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L’intranet : stop ou encore
14 novembre 2002
Lucie Rivard, directrice services-conseils
Présenté à : WebÉducation
Objectif

Répondre à la question : l’Intranet est-il le seul
intégrateur et fédérateur naturel de la somme des
connaissances des employés et de l’entreprise?
 Saisir la dématérialisation de l’information
 Connaître l’avis des experts
 Situer l’évolution par rapport à d’autres ministères, organismes
et entreprises québécoises et américaines
 Comprendre l’évolution du contexte de travail dans lequel nous
sommes impliqués
 Connaître les principaux outils d’aujourd’hui et de demain en
soutien au travailleur de la connaissance
 Faire des choix éclairés
2
Table des matières

Contexte de départ type d’un intranet

L’implantation d’un intranet : quatre phases

Points de vue d’experts du Québec

Transformation de la place de travail

La dématérialisation progressive de l’information : un
enjeu crucial

Problème d’intégration des fonctionnalités

Deux grandes voies de résolution d’intégration
3
Table des matières

Les fonctionnalités et technologies ciblées par la
Smart Entreprise Suite : vers la convergence

Les services Web

Facteurs critiques de succès

Approche de réalisation : modèle global

Alors, l’intranet, stop ou encore?
4
Contexte de départ type d’un intranet

Aider à la réalisation des tâches

Faciliter la communication

Améliorer l’efficacité
5
L’intranet
Services
Employés
internes
Intranet
Internet
Télétravailleurs
Applications
Extranet
Partenaires et
fournisseurs
6
L’implantation d’un intranet –
quatre phases
Bénéfices
Intégration
complète
Intégration des
processus
Intégration du
contenu
Intranet simple
Rubriques
Nouvelles
rubriques
• Soutien à l’usager
Nouvelles
rubriques
• Transactions
• Collaboration
• Info détaillée
• Info corporatives
• Recherche avancée
• Divers documents
• Personnalisation
• Recherche
• Annuaire
Nouvelles
rubriques
• Optimisation
• Soutien à l’achat
• Intégration B2B
• Personnalisation
avancée
• EDI, XML et Java
• Processus d’affaires
• Processus en temps
réel
• Intégration des
données et des
traitements
• Intégration des
modes internet,
intranet et extranet
Source : Gartner
Coûts
7
Points de vue d’experts du Québec

Alain Mongrain à Fiducie Desjardins :
« Moi, ce que j’observe et ce que je lis, c’est que même
avec un intranet dans l’entreprise,ça fonctionne
beaucoup en silo. L’intranet est encore trop souvent
perçu comme un journal électronique chromé et pas
beaucoup plus. Oui, je crois que l’intranet devrait être
l’intégrateur et le fédérateur mais dans la vraie vie, mis à
part certains intranets comme celui d’Hydro-Québec par
exemple, ça ne se passe pas comme ça. Je pense que
ça ne peut se faire qu’au bout de quelques années
d’usage d’un intranet dans une entreprise. »
8
Points de vue d’experts du Québec

Pierre-Antoine Ferron,
conseiller à la Ville de Montréal :
« Pour moi, l'intranet est l'outil par excellence pour l'intégration
des connaissances et la classification de l'information par
domaines d'activités est la voie royale à emprunter, notamment
parce qu'elle offre des guichets uniques, détruit la culture en
silos au profit de la clientèle (dans notre cas, les citoyens) et
favorise le travail collaboratif.
Toutefois, cette voie présente plusieurs embûches :
•
faire accepter à tous les développeurs qu'ils doivent adhérer
à des normes de classification, de navigation et de
graphisme communes;
•
faire accepter un environnement intranet ouvert (le moins de
restrictions d'accès possible). »
9
Transformation de la place de travail
Era 4
Virtual Enterprise
(Network-Centric)
Déterminants
Size
Age
Industry
Competition
Culture
Era 1
Industrial
(Place-Centric)
Hierarchical
Task-Oriented
Differentiated
Specialized
Centrally Controlled
Era 3
Era 2
« Informated »
(Network-Centric)
Federalized
Team-Based
Project-Oriented
Broadly Distributed
Decentralized Control Empowered Employees
Extented Enterprise
Process-Oriented
Flatter Organization
Early Distributed Work
Matrixed
Industrial
« Informated »
(Place-Centric)
Knowledge-Based
Contingent Workforce
Free Agency
« Role Based » Organization
« Plug and Play » IT
Continous Learning
Loosely Coupled Alliances
Agile
Source : Gartner
1950-1970
1970-1990
1990-2010
201010
Passage de l’ère industriel vers celle des
réseaux
Industrial Age Age of Networks
Tired
Training
Passive
Listen
Alone
Teaching
Just in case
Classroom
Absorb
Graduate
Desired
Learning
Interactive
Learn by doing
Community
Apprenticeship
Just in time
Anywhere
Experiment
In perpetuity
Source : Jay Cross, Internet Time Group
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La dématérialisation progressive de
l’information : un enjeu crucial

Dématérialisation progressive de l’information, de la
communication, de la formation, de la collaboration, de
la veille et des connaissances dans l’intranet

Problèmes d’intégration des fonctionnalités
12
Problème d’intégration des fonctionnalités
Serveurs de connaissances
Gestion de documents
Entrepôt de données
Data mining
Text mining
Veille stratégique
Collecte Recherche Diffusion
Entretien
Intégration
Résolution
GC
Fonctions
Profil
Système expert
Classification Outils bureautiques
Partage
Messagerie
Synthèse
Groupware
Workflow
Internet / Intranet
Extranet
Imagerie
13
Définition : Gestion de la connaissance

« Un concept qui met de l’avant une approche
d’intégration et de collaboration pour la création, la
collecte, l’organisation, l’accès et l’utilisation des actifs
informationnels d’une entreprise. »
Source : Gartner Group

Trois classes :
 Informationnel
 Transactionnel
 Collaboratif
14
Deux grandes voies de résolution
d’intégration

Deux grandes voies :
 D’ici à 2004, la « Smart Enterprise Suite » remplacera les
portails et les outils de collaboration dans la majorité des
entreprises (0.7). Gartner
 L’utilisation et l’implantation de services Web (maturité vers
2005 selon Gartner)

Mais surtout :
 Selon une approche globale, l’intégration au-delà de la
technologie doit viser :

Systémique

Organisationnel

Technologique
15
Les fonctionnalités ciblées par la Smart
Entreprise Suite : vers la convergence

Gestion de contenu

Collaboration

Gestion de la connaissance

Organisation de l’information

Location de l’expertise et gestion

Technologies de « communautés »

E-Learning

Soutien aux processus ad hoc

Structure de portail
16
Les technologies Smart Entreprise Suite
de la première vague

IBM /Lotus

Microsoft

Open Text

Hummingbird
17
Les services Web : fonctions

Interfaçage

Interopérabilité entre entreprises ou ministères et
organismes

Multiplateformes

Réutilisation des composantes
18
Les services Web : les outils

Générer automatiquement les descriptions d’interfaces
à partir des programmes ou encore inversement de
générer du code à partir de descriptions WSDL
 Des outils de support pour le UDDI : (Universal Description,
Discovery, and Integration)

Publier, trouver et utiliser les services
 Des outils de support pour le WSDL : (Web Services Description
Language)

Description formalisée des services
 Des outils supportant la création de gabarits
 Des outils de support pour XML : (Extended Markup Language)

Format universel de données
 Des outils de support pour la création de « workflow »
19
Services Web: vue générale
Répertoire
UDDI
Pointe à la description
WSDL
Décrit le
Service
Identifie
le Service
Consommateur
de Services
SOAP
Serveur Web
Communication par
des messages XML
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Approche de réalisation : modèle global
PHASE 1
PHASE 2
PHASE 3
DÉFINITION DU PLAN
D’AFFAIRES
INTRANET
MISE EN OEUVRE DU
PROJET D’AFFAIRES
INTRANET
ÉVOLUTION
BIENS LIVRABLES
Livrables
Phase 1
Livrables
Livrables
Phase 3
Phase 2
Gestion du changement
21
Phase 1 – Définition du plan d’affaires
intranet
Objectif:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Définir les grandes orientations, les objectifs,
les stratégies et envisager des scénarios
Analyser la situation
Identifier les orientations et les objectifs d’affaires
Élaborer les stratégies
Élaborer les scénarios
Produire le modèle financier préliminaire
Valider et choisir un scénario
Informer et sensibiliser
Initier un processus de veille
22
Phase 2 – Mise en œuvre du projet
Volet: Organisationnel et Affaires
Activités détaillées
1- Établir le plan de mise en œuvre du projet

2- Produire le plan marketing

3- Concevoir le plan détaillé

4- Concevoir l’architecture organisationnelle

5- Produire une analyse d ’impacts

6- Produire la modèle financier détaillé

7- Produire la documentation nécessaire
8- Établir un cadre de gestion de la sécurité





23
Phase 2- Mise en œuvre du projet
Volet: Humain
Activités détaillées
1- Élaborer la stratégie de gestion du changement

2- Élaborer la stratégie et le plan de communication

3- Élaborer la stratégie et le plan de formation

4- Produire le plan de transition

24
Phase 2- Mise en œuvre du projet
Volet: Système
Activités détaillées
1- Définir la vision et le but du projet


2- Effectuer l’analyse du système


3- Élaborer l’architecture



4- Préparer les normes et standards



5- Établir les objectifs de réutilisation



6- Évaluer les risques d’implantation



7- Implanter la stratégie d’essais




25
Phase 2- Mise en œuvre du projet
Volet: Système (suite)
Activités détaillées
8- Développer le système


9- Préparer le déploiement



10- Former les utilisateurs





11- Former le personnel de maintenance
12- Intégrer et finaliser la documentation

26
Phase 2- Mise en œuvre du projet
Volet: Technologique
Activités détaillées
1- Positionner la technologie


2- Évaluer la situation technologique actuelle


3- Évaluer les risques liés à la technologie



4- Concevoir l’architecture technologique



5- Planifier l ’environnement de dév. et de production


6- Mettre en place les différents environnements



27
Phase 3 : Évolution
Objectif:
Assurer le maintien et l’évolution du positionnement
de l’organisation en regard du projet
Activités principales





Définir une stratégie et un plan d’évolution continue
Mettre en place des processus de mesure
Faire de la veille (meilleures pratiques)
Faire une revue de gestion
Actualiser
28
Facteurs critiques de succès

Connaître l’organisation

Établir un plan de projet (« roadmap »)

Utiliser une approche maximisant la capacité
d’évolution
29
Alors, l’intranet, stop ou encore?

Stop…
ou

Encore…
30
Réflexions

« Il y a ceux qui voient les choses telles qu’elles sont et
se demandent pourquoi, il y a ceux qui imaginent les
choses telles qu’elles pourraient être et se disent…
pourquoi pas? » Bernard Shaw

Le succès n’est pas quelque chose qu’on attend mais
quelque chose qu’on travaille alors, il faut commencer
(Inconnu) Citation sur l’intranet de Walmart
31
Remerciements

Aux experts consultés
 Alain Mongrain, Fiducie Desjardins
 Pierre-Antoine Ferron, Ville de Montréal,
 Jean-Philippe Beausoleil, Martin Bergeron, Serge Bélanger,
Benoît Bujold, Marie-Andrée Poisson, Gaetane Harvey et
Pierre Verreault, CGI Québec
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Références

En pratique
 DGT, Conseil du trésor
 SDS, Régie des rentes du Québec
 Communications, SAQ
 DGPPB, Ministère du revenu

En matériel
 Intranet annual design, Neilsen Norman Group, 2002
 Gartner, Research Note, K. Shegada, M. Gilbert, D. Logan, S.
Hayward, L. Latham, F. Caldwell, The first wave of smart
enterprise suites, 8 May 2002
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Références

En virtuel
 De la conception des contenus en ligne, Petit livre blanc, La Mine
(www.lamine.com)
 JDNet Solutions (Benchmark Group) http :
//solutions.journaldunet.com/printer/020327_it_lotus_lacombe.shtml
 Intranet Focus Ltd, intranetfocus.com/intranets/successfactors.html
 Pourquoi la gestion des connaissances n’est pas (ou Presque)
un problème technique, JDNet Solutions, 15 avril 2002
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Questions ??? Commentaires ???
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