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第十七章 資料庫與Access 課前指引 在日常生活中，無論各位到銀行開戶、醫院掛號或是到學校註 冊，一定都會填寫所謂的個人資料，裡面通常包括姓名、性別、 生日、電話、住址等項目，所以人們建立了各種不同的列表來 儲存及組織這些資料。例如醫院會將設計好的個人病歷表格準 備好，當有新病患上門時，就請他們自行填寫，然後用資料夾 或檔案櫃加以收藏。 章節大綱 17-1 認識資料庫 17-2 Access 基本操作 17-3 認識Access資料庫物件 備註：可依進度點選小節 17-1 認識資料庫 資料庫特性(1) 資料安全性（Data Safety） 所謂「資料安全性」主要是強調資料庫的保護，也就是要維持一 個資料庫的運作，首先必須將資料定時備份，遭受破壞時才能回 復。另外使用者和應用程式之間也應設定不同的權限（authority ），才能確保資料的安全運作。 資料獨立性（Data Independence） 在資料庫中，儲存的資料和應用程式之間沒有依賴性（dependence ），也就是使用者不需知道資料庫內部的儲存結構或存取方式。 例如一個圖書管理資料庫系統，某一本書能在同一時間被借書人 借閱，也能透過查詢取得此書籍的相關訊息。 3 資料庫特性(2) 資料完整性（Data Integrity） 「資料完整性」就是指資料的正確性，使用者在 任何時刻所使用的資料都必須正確無誤。要達成 「資料完整性」，可從四個階段來控制，分別是 輸入前資料控制、輸入時資料控制、處理階段控 制與輸出階段控制。 資料同作性（Data Concurrency） 「資料同作性」是避免在同一時間有許多使用者 同時存取相同一筆資料。 4 資料庫管理系統(1) 是負責管理資料庫的系統軟體，它讓一個資料庫除 了具有儲存資料功能外，還可提供共享資料資源的 管理與定義資料庫的結構，讓資料之間的聯繫能有 完整性。使用者可以透過人性化操作介面進行新增 、修改的基本操作，系統也要能提供各項查詢功能 ，針對資料進行安全控管機制如下所示： 5 資料庫管理系統(2) 因此資料庫、資料庫管理系統和資料庫系統 可以是三個不同的概念，資料庫提供的是資 料的儲存，資料庫的操作與管理必須透過資 料庫管理系統，而資料庫系統提供的是一個 整合的環境： 6 常見資料庫結構(1) 關聯式資料結構 以二維表格（two-dimension table）方式來儲存 資料，由許多行及列資料所組成，這種行列關係 ，稱為「關聯」(relational)，是目前時下最流行 也最為普及的資料庫。 優點是容易理解、設計單純、可用較簡單的方式 存取資料，節省程式發展或查詢資料的時間，適 合於隨機查詢。缺點是存取速度慢，所需的硬體 成本較高。例如 dBase、Foxpro、Access、SQL Server 、Oracle 等軟體。 7 常見資料庫結構(2) 階層式資料結構 此類型資料庫中各種資料都是以階層結構關係儲 存，如同家族中父母與子女的關係，例如一個父 節點可擁有好幾個子節點，但是一個子節點只能 有一個父節點，又可稱為「樹狀結構」。優點是 適合階層式的資料應用（如一般的公司體系）， 如果資料不具階層性，則存取方式會較為複雜， 另外當刪除父節點時，子節點的資料也會被刪除 。 8 常見資料庫結構(3) 網狀式資料結構 類似階層式資料結構，不過除了一個父節點可擁 有好幾個子節點，一個子節點也可以存在多個父 節點。優點是資料不需要重覆儲存，可節省儲存 空間，也提供多對多存取關係，彈性較大。缺點 是程式設計上相當複雜，另外查詢與修改時相當 困難，也容易出問題。 9 常見資料庫結構(4) 物件導向資料庫結構 傳統資料庫模式的資料是用來儲存文字與數值資 料，不過在今日多媒體資訊充斥的時代，可能包 括圖形、視訊、音訊等類型，物件導向資料庫結 構就是為了處理這些複雜的資料類型而來。優點 是擴充性高、彈性型態定義及操作過程簡化，缺 點則是並非實體世界所有物件都具有階層式關係 及查詢語言較複雜等。 物件關聯式資料庫結構 同時具備物件導向與關聯式資料庫的特點。 10 資料庫架構說明(1) 從早期的檔案系統，到現今的資料庫管理系統，要 了解資料庫的運作，得先認識資料庫的資料結構。 透過資料庫的抽象化層次，了解資料庫的三層模式 結構。說明如下： 11 資料庫架構說明(2) 外部綱目(External Schema) 提供應用軟體的操作介面，以「表單」建立使用 者的操作介面。這包含了一般的輸入介面(如建立 員工的資料)，藉由查詢語法(SQL)定義其查詢方 式，再透過表單來進行操作；或者擷取不同結果 ，以「報表」方式輸出資料。 概念式綱目(Conceptual Schema) 透過「資料表」定義儲存資料的屬性，包含欄位 的大小，使用的資料型態等，因此包含了資料庫 結構的完整資訊；在開發資料庫過程中，也可以 藉助實體關聯圖(ERD)描繪資料表。 12 資料庫架構說明(3) 實體綱目(Physical Schema) 概念式綱目雖然定義了資料結構，實際上並沒有 儲存任何資料。 實體綱目用來決定資料要儲存於磁碟上或者其他 的儲存媒體，以Access 2007來說，建立資料庫 的同時也必須決定資料的儲存路徑。 13 SQL語法簡介(1) 資料定義語言(Data Definition Language:DDL) 資料定義功能主要在建立、設定或刪除資料表。 資料庫中的資料表名稱、欄位屬性、資料型態等 皆可透過資料定義功能加以設定。 資料定義相關保留字有CREATE、ALTER及 DROP等。 14 SQL語法簡介(2) 資料操作語言(Data Manipulation Language:DML) 在資料庫的使用中，資料操作功能可以說最常使 用。 當資料庫中的資料表已建立完成，接著就是資料 的建立、修改、刪除及查詢等動作。資料操作功 能提供多樣且靈活的資料處理保留字，經過適當 的安排查詢字串，可有效的處理所要資料。 15 SQL語法簡介(3) 資料控制語言(Data Control Language:DCL) 資料控制功能主要作為資料庫的存取。資料庫管 理人員利用資料庫控制功能可以管理存取者的權 限、建立或設定使用者資料。相關保留字如： REVOKE、COMMIT、GRANT...等。 16 17-2 Access 基本操作 請執行「開始/所有程式/Microsoft Offic/Microsoft Office Access2007」指令開 啟Access： 17 建立與關閉資料庫(1) 18 19 20 按視窗右上角「×」鈕是關閉Access 2007最快速方式。 按「Office」鈕，執行『關閉資料庫』指令，關閉目前開 啟的資料庫。 按「Office」鈕，執行『 結束Access』指令，關閉 Access 2007軟體。 21 建立與關閉資料庫(2) 利用範本建立資料庫 22 23 建立與關閉資料庫(3) 利用Office鈕執行指令 24 開啟資料庫 25 26 Access工作視窗簡介(1) 27 Access工作視窗簡介(2) 標題列 一般來說，標題列顯示目前使用的資料庫名稱。 自訂快速存取工具列 「自訂快速存取工具列」能依據使用者的需求加入一些指 令按鈕。 28 Access工作視窗簡介(3) 功能區 「功能區」取代舊版Access的工具列和功能表列 ，全新的「功能區」提供Access 2007所有的操 作命令。 29 Access工作視窗簡介(4) 功能窗格 「功能窗格」提供資料庫相關物件，如果資料庫已經建立 資料表、查詢或表單時，開啟資料庫後，會顯示資料庫物 件的名稱： 30 Access基本操作功能(1) 快顯功能表 為了讓操作更方便，按滑鼠右鍵顯示的「快顯功 能表」，提供更多的指令，能隨著滑鼠指標到處 遊走。例如在已建立的資料表上按下滑鼠右鍵， 就會顯示相關指令。 31 Access基本操作功能(2) 鍵盤存取系統 「鍵盤存取系統」是一個小型指示器，取代原有 功能表的快速鍵，方便於使用者配合鍵盤，能在 功能區和自訂快速存取工具列中操作。啟動 Access 2007後，只要按鍵盤的Alt鍵，就會看到 對應的字母。 32 Access基本操作功能(3) 圖庫控制項 Access 2007操作介面中，還有一種視覺化的瀏覽方式， 不僅顯示命令，使用者還能觀看執行結果，稱為「圖庫控 制項」，配合功能區的使用，更能專注於所要的結果。例 如，報表的「預覽列印」模式中，邊界值的設定。 33 17-3 認識Access資料庫物件 資料表 Access透過資料表來儲存資料，並定義資料的相關屬性。 每個工作表都會有一個特別的名稱，如員工資料表或產品 資料表，儲存著不同種類的資料。要瞭解資料表，藉由下 面通訊錄說明： 34 當進行資料的儲存時，首要工作是依其資料特性進行分類 ，所以有姓名、性別、電話、住址、備註等不同欄位，組 合這些欄位就會形成一筆記錄。不同的資料會構成不相同 的資料表，例如下圖就是與借閱書籍有關的資料表： 35 查詢 查詢是針對資料表的資料，依據使用者的不同需求 ，將資料進行各種不同的分析、篩選。例如：在圖 書管理系統中找尋某一位作者的作品時，透過查詢 就能完成；以「作者」姓名為查詢條件，再由資料 表中找出與條件符合的相關書名，所得結果如下圖 所示： 36 表單(1) 日常生活使用的申請單、請假單其實就是表單的型 式；Access也透過表單提供一個具有親和力的操作 介面，讓使用者輸入資料並進一步瀏覽。表單的來 源除了資料表之外，也能藉由查詢物件產生，配合 著巨集或者是模組來產生表單，下圖就是一個用來 輸入圖書資料的表單： 37 表單(2) Access亦可將資料庫的資料轉換為各種統計 圖表的表單，如長條圖、圓形圖等： 38 報表 將資料表和查詢的結果，經過統計、運算後繪製成 報表的輸出。也可針對使用者的需求，將資料以不 同的方式來呈現，例如郵寄標籤，對於報表物件來 說，都是駕輕就熟的事。報表物件產生的結果如下 圖所示： 分類報表 39 以圖表呈現的報表 40 巨集 模組(Module) 模組就是一種程式，如果要強化應用程式的設計，Access 的VBA(Visual Basic for Application)會提供相關的功能與 函數，藉由程式語言的設計，讓資料庫更易維護，透過使 用者自訂函數，執行運算作業。 41 Access的資料類型 42 本章結束 Q&A討論時間 43