Transcript Procédure PCRD

DR19 Délégation Normandie
Procédure actualisée - 17/06/2014
PROCEDURE DR19/LABORATOIRE POUR LE SUIVI DES PROJETS EUROPEENS PCRD/H2020
I/ MISE EN PLACE DU DOSSIER PAR LE SPV (PÔLE JUSTIFICATION CONTRATS EUROPEENS) - GESTION CNRS
Quand
A la signature du Grant
Agreement (GA) entre la
Commission Européenne
(CE) et le Coordinateur
Qui
de
à
SPV
(Pôle Ingénierie de
projets - Partenariat
Européen)
SPV
(Pôle Justification
Contrats Européens)
SFC
1
Laboratoire
SRH ( si embauche
dans le projet)
SFC
1
2
T0
SRH
T0
SPV
(Pôle Justification
Contrats Européens)
SPV
(Pôle Justification
Contrats Européens)
Laboratoire
SRH ( si embauche
dans le projet)
SPV
(Pôle Justification
Contrats Européens )
Laboratoire
Actions
Eléments à transmettre
- Grant Agreement (GA) signé
- Formulaire d'adhésion signé par le CNRS et le coordinateur
2
(si nécessaire)
Transmission des documents contractuels
- Accord de Consortium
- Annexe scientifique (annexe I)
- GPF, Tadu 3 , et budget prévisionnel
- La fiche budgétaire
Mise en place des crédits
- N° OTP créé dans BFC (mises à jour des pré-budgets)
Référencement des CDD recrutés sur le projet - Copie des contrats de travail 4 des CDD
Création de l'arborescence du projet dans - Note sur la procédure de suivi des temps 6
TEMPO5 et importation des personnels CNRS - Kit communication (mémos déclarant, valideur projet et
émargeant sur le projet
valideur hiérarchique)
Laboratoire : envoi au Responsable scientifique (RS) + copie au Directeur d'Unité (DU) et gestionnaire du laboratoire ou manager du projet
Sous FP7, il s'agit du FORM A et sous H2020 de l'Annexe 3
3
Tadu : Tableau des unités CNRS ; document de synthèse permettant d'organiser l'ensemble des unités rattachées au CNRS participant à un projet européen et de préciser la répartition de la part de la
subvention communautaire revenant au CNRS entre les différentes unités impliquées dans le projet.Ce tableau n'est pas toujours fourni par les délégations.
4
Référence explicite au projet sur le contrat de travail
5
TEMPO: outil mis en place par le CNRS suite à la demande de la CE pour le suivi des temps des agents CNRS. Le projet est créé dans la base TEMPO à partir des documents contractuels. Les agents CNRS
émargeant sur le projet sont imputés sur les WPs définis au montage. Les personnels CNRS et non CNRS peuvent avoir un rôle de valideur (responsable scientifique et/ou hiérarchique).
6
Note du DGDR aux Délégués Régionaux sur la nouvelle procédure de suivi des temps au CNRS, du 28 janvier 2014
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II/ ETABLISSEMENT DU CALENDRIER DES RAPPORTS
Quand
Qui
de
Actions
à
Eléments à transmettre
- Calendrier des Reporting Periods (RP)
T0 + 1 mois
SPV
(Pôle Justification
Contrats Européens)
Laboratoire
Responsable
Scientifique (RS)
Gestionnaire
Manager
7
- Tableau Excel vierge pour la justification des coûts, à utiliser
pour chaque RP
Transmission par mail des fiches récapitulatives - Procédure de justification des projets européens
du projet
- Note sur la justification des équipements8 + feuille de temps
équipement Excel permettant de déterminer le taux
d'utilisation
Agent Comptable
Secondaire (ACS)
- Calendrier des Reporting Periods (RP)
7
Les RP déterminent la fréquence de soumission des rapports scientifiques et financiers tout au long de la vie du projet et elles sont identifiées dans le GA, généralement à l'article 4 (PCRD7) et article 3 (H2020)
8
Note du DR aux DUs sur la justification du taux d'utilisation d'équipement, du 16 avril 2014
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III/ COLLECTE ET SUIVI DES ELEMENTS NECESSAIRES A L'ETABLISSEMENT DES JUSTIFICATIFS FINANCIERS
a- En dehors de la période des justifications
Quand
Jusqu'au 07 du mois
suivant9
Qui
de
à
Actions
Eléments à transmettre
10
Saisie des temps d'activité sur le projet par les
personnels CNRS dans TEMPO
Le déclarant
Jusqu'au 15 du mois
suivant9
Le valideur projet
Jusqu'au 30 du mois
suivant9
Le valideur hiérarchique
SPV
(Pôle Justification
Contrats Européens)
viaTEMPO
Dématérialisation partielle :
Validation projet par le responsable scientifique Les feuilles d'activités ne sont plus demandées chaque mois.
(CNRS ou autre11 ) des temps des déclarants Seul un récapitulatif signé par le valideur projet et l'agent sera
requis au terme de chaque RP ou en cas de départ du CDD
impliqués dans son projet
avant la fin de la RP.
Validation par le valideur hiérarchique (DU ou
adjoint) de la feuille de l'agent dans sa globalité,
y compris les autres activités
Transmission des données à chaque nouveau
- Copie des contrats de travail des CDD
recrutement
Au fil de l'eau et avant la
fin du mois en cours
SRH
SPV
(Pôle Justification
Contrats Européens)
Au fil de l'eau
SPV
(Pôle Justification
Contrats Européens)
Laboratoire
Transmission des avenants aux contrats de
travail, activités complémentaires, arrêts
maladie, démissions...
Importation des nouveaux personnels CDD
recrutés dans l'outil de suivi des temps TEMPO
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- Transmission des avenants aux contrats de travail
- Transmission des conventions d'activités complémentaires
- Transmission des arrêts maladie, démissions (le cas
échéant)…
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12
Lors du départ d'un CDD
Laboratoire
Au fil de l'eau
Laboratoire
Au fil de l'eau et dans un
délai de 1 mois après
signature
SPV
(Pôle Ingénierie de
projets - Partenariat
Européen)
SPV
(Pôle Justification
Contrats Européens)
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Etablissement de la dernière feuille d'activités
(FA) et édition du récapitulatif des temps de - Récapitulatif des FA signé du déclarant et du valideur projet
l'agent
- Bons de commande
- Factures
Préparation du tableau justificatif et collecte au - Ordres de mission, états de frais, "facturettes" (billets train,
fur et à mesure des pièces justificatives
tickets péages…)
correspondantes dans le dossier du projet - Feuilles équipements
- Pièces complémentaires (devis, programmes, feuilles
d'émargement…)
Laboratoire
SPV
(Pôle Justification
Contrats Européens)
SFC
SRH
Transmission des avenants
9
- Avenants au GA ou AC (le cas échéant)
Excepté lors de la fin d'une Reporting Period. Les délais applicables sont alors communiqués par la Délégation Régionale en fonction des échéances fixées par le coordinateur
Personnels Permanents et Non Permanents. Les agents déclarent l'ensemble de leurs activités (activités par WP sur les projets necessitant de justifier les coûts de personnels + les "autres activités"). Les
absences sont déclarées au préalable dans AGATE qui implémente automatiquement TEMPO.
11
Seuls les personnels CNRS déclarent du temps mais les personnels universitaires ou d'écoles d'ingénieurs peuvent avoir un rôle de valideur projet ou valideur hiérarchique. Les gestionnaires/managers peuvent
avoir quant à eux un rôle de consultation sur les personnels de l'unité entière.
12
Lors du départ d'un CDD, le laboratoire devra l'anticiper et rappeler à l'agent de bien saisir ses temps dans TEMPO et signer le tableau récapitulatif édité à partir de l'outil. A noter que le compte Labintel rattaché
au compte TEMPO sera clôturé dès le lendemain du départ du CDD. Il ne sera donc plus possible de saisir des temps dans l'application à partir du départ de l'agent.
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b- Période de justification : établissement du FORM C
Qui
Quand
de
1 mois avant fin RP
SPV
(Pôle Justification
Contrats Européens)
à
Laboratoire
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Eléments à transmettre
Actions
Rappel de la date de fin de RP et des pièces
justificatives à transmettre
Envoi du tableau de justification des coûts
complété et envoi par scan des pièces
justificatives nécessaires au contrôle de
l'éligibilité des dépenses
Mois avant fin RP
Laboratoire
SPV
(Pôle Justification
Contrats Européens)
1 semaine avant fin RP
SPV
(Pôle Justification
Contrats Européens)
SRH/SFC
Mail de rappel pour requête infocentre
Fin de RP
SRH/SFC
SPV
(Pôle Justification
Contrats Européens)
Requête infocentre PPE
Fin de RP
SPV
(Pôle Justification
Contrats Européens)
Laboratoire
Rappel de la date de fin de RP et des dernières
pièces justificatives à transmettre
Laboratoire
SPV
(Pôle Justification
Contrats Européens)
13
- Mail ou RDV avec le labo (si nécessaire)
- Une copie de l'ensemble des factures imputées sur l'OTP
du projet + bons de commande (avec acronyme projet)
- Une copie des ordres de missions (avec acronyme projet) et
des états de frais signés pour chacune des missions
- Une copie de la justification des recettes (décision,
contrat…) si des recettes ont été perçues au titre du projet
- Le tableau de justification des coûts avec le détail des
dépenses fléchées par WP (fichier Excel)14
Si le coût d'un équipement doit être imputé au projet (> 800 €
HT), cahier d'utilisation de l'équipement et/ou feuille de temps
équipement (pour le calcul de l'amortissement)
- Nom des CDDs recrutés sur le projet + période de la RP +
eOTP du contrat
- Bilan de la PPE à imputer au projet (taux PPE N-1)
Saisie et validation des activités du dernier mois
- Récapitulatif signé du déclarant et du valideur projet
de la RP dans TEMPO
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- Une copie de l'ensemble des factures imputées sur l'OTP du
projet + bons de commande (avec acronyme projet)
- Une copie des ordres de missions (avec acronyme projet) et
des états de frais signés pour chacune des missions
Fin RP + 7 jours
Laboratoire
SPV
(Pôle Justification
Contrats Européens)
Finalisation du tableau de justification des coûts
- Une copie de la justification des recettes (décision,
et transmission des dernières pièces
justificatives des dépenses payées lors du contrat…) si des recettes ont été perçues au titre du projet
dernier mois de la RP
- Le tableau de justification des coûts avec le détail des
dépenses fléchées par WP (fichier Excel )14
- Si le coût d'un équipement doit être imputé au projet (> 800
€ HT), cahier d'utilisation de l'équipement et/ou feuille de
temps équipement (pour le calcul de l'amortissement)
SPV
(Pôle Justification Contrats Européens)
Fin RP + 10 jours
Extraction de BFC / SIRHUS
- Factures d'achats (consommables et équipements)
- Missions
- Liquidation d'engagement individuel pour les CDD
- Etats liquidatifs des missions
SPV
(Pôle Justification Contrats Européens)
Etablissement du coût des dépenses de
- Saisie des dépenses de personnel dans le tableau de
personnel (permanents et non-permanents) et
justification des coûts
étude de l'éligibilité des dépenses
SPV
(Pôle Justification Contrats Européens)
si seule DR impliquée
Validation du tableau de justification des coûts
- Saisie du draft du FORM C sur le Participant Portal 15
pour le CNRS et établissement du FORM C
13
La requête infocentre permet de calculer la PPE à prélever au titre du contrat pour les CDDs recrutés sur le projet
Le fichier Excel est le fichier conçu par le SPV (Pôle de Justification des Contrats Européens) pour que les laboratoires puissent déclarer leurs dépenses avec des onglets spécifiques par catégories budgétaires
et WP (Personnels, Missions, Consommables, ...)
15
Participant Portal : outil en ligne utilisé par la CE permettant le montage, la négociation et l'établissement des justificatifs FP7 et H2020. Lorsque la DR19 n'est pas Délégation Pilote, elle transmet un pseudo
FORM C en version papier à la Délégation Pilote qui consolide les coûts CNRS
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Quand
Qui
de
Actions
à
Eléments à transmettre
- Draft du FORM C non signé
- Les pièces justificatives pour la RP auditée (récapitulatif des
feuilles d'activité signé, historiques laboratoire, factures
SPV
(Pôle Justification
Contrats Européens)
ACS16
Audit interne (contrôle des dépenses)
hébergement, OM missions, états de frais, états liquidatifs)
- Le tableau de justification des coûts (fichier Excel)
En fonction du calendrier
des audits de fin de RP
(J+10)
- Le tableau de calcul des coûts de personnel Europe signé
par le DR
ACS
J+25
16
d'achats (consommables/équipements/transport et
ACS
Règle de contrôle : pour chaque poste
budgétaire, si moins de 20 justificatifs, la totalité
des élements est contrôlée, sinon contrôle au
minimum de 20 ou 20% des justificatifs. Les
contrôles doivent être tracés.
SPV
(Pôle Justification
Contrats Européens)
- L'ensemble du dossier
Une fois l'audit interne achevé
17
- Le ToR signé de l'ACS et du DR
- Le Rapport d'Audit18 signé de l'ACS
L'ACS du CNRS dispose également d'un rôle d'auditeur pour les programmes FP7/H2020
17
Le TOR (Terms of Reference for an independant report of factual findings on costs claimed under a GA financed under FP7) + le rapport d'audit (an independant report on costs claimed under a GA financed
under FP7) constitue le CREF/FORM D (Certificat relatif aux états financiers). Pour le FP7, un CREF sera transmis au coordinateur/CE lorsque la contribution demandée sera > à 375 000 € (cumulée depuis le
début du projet). Pour les projets de 2 ans, la saisine aura lieu simplement à la fin du projet.
Pour les projets H2020, le CREF est requis à la fin du projet lorsque le remboursement des coûts réels demandé à la CE est égal ou supérieur à 325 000 € .
A noter que lorsque la DR19 est uniquement DR de proximité, elle fournit à la DR pilote un pseudo CREF lui permettant de consolider le CREF CNRS.
18
Rapport d'Audit : Rapport indépendant sur les constatations factuelles des coûts déclarés
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Il peut y avoir une phase d'échanges entre la Cellule Audit et le Pôle Justification Contrats
Européens (précisions, preuves complémentaires…)
III/ SAISINE DE L'AUDITEUR LE CAS ECHEANT
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IV/ SIGNATURE DU FORM C PAR LE DELEGUE REGIONAL (DR)
Quand
Une fois l'audit achevé
(J+25)
Qui
de
à
SPV
(Pôle Justification
Contrats Européens)
Délégué Régional
Eléments à transmettre
Actions
Etude des remarques de l'auditeur.
Transmission d'une synthèse au DR et du
tableau de justification des coûts.
- Analyse du Rapport d'Audit : modification du FORM C si
accord avec les observations de l'auditeur
- FORM C complété
J+27
SPV
(Pôle Justification
Contrats Européens)
- Tableau de justification des coûts
Délégué Régional
Signature du FORM C
- FORM D signé par l'auditeur et le DR
- Analyse du Rapport d'Audit
V/ TRANSMISSION DES ORIGINAUX AU COORDINATEUR/DELEGATION PILOTE CNRS OU TUTELLE EN CHARGE DU CONTRAT
Quand
Qui
de
à
Actions
Eléments à transmettre
- Original du FORM C
Fin RP + 1 mois
SPV
(Pôle Justification
Contrats Européens)
- Tableau de justification des coûts
Coordinateur
Transmission des justificatifs financiers
- Original FORM D (si nécessaire)
- Use of resources19
19
Le tableau "use of resources" permet de décrire les dépenses par poste budgétaire telles que saisies sous le Participant Portal
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VI/ TRANSMISSION DES DOCUMENTS AU SEIN DE LA DELEGATION NORMANDIE
Quand
Une fois la validation de la
DR Pilote ou
coordinateur/CE20
Qui
de
SPV
(Pôle Justification
Contrats Européens)
à
Actions
Eléments à transmettre
- Copie FORM C
- Tableau justificatif des ressources
SFC
Transmission des justificatifs financiers sur le
- Use of resources
fichier partagé
- Transfert du mail d'information du coordinateur ou de la CE
sur le paiement le cas échéant
20
Lorsque que nous sommes DR de proximité, le FORM C pourra être transmis au SFC via le fichier partagé dans un délai de 1 mois. Lorsque nous sommes le seul bénéficiaire, le FORM C signé sera transmis
dès validation du coordinateur/CE.
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