Transcript United by borders theme

Seminar for Beneficiaries
23-24 April
Pskov, Russia
Семинар для Бенефициаров
23-24 апреля
Псков, Россия
Expenditure verification
Подтверждение расходов
Joint Technical Secretariat
Reason for Expenditure Verification
• All expenditure under a grant contract should be
verified as to its:
– Incurrence (it really happened)
– Accuracy (the amounts are stated correctly)
– Eligibility (the amounts satisfy the eligibility
criteria)
• Expenditure Verification work is contracted to
competent auditors to ensure its independence
2
Причины для подтверждения расходов
• Все расходы по грантовому контракту должны быть
проверены и подтверждены касательно их:
– Фактичности (действительно имели место)
– Правильности (суммы указаны верно)
– Приемлемости (суммы соответствуют критериям
приемлемости)
• Работа по верификации (подтверждению)
проводится нанятым компетентным аудитором,
чтобы гарантировать независимость заключения
3
Agreed-upon Procedures
• The expenditure verification work to be done is written down
in the Terms of Reference attached to the contract.
• The procedures are set out in Annex 2a
– Guidelines on the procedures are set out in Annex 2b
– Guidelines on the procedures for checking the
compilation of the consolidated report are set out in
Annex 2c
– The model EV report is set out in Annex 3
4
Согласованные процедуры
• Работа по подтверждению должна проводиться так, как
описано в техническом задании, прилагаемом к
контракту.
• Процедуры определены в приложении 2a
– Руководство по процедурам описано в приложении
2b
– Руководство по процедурам для проверки обобщения
данных в консолидированном отчёте описано в
приложении 2c
– Модель отчета по подтверждению расходов включено
в приложение 3
5
EV work is divided into 4 sections
• General Procedures
• Conformity of Expenditure with the Budget and
Analytical Review
• Procedures to verify selected expenditure
• Procedures for checking the compilation of the
consolidated financial report (only for Beneficiary)
6
Работа разделена на 4 секции
• Общие процедуры
• Соответствие расходов бюджету и их
аналитический обзор
• Процедуры для подтверждения выбранных
расходов
• Процедуры для проверки обобщения данных
консолидированного финансового отчёта
(только для бенефициара)
7
General Procedures
• Understand the Grant Contract
• Check that the financial report meets the terms
and conditions
• Check the accounting and record keeping rules
are complied with Article 16 of General Conditions
• Check the Financial Report agrees with the
accounting records
• Check that correct exchange rates were used in
the financial report
8
Общие процедуры
• Понимание грантового контракта
• Проверка на соответствие финансового отчёта
правилам и условиям
• Проверка соответствия бухгалтерского учёта и
записей статье 16 Общих условий
• Проверка соответствия финансового отчета
записям в учёте
• Проверка использования правильных обменных
курсов в финансовом отчёте
9
Conformity of Expenditure with the Budget and
Analytical Review
• Check the budget is stated correctly in the report and
includes any amendments
• Analytical review: a review of the financial report to spot
any obvious mistakes
Соответствие расходов бюджету и
аналитический обзор
• Проверка соответствия бюджета в отчёте, и включения
всех дополнения/изменений в бюджете
• Аналитический обзор: обзор финансового отчёта на
предмет очевидных ошибок
10
Procedures to verify eligibility of costs
1. Costs actually incurred and not double
financed
2. Cut-off
3. Budget
4. Necessary
5. Records
6. Justified
7. Valuation
8. Classification
9. Compliance with Procurement,
Nationality and Origin Rules
11
Процедуры для подтверждения приемлемости расходов
1.Фактические затраты не
профинансированы дважды
2.Сроки расходов
3.Бюджет
4.Необходимость
5.Записи
6.Обоснованние
7.Оценка
8.Классификация
9.Соответствие правилам закупок,
национальности и происхождения
12
Guidelines for the Specific Procedures
The type of evidence that the auditor should look for:
• Sources of information to understand the grant contract
• Coverage must be 100% and report the effect of the errors
on the amounts claimed
Руководство для отдельных процедур
Вид подтверждения, которое должен искать аудитор:
• Источники информации для понимания грантового
контракта
• Покрываться должно 100% и подаваться отчёт о влиянии
ошибок на запрошенные суммы
13
Procedures for consolidated report
The auditor of the beneficiary needs to carry out some
procedures to check the compilation of the consolidated
financial report:
• Conformity with the model in Annex VI of Grant Contract
• Inclusion of all expenditure, regardless of which part is
financed by JMA
• Use of the language of Grant Contract
• No financial deviations over flexibility in article 9.2 of GC
• Completeness and accuracy of the compilation
14
Процедуры для консолидированного отчёта
Аудитор
бенефициара
должен
провести
некоторые
процедуры
для
проверки
обобщения
данных
в
консолидированный финансовый отчёт:
• Соответствие модели в приложении VI грантового
контракта
• Включения всех расходов, не взирая на то, какая часть
профинансирована СОУ
• Использован язык грантового контракта
• Нет финансовых отклонений выше рамок гибкости в
статье 9.2 of Общих условий
• Полноту и точность сбора данных
15
Model Expenditure Verification report
• There is a standard text for the report
• The amount checked and the procedures made are
described
• The result of the verification and impact of any errors
found is reported
Модель отчета по подтверждению затрат
• Существует стандартный текст отчета
• Включает описание проверенных сумм и
проведенных процедур
• Результат проверки и влияние любых ошибок
включены в отчёт
16
JTS contacts
Спасибо за внимание!
Thank You for Your attention!
www.estlatrus.eu
Email: [email protected]
Phone: +371 6750 9524
Address: Ausekla Str. 14-3, Riga
17