Transcript Elektronische Archivierung und elektronisches Records

© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011
/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 1
OPENTEXT EIMDays 2013
Enterprise Information Management
Ulrich Kampffmeyer
Munich, March 13th, 2013
PROJECT CONSULT
Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
Isestrasse 63
20149 Hamburg | Germany
www.PROJECT-CONSULT.com
© PROJECT CONSULT 2013
1
Agenda
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| INTRODUCTION
|| EIM: DIFFERENT POINTS OF VIEW
||| CONSEQUENCES AND SOLUTIONS FOR USERS
|||| EIM IS INEVITABLE, BUT …
Enterprise Information Management
Dr. Ulrich Kampffmeyer
OpenText EIMDays 2013
2
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Enterprise Information Management
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OpenText EIMDays 2013
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|INTRODUCTION
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|Introduction|Why a new acronym?|
|Introduction|From ECM to EIM||
|Introduction|The Pyramid of Knowledge|||
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4
WHY?
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|Introduction|Why a new acronym?|
„The industry did everything they could do
to confuse users and make them not buy!“
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VSA Jahresversammlung 2012
5
W
?
ERM
Enterprise
Collaboration
BPM
HY
Enterprise
2.0
Web EIM
Content
Management
Digital
Preservation
CollaborationDMCase Managemen
Content
Management
„The industry did
everything they could do
EIM
ECM
MediatoAsset
Management
confuseRecords
users
and make
them not buy!“
Managemen
Document
SocialManagement
Business IRMS
DMS
EDM
ERM
Enterprise Content Manageme
Digital
Asset Management
Email
Management
Enterprise
Information
Managem
DM
Enterprise
2.0
EIM
Groupware
WCM
Electronic Archiving
Social Business
Workflow
Information
Management
ECM
ERDMS
EDiscovery
Electronic Records Manage
Web 2.
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Ulrich Kampffmeyer 1998
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|Introduction|From ECM to EIM||
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ECM
Enterprise Content Management
2000 – 201?
|Introduction|From ECM to EIM||
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“Enterprise Content Management is the
Strategies, Methods and Tools used to Capture,
Manage, Store, Preserve, and Deliver Content and
Documents related to Organizational Processes.”
John Mancini, President
AIIM Association for Information and
Image Management International, 2008
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ECM Claim 2003
|Introduction|From ECM to EIM||
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CAPTURE
MANAGE
Business Data
Processes
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management
Unstructured
Content
STORE
DELIVER
PRESERVE
AIIM International, 2003
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ECM Claim 2003
|Introduction|From ECM to EIM||
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A SELF-FULFILLING PROPHECY:
The combination of structured and
unstructured content =
information management
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Enterprise Information Management
|Introduction|From ECM to EIM||
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CAPTURE
MANAGE
Business Data
Processes
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management
Unstructured
Content
STORE
DELIVER
PRESERVE
AIIM International, 2003
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|Introduction|From ECM to EIM||
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“ECM is moving towards information
management and will end up as integral
part of general ITC information
technology & communication solutions.
ECM has no future as a separate
category. It will disappear into Enterprise
Information Management.”
Ulrich Kampffmeyer 2008
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|Introduction|The Pyramid of Knowledge |||
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|Introduction|The Pyramid of Knowledge|||
The Pyramid of Knowledge
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Wisdom
Knowledge
Information
Data
Characters
Digits
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|Introduction|The Pyramid of Knowledge|||
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Example
Market behavior
foreign exchange
Knowledge
Relations
Exchange rate
1 € = 1,25 $
1,25
„1“, „2“, „5“ and „,“
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Information
Context
Data
Syntax
Characters
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|Introduction|The Pyramid of Knowledge|||
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Knowledge
Information
Data
Characters
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|Introduction|The Pyramid of Knowledge|||
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There is no sense in naming
solutions or industries by the type
of information they intend to
manage.
Todays solutions must be able to
manage every type of information.
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||EIM:
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DIFFERENT POINTS OF VIEW
||Point of view|Analysts|
||Point of view|OpenText||
||Point of view|SAP|||
||Point of view|A leap too short?||||
||Point of view|PROJECT CONSULT|||||
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||Point of view|Analysts|
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“EIM Enterprise Information
Management is the combination and
integration of ECM Enterprise Content
Management with BPM Business Process
Management and BI Business
Intelligence.”
Gartner Conference 2007
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||Point of view|Analysts|
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“EIM is an integrative discipline for
structuring, describing and governing
information assets, regardless of
organizational and technological
boundaries, enabling business insight.”
Gartner Glossary 2011
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EIM BUILDING BLOCKS:
||Point of view|OpenText||
ECM
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BPM
CEM
Information Exchange
Discovery
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OpenText Whitepaper 2012
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||Point of view|OpenText||
Focus:
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management
… still unstructured
information … ?
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EIM COMMON USECASES:
||Point of view|SAP|||
• Operational EIM
Managing on-boarding, use and offboarding of all types of information within
and outside the enterprise
• Analytical EIM
Using Business Intelligence and BigData
analytics to leverage information
• Information Governance
Active control of information
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||Point of view|SAP|||
Focus:
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management
… still structured
data …
with documents as
appendices ?
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||Point of view|A leap too short?||||
A LEAP TOO SHORT?
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||Point of view|A leap too short?||||
A LEAP TOO SHORT?
ECM always had managed
structured data:
COLD, reports a.s.o.
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||Point of view|A leap too short?||||
A LEAP TOO SHORT?
BigData consists of
structured datasets, but is
heterogenous, has too
many formats and is too
volatile – so it is in fact
unstructured information
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A slight return:
||Point of view|A leap too short?||||
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Todays solutions must be
able to manage every
type of information.
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||Point oPoint of view|PROJECT CONSULT|||||
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EIM DEFINITION:
“EIM Enterprise Information
Management stands for the
comprehensive management of all
information in an enterprise,
regardless of location, user, author,
generating system, application,
format, media, device and time.”
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Ulrich Kampffmeyer, EIM Update 2008
Dr. Ulrich Kampffmeyer
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||Point oPoint of view|PROJECT CONSULT|||||
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EIM COMPONENTS:
“EIM combines functional aspects of
Enterprise Content Management,
Business Process Management,
Enterprise Search, Knowledge
Management, Business Intelligence,
Information Governance, Data
Warehousing, Web 2.0 and
Information Lifecycle Management.”
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Ulrich Kampffmeyer, EIM Update 2009
Dr. Ulrich Kampffmeyer
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|||
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CONSEQUENCES AND
SOLUTIONS FOR USERS
|||Solutions|Processes|
|||Solutions|Automation||
|||Solutions|Analysis|||
|||Solutions|Migration||||
|||Solutions|Collaboration|||||
|||Solutions|Governance||||||
|||Solutions|Security|||||||
|||Solutions|Cloud||||||||
|||Solutions|Archives|||||||||
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EIM
… provides solutions for
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major business challenges!
|||Solutions|
Some examples.
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EIM
Processes:
|||Solutions|Processes|
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 3
“Process management is the
backbone of EIM providing control
and efficiency for the use of
information in the enterprise.
Information only has a value of its
own when its used in processes.”
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Ulrich Kampffmeyer, EIM Update 2010
Dr. Ulrich Kampffmeyer
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EIM
Processes:
|||Solutions|Processes|
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 3
Process improvement is the buried
treasure of every enterprise!
BPM within the scope of EIM has a
great potential for cost saving,
customer relationship improvement,
and faster reaction to change.
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EIM
Automation:
|||Solutions|Automation||
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 3
“Manual processes are the
bottleneck of information
management systems.”
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Ulrich Kampffmeyer, EIM Update 2005
Dr. Ulrich Kampffmeyer
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EIM
Automation:
|||Solutions|Automation||
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 3
“Digital mailroom, workflow,
recognition, classification,
semantics, artificial intelligence,
business analytics ... they are all
essential components of business
process automation.”
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Ulrich Kampffmeyer, EIM Update 2010
Dr. Ulrich Kampffmeyer
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EIM
Automation:
|||Solutions|Automation||
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 3
Automation is the key concept for
better information quality and user
acceptance.
Current challenges like Bigdata,
faster reaction to change, selective
dissemination and access to
information need automation.
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EIM
Analysis:
|||SolSolutions|Autysis|||
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 3
“Tools for analysis of Information
are obligatory for EIM. Good
analysis and consolidation of
information, both structured and
unstructured, will decide the future
of the business.”
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Ulrich Kampffmeyer, EIM Update 2011
Dr. Ulrich Kampffmeyer
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EIM
Analysis:
|||SolSolutions|Autysis|||
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 3
New tools for the analysis of search
results in enterprise search, business
intelligence, bigdata, a.s.o. will
enhance existing analysis and
management strategies within EIM.
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EIM
Migration:
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 3
|||Solutions|Migration|||
“There are no longer green pastures
in computer centers.”
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Ulrich Kampffmeyer, EIM Update 2008
Dr. Ulrich Kampffmeyer
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EIM
Migration:
|||Solutions|Migration|||
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 3
The main concept of EIM is
integration instead of migration.
Migration should be reduced to the
exchange of hardware and operating
systems – but no longer for solutions.
EIM delivers an umbrella for the
management of information in
heterogenous environments.
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EIM
Collaboration:
|||Solutions|Collaboration|||||
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 3
“With Web 2.0 collaboration was
enriched with new tools, enabling
organizations to move forward to
knowledge management.”
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management
Ulrich Kampffmeyer, 2004
Dr. Ulrich Kampffmeyer
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EIM
Collaboration:
|||Solutions|Collaboration|||||
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 3
Collaboration is the new quality of
information management,
independent of time, location,
format, use case. Case management
and adhoc workflow enhance the
capabilities of working together.
Collaboration is mainly not about
tools but about a new set of mind.
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EIM
Governance:
|||Solutions|Governance||||||
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 3
“With apps, byod, mobile, saas,
cloud, ubiquitous computing,
analytics the demand for more
active control returns – this is the
hour of Information Governance for
GRC Governance, Risk Management
and Compliance.”
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management
Ulrich Kampffmeyer, Records Management Roadshow, 2009
Dr. Ulrich Kampffmeyer
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EIM
Governance:
|||Solutions|Governance||||||
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 3
Information Governance is a key
element of EIM. It is not a passive
control but an active enablement for
business. With more information in
distributed and mobile solutions, the
risk of loss and theft, and the growing
need for better information quality,
governance gets higher awareness.
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Dr. Ulrich Kampffmeyer
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EIM
Security:
|||Solutions|Security|||||||
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 3
“Managing Information
professionally is protecting
information, securing the availibility,
and improving the quality .”
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management
Ulrich Kampffmeyer, Document Related Technologies, 2003
Dr. Ulrich Kampffmeyer
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EIM
Security:
|||Solutions|Security|||||||
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 3
Security in EIM has many facets.
Access security to information, saving
information for secure availibility,
protecting information against
misuse and loss, using signatures for
authenticity and integrity. EIM
provides security technologies for all
information of the enterprise.
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EIM
Cloud:
|||Solutions|Cloud||||||||
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 3
“The Cloud changes everything, for
ever.”
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management
Oscar Berg, 2009
Dr. Ulrich Kampffmeyer
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EIM
Cloud:
|||Solutions|Security|||||||
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 3
EIM provides secure management in
the cloud and on-premise –
and for hybrid solutions.
EIM is more than shared drives,
synchronisation and social media.
EIM provides the foundation for the
paperless office.
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Dr. Ulrich Kampffmeyer
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EIM
Archives:
|||Solutions|Archives|||||||||
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 3
“Do not forget the basics. Electronic
archiving is here to save the digital
memory of your company.”
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management
Ulrich Kampffmeyer, DoQ 2/19, 1999
Dr. Ulrich Kampffmeyer
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EIM
Archives:
|||Solutions|Archives|||||||||
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 3
Managed repositories will always
remain a core element of EIM.
Providing safe storage, access
protection, direct access and
navigation in large information
collections is necessary for all
applications for overarching use of
information where ever it exists in
the enterprise.
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||||EIM IS
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 3
INEVITABLE,
BUT …
||||But …|Outlook|
||||But …|My small concerns||
||||But …|Oscar Berg|||
||||But …|Shoshana Zuboff||||
||||But …|Frank Schirrmacher|||||
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EIM
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 3
||||But …|Outlook|
… is a necessity, because information
requires to be managed to:
•
•
•
•
•
•
•
stay safe
be of value
remain always available
access knowledge
maintain compliance
improve processes
stay proactive with change
• and a 1000 other good reasons
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management
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53
EIM
© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011
/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 3
||||But …|My small concerns||
… is inevitable, but …
• We are completely dependent on the
availibility and correctness of digital
information
• Information is (mis)used to control
• Information is the most important
economic asset besides natural
ressources and ahead of labour
• Information about information is
growing faster then ever –
the shadow is rising
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||||But …|Oscar Berg|||
© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011
/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 3
Oscar Berg
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management
Dr. Ulrich Kampffmeyer
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55
||||But …|Oscar Berg|||
© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011
/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 3
“Library services such as version control
and checkout/checkin are happening
behind the scenes. “
“Cloud-based storage and automatic
synchronization services enables
seamless working across any device.”
“ Nothing is deleted. Ever.“
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management
Oscar Berg, 2011
Dr. Ulrich Kampffmeyer
VSA Jahresversammlung 2012
56
||||But …|Oscar Berg|||
© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011
/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 3
“In the future, content management will
become like air, invisible to users.
The content will be automatically managed.
We won't have to spend any thoughts on
how to manage our content.
We won't have to care about different
formats or types of content, where the
content is stored, or what version of it that is
the correct one.
Instead we will be able to concentrate
entirely on how to communicate effectively.”
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management
Oscar Berg, 2011
Dr. Ulrich Kampffmeyer
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||||But …|Shoshana Zuboff||||
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 3
Shoshana Zuboff
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58
||||But …|Shoshana Zuboff||||
© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011
/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 3
“Zuboff’s Laws
1. Everything, that can be digitized and
transformed in to information, will be
digitized and transformed into
information.
2. Everything, that can automized, will be
automized.
3. Each technology, which can be colonized
for surveillance and control, will be
colonized for surveillance and control.“
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management
Shoshana Zuboff
Dr. Ulrich Kampffmeyer
VSA Jahresversammlung 2012
59
||||But …|Frank Schirrmacher|||||
© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011
Frank Schirrmacher
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management
/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 3
Dr. Ulrich Kampffmeyer
VSA Jahresversammlung 2012
60
© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011
||||But …|Frank Schirrmacher|||||
Payback
/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 3
„Who feeds on whom in the digital
society?
It is a darwinistic race between man
and computer.“
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management
Frank Schirrmacher, 2010
Dr. Ulrich Kampffmeyer
VSA Jahresversammlung 2012
61
The explosion of information will
change our memory, our mindfullness
and our cognitive abilities, will change
our brain physically, comparable only to
the muscle and body transformation in
the age of the industrial revolution.
No man can withdraw from this change.
But these are only preparations for a
much larger change.“
© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011
||||But …|Outlook|
„
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management
/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 3
Frank Schirrmacher, 2010
Dr. Ulrich Kampffmeyer
VSA Jahresversammlung 2012
62
© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011
/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 1
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Ulrich Kampffmeyer
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© PROJECT CONSULT 2013
63
Quellen- und Bildnachweis
© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011
/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
Quellennachweis:
Hintergrundfolien: eigene Bilder von der dOCUMENTA [13] in Kassel
I
: Julie Mehretu „Mogamma“
II
: Sopheap Pich „Rattanakiri Field Reliefs“
III
: Thomas Bayrle „Carmageddon“
IV
: Hubertus Gojowszyk „Tür zur Bibliothek“
Fotos (F), Tabellen (T), Grafiken (G), Zitate (Z):
F 005 Ulrich Kampffmeyer, PROJECT CONSULT 2007
FZ 008 John Mancini, AIIM, 2009; Zitat AIIM Definition von ECM 2008
G 009 AIIM international, 2003
G 011 PROJECT CONSULT 2008 unter Verwendung von G 009
G 014 Pyramide des Wissens; adaptiert von PROJECT CONSULT nach E. Probst
G 014 Pyramide des Wissens; adaptiert von PROJECT CONSULT nach E. Probst
G 014 Pyramide des Wissens mit Zuordnung von PROJECT CONSULT
GZ 019 Gartner, Logo, Gartner Group®; Zitat aus Tagungsfolien 2007
GZ 020 Gartner, Logo, Gartner Group®; Zitat aus Glossary 2011
G 021 Screenshots Whitepaper OpenText, 2012; freie Adaption Text
G 021 Logo OpenText®, Downloadbereich von OpenText.com
G 022 Screenshot EIM Buch 2013; freie Adaption Text aus „Kapitel Definition“
G 023 Logo SAP®, Downloadbereich von SAP.de
G 029 Logo PROJECT CONSULT®
G 030 Logo PROJECT CONSULT®
Z 048 Oscar Berg, Zitat Blog 2011
F 055 Oscar Berg; Oscar Berg 2010
Z 056 Oscar Berg, Zitat Blog 2009
Z 057 Oscar Berg; Zitat Blog 2011
F 058 Shoshana Zuboff; Amazon;
Z 059 Shoshana Zuboff „Zuboff‘S Laws“, eigene Rückübersetzung (dt. Zitat)
F 060 Frank Schirrmacher, FAZ® 2010
Z 061 Frank Schirrmacher, Payback; eigene Übersetzung
Z 062 Frank Schirrmacher, Payback; eigene Übersetzung
Alle übrigen Texte sowie ausgewiesene Quellen und Zitate:
Dr. Ulrich Kampffmeyer, PROJECT CONSULT
Enterprise Information Management
Dr. Ulrich Kampffmeyer
OpenText EIMDays 2013
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