Transcript D140216 - C.O.S - Renouvellement de convention

COMITE DES ŒUVRES SOCIALES
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RAPPORT DE LA COMMISSION N° 1 :
Il vous est demandé de bien vouloir autoriser Monsieur le Maire à signer la convention dont
le texte est joint à la présente délibération et ayant pour objet de finaliser les relations entre la
Ville, le CCAS et le Comité des œuvres sociales d’Halluin pour l’année 2014.
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Conseil Municipal du 13 février 2014
CONVENTION
Espace François Mitterrand
24, rue Marthe Nollet
59250 HALLUIN
Entre :
La Mairie d’Halluin représentée par son Maire, Jean Luc Deroo, dûment habilité à cet
effet conformément aux dispositions de l’article L2122-22 du Code général des
collectivités territoriales
Le CCAS d’Halluin, représenté par sa vice-présidente, Jocelyne Lefebvre, dûment
habilitée à cet effet par délibération du Conseil d’Administration du CCAS du,
Et
Le Comité des Œuvres Sociales du personnel de la Mairie et du CCAS d’Halluin (COS)
représenté par son Président. Monsieur Philippe Gadeyne autorisé par décision du
Conseil d’administration de l’association, ci-dessous dénommé le COS
Il a été convenu ce qui suit :
PREAMBULE :
Le COS a pour objet de maintenir et renforcer les liens de solidarité, par différentes
moyens et prestations, entre tous les membres du personnel et les retraités de la Mairie
et du CCAS d’Halluin.
Dans le cadre de la présente convention, la Mairie et le CCAS d’Halluin entendent, au
travers de leurs relations, subventions et des moyens mis à disposition du COS,
soutenir l’association et contribuer activement à la promotion d’une politique d’action
sociale dynamique et solidaire en faveur des agents par le développement de
prestations à finalité sociale, culturelle ou de loisirs.
TITRE I : OBJET DE LA CONVENTION
L’objet de cette convention est de définir les conditions suivant lesquelles la Mairie et le
CCAS d’Halluin apportent leur soutien aux activités d’intérêt général que le COS met
en œuvre dans le domaine de l’action sociale, de la culture et du sport pour le
personnel actif et retraité de la Mairie et du CCAS d’Halluin.
TITRE II : MISE A DISPOSITION DE MOYENS
Article 2-1 : Moyens matériels
Afin de permettre au COS d’assurer son activité, la Mairie d’Halluin met à sa
disposition différents moyens matériels (espace d’accueil, bureautique, moyens de
communication, etc.). L’attribution de ces moyens pourra être réévaluée en fonction des
besoins et des capacités de la Mairie d’Halluin.
La Mairie d’Halluin s’engage à mettre à disposition du COS, une salle pour la tenue de
l’assemblée générale annuelle et/ou des assemblées générales exceptionnelles.
Ces mises à disposition et prises en charges (fluides, loyers théoriques, assurances)
constituent un apport en nature d’un montant annuel estimé à 500 euros pour l’année
2014.
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Article 2-2 : Moyen en personnel
Pour favoriser la bonne administration générale du COS, la Mairie d’Halluin, accorde
un volume d’autorisations d’absence correspondant à 0,25 équivalent temps plein à
répartir entre les membres du Conseil d’administration. La ventilation de cette
enveloppe d’autorisations d’absences entre les administrateurs actifs sera réalisée par le
COS et communiquée en début d’année à l’Autorité territoriale.
En complément de ces autorisations d’absence, il est convenu que la Mairie d’Halluin
accorde des moyens humains pour assurer le fonctionnement courant de l’association.
L’agent désigné pour assumer ces tâches administratives auprès du COS interviendra
toutefois en cas de besoins en priorité pour son service de rattachement. Le temps de
travail sera déterminé par voie d’arrêté annuel.
Les directeurs et responsables de services donneront toutes possibilités d’aménagement
d’horaire aux membres du bureau et du Conseil d’administration du COS, dès lors que
ceux-ci restent compatibles avec le fonctionnement du service. Des autorisations
exceptionnelles d’absences leur seront accordées pour assurer leurs fonctions. Cette
autorisation d’absence donne impérativement lieu à utilisation d’un formulaire
permettant d’effectuer le décompte de ces absences. Cette règle s’applique à tous les
administrateurs de l’association.
TITRE III : PARTICIPATION FINANCIERE DE LA VILLE D’HALLUIN
La participation financière de la Mairie d’Halluin au soutien et au développement de
l’action du COS se traduit par l’octroi de deux subventions distinctes :
- une subvention de fonctionnement
- une subvention « Prêts solidaires »
Article 3-1 : Subvention de fonctionnement 2014
Pour accompagner et soutenir les activités du COS, la Mairie d’Halluin s’engage à
verser au COS une subvention de fonctionnement de 25 000 € affectée prioritairement à
des actions sociales à destination des agents et retraités de la Mairie et du CCAS
d’Halluin adhérents du COS. Cette subvention de fonctionnement attribuée par
délibération du Conseil municipal est constituée d’une part fixe de 13 800 euros et
d’une part variable fonction du nombre d’adhérents salariés de la Ville et du CCAS
d’Halluin.
La part variable de 11 200 euros dite d’adhésion pour les agents et salariés actifs est
calculée de la manière suivante : un forfait d’adhésion fixé à 28 euros 400 adhérents
actifs du COS.
Il est convenu de fixer le montant du forfait d’adhésion à 28 €, représentant la cotisation
d’adhésion fixée par l’association pour 2014.
Pour l’année 2014, la subvention sera versée en trois temps :
-
Une avance de 2000,00 € en février ;
-
Un second versement en mai ;
-
Le solde en juillet.
Article 3-2 : Subvention de trésorerie et subvention d’équilibre liées aux « Prêts
solidaires » :
Dans le cadre de leurs politiques d’Action sociale, la Mairie et le CCAS d’Halluin
souhaitent pouvoir soutenir les agents éprouvant des difficultés financières
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momentanées. Ces soutiens financiers sont octroyés aux adhérents actifs du COS sous
la forme d’avances remboursables de courtes durées.
Ces avances remboursables sont accordées par le COS sous réserve de l’avis favorable
émis par la commission « Prêt solidaire ». Cette commission est constituée du Président
du COS (ou de son représentant), du Directeur général des services de la Mairie
d’Halluin et de l’Autorité territoriale. Les demandes de prêt sont examinées sur
présentation d’un dossier composé notamment d’un diagnostic de situation établi par
un travailleur social.
Le montant de cette aide pécuniaire sera plafonné à l’équivalent d’un mois de
traitement indiciaire brut et sera remboursé par le débiteur au plus tard début
décembre de l’année d’octroi du prêt.
Afin de constituer les réserves de trésorerie suffisantes pour que le COS prenne en
charge ces avances remboursables, la Mairie d’Halluin a versé 3 000 euros au COS en
mai 2011. Cette réserve devra permettre de répondre au besoin en fond de roulement
des « Prêts solidaires » pour l’année 2014. Toutefois, en cas d’échec dans le
recouvrement du prêt par le COS et de la défaillance du débiteur, la Mairie s’engage à
verser une subvention d’équilibre au COS.
Article 3-3 : Communication, contrôle, suivi et évaluation
L'association remet à la Mairie et au CCAS d’Halluin un bilan moral et financier
relatant son activité, dans les deux mois qui suivent la fin de l’exercice
comptable annuel. La Mairie d’Halluin pourra s’assurer de la bonne utilisation
des fonds notamment par la désignation d’un vérificateur aux comptes nommé
par elle.
TITRE IV : DUREE DE LA CONVENTION ET MODALITES DE RECONDUCTION
La présente convention est établie pour une durée d’un an couvrant la période allant
du 01/01/2014 au 31/12/2014. Elle peut être modifiée d’un commun accord par voie
d’avenant.
La présente convention pourra être résiliée de plein droit par l'une ou l'autre des
parties en cas de non-exécution de l'une des dispositions ci-dessus, après mise en
demeure par lettre recommandée avec avis de réception postal, restée infructueuse
pendant un délai d'un mois.
Pour ce faire, la partie requérante devra, à l'issue de ce délai, notifier par lettre
recommandée avec avis de réception postal, le motif de la résiliation de la présente
convention. Celle-ci sera réputée résiliée dès réception de cette lettre ou, à défaut,
quinze jours après sa date d'expédition.
Toute modification apportée à la présente convention fera l’objet d’un avenant.
A Halluin, le … février 2014
Pour le Comité des Œuvres Sociales
Le Président
Pour la Mairie d’Halluin
Le Maire d’Halluin
Pour le CCAS d’Halluin
La Vice-Présidente
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