rénové, 2014 Réservé et ex contractuels admissibles) :
Habituellement un Procès-verbal d’Installation (PVI) devait être complété et signé par les chefs
d’établissement pour les maîtres nouvellement nommés ou mutés.
Depuis deux ans la procédure du Procès-Verbal d’Installation (PVI) est supprimée.
En effet, désormais les arrêtés de nomination des nouveaux personnels parviennent fin août dans les écoles
et rendent caduque la procédure du PVI. En revanche, il appartient aux chefs d’établissement de transmettre
au SAEP43, AVANT le lundi 8 septembre 2014 les arrêtés de nomination signés par les intéressés quand
cela est nécessaire. Des bordereaux d’envoi précisant chaque situation seront transmis aux chefs
d’établissement avec les arrêtés concernés.
Nous vous rappelons qu’il n’y a pas d’interruption de rémunération pour les personnels titulaires mutés.
Par ailleurs, les maîtres titulaires du CAPA-SH, nouvellement affectés à la rentrée 2014 sur un poste
spécialisé, doivent fournir une photocopie de leur diplôme au SAEP43 afin de permettre la mise en paiement
de l’indemnité d’enseignant spécialisé.
§2 - Pour tous les personnels non titulaires (suppléants) :
a – Rappel
En général, la rémunération des suppléants pourra être prise en charge par l’État dans la mesure où l’absence
d’un maître est égale ou supérieure à 6 jours consécutifs. Dans le cadre de la globalisation des crédits, la
dotation attribuée à chaque DSDEN est strictement limitée. À ce titre, les autorisations de suppléances seront
délivrées en fonction des moyens disponibles.
Depuis le 1er septembre 2012, il convient de recruter en priorité des suppléants possédant un master ou
inscrits dans un cursus de master. Néanmoins, tous les suppléants doivent être titulaires, au minimum, d’une
licence ou d’un diplôme équivalent.
Afin d’éviter tout risque de contentieux, je vous rappelle que les suppléants qui désirent cesser leurs fonctions
avant la date initialement prévue doivent expressément le faire par écrit.
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b – Fiche de suppléance et paye de septembre
Une « fiche de proposition de suppléance » (fiche téléchargeable sut le site) doit être transmise au SAEP43
pour :
Tous les suppléants sur un poste à l’année qui figurent (en général) sur le cahier des postes
transmis fin août,
Tous les suppléants sur des postes de courtes durées qui sont affectés en cours d’année
sur des remplacements. Ces suppléants ne doivent pas figurer pas sur le cahier des postes.
Par conséquent, pour tout arrêt de travail (maladie, maternité, paternité, accident de travail, etc.…) et chaque
fois qu’un maître doit être remplacé, une « fiche de suppléance » doit être adressée par le chef
d’établissement au SAEP43.
Toute prolongation de congé doit également faire l’objet d’une nouvelle fiche de suppléance. Le chef
d’établissement doit donc établir autant de fiches de suppléances qu’il y a de prolongations.
La procédure à suivre pour l’établissement de cette fiche de suppléance est détaillée au fil de l’eau du
document au format de type Excel. Les modalités de diffusion de la fiche de suppléance sont également
précisées et facilitées (copier/coller des adresses email des 3 destinataires) au bas de la fiche.
Le non respect de cette procédure entraînerait des retards de paiement préjudiciables au maître suppléant.
c - la rémunération des suppléants
Deux situations peuvent exister en fonction de la date de connaissance de divers éléments :
Certains suppléants disposeront d’une fiche de paie pour le mois de septembre et donc
d’un virement sur leur compte bancaire fin septembre.
D’autres ne disposeront pas de fiche de paie pour le mois de septembre, mais seront
destinataires d’un acompte pour le salaire de septembre 2014. Cet acompte (90% du salaire
net) sera versé sur leur compte bancaire début octobre 2014. Une régularisation comprenant une
fiche de paie et un ajustement financier sera réalisée avec les éléments de paye du mois d’octobre
2014. Ainsi, deux mois d’activités peuvent être regroupés sur une seule fiche de paie mais faire
l’objet de deux virements bancaires : un début octobre et l’autre fin octobre.
II – Congés : dispositions générales
L’article R 914-105 du décret n° 2008-1429 du 19 décembre 2008 portant codification des dispositions
réglementaires applicables aux maîtres contractuels ou agréés des établissements d’enseignement privés
sous contrat, transpose à ces derniers, à compter du 1 er septembre 2009, les congés, autorisations
d’absences, disponibilités applicables aux enseignants titulaires du public.
Dans tous les cas, les documents destinés à l’employeur, relatifs aux arrêts maladie ou aux absences
doivent être remis aux chefs d’établissement qui doivent assurer la transmission au SAEP43.
A - Congés pour raison de santé : congé pour maladie ordinaire (CMO)
Depuis le 1er septembre 2005 les maîtres titulaires contractuels ou agréés relèvent du régime spécial
des fonctionnaires. Le maître titulaire doit faire parvenir les documents relatifs aux congés
uniquement au chef d’établissement (volet 3 de l’avis d’arrêt de travail établi par le médecin). Le
chef d’établissement devra transmettre cet avis d’arrêt de travail au SAEP43 avec une fiche de
suppléance, le cas échéant.
En revanche, les suppléants dépendent du régime général de la sécurité sociale. Le maître
suppléant doit faire parvenir les documents relatifs aux congés à deux entités :
- à la CPAM : le volet 2 de l’avis d’arrêt de travail doit être transmis par le maître à sa CPAM,
- à son chef d’établissement : le volet 3 de l’avis d’arrêt de travail doit être remis au chef
d’établissement. Le chef d’établissement devra transmettre, par email, cet avis d’arrêt de
travail au SAEP43 avec une fiche de suppléance, le cas échéant.
Toute sortie du département pendant un congé maladie nécessite l’autorisation du directeur académique de
votre département.
IMPORTANT : Aucune reprise de service ne peut intervenir avant la date d’expiration du congé sans un
nouveau certificat médical autorisant cette reprise.
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B - Congés pour raison de maternité
J’attire votre attention sur le fait que les déclarations de grossesses doivent être transmises au SAEP43 sous
couvert du chef d’établissement, dans les trois mois qui en suivent la connaissance. Le document
justificatif à produire est l’imprimé cerfa n°10112*04 « premier examen médical prénatal » ou un certificat
médical attestant la grossesse et la date présumée d’accouchement.
Les chefs d’établissement voudront bien informer les enseignantes concernées afin qu’elles procèdent à cette
déclaration dans les délais requis.
C – Accident du travail
Les formalités inhérentes aux accidents du travail sont précisées sur les documents à compléter qui sont
accessibles sur le site du SAEP : "La_TOILE_du_SAEP43" (puis cliquez sur le nom du document « accident
du travail : AT »)
III - Situations familiales : coordonnées personnelles, état civil et supplément familial de traitement
A - coordonnées personnelles
Tout changement d’adresse ou de coordonnées bancaires doit être communiqué le plus rapidement
possible au SAEP43 par courrier ou par courriel en joignant le cas échéant un relevé d’identité bancaire.
B - changement d’état civil
Dans le cas d’un changement d’état civil, il convient, en général, d’adresser au service académique une
photocopie du livret de famille ou un extrait d’acte de mariage.
C - Supplément familial de traitement
Le supplément familial de traitement est versé pour tout enfant dont l’âge est compris entre 0 et 16 ans
(obligation de scolarité) après constitution du dossier ad hoc disponible sur le site du SAEP :
"La_TOILE_du_SAEP43". Tout nouvel enfant à charge doit être porté à la connaissance du service
académique en faisant parvenir une photocopie du livret de famille ou un acte de naissance. À réception
de cette déclaration, le service académique déterminera les éléments de paiement ou sollicitera un
complément d’information.
Au delà de 16 ans, il appartient à l’enseignant concerné d’adresser à la demande du service académique
des pièces justificatives pour le maintien du SFT. Ces pièces sont généralement :
- Un certificat de scolarité pour tout enfant atteignant l’âge de 16 ou 17 ans au cours de l’année
scolaire,
- Un certificat de scolarité pour tout enfant poursuivant des études dans l’enseignement supérieur,
- Une copie du contrat d’apprentissage et une copie des trois derniers bulletins de salaire pour tout
enfant en apprentissage ou en BTS par alternance.
Tout changement de situation de l’enfant (abandon d’études…) doit être impérativement signalé par écrit
au SAEP43 pour vérifier la validité du maintien du paiement du SFT.
IV – Autorisation d’absence
Les demandes d’autorisation d’absence doivent être déposées avec les justificatifs, sauf urgence, huit jours
avant la date effective de l’absence auprès de l’inspecteur de l’Education Nationale de la circonscription de
votre département afin d’en permettre leur examen. Suivant les demandes, les autorisations peuvent être avec
ou sans maintien du traitement.
En cas de sortie du département, les autorisations d’absences sont accordées par le Directeur
Académique de votre département (DASEN), après avis de l’inspecteur de l’Education Nationale de la
circonscription concernée.
Les demandes examinées par l’IEN ou par le directeur académique de votre département sont ensuite
transmises pour traitement informatique au SAEP43.
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V - Stages Formiris
Les demandes d’autorisation aux divers stages doivent être adressées au SAEP43.
Les enseignants travaillant à temps partiel doivent, pour être rémunérés à temps complet pendant le stage,
transmettre au SAEP43, à la fin de chaque stage (ou par journée s’il est organisé de façon discontinue), une
demande écrite visée du chef d’établissement, accompagnée d’une attestation de présence au stage.
VI - Attestations professionnelles
Les demandes d’attestation professionnelle doivent être formulées auprès de l’inspecteur de l’Éducation
Nationale (IEN) de votre circonscription.
VIII – Régime juridique de l’école : contrat d’association ou au contrat simple
Conformément aux articles L. 441- à L. 441-4, il appartient au chef d’établissement d’adresser la déclaration
mentionnée à l’article L.441-1 relative à l’ouverture d’une classe ou à un changement de direction au maire de
la commune, au représentant de l’État (Préfet), au Directeur Académique des Services de l’Éducation
Nationale du département concerné (DASEN, service DOS) et au Procureur de la République du
département.
IX – Retraite
A - Avantages temporaires de retraite : évaluation ou liquidation
Les maîtres qui ont acquis quinze ans d’ancienneté au grade d’instituteur peuvent bénéficier du régime
temporaire de retraite des enseignants privés (RETREP) conformément aux articles R 914-120 à R 914137. Dans ce cadre, ils ont la possibilité de demander :
- soit une évaluation de retraite : estimation sans aucun engagement de la part du maître, la
décision de départ n’est pas actée.
- soit une liquidation de retraite : la décision de départ est prise et il s’agit de calculer le montant
définitif de la retraite. La décision de départ est actée.
Le dossier d’évaluation n’est pas une étape obligatoire pour accéder à la retraite. Cependant, cette
procédure d’évaluation est très fortement conseillée.
Seul le dossier de liquidation est obligatoire pour un départ à la retraite.
Dans tous les cas, les dossiers de RETREP doivent être demandés par écrit au service académique, au
plus tard 6 mois avant la date de départ pressentie ou arrêtée. Les dossiers complétés doivent être
transmis au SAEP43. Après vérification des états de service, le service académique transmettra à
l’Association pour la Prévoyance Collective (APC / RETREP 1 Av du Général de Gaulle 95140 GARGESLES-GONESSE) qui gère le RETREP.
 NB : Pour un départ au 1er septembre 2015 (dernier jour de travail le 31/08/2015), les demandes
d’évaluation doivent être reçues avant le lundi 29 septembre 2014 pour être traitées par le
RETREP en 2014 et permettre une réponse chiffrée constituant une aide à la décision du maître.
IMPORTANT : Les enseignants justifiant du nombre de trimestres requis pour un départ directement par le
Régime Général de Sécurité Sociale (RGSS liquidé par la CARSAT ou CRAM) doivent informer par écrit et
sous couvert de leur chef d’établissement, le service académique de leur date de départ.
B - Régime Additionnel de Retraite (RAR)
Les enseignants faisant valoir leurs droits à la retraite (RETREP ou RGSS) doivent solliciter, en même
temps, l’ouverture de leurs droits au régime additionnel de retraite.
Un formulaire spécifique est intégré au dossier de retraite dans le cadre d’un départ par le RETREP.
En revanche, les enseignants qui partent directement par le régime général de la sécurité sociale (RGSS)
doivent demander un dossier de régime additionnel de retraite (RAR) au service académique (SAEP43).
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X- Employeurs multiples et déclarations mensuelles des salaires
Depuis le 1er janvier 2011, il n’est plus utile de communiquer au service académique de l’enseignement
privé 1er degré les déclarations mensuelles des salaires dans le cas d’employeurs multiples. Les
documents transmis sans utilité seront restitués aux expéditeurs pour ajustement de leur procédure.
XI - Site internet de la DSDEN et « La_TOILE_du SAEP-43 » : http://www.ia43.ac-clermont.fr
Il appartient aux chefs d’établissement de consulter régulièrement les informations concernant la gestion
administrative et financière des personnels du premier degré de l’enseignement privé qui sont publiées sur
le site internet du service académique de l’enseignement privé 1 er degré.
Par ailleurs, depuis janvier 2012 une synthèse des principaux documents utilisés est présentée dans
une rubrique « imprimés usuels » du site de la DSDEN de la Haute-Loire. Un accès à cette Table
Organisationnelle Interne des Liens pour les Écoles gérées par le SAEP43 (TOILE) est facilité par l’utilisation du lien
hypertexte ci-après : "La_TOILE_du_SAEP43".
Vals-près-Le Puy, le 26 août 2014
Jean-Williams SEMERARO
Mémo des dates et actions à retenir :
Date butoir
Objet
Acteur
Fin août 2014
Transmission, par le SAEP43, aux DDEC et aux
écoles du cahier des postes par départements
SAEP
Avant tout début
d’une nouvelle
activité d’un
SUPPLEANT
Transmettre préalablement à la prise de fonction la
fiche de suppléance au SAEP43
Chef d’établissement
Lundi 8 septembre
Les chefs d’établissement renvoient au SAEP43 les
arrêtés de nomination signés (mouvement des
titulaires, nomination PES, TPA, TPD…)
Chef d’établissement
Lundi 15 septembre
Lundi 29 septembre
Jeudi 27 novembre
Jeudi 4 décembre
L’absence de remarques des chefs d’établissement
relatives aux cahiers des postes vaudra validation
tacite du cahier des postes.
Transmettre au SAEP les dossiers d’évaluation de
retraite pour un départ au 31/08/2015
Ouverture du scrutin pour les élections
professionnelles
Chef d’établissement
Enseignant
SAEP et « suivi de proximité /
adresses électroniques » des
chefs d’établissement
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