Transcript Microsoft Office System

Usprawnienie komunikacji
i pracy zespołowej
poprzez wdrożenie
systemu obiegu informacji
i platformy pracy zespołowej
w oparciu o
Microsoft Office 2003
i SharePoint Portal Server 2003
Agenda
Case Study- opis problemu
• Przegląd rozwiązania
• Prezentacja funkcjonalności
•
– Microsoft Office 2003 i integracja z Windows
SharePoint Services - Praca zespołowa i
komunikacja
– Outlook 2003 – obszar roboczy spotkania
– OneNote – zarządzanie notatkami
– IRM, RMS – poufność informacji
Korzyści
• Podsumowanie
•
2
Case Study - opis problemu*
Rejonowe Przedsiębiorstwo Wodociągów i
Kanalizacji w Tychach
•
– 80 stacji roboczych
– 100 000 klientów.
•
Potrzeby:
–
–
–
–
•
Zautomatyzowanie obiegu dokumentów
Wyeliminowanie papierowego obiegu informacji
Przyśpieszenie procesu obsługi klienta
Polepszenie jakości obsługi klienta
Wdrożone rozwiązanie
– Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003
•
Korzyści:
–
–
–
–
–
Zwiększona produktywność
Lepszy wgląd w procesy biznesowe
Lepszy poziom obsługi klienta
Zwiększone przychody
Obniżka kosztów
*http://www.microsoft.com/poland/office/sharepoint/rozwiazania/pwik.aspx
3
Case Study - opis problemu*
Sytuacja wyjściowa - problemy
•
•
•
•
•
•
•
Utrudniona praca grupowa - komunikacja z członkami
zespołu
Wyzwanie w poszukiwaniu „właściwych ludzi na
właściwym miejscu”
Problem w wyszukiwaniu odpowiednich informacji
Liczne „wyspy” informacji
Problem poruszania się wśród wielu zasobów
Trudne zarządzanie Intranetem - brak jednego,
zcentralizowanego miejsca przechowywania
informacji
Duże koszty utrzymania infrastruktury
*http://www.microsoft.com/technet/itsolutions/msit/
4
Przegląd rozwiązania
Rozwiązanie: Microsoft Office
System jak platforma pracy
zespołowej i komunikacji
•
•
•
•
Microsoft Office 2003
Windows SharePoint Services
Portal intranetowy SharePoint Portal Server
2003
SharePoint Portal Server 2003 Shared
Services,
– Centralne zarządzanie
– Skalowalne
– Łączy wiele sitów i farm serwerów
5
Technologie SharePoint 2003 –
Wizja pracy zespołowej
Web Parts oraz Web Services
Korporacja
Departament
Aplikacje
firmAplikacje
trzecich
firmAplikacje
trzecich
firm trzecich
Zespół
Konektory dla aplikacji
Użytkownik
indywidualny
Elementy Web Parts
firm trzecich
Własne
elementy Web Parts
Web Parts oraz Web Services
6
Przegląd rozwiązania – wdrażanie
technologii komunikacyjnej i
platformy pracy zespołowej
Microsoft Office 2003
Child Portal Sites
Shared services
Microsoft Web
Parent portal site
Shared Services -Centralne
zarządzanie, łączy wiele witryn
i farm serwerów
Centralna platforma pracy grupowej
Portale i witryny zespołów
SharePoint Portal
Server 2003
Windows SharePoint
Services
Microsoft SQL Server 2000
Microsoft Windows Server 2003
7
Rozwiązanie: Portal firmowy i
platforma pracy grupowej w
oparciu o SPS 2003 i WSS
Farma Shared Services
Centralny
Portal
Personal
Sites
Farma
portali
Division
Portal
Portal
Farma witryn
zespołów
8
Witryny
zespołów
Portal
Witryny
zespołów
Portal
Witryny
zespołów
SPS 2003 - Wymagania
Wymagania sprzętowe
Intel Pentium III
512 MB RAM
550 MB wolnego miejsca na dysku
Środowisko domenowe
Microsoft Windows NT 4.0
Windows 2000
Windows Server 2003
9
Wymagania aplikacyjne – SPS 2003
Windows SharePoint Services
Windows Server 2003
ASP.NET
Internet Information Services (IIS)
Zgodność z SPS 2001 ogranicza możliwości SPS 2003 i
nakłada dodatkowe ograniczenia
10
Wymagania bazodanowe – SPS 2003
Microsoft SQL Server 2000 Desktop Engine
(MSDE 2000)
lub
Microsoft SQL Server 2000
lub
Microsoft SQL Server 2000 Enterprise Edition
11
Klient SPS 2003
Pentium III, 64MB RAM, 30-50MB wolnego na dysku
Windows 98, Outlook Express 5.01
Internet Explorer 5.01, or Netscape Navigator 6.2
•Zgodność z SPS 2001 ogranicza możliwości SPS 2003 i
nakłada dodatkowe ograniczenia
•Zarządzanie witrynami WSS możliwe jest z poziomu aplikacji
Microsoft Office 2003
12
Przygotowanie środowiska do
instalacji SPS 2003
1 Instalacja Windows Server 2003
2 Podłączenie do domeny
3 Instalacja IIS (bez obsługi Front Page Extensions)
4 Instalacja i konfiguracja MS SQL Server 2000 (SP2 lub wyżej)
5 Uruchomienie IIS
6 Uruchomienie SQL Server
7 Uruchomienie World Wide Web Publishing Service
13
Praktyczne pokazy na żywo
•
•
14
Architektura SPS
Administracja
Zarządzanie informacją za pomocą
WSS i SPS 2003
•
•
•
•
•
15
Gromadzenie informacji
Udostępnianie informacji
Intuicyjne wyszukiwanie informacji
Intuicyjne korzystanie z informacji
z wykorzystaniem znanego
interfejsu Microsoft Office 2003
Rozwijalna platforma
Praca zespołowa w oparciu o WSS
i SPS 2003
Obszar roboczy dokumentu
• Obszar roboczy spotkania
• Biblioteka dokumentów
• Wyszukiwanie pełnotekstowe
• Możliwość moderacji
•
16
Zarządzanie Intranetem w oparciu
o SPS2003
•
Centralnie zarządzane, skalowalne
– Wyszukiwanie,
– Powiadamiania,
– Pojedyncze logowanie
– Kierowanie zawartości do odbiorców,
– Grupy odbiorców,
•
17
Wykorzystywane do scalania wielu
portali
Prezentacja funkcjonalności
•
Windows SharePoint Services
– Praca zespołowa i technologia komunikacyjna
•
SharePoint Portal Server 2003
– Portal internetowy firmy
•
Microsoft Office 2003
– Intuicyjna współpraca z WSS
•
OneNote
– Tworzenie i zarządzanie notatkami
•
IRM, RMS
– Poufność informacji firmowych
18
Windows SharePoint Services
•
Silnik do tworzenia Web site
–
–
–
–
–
Listy
Biblioteki dokumentów
Kalendarze
Kontakty
Integracja z Microsoft Office 2003
Umożliwia tworzenie stron www do pracy
grupowej
• Klient: przeglądarka lub Office 2003
• SQL Server (lub MSDE) do przechowywania
informacji
• Platforma do tworzenia własnych aplikacji
•
19
Windows SharePoint Services
•
Wspólna praca nad dokumentami
– Śledzenie wersji
– Ewidencjonowanie/wyewidencjonowane
dokumentów
– Zestaw właściwości dla biblioteki
dokumentów
– Proces akceptacji
– Prawa dostępu
20
SharePoint Portal Server 2003
•
•
•
•
•
•
•
21
Bazuje na Microsoft Windows® SharePoint
Services
Narzędzie pracy grupowej łączącym ludzi,
zespoły i informacje
Platforma pracy grupowej łatwa i intuicyjna w
obsłudze dla użytkowników końcowych
Personalizacja
Skalowalność, niezawodność, łatwy w użyciu i
administracji
Pozwala integrować procesy biznesowe i
aplikacje
Możliwa kompatybilność z SPS 2001
Skalowalność i niezawodność
•
•
•
•
•
•
22
Narzędzia administratorskie do zarządzania,
monitorowania i wdrażania
Rozwiązanie skalowalne dla firm różnej
wielkości (farmy serwerów)
Architektura rozległa bazująca na Windows
Server 2003 i Microsoft SQL Server 2000.
Możliwość łączenia serwera w klastry
Korzysta z Network Load Balancing
Korzysta z rozwiązań bezpieczeństwa
zaimplementowanych w Windows Server
2003
Cechy SharePoint Portal Server
2003
•
•
•
•
23
Portal site
Ludzie
Wyszukiwania i alerty
Integracja aplikacji i rozszerzalność
Portal Site
•
Listy
–
–
–
–
–
•
Obszary robocze spotkania i dokumentu
–
–
–
–
–
24
Wydarzenia,
Zadania
Kontakty
Listy niestandardowe
Przeszukiwanie po wszystkich sitach w SPS
2003.
Miejsce współpracy
Publikacja wspólnych zasobów
Dodatkowe dokumenty
Informacje o członkach zespołu
Łącza do dodatkowych zasobów
Portal Site
•
Katalog witryn
–
–
–
–
–
•
Agreguje,
Organizuje,
Pozwala na wyszukiwanie,
Pozwala na zarządzanie sitami
Umożliwia dodawanie metadanych do plików
Automatyczne tworzenie witryn
– Użytkownik tworzy witryny
– Automatycznie rejestruje
– Dodaje do indeksu wyszukiwania
•
Biblioteka dokumentów
– Zawiera jedną, bądź wiele bibliotek dokumentów
– Dokumenty są indeksowane
25
Wyszukiwania
•
Indeksowanie zawartości
– Pełnotekstowe wyszukiwanie udostępnionych plików,
– Stron www, XML, HTML, HTTP , Pliki Microsoft Office,
MIME, TIFF
– Foldery publiczne
– Bazy Lotus Notes
– Sity SharePoint
– SharePoint Portal Server
– Dodatki do przeszukiwania PDF, WordPerfect, AutoCAD
– i inne
•
Wyszukiwanie
– Najlepsze trafienia
– Zaawansowane wyszukiwaniepo właściwościach
dokumentu
26
Tematy i alerty
•
Temat
– Organizowanie podobnej treści
– Zarządzane przez administratora
(dodawania/usuwanie/edycja)
– Asystent tematów
•
Alerty
–
–
–
–
27
Wysyłanie wiadomości po zmianie
W pełni konfigurowalne
Web Part dla alertów
Serwer SMTP
Ludzie
•
Moja Witryna
– Osobiste dokumenty i aplikacje
– Web Parts
•
Osobiste Web Parts
– Wbudowane w SharePoint Portal Server 2003
– Pozwalają na dostosowywanie zawartości
•
Grupy odbiorców
– Kierowanie zawartości do grupy odbiorców
– zarządzane ręcznie
– Zarządzane na podstawie AD
28
Integracja aplikacji i
rozszerzalność
XML
Microsoft .NET Framework
Web Parts
Pojedyncze logowanie dla wielu
aplikacji
Integracja z Microsoft BizTalk® Server
Microsoft ASP.NET
•
•
•
•
•
•
29
Integracja aplikacji i
rozszerzalność cd ..
•
•
•
•
•
•
30
Web Services
Łatwość i szybkość wdrożenia
Zarządzalny z poziomu przeglądarki
Wydajność i skalowalność
Łatwy backup i przywracanie
Elastyczne wdrożenie – wiele
scenariuszy
WSS a SPS 2003
Cecha
Windows
SharePoint
Services
Alerty
TAK
TAK
Dostosowanie w oparciu o przeglądarkę
TAK
TAK
Listy dyskusyjne
TAK
TAK
Biblioteki dokumentów
TAK
TAK
Obszar roboczy dokumentu
TAK
TAK
Obszar roboczy spotkania
TAK
TAK
Listy
TAK
TAK
Integracja z BizTalk
NIE
TAK
Integracja z Microsoft FrontPage
TAK
TAK
Integracja z Microsoft InfoPath™
TAK
TAK
Ankiety
TAK
TAK
Szablony
TAK
TAK
Strony Web Part
TAK
TAK
31
SharePoint Portal
Server 2003
WSS a SPS 2003
Cecha
Windows
SharePoint
Services
SharePoint
Portal Server
2003
Automatyczna kategoryzacja
NIE
TAK
Grupy odbiorców
NIE
TAK
Tematy
NIE
TAK
Nowości
NIE
TAK
Moja Witryna
NIE
TAK
Shared services
NIE
TAK
Pojedyncze logowanie
NIE
TAK
Katalog witryn
NIE
TAK
Profil użytkownika
NIE
TAK
32
Microsoft Office 2003
•
•
•
33
Współpraca i komunikacja
Integracja z technologią SharePoint
Praktyczne pokazy na żywo
Współpraca i komunikacja
•
Wzbogacony proces współpracy
– środowisko współpracy skalowalne
– Integracja IM z Office
– Informacje o obecności osób
•
Możliwe podstawowe scenariusze
– Tworzenie, publikacja i praca grupowa nad
dokumentami
– Wsparcie zebrań i spotkań
– Zarządzanie dokumentami
34
Microsoft Office 2003
Integracja z technologią SharePoint
•
Współdzielenie dokumentów z innymi
użytkownikami
Eksport dokumentów do
SharePoint
• Import z Sharepoint
• Edycja offline
• Analiza dokumentów na witrynie
•
35
Integracja z technologią SharePoint
Cecha
Dostępna w aplikacjach
Otwieranie i zamykanie plików z
witryn WSS z menu Plik
Excel, FrontPage, InfoPath,
Microsoft Project, OneNote,
Outlook, PowerPoint, Publisher,
Visio, Word
Excel, Microsoft Project,
Okno zadań Udostępniony obszar OneNote, PowerPoint, Visio,
roboczy
Word
Tworzenie udostępnionych
załączników
Outlook
Synchronizacja kalendarza i listy
Kontaktów
Outlook
Aktualizacja dokumentów dla
udostępnionych załączników
Excel, PowerPoint, Visio, Word
36
Integracja z technologią SharePoint
Automatyczne zbieranie
metadanych
Ewidencjonowanie/wyewid
encjonowanie
Śledzenie wersji
Przechowywanie dyskusji
na serwerze
Word, Excel, PowerPoint
Word, Excel, PowerPoint
Word, Excel, PowerPoint
Word, Excel, PowerPoint
Importowanie list z WSS
jako dane
Excel, Access
Import danych do WSS jako
listy
Excel, Access
37
Praktyczne pokazy na żywo
•
Tworzenie obszaru roboczego:
– dokumentu
– spotkania
•
•
Wspólna praca nad dokumentem
Zarządzanie obszarem roboczym z poziomu
– Microsoft Office 2003
– Windows SharePoint Services
•
•
38
Definiowanie alertów
Przeszukiwanie portalu
OneNote 2003
Zwiększenie produktywności pracownika:
• Szybkie i łatwe sporządzanie notatek i
• Strukturalizowanie informacje
• Szybkie odnajdywanie wartościowych
informacji
• Wielokrotnie wykorzystywanie notatki w
różnych notatnikach programu
• Utrwalanie informacji w różnych
formach
39
OneNote™ 2003
Tworzenie i organizowanie notatek w
przyjaznym środowisku
– Organizacja dostosowana do osobistych
potrzeb
– Flagi ważności
– Możliwość pisania i rysowania odręcznego
– Współdzielenie sesji
• Proste przeszukiwanie, udostępnianie i używanie
notatek
– Łatwa organizacja wiadomości e-mail
– Uporządkowanie informacji w tworzonych
dokumentach, listach i przypomnieniach
•
40
OneNote™ 2003
Ania, manager
w firmie
usługowej,
używa
OneNote na
laptopie do
organizowania
swojego życia
zawodowego i
spraw
prywatnych.
41
Praktyczne pokazy na żywo
•
•
•
•
42
Korzystanie z OneNote
Wymiana informacji z Microsoft Outlook
2003
Notatki głosowe
Współdzielenie sesji
Information Rights
Management
•
Rozszerzenie do Windows Rights Management
•
Zapewnia poufność informacji
•
Ograniczanie np. kopiowania, drukowania,
przesyłania itp.
•
Zarządzanie możliwościami „konsumpcji”
informacji na poziomie pliku
•
IRM jest przenoszone z plikiem
•
Information Rights Management działa z każdym
typem pliku
•
Sprawdzanie uprawnień w trybie online
43
Poufność danych
•
Information Rights Management
(IRM) w poczcie Outlook
•
IRM w dokumentach Excel, Word
i PowerPoint
•
Organizacyjne szablony IRM
•
Przeglądarka IRM
44
Jak to działa?
Autor
Odbiorca
RMS
1.
Autor tworzy dokument i definiuje zestaw uprawnień. Klient szyfruje
zawartość, tworzy klucz i licencję zawierającą uprawnienia do zawartości
dokumentu. Dołącza licencję do treści jako metadane w nagłówku.
2.
Autor rozpowszechnia dokument.
3.
Odbiorca otwiera plik a klient RM przesyła referencje użytkownika i licencję
dokumentu do serwera z żądaniem dstępu.
4.
RMS sprawdza użytkownika i jego żądanie. Wystawia odpowiednią licencję
użycia i wysyła z powrotem do klienta.
5.
Aplikacja przetwarza licencję użycia i odpowiednio ustawia prawa do treści.
45
Wartość Biznesowa
•
Wzrost efektywności pracowników i
zwiększona produktywność
– Pracownicy mogą wyszukać większą ilość
właściwych informacji w krótszym czasie
•
Większa możliwość podejmowania decyzji
– mniej utraconych korzyści,
– mniejsza konieczność wykonywania tych samych
czynności,
– większa satysfakcja klienta
•
Zmniejszenie kosztów
– wdrożeń,
– zarządzania i rozwoju Intranetu platformy pracy
grupowej
47
Korzyści dla IT
•
Redukcja liczby serwerów
– Niższe koszty sprzętu
– Niższe koszty wdrożenia
– Niższe koszty zarządzania
– Optymalizacja wykorzystania serwerów
48
Podsumowanie
•
Główne obszary usprawnień po wdrożeniu Microsoft
Office 2003 i WSS oraz SPS2003
– Efektywne zarządzanie informacjami - pracownicy
mogę łatwiej wyszukać interesujące ich informacje
– Większa produktywność indywidualna – korzystanie z
dobrze znanych, ale udoskonalonych produktów
– Lepsza komunikacja pomiędzy pracownikami łatwiejsze wyszukiwanie i komunikowanie się z
użytkowników specjalizujących w danych dziedzinach
– Możliwość obniżenia kosztów zarządzania i kosztów
operacyjnych związanych z funkcjonowaniem portalu
intranetowego
•
49
Dostarczanie kompleksowego rozwiązania, zamiast
zwykłej funkcjonalności portalu, pozwalającego na
znaczne podniesienie produktywności pracowników
Dodatkowe informacje
•
Microsoft SharePoint Portal Server 2003
http://www.microsoft.com/poland/office/sharepoint/
•
Programy Windows SharePoint Services i SharePoint Portal
Server 2003
http://www.microsoft.com/poland/office/sharepoint/relatio
nship.htm
•
Assistance Center for Microsoft SharePoint Products and
Technologies
http://www.microsoft.com/SharePoint/Assistance/
•
Microsoft TechNet Show Case
http://www.microsoft.com/technet/itshowcase
•
Microsoft Case Study Resources
http://www.microsoft.com/resources/casestudies
50