Transcript Werkkostenregeling

Werkkostenregeling
Een praktische handleiding
januari 2013
Jan Calis
Werkkostenregeling

Introductie
Werkkosten: een rijtje voorbeelden
Gerichte vrijstellingen
Nihilwaarderingen
Wat is ‘de werkplek’?
Verdieping: maaltijden
Verdieping: interne representatie
Verdieping: vervoer & parkeren
Uitdagingen voor FA
Tot slot

Appendix: boekingsschema HvA/UvA









Introductie (1)




De Werkkostenregeling (WKR) is een nieuwe wettelijke
regeling waarbij een organisatie per jaar maximaal 1,5% van
het totale fiscale loon (de ‘vrije ruimte’) kan besteden aan
onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers.
Over bedragen boven deze 1,5% moet de werkgever 80%
eindheffing afdragen aan de fiscus.
Naast de vrije ruimte (= werkkosten) kunnen bepaalde zaken
ook onbelast worden vergoed of verstrekt door gebruik te
maken van gerichte vrijstellingen of nihilwaarderingen.
Uiterlijk 1 januari 2014 moeten werkgevers overgestapt zijn
op de WKR.
Introductie (2)



Het jaar 2012 is gebruikt voor een eerste inventarisatie van
vergoedingen en verstrekkingen in het kader van de WKR. Op
basis hiervan zijn aanpassingen doorgevoerd in de inrichting
van de salaris- en financiële administratie bij HvA en UvA.
Het jaar 2013 zal worden gebruikt voor de verdere
voorbereiding van de invoering van de WKR en de financiële
gevolgen hiervan inzichtelijk te maken voor beide
organisaties zodat zij hier hun beleid op af kunnen stemmen.
Naast voorlichting en communicatie naar controllers, P&O,
leidinggevenden en budgethouders is de educatie van de
medewerkers van het AC hierbij van essentieel belang!
Werkkosten: een rijtje voorbeelden











Personeelsfeesten e.d. (tenzij op de werkplek)
Kosten jubileumrecepties (tenzij op de werkplek)
Kerstpakketten en andere geschenken (o.a. VVV- en
boekenbonnen)
Interne representatiekosten
Telefoon- en internetvergoedingen
iPads
Vaste kostenvergoedingen (belast deel)
Parkeervergoedingen eigen auto (naast € 0,19/km)
Maaltijden op de werkplek zonder zakelijk karakter
Personeelskortingen
Keuzemodel arbeidsvoorwaarden: fiets, vakbondscontributie
Gerichte vrijstellingen (1)



Reiskosten voor het werk, te weten een vergoeding van de
werkelijke kosten van het openbaar vervoer, taxi, vliegtuig en
schip, het vervoer vanwege de werkgever, de vergoeding van
€ 0,19 per kilometer voor zakelijke ritten met een privé auto
én voor het woon-werkverkeer;
Kosten van tijdelijk verblijf in het kader van het werk. Denk
aan de kosten van maaltijden, overnachtingen, maaltijden bij
overwerk, maaltijden tijdens dienstreizen, maaltijden met
zakelijke relaties (voor zover de kosten betrekking hebben op
de werknemer zelf);
Kosten van cursussen, congressen, seminars, symposia,
excursies, studiereizen én kosten van outplacement;
Gerichte vrijstellingen (2)



Studiekosten, daaronder begrepen de kosten van
vakliteratuur, het volgen van een procedure ter erkenning van
verworven competenties, en de kosten van een verplichte
inschrijving in een beroepsregister;
Extra kosten van tijdelijk verblijf buiten het land van
herkomst in het kader van de dienstbetrekking (de
zogenaamde extraterritoriale kosten);
Kosten van een verhuizing voor het werk tot een maximum
van € 7.750, plus de kosten van het overbrengen van de
boedel.
Nihilwaarderingen

ARBO-voorzieningen

Mobiele telefoons (zakelijk gebruik > 10%)

Laptop (mét verklaring zakelijk gebruik > 90%)

Consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van een
maaltijd (koffie e.d.)

Personeelsfestiviteiten op de werkplek

OV-abonnement/voordeelurenkaart als deze ook voor het werk
gebruikt wordt

Fitness op de werkplek
Wat is ‘de werkplek’?


Iedere plaats die in verband met het verrichten van arbeid wordt
gebruikt én waarvoor de werkgever ARBO -verantwoordelijk is.
Dit geldt ook voor de parkeerruimte en fietsenstalling op het
bedrijfsterrein.

Dit geldt niet voor de werkruimte in de woning van de werknemer.

Voorbeeld 1: personeelsfeest OP de werkplek (incl. drank,

Voorbeeld 2: kosten voor thuiswerken komen ten laste van de vrije
versnaperingen, amusement e.d.) wordt op nihil gewaardeerd.
ruimte (de WKR is hier dus onvriendelijk voor Het Nieuwe Werken!).
Uitzondering  door de werkgever ter beschikking gesteld
ergonomisch meubilair (nihil waardering)
Verdieping: maaltijden

Vrijgesteld  maaltijden met een meer dan bijkomstig zakelijk
karakter
 Vergaderlunches
 Overwerk (niet thuis kunnen eten tussen 17.00 en 20.00 uur)
 Dienstreizen/etentjes met relaties
o Wat de relatie eet: zakelijke (intermediare) kosten
o Wat de werknemer eet: gerichte vrijstelling
Verdieping: interne representatie

Werkkosten tenzij:
 Kleine geschenken uit wellevendheid of sympathie, zoals een rouwkrans bij
overlijden, fruitmand bij ziekte of bloemetje bij verjaardag
 Kleine geschenken in situaties waarbij ook anderen een dergelijke attentie
plegen te geven tot max € 25,00
Verdieping: vervoer & parkeren

Verkeersboetes:
◦ Geen werkkosten maar individueel te belasten loon
◦ Anders: buitenlandse boete (dit zijn werkkosten)

OV-vergoedingen:
◦ Wie is eigenaar van de OV-kaart: werkgever of werknemer?

Parkeerplaats privé-auto werknemer:
◦ OP het bedrijfsterrein (of IN bedrijfsgebouw) = werkplek met nihilwaardering
◦ Parkeren elders: loon of werkkosten
Uitdagingen voor FA

Uitsplitsen van werkkosten posten

Registratie werkkosten inclusief BTW
Tot slot

Vragen?

Opmerkingen?