Transcript 公文交換填報系統
公文交換填報系統 行政院研考會 謝惠方 [email protected] 臺北市政府秘書處 第二組 #6076; #6078 1 一、對象： (一)強制加入：各機關負責統計每月公文交換數據人員， 若收發文不同人，請個別申請帳號 (二)建議加入：各機關文書主管、資訊主管及資訊人員， 便於上網查詢每月交換數量及相關比率 ※ 原使用之填報系統(http://www.rdec.gov.tw/edic/)填至 92/8為止，92/9起請至社群網內「公文交換填報系統」 社團填報92/8/1-8/31之交換數據，原使用之帳號密碼， 不能使用在社群網內，請申請電子化政府入口網帳號。 2 二、前置作業 (一)申請電子化入口網會員帳號(二擇 一) 1.至電子化政府入口網(http:// www.gov.tw)申請會員帳號：因社群 網和入口網使用單一簽入機制，已申 請入口網「公務人員」帳號者，直接 使用入口網帳號及密碼，即可進入社 群網，不必再申請另一組帳號。 2. 至電子公文社群服務網(http:// community.nat.gov.tw)申請電子化入 口網會員 (二)加入社群網「公文交換填報系統」 社團，成為會員，才能使用「公文交 換填報系統」功能 3 如何申請電子化入 口網會員帳號及密 碼 1.至電子化政府入口網 (http:// www.gov.tw)點 選網頁右上角「會員登 入」選項申請帳號 2.或點選右上角「公務 員」選項，出現另一畫 面，再點選「電子公文 社群」，即可導入「電 子公文社群服務網」畫 面，點選「會員登入」 選項申請帳號 會員登入 公務員 電子公文 社群 4 如何找到「公文交 換填報系統」社團 1.目前已放置社群網首 頁左上角，可直接點選 進入社團 2.或可進入社群網首頁， 找到「搜尋社團」的選 項，點選進入(詳次頁) 搜尋社團 公文交換 填報系統 會員登入 5 如何找到「公文交 換填報系統」社團 1.您可以利用『社團名 稱的關鍵字』輸入「公 文交換」，就可以找到 該社團。 2.你也可以點選「工作 社群」--「公文」類別 去蒐尋，「公文交換填 報系統」社團會出現在 第二頁 3.點選版名「公文交換 填報系統」，會出現次 頁畫面 公文交換 工作社群 公文交換填 報系統 6 如何進入「公文交換 填報系統」 1.進入「公文交換填報系 統」社團首頁後，再點選 左側「公文交換填報系統」 功能選項即可進入 2.一定要先登入會員，才 會出現「公文交換填報系 統」這項功能，若網頁右 上角出現的選項是「會員 登入」，代表你尚未登入 會員，請按下「會員登 入」，輸入帳號及密碼， 完成登入程序 公文交換 填報系統 7 第一次進入「公 文交換填報系統」 會要求你確認工 作類別 請至「工作類別」下 拉式選單，挑選你的 工作類別，如：收文 人員、發文人員... 等 下拉式選單 xxxxxxx您好, 由於您是第一次使用填 報系統，請您選擇您的 工作執掌，以利後續業 務間之溝通順暢 8 「公文交換填報系統」 主畫面 本系統92/9起用，第一次 使用時，請先將92/8的公 文交換數據資料準備齊全， 並了解各項名詞定義，詳 「公文交換名詞定義」(樣 張)，如右圖所示，再進行 月交換數量建檔工作 公文交換名詞 定義 (樣張) 9 10 一、發文部分： （一）一般公文及專案列管件數=發文總件數+不適用電子交換件數 1.發文總件數＝電子發文件數+非電子發文件數 (1)電子發文件數=第一及第二類電子發文件數+第三類電子公布欄件數 (2)非電子發文件數： 甲、受文機關（G2G/G2B/G2C）均未實施電子交換 乙、受文機關前置處理器暫停使用 丙、承辦人配合電子交換作業意願不足，如：紙本附件未掃瞄等 丁、其他 2.不適用電子交換件數＝附件實體＋密件＋上行簽 (1)附件實體：附件為實體、支票、原始憑證或需蓋章 (2)密件：各機關機密案件如已設置安全保密傳遞機制者，得併計發文總件數 (3)上行簽：上行簽須以首長名落款者 （二）電子發文比率＝電子發文件數/發文總件數 二、收文部分 （一）收文總件數=電子收文件數+紙本收文件數 （二）電子收文比率＝電子收文件數/收文總件數 11 市府「網頁版公文管理系統」功能，已就一般公文之發文資料進行「作 用代碼」註記，俾便機關統計數據。 網頁版公文管理系統發文單元作用代 碼說明如下: 網頁版公文管理系統發文單元作用代碼 一類及二類公文 分成1-1：發府文 1-2：發上級機關文 1-3：發本機關文 2：第二類公文 電子公布欄 3：第三類公文 4：適用電子交換但未電子交換之公文 如：受文機關均未實施電子交換、受文機關前置處理器暫停使 用、承辦人配合意願不足、其他原因。 不適用電子交換 5：不適用電子交換，如附件實體、密件公文、免備文逕送公文、 人事獎懲令、開工復工檢核表、以e-mail回覆公文。 12 月交換數量建檔 點選「月交換數量建 檔」，選擇您所要填報 的年月後，將您機關內 該月份的公文交換相關 數據填妥，並點選『確 定登錄』即可。 月交換數量建 檔畫面，請點 選填報之年月 月交換數 量建檔 13 月交換數量修改 每月8日前需完成資料 填報，行政院研考會9 日之後會將各機關填畢 之資料轉出，定期陳報 行政院院會備查，如需 修改，請點選「月交換 數量修改」選項，選擇 您所要修改的年月後， 將資料修正正確，並點 選「確定修改」即可 月交換數量修 改畫面，請點 選填報之年月 月交換數 量建檔 14 本機關資 料查詢 交換資料查詢及列印 交換資料查 詢及列印 點選「交換資料查詢及列印」，您可 以查詢相關統計資料，在查詢結果頁， 您可以選擇「列印資料」或者將此查 詢結果「存成 EXCEL檔」。 1. 本機關資料查詢 設定所要查詢的日期區間後，點選下 方「確定查詢」 2. 所屬機關歷史資料查詢 設定要查詢「含所屬各級機關」或 「含所屬一級機關」之填報資料，點 選下方「確定查詢」 3.各機關資料查詢 欲參考其他機關之交換比率，可設定 「機關層級」、「業務類別」及「查 詢日期」後，點選下方「確定查詢」 所屬機關歷 史資料查詢 各機關資料 查詢 15 尚未填報稽催 尚未填 報稽催 點選「尚未填報稽催」，您可 以選擇「列印資料」或「送出 通知」。 1.選擇要寄送通知的機關，並 點選「送出通知」。 2.您可以即時發出此信件，或 指定特定時間發出，若要指定 特定時間，請先勾選指定時間 旁的小方框，再設定預計要發 送的日期及時間，時間到時系 統會自動幫您發送此信件 列印資料 送出通知 指定特定 時間發出 16 查詢本機關基本資料 1.點選「查詢本機關基本資 料」 ，可查詢本機關聯絡人資 料 2.機關基本資料有誤，請洽電子 化政府入口網客服人員處理，電 話：(02)2627-4110 3.只要是加入本社團者，皆會於 列表中顯示姓名及聯絡資料，便 於文書及資訊人員交流使用，若 您的個人資料有誤，請至電子公 文社群服務網「社團清單」內， 選擇「個人資料維護」選項修改。 查詢本機關 基本資料 17 查詢其他機關承辦人 1.點選「查詢其他機關承辦 人」 ，您可以查詢其他機關的 業務承辦人資料，並與對方聯 絡 2.輸入所要查詢機關的名稱或 代碼其一連續字串，並點選 「查詢」，查詢結果將出現在 頁面下方，點選「機關名稱」 可查看所有的承辦人列表，您 也可以利用承辦人欄位的下拉 式選單切換承辦人，查看該承 辦人的聯絡資料 輸入連 續字串 機關名稱 查詢其他機 關承辦人 18 已加入社團機關 1.點選「已加入社團機 關」 ，可以查看您的所 屬機關有那些機關已加 入社團使用本系統，若 承辦人的資料處顯示 『無』，表示該機關尚 無人員加入社團 2.若機關名稱有誤或機關 數缺漏，請洽電子化政 府入口網客服人員處理， 電話：(02)2627-4110 已加入社 團機關 19 使用說明 1.有關公文交換填 報系統之操作問題， 請先至「使用說明」 詳閱 2.仍有疑問，請洽 社群網客服人員處 理，電話： (07) 521-3890 已協請研考會提供 台北市的服務電話 使用說明 20 願 既有辦公方法 2000年 院 長 提 示 公 文 公 文 景 專人遞送 定時定點集中交換 藉由郵局郵寄方式交換 創新辦公方法 院 長 提 示 透過網路 電子公佈 透過公文電子交換 或E-mail瞬間傳達 訊息傳達費時 公文層轉費時 公 文 傳 閱 公 文 整合內部電子表單、 線上簽核、調閱公文 提升辦公室自動化 21 行政院文書工作重點項目 擬定各機關電子公文共通的交換機制 研訂可由電腦辨識的共同電子公文格式 使用統一的中文交換機制 使用政府憑證管理中心核發之憑證 建置權責分明安全控管及公證稽核功能 規範機關加速辦理文書處理流程自動化 22 行政院推動電子公文法制作業 文書處理檔案管理手冊 87年3月修訂函頒 重點：單一尺寸紙張(A size)、取消公文格式格線 89年8月修訂函頒 重點：增訂公文電子交換方式 92年?月將再修訂 重點：配合公文直式橫書 機關公文電子交換作業辦法 88年6月修訂函頒 目的：配合文書處理檔案管理手冊修訂 92年?月將再修訂 重點：配合公文直式橫書 文書及檔案管理電腦化作業規範 88年12月修訂函頒 重點：制定文書製作、稽催管制、傳遞交換、 檔案管理電腦規範 91年7月修訂函頒 重點：部分規範文字需配合修正及增訂公文閘道 系統技術規範；目的在解決自建公文電子交換系統間相互交換 92年?月將再修訂 重點：配合公文直式橫書 推動文書電子化法委外(電子公文G2B2C法制化委外服務案已於6/9投標) 23 電子公文傳遞交換標準 共同傳輸檔案格式 本文採XML（eXtensible Markup Language ）可擴充標示語言格式 附件採用格式 文字檔採用PDF或XML格式或收發雙方共同之製作工具 靜態圖形採用JPEG格式；工程圖形採用IGES格式 動畫檔案採用MPEG格式；聲音檔案採用WAV格式 中文碼傳送原則 交換公文轉成CNS11643中文標準交換碼或BIG5E碼格式 交換安全原則 舊規範採用「政府機關電子公文交換安全協定」辦理 將採用ISO17799國際規範重新制定 24 現行交換作業方式 Ａ機關 甲機關 乙機關 交換中心 Ｂ機關 第一類公文 （用第三者集中處理服務） 甲機關 Ａ機關 乙機關 Ｂ機關 第二類公文 （點對點直接電子交換） 甲機關 乙機關 電子公佈欄 第三類公文 （登載電子公佈欄） Ａ機關 Ｂ機關 25 91年文書及檔案電腦化作業規範 規範修訂相關作業規定 規範修訂項目 修訂附件處理原則 受文者表示方式 公文及附件 欄位定義 標籤集 修訂DTD相關定義 26 修訂電子公文附件處理原則 明訂附件原則以Ａ４、可攜式文件方式處理 第一類公文電子交換之附件大小，以不超過500K為原 則，超過者應改置於共用附件下載區供收文方下載使 用(本府之交換系統將於九月啟用自動檢核功能) 文書製作時，公文及附件應編列頁碼 公文及附件應由系統自動加頁碼及騎縫標識 27 欄位定義--發文字號 公文字號：不含年度 公文文號規定：以全形表示，０１２３４５６７８９，Ａ～Ζ，ａ～ｚ 年度碼：3位數字 流水號：7位數字 支號：1位英數字，支號於呈現時不得顯示「－」，支號不足時， 可借用流水號最後一碼 不合規定的文號舉例: ０九一００一二三四五 ０９１００１２３４ＡＡ ０９１Ｂ０１２３４５ 合規定的字號舉例: 北市教秘字第０９２００１２３４００； 28 欄位定義--附件、速別、密等 文書製作軟體轉出交換表時，應依據文書手冊規定及正、 副本受文機關是否註記含附件加註<含附件>標籤 交換表單無註明正、副本，暨收文機關公文需含附件時， 無論是正本或副本，應於交換表單機關後加註含附件 有附件--正本機關一定有，副本機關要加註(含附件) 才會有 速別:空白 ≠ 普通件,要填註普通件 密等：空白 ≠ 普通,要填註普通（行政院表示：空白 是當機密公文解密之後的狀態表示） 29 推廣第三類公文電子公布欄 凡屬傳閱性不涉及權利義務之公文，如：首長到任就職、機關地址 電話變動、年度發文代字號更新等,均可登載第三類電子公布欄， 並輔以電子郵遞告之 依據文書處理手冊(P.26)或本府文書處理實施要點(109條)規定， 機關內部單位發文時，得發「抄件」，不適合發「正本」或「副 本」，除非需要簽辦，各機關發出之公文，可置於該機關內部公布 欄內，不僅方便查詢，也達到減文及知識分享的目的 全國政府機關 電子公布欄服務 跨機關(部會或縣市) 電子公布欄 機關內部 電子公布欄 30 本府公文處理現代化推動情形 (一)本府為推動公文處理現代化業務，依據「本府各機關推動公文處 理現代化實施計畫」，逐步實施公文管理、公文製作、公文電子交 換等電腦化作業。 （二）十一年開發完成之公文管理系統網頁版(英福達)目前推動至八 十五個機關及一九七所學校。公文電子交換系統於八十八年十二月 完成本府四三六個機關、學校連線作業，目前每月由電子交換處理 之收發公文數已突破四十萬件的月量。此外，配合行政院研考會推 動公文電子閘道作業，本府各機關、學校可透過公文電子閘道系統 與中央部會暨各縣市政府，直接進行公文電子交換。 (三)另為統一各機關、學校所使用的公文資訊系統，並建構包含公文 製作、公文流程管理、公文電子交換、公文檔案管理及線上簽核作 業之整合式文書處理系統，本府刻正開發「公文處理整合系統」。 其中公文檔案管理系統將先開發完成，預定於九月起先行推動至本 府各一級機關、區公所。 31