Transcript Omdaning av Försvarslogistiken Vad händer sen?

Omdaning av Försvarslogistiken
Vad händer sen?
Arbetstagarkonsultrapport
2012-06-19
Per Tengblad
Regeringen föreslår nu i propositionen att delar
av försvarsmaktens logistík förs över till
Försvarets Materielverk för att effektiviseras…..
De medel, som frigörs genom effektiviseringen
av försvarets logistikverksamhet är av
avgörande vikt för Försvarsmaktens nya
organisation….
2011/12 FöU9…….
INNEHÅLL
1.
2.
3.
Uppdraget
Bakgrunden och utgångspunkter
Omdaningen som förändringsprocess – några generella
synpunkter
4. Synen på omdaningen från ledning och fackliga företrädare
vid myndigheterna
5. Möjligheter till rationalisering och hemtagning av
besparingar
6. Former för ledning och beställning
7. Rationalisering av administration och arbetsplatsservice
8. En framtida verkstadsorganisation
9. Ett framtida FMV – Myndigheten för Materiel- och
Förnödenhetsförsörjning
10. Sammanfattande slutsatser och rekommendationer
1.
2.
3.
Uppdraget
Bakgrunden och några inledande reflektioner
Omdaningen som förändringsprocess – några generella
synpunkter
4. Synen på omdaningen från ledning och fackliga företrädare
vid myndigheterna
5. Möjligheter till rationalisering och hemtagning av
besparingar
6. Former för ledning och beställning
7. Rationalisering av administration och arbetsplatsservice
8. En framtida verkstadsorganisation
9. Ett framtida FMV – Myndigheten för Materiel- och
Förnödenhetsförsörjning
10. Sammanfattande slutsatser och rekommendationer
• Granska och genomlysa förutsättningarna för och
effektivisering av försvarslogistiken
- möjlig rationaliseringspotential och föreslagna besparingar
- nytt system för ledning och beställning
- de administrativa stödfunktionerna
- verkstadsorganisationen/markverkstäderna
- behovet av åtgärder inom FMV
• Förtydliganden
-
Utgångspunkter i det lagda förslaget och de tre förändringsstegen
Fokus mot långsiktiga effekter
Omdaningen ett rörligt mål – myndighetsarbete, politisk process
IO14/FMORG 13 under uppbyggnad
Fokus mot FMV och relationer Försvarsmakten/FMV
• Arbetets genomförande
- Avstämning mot styrgrupp från förbunden
- Intervjuer med ledning och fackliga företrädare vid de två myndigheterna
- Genomgång av utredningar och myndighetsarbete
1.
2.
3.
Uppdraget
Bakgrunden och utgångspunkter
Omdaningen som förändringsprocess – några generella
synpunkter
4. Synen på omdaningen från ledning och fackliga företrädare
vid myndigheterna
5. Möjligheter till rationalisering och hemtagning av
besparingar
6. Former för ledning och beställning
7. Rationalisering av administration och arbetsplatsservice
8. En framtida verkstadsorganisation
9. Ett framtida FMV – Myndigheten för Materiel- och
Förnödenhetsförsörjning
10. Sammanfattande slutsatser och rekommendationer
• Ett utrett område med olika perspektiv –
insatsrationalitet kontra fredsrationalitet
• Försvarslogistiken – från traditionell logistik till
materielförsörjning å ena sidan och
stödfunktioner å andra sidan
• Kärnverksamhet i värdekedjor – inte för en
gång givet
• Stödresurser; logistikorganisation basorganisation - insatsorganisation
• Idén om beställare och utförare; lång- och
kortsiktiga relationer, behov av
beställarkompetens
• Vem driver renodling och outsourcing:
självständiga myndigheter kontra
förvaltningspolitikens inriktning
• Ett rationellt resursutnyttjande; roller och
renodling kan ger förutsättningar, processer och
kompetens ger resultat
1.
2.
3.
Uppdraget
Bakgrunden och utgångspunkter
Omdaningen som förändringsprocess – några generella
synpunkter
4. Synen på omdaningen från ledning och fackliga företrädare
vid myndigheterna
5. Möjligheter till rationalisering och hemtagning av
besparingar
6. Former för ledning och beställning
7. Rationalisering av administration och arbetsplatsservice
8. En framtida verkstadsorganisation
9. Ett framtida FMV – Myndigheten för Materiel- och
Förnödenhetsförsörjning
10. Sammanfattande slutsatser och rekommendationer
• En utdragen politisk beredningsprocess och
sedan ett snabbt genomförande
• Positiva faktorer:
- en bred politisk uppgörelse (men riskerar tidsplan)
- ett myndighetsgemensamt arbete
- stegvis genomförande (men i fel ordning)
- gediget förberedelsearbete
- samverkan med de fackliga organisationerna
- parallellitet med IO14/FMORG 13
• Att säkra verksamhet och kompetens i det korta
perspektivet; behov av kommunikation
• Behovet av en långsiktig kompetensförsörjning;
övertalighet/omställning, nya roller och relationer,
rationaliseringar
• Riskbedömning och uppföljning; verksamhet,
ekonomi och arbetsmiljö
• Oberoende utvärdering
1.
2.
3.
Uppdraget
Bakgrunden och utgångspunkter
Omdaningen som förändringsprocess – några generella
synpunkter
4. Synen på omdaningen från ledning och fackliga företrädare
vid myndigheterna
5. Möjligheter till rationalisering och hemtagning av
besparingar
6. Former för ledning och beställning
7. Rationalisering av administration och arbetsplatsservice
8. En framtida verkstadsorganisation
9. Ett framtida FMV – Myndigheten för Materiel- och
Förnödenhetsförsörjning
10. Sammanfattande slutsatser och rekommendationer
• Avsaknad av konkret information och målbilder
för den nya organisationen
• Spelet mellan myndigheterna; makt och
inflytande, olika synsätt på t ex outsourcing
• Ömsesidiga förväntningar och kulturmöten FMVFMLOG
• Tveksamhet till rationaliseringspotential och
besparingsbeting
1.
2.
3.
Uppdraget
Bakgrunden och utgångspunkter
Omdaningen som förändringsprocess – några generella
synpunkter
4. Synen på omdaningen från ledning och fackliga företrädare
vid myndigheterna
5. Möjligheter till rationalisering och hemtagning av
besparingar
6. Former för ledning och beställning
7. Rationalisering av administration och arbetsplatsservice
8. En framtida verkstadsorganisation
9. Ett framtida FMV – Myndigheten för Materiel- och
Förnödenhetsförsörjning
10. Sammanfattande slutsatser och rekommendationer
BESPARINGSBETINGET
• 130 MSEK i en effektivare process och rollfördelning v g
ledning och beställning (fördelningen mellan FM och FMV än
så länge oklar)
• 30 MSEK genom en samordnad inköpsprocess (FMV)
• 300 MSEK i rationaliseringsåtgärder (varav 215 på FMV och 85
på FM)
• 300 MSEK för effektivare/billigare inköp via nya arbetssätt enl
det s k UEFA-projektet
Organisation/funktion
Årsarbeten
FMV/ FSV
Årsarbeten
FMLOG(ny)
FMV
MSEK
FM
MSEK
Besparing
Totalt
Inköp
46
0
30
0
30
Service
63
34
41
22
63
3
15
2
10
12
93 114
61
175
30
20
50
173 217
113
330
Systemförvaltning
Försvarslogistik
175
Konsulter
Summa
334
Besparingar och övertalighet
• 25% inom service/administration
• 15% inom försvarslogistiken
• Naturlig avgång räcker inte
• Risk för dubblade omställningskostnader;
uppemot 500 MSEK (Jfrt med 200-230)
Rationaliseringspotential
• Mindre strukturvinster än beräknat
• Flera rationaliseringar ligger i röret – men är de
övervärderade?
• Rationaliseringspotentialen mindre än
besparingsbetinget
• Stora möjligheter i steg 3 – minskade
materielkostnader
• Fortsatt gemensam OPS-prövning, vidareutvecklad
metodik
• Pröva bolagiseringens effektiviseringsmöjligheter
SLUTSATSER
• Besparingskraven kommer inte att lösas med naturlig avgång
• Omställningskostnaden kommer att överstiga de beräknade –
personalkostnaderna (övertalighet, kompetensutveckling) inte medräknade
• Rationaliseringspotentialen i steg 1 är alltför optimistiskt beräknad - risk
för försämrad leveranskvalitet och/eller försämrad arbetsmiljö
• De stora besparingsmöjligheterna ligger i steg 3; minskade
materielkostnader i ett effektivare system för ledning och beställning
• Utkontraktering och OPS bör prövas samlat av myndigheterna baserat på
en utveckling av OPS-metodiken
• Bolagisering av hela eller delar av FSV bör utredas med fokus mot
effektiviseringsmöjligheter
1.
2.
3.
Uppdraget
Bakgrunden och utgångspunkter
Omdaningen som förändringsprocess – några generella
synpunkter
4. Synen på omdaningen från ledning och fackliga företrädare
vid myndigheterna
5. Möjligheter till rationalisering och hemtagning av
besparingar
6. Former för ledning och beställning
7. Rationalisering av administration och arbetsplatsservice
8. En framtida verkstadsorganisation
9. Ett framtida FMV – Myndigheten för Materiel- och
Förnödenhetsförsörjning
10. Sammanfattande slutsatser och rekommendationer
Ett nytt system för ledning och beställning
 bygger på beställningar på ”högre systemnivåer” och ett
livscykelperspektiv
 innebär en integrering av anskaffning och logistik
 Innefattar tre olika processer: ny materiel, vidmakthållande
och stöd
 ger långsiktigare planering, påverkar anslagsstruktur och
styrning från regering och riksdag
Effekter och konsekvenser
 Tydligare relation mellan beställare och utförare
 Annan uppgiftsfördelning FM/FMV påverkar FMV SML/AK,
HKV/FMLOG/TeKMaK
 Resursöverföring till FMV framförallt, samtidigt med
rationalisering (130 MSEK/212 årsarb)
 Organisationsförändringar inom såväl FM (Högkvarteret) som
FMV – sannolikt 2014
 Förändrade kompetenskrav och arbetssätt
Problem i processen
 Steg 2 borde egentligen kommit före Steg 1 –påverkar hela
Logistikorganisationen
 Underlag till regeringen till hösten, men fortfarande en trög
process
 Risk för en utdragen politisk process (partipolitisk och
departemental )
 Ambitioner om en ny process i tillämpning 2014
SLUTSATSER
• Arbetet med en ny modell pågår. Många frågor återstår men myndigheterna är
kommittade till att hitta en ny modell och en ny rollfördelning
• Utredningsarbetet bedrivs (denna gång) i rätt ordning: modell först och
resursfördelning sedan
• Det väsentliga i ett nytt system är att hitta effektiva processer och samspel
mellan de olika kompetenserna utifrån tydliga roller
• Myndigheterna är fortfarande inne på att kunna ta hem de samordningsvinster
som har bedömts föreligga.
• Viktigt att säkra i en framtida dimensionering; en kompetent beställarorganisation och att inte underdimensionera organisationen när man ska arbeta
på ett nytt sätt
1.
2.
3.
Uppdraget
Bakgrunden och utgångspunkter
Omdaningen som förändringsprocess – några generella
synpunkter
4. Synen på omdaningen från ledning och fackliga företrädare
vid myndigheterna
5. Möjligheter till rationalisering och hemtagning av
besparingar
6. Former för ledning och beställning
7. Rationalisering av administration och arbetsplatsservice
8. En framtida verkstadsorganisation
9. Ett framtida FMV – Myndigheten för Materiel- och
Förnödenhetsförsörjning
10. Sammanfattande slutsatser och rekommendationer
• Stödfunktioner inom FMV och FMLOG
• Arbetsplatsnära och arbetsplatsoberoende
• FMSek som försvarets ”shared service center”
• Typiska områden för outsourcing
Förändringen
• 25% besparingskrav
• Dubblerade funktioner (reseadministration/
redovisning)
• Pågående OPS-arbete (reseadministration)?
• Löneadministrationen?
• Statens Servicecenter?
• Risk för omlokalisering
• Stödfunktioner i basorganisationen?
• Effekter av VIDAR-projektet
SLUTSATSER
• Besparingskraven kommer inte att lösas med rationalisering för att
kunna leverera på samma nivå med samma arbetsbelastning
• Service och administration är naturliga att diskutera för samordning
och/eller outsourcing
• Frågan om outsourcing till extern utförare eller statens service center
kommer att behöva utredas vidare, samlat för FMV och FSV
• Även om man definierat en insatsnära service och administration ur
FMLOG kan det finnas anledning att se över stödfunktioner i
basorganisationen och dess tillhörighet
• OPS-lösningar inom området bör prövas för såväl FMV som för FM
1.
2.
3.
Uppdraget
Bakgrunden och utgångspunkter
Omdaningen som förändringsprocess – några generella
synpunkter
4. Synen på omdaningen från ledning och fackliga företrädare
vid myndigheterna
5. Möjligheter till rationalisering och hemtagning av
besparingar
6. Former för ledning och beställning
7. Rationalisering av administration och arbetsplatsservice
8. En framtida verkstadsorganisation
9. Ett framtida FMV – Myndigheten för Materiel- och
Förnödenhetsförsörjning
10. Sammanfattande slutsatser och rekommendationer
• Utmaningar från GSS, leverantörer och
konkurrenter
• Osäkra framtida behov
• Stark position
En konkurrenskraftig prisbild
Över 80% av tid på arbetsorder
En bred och djup kompetens
Flexibilitet gentemot en uppdragsgivare med skiftande krav
Möjligheter att använda utlägg på lego för att öka en jämn beläggning
Neutral verkstad gentemot olika leverantörer
• Förbättringsmöjligheter
Reservdelshanteringen
Minskad overhead
Lego (annan balans?)
Ökad beläggningsgrad? (lokaler el personal?)
• Möjligheter och risker i FMV
- samspelet underhåll/anskaffning
- förbandsrelationer/FUSen
- kompetensflykt?
- tuffa rationaliseringskrav
• Utkontraktering och OPS
- bättre och billigare?
- leverantörerna?
- hela eller delar?
• Bolagisering – en finlandssvensk modell?
SLUTSATSER
• Verkstadsorganisationen har en utsatt position framöver med GSS,
leverantörsintressen och privata konkurrenter
• Markverkstäderna har en bra konkurrenssituation och är effektiva i
dagsläget, vilket gör att rationaliseringspotentialen inte är stor
• Möjliga förbättringar kan göras i en minskad overhead, bättre
reservdelshantering, legoarbeten och lokalutnyttjande
• Övergången till FMV är i stort positiv och skapar nya samband
• Utkontraktering som en billigare lösning, vid sidan av
underhållsåtaganden från leverantör, är tveksam
• Bolagisering enligt finsk modell skulle kunna prövas
1.
2.
3.
Uppdraget
Bakgrunden och utgångspunkter
Omdaningen som förändringsprocess – några generella
synpunkter
4. Synen på omdaningen från ledning och fackliga företrädare
vid myndigheterna
5. Möjligheter till rationalisering och hemtagning av
besparingar
6. Former för ledning och beställning
7. Rationalisering av administration och arbetsplatsservice
8. En framtida verkstadsorganisation
9. Ett framtida FMV – Myndigheten för Materiel- och
Förnödenhetsförsörjning
10. Sammanfattande slutsatser och rekommendationer
• FMV på väg att bli en ny myndighet
– inte bara i storlek
• Tre förändringar i ett
- den pågående HP 12
- övertagandet av FMLOG
- effekter av en ny sammanhållen försvarslogistik
(nya former för ledning och beställning)
• Nya relationer med kunden
• 24/7 och beredskapskrav
FSV nu och framöver
• En hel del olösta frågor: avsaknad av
målbild, osäkerhet kring rationaliseringar
och besparingsmöjligheter
• Integrering av inköpsfunktionen
• Integrering av de administrativa
stödfunktionerna
• Utkontraktering nu eller senare?
Fortsatt utveckling
• Effekterna av de nya formerna för ledning
och beställning - nya kompetenser
• En ny organisation 2014?
• Hantera de två kulturella utmaningarna
• Hantera besparingskraven
• Hantera övertalighet
SLUTSATSER
• FMV en helt ny myndighet med tungt ansvar för försvarslogistiken
• Många viktiga frågor i etableringen av FSV återstår, inte minst en målbild och
rationaliseringsplan 2013/14 - stor utmaning att integrera FSV i FMV,
organisatoriskt, praktiskt, kulturellt
• Samverkan mellan inköpsorganisationerna bör påbörjas så snart som möjligt
• Nya lednings- och beställningsformer kommer att påverka hela FMV
• Viktigt att hitta ett balanserat utvecklingsarbete - en helt ny organisation
behöver sannolikt vara på plats till 2014
• Kulturfrågorna måste hanteras – dels i integreringen av FSV dels i det nya
systemet med ledning och beställning
• Besparingskraven behöver riskbedömas och följas upp - övertalighetshantering
planeras
1.
2.
3.
Uppdraget
Bakgrunden och utgångspunkter
Omdaningen som förändringsprocess – några generella
synpunkter
4. Synen på omdaningen från ledning och fackliga företrädare
vid myndigheterna
5. Möjligheter till rationalisering och hemtagning av
besparingar
6. Former för ledning och beställning
7. Rationalisering av administration och arbetsplatsservice
8. En framtida verkstadsorganisation
9. Ett framtida FMV – Myndigheten för Materiel- och
Förnödenhetsförsörjning
10. Sammanfattande slutsatser och rekommendationer
1. De största besparingarna i omdaningen ligger i det tredje steget med en
effektivare process och rollfördelning för ledning och beställning - risk för
suboptimering med kortsiktiga besparingskrav i Steg 1
2. Den nya strukturen rimlig, men ger inte samma samordningsvinster som
FSU. Beredskap för en framtida förändring av uppgiftsfördelning. För att
undvika nya ”stuprör” med nya roller och uppgiftsfördelningar måste
kommunikationsytor (”hängrör”) skapas mellan ingående aktörer på olika
nivåer.
3. Besparingskraven under steg 1 överstiger rationaliseringspotentialen
vilket leder till att åtgärder behöver vidtas i form av uppgiftsreducering,
ambitionssänkningar mm.
4. Åtgärder för att hantera övertalighet och omställning behöver planeras
inom ramen för en strategisk kompetensförsörjning, inom och mellan
myndigheterna
5. Arbete med kultur, kompetens och organisation inom FMV- dels
integrering av FSV dels effekten av nya system för ledning och beställning
6. Både FMV och FM (HKV) behöver se över sina organisationer i ljuset
av de nya rollerna med sikte mot 2014
7. En ny modell för OPS-hantering bör tas fram mellan de bägge
myndigheterna. Bolagisering av delar av FSV bör utredas noga.
8. Risk- och konsekvensanalyser bör göras – verksamhet, ekonomi och
arbetsmiljö. I dessa ska finnas åtgärder som löpande ska följas upp
9. De fackliga organisationerna bör etablera en gemensam samverkan på
förbundsnivå och kontaktyta mot det myndighets gemensamma arbetet
samt inom och mellan respektive lokala fack inom FMV.
10. Samverkan mellan fack och myndigheter bör systematiseras dels i det
myndighetsgemensamma arbetet, dels på respektive myndighet. Särskilt
FSV och det nya FMLOG kräver nya lösningar.
Det är väl inte så här…
”People don´t resist change,
they resist being changed”
Peter M Senge
Verklig förändring sker
när medarbetarna är
med på noterna
ATK
Helsingborgs Symfoniorkester