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PROCES – VERBAL DE L'ASSEMBLEE GENERALE DU 08 MARS 2014.

L'an deux mil quatorze, le huit mars à 09heures 30, les membres de l'association se sont réunis à la Salle du Conseil Municipal de la Mairie de PAU sur convocation du Comité Directeur en date du dix-sept février 2014.

L'assemblée est présidée par Monsieur Jean-Claude MATHIEU en sa qualité de Président. Le secrétariat est assuré par Monsieur Jean-Claude MATHIEU également étant donné que Michel LACAU (Secrétaire) est absent.

Le Président constate que 62 des membres sur 108 sont présents ou représentés; le nombre total de voix est ainsi de 62. Monsieur le Président déclare alors que l'assemblée est régulièrement constituée et peut valablement délibérer et prendre des décisions à la majorité requise.

Le Président continue son allocution en remerciant tous ceux qui sont présents et donne la parole à Madame Martine LIGNIERES CASSOU. Cette dernière remercie également tous les présents et félicite l'équipe pour tout le bon travail effectué au sein de l'OMS. A l'issue de son discours, Martine LIGNIERES CASSOU reçoit un cadeau symbolique de l'OMS.

Jean-Claude MATHIEU reprend la parole et remercie le Comité Directeur ainsi que les deux salariés Rose et Cyrille pour le travail fait tous ensemble.

Puis le Président rappelle que l'ordre du jour de la présente réunion est le suivant : - allocution de bienvenue par le Président - présentation du rapport moral par le Président - présentation du rapport d’activité par le Secrétaire Général - présentation du bilan financier et du budget 2014 par le Trésorier - rapport annuel du Commissaire aux Comptes - vote concernant ces rapports - fixation de la cotisation d'adhésion - mandat du Commissaire aux Comptes - dispositif des participations financières - acquisition d'un véhicule - guide du sport - questions diverses

1-R moral :

Je suis Président depuis un peu plus d’un an, fonction à laquelle j’avais été préparée après 4 ans de Trésorier. La transition pour ma part s’est faite naturellement en m’appuyant sur le Comité Directeur, les salariés, les représentants des collectivités et organismes divers et les partenaires.

LE COMITE DIRECTEUR

en partie renouvelé a été très fortement sollicité par de nombreuses réunions et participations à un certain nombre de manifestations. Les nouveaux entrants ont très rapidement trouvé leur place et ont été au même titre que les anciens des forces de proposition et d’action. Une mention spéciale pour le Président Honoraire : Henri Lambert, toujours disponible et porteur d’excellents conseils.

LES SALARIES

: leurs missions ont été clarifiées par des fiches de poste qui leur ont été présentés lors d’un entretien individuel. Rose est inscrite à l’examen du permis de conduire dans le cadre des dispositifs de formation. Les règles de mise à disposition des véhicules ont été modifiées pour assurer une meilleure équité d’attribution et faciliter la tâche des salariés.

LES REPRESENTANTS DES COLLECTIVITES

Les Elus membres du Comité Directeur ont apporté leur expertise dans leur domaine et ont participé de manière très active à la vie de l’association. L’avis et la participation de l’OMS ont été souvent sollicités sur des dossiers importants et sensibles ayant un lien avec le sport. L’OMS a été sollicité comme chef de file de l’évolution de la pratique associative, dans le cadre d’ateliers, groupes de travail ou séances plénières. L’OMS est systématiquement présent lors des réunions de revue d’objectifs avec les associations sous convention.

COMITES et ORGANISME DIVERS

Des relations partenariales ont été prolongées, renforcées ou établies avec le CDOS, Nelson Paillou, SPE, le Palais Beaumont

PARTENAIRES

adhérentes.

Les partenaires ont été peu sollicités, car l’image d’un service de la ville de PAU est encore présente et nous nous interdisons de démarcher des annonceurs ayant des partenariats avec nos associations Je caractériserais l’année 2013 comme une année de consolidation dans l’esprit du nouveau mode de gouvernance souhaité il y a 5 ans.

2014 Une année de développement à partir du congrès FNOMS du 29 au 31 mai 2014. Avec la possibilité de nouer de nouveaux partenariats au bénéfice des adhérents (Appart-city, Decathlon…) et des partenariats avec des structures équivalentes d’autres communes dans le cadre de manifestations ou d’intérêts communs. Pas d'inquiétude pour le changement de Maire. J'ai tenu et continuerai à tenir une totale neutralité par rapport aux différents candidats. Un seul pour le moment a souhaité me rencontrer et il m'a dit et écrit qu'il confortait l'OMS dans son rôle.

Le rapport moral est adopté à l’unanimité

2 -R

Pour commencer, nous vous informons qu'à ce jour, l'OMS compte 108 adhérents avec plus de 60 disciplines sportives représentées.

L’activité de l’OMS en 2013 a porté sur trois axes : − − − L’examen des subventions aux associations ; L’amélioration du service rendu au associations ; L’organisation d’événements.

AMELIORATIONS DU SERVICE AUX ASSOCIATIONS :

Convention avec le Palais Beaumont :

L’OMS a négocié avec le Palais Beaumont un accord de partenariat. D’un côté, l’OMS s’engage à inciter les associations à utiliser le Palais Beaumont à l’occasion de l’organisation d’événements importants (congrès…). De l’autre, le Palais Beaumont met gratuitement ses installation à disposition de l’OMS pour la soirée des sportifs. De plus, toute association ayant recouru aux prestations du Palais Beaumont bénéficiera de la mise à disposition d’une salle de 50 personnes pour une réunion ultérieure (AG…).

Il est proposé aux associations de s’adresser à l’OMS pour la réservation du Palais afin d’être sûr de bénéficier de la convention.

Prêt de véhicules :

L’OMS ouvre jusqu’à 18h30 le vendredi, afin de faciliter la remise des véhicules.

Il est apparu nécessaire de mieux encadrer les conditions de prêt des véhicules, afin, d’une part qu’un maximum d’associations ait accès au service et, d’autre part, d’inciter les utilisateurs à prendre soin des véhicules. Les nouveautés introduites par la convention sont les suivantes : − La demande est faite au plus tôt 3 mois avant, au plus tard 15jours avant; − Contrôle systématique du véhicule avec pénalisation de l’association en cas de problème; − − − Caution de 1000 € au titre de la garantie et de 100 € au titre du nettoyage; Instauration d’un carnet de bord (KM parcourus, problèmes rencontrés, panne…); Instauration d’un système de passation entre association lorsqu’il y a chevauchement dans l’utilisation du véhicule; − En cas de contravention, l’OMS paye directement pour éviter des majorations puis refacture à l’association fautive;

EVENEMENTS  24/01/2013

suivante :

–Soirée des sportifs palois

En partenariat avec La République des Pyrénées, l'OMS a organisé la 4ème édition de la Soirée des Sportifs au Club House du Palais des Sports. A l'issue de cette cérémonie, des récompenses ont été remises de la façon Sportif élite Julien FUMAT Sportif Espoir Tom SCIANIMANICO et les bénévoles suivants : 3 dirigeants bénévoles méritants : Nicolas BELDJORD (KINGDOM GYM) Jean Paul DROSSON (CUP) Gilbert BURGUE (Jeanne d'Arc le Béarn) 3 entraineurs ou éducateurs bénévoles méritants : Christian LABRUFFE (Section Paloise Rugby) Paulo DIAS (Aigles de Pau) Michel LACAU (ASC Pau Béarn Handisport) 3 juges ou arbitres bénévoles méritants : Thomas DEPIERRE (Pau Triatlhon) Pierrette CAZENEUVE (MJC des Fleurs Volley Ball) Marianne AGULHON (CUP-PEV) ainsi qu'un trophée spécial à Tony Estanguet pour son titre de champion olympique.

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04/05/2013 – Journée sportive de l’OFCAP

L’office du commerce et de l’artisanat a organisé un événement autour du sport, où étaient présent des sportifs professionnels et à laquelle il souhaitait la participation des associations. L’OMS s’est faite le relai envers les associations affiliées.

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14/09/2013 - Journée Nelson Paillou

La journée Nelson Paillou a deux buts : Faire faire du sport au plus grand nombre ; Faire entrer les palois sur les installations phares du sport à Pau.

La journée s’est déroulée sur trois sites d’activités : - Le complexe de pelote-Palais des sport-piscine ; - Le stade André Lavie-Halle des sports-Centre Nelson Paillou ; - Le stade d’eaux vives.

Il y a eu une fréquentation correcte, malgré la concurrence des journées Nelson Paillou sur d’autres communes proches. Si, dans l’ensemble, la journée s’est bien passée, il reste quelques points à améliorer.

- Publicité Il est nécessaire de faire plus de publicité en amont de l’événement. En fait, il y a eu de la publicité, mais les médias n’ont pas joué le jeu. En effet, à la conférence de presse, malgré la présence de personnalités, seule une journaliste, correspondante à Billère, s’est donné la peine de venir. Des communiqués ont été envoyés au média, mais ceux qui y ont donné suite n’ont fait un article que la veille de la journée. Par ailleurs, l’affiche était certainement surchargée, ce qui nuit à l’information principale.

− Organisation S’agissant de l’événement lui-même, la double organisation par l’OMS et par le CDOS, qui proposait des activités au titre des comités départementaux, a été source de malentendus, entraînant des difficultés d’emplacement d’activités (tir à la carabine laser) et d’orientation des participants. Ensuite, la trop grande dispersion des activités a joué sur un manque de fréquentation de certaines disciplines : les gens ne se déplacent pas d’un lieu à l’autre. De plus, il s’avère que très peu de gens viennent le matin et ce, vers 11h00. Enfin, tout un tas de petits problèmes pratiques : manque de tee-shirt aux points d’accueil, arrivée dans tous les sens à l’accueil des participants, problème des toilettes, point électrique mal situé par rapport aux bénévoles.

Propositions pour la prochaine journée : ►Voir s'il faut organiser la journée le samedi ou le dimanche ► Regrouper les activités sur le Stade André Lavie et garder certaines structures pour les activités spécifiques.

► Contacts réguliers des responsables de site avec les bénévoles de l’accueil pour évaluer les divers besoins.

►Prévoir des barrières pour canaliser les arrivants.

SAVAP :

Concernant le SAVAP 2013, l'OMS de Pau est un partenaire du Servie Animation de la Ville de Pau dans l'organisation du SAVAP. Nous mettons à leur disposition des véhicules et nous réglons les frais d'autoroute, les factures de carburant et de mises à jour du logiciel spécifique SAVAP.

Pour les demandes de subventions en 2012, des réunions ont eu lieu au cours desquelles plusieurs dossiers ont été étudiés. Nous avons été heureux d'apprendre que la Mairie a tenu compte de nos suggestions à plus de 93%.

L'OMS a participé financièrement aux déplacements imprévus pour les clubs sportifs, dans le cadre de championnats officiels et pour les phases finales, à hauteur de 50.451,50 cts.

Au cours de l'année 2013, le prêt de matériel a continué pour faciliter la vie des associations adhérentes et leur permettre de soulager quelque peu leurs finances : il suffit pour cela d'être une association adhérente à jour de sa cotisation, de laisser un chèque de caution et de signer une convention de prêt avec l'OMS.

Voici la liste du matériel dont l'OMS dispose : 25 talkie-walkies, 5 tentes (barnums 3mx3m), un appareil de sonorisation (2x100w), 3 minibus à 9 places et 100 panneaux K10. La billetterie a été cédé à la Section Paloise Pelote car elle était la seule à l'utiliser. Le barbecue a été cédé à l'UNSS et les 10 VTT à l'Union Cycliste Pau Pyrénées. Ces associations ont toutes signé une convention de cession avec l'OMS et se sont engagées à prêter ce matériel gracieusement à toute association adhérente qui en aurait besoin.

Les 3 véhicules ont été prêtés 334 fois à 55 associations et à la DVASA pour le SAVAP et l'École Multisports. Les tentes ont été prêtées 49 fois, la sonorisation 30 fois, les talkies walkies 14 fois et les panneaux K10 7 fois.

En 2013, nous n'avons pas fait d'édition papier du Guide du Sport Palois; les mises à jour ont été faites sur notre site.

Pour terminer, je vous précise que durant l'année 2013, le Comité Directeur s'est 9 réuni reprises et ses membres ont participé à de nombreuses réunions en lien avec leurs missions au sein de l'OMS de PAU.

Michel LACAU, Secrétaire de l'OMS

Le rapport d’activité est adopté à l’unanimité

3-R financier :

Le Président fait également lecture du bilan 2013 et le budget 2014 car le Trésorier est absent : Le compte d'exploitation et le bilan traduisent comptablement l’activité de notre association pour l'année 2013. Comme pour l'année 2011 et 2012, les dépenses et recettes sont encadrées par une convention d’objectifs pluriannuelle couvrant la période 2011-2013.

Fonctionnement de l’OMS : − Toutes les factures avant paiement ont été validées conjointement par le Président et le Trésorier. − Les participations financières ont été versées sur demande des associations après vérification de l'éligibilité et vérification des pièces jointes.

− L'engagement de dépenses exceptionnelles a fait l'objet d'une présentation préalable en Comité Directeur

Charges

Le montant des charges est de 152 337 € pour une prévision de 147 000 €.

Cet écart de 5 337 € cache des différences significatives au niveau de certaines nature de charges

: Participations financières : 50 452 €

ont été reversé aux associations en 2013, pour un prévisionnel de 36 000 €. Écart de 14 452 € lié à la comptabilisation d’une année de déplacement l’UPPA en finale de championnat de France pour un montant total de 7 605 € et une forte augmentation des demandes de participation financière des associations :

57 demandes en 2013 contre 32 en 2012

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SAVAP

: Écart de 1 112 € : Avec un prévisionnel établit à 3 000 €, les charges pour le SAVAP en 2013 s’élèvent à 4 112 € dont

3073 € de maintenance du logiciel SAVAP

effectuée en 2013 par la société Kerhis. 1039 € de frais de carburants et d’autoroutes.

Soirée des Sportifs Palois :

La 4 ème édition de la soirée des Sportifs Palois a coûté 14 766 € pour 15 000 € prévus. Conforme aux provisions.

Guide du sport :

Le guide du sport n’a pas été réédité en 2013, seulement mis à jour sur le site Internet de l’OMS.

Journées Nelson Paillou :

Comme en 2012, l'organisation de cette manifestation a été prise en charge par l'OMS.

Les dépenses directes correspondent à 68 euros après subvention DDJS obtenue de 3 000 €.

Frais de personnel : Amortissements :

L’OMS salarie deux personnes, Rose et Cyrille. 55 702 € constatés pour 56 000 € prévus. Conforme aux provisions.

Un inventaire physique des immobilisations a été réalisé en fin d'année et a permis d'inscrire un certain nombre d'éléments manquants au bilan. La dotation aux amortissements est supérieure de 4 701 € par rapport aux prévisions (11 701 € réalisé, 7 000 € prévu).

Autres frais :

Les montants comptabilisés sont conformes aux prévisions

Produits

Le montant des produits comptabilisés est de 144 469 € est conforme aux prévisions (147 000 €), soit 19 045 € de moins qu'en 2012.

La subvention de la Mairie de Pau a été de 125 000 € en diminution de 9 000 € conforme aux engagements de la Convention d’objectifs pluriannuelle.

La subvention DDJS a bien été de 7 000 € La cotisation des adhérents a été de 8 500 €, 9 000 € prévus.

Le résultat de l’exercice est déficitaire de 7 868 €.

Pour avoir une appréciation globale de l'impact économique de notre association il faut prendre en compte 900 € de prestations en services de l'UCPA et la valorisation du bénévolat estimé à 1000 heures soit 10 900 € Les produits directs et indirects se montent ainsi à 155 369 €. La subvention de la ville représente 80 % du financement global.

Le solde créditeur de trésorerie est de 62 054 € (72 008 € en 2012). Une diminution de 9 954 €. Ce montant qui peut paraître important permet d’honorer les dépenses en début d’année en attendant le versement de la subvention. Les intérêts bancaires se montent à 99 €. Le montant des produits financiers s’élève à 1 103 €.

L' emprunt de 10.000 € , pour financer un véhicule est toujours en cours. Au 1 er avril 2014 l’emprunt sera totalement remboursé.

Le montant des fonds propres de l’OMS est 80 168 € (Montant total des capitaux + résultats + provisions).

Après ces commentaires et la présentation du rapport du Commissaire aux comptes, nous ouvrirons un débat avant de soumettre ce bilan aux votes L'Assemblé Générale donne quitus de sa gestion au au Trésorier pour l'exercice écoulé.

Le rapport financier sur bilan 2013 et le budget 2014 sont adoptés à l’unanimité

4 -Renouvellement des commissaires aux comptes :

Le Commissaire aux Comptes, Monsieur Alain Combes donne ensuite lecture de son rapport par lequel les comptes de l'OMS sont approuvés.

Le mandat du Commissaire aux comptes titulaire Monsieur Alain Combes ainsi que du commissaire aux comptes suppléant le Cabinet Bourdallé-Dufau arrive à son terme au 31 décembre 2013.

L’assemblée générale renouvelle les mandats du Commissaire aux comptes titulaire Monsieur Alain Combes et du commissaire aux comptes suppléant le Cabinet Bourdallé-Dufau pour la période 2014-2019.

Cette résolution est adoptée à l’unanimité

Le Président informe ensuite l'assemblée que le Comité Directeur a proposé de maintenir le montant de l'adhésion.

Guillaume Descorps prend la parole pour faire un bilan de sa participation au sein de l'OMS ces six dernières années.

Denis Badie du CUP prend la parole et interpelle Frédéric FAUTHOUX au sujet du projet de la construction d'une salle d'entrainement de basket sur un terrain municipal situé derrière le centre de formation rue Pierre Massé.

Il s'interroge sur les modalités de cession et rétrocession du terrain et du conventionnement Ville/Asso Elan Béarnais Pau Nord-Est.

Frédéric FAUTHOUX lui répond que cette convention a pour objet de permettre à l'association de rechercher des partenaires privés et mécènes afin de financer la construction de la salle (budget prévisionnel de l'ordre de 1 000 000€) sans faire appel à une subvention ou mise de fond de la Ville de PAU, en contrepartie le terrain sera cédé gracieusement dans un premier temps pour permettre le montage juridique de l'opération.

Dès la construction terminée, le club s'engage (via la convention) à céder à la ville de PAU la salle et le terrain à condition qu'il puisse bénéficier d'une utilisation prioritaire des installations.

L'élu en charge des sports, indique par ailleurs que cette opération est une première dans notre agglomération et présage d'une nouvelle manière de concevoir les projets couteux entre les collectivités territoriales et les associations.

Denis Badie demande ensuite pourquoi l'OMS de Pau accepte de prendre en charge l'organisation du congrès de la FNOMS avec toutes les dépenses correspondantes. Jean-Claude Mathieu lui explique que toutes les dépenses seront couvertes par les subventions et les participations des partenaires, donc il ne devrait pas y avoir de déficit.

Aucune autre question n'étant à l'ordre du jour et personne ne demandant plus la parole, la séance est levée à 11 heures30 et suivie d'un aprétif convivial auqeul participe tous les membres présents.

Le Président de l'OMS, Le Secrétaire de l'OMS,