Transcript 通信 - Lions Clubs International

クラブ幹事
役割、責任、任務
このコースで自分が学ぼうと
していることは?
このコース受講後あなたは…
• ライオンズクラブ国際協会の方針に示されるクラブ
幹事の責任を理解する
– 職責を心得る
• クラブ幹事職に役立つ情報資源にはどのようなもの
があるかを識別できるようになる
– クラブ幹事に関わる任務を全うすることが可能となる
• クラブ幹事という役職を務めるリーダーとし
て何が期待されるかを認識する
• 必須の報告書を期日までに提出することが可能と
なる
本コースをすでに受講済みで、復習のた
めに特定の部分をご覧になりたい場合
には、ここをクリックしてください：
クラブ幹事の役割は
何ですか?
クラブ幹事は選出されたクラブ役員。そ
の役割はクラブにおけるコミュニケー
ションの要であり、クラブの現在そし
て将来の成功に極めて重要です。
クラブ幹事の役割とは?
クラブ幹事はクラブの理事会メンバーで
もあります。
理事会メンバーは誰ですか?
• 理事会は以下で構成されます。
• クラブ会長
• 副会長 (複数の場合あり)
• 前会長
• 幹事
• 会計
• ライオン・テーマー
• テール・ツイスター
• 会員理事
• 支部コーディネーター • その他すべての選出理事
クラブ幹事の役割とは?
クラブ幹事職はクラブ会長ならびに理事会
の他のメンバーの監督・指示を受けます。
この役職はクラブ内で支援を提供する不可
欠な役です。
クラブ幹事の役割とは?
クラブ幹事はクラブ、クラブの所属地区、
そして国際協会とを結ぶ重要なコミュニ
ケーションのパイプ役を務めます。
• クラブへの通信やクラブからの通信はすべて
幹事を通して行われます。
クラブ幹事の役割とは?
• これらの「通信」には一般からの質問、地区やライオ
ンズクラブ国際協会からの連絡事項、クラブ会員か
らの通知や他の通信が含まれます。
役割に関するクイズ
クラブ幹事はクラブにとって重要
な_____________のパイプ役。
ライオン
役員
情報
コミュニケーシ
コミュニケーシ
ョン
ョン
役割に関するクイズ
幹事は理事会のメンバーでないので、会
クラブ幹事は理事会のメンバーであり、
長は、理事会会議で討議した事柄について
会議に出席する義務があります。
幹事に伝える必要がある。
正
誤
役割に関するクイズ
クラブ幹事職を監督するのは、
会長と
会計
会長と理事会
会長と
理事会
会員とレオ
ライオン・テーマーと
テール・ツィスター
諮問委員会メンバー
クラブ幹事はクラブが所属するゾーンの地区
ガバナー諮問委員会に協力するとともに、
その委員会の正規メンバーを務めます。
諮問委員会メンバー
同委員会のメンバーであることは、幹事にとって
以下を意味します。
– 同委員会のゾーンまたはリジョンの会議に出席する
– 諮問委員会会議に向けて、報告書の作成に助力する
– クラブがゾーンでの会議を主催することになった場
合には、その準備に協力する
通信
(コミュニケーション)
幹事は重要なコミュニケーションのパイプ役で
あることから、効率よく絶えずコミュニケー
ションを取ることが肝要です。
– クラブ幹事は要請や照会事項のすべてに応答
する責任をもつ役員です。
通信
(コミュニケーション)
注:
任期開始時にクラブ幹事はクラブ会長
と会合をもち、通信についての対応、
記録、報告をどのように行うかについ
て話し合う必要があります。
通信
(コミュニケーション)
*クラブ幹事は、要請や照会事項のすべてに応答する責任
をもつ役員
通信への応答は即時に、素早く、そして適切
になされることが重要です。
通信
(コミュニケーション)
*クラブ幹事は、要請や照会事項のすべてに応答する責任
をもつ役員
通信への応答は即時に、素早く、そして適切
になされることが重要です。
• 即時 – クラブ幹事はクラブ会長と討議の上、通信
への応答において目標とする時間枠を定めること
が重要です。
返事が遅れると、機会を逃すことになったり、ク
ラブはまとまっていない、または頼りにならない
などと見なされる可能性が生じます。
通信
(コミュニケーション)
*クラブ幹事は、要請や照会事項のすべてに応答する責任
をもつ役員
通信への応答は即時に、素早く、そして適切
になされることが重要です。
• 迅速 – クラブ幹事は期日と要件に従って報告書
の提出や他のコミュニケーションを行う責任を
担います。
素早く連絡を取らないことは、クラブのステー
タスが変わり、クラブが活動に参加したり、認
識される機会を逃すといった原因を導きかねま
せん。
通信
(コミュニケーション)
*クラブ幹事は、要請や照会事項のすべてに応答する責任
をもつ役員
通信への応答は即時に、素早く、そして適切
になされることが重要です。
• 適切 – クラブからのコミュニケーションはすべ
て、しかるべき様式と言葉遣いを用いたものでな
ければなりません。
法的または会則関連の事項について手紙などを
書く場合には、該当する会則および付則の条項
をそのまま引用することが必須です。
通信
(コミュニケーション)
文書によるコミュニケーションを整理して保管す
ることはクラブ幹事の任務として非常に重要な
ことです。
– 通信物の整理・管理がクラブ幹事にとって極めて重要な
のは、幹事はクラブの情報源であるからです。
– コミュニケーションがどのように管理されるかは、
任期開始時にクラブの会長または他の役員と話し合
った上で決定されます。
通信
(コミュニケーション)
注:
通信物にかかわるクラブの記録を一
つのファイルに保管することは、年
間を通じコミュニケーションを把握
する効率的な方法であることが分か
っています。
通信
(コミュニケーション)
会長との連携で返答をする場合には、
– すべての通信物の写しを会長に送る
• 任期が始まったばかりの頃に、日常的な通信や、会
長の意見を得ることなく返答可能なものは何かにつ
いて討議を行う
– 次の処置が必要となる場合には、会長が内容を検
討し、助言を与える
• 幹事は会長に代わって返事をするよう要請される場
合もあれば、会長が自ら返事をする場合もある
通信
(コミュニケーション)
• クラブ幹事はクラブの広報活動を支援する
こともできます。
– ライオンズ学習センターのコース、「PR」
は、報道記事や他の通信について学ぶこと
のできる優れたコースです。
通信に関するクイズ
クラブ幹事は以下に対して責任を担う役員。
要請
コミュニケーショ
ンの整理
会議
照会事項
予算
コミュニケーシ
ョンの整理
要請
照会事項
通信に関するクイズ
適切なものを選んで、文章を作成してくださ
い。
遅滞
即時
手短
即時
適切
迅速
略式
迅速
すべての通信に対する返答は
に行わなくてはならない。
適切
通信に関するクイズ
______と相談し、コミュニケーションに対
してどのように対応するかを決定する。
テール・ツィスタ
ー
会長
会長
ゾーン･チェアパ
ーソン
会員理事
各種報告書
クラブ会長には様々な報告書を作成し、提出す
る責任があります。各報告書の提出締切日を
知っており、それらの期日までの提出を確実
にするのもクラブ幹事の責任です。
各種報告書
以下はクラブ幹事が知っておく必要のある
報告書です。
– 月例会員報告書
– アクティビティ報告書 (A-1)
– 協会が指定する報告書
• チャーターメンバー報告書
• 転籍会員用書式
各種報告書
その他の報告書:
– クラブ役員名報告書 (PU-101)
– 選出された者の報告、つまり、大会代議員およ
び補欠代議員
– クラブ会員名簿
– 要請に基づき、地区ガバナーのキャビネット
に報告書を提出する
• 月例会員報告書および年次アクティビティ報告書
のコピーを含む
– クラブ会長優秀賞申請書
各種報告書
必要に応じて作成される報告書もあります。
– 死亡者報告 - 亡くなった会員についての報告
– 口頭での報告 (事実を簡潔に要領よく)
• クラブ会長の指示に応じる
各種報告書
• 月例会員報告書
– 月例会員報告書は月々のクラブの会員につ
いて報告するもので、 会員の増減が記載さ
れます。
• WMMRシステムを通じてオンラインで報告する
クラブは、会員の変動を当月末日までに入力し
なければなりません。
• 紙面による月例会員報告書（MMR）を提出す
るクラブは、当月20日までに国際協会に提出し
なければなりません。
各種報告書
• 月例/年次クラブ・アクティビティ報告書
(A-1)
– クラブの活動について記録を取ることは、ク
ラブ幹事の責任です。
– この情報はWMMRシステムを通してオンラ
インで報告します。
各種報告書
• チャーターメンバー報告書
– クラブが結成されてから90日以内の入会者は
チャーターメンバーとして登録することがで
きます。
– この期間の追加のチャーターメンバーまたは
退会したチャーターメンバーは、チャーター
メンバー報告書を用いて報告します。
– このチャーター期間経過後の入会者は、月例
会員報告書を用いて通常の会員として報告し
なければなりません。
各種報告書
• 転籍会員用書式
– 転籍手続きを完了させるためには、二つの処理が行
われなければなりません。つまり、一つのクラブか
らの退会処理と別のクラブへの転入処理です。
– 片方のクラブからの退会処理がまず行われる必要が
あります。その上でもう一つのクラブへの転籍手続
きを行います。
各種報告書
• 転籍会員用書式
– クラブ幹事には、それぞれの報告方法 (紙面
の月例会員報告書、またはWMMRオンライ
ン報告)で、会員の退会と転籍を報告する責
任があります。ライオンズクラブ国際協会に
転籍会員用書式を提出するだけでは、会員の
転籍手続きが完了したことにはなりません。
WMMRとは何ですか? また
クラブ幹事はそれをどのよう
に使うのですか?
• ウェブサイト上の月例会員報告 (WMMR)
システムは、会員に関する情報更新を容易
に行える便利なオンラインシステムです。
• 国際協会はWMMRの活用を奨励しており、その
際に参考となる WMMRオンライン報告方法に関
する手引きを用意しています。
WMMRオンライン報告
• WMMRのウェブサイトにアクセスし、報告
方法に関する手引きへのリンクに行くには
– 国際協会のウェブサイトを開き、画面右上に[
報告書の提出]とある個所をクリックします。
– パスワードとアクセスにおける援助もあります
。
各種報告書
• クラブ役員名報告書 (PU-101)
– この書式は新たに選ばれたクラブ役員の住所
氏名を国際本部に報告するために使うもので
す。
• 4月にクラブでの選挙終了後直ちに国際本部に報告
する
• 提出締切日は5月15日
各種報告書
• クラブ会員名簿
– クラブに所属する会員全員の氏名その他の情
報が記載されているもの
– 情報の常時更新が必要
各種報告書
クラブの種々報告書は期日までに提出する
ことが重要。
– 報告書がきちんと提出されないと、クラブに
影響が及びます。
• クラブ会長優秀賞受賞の可能性に影響
• クラブのステータスが変わり、解散の可能性が生じ
る
報告書に関するクイズ
幹事が理解しておくべき報告書を以下から選んでください。
クラブ役員名報告書
クラブ運営報告書
地区の標準的な報告書
アクティビティ報告書
クラブ会員名簿
転籍にかかわる会議報告書
転籍会員報告書
報告書に関するクイズ
会員転籍の手続きを済ませるためには、その会員の退
会員の転籍は1回の手続きで完了させることができる
会処理が片方のクラブで行われ、もう片方のクラブで転
。
入処理が行われなければなりません。
正
誤
報告書に関するクイズ
WMMRを利用して幹事が提出できる報告書には何がありますか?
月例
会員
報告書
転籍
会員
口頭による報告
アクティビティ報告書
転籍
会員
選出された
代議員
WMMRを利用できるのは
月例
会員
報告書
アクティビティ報告書
報告書に関するクイズ
国際本部によって定められている提出期日がある報告
クラブは独自の報告書提出締切日を定められる
書については、その期日を守ることが重要。
期日まで
に報告書を提出しないクラブには影響が及びます。
正
誤
記録
クラブ幹事は通信の記録をつけるほか、クラブ
の全般的な記録を保管・管理します。
記録
会議の議事録は保存の必要があるクラブ記
録の一例で、要請される可能性のあるも
のです。
記録
クラブ幹事がフォルダーや電子ファイルで保
管する記録には、以下があります。
– クラブ・アクティビ
ティ報告書
– 会費/請求書
– 会報/ニュースレター
– クラブ会員名簿/会員
についての情報
– 通信物（すべて）
– アワード/ピン
– クラブの各種会議/議事
録
– 月例会員報告書
記録
クラブ幹事が維持するその他の記録には、
下記にかかわるものがあります。
– 委員会任命および選挙
– 住所や電話番号などを含む、会員に関する情
報
– クラブ用品
• 会員カードおよび事務用品
記録
きちんと整理された記録保管システムを設
けることは、幹事としての最も重要な責任
の一つです。
– 年度開始時に会長と幹事は、記録の保管の仕
方について討議する
• 記録の更新または見直しが必要な際に容易に回
収できるよう、記録保管はシンプルかつ論理的
であることが必須
記録に関するクイズ
クラブ幹事は以下のうち、どの記録について
把握しておくべきですか?
ピン交換
議事録
アワード
音楽
ニュースレター
クラブ用品
ニュースレ
ター
アワード
議事録
クラブ用
品
記録に関するクイズ
組織立ったクラブを維持するために、クラブの幹事と会
クラブ幹事は記録の保管方法について、年度が開始
長はクラブ記録の保管の仕方について話し合う会合を
する前にクラブ会長と話し合うべき。
持つ必要があります。
正
誤
会議
クラブ幹事はクラブの各種会議の準備および会
議進行中の両方において、不可欠な役割を果
たします。
会議
幹事は会長と協力して、議事日程を作りま
す。
– 議事日程はあらかじめ準備され、会議に先立
って会員に配布される必要があります。
– クラブ会長が議事日程に対して最終的な決定
権を有します。
会議
議事日程作成時に留意しなければならない
ことは、審議事項は多様であるということ
です。
– 一般的な審議事項には以下があります (ただ
し必ずしもこれらに限定されない)
• 前回会議の議事録の承認
• 会長のことば
• 受領した通信物
• 幹事および（または）会計の報告
• 一般的な業務
会議
幹事はまた、以下にも責任を持ちます。
– 会議の日時および場所について参加者への通
知
– 会議出欠、出席メーク・アップ、授与された
アワードの記録
– クラブの各種会議の議事録の記録
会議
議事録を取る際に考慮するべき事柄:
– 適切な言葉と文書の作成方法を用いて、確実に
正確な議事録を取る
– 会議の後できるだけ速やかに議事録を作成する
• 役員は作成された議事録の内容を確認する必要
がある
• 議事録は、確認後すべての会員に送付されなけ
ればならない
– 議事録は1部必ず保管する
会議に関するクイズ
以下の各事項を一般的なクラブ例会の議事日程に含める
べきかどうか答えてください。
受領した通信物
議事録の朗読
議事録の承認
会計報告
一般的な業務
議事日程に含める
議事日程に含めない
会議に関するクイズ
議事日程に対して最終決定権を有するのはクラブ会長
幹事には議事日程に対する最終決定権がある
であり、最高責任者として会議中変更を行うことができ
ます。
正
誤
会議に関するクイズ
適切なものを選んで、文章を作成してください。
適切な
言葉遣い
興味をそそる内容
適切な
言葉遣い
内容の確認
ライオンズ
用箋を使う
議事録について重要なことは
保管する
速やかに作成
速やかに作成
保管する
会費
クラブ幹事はクラブ会費を集める上でク
ラブ会計に協力します。
会費
クラブ会計と連携し、会費や、クラブへの
支払い義務のある他の納入金について会員
に通知または請求する手配をします。
– これらは四半期ごと、または半期ごとに行わ
れます。
– 集めた会費はクラブ会計に渡し、領収書を受
け取ります。
会費に関するクイズ
クラブ会計に会費を集める責任があります。 幹事は会
クラブ幹事には会費を集める責任がある
計と連携して、通知または請求書を出し、集金に
協力し
ます。
正
誤
リーダーシップ
クラブの会員はクラブ役員の一人である
幹事に指導や情報を求め、問題解決にお
ける助力を期待します。
リーダーシップ
• 指導者的立場にある役員にとって重要なの
は、効果的にコミュニケーションを取るこ
とです。
• ライオンズクラブ国際協会のウェブサイト
には、指導力やコミュニケーションのスキ
ルを磨くために利用できるコースがありま
す。
– 指導力育成コース
– PRに関するコース
リーダーシップに関するクイズ
以下から適切な言葉を選んで、文章を作成してください。
指揮
役員である幹事に求められるものは
__________、__________、そして
__________です。
指導
情報
指導
問題解決
リーダーシップ
独創性
情報
問題
解決
情報資源
クラブ幹事を務める一年の間には、質問が
生じたり、幹事としての役目を効果的に
果たすためにアドバイスがほしいと感じ
る場合もあるでしょう。
情報資源
クラブ幹事に役立つ情報源には以下があります。
– ライオンズクラブの会員
• 元幹事または他のクラブの幹事
• クラブ役員
• 地区指導力育成委員長
情報資源
クラブ幹事はまた、質問の答えを見出すた
めに以下の出版物を参考にすることができ
ます。
– 資料・出版物
• 標準版クラブ会則及び付則 (LA-2)
– (その他関連の会則)
•
•
•
•
クラブ役員必携
他クラブの役員名が掲載されている地区名簿
カタログ (クラブ用品)
保存されているクラブの記録
情報源に関するクイズ
ライオンズクラブの会員が新任クラブ役員の情報
源となることもあります。 以下のうち誰が最も
有益な情報源となる可能性があるでしょうか?
ゾーン･チェアパーソン
元クラブ幹事
クラブ役員
国際会長
地区指導力育成委員長
忘れてはならないこと
このコースで見てきたように、幹事職は
クラブにおいて不可欠な役職です。ク
ラブ幹事職を効果的に遂行するために
次のことを覚えておきましょう。
忘れてはならないこと
• 以下の各出版物の内容を理解しておく
–
–
–
–
クラブ役員必携
標準版クラブ会則及び付則 (LA-2)
標準版地区会則及び付則 (LA-4)
国際会則及び付則 (LA-1)
忘れてはならないこと
•
•
•
•
•
常に系統立てて物事を処理する
報告書の送付は速やかに、かつ的確に行う
正確な議事録および出欠記録をとる
会議の開催通知を出す
ゾーン会議の準備を整え、出席する
忘れてはならないこと
• 地区、複合地区、ライオンズクラブ国際
本部、あるいはライオンズクラブ国際財
団からの情報をクラブで共有する
• 新会員のピンやキットを注文する
任期の終わり
一年に及ぶ任期を満了した幹事は、新任の
幹事がその任期を開始する手助けをします
。任務を交代する前に完了しなければならな
い最終業務が幾つかあります。
任期の終わり
• 理事会が定める額および担保をもって自ら
の職務を忠実に遂行することを示す保証金
を提供する
• 報告書がすべて保管・保存されていること
を確認する
• 記録が正確であり、しかるべき場所に保管
されていることを確認する
任期の終わり
• 次年度チームとの交代準備
• クラブ会長優秀賞の申請
• アワードに関する正確な記録の維持およ
びアワードの注文
本コースを修了することであなたは…
• ライオンズクラブ国際協会の方針に示されるク
ラブ幹事の責任を理解する
– 職責を心得る
– クラブ幹事に関わる任務を全うすることが可能と
なる
• クラブ幹事職に役立つ情報資源にはどのような
ものがあるかを識別できるようになる
• クラブ幹事という役職を務めるリーダーと
して何を期待されるかを認識する
• 必須の報告書を期日までに提出することが可
能となる
コースの中で復習したい
部分がありますか?
• クラブ幹事の役割
• 諮問委員会メンバー
• 通信
• 各種報告書
• 記録
• 会議
• 会費
• リーダーシップ
• 情報資源
• 忘れてはならな
いこと
• 任期の終わり