Excel のVBAを用いた管理システムの開発

Download Report

Transcript Excel のVBAを用いた管理システムの開発

Excel のVBAを用いた
管理システムの開発
-座席指定表・成績管理-
教育支援センター技術支援課
大薮
孝治・荻原
崇朗
2008年度業務改善コンテスト
Excel のVBAを用いた管理システムの開発
1
TOKAI University Technical Support Center
業務改善の概要
成績管理等は、表計算ソフトを利用していると思います。
Excelの表計算は、非常に便利ですが、マニュアル操作で
繰り返しの作業を行っている人も多くいると思います。
人数が少ない場合には気になりませんが、数百名と増
えていくと、繰り返しの作業に多くの時間を費やしてしまい
ます。この繰り返し行う定型処理を自動化することで、作
業は一段と迅速かつ正確なものになります。
今回、Excelに標準装備されているVBAでバーコードを併
用するプログラムを開発したことにより、作業、集計処理
時間の短縮およびデータの信頼性の向上が改善されまし
たので、ここに導入例をご報告いたします。
業務改善の概要
Excel のVBAを用いた管理システムの開発
2
TOKAI University Technical Support Center
業務改善着眼点1
座席指定表の
自動作成システム
業務改善着眼点1
Excel のVBAを用いた管理システムの開発
3
TOKAI University Technical Support Center
改善前の座席指定表作成の流れ
1)座席指定表の
手書き準備
2)座席指定表に
履修者を手書き
または、Excelファイ
ルに一席ずつキー
ボードより入力
・作業時間が長い
・訂正があった場
合は書き直し
改善前の座席指定表作成の流れ
Excel のVBAを用いた管理システムの開発
4
TOKAI University Technical Support Center
改善後の座席指定表作成の流れ
Excelを使用
教室とファイルの対応表
1)該当教室のファイルを選択
実行する
2)Web登録の履修者名簿を
貼り付ける
3座席を指定する位置および
授業情報を入力する
4)座席指定表の完成
5)教員手元用の座席指定表
・作業時間の短縮
・修正が安易
改善後の座席指定表作成の流れ
Excel のVBAを用いた管理システムの開発
5
TOKAI University Technical Support Center
業務改善着眼点2
バーコード等を併用した
成績管理システムの
導入例
業務改善着眼点2
Excel のVBAを用いた管理システムの開発
10
TOKAI University Technical Support Center
使用機器とタックシール
バーコードスキャナUSB対応
日榮インテック㈱
29,295円
磁気カードリーダーUSB対応
日本システム開発㈱
26,985円
A4タックシール 44面 ヒサゴ㈱
シールのサイズ 45.7×25.4mm
3,307円/100シート
0.75円/枚
使用機器とタックシール
Excel のVBAを用いた管理システムの開発
11
TOKAI University Technical Support Center
改善前の作業の流れ
1)出席調査カードを
配布、回収
2)調査カード・解答用
紙の並び替え
3)コンピュータへの
入力、集計
・作業時間が長い
・入力ミスが発生
しやすい
改善前の作業の流れ
Excel のVBAを用いた管理システムの開発
12
TOKAI University Technical Support Center
本システムの構成
出席のみ
メニュー
キーボード入力
新規
入力
日付
選択
成績のみ
出欠 or 得点
シートに移動
出席&成績
出席のみ
バーコード入力
継続
入力
成績のみ
日付
選択
出欠 or 得点
シートに移動
日付
選択
出欠 or 得点
シートに移動
出席&成績
出席のみ
成績のみ
修正
入力
出席&成績
時間修正
学生証入力(磁気カード)
新規入力
継続入力
学生証番号順・授業日順ソート
一部検索
任意行の削除
履修者クリア
全データクリア
日付
選択
学生証受付
シートに移動
履修登録確認・1/3以上欠席者確認
バーコードの作成および印刷
本システムの構成
Excel のVBAを用いた管理システムの開発
13
TOKAI University Technical Support Center
改善後の出席および成績管理の流れ
メインメニュー
Excelを使用
1)バーコードの作成・印刷
2)学生証による出席の受付
3)解答用紙の受付および
評価点の入力
4)履修登録不備者および
1/3以上欠席者の一覧表
5)出欠席・成績の一覧表作成
・処理時間が短縮
・迅速な出欠状況の把握
・誤入力の削減
改善後の出席および成績管理の流れ
Excel のVBAを用いた管理システムの開発
14
TOKAI University Technical Support Center
2008年度秋学期の導入実績
科目名
履修者 回数
累計(名)
建築基礎構造
99
13
1,287
建築材料
163
26
4,238
合計
5,525
処理時間が約1/4となり
作業効率が飛躍的に向上
2008年度秋学期の導入実績
Excel のVBAを用いた管理システムの開発
20
TOKAI University Technical Support Center
ま
と
め
本システムで、繰り返し行う定型処理を自動
化することによって以下の効果があります
1.教員、学生からの信頼度が高まった
2.指導対象の学生の把握が早くなった
3.Web成績入力システムとの連携
4.作業の簡素化
5.作業時間の大幅な短縮
6.転記ミスの軽減
まとめ
Excel のVBAを用いた管理システムの開発
21
TOKAI University Technical Support Center