Transcript Elektronische Archivierung und elektronisches Records

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VSA Jahresversammlung 2012
Elektronische Archivierung und
elektronisches Records Management:
Herausforderungen, Konzepte und Rezepte
Dr. Ulrich Kampffmeyer
Frauenfeld, 13.09.2012
PROJECT CONSULT
Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
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Agenda
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|Einführung
||Ordnung
|||Aufbewahrung
||||Ausblick
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Die Themen des Vortrags drehen sich alle
um das Thema „dOCUMENTieren“
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|EINFÜHRUNG
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|Einführung|
|Einführung|Vom Ordnen und Aufbewahren||
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Am Anfang war die Sprache
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Ein uraltes Thema
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Durch die Erfindung der Schrift vor 5.000 Jahren
wurde es möglich, Informationen und Vereinbarungen
zu überliefern:
Das Dokument war geboren.
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Vom Aufbewahren
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und Archivieren
What is a document?
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“Object --- Document?
Star in sky -- No
Photo of star -- Yes
Stone in river -- No
Stone in museum -- Yes
Animal in wild -- No
Animal in zoo -- Yes
There is discussion of an antelope. An antelope running
wild on the plains of Africa should not be considered a
document, she rules. But if it were to be captured, taken to
a zoo and made an object of study, it has been made into a
document. It has become physical evidence being used by
those who study it. Not only that, but scholarly articles
written about the antelope are secondary documents, since
the antelope itself is the primary document.”
Quelle: Michael K. Buckland: What is a document?; Journal of the American Society of Information Science 48, no. 9 (Sept 1997): 804-809
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Ein altes Thema
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Durch die elektronische Informationsverarbeitung
wird der Dokumentbegriff neu definiert:
Ein Dokument ist nur noch ein flüchtiges, virtuelles
Datenobjekt.
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Die Geburt des Archivs
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Viele Dokumente erfordern Ordnung!
Das Archiv wird als Konsequenz des Wachstums der
Zahl von Dokumenten erfunden.
Die Geburt des Archivs liegt mindestens
5000 Jahre zurück.
Elektronische Archive gibt es seit rund 35 Jahren.
Ein eher überschaubarer Zeitraum.
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Der Begriff Archiv
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„Der populäre Sprachgebrauch verwendet den Begriff
‚Archiv‘ heute derart inflationär, dass beinahe alles,
was Altes, aber noch Wertvolles bzw. Nützliches
aufbewahrt und zugänglich macht, als Archiv
bezeichnet wird.“
„Archiv leitet sich aber nicht von griechisch archaios
(alt) ab, sondern von arché (Regierung, Behörde,
Amt).“
Quelle: http://www.oesta.gv.at/site/4936/default.aspx
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EINFÜHRUNG | VOM ORDNEN UND
AUFBEWAHREN
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Der Mensch und Ordnung
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„Als unspezialisiertes Neugierwesen braucht der
Mensch Information zum Überleben!“
Das menschliche Gehirn ist in seiner Kapazität
eingeschränkt und muss um den Überblick zu
behalten, Informationen klassifizieren und zuordnen.
(Ein)Ordnen ist dem Menschen angeboren.
Quelle: Hartmann, Gerd: Auf der Suche nach einer allgemeinen Ordnung der Information,
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||ORDNUNG
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||Ordnung|
||Ordnung|Records Management|
||Ordnung|Records Management|Acht Grundprinzipien|
||Ordnung|Records Management|Aktuelle Standards|
||Ordnung|Records Management|Ordnung vs. Chaos|
||Ordnung|Aufbewahrung|||
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Ordnungssystem
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„Ordnungssystem definiert eine Ordnung und beschreibt
ein Ordnungsprinzip
• Typische Ordnungsprinzipien sind Klassifikation,
Register, Facettenklassifikation, Begriffskombination,
Freitextsuche und Vektorraummodell
• Die Größe eines Ordnungssystems ergibt sich aus
der Anzahl der in ihm enthaltenen verbindlichen
Deskriptoren und Relationen.“
• Ordnungssysteme sind die Grundlage des Records
Managements.
• Aufgabe des Records Managements ist es,
Ordnung zu schaffen und Ordnung zu halten.
Quelle: http://de.wikipedia.org/wiki/Ordnungssystem
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||ORDNUNG|RECORDS MANAGEMENT
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Definitionen: Record
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Alt: Definition „Record“ (ISO 15489, Teil 1)
Information, die erzeugt, empfangen und bewahrt
wird, um als Nachweis einer Organisation oder Person
bei rechtlichen Verpflichtungen oder zum Nachvollzug
einer geschäftlichen Handlung zu dienen.
“Information created, received, and maintained as
evidence and information by an organization or
person, in pursuance of legal obligations or in the
transaction of business.”
Quelle: ISO 15489-1:2001 Information and Documentation - Records Management – Part 1 : General
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Definitionen: Record
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Neu: Definition „Record“ ISO 30300
“Information created, received, and maintained as
evidence and /or as an asset by an organization or
person, in pursuance of legal obligations or in the
transaction of business or for its purposes, regardless
of medium, form or format.”
Quelle: http://www.iso.org/iso/iso_catalogue/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=53732
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Definitionen: Record
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Definition „Record“ nach PROJECT CONSULT (1)
Ein Record ist abgegrenzt und definiert durch seinen
gesetzlichen und geschäftlichen Wert. Er ist ein
beständiges, dauerhaftes, verbindliches und konsistentes
Informationsobjekt, unabhängig von seinem physischen
Format. Abhängig von den Inhalten, angereichert mit
Zusammenhangs- und deskriptiven Informationen, ist ein
Record durch eine eindeutige Kennzeichnung und seine
Klassifikation bestimmt.
„Records can be defined by their attributes like business
value, legal value, context, integrity, persistence,
authenticity, defined metadata, consistency, classification,
and more. These attributes separate records from other
types of documents and information objects.“
Quelle: Dr. Ulrich Kampffmeyer
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Definitionen: Record
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Definition „Record“ nach PROJECT CONSULT (2)
Records werden durch ihre Eigenschaften definiert und von
anderen Informationsobjekten wie Datensätzen,
Dokumenten, Content etc. abgegrenzt. Die wichtigsten
Eigenschaften eines Record sind:
• Betriebswirtschaftlicher Wert
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Rechtlicher Wert
Kontext
Integrität
Unveränderlichkeit
Authentizität
Kontrollierte Metadaten
Konsistenz
Deklaration und Klassifikation
Aufbewahrungspflicht / Aufbewahrungswürdigkeit
Quelle: Dr. Ulrich Kampffmeyer
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Definitionen: Records Management
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Alt: Definition „Records Management“ (ISO 15489,
Teil 1)
Als Führungsaufgabe wahrzunehmende effiziente und
systematische Kontrolle und Durchführung der Erstellung,
Entgegennahme, Aufbewahrung, Nutzung und
Aussonderung von Schriftgut, einschließlich der Vorgänge
zur Erfassung und Aufbewahrung von Nachweisen und
Informationen über Geschäftsabläufe und Transaktionen in
Form von Akten.
“Field of management responsible for the efficient and
systematic control of the creation, receipt, maintenance, use
and disposition of records, including processes for capturing
and maintaining evidence of and information about business
activities and transactions in the form of records.”
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Definitionen: Records Management
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Neu: Definition „Records Management“ nach ISO
30300
• ISO 30300 bezieht sich auf das Records Management
System
• Ein Records System erfasst und verwaltet Records und
macht sie langfristig zugänglich
• Zusammenarbeit zwischen menschlichen Prozessen und
Technologien zur Kontrolle (control) von Records
• Das „Management System for Records" führt und
kontrolliert ein Unternehmen hinsichtlich seiner
aufbewahrungspflichtigen Aufzeichnungen
Hinweis: „Control“ meint hier Steuerung und nicht Kontrolle!
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Definitionen: Records Management
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Definition „Records Management“ nach
PROJECT CONSULT (1)
Records Management ist der übergreifende
Anwendungsbereich für die systematische und kontrollierte
Verwaltung von aufbewahrungspflichtigen und
aufbewahrungswürdigen Informationen in Politik,
Gesellschaft, Jurisprudenz, Exekutive, Unternehmen,
Organisationen und öffentlichen Verwaltungen, die deren
Tätigkeit in Bezug auf die Konformität mit gesetzlichen,
regulativen, geschäftlichen, moralischen, ethischen und
anderen Vorgaben nachvollziehbar machen.
Quelle: Dr. Ulrich Kampffmeyer
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Definitionen: Records Management
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Definition „Records Management“ nach
PROJECT CONSULT (2)
Records Management weist eine Reihe typischer Eigenschaften
auf, die es auch vom Dokumentenmanagement abgrenzen:
•
•
•
•
•
•
Dedizierte Klassifikation und Deklaration von Information als Record
Abbildung von Ordnungssystematiken, Aktenplänen und anderen
strukturierten Verzeichnissen zur geordneten Ablage von Informationen
Thesaurus- oder kontrollierte Wortschatz-gestützte eindeutige Indizierung
von Informationen
Verwaltung von Aufbewahrungsfristen (Retention Schedules) und
Vernichtungsfristen (Deletion Schedules)
Schutz von Informationen entsprechend ihren Eigenschaften, z.T. bis auf
einzelnen Inhaltskomponenten in Records
Nutzung international, branchenspezifisch oder zumindest
unternehmensweit standardisierter Meta-Daten zur eindeutigen
Identifizierung und Beschreibung der gespeicherten Informationen.
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Definition: Record Keeping
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• Record Keeping ist ein weiterer Begriff, der durch die
ARMA in acht Prinzipien „Generally Accepted Record
Keeping Principles“ (GARP) beschrieben und mit
Records Management weitgehend identisch ist.
• Record Keeping umfasst die Verwaltung von
Informationsobjekten in Hinblick auf die unmittelbaren
und zukünftigen regulatorischen und rechtlichen
Anforderungen an Unternehmen sowie unterstützende
Maßnahmen zur Risikominderung.
• Records Keeping kann als Grundlage für das Records
Management betrachtet werden.
Quelle: http://www.arma.org/garp/garp.pdf
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||ORDNUNG|RECORDS MANAGEMENT|ACHT
GRUNDPRINZIPIEN
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ARMA
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• Internationaler Berufsverband der Records Manager
„ARMA Association of Records Managers and
Administrators“
• Gegründet 1955, über 11.000 Mitglieder (Records
Manager, Archivare, Bibliothekare, Imaging Spezialisten,
Legal Professionals, IT Manager, Berater, Lehrende etc.);
inzwischen auch mit einem Chapter in der Schweiz!
• Zugleich Verwaltungsbehörde für Richtlinien zum
elektronischen Records Management in den USA
• Veröffentlichte 2011 grundlegende Prinzipien zum
Records Keeping (GARP - Generally Accepted Record
Keeping Principles)
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ARMA – Übersicht der GARP
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GARP – „Generally Accepted Records Keeping Principles“
Principle [EN]
Prinzip [DE]
1
Principle of Accountability
Prinzip der Verantwortlichkeit
2
Principle of Integrity
Prinzip der Integrität
3
Principle of Protection
Prinzip der Sicherung
4
Principle of Compliance
Prinzip der Compliance
5
Principle of Availability
Prinzip der Verfügbarkeit
6
Principle of Retention
Prinzip der Aufbewahrung
7
Principle of Disposition
Prinzip der Entsorgung
8
Principle of Transparency
Prinzip der Transparenz
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1) Prinzip der Verantwortlichkeit
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Innerhalb eines Unternehmens sollte es eine Führungskraft
geben, die ein Records Management-System überwacht
und System-Verantwortung an geeignete Personen
delegiert sowie bestimmte Programm- Anforderungen
adaptiert.
•
Der verantwortliche Manager sollte eine Methode zur Gestaltung und
Durchführung einer Struktur der Aufzeichnungspflichten vorgeben
•
Für die Umsetzung von Records-Keeping-Maßnahmen sollte eine
Governance-Struktur und Vorgehensweise geschaffen werden
•
Zu den notwendigen Komponenten gehören eine verantwortliche
Person und ein festgelegtes Maßnahmenprogramm
•
Ein Record-Keeping-Programm sollte für seine Umsetzung über
dokumentierte und auf Genehmigungen basierende Richtlinien und
Verfahren verfügen
•
Eine Nachvollziehbarkeit des Programms ermöglicht es, seine
Aufgaben zu überprüfen und gegebenenfalls zu aktualisieren
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2) Prinzip der Integrität
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Die Integrität, und somit auch die Authentizität und
Zuverlässigkeit der Informationsobjekte in einem
Record Keeping-Umfeld, sollten folgendes
berücksichtigen:
• Richtigkeit und Einhaltung der Richtlinien und Verfahren
des Unternehmens (Governance und Compliance)
• Zuverlässige, angemessene und wiederholte
Information Management Ausbildung
• Zuverlässigkeit und Richtigkeit von Records Inhalten
und Kontext
• Verlässliches und auswertbares Audit-Trail
• Zuverlässigkeit und Verfügbarkeit des Systems
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3) Prinzip der Sicherung
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Das Prinzip der Sicherung deckt Sicherheits-,
Verfügbarkeits- und Schutzansprüche ab. Es erfordert
• Ein angemessenes Maß an Schutz für private, vertrauliche,
privilegierte, als auch geheime oder für die
Unternehmensabläufe wesentliche Records und Informationen
• Sichere Aufbewahrung von Informationen entsprechend den
vorgeschriebenen gesetzlichen, regulativen oder durch
Unternehmens-Richtlinien (Policy) definierte Vorgaben
• Angemessene Steuerungs- und Kontrollmechanismen für den
gesamten Lebenszyklus von Informationsobjekten
• Angemessene Sicherheitsstrukturen mit exklusiven
Zugangsberechtigungen für Administratoren, die den Zugang
zum System durch Key-Cards oder ähnlichen elektronischen
sowie physischen Schranken, kontrollieren
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4) Prinzip der Compliance
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Die verpflichtende Einhaltung regulativer ComplianceVorgaben beinhaltet folgende Aspekte:
• Das Records Management System muss Informationen über
die ordnungsgemäße Durchführung der
Unternehmensaktivitäten enthalten und eine vollständige
Dokumentation beinhalten
• Das Records Management System selbst ist Gegenstand der
gesetzlichen Anforderungen, wie z. B. Anforderungen an
Steuer- oder sonstige Aufzeichnungen
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4) Prinzip der Compliance
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Daraus lässt sich folgern, dass jedes Unternehmen
• Wissen muss, welche Informationen als Records und
Aufzeichnungen geführt werden müssen, um einen
Nachweis der ordnungs-, rechts- und gesetzmäßigen
Durchführung der Geschäftsaktivitäten zu besitzen
• Seine Informationen in der gesetzlich vorgeschriebenen
Weise als Records deklarieren und im Kontext
wiederauffindbar aufbewahren muss
• Die Informationsobjekte für den gesetzlich oder durch
regulative Vorgaben bestimmten Zeitraum aufbewahren
und dies nachweisen können muss
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5) Prinzip der Verfügbarkeit
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Organisationen müssen in der Lage sein, alle
Informationsobjekte die für die Aufbewahrung relevant
sind zu erkennen, zu klassifizieren, zu lokalisieren und
abrufen zu können. Diese Aufzeichnungen werden
benötigt von
• Einzelpersonen und Gruppen, die die Informationen für
ihre Tätigkeit als Referenz oder Bearbeitungsobjekt
benötigen.
• Die für Qualitäts-, Rechts-, Revisions- und
Prüfungsfragen Verantwortlichen im Unternehmen und
gegebenenfalls von extern
• Manager und Managementgruppen für Bewertung,
Steuerung und Entscheidungsfindung.
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6) Prinzip der Aufbewahrung
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Das Prinzip der Aufbewahrung orientiert sich an der
Funktionalität, die auch für Archivsysteme gilt. Prinzipien
wie Vollständigkeit, Integrität, Unverändertheit,
Wiederfindbarkeit und andere kommen zur Anwendung. Es
• Beschreibt die Aufbewahrungsdauer und den
Lebenszyklus von Informationsobjekten während der
Aufbewahrung
• In der Regel muss eine Organisation seine Records für
eine angemessene, zum Teil vorgegebene Zeit unter
Berücksichtigung der
•
•
•
•
•
rechtlichen,
aufsichtsrechtlichen,
steuerlichen,
betrieblichen
und historischen Rahmenbedingungen aufbewahren.
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7) Prinzip der Entsorgung
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Das Prinzip der Entsorgung schließt die Disposition mit
logischen Löschen wie auch die physische Entsorgung als
Deletion ein.
• Eine Organisation muss eine sichere und angemessene
Disposition für Informationsobjekte bestimmen, um die
geltenden Gesetze und die Unternehmens-Policies
einzuhalten
• Organisation sind dazu verpflichtet sicher zu stellen,
dass alle Kopien und Versionen der Daten entsorgt
werden und einen Nachweis hierüber zu führen
• Dies betrifft auch Migrations- und
Konvertierungsprozesse, die zu dokumentieren sind
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8) Prinzip der Transparenz
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Die Prozesse und Aktivitäten eine Organisation, werden
von dem Records Management System in einer
verständlichen Art und Weise dokumentiert und werden für
alle befugten Nutzer verfügbar gemacht.
Es ist im Interesse eines jeden Unternehmens und auch
der Gesellschaft im Allgemeinen, allen Beteiligten deutlich
zu machen,
• Dass ein Unternehmen seine Aktivitäten in rechtmäßiger
und angemessener Weise durchführt
• Dass das Records Management System die relevanten
Informationen der Organisation genau und vollständig
erfasst
• Dass das Records Management System selbst in einer
rechtmäßigen und angemessenen Art und Weise
strukturiert und dokumentiert ist
• Dass die Implementierung, Betrieb und Nutzung des
Records Management Systems ordnungsgemäß erfolgen
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||ORDNUNG|RECORDS
MANAGEMENT|AKTUELLE STANDARDS
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Wildwuchs
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Wildwuchs, wie wir ihn im Records Management und
bei der Archivierung nicht zulassen würden:
Es gibt einfach zu viele Records Management
Standards.
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ISO
NORMEN
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ISO 15489:2001
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ISO 15489-1:2001 Information and documentation -Records management -- Part 1: General
ISO/TR 15489-2:2001 Information and documentation
-- Records management -- Part 2: Guidelines
Ausrichtung:
• Allgemein / High Level
• Geeignet für Records Management Policies
•
•
•
•
Technologie-unabhängig
International
Alle Branchen
Keine „echte“ Zertifizierung
http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=31908
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ISO 15489:2001
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Gemäß ISO 15489 sollten Records aufweisen:
• Authentizität
• Glaubwürdigkeit
• Integrität
• Brauchbarkeit
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ISO 15489:2001
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Wesentliche Inhalte:
• Die Norm verlangt, Verantwortlichkeiten und
Zuständigkeiten in der Schriftgutverwaltung
festzulegen, zuzuweisen und in der gesamten
Organisation bekannt zu machen (Ziff. 6.3).
• Die Norm verlangt, zur Erstellung, Führung und
Bewahrung authentischer, aussagefähiger,
zuverlässiger und benutzbarer Unterlagen ein
Schriftgutverwaltungsprogramm einzuführen («To
do this, organizations should institute and carry out
a comprehensive records management
programme»; Ziff. 7.1).
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ISO 22310:2006
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ISO 22310:2006 Information and documentation -Guidelines for standards drafters for stating records
management requirements in standards
• Ermöglicht die angemessene Einbeziehung von
Records- Anforderungen nach ISO 15489-1, ISO /
TR 15489-2 und 23081-1 in andere Standards, die
die Erstellung und Aufbewahrung von Records
erfordern
• Verdeutlichung der verschiedenen Elemente, die für
ein umfassendes Records-ManagementFramework berücksichtigt werden müssen
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ISO 23081-1:2006
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
ISO 23081-1:2006 Information and documentation -Records management processes -Metadata for records -- Part 1: Principles
• Beinhaltet die Grundsätze zu Records Management
Metadaten
• Diese Prinzipien sind über den Lebenszyklus der
Information anzuwenden auf:
• Records und ihre Metadaten
• Alle Prozesse, die mit den Records in Verbindung
stehen
• Jedes System, dem die Records angehören
• Jede Organisation, die für das Records Management
zuständig ist
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ISO/TS 23081-2:2009
© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011
/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
ISO/TS 23081-2:2009 Information and documentation -Managing metadata for records -Part 2: Conceptual and implementation issues
• Schafft den Rahmen für die Definition von MetadatenElementen passend zu den Grundsätzen und
Implementierungsvorschlägen aus ISO 23081-1:2006
• Zielsetzung:
• Standardisierten Beschreibungen für Records
• Ein allgemeines Verständnis zur Aggregation schaffen, um
die Interoperabilität von Records und relevanter
Informationen zwischen organisatorischen Systemen zu
schaffen
• Wiederverwendung und Standardisierung der Metadaten
ermöglichen, damit Records langfristig, anwendungsübergreifend und ortsunabhängig gemanaged werden
können
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management
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ISO 23081-3:2011
© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011
/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
ISO 23081-3:2011 Information and Documentation -- Records
Management Processes-Metadata Records
• Gibt eine Anleitung zur Selbsteinschätzung von Records
Metadaten im Verhältnis zur Erstellung, Erfassung und
Kontrolle von Records
• Die Selbsteinschätzung hilft :
• Den aktuellen Zustand der Erfassung und des Managements
von Metadaten in Unternehmen oder darüber hinaus zu
ermitteln
• Prioritäten zu setzen was zu bearbeiten ist und wann
• Hauptanforderungen aus ISO 23081-1:2006 und ISO 230812:2009 zu bestimmen
• Den Fortschritt der Entwicklung einer Metadatenstruktur zur
Implementierung spezifischer Ssysteme und Projekte zu
evaluieren
• Den System- und Projektstatus zu evaluieren (die nächste
Phase eines Systems oder Projektes starten) während die
Records Metadaten Funktionalität in ein System integriert
wird
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ISO/TR 26122:2008
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
ISO/TR 26122:2008 Information and documentation -Work process analysis for records
• Bietet Anleitung aus der Perspektive der Erstellung,
Erfassung und Kontrolle von Records
• Feststellung zweier Analysearten:
1. Funktionsanalyse (Zerlegen der Funktionen in
Prozesse), und
2. Ablaufanalyse (Erhebung des Arbeitsablaufs)
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ISO 13008:2012
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
ISO 13008:2012 Information and documentation -- Digital
records conversion and migration process (ersetzt
ANSI/ARMA 16-2007 “The Digital Records Conversion
Process”)
• Gibt Anleitungen für das organisatorische und
wirtschaftliche Verfahren zur Konvertierung und
Migration in die elektronischen Umgebung und zum
Verständnis von Aufbewahrungsanforderungen in
diesem Verfahren
• Die Verfahren behandeln nicht umfassend
•
•
•
•
1) Backup Systeme
2) Langzeitarchivierung
3) Funktionalität von zuverlässigen digitalen Repositories
4) den Prozess der Konvertierung analoger Formate in
digitale Formate und umgekehrt
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ISO/TR 13028:2010
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
ISO/TR 13028:2010 Information and documentation -Implementation guidelines for digitization of records
• Gibt Anleitungen zur Erstellung und Aufbewahrung von
Records, die nur für Records in digitalem Format gelten
• Gibt Best Practice Richtlinien zur Digitalisierung um die
Vertrauenswürdigkeit, Zuverlässigkeit und Sicherheit der
Records sicher zu stellen
• Gibt Best Practice Richtlinien für die Zuverlässigkeit der
digitalisierten Records die sich auf die gesetzliche
Zulässigkeit und die erwiesene Bedeutung solcher Records
auswirkt
• Gibt Best Practice Richtlinien für den Zugang zu digitalisierten
Records so lange sie verfügbar sein müssen
• Spezifiziert Strategien um digitale Records zu erstellen die für
langfristige Aufbewahrungsfristen geeignet sind
• Gibt Best Practice Richtlinien zum Management von Records
die aus nicht-digitalen Quellen kommen und digitalisiert
wurden
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ISO/TR 13028:2010
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
ISO/TR 13028:2010 Information and documentation -Implementation guidelines for digitization of records
• Anwendbar beim Design und der Durchführung verantwortlicher
Digitalisierung von allen Unternehmen, die digitalisieren entweder beim Geschäftsvorgang oder bei späteren
Erfassungsprojekten für Records Management
• Zwecke, wie beschrieben in ISO 15489-1:2001 und ISO/TR
15801:2009
• Nicht anwendbar auf:
• Erfassen und Management original erstellter digitaler Records
• Technische Spezifikationen für das digitale Erfassen von
Records
• Entscheidungsfindungsverfahren über den letztendlichen
Verbleib der Records
• Technische Spezifikationen für die Langfristaufbewahrung
digitaler Records
• Digitalisierung bestehender Archivbestände für die
Langzeitarchivierung
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ISO/TR 15801:2009
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
ISO/TR 15801:2009 Document Management -Information Stored Electronically -Recommendations for Trustworthiness and Reliability
• Beschreibt die Implementierung und den Betrieb von
Dokumenten-Management-Systemen von denen man
ausgeht, elektronische Informationen sicher und
zuverlässig zu speichern
• Nutzbar durch jede Organisation die ein DokumentenMangement-System einsetzt, um authentische, sichere
und nutzbare/lesbare elektronische Informationen im
gesamten Zeitablauf zu speichern
• Behandelt keine Prozesse die benutzt werden um zu
evaluieren, ob Information nach vorheriger Speicherung
oder Import in das System echt bzw. authentisch ist
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ISO 16175-2.2
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
• ISO 16175-1:2010 Information and documentation -Principles and functional requirements for records in
electronic office environments -Part 1: Overview and statement of principles
• ISO 16175-2:2011 Information and documentation-Guidelines and functional requirements for records in
electronic office environments
Ursprung: ICA-Req / ICA-ISDF
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ISO 16175-2.2
© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011
/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
ISO 16175-2.2 verweist auf Good - Practice-Methoden
und Richtlinien, Risiken und ihre Minderungen für
• Die Verbesserung des Records Managements in
Unternehmen
• Die Unterstützung von Unternehmensanforderungen,
die zu einer effektiveren und effizienteren
Arbeitsweise führen
• Eine Compliance gestützten, sicheren Arbeitsweise
• Die Entwicklung von Schlüsselprinzipien für ein
funktionierendes automatisiertes Records
Management-System
• Eine einheitliche „Sprache“ zwischen Anbietern und
Anwendern
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ISO 30300:2011
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
ISO 30300:2011 Information and documentation -Management systems for records -Fundamentals and vocabulary
Inhalt:
• Management Standards für Records
• Fundamentale Erläuterungen zu Begrifflichkeiten
• Kernprinzipien eines Records ManagementSystems
• Terminologie und Definitionen Records
Management-Systeme betreffend
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ISO 30300:2011
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
ISO 30300:2011 Information and documentation -Management systems for records -Fundamentals and vocabulary
Zielsetzung:
• Grundsätze und Prinzipien zur Anwendung eines
Records Management Systems (elektronisch und
physisch)
• Beschreibung prozessorientierter Ansätze
• Spezifizierung der Rollen für das „Top
Management“
• Definitionen der angewandten Terminologie
innerhalb der ISO 30300
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ISO 30301:2011
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
ISO 30301:2011 Information and documentation -Management systems for records -- Requirements
Inhalt:
• Funktionale Anforderungen an ein RM-System
• Voraussetzungen für eine Zertifizierung des
Records Management-Systems nach ISO 30301
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ISO 30301:2011
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
ISO 30301:2011 Information and documentation -Management systems for records -- Requirements
Zielsetzung:
• Spezifizierung von Anforderungen an ein Records
Management System
• Richtlinien für eine Records Management Policy
innerhalb eines Unternehmens
• Hilfestellung zur Erreichung von optimalen
Unternehmenszielen durch die Implementation
eines regelkonformen Records ManagementSystems
• Bezieht sich auf unterschiedlichste
Organisationsformen
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ISO 30300 und ISO 30301
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
• ISO 30300 und ISO 30301 wurden entwickelt, um
kompatibel mit und komplementär zu anderen ISO Management System Standards zu sein. Dazu
zählen u.a.:
• ISO 9001 (quality management)
• ISO 14001 (environmental management)
• ISO/IEC 27001 (information security management)
• Weitere Standards der ISO 30300 Serie sind in
Bearbeitung
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ISO 30300 und ISO 30301
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
Angestrebte Vorteile:
• Einheitliche und weltweit geltende Standards
• Sicherheit und Compliance-Anforderungen
entsprechend bei gewissenhafter Anwendung
• Compliance auf nationaler und internationaler Ebene
• Unterstützung im Risk Management, sowie im
Reputation Management
• Weniger redundante Informationen im Unternehmen
• Konsistenter Informationsfluss
• Weniger Verwaltungsaufwand
• etc..
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ISO 30300 und ISO 30301
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
Unterschiede zur ISO 15489:
• Die neuen (MSR Standards) ISO Normen beziehen sich
hauptsächlich auf die standardisierte Kontrolle und das
Management von Unternehmensprozessen innerhalb
des Records Managements (Policies,
Mitarbeiterführung, Planung und Aufsicht etc..)
• ISO 15489 bezieht sich mehr auf die betriebsbedingten
Aspekte bezüglich Records Management
• Bei der ISO 15489 geht es um die Records, um ihre
Kontrolle und die damit verbundenen Prozesse
• Grundsätzlich basieren die MSR Standards aber auf der
ISO 15489!
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ISO 30300 und ISO 30301
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
Unterschiede zur ISO 15489:
• Unterschiede zwischen „management system for
records“ und „records system“
“A ‘management system for records’ is the management
system to direct and control an organization with regard
to records. It focuses on controlling the organization.”
Ein Management System für Records führt und
kontrolliert ein Unternehmen hinsichtlich seiner Records.
Der Fokus liegt hierbei auf der Kontrolle im Sinne von
Steuerung.
• Anwendungsgebiet für die ISO 30300 und ISO 30301
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ISO 30300 und ISO 30301
© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011
/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
Unterschiede zur ISO 15489
Unterschiede zwischen „management system for records“
und „records system“
A ‘records system’ is an information system which
captures, manages and provides access to records over
time. It is usually a combination of people, processes,
tools and technology specifically to control records.
• Ein Records System erfasst Records, verwaltet sie und
macht sie langfristig zugänglich. Es handelt sich hierbei
um eine Zusammenarbeit zwischen menschlichen
Prozessen und Technologien zur Kontrolle von Records.
• Anwendungsgebiet von ISO 15489!
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PD ISO/TR 17068
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
PD ISO/TR 17068 Information and documentation -Records Management -The Trusted Third Party Repository for Electronic
Records
• Verantwortliches Kommittee:
IDT/2/17 Archive/Records Management
• Status: Genehmigung
• Dieser Standard ist noch in der Entwicklung und
wird kategorisiert in:
•
•
•
•
•
Allgemein
Terminologie
Standardisierung & Dokumentation
Informationswissenschaften
IT Anwendungen
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management
Dr. Ulrich Kampffmeyer
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© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011
/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 3
ANDERE STANDARDS
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Dr. Ulrich Kampffmeyer
VSA Jahresversammlung 2012
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© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011
/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 3
ICA
INTERNATIONAL
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management
COUNCIL ON ARCHIVES
Dr. Ulrich Kampffmeyer
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ICA - Req
© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011
/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
ICA International Council on Archives:
ICA – Req: Principles and Functional Requirements
for Records in Electronic Office Environments
Das Ziel des Standards ist es, global einheitliche
Prinzipien und funktionelle Anforderungen an
Software, die zum Erzeugen und Managen von
elektronischen Records eingesetzt wird, zu definieren.
ICA Standards wurden auch als ISO-Normen
veröffentlicht.
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management
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ICA – Req: Scope
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
• ICA Committee of Best Practices and Standards
(CBPS):
International Standard for Describing Functions
(ICA-ISDF)
• Dieser Standard setzt auf verschiedene
Informationselemente
• Allgemein gehalten
• Auch für Mittelstand (SME)
• Auch für Entwicklungsländer
• Häufig „archivisch“ gedacht
• Zertifizierung geplant
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ICA – Req
© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011
/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
Die ICA-Req Suite von Richtlinien und funktionellen
Anforderungen ist in drei Modulen organisiert:
Module 1
Overview and Statement of Principles
Module 2
Guidelines and Functional Requirements for
Electronic Records Management Systems
Module 3
Guidelines and Functional Requirements for
Records in Business Systems
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© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011
/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 3
DLM FOUNDATION
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MoReq®
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
Europäische Kommission und DLM Forum:
Model Requirements for the Management of Electronic
Records MoReq®
• Ist keine Norm – besser: eine Empfehlung
• Ist formell ein Modell – besser: es ist eine Leitlinie
• Wird wie ein de facto Standard behandelt
• Ist in einigen moderneren Gesetzgebungen
europäischer Staaten direkt oder indirekt verankert oder
als Grundlage benutzt
• Erfüllung der Anforderungen wird teilweise bei der
Beschaffung von Records-Management-Lösungen
gefordert
• Ist das “Pendant” zum amerikanischen Standard DoD
5015.2
MoReq ®, MoReq2 ® und MoReq2010 ® sind geschützte Warenzeichen der DLM Foundation, United Kingdom,
http://www.DLMForum.eu, siehe auch http://bit.ly/NyO4jN
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management
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MoReq®
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
• MoReq® wurde 2000/2001 im Rahmen des europäischen IDA-
•
Projektes entwickelt. Träger der Entwicklung war das von der
Europäischen Kommission gefördete DLM Forum.
MoReq® sollte als europäische Empfehlung für das Records
Management bei Dokumenten der Verwaltungen der
europäischen Mitgliedsstaaten und der europäischen
Kommission dienen. Eine entsprechende Verankerung in
Verordnungen oder Richtlinien ist jedoch nie erfolgt.
• MoReq® wurde im Jahr 2001 veröffentlicht und seit dem in
zahlreiche Sprachen übersetzt.
• MoReq® war nicht durch technische Spezifikationen, ein
Testverfahren und eine Zertifizierung gestützt. Es konnte sich
daher bei Anbietern von Records Management Systemen
nicht etablieren
• Nach der Veröffentlichung von MoReq2® bürgerte sich die
Bezeichnung MoReq1® für das ursprüngliche MoReq ® ein.
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management
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MoReq2®
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
MoReq2®
• war eine evolutionäre Weiterentwicklung von MoReq®
(nunmehr vielfach als MoReq1® bezeichnet)
• verbesserte, modularisierte und erweiterte MoReq1®
• aktualisierte MoReq1® in Bezug auf neue Technologien und
Regularien
• stellte den Bezug zu anderen Normen und Standards her (ISO
15489, ISO 23081)
• ergänzte MoReq1® um XML-Schema, Testsuite und ein
Zertifizierungs-verfahren für Softwareprodukte unter der
Federführung des DLM-Forums (seit 2010 DLM Foundation)
MoReq2® wurde im Februar 2008 elektronisch und in gedruckter
Form veröffentlicht.
Die Entwicklung und die Zertifizierung von MoReq2® wurde
defacto 2009 eingestellt.
Die MoReq2® Spezifikation wird immer noch übersetzt und als
Standard für beschreibende Funktionalität von Records
Management Lösungen benutzt.
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MoReq2®: Die Spezifikation
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•
•
•
•
/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
235 Seiten Text mit 794 Anforderungen
13 Anhänge
ca. 1000 Seiten Test Cases und Test Daten
Metadaten Modell auf Basis ISO 23081 (nicht so
vollständig wie andere, aber besser strukturiert)
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MoReq2010®
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
• 2009 wurde die Überarbeitung von MoReq2®
beschlossen (mangelnde Akzeptanz bei Anbietern)
• Der überarbeitete Standard trägt die Bezeichnung
MoReq2010®, wobei MoReq® nunmehr „Modular
Requirements for Records Systems“ bedeutet
• Im Juni 2011 wurde die MoReq2010® Spezifikation
1.0 als PDF veröffentlicht
• Die gedruckte Version ist kostenfrei bestellbar unter
http://bookshop.europa.eu/en/modularrequirements-for-records-systems-pbKAAF11S01/
• In 2012 wurden weitere, noch fehlende Module von
MoReq2010® zum Review bereitgestellt
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Das High-level von MoReq2010®
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
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Die 10 Grundmodule von MoReq2010®
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
1. System Services
1.1
1.2
1.3
Servicebasierte Architektur
Model Services und Plug-in Modules
Die Anwenderoberfläche
MoReq2010® (MCRS) als
Gruppierung voneinader abhängiger
Dienste mit Service-basierter
Architektur.
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Die 10 Grundmodule von MoReq2010®
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
2. Benutzer, Rollen und Berechtigungen
2.1
2.2
2.3
Berechtigungsanforderungen an das Records
Management System
Many – to – many – Beziehungen der Nutzer
Zugangskontrollen durch Rollendefinition
In dem MCRS haben die
Nutzer eine Many-to-Many
Beziehung
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Die 10 Grundmodule von MoReq2010®
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3.
4.
5.
6.
/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
Klassifikation von Records
Record Service
System-Metadaten und kontextuelle Metadaten
Das MoReq2010® Record Lifecycle Management
Vererbung der Klassifikationen im
MCRS
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Lifecycle eines Records
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Die 10 Grundmodule von MoReq2010®
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
7. Disposal Holding Service
8. Searching and Reporting Service
9. Export Service
10. Komponenten und Container
Speicherung von Komponenten
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(Outdated) MoReq® Roadmap
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Aktuelles zum DLM-Forum
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
• Seit 2010 ist der Träger des DLM Forum die DLM
Foundation, die das DLM Network EEIG abgelöst
hat
• Seit Juli 2012 ist John Leigh der neue Managing
Director der DLM Foundation und des DLM Forum
• Das MGB MoReq® Governance Board wurde 2012
neu konstituiert und um Kommitees für Schulung,
Weiterentwicklung, Zertifizierung, Vermarktung etc.
ergänzt
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DLM-Forum: Publications Policy
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
• Das DLM Forum hat im Juni 2012 eine neue Richtlinie
für Veröffentlichungen herausgegeben: „DLM Forum:
Publications Policy“ ( http://bit.ly/NyO4jN ).
• Nicht mehr gewünscht, Publikationen des DLM Forum,
besonders zu MoReq2010®, auf anderen Servern zur
Verfügung zu stellen. Nur noch der offizielle Download
auf der Webseite des DLM Forum ( www.DLMforum.eu )
soll benutzt werden
• Die Verwendung von Namen, Logos, Texten und
Grafiken aus MoReq2010® ist stark reglementiert. Sie ist
auf kommerziellen Seiten und bei kommerziellen
Veranstaltungen nur nach vorheriger Genehmigung und
entsprechender Lizensierung möglich
• Im Gegensatz zu MoReq® und MoReq2® hat die
Europäische Kommission keine Rechte an
MoReq2010®. Diese liegen ausschließlich bei der DLM
Foundation (damit ist MoReq2010® auch kein offener
Standard der Europäischen Union mehr)
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MoReq2012® Consultation Portal
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• Das DLM Forum hat das MoReq2010®
Consultation Portal für eine neue Diskussionsrunde
zu den Zusatzmodulen von MoReq2010® aktiviert
• Gegenstand der Erörterung sind die plug-in &
extension modules "402 File Aggregations and
Volumes" und "502 Security Categorization Service“
• Die Entwürfe wurden auf der DLM Forum Webseite
publiziert.
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MoReq2012® Erweiterungsmodule
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MoReq2012® Erweiterungsmodule 2012
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File Aggregation / Container
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OMG
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Object Management Group
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Die Object Management Group (OMG) ist ein 1989
gegründetes Konsortium, das sich mit der Entwicklung
von Standards für die herstellerunabhängige
systemübergreifende Objektorientierte
Programmierung beschäftigt.
•
•
•
•
Hauptsitz in Needham, Massachusetts
Über 800 Mitglieder
Entwicklung international anerkannter Standards
Bekannteste Entwicklungen sind die Common
Object Request Broker Architecture (CORBA),
sowie Unified Modeling Language (UML)
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management
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OMG Records Management
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Specification for Records Management Services
Die Spezifikation beinhaltet Modelle für SoftwareServices im Sinne von SOA im Bereich des
elektronischen Records Management:
• PSM-1: Web Services definition for Records
Management Services in Web Service Description
Language (WSDL).
• PSM-2: Records Management Service XSD.
• PSM-3: Attribute Profile XSD. The XSD is for
capturing and communicating attribute profiles to
permit flexible attribution of certain types of Records
Management Objects.
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management
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NATIONALE STANDARDS
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USA: DoD 5015.2
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DoD Department of Defense Standard DoD 5015.2
• Wird in USA (und Kanada) eingesetzt
• Militär und militärnahe Industriebetriebe
• In einigen Bereichen auch sonstige öffentliche
Verwaltung
• Maßstab für Records Management und Enterprise
Content Management in den USA
• Zertifizierung mit mehreren Stufen
• Der Standard beschreibt die benötigten Funktionen
• Informationsmanagement
• Systemmanagement
• Zuletzt aktualisiert 2007
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management
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DoD 5015.2
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DoD 5015.2 ist international und bei den
Systemanbietern immer noch der am Weitesten
verbreiteste und akzeptierte Standard
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management
Dr. Ulrich Kampffmeyer
VSA Jahresversammlung 2012
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ANSI
ARMA
AIIM
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ANSI/ARMA 19-2012
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American National Standard ANSI-ARMA 19-2012:
Policy Design for Managing Electronic Messages
• Definiert die Strategieanforderungen für das
Management von elektronischen Nachrichten als
Records über deren gesamten Lebenszyklus
hinweg – von der Erstellung bis zur endgültigen
Zerstörung oder dem Verbleib
• Erstreckt sich auch auf textbasierte elektronische
Nachrichten oder Kommunikation und schließt
E-Mail (und dazugehörige Anhänge/Metadaten),
Instant Messaging, und Text Messaging mit ein
• Beinhaltet keine Anforderungen für Anwendungen
wie Video Messaging, Voicemail/Audio-basierte
Nachrichten, und andere elektronische Messaging
Plattformen im Kontext von Social Media
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management
Dr. Ulrich Kampffmeyer
VSA Jahresversammlung 2012
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ANSI/ARMA 5-2010
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
American National Standard ANSI-ARMA 5-2010
Vital Records Programs: Identifying, Managing, and
Recovering Business-Critical Records
• Gibt Anleitungen zur Einführung unerlässlicher
Records Management Programme um wichtige
Records zu erkennen, zu bewerten und zu
schützen
• Hilft, die Auswirkung auf die Organisation bei
eventuellem Verlust oder Zerstörung der Records
einzuschätzen
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management
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ANSI/ARMA 18-2011
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
American National Standard ANSI-ARMA 18-2011:
Implications of Web-Based, Collaborative
Technologies in Records Management
• Gibt Anleitungen für das Erstellen von Strategien
und Prozessen bei der Benutzung von WebPortalen, Wikis, Blogs, Mash-Ups und verwandter
kollaborativer Teamtechnologien
• Beinhaltet Best Practice Empfehlungen
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management
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ANSI/AIIM TR31-2004
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
ANSI/AIIM TR31-2004:
Legal Acceptance of Records Produced by
Information Technology Systems
• Dieser Bericht aus 2004 ist eine Materialzusammenstellung aus den Veröffentlichungen 19921994 als ANSI/AIIM TR31-1992, ANSI/AIIM TR311993, und ANSI/AIIM TR31-1994 (Teil III).
• Teil I gibt einen Überblick über rechtliche
Beweisführung (evidence law)
• Teil II stellt eine Leistungs-Richtlinie für die
gesetzliche Anerkennung von Records dar die
durch IT-Systeme erstellt wurden
• Teil 3 III bietet eine Selbst-Einschätzung zur
Bewältigung der Leistungs-Richtlinie
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management
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AIIM ARP1-2009
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
AIIM Recommended Practice AIIM ARP1-2009:
Analysis, Selection, and Implementation of Electronic
Document Management Systems (EDMS)
• Diese branchenweite Empfehlung stellt ein Set von
Verfahren und Aktivitäten dar, die entweder
berücksichtigt und/oder ausgeführt werden sollten –
während aller Aspekte der Analyse, Auswahl und
Implementierung von elektronischen DokumentenManagement-Systemen
• Liefert eine Kategorisierung relevanter nationaler
und internationaler Standards und Reports
• Hilft Anwendern und Organisationen , schnell die
erforderlichen Informationen für alle Aspekte des
ECMS Projektes zu erkennen und zu finden
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 3
DEUTSCHLAND
SCHWEIZ
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management
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Deutschland: OkeVa
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit
OkeVa
• Nachfolger von DOMEA
• Mai 2012 vom Bundesinnenministerium
veröffentlicht
• Bestandteile:
• Elektronische Schriftgutverwaltung (E-Akte)
einschließlich der elektronischen
Langzeitspeicherung und Aussonderung
• Elektronische Prozessunterstützung
durch: elektronische Vorgangsbearbeitung,
elektronische Zusammenarbeit und Fachverfahren
• Das DOMEA Zertifizierungsverfahren wird nicht
fortgesetzt und für OkeVa nicht eingeführt
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management
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99
Deutschland: OkeVa
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
Das Organisationskonzept ist nach dem Baukastensystem
aufgebaut. Die folgenden Bausteine sind verfügbar:
•
Leitfaden für verantwortliche Führungskräfte
•
Grundlagen und Bedarfsanalyse
•
E-Akte
•
E-Vorgangsbearbeitung
•
E-Zusammenarbeit
•
Projektleitfaden
Weitere Bausteine befinden sich in Arbeit bzw. in Planung:
•
E-Langzeitspeicherung (in Arbeit)
•
E-Poststelle und Signatur (in Arbeit)
•
Scan-Prozess (in Arbeit)
•
Datenschutz, Personaldaten und VS (in Planung)
•
E-Fachverfahren (in Planung)
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management
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100
Deutschland
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
Weitere Konzepte und Lösungen mit Implikationen für
das Records Management:
• Bundes-CIO, IT-Planungsrat und neues EGovernmentgesetz
• Open Government Data
• nPa und EID
• De-Mail
Aber auch noch:
• DOMEA 2.0 immer noch in Gebrauch und füllt
Lücken im OkeVa
• FAVORIT
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Deutschland
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
In Deutschland gibt es den Begriff
„Records Management“
in der öffentlichen Verwaltung eigentlich nicht.
Schriftgutverwaltung
– die deutsche Übersetzung aus der ISO –
trifft es weder begrifflich
noch von der Philosophie noch funktional.
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102
OkeVa
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
Deutschland versucht Lehren
aus dem „Debakel“ um DOMEA zu ziehen, einfacher,
modularer, ohne Zertifizierung von Produkten.
Jedoch
das neue Organisationskonzept
ist bereits jetzt wieder mit „Sonderlocken“ überfrachtet.
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103
Schweiz
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
Elektronische Geschäftsverwaltung GEVER
• Am 23.01.2008 hat der Bundesrat beschlossen, für die
gesamte Bundesverwaltung eine elektronische
Geschäftsverwaltung (GEVER) einzuführen
• GEVER Office ist in der Bundesverwaltung als zweites
GEVER-System im Sinne der Mehrproduktestrategie
des Informatikrats Bund IRB positioniert und basiert auf
Standardtechnologien
• Lösung für papierlose Bundesverwaltung auf Basis von
Microsoft SharePoint, jedoch im November 2011
eingestellt:
„Wir mussten in einer detaillierten Untersuchung
feststellen, dass die Weiterentwicklung von GEVER
Office wirtschaftlich nicht vertretbar ist. Deshalb ist der
einzig nachhaltige Weg, die Weiterentwicklung von
GEVER Office abzubrechen.“
Quelle: http://www.igrm.ch/news/aktuell/beitrag-j2/
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GEVER
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
Bei einem Vortrag in der Schweiz:
No comment!
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 3
AUSTRALIEN
BRASILIEN
FINNLAND
KANADA
NEUSEELAND
NORWEGEN
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Australien
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
AGRMS Australian Government Recordkeeping Metadata
Standard Version 2.0
• Gibt Richtlinien zu Metadatenelementen und Unterelementen für Records Management
• Basiswerkzeug, “das Informationen zu Records und den
Kontext in dem sie in den australischen Behörden
erfasst und genutzt werden”, beschreibt
• Soll australischen Behörden helfen, “wirtschaftliche,
Rechenschaftspflichts- und Archivanforderungen zu
erfüllen: systematisch und konsequent – durch
verlässliche, aussagekräftige und zugängliche Records”
• Der Standard wurde in zwei Teilen erstellt:
• Der erste beschreibt seinen Zweck und die Merkmale
• Der zweite Teil stellt die speziellen Metadatenelemente
und Unterelemente dar
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Australien
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
AGLS Australian Government Locator Service,
veröffentlicht als AS Australian Standard 5044-2010
• Metadaten-Standard um Informationen online zu finden und
auszutauschen
• Aktualisiert die 2002er Version und beinhaltet die Änderungen,
die von der Dublin Core Metadata Initiative (DCMI) gemacht
wurden
• Einige der wesentlichen Änderungen und Verbesserungen sind:
• Überarbeitung von Terminologie, Beschreibung der
Eigenschaften und Formatierungsempfehlungen um mit der
Dublin Core Metadata Initiative (DCMI) konsistent zu bleiben
• Zuordnen von unabhängiger Beschreibung an
Metadatenbegriffe
• Einfügen einer neuen Pflichtangabe ‘Empfohlen’
• Aktualisierung von Verweisen auf die neuesten Versionen des
Request for Comment (RFC) Standards und ISO Standards
• Beispiele in eXtensible Hypertext Markup Language (XHTML)
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Australien
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
AS Australian Standard AS 5090:2003:
Work process analysis for recordkeeping
• Ergänzt AS ISO 15489
• Gibt Richtlinien zum Verstehen von
Geschäftsprozessen und Workflow, damit RecordsAufbewahrungsanforderungen festgelegt werden
können
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Brasilien
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
National Council of Archives of Brazil:
e-ARQ Brasil (v1.1)
• Der brasilianische Standard wurde ursprünglich
2006 erstellt und 2009 aktualisiert
• Der Standard heißt im Original “Modelo de
Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão
Arquivística de Documentos, v1.1”
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Finnland
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Arkistolaitos Arkivverket:
SÄHKE2
• Veröffentlicht in 2008
• Ist der finnische Nationalstandard für elektronisches
Records Management
• Setzt sich zusammen aus:
•
•
•
•
•
SÄHKE2 Verordnung
Anhang 1 – Erstellen von Metadaten
Anhang 2 – Metadatenmodell
XML Schema für Übergabedateien
Anleitung über das Übertragen von Records an den
National Archives Service
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Kanada
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
Electronic Records as Documentary Evidence CAN/CGSB-72.342005 (“72.34”)
Inhalt:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Management Autorisierung und Rechenschaftspflicht
Verfahrensdokumentation um Records zu managen
“Zuverlässigkeitsprüfung” elektronischer Records gemäß den
gesetzlichen Regelungen
Verfahrenshandbuch und CRO Chief Records Officer
Produktionsbereitschaft (the “prime directive”)
Records die erfasst und aufbewahrt sind gemäß “im üblichen
ordnungsgemäßen Geschäftsgang” und “System Integrität,” – dies
sind die Schlüsselsätze des Evidence Acts in Kanada
Aufbewahrungsdauer und Vernichtung von elektronischen Records
Backup und Records System Recovery
Sicherheit und Schutz. Von diesen Standards haben Anwender
viele spezielle Tests für das Auditing, die Erstellung und das
Verfahren zur Änderung von elektronischen Records Management
Systemen abgeleitet
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112
Neuseeland
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
Archives New Zealand:
DRS Digital Recordkeeping Standard
• 2010 veröffentlicht
• “Ermessens Best Practice” Standard
• Ersetzt den Electronic Recordkeeping Systems
Standard (ERKSS) ”gemäß des Public Records Act
2005”
• Ähnlich des australischen Ansatzes, ist der DRS
der ICA Standard, Principles and Functional
Requirements for Records in Electronic Office
Environments (ICA-Req) der zur ISO 16175 wurde,
inklusive einer hinzugefügten Section One, um zu
erklären, wie der Standard in andere
neuseeländische Recordsaufbewahrunganleitungen
– und standards hineinpasst
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Norwegen
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
Arkivverket Digitalarkivet:
Norwegian Archive Standard NOARK 5
• Wurde in 2009 veröffentlicht
• Noark ist die norwegische Abkürzung für:
Norsk arkivstandard
• Wurde ursprünglich als
Aufbewahrungsanforderungen für elektronische
Records-Aufbewahrungssysteme in der
Öffentlichen Verwaltung in 1984 entwickelt und
etablierte sich schnell zum de facto standard
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114
Wildwuchs
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
Würde es nicht Sinn machen,
alle nationalen und technischen Standards des
Records Management zu „vergessen“ und
auf eine einfache – aber weltweit gültige – Leitlinie wie
GARP General Accepted Records Keeping Principles
zu setzen`?
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115
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 3
||ORDNUNG|RECORDS
MANAGEMENT|ORDNUNG VS. CHAOS
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
Suchen in chaotischen Datenbeständen
„Enterprise Search“
vs.
Ordnung schaffen
„Records Management“
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Googlerisation
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
Eine Erwartungshaltung:
• Man erwartet, dass alles ganz einfach nur über die Eingabe in
einem einzigen Feld rasend schnell zum richtigen Ergebnis
führt
• Inhouse-Systeme (E-Mail-Postfach, große
Datenbankanwendungen) können mit der
Geschwindigkeitserwartung nicht mehr mithalten
• Die Benutzeroberfläche, der „eine Schlitz der Wahrheit“, hat
sich längst als Metapher für optimales Suchen und Finden in
unsere Verhaltensmuster eingeprägt
• Krieg zwischen den Lösungen für Ordnung wie z.B. Records
Management und übergreifendem, universellen Finden wie
Enterprise Search ab
• Metadaten helfen, doch kann nicht bitte das System dies
selbst ermitteln? Oder sich irgendwoher downloaden? Und
warum sieht die Suche im Archiv nicht aus wie bei Google?
• Semantische Technologien, die die Beziehungen zwischen
Eigenschaften ermitteln, können irgendwann die bisherigen
ECM-Strategien des Records Management obsolet machen
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Consumerization
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
• Steht für die neue treibende Kraft bei der
Entwicklung von Oberflächen, Funktionalität und
Nutzungsmodellen
• Bisher: Aufwändige Clienten, an Funktionalität
überbordende Oberflächen, volle Bildschirme
• Heute: Betriebssysteme werden bereits so designt,
dass sie auf allen Arten von Geräten nutzbar sind
• Der Maßstab sind nicht mehr die Oberflächen der
Unternehmens-IT sondern die der Verbraucherwelt,
die des Consumers
• Intuitive Benutzbarkeit, einfachste fehlerfreie
Installation, Performance, Attraktivität und viele
andere Kriterien der „Benutzerfreundlichkeit“ spielen
jetzt bei der Entwicklung von Anwendungen die
entscheidende wichtige Rolle
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Enterprise Search vs. Records Management
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
Thesen
• Enterprise Search ist der „natürliche Feind“ von
geordneter, datenbankgestützter und mit Metadaten
versehener Schriftgutverwaltung.
• Die Erwartung ist, alles über eine einfache Suche in
einem Feld zu finden –
die aufwändige facettierte Suche ist out!
• Die Automatische Klassifizierung ist der Schlüssel zur
Überwindung des Flaschenhalses der
Informationserfassung.
• Compliance Anforderungen sind zur Zeit die letzte
Bastion des klassischen Records Managements
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 3
||ORDNUNG|AUFBEWAHRUNG
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Records Lifecycle Management
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
Viele Dokumente
Einige Records
Wenige
Archiv-Objekte
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Lifecycle
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
Die entscheidende Frage ist:
Wie schafft man bei wachsender Datenflut
ohne quälerische manuelle Sysyphus-Arbeit und
bei Wahrung der Ordnungsanforderungen
den Schritt vom Document zum Record
und
den Schritt vom Record zum Archiv-Objekt?
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|||AUFBEWAHRUNG
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|||Aufbewahrung|
|||Aufbewahrung|Archivierung|
|||Aufbewahrung|Archivierung|Compliance vs. historischem Wert|
|||Aufbewahrung|Archivierung|Die Wolke|
|||Aufbewahrung|Archivierung|Aufgabe Web & Co.|
|||Aufbewahrung|Zukunft||||
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Aufbewahrung ≠ Archivierung
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
• Der vom Gesetzgeber (in Deutschland) verwendete
Begriff für Archivierung vor der eigentlichen
Langzeitarchivierung ist „Aufbewahrung“
• Nur Bundes- und Landesarchivgesetze kennen den
Begriff der Archivierung. Dieser bezieht sich auf die
„Langzeitarchivierung“ archivisch (historisch)
relevanter Information.
• GOBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DVgestützter Buchführungssysteme, HGB
(Handelsgesetzbuch) oder auch AO
(Abgabenordnung) sprechen nur von
„Aufbewahrung“
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125
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 3
|||AUFBEWAHRUNG| ARCHIVIERUNG
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126
Archiv
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
Unter einem Archiv
(abgeleitet vom lat.: archivum, aus griech.: archeion
Regierungs-, Amtsgebäude, und dadurch mit einem
gewissen „offiziellen“ Charakter versehen)
versteht man üblicherweise eine meist auf Dauer
angelegte Sammlung von Objekten, Unterlagen oder
Informationen.
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Begriffsverwirrung
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
Im deutschsprachigen Raum gab es bisher relative
Klarheit, was unter elektronischer Archivierung zu
verstehen ist
(siehe z.B. Wikipedia und andere Lexika)
In den letzten drei Jahren kamen viele neue Begriffe
auf, die den Sicherheitsaspekt von Archivierung mit
neuen Eigenschaften und Wortschöpfungen belegten
… heute herrscht Begriffsverwirrung
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128
Begriffsverwirrung
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
•
Aufbewahrung
•
Archivierung
•
Elektronische Archivierung
•
Digitales Archiv
•
Digitale Archivierung
•
Langzeitarchivierung
•
Langzeitspeicherung
•
Revisionssichere Archivierung
•
Rechtssichere Archivierung
•
Rechtskonforme Archivierung
•
Vertrauenswürdige Archivierung
•
Beweiswerterhaltende Archivierung
•
Beweiswerterhaltende Langzeitspeicherung
•
usw.
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129
In Englisch synonym oder divergent?
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
• Preservation (Archivierung? Langzeitarchivierung?)
• Digital Preservation (elektronische
Langzeitarchivierung?)
• Archive (Archiv?)
• Electronic Archiving (Datensicherung!
Archivierung?)
• Electronic Filing (Ablage, Zwischenarchiv?)
• Trusted Archive (Vertrauenswürdige
Langzeitarchivierung?)
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Revisionssichere Archivierung
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
Ein deutscher Begriff für Aufbewahrung im Sinne von
Records Management und elektronische Archivierung:
Unter „revisionssicherer Archivierung“ versteht man
Archivsysteme, die nach den Vorgaben der
Abgabenordnung (HGB AO in Deutschland) und der
GoBS Daten und Dokumente sicher, unverändert,
vollständig, ordnungsgemäß, verlustfrei
reproduzierbar und datenbankgestützt recherchierbar
verwalten.
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Digitales Archiv
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
• „Ein digitales Archiv ist ein Informationssystem,
dessen Ziel es ist, unterschiedliche digitale
Ressourcen aufzubewahren und einer definierten
Gruppe von Benutzern zur Verfügung zu stellen.
• Digitale Archive nehmen die gleiche Aufgabe für
digitale Ressourcen wahr, wie „normale“ Archive es
für analoge Inhalte tun.
• Sie sind häufig im WWW zu finden, können aber
auch lokales Intranet, CDs und andere
Trägermedien nutzen.“
Quelle: http://de.wikipedia.org/wiki/Digitales_Archiv
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Langzeitarchivierung
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Unter „elektronischer Langzeitarchivierung“ versteht
man die Bereitstellung von Daten und Dokumenten
über einen Zeitraum von mehr als 10 Jahren.
Archivare in historischen Archiven verstehen unter
Langzeitarchivierung die ewige, dauerhafte
Archivierung.
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ARCHIVIERUNGSSTANDARDS
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ISO 14721
CCSDS OAIS MAGENTA BOOK
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ISO 14721:2003
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National Aeronautics and Space Administration NASA/
Consultative Committee for Space Data Systems
CCSDS:
OAIS:
Reference Model for an Open Archival Information
System
• 2002: Blue Book der NASA/CCSDS (650.0-B-1)
• 2003 als Standard ISO 14721:2003 übernommen
• Vor allem gedacht für die Verarbeitung digitaler
Informationen
• Logisch strukturiert und damit unabhängig von
Implementierung
• Sowohl aus der Sicht der Funktionalität als auch des
Informationsflusses darstellbar
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CCSDS OAIS MAGENTA BOOK
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The Consultative Committee for Space Data Systems CCSDS:
Reference Model for an Open Archive Information System
(OAIS), Recommanded Practice, CCSDS 650.0-M-2, MAGENTA
BOOK, June 2012
• Entwicklung des OAIS Standards wurde von der NASA
(National Aeronautics and Space Administration) initiiert und
gemeinsam mit der Raumfahrtorganisation ESA und
Weltraumforschungszentren in Großbritannien, Kanada,
Frankreich, Deutschland, Brasilien, Japan und Russland
vorangetrieben
• Mai 1999 erster Entwurf "Referenzmodell für ein offenes
Archiv-Informationssystem (OAIS)“ 2003 in den ISO Standard
14721 überführt
• 2009 überarbeitete Version, das CCSDS OAIS "Pink Book“
• Version 2 von OAIS wurde im Juni 2012 von der CCSDS als
"Magenta Book" veröffentlicht und bereits im August 2012 von
der ISO als ISO 14721:2012 übernommen
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ISO 14721:2012
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ISO 14721:2012 Space data and information transfer
systems -- Open archival information system (OAIS) -Reference model
• Version 2.0 der ISO 14721:2012 wurde am 21.08.2012
veröffentlicht
• Diese Norm gilt als der weltweit akzeptierte Standard für
die elektronische Archivierung
• Auch die Version 2.0 basiert wieder auf dem Standard
der Weltraumbehörden CCSDS
• Während die ISO käuflich erworben werden muss, ist die
"bis auf das Deckblatt" identische CCSDS-Version frei im
Download verfügbar
• Zahlreiche Unklarheiten beseitigt: Betrifft konzeptionelle
"Schwammigkeiten" aber auch neue Abschnitte zu
Zugriffsrechten, Authentizität und anderen Funktionen
• Grafiken vollständig überarbeitet
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Inhalt ISO 14721:2012 [EN]
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1 INTRODUCTION
1.1 PURPOSE AND SCOPE
1.2 APPLICABILITY
1.3 RATIONALE
1.4 CONFORMANCE
1.5 ROAD MAP FOR DEVELOPMENT OF RELATED
STANDARDS
1.6 DOCUMENT STRUCTURE
1.7 DEFINITIONS
2 OAIS CONCEPTS
2.1 OAIS ENVIRONMENT
2.2 OAIS INFORMATION
2.3 OAIS HIGH-LEVEL EXTERNAL INTERACTIONS
3 OAIS RESPONSIBILITIES
3.1 MANDATORY RESPONSIBILITIES
3.2 EXAMPLE MECHANISMS FOR DISCHARGING
RESPONSIBILITIES
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Inhalt ISO 14721:2012 [EN]
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4 DETAILED MODELS
4.1 FUNCTIONAL MODEL
4.2 INFORMATION
4.3 INFORMATION PACKAGE TRANSFORMATIONS
5 PRESERVATION PERSPECTIVES
5.1 DIGITAL MIGRATION
5.2 PRESERVATION OF ACCESS AND USE
SERVICES
6 ARCHIVE INTEROPERABILITY
6.1 TECHNICAL LEVELS OF INTERACTION
BETWEEN OAIS ARCHIVES
6.2 MANAGEMENT ISSUES WITH FEDERATED
ARCHIVES
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Inhalt ISO 14721:2012 [EN]
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ANNEX A
ANNEX B
ANNEX C
ANNEX D
ANNEX E
ANNEX F
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COMPOSITE FUNCTIONAL VIEW
(NORMATIVE)
RELATIONSHIP WITH OTHER STANDARDS
OR EFFORTS (INFORMATIVE)
BRIEF GUIDE TO THE UNIFIED MODELING
LANGUAGE (UML) (INFORMATIVE)
INFORMATIVE REFERENCES
(INFORMATIVE)
A MODEL FOR SOFTWARE USE IN
REPRESENTATION INFORMATION
(INFORMATIVE)
SECURITY CONSIDERATIONS
(INFORMATIVE)
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ZUSAMMENFASSUNG INHALT
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NACH KAPITELN
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1 INTRODUCTION
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OAIS Introduction
• Zweck ist, das Referenzmodell der Internationalen
Organisation für Standardisierung (ISO) für ein Offenes
Archiv-Informations-System (OAIS) zu definieren
• Ein OAIS ist ein Archiv, das aus einer Organisation, die
Teil einer größeren Organisation sein kann, aus
Menschen und Systemen besteht, das die
Verantwortung übernommen hat, Information zu erhalten
und sie einer vorgesehenen Zielgruppe zugänglich zu
machen.
• Erfüllt eine Reihe von Verantwortlichkeiten, die in der Norm
definiert werden
• Erlaubt Unterscheidung von einem OAIS-Archiv von
anderen Verwendungen des Begriffs „Archiv“.
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1 INTRODUCTION
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Das OAIS Referenzmodell:
• Bietet Rahmen für das Verständnis und das gesteigerte
Bewusstsein für archivische Konzepte, die zur langfristigen
Erhaltung digitaler Information und den Zugriff auf sie nötig
sind
• Bietet Konzepte, die es nicht-archivischen Organisationen
ermöglichen, erfolgreich am Erhaltungsprozess mitzuwirken
• Bietet Rahmen, inklusive Terminologie und Konzepte, zur
Beschreibung und zum Vergleich des Aufbaus und der
Tätigkeiten bestehender und zukünftiger Archive
• Bietet Rahmen zur Beschreibung und zum Vergleich
verschiedener Langzeiterhaltungsstrategien und -techniken
• Bietet Basis zum Vergleich der Datenmodelle archivierter
digitaler Information und für die Diskussion, inwiefern sich
Datenmodelle und die zugrundeliegende Information über die
Zeit verändern können
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1 INTRODUCTION
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OAIS
• bietet einen Rahmen, der durch andere Bemühungen
ausgeweitet werden kann, um auch die
Langzeiterhaltung NICHT-digitaler Information (z.B.
physische Datenträger oder physische Proben)
abzudecken
• erweitert Konsens über die Elemente und Prozesse der
digitalen Langzeiterhaltung und des langfristigen Zugriffs
und begünstigt einen größeren Markt, den Anbieter
unterstützen können
• gibt Hinweise für die Identifikation und Anfertigung
OAIS-verwandter Standards
• kann in jedem Archiv angewandt werden
• definiert oder verlangt keine bestimmte Methode zur
Umsetzung der Konzepte
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1 INTRODUCTION
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• Ein OAIS-konformes Archiv kann weitere Funktionen für
Benutzer zur Verfügung stellen, die über die von einem
OAIS verlangten Leistungen hinausgehen.
• Nutzungshinweise:
• Alle Leser sollten die Unterabschnitte „Zweck und
Aufgabenstellung“ (1.1), „Anwendbarkeit“ (1.2) und
„Konformität“ (1.4) lesen, um einen Überblick über die
Themen und Aufgabenstellungen dieses Dokuments zu
gewinnen
• Diejenigen, die lediglich einen Überblick über die
Hauptkonzepte wollen, sollten außerdem „OAIS-Konzepte“
(Abschnitt 2) und „OAIS-Aufgabenbereiche“ (Abschnitt 3)
lesen
• Wer ein OAIS-Archiv umsetzen oder tagtäglich verwalten
möchte, sollte das ganze Dokument lesen
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2 OAIS CONCEPTS
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OAIS Concepts
• Begründet und beschreibt zentrale OAIS-Konzepte
• Umgebung des OAIS
• Informationsgewinnung aus Daten
• Konzepte und Beziehungen innerhalb eines
Informationspakets
• Externe Daten des OAIS-Archivs
• Interaktion mit den Produzenten
• Interaktion mit den Endnutzern
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Environment Model of an OAIS
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Obtaining Information from data
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Information Package
Concepts and Relationships
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OAIS Archive External Data
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3 OAIS RESPONSIBILITIES
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OAIS Responsibilities
• Definiert Minimalanforderungen, die ein OAIS
erfüllen sollte.
• Darauf aufbauend einige Beispiele von
Mechanismen, um diese Aufgaben zu erfüllen,
geboten (z.B. Verhandeln und Annehmen von
Information, Ausreichende Kontrolle für die
Langzeitarchivierung erlangen, Vorgesehene
Zielgruppe bestimmen,…)
• Hinweise zu einigen relevanten Standards
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4 DETAILED MODELS
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OAIS Detailed Models
• Detailliertere, modellhafte Sicht auf die
Funktionseinheiten des OAIS und der im OAIS
bearbeiteten Information
•
•
•
•
Funktionales Modell
Datenfluss-Diagramme
Informationsmodell
Transformationen von Informationspaketen
• Unterstützt Gestalter künftiger OAIS Systeme und
stellt ein präziseres Set von Begriffen und
Konzepten für die Bewertung bestehender Systeme
zur Verfügung
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OAIS Functional Entities
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Ingest Functional Entity - Functions
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Archival Storage
Functional Entity - Functions
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Data Management
Functional Entity - Functions
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Administration Functional Entity - Functions
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Preservation Planning
Functional Entity - Functions
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Access Functional Entity - Functions
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OAIS Data Flow Diagram
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Administration Context Diagram
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Information Object
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Representation Information Object
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Information Object Taxonomy
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Information Package Contents
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Information Package Taxonomy
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Archival Information Package (AIP)
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Preservation Description Information
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Package Description
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Archival Information Package
(Detailed View)
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Archival Specialization of the AIP
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Archival Specialization of the Package
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Archival Information Unit (AIU)
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Unit Description
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Archive Information Collections Logical View
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Collection Description
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Data Management Information
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High-Level Data Flows in an OAIS
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Problemzonen im OAIS-Reference Model (1)
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Problemzone 1:
Interfaces
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Problemzonen im OAIS-Reference Model (2)
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SIP
AIP
AIP
DIP
Problemzone 2:
Container-Formate
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5 PRESERVATION PERSPECTIVES
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OAIS Preservation Perspectives
• Verschiedene Verfahren, die angewendet werden oder
angewendet werden könnten, um digitale Information
und Zugriffsservices zu digitaler Information langfristig
nutzbar zu erhalten
• Stützt sich auf die Funktions- und Prozessmodelle (aus
Abschnitt 4.2), wendet sie auf die verschiedenen
Verfahren an und erweitert die Terminologie, um
wesentliche Aspekte der verschiedenen Verfahren zu
unterscheiden
• Mehrere Optionen zur Aufbewahrung von beliebiger
digitaler Informationen gegeben – die
Aufbewahrungslösung sollte so ausgewählt werden,
dass sie mit den Interaktionen von Administration und
Erhaltungsplanung einhergeht
• Digitale Migration: Gründe, Kontext, Typen
• Erhaltung des Zugriffs- und Nutzungsservice
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Conceptual View of Relationships
among Names and AIP Components
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6 ARCHIVE INTEROPERABILITY
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OAIS Archive Interoperability
• Ein OAIS kann geografisch getrennt sein jedoch mit
einheitlichem Management, z.B. dem Archival
Storage Functional Entity, das auf mehrere
separate Orte aufgeteilt werden kann, um
Störungen zu reduzieren
• Mehrere OAIS Archive mit getrennten
Managements, die miteinander kooperieren
müssen
• Technische Ebenen der Kooperation von Archiven
• Archivverbund
• Archive mit geteilten Funktionsbereichen
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Cooperating Archives
with Mutual Exchange Agreement
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Cooperating Archives
with Standard Ingest and Access Methods
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An OAIS Federation
Employing a Common Catalog
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Archives with Shared Storage
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
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Annex A:
Composite of Functional Entities
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Annex C: Key to UML Relationships
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Annex E: Layered Information Model
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Deutschsprachige Version der ISO 14721
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Da es bereits eine deutsche Übersetzung des
CCSDS OAIS „Pink Book“
als nestor Materialien gibt und
das PINK Book weitgehend mit dem Magenta Book
übereinstimmt,
und die ISO 14721 im Prinzip nur das Magenta Book
übernommen hat,
wird es auch sehr schnell eine deutsche DIN Norm
geben (können)
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ISO 14721
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Die Frage bleibt:
Beschreibt die ISO 14721 Verfahren,
die im Zeitalter von Web 2.0 und Cloud
noch relevant sind?
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ISO 16363
ISO 18492
ISO 28500
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ISO 16363:2012 -Space data and information transfer systems -Audit and certification of trustworthy digital repositories
• Praxisempfehlung zum Beurteilen der
Vertrauenswürdigkeit digitaler Langzeitarchive
• Anwendbar auf den Gesamtumfang digitaler
Langzeitarchive
• Audit- und Zertifizierungsstandard, der in drei
weitgefassten Kategorien organisiert ist:
1. Organisation Infrastruktur
2. Digital Object Management
3. Technische Infrastruktur und Sicherheits-RisikoManagement.
• Repräsentiert den “Gold Standard" für Audits und
Zertifizierung für vertrauenswürdige Langzeitarchive
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VSA Jahresversammlung 2012
195
ISO TR 18492 (2005)
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ISO TR 18492 (2005) -Long Term Preservation of Electronic Document Based
Information
• Liefert praktische Methodenrichtlinien für die langfristige
Aufbewahrung und das Wiederfinden der authentischen
elektronischen dokumentbasierten Information, wenn
der Aufbewahrungszeitraum die Lebenserwartung der
Technologie (Hardware und Software) überschreitet, die
benutzt wurde, um die vorhandenen Informationen zu
erstellen und aufzubewahren.
• Nimmt die Rolle der ISO 15489 zur Kenntnis, aber deckt
nicht die Prozesse zur Erfassung, Klassifizierung,
Bereitstellung von authentischen elektronischen
dokumentbasierter Informationen ab
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management
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196
WARC ISO 28500
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ISO 28500 -- Information and documentation –
WARC file format
•
Soll verhindern, dass wertvolle Informationen verschwinden, wenn
sich eine Webseite verändert.
•
Entwickelt durch ISO Technischen Komitees ISO / TC 46, Information
und Dokumentation, Unterausschuss SC 4, Technische
Interoperabilität
•
•
WARC ist aber nur ein Dateiformat
Effektive Verwaltung, Strukturierung und Speicherung unzähliger,
angesammelter Ressourcen aus dem Internet
Erweiterung des ARC-Dateiformats, durch IIPC um Informationen und
Wissen aus dem Internet, für zukünftige Generationen bereitstellen
zu können
Aufzeichnung von http-request-headern, beliebig vielen Metadaten
Zuweisung von Kennungen für jede enthaltene Datei
Verwaltung von Duplikaten und migrierten Datensätzen
WARC speichert jede Art von digitalen Inhalten
•
•
•
•
•
Quelle: http://www.iso.org/iso/pressrelease.htm?refid=Ref1255
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management
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WARC – Beispiel und Kritik
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Das Problem an WARC liegt darin, dass die eigentlichen Inhalte
weiterhin genauso vorliegen, wie sie auf der Webseite
ursprünglich vorhanden waren. Hier ein Beispiel aus der
Spezifikation selbst (ISO 28500:2009):
WARC/1.0
WARC-Type: response
WARC-Target-URI: http://www.archive.org/images/logoc.jpg WARC-Warcinfo-ID:
<urn:uuid:d7ae5c10-e6b3-4d27-967d-34780c58ba39> WARC-Date: 2006-09-19T17:20:24Z
WARC-Block-Digest: sha1:UZY6ND6CCHXETFVJD2MSS7ZENMWF7KQ2 WARC-PayloadDigest: sha1:CCHXETFVJD2MUZY6ND6SS7ZENMWF7KQ2 WARC-IP-Address:
207.241.233.58
WARC-Record-ID: <urn:uuid:92283950-ef2f-4d72-b224-f54c6ec90bb0> Content-Type:
application/http;msgtype=response WARC-Identified-Payload-Type: image/jpeg
Content-Length: 1902
HTTP/1.1 200 OK
Date: Tue, 19 Sep 2006 17:18:40 GMT
Server: Apache/2.0.54 (Ubuntu)
Last-Modified: Mon, 16 Jun 2003 22:28:51 GMT
ETag: "3e45-67e-2ed02ec0"
Accept-Ranges: bytes
Content-Length: 1662
Connection: close
Content-Type: image/jpeg
[image/jpeg binary data here] < PROBLEM
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WARC – Beispiel und Kritik
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• Der Inhalt ist weiterhin eine normale JPEG-Datei, d.h.
auch mit WARC wird das Format-Problem nicht gelöst,
sondern es wird einzig ein Container über die Daten
gestülpt.
• Das löst zwar das Problem, der standardisierten
Speicherung von HTTP-Informationen und Metadaten
zusammen mit einem Objekt in einem WARC-File, nicht
aber das eigentliche Kernproblem, dass die Webformate
selbst (Videos, CSS, Javascripts, Bildformate, Flash,
etc.) nicht langzeittauglich sind.
• Ein WARC-Reader ist sehr einfach zu schreiben, aber für die
Darstellung der Inhalte wieder auf eine normale RenderingEngine angewiesen.
• Mehr dazu: Diskussion auf XING in der Gruppe Information &
Document Management http://bit.ly/srUTkX
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NIST
STANDARDS FÜR MEDIENERHALTUNG
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200
NIST SP 500-252
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National Institute of Standards and Technology (NIST):
NIST SP 500-252 -- Information Technology –
Care and Handling of CDs and DVDs— A Guide for
Librarians and Archivists
• Gibt Hinweise, wie man CDs und DVDs behandelt
und pflegt um ihre Lebensdauer zu maximieren und
Abnutzung oder Fehler zu reduzieren, die durch
umweltbedingte Faktoren und physischen Umgang
entstehen
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management
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VSA Jahresversammlung 2012
201
NIST SP 800-88
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
National Institute of Standards and Technology (NIST):
NIST SP 800-88 – Computer Security –
Guidelines for Media Sanitization
• Gibt Richtlinien für die ordnungsgemäße Übertragung,
Wiedernutzung oder Vernichtung von Medien, um die
Qualität zu erhalten und die Wahrscheinlichkeit von
Sicherheitsverletzungen beim Wiederherstellen und
Hacken von Daten gebrauchter Platten oder Fehlern
hervorgerufen von Medienalterung zu reduzieren
• Sanitization (Löschung von Daten) bezieht sich auf den
allgemeinen Datenentfernungsprozess aus den
Speichermedien, damit es eine sinnvolle Absicherung
gibt, damit die Daten nicht leicht wiedergefunden und
wiederhergestellt werden können
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202
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BSI TR 03125
DEUTSCHE (?) FÜR NACHSIGNIEREN
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VSA Jahresversammlung 2012
203
BSI TR-ESOR 03125
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BSI Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik:
TR-ESOR – Beweiswerterhaltung kryptographisch
signierter Dokumente, Version 1.1
• Erschienen am 18.02.2011
• Sprachliche, als auch technische Überarbeitung der
TR-VELS 03125
• Der wesentliche Fokus liegt auf der Nachsignatur
kryptografisch signierter Objekte. Die Formulierungen
der früheren Version konnten als
Universalarchivanspruch für alle Branchen und jede
Art der ordnungsgemäßen Aufbewahrung
missverstanden werden. Dieser Punkt ist mit der
neuen Version nun klarer formuliert.
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management
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VSA Jahresversammlung 2012
204
BSI TR-ESOR 03125
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
• Das Einsatzfeld der TR 03125 ist dann gegeben, wenn
eine gesetzliche Notwendigkeit oder der freiwillige
Wunsch zur Nachsignatur besteht. Für die meisten
Anwendungsfälle elektronischer Dokumente im DMSMarkt in Deutschland dürfte die TR-ESOR allerdings
keine Anwendung finden, da diese Dokumente entweder
nicht initial signiert werden müssen oder keine
Nachsignatur erforderlich ist, obwohl sie initial signiert
wurden.
• Vornehmlicher Anwendungsbereich der vorliegenden
Technischen Richtlinie sind die Bundesbehörden im
Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.
Andere Unternehmen können frei entscheiden, ob sie
diese Spezifikation oder andere Verfahren einsetzen,
solange die gesetzlichen Anforderungen eingehalten
werden.
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205
TR-ESOR 03125 – wesentliche Inhalte
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
1. Module:
# Anlage TR-ESOR-M.1: ArchiSafe-Modul
# Anlage TR-ESOR-M.2: Krypto-Modul
# Anlage TR-ESOR-M.3: ArchiSig-Modul
2. Schnittstellen:
# Anlage TR-ESOR-S: Schnittstellenspezifikation
# Anlage TR-ESOR-E: Konkretisierung der
Schnittstellen auf Basis des eCard-API-Framework
# Anlage TR-ESOR-F: Formate und Protokolle
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Aktuelle Diskussionen um die TR-ESOR
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
• Verankerung im OkeVa Modul „Elektronische Akte“
• Planung die TR als allgemeingültige DIN Norm zu
veröffentlichen
• Der umbenannte DIN Arbeitskreis NA 009-00-15-06
"AK Beweiswerterhaltung von kryptographisch
signierten Dokumenten" setzt die Umsetzung der TRESOR in eine DIN-Norm fort. Diese soll unter der
Nummer DIN 31647 veröffentlicht werden.
• Erweiterung Geltungsbereich auch außerhalb von
Bundesbehörden
• Zertifizierung von Produkten geplant
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207
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 3
ISO
FÜR OBJEKT-FORMATE
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208
PDF Standards
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ISO 15930 PDF/X
ISO 14289 PDF/UA
ISO 16612 PDF/VT
ISO 19005 PDF/A
ISO 24517 PDF/E
ISO 32000 PDF
PDF/H
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
Format für die Druckvorstufe
PDF/X-1a = ISO 15930-1
PDF/X-3 = ISO 15930-3
Aufbau eines Dokuments im Format PDF
(Universal Accessability)
Transaktionsdruckspeicherung
(PPML/VDX)
PDF Archive
Format für die Dokumentenarchivierung
PDF/A-1 = ISO 19005-1:2005
PDF/A-2 = ISO 19005-2:2011
PDF/A-3 = ISO/CD 19005-3:2012
PDF Engineering
Format für technische Zeichnungen
normiertes Format für Standard-PDF
PDF= ISO 32000-1
PDF im Gesundheitswesen (Health)
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209
PDF ISO 32000-1
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
• Seit dem 1. Juli 2008 ist PDF in Version 1.7 als ISO
32000-1:2008 ein offener Standard.
• Funktionen:
• Dokumentgetreue Darstellung unabhängig von Gerät und
Plattform
• Inhalte aus verschiedenen Quellen zusammenzuführen
• Gemeinsame Arbeit an Dokumenten über verschiedenen
Plattformen hinweg
• Digitale Signaturen
• Sicherheits- und Rechtemechanismen
• Extraktion und Wiederverwendung von Inhalten für andere
Formate
• Das Sammeln von Daten über PDF-Formulare und Integration
mit Business-Systemen
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210
PDF/A ISO 19005
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
• PDF-A basiert auf PDF-Standards von Adobe und
verfolgt vier grundsätzliche Ziele:
•
•
•
•
Maximierung
Maximierung
Maximierung
Maximierung
der Geräteunabhängigkeit
des „Self-Containment“
der Selbst-Dokumentation
der Informationsdurchlässigkeit
• Unterschiede zwischen PDF/A und PDF sind:
• Verschlüsselung ist in PDF-A Dateien nicht erlaubt,
• PDF/A Dateien müssen geräteunabhängige Farbfelder
benutzten,
• Der Verweis zu Inhalten außerhalb des PDF-AInformationsobjektes über dynamische Links ist nicht erlaubt,
• Alle Schriften sind in die PDF-A Datei einzubinden, wo bei
man sich allerdings auch auf Subsets beschränken kann,
• Es sind keine Multi-Media Inhalte in PDF-A-Dateien erlaubt.
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management
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VSA Jahresversammlung 2012
211
PDF/A-2
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•
•
•
•
/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
Kein neuer Normteil, sondern Erweiterung von PDF/A-1
Je nach Anforderung entweder PDF/A-1 oder PDF/A-2 nutzen
Keine Migration von einem Normteil zum anderen
Beispiel:
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212
PDF/A-3
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
• Veröffentlichung wird 2012 erwartet
• Erweiterung des Standards PDF/A-2 um
Möglichkeit für die Einbettung „dynamische“ PDFDokumente (z.B. Videos, 3D Elemente) und
Originaldaten ( z.B. XML, CAD) in PDF/A als ein
vollständiges Archiv-Objekt, sonst identisch mit
PDF/A-2
• Ziel:
Zwei Dokumentenversionen untrennbar miteinander
verbinden
• Aber: weiterhin elektronisches Papier
Quelle: Carsten Heiermann, VOI: LuraTech, PDF/A-1, -2 und jetzt schon -3?
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management
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VSA Jahresversammlung 2012
213
PDF/A Übersicht
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
Compliance Level
• Level „a“ erfordert „Tagging“ und erst mal Verfügbarkeit
der Strukturinformation
• Sonst Level „b“ oder „u“
Quelle: Carsten Heiermann, VOI: LuraTech, PDF/A-1, -2 und jetzt schon -3?
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management
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VSA Jahresversammlung 2012
214
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 3
WWF-FORMAT
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VSA Jahresversammlung 2012
215
WWF-Format
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
• Seit 30.11.2010 von der WWF World Wide Fund
For Nature veröffentlicht
• Ein PDF-Format, dass nicht ausgedruckt werden
kann
• Soll unnötige Druckerei verhindern, um die Umwelt
zu schonen
• Motto „SAVE AS WWF, SAVE A TREE”
• Software kann kostenfrei unter
http://www.saveaswwf.com/en/ heruntergeladen
werden
• Ca. 53.000 Firmen, Organisationen und
Einzelpersonen haben WWF-Format bisher
heruntergeladen
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management
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VSA Jahresversammlung 2012
216
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 3
|||AUFBEWAHRUNG|
ARCHIVIERUNG|COMPLIANCE VS.
HISTORISCHEM WERT
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management
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VSA Jahresversammlung 2012
217
Compliance und historisch
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
Compliance
Betrifft in der Regel Informationsobjekte, die nach
kaufmännischen, gewährleistungs-, haftungs-,
qualitäts- und anderen rechtlichen Grundlagen einen
Wert besitzen. Dieser Wert kann sich über die Zeit
ändern und auch zur Löschung führen.
Historisch
Nicht alle Informationsobjekte, auch die zunächst
aufbewahrungspflichtigen, besitzen einen historischen
Wert. Dieser wird durch Fachleute bestimmt und führt
zur Aussonderung aller Records, die dem Maßstab
nicht genügen. Der Wert bleibt in der Regel beständig
und die Aufbewahrung ist dauerhaft.
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management
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VSA Jahresversammlung 2012
218
Compliance
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
Compliance ist die Gesamtheit aller zumutbaren
Maßnahmen, die das regelkonforme Verhalten eines
Unternehmens, seiner Organisationsmitglieder und
seiner Mitarbeiter im Hinblick auf alle gesetzlichen
Ge- und Verbote begründen.
Compliance ist die Übereinstimmung mit und die
Erfüllung von rechtlichen und regulativen Vorgaben.
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management
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VSA Jahresversammlung 2012
219
Compliance: Grundsätzliche Kriterien
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•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
Authentizität
Vollständigkeit
Nachvollziehbarkeit
Zugriffssicherheit
Geordnetheit
Integrität
Auffindbarkeit
Reproduzierbarkeit
Unverändertheit
Richtigkeit
Prüfbarkeit
Portabilität
Vertrauenswürdigkeit
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management
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220
GRC
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
Governance, Risk management & Compliance GRC
vereinigt die Disziplinen Corporate Governance,
Risikomanagement und Compliance als durchgängiges
Vorgehensmodell
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management
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221
Der historische Wert
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
• Archivare müssen aus einer großen Zahl von
Unterlagen diejenigen herausfiltern, die
nachfolgenden Generationen ein möglichst
umfassendes Bild der derzeitigen Zeit liefern
• „Archivwürdige“ Informationsobjekte stellen
• Einen bleibenden Wert für die Erforschung oder das
Verständnis der deutschen Geschichte
• Die Sicherung berechtigter Belange der Bürger
• Die Bereitstellung von Informationen für
Gesetzgebung, Verwaltung oder Rechtsprechung
dar
• Um sie auszuwählen bedarf es bestimmter Kriterien
und Methoden
Quelle: http://www.oesta.gv.at/site/4936/default.aspx
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management
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VSA Jahresversammlung 2012
222
Der historische Wert
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
„Gegenstand archivischer Verwahrung und Betreuung
ist heute das gesamte Schrift-, Bild- und Tongut, das
als dokumentarischer Niederschlag der Tätigkeit
staatlicher und nichtstaatlicher Dienststellen, aber
auch sonstiger Einrichtungen, Verbände, Betriebe
oder Einzelpersonen erwächst, soweit es wegen
seines rechtlich-verwaltungsmäßigen, seines
historischen, aber auch seines wissenschaftlichtechnischen oder künstlerischen Quellenwertes als
‚archivwürdig’ zu dauernder Aufbewahrung bestimmt
wird. “
Quelle: Eckhart G. Franz
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management
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VSA Jahresversammlung 2012
223
Archive als „Gedächtnisspeicher“
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
„Archive sind zunächst das „Gedächtnis“ der sie
tragenden und speisenden Verwaltung, übernehmen
also wichtige Aufgaben der Rechtssicherung. Als
„Rohstofflager der historischen Forschung“, zu denen
sie in der 2. Hälfte des 19. Jahrhunderts geworden
sind, dürfen sie heute den Anspruch erheben, auch in
einem viel weiteren Sinne „Gedächtnisspeicher“ zu
sein.“
„Electronic Archives are the Memory of the Information
Society“.
Quelle 1: http://www.oesta.gv.at/site/4936/default.aspx
Quelle 2: Erkki Liikanen, EU-Kommissar für die Informationsgesellschaft, 1999)
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224
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|||AUFBEWAHRUNG| ARCHIVIERUNG|DIE
WOLKE
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225
Traditionell: Archivsysteme im Inhouse-Netz
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User
Mobile Nutzer
Server
Server
Storage
Server
Tape
Archiv
Archiv
Storage
Storage
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226
Anschluss von Archivsystemen
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
Dediziert versus virtualisiert:
• Viele Archivsysteme verwenden persistente
Speicherorte (Adressen, URLs), die sich bei
Veränderungen in virtualisierten Systemen
gegebenenfalls nicht mehr auflösen lassen
• Bestimmte WORM-Festspeicherplattensysteme
verlangen dedizierte Adressen.
• Virtualisierte Speicher erlauben eine schnelle
Skalierbarkeit.
• Die Verwaltung der Speicherorte im Archivsystem
und in der Netzwerkadministration muss
harmonisiert sein.
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227
Sichere Auslegung von Archivsystemen
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
„Inhouse“
on premise
EigenAnwender
EigenAnwender
mit outgesourctem
Sicherheitsarchiv
Archiv
operativ
Archiv
Sicherung
Archiv
operativ
Archiv
Sicherung
SaaS &
Outsourcing
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„Outhouse“
outsourced
Archiv
operativ
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Archiv
Sicherung
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228
Der Unternehmens-Trend 2012:
Cloud Computing
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VSA Jahresversammlung 2012
229
Cloud Computing
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
The Cloud
Infrastructure
as a
Service
IaaS
Amazon Elastic Compute
Cloud (EC2)
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management
Platform as
a Service
Software
as a
Service
PaaS
SaaS
Microsoft Azure
Amazon Glacier
Amazon Simple Storage Service (S3)
PayPal
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Google Docs / SkyDrive
Salesforce
Box
Dropbox
VSA Jahresversammlung 2012
230
Cloud Computing
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Chancen
• Schnellere Verfügbarkeit
von Innovationen
• Theoretisch unbegrenzte
Skalierbarkeit
• Kosteneinsparung bei
Hardware, Personal und
Lizenzen
• Aufwandersparnis bei
Programmupdates
• Schnelle Anpassung an
sich ändernde
Anforderungen
• Kostenkontrolle durch
Pay-for-use
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&
Risiken
• Provider
• Vertrauen
• Kontrolle
• Abhängigkeit
• Zuverlässigkeit der Cloud
• Engpässe in der
Datenübertragung
• Software-Lizenzen
• Eigentumsrechte
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231
Archivierung in der Cloud
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
• Angebote neben bisherigen Spezialisten aus dem
ECM-Umfeld auch von Startups wie Boxnet und
Dropbox sowie zunehmend die großen WebKonzerne wie Amazon, Apple und Google
• Probleme:
• Wenn man viel Archiviertes erst einmal auf einer
Plattform hat, dann kann man nur mit großem
Aufwand auf eine andere Plattform wechseln.
• Keine Kontrolle darüber, was für Informationsobjekte
die Anwender hochladen
• Sicherheit nur bei „sicheren“ Leitungen und
kryptografischer Codierung, jedoch Probleme beim
Recovery von kryptografisch codierten
Informationsobjekten
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Cloud
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„On-Premise“ (lokal im eigenen Haus) installierte
Systeme gelten als „outdated“ (veraltet).
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|||AUFBEWAHRUNG| ARCHIVIERUNG|AUFGABE WEB & CO.
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DATENBANKARCHIVIERUNG
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Datenbankarchivierung
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
• Komplette Archivierung von Datenbanken
einschließlich Nutzdaten, Anwendungslogik und
Nutzungsmodell
• Besonders bei der Abschaltung von Altsystemen
• Nur sehr spezielle Archivsysteme erlauben eine
entsprechende Lösung, die im Regelfall nicht dem
OAIS-Modell entsprechen
• Traditionellen Formen der Archivierung von Listen
und anderen Ausgabeformaten
• Zahlreiche Lösungsansätze
• Datenstrukturen werden mitarchiviert und ein
Suchen in den Tabellen ist somit gegeben.
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management
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Datensicherung und Archivierung bei Datenbanken
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
Backups
• Kurze Wiederherstellungszeiten
• Wiederherstellung der
Datenbestände
• Redundanz wg. Sicherung
• Kompletter Datenumfang ⇒
keine Storage-Vorteile
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management
Archivierung
• Suche in Zeiträumen
• Offenes Archivformat
• Entlastung der Datenbank
• DB-Herstellerunab• Behandlung von abhängigen hängigkeit
Daten
• Inkrementelle
Archivierung
• Berücksichtigung von
DB-Teilausschnitten
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237
Datenbanksystem - basierte Archivierung
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
Anwendung mit
Archivierungsfunktionalität
DBMS
Archiv
Datenbank
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238
Datenbanksystem - integrierte Archivierung
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
DBMS mit
Archivierungsfunktionalität
Datenbank
Archiv
Datenbanksystem
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Ablauf der Archivierung bei SAP
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• Schreiben der zu archivierenden Daten aus der
Datenbank in Archivdateien
• Löschen der Daten aus der Datenbank
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Daten- und Datenbank-Archivierung
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
Die Archivierung beliebiger Daten aus Datenbanken
und Anwendungen ist ein großes Desiderat, da hier
Objekte entstehen und genutzt werden, die später in
Archive überführt werden sollen.
Die Hauptproblematik – die Erhaltung des Kontext, der
Funktionslogik und der ursprünglichen Präsentation –
stellt Archive vor große Herausforderungen.
Es geht nicht mehr um das einzeln greifbare,
abgeschlossene und selbsttragende Archiv-Objekt.
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 3
ARCHIVIERUNG VON
WEBINHALTEN
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Webarchivierung
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
• Das Internet verändert den Dokument-Begriff:
• Websites, CMS Content-Management-Systemen und
Portale und WCM Web Content Management
• Neuartige Formen von Dokumenten, Zusammenhang
zwischen Inhalt, beschreibenden Daten sowie Struktur,
Layout und Format bewusst aufgelöst
• Das Web – ein schnelllebiges Medium:
• Anschwellende Menge von Plagiaten, Kopien, gestohlenen
Inhalten
• Keine Gewähr der Richtigkeit, Vollständigkeit, Originalität
und Aktualität der Information
• Gesetzliche Regelungen, die die Betreiber von Webseiten
verpflichten, die Inhalte ihrer Seiten zu nachvollziehbar zu
dokumentieren, wird meist nicht ernst genommen
• Abhängigkeit von Browsern und Viewern
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management
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Web Content Management System
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Webarchivierung
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
Anforderungen an Archivsysteme für Webseiten
• Datenbankgestützte, kontrollierte Verwaltung und
Zugriffsmöglichkeit auf die gespeicherten Informationen
• Standardschnittstellen
• Verwaltung einheitlicher Metadaten
• Umfangreiche Protokollierungs-, Audit-Trail- und
Journalfunktionen
• Konverter und Rendition-Management
•
•
•
•
•
Versionierung
Berechtigungssysteme und Berechtigungssystematiken
Verwaltung von elektronischen Signaturen, Zertifikaten und
den zugehörigen Objekten
Revisionssicherheit, internes Kontrollsystem
Migrationswerkzeuge
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management
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Web-Archivierung: Herausforderungen
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Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management
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246
Web 2.0 verstärkt die Archivierungsproblematik
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
• Hohe Dynamik, keine „festen“ Objekte und Inhalte, die sich
einer Archivierung „widersetzen“:
•
•
•
•
•
•
•
•
Indvidualisierung und Personalisierung
Tweeds
Blogs und Foren
Wikis
Multi-Media-Objekte
Links
Mashups
usw.
• Die Bewertung, was „archivierungspflichtig“ und was
„archivierungswürdig“ ist, ist kaum möglich
• Die unterschiedlichen technischen Formate machen eine
einheitliche Strategie nahezu unmöglich
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management
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247
Web-Archivierung
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
Wertvolle Inhalte sind bereits verloren gegangen.
Zukünftige Historiker werden unsere Ära das
„dunkle Zeitalter der frühen Informationskultur“
nennen.
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 3
MOBILE
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management
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Die Mobile Revolution
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
• Apps sind Wiedergeburt des Fat Client
in mikroskopischer Form
• Hinter dem Begriff Apps verbirgt sich nicht nur bei
Apple das Thema Mobilität. Apps erfassen alle
Betriebssystemplattformen und werden die neue
Form des Anwendungsprogrammes
• Die Nutzung des Internets über Mobile Devices,
Smartphones, Pads und andere mobile Services
erzeugt auch Druck für ECM:
• Nutzeroberflächen verändern sich und
• Damit auch die Erwartungen der Anwender, wie
Software zukünftig bedient werden soll.
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management
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Archivierung im Bereich Mobile
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
• Mobile Geräte verfügen über keine eigenen
Archivspeicher. Zu archivierende Information muss
daher anders abgespeichert werden, in internen
Archivsystemen oder in Archiven als Software as a
Service
• Wege, wie Information erfasst, als archivwürdig oder
archivpflichtig klassifiziert werden, und dann letztendlich
einem Archiv zugänglich gemacht werden, weitgehend
ungeklärt
• Direkte Zugriffe von mobilen Geräten wie Telefonen oder
Tablets häufig über spezielle Dienstanbieter abgewickelt,
die auf ihren Servern Kommunikation wie auch
Dokumente (zumindest zwischen-) speichern. Hier setzt
das Geschäftsmodell aller großen Telekommunikations-,
Web- und Softwareanbieter an – Google und Apple in
der ersten Reihe.
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management
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Die Mobile Revolution
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
• Auch ECM-Services wie E-Mail-Archive,
elektronische Akten und Workflows können mit Hilfe
von Apps genutzt werden.
• Viele ECM-Anbieter haben daher Apps
für iPhone, iPad und vergleichbare Produkte.
• Die Sinnhaftigkeit der Nutzung von ECM-Apps auf
Mobiltelefonen und Pads ist umstritten; lesen und
freigeben ja, erstellen und editieren nein.
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management
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Mobile Inhalte
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
Inhalte für mobile Geräte werden Zukünftig die
Mehrheit aller Informationen und den größten Teil des
Netzverkehrs ausmachen.
Niemand eine rechte Idee, was von mobilen Inhalten
und mobiler Kommunikation unter rechtlichen
Gesichtspunkten in ein Records Management und
unter Gesichtspunkten des Werts von Information in
ein Archiv gehört.
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management
Dr. Ulrich Kampffmeyer
VSA Jahresversammlung 2012
253
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 3
|||AUFBEWAHRUNG| ZUKUNFT
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254
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 3
NEUE HERAUSFORDERUNGEN
DURCH MASH-UP,
INDIVIDUALISIERUNG UND 3D
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Mash-Up
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Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management
/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
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256
Mash-Up: Probleme für die Archivierung
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
• Die Rekonstruktion der einzelnen Bestandteile
eines Mash-Ups ist schwierig für die Archivierung
• Mash-Ups werden zur Laufzeit erst variabel,
individuell und situationsbezogen zusammengebaut
– für die Archivierung ist dies oft schwer
nachvollziehbar
•
z.B. Kontext kartografische Informationen (Karten,
Bilder) mit darauf abgebildeten dynamischen
Beschreibungen, Positionsmarken, Links etc.
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management
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Mash-Up Klimakarte
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Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management
/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
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258
Mash-Up: Probleme für die Archivierung
© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011
/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
• Für die meisten der Anwendungsfälle ist noch keine
vernünftige Lösung in Sicht.
• Nur reduzierte, auf Standard-Format herunter
gebrochene Auszüge/Views/Abstraktionen können
als Einzelobjekte archiviert werden, was die ArchivFormatauswahl erschwert.
• Das Problem ist die Anwendung proprietärer
Software und die nichtgegeben Möglichkeit einer
Alternative.
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259
Web 3D
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
• 3D-Anwendungen sind im Kommen
• Zukunftsvisionen sind
• 3D-Webshops, 3D-Chats, 3D-Communities,
3D-Browsergames, 3D-Messen, interaktive
3D-Präsentationen, virtuelle 3D-Messe-Besuche selbst Social Networks/ Social Media in 3D und
3D-Homepages
• Ob die Verbreitung bis hin zum vernetzten Web 3D
geschieht, hängt von technischer Entwicklung und
Usability ab
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management
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260
Individualisierung von Websites
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
Probleme für die Archivierung:
• Persönliche Sichten von Webseiten erzeugen
gleichzeitig verschiedene Versionen der Inhalte
• PROXY-Server erschweren die Archivierung
• Formular-Archivierung erschwert
• Rekonstruktion allgemein schwierig
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261
3D - Architektur
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Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management
/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
Dr. Ulrich Kampffmeyer
VSA Jahresversammlung 2012
262
3D: Probleme für die Archivierung
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
Bei 3D-Filmformaten sind die Tiefenschärfe und die Farbe kein
unerhebliches Thema, ebenso wie die unterschiedlichen Tonspuren,
die Overlays (Untertitel), die Einsprungadressen und eventuelle
Verknüpfungen zu externen Daten.
Es ist schwierig sich auf nicht proprietäre und Langzeit archivierbare 3D-Formate (Bild und Film) zu verständigen, die alle
Komponenten, die für die Archivierung notwendig sind
berücksichtigen:
•
•
•
•
•
•
•
•
Farbtabellen, Tonspuren, Overlays
Technische Squenzierung
Dynamik, Brillianz, Auflösung
Digital Rights Management
Interaktive Steuerung
Metadaten, Viewer
Verknüpfungen zu externen Daten
eigene Anwendung mit eigener Navigation
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management
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263
||||AUSBLICK
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 3
||||Ausblick|
||||Ausblick|Herausforderungen|
||||Ausblick|Herausforderungen|Große Aufgabe, k(l)eine Budgets|
||||Ausblick|Herausforderungen|Die Rolle des Archivars|
||||Ausblick|Herausforderungen|Die kulturelle und gesellschaftliche Aufgabe|||||
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management
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264
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 3
||||AUSBLICK|HERAUSFORDERUNGEN
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265
Herausforderung
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
Beschleunigung!
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VSA Jahresversammlung 2012
266
Rasantes Wachstum
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
Web
3D
Quelle: http://wiki.ugotit.de/images/3/3e/Entwicklung_Internet-klein-klein.jpg
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management
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267
Informationsüberflutung
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
Wir leiden an einer Informationsüberflutung und
müssen die werthaltige, wichtige Information mühsam
suchen.
Die systematische Erschließung der exponentiell
wachsenden Information muss strategisch geplant,
konsequent umgesetzt und regelmäßig kontrolliert
werden.
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management
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VSA Jahresversammlung 2012
268
Explosion der Unternehmensinformationen
© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011
/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
Quelle: http://www.it.com/images/datagrowth.png
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management
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VSA Jahresversammlung 2012
269
Die Herausforderung des Informationswachstums
© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011
/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
Es gibt ein exponentielles Informationswachstum und
kein ausreichendes “Management” der Informationen.
Problemfelder:
• Unkontrollierte Redundanz
• Fehlende Einschätzung des Wertes von Information
• Die wachsende Abhängigkeit von der Verfügbarkeit
und Richtigkeit der Information
• etc.
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management
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VSA Jahresversammlung 2012
270
Das digitale Universum
© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011
/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
IDC; http://switzerland.emc.com/collateral/analyst-reports/diverse-exploding-digital-universe.pdf
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management
Dr. Ulrich Kampffmeyer
VSA Jahresversammlung 2012
271
Abhängigkeit…
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
…von der Richtigkeit und Verfügbarkeit von Information
Die Abhängigkeit von elektronischer Information
wird unterschätzt.
Die Abhängigkeit von der Verfügbarkeit von
elektronischer Information wächst ständig. Ganze
Bereiche unseres öffentlichen Lebens, unserer
Wirtschaft und unserer Verwaltung arbeiten nur noch
mit elektronischer Information. Ist sie nicht verfügbar,
sind wir nicht arbeitsfähig – oder in Zukunft – nicht
überlebensfähig. Die Frage nach der Verfügbarkeit,
Vollständigkeit und Richtigkeit von Information ist
längst eine Existenzfrage geworden.
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management
Dr. Ulrich Kampffmeyer
VSA Jahresversammlung 2012
272
© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011
/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 3
||||AUSBLICK|HERAUSFORDERUNGEN|GROßE
AUFGABE, K(L)EINE BUDGETS
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management
Dr. Ulrich Kampffmeyer
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273
Verzettelung in der
öffentlichen Verwaltung (1)
© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011
/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
Records Management
• Denken und Verfahren sind auf dem Stand des
vergangenen Jahrtausends (die Potentiale moderner
Lösungen werden nicht ausgeschöpft)
• Die Mittel für einzelne Verwaltungen reichen nicht für
durchgängige Lösungen (die meisten Lösungen sind
„Einzelschicksale“)
• Jeder meint er sei anders (und brauche daher eine
spezielle für ihn angepasste Lösung)
• Die Chancen gemeinschaftlicher Lösungen, z.B. in der
Cloud, werden nicht genutzt (jeder meint es selbst
machen zu müssen)
• Ohne Reform der Verwaltungen und der Prozesse
enden viele Projekte als Elektrifizierung der
vorhandenen Ineffizienz
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management
Dr. Ulrich Kampffmeyer
VSA Jahresversammlung 2012
274
Verzettelung in der
öffentlichen Verwaltung (2)
© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011
/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
Records Management
• Geplante Lösungen nehmen häufig auf die
Endanwender keine Rücksicht
• Systeme scheitern an ihrer eigenen eingebauten
Komplexität (entscheidend ist heute die
Anpassungsfähigkeit)
• Wirtschaftliche Interessen führen durch Lobby-Gruppen
zu unnötigen „Sonderlocken“
• Es gibt nicht genügend Vertrauen in Automatisierung
(aber Automatisierung ist die einzige Chance den
Flaschenhals der manuellen Erschließung zu
überwinden)
• Die Angst vor dem demographischen Wandel ist noch
nicht groß genug um ausreichend Willen und Mittel für
die notwendigen Systeme zum Wissensmanagement zu
mobilisieren
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management
Dr. Ulrich Kampffmeyer
VSA Jahresversammlung 2012
275
Obama und das Records Management
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
Die Bedeutung des Records Management steigt,
wie z.B. die Initiative und Gesetzgebung
Präsident Obamas in den USA zeigt.
Diesem Vorbild sollte gefolgt werden.
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management
Dr. Ulrich Kampffmeyer
VSA Jahresversammlung 2012
276
Ohnmacht in den Archiven (1)
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
Elektronische Archivierung
• Ablage-Lösungen zur Aufbewahrung werden nur
halbherzig eingeführt und folgen keinen
einheitlichen Standards
• Die Welle der elektronischen Informationen ist bei
den meisten Archiven noch gar nicht richtig
angekommen. Man beschäftigt sich vielfach immer
noch mit Piloten.
• Kleine Archive können sich den Aufwand für eine
professionelle, sichere Langzeitarchivierung weder
in der Beschaffung und Befüllung noch in der Pflege
und im Betrieb leisten.
• Konzeptionell ist man noch nicht beim „UniversalArchiv“ Gedanken sondern denkt immer noch in
Sparten- und Medientyp-abhängigen Archiven.
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277
Ohnmacht in den Archiven (2)
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
Elektronische Archivierung
• Das bisherige Konzept der Einzel-Bewertung von
Archivgütern in Bezug auf die Archivierungswürdigkeit lässt sich mangels geeigneter Kriterien
und zu großer Menge nicht mehr bewältigen
• Archive setzten immer auf Auszüge und die Lücke
im Bestand. Die historische Bedeutung der
Informations-, Kommunikations- und
Publikationsflut selbst erfordert neue archivische
Konzepte.
• Die für Aufbewahrung und Archivierung
eingesetzten Mittel sind ein Tropfen auf den heißen
Stein und werden der Herausforderung nicht
gerecht.
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management
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278
Internationale und
europäische Projekte
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
International
• Internet Archive (open source, Oracle) – am
Anschlag, überfordert, konzeptionell nicht mehr den
Produkten der Zeit gewachsen
Europa
• Zahllose Förderprojekte, die nach Auslaufen der
Förderung den „Heldentod“ sterben. Was wird z.B.
aus APENET im Archivbereich?
• Europeana – eine Ausnahme?
Quelle: http://www.computerwoche.de/netzwerke/web/2518838/
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management
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279
Blogforever
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
• Bis August 2013 gefördertes Projekt:
• EU fördert das Konsortium mit 3,1 Millionen Euro, mit
der Eigenbeteiligung der Hochschulen in
Thessaloniki, Berlin, London, Glasgow und Warwick
kommen 4 Millionen Euro zusammen
• Bis August 2013 wollen Forscher ein System
entwickeln, um Blog-Einträge und Konversationen
für die Ewigkeit zu sichern
• Die Inhalte sollen authentisch und vollständig
erhalten bleiben, leicht zu durchsuchen und zu
analysieren sein
• Und was passiert nach August 2013?
Quelle: http://www.computerwoche.de/netzwerke/web/2518838/
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management
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280
Konkurrenz bei der
Aufbewahrung und Archivierung
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
Große Anbieter wie Amazon (Glacier, S3), Google
(Postini, GDrive) und andere drängen in den
kommerziellen „Aufbewahrung“-Sektor vor.
Internet-Anbieter machen den traditionellen
Informationsangeboten von Archiven, Museen und
Bibliotheken zunehmend Konkurrenz.
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management
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281
Verantwortung
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
Niemand würde ein Softwareprodukt kaufen, mit der
er nicht auch etwas versenden oder drucken könnte.
Wir alle kaufen aber Softwareprodukte,
die nicht archivieren können!
Wo die Gesellschaft und ihre Institutionen nicht mehr
in der Lage sind, Informationen effektiv zu verwalten
und zu bewahren, da sollten die Anbieter von
Software, die hierfür keine Lösung in ihre
Betriebssysteme, Speichersysteme, Anwendungen
und andere Standardsoftware eingebaut haben,
verdonnert werden, nunmehr einige Milliarden für eine
weltweit und dauerhaft angelegte elektronische
Archivierung zu investieren.
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management
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282
Und wer denkt an den Privatmann?
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
Auch Zuhause ist der Bestand an
Dokumenten, Bildern, Videos, Musik und Medien
so gewachsen, dass man auch hier
professionelle Lösungen für das Informations- und
Archivmanagement brauchen würde.
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management
Dr. Ulrich Kampffmeyer
VSA Jahresversammlung 2012
283
Devise
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
Aber Records Management, Aufbewahrung und
Archivierung sind immer noch Themen, die mental als
unbedeutend, akademisch und in den Keller gehörig
herabgewürdigt werden.
Die Devise könnte/müsste lauten:
„Archivare, Bibliothekare und Records Manager,
raus aus den Kellern, zur Freiheit, ans Licht“
Archivare und Records Manager müssen für ihre
(unsere!) Sache so werben wie dies Umweltaktivisten,
Tierschützer und andere soziale Bewegungen tun.
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management
Dr. Ulrich Kampffmeyer
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284
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||||AUSBLICK|HERAUSFORDERUNGEN|DIE
ROLLE DES ARCHIVARS
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285
Wer braucht NOCH
Archivare und Records Manager?
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
Records Management und Archivierung gelten als
„staubige“ Berufsbilder.
Die Bedeutung der Berufe wird unterschätzt.
Information muss gepflegt werden um nutzbar zu sein.
Die bestehenden Berufsbilder sind den zukünftigen
Anforderungen als „Information Manager“ häufig nicht
gewachsen.
Einige Provokationen:
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286
Einige Provokationen
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
Archivare
lieben Metadaten.
2.0 User hassen komplexe
Dateneingabeformulare!
Sie sind komplexe
Dateneingabeformulare
gewohnt.
Sie vertrauen der
automatischen
Kategorisierung.
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Archivare sind
ausgezeichnet in der
strukturierten Suche.
2.0 User hassen komplexe
Suchformulare!
Sie sind es gewohnt
umfangreiche
Suchformulare mit vielen
Feldern zu verwenden.
Sie lieben “single field
search” á la Google, die
alles irgendwo findet.
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Archivare kennen die Relevanz
eines Informationskontextes.
2.0 User sind faul!
Sie sind es gewohnt,
stundenlang geordnete
Strukturen zu entwickeln und
die Objekte zuzuordnen.
Sie kümmern sich nicht
darum, wo sie ihren
Kram ablegen.
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Archivare wissen genau, wie
sie durch hierarchische
Bäume und OrdnerUnterordner-Band-RegisterStrukturen navigieren.
2.0 User verlieren die
Geduld, wenn das
Interface nicht wie eine
Medienbibliothek oder
YouTube funktioniert.
Es macht ihnen einfach Spaß.
Sind sie von der Software
genervt, geben sie die
Suche einfach auf.
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Archivare sind sich der Relevanz
der Bewertung und
Aussonderung von Information
bewusst.
2.0 User wissen, dass
eine TeraByte Hard Disk
im Kaufhaus nur 100 €
kostet.
Sie arbeiten bis spät in die
Nacht, um ihre Ablagen in
Ordnung zu halten.
Sie glauben, dass es
immer genügend Platz für
Alles und Jedes da sein
wird.
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Archivare sind Spezialisten im
Ermitteln des Werts von
Records.
2.0 User haben keine
Ahnung, was ein Record ist
oder wer für die sichere
Verwahrung verantwortlich
ist.
Sie arbeiten eifrig daran,
Informationen ständig
zugänglich und langfristig
verfügbar zu halten.
Jeder bekommt Kopien
von Allem, also wird sich
schon irgendjemand um
die Aufbewahrung
kümmern.
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Archivare lieben ihre Aktenpläne, 2.0 User glauben an
Thesaurus, Taxonomien,
Folksonomy.
Ontologien und
Klassifikationsschema.
Sie werden sieben oder mehr
Hierarchieebenen durchforsten,
um den richtigen Ort für eine
kleine Notiz zu finden.
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Wenn genügend
Anwender den selben
“Tag” verwenden, kann es
nicht falsch sein.
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Archivare sind darauf eingestellt,
jede einzelne Funktion ihrer
Records-Management-Software
zu erlernen.
2.0 User lieben ihren iPod!
Mit intensiven Training kann jede
Art von Software-Interface in ein
brauchbares Werkzeug
verwandelt werden.
Wenn das Benutzer-Interface
nicht „sexy“ genug ist und
nicht so funktioniert wie
Facebook, dann machen sie
die Anwendung einfach
dicht.
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Archivare wissen auswendig,
wo sich jedes Objekt befindet.
2.0 Users, die „Digital
Natives“ leben in einer
virtuellen Welt und haben
ihre Objekte in der „Cloud“.
Sie haben die Kontrolle über
alles, sowohl im elektronischen
Bereich als auch in der Welt der
Papierdokumente.
…und die Systeme sind nicht
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länger in ihren „Silicon cages“
gefangen. Mit RFID, Robotik,
Kameras und Sensoren
dringen sie in die reale Welt
vor und sie übernehmen.
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Digital Natives – eine falsche Hoffnung?
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Viele glauben dass die heranwachsende Generation,
die mit Web 2.0, Mobile & Konsole aufgewachsen ist,
besser mit der elektronischen virtuellen Welt
zurechtkommen wird.
Dies ist ein Trugschluss!
Vielfach geht es beim Digital Native nur um die
Bedienung intuitiver Oberflächen – ein oberflächliches
Wischen ohne Kenntnis der darunterliegenden
Technologien und Informationsstrukturen.
Der Bedarf an Information Professionals wächst und
wird durch die Lehre nicht befriedigt.
Quelle: Ulrich Kampffmeyer
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||||AUSBLICK|HERAUSFORDERUNGEN|DIE
KULTURELLE UND GESELLSCHAFTLICHE
AUFGABE
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Ubiquitous Computing
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„Rechenleistungsallgegenwart“
• Allgegenwärtigkeit der rechnergestützten
Informationsverarbeitung … alles und überall wird
von Software gesteuert und ausgewertet
• Für jede Person viele Computer eingebettet, die in
der Umgebung vernetzt arbeiten und ein „Netz der
Dinge“ bilden
• Computer im Sinne des Ubiquitous Computing
kommunizieren meist über ein mobiles Ad-hoc-Netz
und können auf diese Weise auch ein verteiltes
System bilden
• Miniaturisierung und Telekommunikation treiben
Ubiquitous Computing voran
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Ubiquitous Computing
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• Jenseits von PC, Notebook, Telefon und Tablett …
Der persönliche Computer als Gerät wird
verschwinden und durch „intelligente Gegenstände“
ersetzt werden. Die immer kleineren Computer
arbeiten ohne „abzulenken“ oder überhaupt
„aufzufallen“
• Statt selbst Gegenstand der menschlichen
Aufmerksamkeit zu sein, soll das „Internet der
Dinge“ den Menschen bei seinen Tätigkeiten
unmerklich unterstützen. Es beinhaltet aber auch
das Risiko der totalen Kontrolle und mehr noch der
unkontrollierten Beeinflussung
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Unsichtbarkeit an der Oberfläche,
alles geht in den Untergrund
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“In the future, content management will become like
air, invisible to users. The content will be automatically
managed. We won't have to spend any thoughts
on how to manage our content. We won't have to care
about different formats or types of content, where the
content is stored, or what version of it that is the
correct one. Instead we will be able to concentrate
entirely on how to communicate effectively.”
Quelle: Oscar Berg, 2011
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Unsichtbarkeit an der Oberfläche,
alles geht in den Untergrund
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“Library services such as version control and
checkout/checkin are happening behind the scenes.“
“Cloud-based storage and automatic synchronization
services enables seamless working across any
device.”
“Nothing is deleted. Ever.“
Quelle: Oscar Berg, 2011
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Ubiquitous Computing
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Wir haben keine Archivierungsstrategien für
Distributed Ubiquitous Computing.
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Herausforderungen…
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…für die Informationsgesellschaft
Wer frisst wen in der digitalen Gesellschaft?
Der darwinistische Wettlauf zwischen Mensch und
Computer.
„Die Informationsexplosion wird unser Gedächtnis, unsere
Aufmerksamkeit und unsere geistigen Fähigkeiten
verändern, unser Gehirn physisch verändern, vergleichbar
nur den Muskel- und Körperveränderungen der Menschen
im Zeitalter der industriellen Revolution. Kein Mensch kann
sich diesem Wandel entziehen. Aber das sind nur
Vorbereitungen auf einen ungleich größeren Wandel.“
(
Quelle: Frank Schirrmacher, 16.11.2009, SpiegelOnline;
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Konsequenzen von „Always online“
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Was ist mit der Einstellung zur Privatsphäre ?
Haben wir bald keine Bedenken mehr unsere
Gedanken, Vorlieben und Fotos der ganzen Welt zu
offenbaren?
Wie steht es um die Sicherheit vertraulicher
Firmeninformationen im Zeitalter von „Social“?
Was davon ist archivierungspflichtig oder zumindest
archivierungswürdig?
Dank real-time Updates von Facebook oder Twitter
können wir prüfen, was derjenige, den wir anrufen
gerade tut. Wir wissen eher, was die Ex-Freundin wo
zu Mittag isst, als was in unserem Unternehmen
passiert!
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Konsequenzen von „Always online“
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Was ist das Selbstverständnis des Arbeiters im Büro
der Zukunft?
Nur noch Monitoring und vielleicht Kontrolle von
automatisch ablaufenden Prozessen?
Wird die echte Interaktion zur Ausnahme, übernehmen
allgegenwärtiges Verfolgen, Multimedia, Video,
Sprachsteuerung und Spracherkennung die
Herrschaft über uns?
Moderne Kommunikation verändert unser Verhalten!
Verändert es auch unsere Gene?
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Konsequenzen von „Always online“
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
Wir haben keine Archivierungsstrategien für die
wachsende Menge individueller und unstrukturierter
Nachrichten und Beiträge in verteilten Umgebungen –
geschweige denn Konzepte zur Handhabung der
Menge von Informationen unter traditionellen
archivischen Gesichtspunkten.
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Gesellschaftliche Herausforderung
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
Die Informationsgesellschaft wird von Software
getragen, gesteuert und manipuliert.
Informationsverfügbarkeit verändert soziale
Schichtung.
Die Beschleunigung beeinflusst und beeinträchtigt uns
zunehmend.
Ein neuer Mensch – oder ein neues Menschenbild? –
steht am Horizont:
„Homo socialus electronicus“
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Hoffnung
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Ist dies alles nur
ein Problem
unserer Generation?
© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer 2001-2002
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Danke!
Ulrich Kampffmeyer
E-Mail: [email protected]
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