Transcript - Traitement des déclarations sociales et fiscales de la paie

MANUEL DE PROCEDURES
Domaine :
Ressources Humaines
Procédure :
- Traitement des déclarations sociales et
fiscales de la paie
Versio
n
VF
Action
Entité
Nom des intervenants
Date
Conception
Validation V Projet
Validation V
Finale
SOMMAIRE
Manuel des procédures
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1. Présentation de la procédure
1.1. Objet
Cette procédure décrit la démarche de l'établissement des déclarations de CNSS et de l'impôt sur le revenu
dans le cadre du traitement de la paie au sein de la société THERMO DARIAS.
Élément déclencheur : Clôture de la paie du mois précédent,
Élément de clôture : Dépôt des déclarations et archivage des pièces justificatives.
1.2. Définitions
IR : Impôt sur le revenu ;
CNSS : Caisse Nationale de Sécurité Sociale ;
DAMANCOM : site internet créé par la CNSS pour le télépaiement des déclarations.
1.3. Règles de gestion
RDG 1: Le traitement des déclarations sociales et fiscales de la paie commence dés la clôture du mois M.
RDG 2: Toute déclaration fiscale ou sociale doit être validée avant son dépôt par le Directeur Administratif
et Financier.
RDG 3: La déclaration et le paiement de la CNSS doivent être effectués mensuellement avant le 10 du mois
M+1.
RDG 4: La déclaration de l'impôt sur les revenus doit être déposée mensuellement avant la fin du mois
M+1.
RDG 5: La déclaration de la retraite et de l’assurance médicale privée doit être déposée trimestriellement t
avant la fin du trimestre T+1.
Manuel des procédures
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2. Acteurs et rôles de la procédure
2.1. Acteurs
Acteurs dans la procédure
Responsabilité
Agent de Paie
Chargé des Titres de Paiement
Chef Comptable
CNSS
Directeur Administratif et Financier
Gérant Associé
Service Local des Impôts
2.2. Rôles
Rôles dans la procédure
Manuel des procédures
Acteurs jouant le rôle
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3. Logigramme de la procédure
Age nt de P a ie
C he f C ompta ble
Dire cte ur
Adminis tra tif e t
F ina ncie r
G é ra nt As s ocié
C NS S
P aie du mo is M clô turé e
R é cupé re r le borde re a u pré é ta bli
de dé cla ra tion de la C NS S
DAMANC OM
Me ttre à jour le borde re a u de
dé cla ra tion de la C NS S
S ys tème de
G es tion de la P a ie
C ontrôle r le borde re a u de
dé cla ra tion de la C NS S
B o rd e re a u d e d é c la ra tio n
d e la C N S S + J P
Vis e r le borde re a u
de dé cla ra tion de
la C NS S
B o rd e re a u d e d é c la ra tio n d e la C N S S v is é
B o rd e re a u d e
d é c la ra tio n d e la
C NS S
Dé pos e r le borde re a u de
dé cla ra tion de la C NS S
DAMANC OM
B o rd e re a u d e
p a ie m e n t d e la
C NS S
C ontrôle r le borde re a u de
pa ie me nt de la C NS S
B o rd e re a u d e p a ie m e n t
d e la C N S S
Vis e r le borde re a u
de pa ie ment de la
C NS S
B o rd e re a u d e p a ie m e n t d e la C N S S v is é
E ffe ctue r le té lépa ie me nt de la C NS S
Archive r le s borde re a ux de dé cla ra tion
e t de pa ie me nt de la C NS S
S e rvice Loca l
de s Impôts
Anant la fin du mo is M+1
E ta blir un é ta t ré ca pitula tif pour
la dé cla ration de l'IR
C ha rgé des Titre s de P a ie me nt
E ta t ré c a p itu la tif d e
d é c la ra tio n d e l'IR
E ta blir la dé cla ra tion
de l'IR e t l'ordre de
pa ieme nt
Va lide r la dé cla ra tion
de l'IR e t l'Ordre de
pa ie me nt
D é c la ra tio n d e l'IR + O rd re d e
p a ie m e n t
D é c la ra tio n d e l'IR +
O rd re d e p a ie m e n t +
C hè que
E ta blir le chè que de pa ieme nt de l'IR
D é c la ra tio n d e l'IR + O rd re d e
p a ie m e n t + C h è q u e s ig n é
Dé pos e r la
dé cla ra tion de l'IR
Manuel des procédures
D é c la ra tio n d e l'IR +
O rd re d e p a ie m e n t
Archive r le ré cépis s é
de rè gle ment a ve c une
copie de la dé cla ra tion
S igne r le chèque
de pa ie me nt de
l'IR
D é c la ra tio n d e l'IR
+ C hè que de
p a ie m e n t
R é c é p is s é d e
ré g le m e n t
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4. Opérations de la procédure
Récupérer le bordereau préétabli de déclaration de la CNSS
Acteur(s) :
Agent de Paie
Une fois la paie du mois M est clôturée, l’Agent de Paie récupère le bordereau préétabli de déclaration de la CNSS à
partir du portail DAMANCOM.
Le bordereau de déclaration des salaires contient les informations suivantes :
- Matricule CNSS des salariés,
- Nom et Prénom des salariés,
- Montant des allocations familiales payées et reversées,
- Salaire brut imposable non plafonné,
- Salaire brut imposable plafonné.
Mettre à jour le bordereau de déclaration de la CNSS
Acteur(s) :
Agent de Paie
Après la récupération du bordereau préétabli de déclaration de la CNSS, l'Agent de Paie procède à la mise à jour de
celui-ci en l'intégrant dans le Système de Gestion de la Paie.
Cette mise à jour consiste en l'ajout des nouvelles recrues et la suppression du personnel partant ainsi que
l'actualisation de la base imposable à la CNSS.
Contrôler le bordereau de déclaration de la CNSS
Acteur(s) :
Contrôle
Agent de Paie
Suite à la mise à jour du bordereau préétabli de déclaration de la CNSS, l'Agent de Paie procède au contrôle de celuici par rapport aux journaux de paie puis le transmet au Directeur Administratif et Financier pour validation.
Viser le bordereau de déclaration de la CNSS
Acteur(s) :
Contrôle
Directeur Administratif et Financier
A la réception du bordereau de déclaration de la CNSS, le Directeur Administratif et Financier confronte le
montant de la masse salariale figurant au niveau de celui-ci avec les journaux de paie puis valide le bordereau.
Une fois validé, le bordereau de déclaration de la CNSS est transmis à l'Agent de Paie pour envoi à la CNSS.
Déposer le bordereau de déclaration de la CNSS
Acteur(s) :
Agent de Paie
A la réception du bordereau de déclaration de la CNSS dûment visé par le Directeur Administratif et Financier,
l'Agent de Paie procède à l'édition d'un fichier texte ".TXT" à partir du Système de Gestion de la Paie, puis le
communique à la CNSS via le portail DAMANCOM.
Contrôler le bordereau de paiement de la CNSS
Manuel des procédures
Contrôle
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Acteur(s) :
Agent de Paie
A la réception du bordereau de paiement de la CNSS, l'Agent de Paie procède au contrôle arithmétique de celui-ci, le
vise puis le communique au Directeur Administratif et Financier pour validation.
Viser le bordereau de paiement de la CNSS
Acteur(s) :
Contrôle
Directeur Administratif et Financier
A la réception du bordereau de paiement de la CNSS, le Directeur Administratif et Financier autorise le paiement
de la CNSS en visant le bordereau de paiement.
Une fois visé, le bordereau et retourné à l'Agent de Paie.
Effectuer le télépaiement de la CNSS
Acteur(s) :
Agent de Paie
A la réception du bordereau de paiement de la CNSS dûment visé par le Directeur Administratif et Financier,
l'Agent de Paie procède au télépaiement de la CNSS en débitant le reçu de paiement.
Archiver les bordereaux de déclaration et de paiement de la
CNSS
Acteur(s) :
Agent de Paie
Suite à la réalisation du télépaiement, l'Agent de Paie imprime le justificatif du paiement puis procède à l'archivage
des bordereaux de déclaration et de paiement de la CNSS dans un classeur spécifique classé par mois.
Etablir un état récapitulatif pour la déclaration de l'IR
Acteur(s) :
Agent de Paie
Avant la fin du mois M+1, l'Agent de Paie établit un état récapitulatif pour la déclaration de l'impôt sur le revenu le
vise puis le transmet au Chef Comptable.
Cet état, établi sur la base des journaux de paie du mois M, doit mentionner le montant de la masse salariale du mois
M ainsi que le montant de l'impôt sur le revenu dû.
Etablir la déclaration de l'IR et l'ordre de paiement
Acteur(s) :
Chef Comptable
A la réception de l'état récapitulatif de la déclaration de l'IR, le Chef Comptable remplit l'imprimé de déclaration de
l'impôt sur le revenu puis établit un ordre de paiement pour le montant à verser au service local des impôts.
Ensuite, le Chef Comptable transmet la déclaration de l'IR accompagnée de l'ordre de paiement au Directeur
Administratif et Financier pour validation.
Valider la déclaration de l'IR et l'Ordre de paiement
Acteur(s) :
Contrôle
Directeur Administratif et Financier
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A la réception de la déclaration de l'impôt sur le revenu et de l'ordre de paiement, le Directeur Administratif et
Financier valide ces documents (en apposant un visa de validation) puis les transmet au Chargé des Titres de
Paiement.
Etablir le chèque de paiement de l'IR
Acteur(s) :
Chargé des Titres de Paiement
A la réception de la déclaration de l'IR et de l'ordre de paiement dûment validés par le Directeur Administratif et
Financier, le Chargé des Titres de Paiement établit le chèque de règlement de l'IR et transmet l'ensemble du dossier
de règlement au Gérant Associé pour signature.
Signer le chèque de paiement de l'IR
Acteur(s) :
Contrôle
Gérant Associé
A la réception de la déclaration de l'impôt sur le revenu, de l'ordre de paiement et du chèque de règlement, le Gérant
Associé s'assure de la validation du Directeur Administratif et Financier ainsi que de la concordance entre les
montants figurant sur ces documents puis signe le chèque de règlement.
Déposer la déclaration de l'IR
Acteur(s) :
Chef Comptable
A la réception de la déclaration de l'IR et du chèque de règlement dûment signé par le Gérant Associé, le Chef
Comptable dépose la déclaration de l'IR auprès du Service Local des Impôts. contre récépissé de règlement.
Archiver le récépissé de règlement avec une copie de la
déclaration
Acteur(s) :
Chef Comptable
A la réception du récépissé de règlement de l'impôt sur le revenu, le Chef Comptable procède à l'archivage de celui-ci
avec une copie de la déclaration de l'IR dans un classeur dédié aux déclarations fiscales. Le classement des
déclarations se fait par mois.
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