Transcript CT Guyane_CR Comité technique 060614_VF

Collectivité Territoriale de Guyane
Compte-rendu de réunion
Instance
Comité technique CR – CG de la CTG
Date
06 juin 2014
Présents
En annexe
Excusées
Ordre du
jour
Mme Béatrice Bernus, Chargée de mission, Direction Générale adjointe de la
Solidarité et de la Prévention, Observation Sociale et Projet CTG, Conseil général
Mme Monia Nugent-Delannay, Chargée de mission RH, Département
Ressources Humaines, Conseil régional
Mme Marguerite Loe-Mie, Responsable de la Direction de l'éducation et de
l'enseignement supérieur, Service de la direction des affaires culturelles,
éducatives et de l'habitat, Conseil général
Zoom sur les projets SICF et SIRH
Chiffres clés
Etat d’avancement par domaine
Questions / Remarques
Le DGS CR introduit la séance en évoquant la réforme territoriale annoncée récemment par le Président
de la République, qui pourrait impacter le calendrier du projet de création de la CTG. Il explique qu’il
convient cependant de relativiser un éventuel report de l’échéance, et de rester mobilisés sur les
différents projets engagés dans le cadre de la nouvelle collectivité.
Le DGS CR se félicite notamment des travaux menés dans le cadre des projets SICF et SIRH, premiers
sujets « concrets » du projet de création de la CTG, au carrefour de trois priorités : « les hommes et les
femmes », « les finances » et « l’organisation cible ».
Le DGS CG rappelle également l’importance d’une mobilisation continue de tous, afin que les différents
projets de la feuille de route puissent être menés à leur terme.
Zoom sur les projets SICF et SIRH
cf. Support de présentation « CT Guyane Support COTECH_06.06.2014_VF.pdf »
La séance commence par une intervention de M. Deletoille, directeur de projet GFI chargé
d’accompagner le déploiement des logiciels ASTRE-RH et ASTRE-Finances. Il présente :
o
Les différents intervenants GFI (chefs de projet fonctionnels RH et Finances) ;
o
L’organisation du projet : plan qualité projet, instances (comité de pilotage, groupes projet
SICF et SIRH) ;
o
Le phasage ;
o
Les différents chantiers fonctionnels SIRH et SICF, ainsi que les prérequis ;
o
Les formations proposées aux administrateurs fonctionnels, administrateurs technique (ou
métier), référents et utilisateurs finaux ;
o
Les points de vigilance : reprise des données, mobilisation du groupe projet, disponibilité
des agents à former, échéances électorales, et disponibilité de l’organigramme. Sur ce
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dernier point, il est précisé qu’il s’agit avant tout de disposer d’un cadre fonctionnel pour
l’exercice 2015 (période transitoire) ;
o
er
La planification jusqu’au 1 avril 2015.
Quelques questions et observations font suite à cette présentation :
o
M. Tonnaire demande à ce que soit prise en compte l’éventualité d’un report de la date
er
er
de création de la CTG (du 1 avril au 1 novembre 2015) dans le déploiement des deux
outils. Il suggère notamment d’élaborer, pour chaque phase du projet, deux scénarii ;
o
Mme Loubet s’interroge sur l’articulation entre les solutions présentées et le progiciel
IODAS actuellement utilisé par les professionnels de l'action sociale du département. M.
Deletoille confirme que le point est sous contrôle et que des interfaces seront mises en
place entre ASTRE et IODAS.
Chiffres et étapes clés
cf. Support de présentation « CT Guyane Support COTECH_06.06.2014_VF.pdf »
Quelques chiffres, donnés à date, permettent d’illustrer la dynamique du projet :
o
18 domaines (fonctions « supports » et domaines opérationnels), comportant 124 projets,
conduits par 94 copilotes du Conseil régional (et des agences régionales) et du Conseil
général de Guyane :
o
Depuis septembre 2013 :
o
9 réunions de cadrage organisées par fonction support ;
9 séminaires organisés par domaine opérationnel ;
16 réunions du Comité de pilotage ;
5 réunions du Comité Technique CG-CR de la CTG ;
4 réunions avec les représentants du personnel et instances représentatives du
personnel.
Au 06 juin 2014 :
15 projets achevés (contre 11 au 11.04.2014) ;
54 projets en cours (contre 61 au 11.04.2014) ;
24 projets en retard (contre 11 au 11.04.2014) ;
1 projets cadré mais non démarré (contre 18 au 11.04.2014) ;
30 projets non cadrés ou dont l’état d’avancement n’a pas été communiqué
(contre 21 au 11.04.2014).
Etat d’avancement par domaine
cf. Support de présentation « CT Guyane Support COTECH_06.06.2014_VF.pdf »
Les copilotes présents ont souhaité apporter quelques précisions sur l’état d’avancement des projets de
leurs domaines respectifs :
Domaine SI
Projet n°4 « Définition de l'infrastructure technique et de sa localisation au 1er avril 2015 » : M.
Prudent rappelle que les travaux d’interconnexion des datacenters de la région et du département
sont en cours, pour une livraison au 30.06.2014. Il explique cependant que la définition de
l'infrastructure technique cible n’est pas encore complétement arrêtée.
Projets n°3 « Définition du SI cible au 1er avril 2015 », n°4 « Définition de l'infrastructure technique
er
et de sa localisation au 1er avril 2015 » et n°8 « Définition du paramétrage du SI au 1 avril 2015 » :
Mme Perriollat explique qu’un appel d’offres pour une AMO est en cours de finalisation pour un
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lancement au plus vite –si possible le 06.06.2014. Il sera notamment demandé au titulaire d’élaborer
des scénarii d’architecture cible, puis d’accompagner la mise en œuvre du SI choisi. L’AO porte
également sur certaines parties techniques relatives au projet n°4 de la feuille de route.
Projet n°5 « Unification de la téléphonie et de la visioconférence » : M. Michel indique que le volet
relatif à la visioconférence a été mis de côté ; les DGS s’accordent à dire que la mutualisation des
dispositifs des deux collectivités une fois réunies couvriront les besoins de la nouvelle collectivité.
Concernant la téléphonie, une rencontre devrait prochainement se tenir entre le CR, le CG et
l’opérateur Orange afin de choisir le scénario à déployer.
Projet n°8 « Définition du paramétrage du SI au 1 avril 2015 » : Il est rappelé que le périmètre du
projet se limite aux seuls outils informatiques et applications nécessaires et indispensables au
fonctionnement de la CTG en avril 2015 (SIRH, SICF, messagerie unifiée, plateforme de
dématérialisation…).
Projets n°10 « Achat groupé de matériel informatique » et n°11 « Audit et mise à niveau des licences
logicielles » : Comme indiqué sur le support diffusé, les projets sont en retard.
er
Domaine Transverse
Projets n°13 « Cartographie des missions et compétences de la CTG » et n°14 « Cartographie des
implantations territoriales de la CTG » : M. Saez indique que les relevés se poursuivent. Une
réunion est programmée le 10.06.2014 entre les deux copilotes.
Projet n°15 « Etat des lieux des modalités d'accès aux services et d'accueil du public » : Il est
proposé de différer le projet à la rentrée de septembre 2014.
Domaine Ressources Humaines
Projet n°2 « Sécurisation de la première paie » : M. Verderosa indique que le projet est embarqué
dans le processus de déploiement des SIRH et SICF, et que le point est bien sous contrôle.
Projet n°7 « Besoins en compétences (GPEC) » : M. Tonnaire rappelle que des travaux sur la
Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences viennent d’être lancés, côté région, avec
les syndicats. Il rappelle donc la nécessité de bien coordonner les différents chantiers.
Projet n°14 « Instruction des relances de tous les organismes sociaux » : Mme Jean-François
explique rencontrer des difficultés dans ses relations avec la Caisse Générale de Sécurité Sociale.
Une nouvelle rencontre entre les deux DGS, les deux DRH et la direction de la CG2S est à
programmer.
Projet n°15 «Gestion des contrats aidés, chefs coutumiers, prêtres et des renouvellements de
contrats » : Sur ce sujet, M. Tonnaire propose de laisser la main aux deux exécutifs.
Projets n°1 « Préparation du processus de convergence des RH / Définition des principes
organisationnels de la DRH cible », n°4 « Préparation de l'harmonisation des régimes
indemnitaires », n°5 « Préparation de l'harmonisation du temps de travail », n°8 « Préparation de
l'harmonisation des outils de recrutement, de gestion de la mobilité et des carrières », n°9
« Harmonisation des politiques RH », n°10 « Harmonisation des procédures et des outils
d'évaluation », n°13 « Harmonisation du dispositif de formation », n°17 «Préparation de
l'harmonisation de l'action sociale » et n°18 « Préparation de l'harmonisation de la politique de
sécurité et de santé au travail » : Mmes Jean-François et Pindy confirment qu’elles finalisent
actuellement une note globale à l’attention des DGS, qui présentera l’état des lieux de la situation
actuelle des deux collectivités pour ces projets. La note est attendue pour le 15.06.2014.
Domaine Finances
Projet n°13 « Elaboration d'une PPI » : M. Tonnaire rappelle l’importance d’avoir des éléments
tangibles à présenter aux interlocuteurs de l’Etat, en particulier dans la perspective des négociations
relatives au Pacte d’Avenir pour la Guyane.
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Domaine Contrôle de gestion
M. Tonnaire précise que la création d’une mission « Contrôle de gestion » a été validée lors de la
dernière assemblée plénière du Conseil régional.
Domine Juridique, Délibérations & Courrier
Projets n°1 « Unification du SI de gestion des délibérations » et n°2 « Définition des processus et
procédures Délibérations cibles » : Les copilotes travaillent actuellement à la définition de
procédures harmonisées entre les deux collectivités, qui permettront ensuite d’analyser les outils
actuels des deux collectivités et leur niveau de réponse aux besoins fonctionnels et techniques. Les
SI font l’objet de présentations réciproques.
Projet n°4 « Unification de la gestion du courrier » : L’outil régional sera présenté au CG le
09.07.2014. Une analyse comparée des SI CR et SI CG sera ensuite produite.
Domaine Commande publique
Projets n°1 «Définition des processus et procédures cibles » et n°2 « Unification du SI de gestion
des marchés » : Les copilotes ont commencé à travailler de leur côté. Il convient maintenant de se
rencontrer rapidement et de mettre en commun leurs travaux.
Projet n°7 « Assurances » : Le DCE relatif à une AMO est en cours de finalisation. La consultation
doit être lancée très prochainement.
Domaine Patrimoine
Projet n°6 « Etude de l’opportunité d’une rétrocession du patrimoine des agences régionales à la
région» : Mme MIRTA précise que les travaux sont lancés, en concertation avec les directeurs des
agences régionales rencontrés dans le cadre du projet n°1 du domaine « Territorialisation ». Des
documents sur le patrimoine des agences ont été transmis notamment.
Domaine Territorialisation
Projet n°1 « Enrichissement de l'état des lieux des implantations territoriales avec les données
opérationnelles et élaboration des propositions de rapprochement » : Mme MIRTA explique que les
rencontres avec les directeurs sont l’occasion de réfléchir au devenir des agences dans le cadre de
la nouvelle collectivité. Elle précise en outre qu’elle a récemment rencontré le Directeur de Guyane
Développement M. Roubaud, lequel propose de prendre part aux réflexions en cours sur le projet de
création de la CTG.
Domaine Economie – Transports – Développement durable
Projet n°1 « Harmonisation du règlement des aides publiques » : Mme Cortana explique que le sujet
est complexe, d’autant plus que des réformes sont en cours au niveau européen. Elle suggère
d’identifier des actions et projets sur lesquels les deux collectivités pourraient commencer à travailler
er
ensemble. Il est rappelé qu’il s’agit dans un 1 temps de comparer les règlements actuellement en
vigueur et de vérifier qu’il n’y a pas de points d’achoppement.
Projet n°5 « Contrats territoriaux » : Mme Mirval explique que des rencontres ont eu lieu et des
documents ont été échangés. Les principales difficultés sont relatives à la disponibilité des copilotes.
Mme Grand-Bois Billy rappelle enfin que des travaux sont en cours de finalisation sur le volet
« transports ». Il convient de préciser ces avancées dans les fiches projet afférentes et de les
soumettre à la validation des DGS.
Domaine Culture – Archives- Imprimerie - Documentation
Projet n°3 « Harmonisation des services de documentation » : Mme Clet explique que les copilotes
ont pu se rencontrer et que l’état des lieux des services réalisé ensemble sera prochainement
transmis. Les travaux se concentrent désormais sur l’élaboration d'un projet de service commun
pour la future collectivité.
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Projet n°4 : « Mutualisation des abonnements numériques » : Mme Clet confirme que les travaux
sont en cours entre les deux services concernés.
Projets n°2 « Harmonisation du règlement des aides culturelles », n°5 «Organisation, emploi et
formation », n° 6 « Cinéma » et n°7 « Œuvres d’art » : Mme Lucas souhaite faire un bilan d’étape
des travaux en cours. Elle explique que des documents sont mis à disposition des comités mixtes
projet, qu’un calendrier de travail incluant des visites sur site a été élaboré, et que les livrables ont
été définis, notamment l’élaboration de guides de procédures, de scénarii organisationnels…
Il est rappelé que sont mis à disposition des copilotes une trame de note d’aide à la décision à
utiliser en cas de besoin d’arbitrage, où doivent être détaillées les préconisations des rédacteurs. Il
s’agit en outre de bien informer l’équipe projet de l’avancement des chantiers du domaine, via la
remontée bimensuelle des fiches projet actualisées.
Projet n°8 «Rayonnement territorial du Conservatoire de musique, de danse et théâtre (CMDT)» :
Mme Bergot explique que les travaux sur les implantations territoriales du CMDT sont en cours de
finalisation. Le projet de structuration du conservatoire sur l’ensemble du territoire sera transmis d’ici
la fin du mois.
Projet n°9 « Rayonnement territorial de l'Etablissement public de coopération culturelle (EPCC) » :
Mme Bellony confirme que les travaux sont lancés.
Domaine Coopération - Affaires européennes
Projet n°1 « Elaboration d’un schéma directeur de la coopération » : Mme Thung-Ming explique que
le PO Amazonie est en cours d’élaboration.
Projet n°2 « Point d'avancement sur le domaine "Affaires européennes" » : M. Tonnaire rappelle la
publication récente, au Journal Officiel, du décret relatif à l’autorité de gestion des fonds européens.
Une proposition d’organisation sera présentée lors de l’assemblée plénière du Conseil régional le
11.07.2014, pour une mise en place opérationnelle au 01.10.2014. Des ouvertures de postes sont à
prévoir, et des agents départementaux pourront candidater.
Domaine Education – Enseignement supérieur
Malgré l’absence de transmission de l’état d’avancement des différents projets du domaine
« Education-Enseignement supérieur », M. Velinore explique que les comités mixtes ont avancé sur
tous les sujets.
Domaine Formation professionnelle – Insertion
Projet n°1 «Harmonisation des modalités d'intervention » : Mme Ho-Tin-Ming explique que, suite au
séminaire du 10.04.2014, quatre thématiques ont été identifiées et feront l’objet d’ateliers de
mutualisation. Les modalités d’organisation, échéances et livrables attendus ont été définis et
transmis aux agents qui participeront à ces ateliers. Un premier point d’étape se tiendra le
30.06.2014, pour une finalisation des travaux au 30.09.2014. Les fiches projet doivent être mises à
jour pour tenir compte de ces évolutions.
Domaine Santé - Actions sanitaires - Enfance - Vieillesse - Handicap - Insertion A
Projet n°5 : « Identification des actions concertées à ce jour » : Mme Loubet explique qu’à l’instar de
la démarche initiée pour le domaine « Formation professionnelle-Insertion », des ateliers de
mutualisation sont en cours de lancement sur les volets « Logement-Habitat » et « Jeunesse,
Cohésion sociale, Politique de la ville ». Afin d’assurer la cohérence entre les travaux effectués et la
feuille de route, il est proposé de redécouper et de renommer les projets du domaine.
Domaine Recherche – Innovation – Aménagement numérique du territoire
Projet n°1 « Inventaire des schémas directeurs » : M. Sagne explique qu’une instance de
concertation, e-CANTE, englobe la plupart des éléments de la feuille de route CTG pour le domaine
« Recherche – Innovation – Aménagement numérique du territoire ». Il s’agit désormais d’intégrer et
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de faire état de l’avancement des travaux en cours via la structure de projet spécialement créée
dans le cadre de la future collectivité.
Questions / Remarques
Sur la territorialisation
Mme Loubet s’interroge sur la bonne prise en compte de tous les services concernés par les
problématiques de territorialisation, et notamment des services en charge de l’action sociale de
proximité (PMI…), dans les réflexions en cours.
M. Sagne explique que c’est effectivement le cas, et que des travaux portent en particulier sur le
réseau des agents d’animation locale et sur leurs interactions actuelles ou à prévoir avec d’autres
structures en place, telles que les CAIT.
M. Tonnaire rappelle qu’il ne faut pas sous-estimer la problématique financière dans les réflexions
sur les implantations territoriales de la future collectivité.
Prochaines échéances
Prochaine réunion du Comité de pilotage : le jeudi 19 juin 2014 à 7h30
Prochaine réunion du Comité technique CR/CG de la CTG : le vendredi 5 septembre 2014
(heure à confirmer et lieu à préciser)
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Annexe : Liste des présents
M. Edouard Paruta, Directeur Général des Services, Conseil général
M Hervé Tonnaire, Directeur Général des Services, Conseil régional
Mme Muriel Casgua, DGA PEFCS, Conseil régional
Mme Patricia Glaudin, Directrice Générale Adjointe Administration Générale, Conseil régional
Mme Aline Loubet, Directrice Générale Adjointe, Direction générale adjointe de la solidarité et de la
prévention, Conseil général
Mme Joséphine Lucas, DGA Culture, valorisation patrimoine, Imprimerie - Direction des affaires
culturelles, Conseil général
M. Alain Chantalou, Directeur de la Coordination des CAIT, du Service Sécurité et Gardiennage et
responsable de la VDSL, Conseil général
Mme Sandrine Chantilly, Directrice de la Direction de la démoustication et des actions sanitaires,
Direction générale adjointe de la solidarité et de la prévention, Conseil général
Mme Annick Clet-Niama, Chef du Département Archives et Documentation, Conseil régional
M. Georges Coly, Chef de service, DSI, Conseil régional
Mme Isabelle Cortana, Chef du Département Economie, Conseil régional
Mme Nathalie Grand Bois Billy, Responsable de la Direction des Transports et régie des
Transports, Conseil général
Mme Eliane Ho Tin Ming, Adjointe au chef du Département Formation et Apprentissage, Conseil
régional
Mme Cécile Jaboin, Chef du Département Formation et Apprentissage, Conseil régional
Mme Emeraude Jean-François, Chef du Département Ressources Humaines, Conseil régional
Mme Aline Lescot, Directrice de la Direction des Affaires Administratives et Financières, Direction
générale adjointe de la solidarité et de la prévention, Conseil général
M. Roland Loe-Mie, Chef du Service Affaires économiques et européennes, Conseil général
M. Desmond Lutchman, Chef du service Gestion du patrimoine, Conseil régional
M. Eddy Michel, Chef du Département Ingénierie opérationnelle et appui aux collectivités, Conseil
régional
Mme Maud Mirval, DADD, Conseil général
Mme Marie-Line Mirta, Mission Soutien aux Agences Régionales, Département des
Finances/PAGFI, Conseil régional
Mme Mariette Mounsamy, Marchés publics et Affaires juridiques, Conseil régional
Mme Aline Perriollat, Chef du service Moyens généraux, Conseil régional
Mme Marie-Hémode Pindy, Responsable de la Direction des Ressources Humaines, Conseil
général
Mme Marguerite Porrineau, Responsable de la Direction des Achats, des marchés et des
assurances, Conseil général
M. Jeannick Prudent, Chef du Département des Systèmes d’Information, Conseil régional
M. Guillaume Saez, Responsable du SIG, Direction des systèmes d'information, Conseil général
M. Marc Sagne, Chef DIRANT, Conseil régional
Mme Viviane Tchung-Ming, Chef du Département Coopération internationale et Affaires
européennes, Conseil régional
M. Pascal Velinore, Chef du Département Education Enseignement supérieur, Conseil régional
M. Antoine Verderosa, Responsable adjoint de la Direction des Ressources Humaines, Conseil
général
M. Georges Viader, Responsable de la Direction des Affaires juridiques, du Contentieux et du
Contrôle de Gestion, Direction Générale des Services, Conseil général
M. Maurice Zéphir, Adjoint au Chef du Département Gestion Patrimoine et logistique, Conseil
régional
M. Ayitukui d’Almeida, Chef de projet, Département des Systèmes d'Information / SEP, Conseil
régional
Mme Elodie Aras Sainte Luce, Responsable SECASS, Conseil régional
Mme Aline Baal, Responsable du service Coordination, Conseil général
Mme Lucie Blezes, Service DSJCS, Conseil régional
M. Jean-Paul Crémieux, Cellule Dialogue social et Conditions de travail ; Direction des Ressources
Humaines, Conseil régional
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M. Marc Elfort, Juriste, Conseil général
Mme Aurore Euryale, Chargée de mission Education et Enseignement supérieur, Conseil régional
M. Michel Jean-Baptiste, Cellule Informatique et Modernisation du Département des Systèmes
d'Information, Conseil régional
Mme Anne-Laure Mathurin, Coordinatrice de la DGACUI, Conseil général
M. L’Avenir Ndedi-Ekwalla, Chargé d’études DRH, Conseil général
Mme Sylvie Pappalardo, Chargée de projet CTG, Services culturels, Conseil général
M. Daniel Robin, Chef de projet Informatique, DSI, Conseil régional
Mme Carine Wecker, Chargée de mission RH, Département Ressources Humaines,, Conseil
régional
M. Alex Bathilde, Directeur du Comité du Tourisme
Mme Yasminah Bellony, Administratrice de l’EPCC
Mme Sylvia Bergot, Directrice adjointe du CMDT de Guyane
Mme Marie-Josiane Castor-Newton, Directrice de l'Observatoire régional de la santé de Guyane
M. Christian Daudé, Chargé de mission Collectivité Unique, Conseil général
Mme Mylène Eli, Chargée de mission Collectivité Unique, Conseil régional
Mme Sergine Kokason, Chargée de mission Collectivité Unique, Conseil général
M. Luc Deletoille, Directeur de projet, GFI
M. Arnaud Grasset, Directeur de mission, EY
Mme Marion Nahant, Consultante, EY