Transcript Sistem Informasi adalah

KONSEP SISTEM
INFORMASI
MUHAMMAD REZA PUTRA S. Kom, M. Kom
WHY??????
Kenapa Pilih Jurusan Sistem
Informasi??
DASAR-DASAR KONSEP
SISTEM INFORMASI
• APA ITU SISTEM?
DASAR-DASAR KONSEP
SISTEM INFORMASI
• APA ITU INFORMASI?
DASAR-DASAR KONSEP
SISTEM INFORMASI
• SISTEM?
osuatu jaringan kerja dari
prosedur-prosEdur yang saling
berhubungan, berkumpul
bersama-sama untuk suatu
kegiatan untuk menyelesaikan
suatu sasaran tertentu.
DASAR-DASAR KONSEP SISTEM
INFORMASI
• DATA??
• INFORMASI?
DASAR-DASAR KONSEP
SISTEM INFORMASI
- Data adalah fakta-fakta,
perkiraan yang tidak atau belum
memiliki arti guna.
- Informasi adalah data yang telah
diproses dan mempunyai arti dan
berguna bagi pemakainya
DASAR-DASAR KONSEP
SISTEM INFORMASI
Prosedure adalah urut urutan yang
tepat dari tahapan-tahapan instruksi
yang menerangkan apa (what) yang
harus dikerjakan, siapa (who) yang
mengerjakannya,
kapan
(when)
dikerjakan dan bagaimana (how)
mengerjakannya.
SO?
APA ITU SISTEM
INFORMASI?
Sistem Informasi adalah kumpulan elemen
yang saling berhubungan satu sama lain
yang membentuk satu kesatuan untuk
mengintegrasikan data, memproses dan
menyimpan
serta
mendistribusikan
informasi
DATA
Secara konseptual, data adalah deskripsi tentang benda, kejadian,
aktivitas, dan transaksi yang tidak mempunyai makna atau tidak
berpengaruh secara langsung kepada pemakai.
Data dapat berupa :
 Nilai yang terformat  data dengan suatu format tertentu.
Misalnya
Tanggal atau jam atau menyatakan nilai mata uang
 Teks
 sederatan huruf, angka dan simbol-simbol khusus
 Citra
 data dalam bentuk gambar. Citra dapat berupa
grafik,foto, Hasil rontgen, dan tanda tangan.
 Video
 menyatakan data dalam bentuk sejumlah gambar
yang bergerak dan bisa juga dilengkapi dengan
suara
Pengertian Informasi Menurut Para Ahli
Menurut McFadden (1999)
mendefenisikan informasi sebagai data yang telah
diproses sedemikian rupa sehingga meningkatkan
pengetahuan seseorang yang menggunakan data
tersebut.
Menurut Shannoin dan Wevaer
mendefinisikan informasi sebagai jumlah
ketidakpastian yang dikurangi ketika sebuah pesan
diterima. Artinya, dengan adanya informasi tingkat
kepastian menjadi meningkat.
Menurut Davis (1999)
informasi adalah data yang telah diolah menjadi
sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan
bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini
atau saat mendatang.
KARAKTERISTIK
SISTEM
•
•
•
•
•
•
•
•
KOMPONEN-KOMPONEN
BATAS SISTEM
LINGKUNGAN LUAR SISTEM
PENGHUBUNG
MASUKKAN
KELUARAN
PENGOLAH
SASARAN DAN TUJUAN
Karakteristik Sistem
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau
sifat sifat
tertentu,yaitu :
1. Komponen-komponen
Komponen sistem atau elemen sistem dapat berupa :
- Elemen-elemen yang lebih kecil yang disebut sub
sistem, misalkan sistem komputer terdiri dari sub sistem
perangkat keras, perangkat lunak dan manusia.
- Elemen-elemen yang lebih besar yang disebut supra
sistem. Misalkan bila perangkat keras adalah sistem yang
memiliki sub sistem CPU, perangkat I/O dan memori,
maka supra sistem perangkat keras adalah sistem
komputer.
Karakteristik Sistem
2. Batas sistem
Batas sistem merupakan daerah yang
membatasi antara suatu sistem dengan
sistem yang lainnya atau dengan
lingkungan luarnya. Batas sistem ini
memungkinkan suatu sistem dipandang
sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem
menunjukkan ruang lingkup dari sistem
tersebut.
Karakteristik Sistem
3. Lingkungan luar sistem
Lingkungan dari sistem adalah apapun di luar batas
dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.
Lingkungan luar sistem dapat bersifat
menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan
sistem tersebut. lingkungan luar yang
mengutungkan merupakan energi dari sistem dan
dengan demikian harus tetap dijaga dan
dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan
harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak akan
mengganggu kelangsungan hidup dari sistem .
Karakteristik Sistem
4. Penghubung
Penghubung merupakan media perantara antar
subsistem. Melalui penghubung ini memungkinkan
sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem
ke subsistem lainnya. Output dari satu subsistem
akan menjadi input untuk subsistem yang lainnya
dengan melalui penghubung. Dengan
penghubung satu subsistem dapat berinteraksi
dengan subsistem yang lainnya membentuk satu
kesatuan.
Karakteristik Sistem
5. Masukkan
Masukan adalah energi yang dimasukkan
ke dalam sistem. Masukan dapat berupa
maintenance input dan sinyal input.
Maintenance input adalah energi yang
dimasukkan supaya sistem tersebut dapat
beroperasi. Sinyal input adalah energi yang
diproses untuk didapatkan keluaran.
Karakteristik Sistem
6. Keluaran
Keluaran adalah hasil dari energi yang
diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran
yang berguna dan sisa pembuangan.
Keluaran dapat merupakan masukan untuk
subsistem yang lain atau kepada supra
sistem.
Karakteristik Sistem
7. Pengolah (Proses)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah
atau sistem itu sendiri sebagai pengolahnya. Pengolah
yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu
sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan
baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran
berupa barang jadi.
8. Sasaran atau tujuan
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran.
Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka
operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari
sistem sangat menentukan sekali masukan yang
dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan
sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai
sasaran atau tujuannya.
Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum
dapat
bercerita banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data
diolah
Melalui suatu model untuk dihasilkan informasi.
Siklus Informasi Dapat Digambarkan:
Proses
(model)
Output
Informasi
Input
(data)
Penerima
database
Data
ditangkap
Hasil
tindakan
Keputusan
Tindakan
1. Data ditangkap / Pengumpulan data
2. Hasil dari pengumpulan data tsb di inputkan
3. Setelah data di inputkan maka dilakukan
pengolahan data (Proses)
4. Hasil dari pengolahan data tsb dihasilkan output
berupa informasi
5. Informasi tsb di berikan kepada penerima
6. Penerima akan mengambil keputusan terhadap
informasi yg diperoleh
7. Penerima akan mengambil tindakan terhadap hasil
keputusan yang di peroleh.
Agar informasi berguna dalam pengambilan keputusan,
harus memiliki kriteria sebagai berikut :
1. Relevan, suatu informasi mempunyai manfaat sebagai dasar
pengambilan keputusan.
2. Akurat, ketepatan dan dapat diandalkannya suatu informasi.
3. Tepat waktu, informasi yang diperoleh terbaru dan mudah
diperoleh saat dibutuhkan.
4. Ringkas, informasi telah dikelompokkan sehingga tidak
perlu diterangkan.
5. Jelas, tingkat informasi dapat dimengerti oleh penerima.
6. Konsisten, tingkat informasi dapat diperbandingkan
Kualitas informasi (quality of information) sangat dipengaruhi atau
ditentukan 3 hal, yaitu :
a. Relevan (relevancy)
Berarti informasi harus memberikan manfaat bagi pemakainya.
Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya
berbeda
Misalnya informasi mengenai sebab-musabab kerusakan mesin
produksi
kepada akuntan perusahaan adalah kurang relevan dan akan lebih
relevan bila
ditujukan kepada ahli teknik perusahaan.
b. Akurat (accuracy)
Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau
menyesatkan, dan harus jelas mencerminkan maksudnya.
Ketidakakuratan
dapat terjadi karena sumber informasi (data) mengalami gangguan atau
kesengajaan sehingga merusak atau merubah data-data asli tersebut.
c. Tepat waktu (timeliness)
Informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan tidak
boleh terlambat (usang). Informasi yang usang
tidak mempunyai nilai yang baik, sehingga kalau
digunakan sebagai dasar dalam pengambilan
keputusan akan berakibat fatal atau kesalahan
dalam keputusan dan tindakan. Kondisi demikian
menyebabkan mahalnya nilai suatu informasi,
sehingga kecepatan untuk mendapatkan,
mengolah dan mengirimkannya memerlukan
teknologi-teknologi terbaru.
d. Dapat dipercaya (Reliability)
Nilai Informasi ditentukan oleh 2 hal :
a.
Manfaat (use)
b.
Biaya (cost)
Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya
lebih
efektif
dibandingkan
dengan
biaya
mendapatkannya
dan sebagian besar informasi tidak dapat tepat
ditaksir
keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi dapat
ditaksir nilai efektivitasnya. Pengukurannya dapat
menggunakan analisis cost effectiveness atau cost
benefit.
Berdasarkan tingkatan manajemen, informasi dapat
Dikelompokkan berdasar penggunanya,yaitu :
1. Informasi Strategis
Digunakan untuk mengambil keputusan jangka panjang,
mencakup informasieksternal (tindakan pesaing, langganan),
rencana perluasan perusahaan dan sebagainya.
2. Informasi Taktis
Digunakan untuk mengambil keputusan jangka menengah,
mencakup informasi trend penjualan yang dapat dipakai
untuk menyusun rencana-rencana penjualan.
3. Informasi Teknis
Digunakan untuk keperluan operasional sehari-hari, informasi
persedian stock, retur penjualan dan laporan kas harian.

Sistem dapat diklasifikasikan menjadi
beberapa bagian, yaitu :
 Sistem abstrak (abstract sistem) dan sistem fisik
 Sistem alamiah (natural sistem) dan sistem buatan
manusia (human made sistem)
 Sistem tertentu (deterministic sistem) dan sistem tak
tentu (probabilistik sistem)
 Sistem tertutup (close sistem) dan sistem terbuka (open
sistem)
Sistem Informasi didefenisikan oleh Rorbert A.
Leitch dan k. roscoe Davis sebagai berikut :
suatu sistem di dalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi
harian, mendukung operasi, bersifat menajerial dan
menyediakan pihak luar tertentu dengan laporanlaporan yang diperlukan.
Hardware
Mencakup piranti-piranti fisik seperti komputer, periferal
(printer) dan jaringan.
2. Software
Sekumpulan intruksi yang memungkinkan perangkat keras
untuk dapat memproses data.
3.
Data
Merupakan komponen dasar dari informasi yang akan diproses
lebih lanjut untuk menghasilkan informasi .
4. Prosedur
Sekumpulan aturan yang dipakai untuk mewujudkan
pemrosesan data dan pembangkitan keluaran yang dikehendaki.
5. Manusia
Semua pihak yang bertanggung jawab dalam pengembangan
Sistem Informasi, pemrosesan dan penggunaan keluaran Sistem
Informasi.
1.
1.
2.
3.
4.
5.
Input
Menggambarkan suatu kegiatan untuk menyediakan data
untuk diproses.
Proses
Menggambarkan bagaimana suatu data di proses untuk
menghasilkan suatu informasi yang bernilai tambah.
Output
Suatu kegiatan untuk menghasilkan laporan dari proses di
atas tersebut
Penyimpanan
Suatu kegiatan untuk memelihara dan menyimpan data.
Control
Suatu aktivitas untuk menjamin bahwa sistem informasi
tersebut berjalan sesuai dengan yang diharapkan.
Beberapa jenis sistem informasi berbasis TI yang
dikembangkan berdasarkan lini manajerial.
Masing
masing dari SI tersebut memiliki fungsi dan
manfaat
bagi tiap tingkatan manajerial.Adapun tingkatan
SI
tersebut adalah:
 Sistem Pemrosesan transaksi
 Sistem informasi manajemen (SIM)
 Sistem penunjang keputusan (SPK)
 Sistem Informasi e-busines
Komponen Sistem Informasi dapat di gambarkan
Pemakai
Pemakai
Input
Teknologi
Model
Output
Basis Data
Kendali
Pemakai
Pemakai



Blok Masukan (Input Block)
Input merupakan data yang masuk ke dalam sistem
informasi.
Blok Model (Model Block)
Kombinasi prosedur, logika, dan model matemetik
yang akan memanipulasi data input dan data yang
tersimpan di basis data dengan cara yang sudah
ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang
diingiinkan
Blok Keluaran (Output Block)
Keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas
dan dokumentasi yang berguna untuk semua
tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem



Blok Teknologi (Technology Block)
Teknologi merupakan kotak alat (tool box) dalam
sistem informasi. Teknologi digunakan untuk
menerima input, menjalankan model, menyimpan
dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan
keluaran dan membantu pengendalian dari sistem
secara menyeluruh
Blok Basis Data (Database Block)
Merupakan kumpulan dari data yang saling
berhubungan satu sama lainnya, tersimpan di
perangkat keras komputer dan digunakan perangkat
lunak untuk memanipulasinya.
Blok Kendali (Control block)
Beberapa pengendalian yang dirancang secara khusus
untuk menanggulangi gangguan-gangguan terhadap
sistem
SI memainkan peran kritis dalam perusahaanperusahaan. Pada mulanya SI digunakan untuk
meningkatkan kualitas manjerial. Sehingga sering
disebut Sistem Informasi Manajemen (SIM) yang
kemudian dikembangkan terus seiring dengan
perkembangan TI. Adapun tahap perkembangan
tersebut adalah sebagai berikut :
Sistem Informasi Tradisional
Sistem Informasi Berbasis Komputer
Sistem Informasi Berbasis Jaringan Perkantoran
Sistem Informasi Lintas Platform
Untuk mengembangkan sebuah sistem komputerisasi,
maka harus dilakukan secara menyeluruh serta
mendalam terhadap kegiatan sistem pengolahan data
dan sistem informasi yang saat ini sudah dijalankan
oleh perusahaan. Juga perlu diketahui secara tepat
mengenai bentuk sistem informasi yang bagaimanakah
yang dikehendaki oleh manajemen, sehubungan
dengan adanya rencana komputerisasi tersebut.
Analisa sistem bukan merupakan studi awal. Untuk
memperoleh hasil kajian yang benar-benar komprehensif,
ketika melakukan analisis terhadap sistem pengolahan data
yang sedang berjalan saat ini, maka seorang sistem analis
harus melakukan kajian-kajian berikut ini:
Bagan dari analisa sistem:
Menetukan
sasaran
Mempelajari bentuk
organisasi
perusahaan
Menganalisa laporanlaporan yang sudah di
hasilkan oleh sistem
pengolahan data yang saat
ini sedang berjalan
Mempelajari laporan
yang saat ini sudah
dihasilkan oleh sistem
yang ada saat ini
Untuk keperluan tersebut, maka seorang sistem analis harus
melakukan pemeriksaan terhadap kebijakan dan prosedur pengolahan
data dan sistem informasi yang diterapkan pada saat itu.
2.
mempelajari organisasi, struktur, job descriptions, aliran data, dan lainlainnya itu, maka seorang sistem analis akan dengan mudah
menangkap adanya kemungkinan-kemungkinan fungsi-fungsi yang
terduplikasi di dalam organisasi tersebut.
3.
Penelitian mengenai berbagai laporan yang sudah ada, tak cuma
meliputi bentuk dan jenisnya saja, tetapi juga meliputi jumlah dan
frekuensi laporan tersebut dihasilkan, serta jumlah dan frekuensi
kebutuhan manajemen akan laporan-laporan tersebut.
4. harus dipelajarinya sata ini adalah meliputi isi laporan, frekuensi dan
saat-saat laporan tadi dihasilkan, siapa yang membuat laporan tersebut,
dan siapa saja yang akan menggunakannya, serta dengan tujuan apakah
yang bersangkutan harus menerima sesuatu laporan tertentu.
1.
Beberapa pengertian dari sistem analis :
 sistem analis adalah seseorang yang mempunyai
kemampuan untuk menganalisa sistem.
 Sistem analis adalah seseorang yang mempunyai
pengetahuan tentang
aplikasi komputer yang
digunakan untuk memecahkan masalah bisnis
dan masalah-masalah yang lainnya.
 Sistem analis adalah seseorang yang mempunyai
kemampuan untuk memilih alternatif pemecahan
masalah yang paling tepat.
 Sistem analis adalah seseorang yang mempunyai
kemampuan untuk merencanakan dan
menerapkan rancangan sistemnya sesuai dengan
permasaalahan yang terjadi.
Tugas-tugas umum yang dilakukan oleh seorang
analis sistem adalah:
 mengumpulkan dan menganalisa segala dokumen-




dokumen, file-file, formulir-formulir, yang digunakan pada
sistem yang telah berjalan.
Menyusun laporan dari sistem yang telah berjalan dan
mengevaluasi kekurangan-kekurangan apa saja yang ada
pada sistem tersebut kepada pemakai sistem.
Merancang perbaikan-perbaikan pada sistem tersebut dan
menyusun sistem baru.
Menganalisa dan menyusun perkiraan biaya yang
diperlukan untuk sistem baru.
Mengawasi segala kegiatan yang ada terutama berkaitan
dengan penerapan sistem yang baru.
Sistem informasi memilki berbagai manfaat,
diantaranya :



Organisasi menggunakan sistem informasi untuk
mengolah transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan
menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk
atau pelayanan mereka.
Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah
cek-cek nasabah dan membuat berbagai laporan
rekening koran dan transaksi yang terjadi.
Perusahaan menggunakan sistem informasi untuk
mempertahankan persediaan pada tingkat paling
rendah agar konsisten dengan jenis barang yang
tersedia.
Adapun fungsi-fungsi informasi adalah sebagai
berikut :
1.
Untuk meningkatkan pengetahuan bagi si
pemakai
2.
Untuk mengurangi ketidakpastian dalam
proses pengambilan keputusan pemakai
3.
Menggambarkan keadaan yang sebenarnya
dari sesuatu hal.
Informasi dalam suatu lingkungan sistem informasi
harus mempunyai persyaratan umum sebagai
berikut :
o
o
o
o
harus diketahui oleh penerima sebagai
referensi yang tepat
harus sesuai dengan kebutuhan yang ada
dalam proses pembuatan / pengambilan
keputusan
harus mempunyai nilai surprise, yaitu hal
yang sudah diketahui hendaknya jangan
diberikan
harus dapat menuntun pemakai untuk
membuat keputusan. Suatu keputusan tidak
selalu menuntut adanya tindakan.
Pemrosesan informasi yang
efektif.
o Manajemen informasi yang
efektif.
o Keluwesan.
o Kepuasan pemakai.
o
Organisasi Sistem Informasi
adalah Suatu organisasi (sekumpulan orang yang
memiliki prinsip dan
tujuan yang sama dlm mencapai
suatu tujuan yg sama) yg lebih difokuskan pd
bagaimana sistem informasi dpt dikelola secara baik.
Untuk adanya organisasi sistem informasi diperlukan suatu model dalam membangun
organisasi sistem informasi tersebut, maksud dari model ini adalah
Suatu bagian yang menampilkan sejumlah entitas fisik atau ukuran suatu
kualitas
Tugas utama dari model organisasi SI ini adalah :
1. Pengendalian
2. Perencanaan
Integrasi sistem Informasi
Saling keterkaitan antara sub-sistem shg data dari suatu sistem secara rutin
dapat melintas menuju / diambil oleh
satu atau lebih sistem yang ada.
Interaksi sistem informasi memiliki sifat hierarki,
maksudnya:
sistem pada tingkat transaksi akan
memberikan masukan data / informasi kepada
tingkat manajerial atau sering pula dalam arah
yang sebaliknya.
Bentuk interaksi langsung Manajer thd SI :
- Pengembangan program komputer
- Pemahaman data/file
- Mengakses data
- Entri data
Dalam sebuah perusahaan ada beberapa konsep
dasar model organisasi SI:
1.
2.
3.
Model Sistem informasi Pemprosesan Transaksi
Ex : Penjualan, Tagihan, Gaji, Dll
Model Sistem Informasi Keuangan
Model Sistem Informasi Anggaran
Tugas umum Organisasi SI
1. Melakukan eksplorasi TI untuk menciptakan
sistem informasi yang efektif dalam
mendukung pihak manajemen dalam
pengambilan keputusan manajerial.
2. Memimpin, mengontrol serta mendeteksi
kebutuhan dalam dalam mengoperasikan SI
dilingkungan departemental maupun
perusahaan secara keseluruhan.
Lokasi sistem informasi di dalam suatu organisasi
belum ada kesepakatan. Ada yang memisahkan dalam
departemen sendiri, yaitu departemen sistem
informasi dan ada yang menggabungnya dengan
departemen lain, misalnya dengan departemen
akuntansi yang dibawah koordinasi oleh controller
(kepala eksekutif/manajer tingkat atas akuntansi
yang mempunyai fungsi perencanaan, pengendalian,
pelaporan, akuntansi, dan tanggungjawab penting
lainnya). Jika departemen sistem informasi dibawah
controller bersama-sama dengan departemen
akuntansi, biasanya departemen sistem informasi
hanya terbatas pada pengolahan data elektronik (EDP)
yaitu pengolah bantu bagi unit-unit informasi yang
memerlukan pengolahan data yang banyak dengan
struktur organisasi tampak sebagai berikut :
Fungsi PDE dibawah controller
Direktur utama
Direktur
pemasaran
Internal
audit
Direktur
produksi
Akuntansi
keuangan
Akuntansi
biaya
controller
PDE
anggaran
Pengaturan seperti ini mempunyai beberapa
keuntungan sebagai berikut :
1.
Perubahan dari sistem manual ke sistem komputer dengan
diterapkannya departemen PDE tidak terlalu mengejutkan
dan mudah diterima karena bukan merupakan
departemen yang terpisah.
2.
Peranan dan fungsi pengolahan akuntansi dan pelaporan
keuangan terpusat dengan PDE sehingga fungsi dari
akuntansi yang bertanggungjawab terhadap pengolahan
transaksi serta penyediaan informasi keuangan kepada
manajer fungsi yang lainnya dan kepada pihak luar lebih
efektif.
3.
Karena keberhasilan aplikasi komputer didalam kegiatan
akuntansi seperti misalnya penggajian, piutang dagang
dan pengendalian persediaan merupakan tanggungjawab
akuntan sedang akuntan terlibat langsung didalamnya,
maka diharapkan pengembangan aplikasi tersebut dapat
lebih mengena.
Faktor yang perlu di perhatikan dalam bentuk
struktur organisasi spt itu dalah peranan
controller yang bersangkutan. Jika controller
benar-benar memahami dan menguasai
teknologi PDE hal ini tdk menjadi masalah.
Kekuatiran lain adalah bahwa data yang di
proses bukan hanya data mengenai akuntansi
saja,tetapi juga non akuntansi, sehingga
pengetahuan controller mengenai masalah
lainnya juga harus cukup.
Di beberapa organisasi ,fungsi PDE di
organisasikan secara terpisah dari fungsi akuntansi
dan langsung di bawah tanggung jawab manajer
tersendiri yaitu manajer PDE atau manajer sistem
informasi.
Fungsi PDE tidak dibawah controller
Direktur utama
Direktur
pemasaran
Direktur
produksi
Direktur
personalia
controller
Direktur
PDE
Alasan bahwa departemen PDE berdiri sendiri
adalah karena departemenn PDE sebagai service
departement tidak hanya mengolah data akuntansi
saja, tetapi juga data non akuntansi. Robert A.
Leitch dan K. Roscoe Davis memberikan pendapat
“ jika lokasi departemen PDE dibawah Controller,
Informasi keuangan cenderung mendominasi
sistem ini, karena controller akan lebih
menekankan pada masalah-masalah keuangan
saja, sebagai akibatnya bagian-bagian lainnya
dalam organisasi akan tidak puas terhadap
kebutuhan-kebutuhan informasi ”
Dengan memisahkan fungsi sistem informasi ini
( PDE) dibawah tanggung jawab manajer sistem
informasi maka semua aspek yang berhubungan
dengan pengolahan data akan dapat
dilaksanakan dengan lebih efektif, karena
pengetahuan manajer PDE sebagai spesialis
informasi dibidang nya lebih baik dari pada
controller.
Organisasi Departemen PDE yang kecil
Manajer PDE
Analis sistem
pemrogram
operator
Departemen ini hanya terdiri dari beberapa fungsi
saja, yaitu sistem analis, programmer, dan
beberapa operator untuk entry data. Bahkan
untuk perusahaan yang lebih kecil lagi analis
sistem dan programmer tidak diperlukan
karena menggunakan program yang sudah jadi
dalam bentuk paket.
Dalam organisasi departemen PDE yang lebih
besar, masing-masing fungsi tersebut dapat
dilakukan oleh ratusan personil. Bila Organisasi
PDE telah berkembang sedemikian rupa maka
masing-masing fungsi dalam departemen PDE
harus di atur kembali dan di bagi-bagi lagi
menjadi beberapa fungsi yang penting.
Bagan Organisasi
Struktur organisasi bagian PDE yang cukup besar
Direktur PDE
Manajer Pusat
Operasi Komputer
Administrator Basis
Data
Manajer
Pemograman dan
Analisis
Penyedia
Operator
Peneyedia
Sistem Analis
Penyedia
Pemograman Aplikasi
Operator
Analis sistem
Senior
Pemograman Aplikasi
Senior
Analisis Sistem
Junior
Pemograman Aplikasi
Junior
Penyedia
Pemograman
Sistem
Penyedia
Perawatan Sistem
Pemograman
Sistem
Teknisi Perawatan
Sistem
Manajer Jaringan
& Komunikasi
data
Penyedia jaringan &
Komunikasi data
Teknisi &
Komunikasi data
b. Deskripsi Tugas
Tugas-Tugas Personil PDE
• Operator
Operator, dalam hal ini operator komputer, mempunyai tugas mengoperasiakan
komputer dan peralatan pendukung. Ia bertugas menghidupkan peralatan-peralatan
komputer, memuat pita (tape), maletakan kertas pada printer, dan tugas-tugas
semacam itu. Adapun operator yang mempunyai tugas dalam pemasukan data biasa
disebut sebagai operator entri data (data entry operator).
• Analis sistem (Sistem Analyst)
Analis sistem mempunyai tugas sebagai antarmuka antara pemakai informasi dengan
sistem informasi. dialah yang bertanggung jawab menerjemahkan kebutuhan pemakai
menjadi sebuah rancangan basis data dan aplikasi.
• Pemrograman Aplikasi (Application Programmer)
Pemrograman aplikasi mempunyai tugas membuat suatu aplikasi (program komputer)
yang dipakai dakam sistem informasi. Aplikasi yang dibuat didasarkan spesifikasi yang
dibuat oleh analis sitem.
• Administrator Basis Data (Database Administrator / DBA)
Administrator Basis Data atau biasa disebut DBA bertanggung jawab terhadap struktur
data dalam basis data yang digunakan dalam organisasi. Dialah yang berperan dalam
mendefenisikan standar data.
• Teknisi Komunikasi Data atau Spesialis Komunikasi Data
Teknik komunikasi data bertanggung jawab terhadap masalah komunikasi data dan
jaringan komputer. Dialah yang berperan membuat dua komputer tetap dapat bertukar
data
• Teknisi Perawatan Sistem
Teknisi perawatan sistem bertanggung jawab terhadap kelangsungan operasi perangkat
keras. Jika terjadi kerusakan seperti pada printer atau monitor, dialah yang akan segera
melakukan penggantian atau pereparasian. Seringkali teknisi ini disebut sebagai
“hardware engginer”
• Webmaster
Webmaster adalah personil yang bertanggung jawab terhadap halaman web yang
dimiliki oleh organisasi.
• Auditor PDE (EDP auditor)
Kadangkala suatu organisasi memiliki atau menggunakan personil yang disebut auditor
PDE. Personil ini mempunyai tanggung jawab memastikan bahwa sistem informasi yang
berbasis komputer memenuhi azas-azas akuntansi dan pengauditan sehingga keamanan
data dalam sistem terjamin.
c. Sistem Informasi dalam Tingkatan Organisasi
Para manajer selalu menggunakan informasi untuk melakukan tugas-tugas mereka,
sehingga subyek manajemen informasi bukanlah suatu hal yang baru. Yang baru
adalah kemudahan dalam memperoleh informasi yang akurat dan mutakhir. Inovasi
yang memungkinkan kemampuan ini adalah Komputer elektronik. Organisasi menjadi
semakin sadar bahwa informasi adalah suatu sumber daya yang penting secara
strategis, dan komputer dapat mengolah sumber daya tersebut.
Penerapan sistem informasi di dalam suatu organisasi dilakukan melalui sistem informasi
manajemen (SIM) untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua
tingkatan manajemen. SIM merupakan aplikasi komputer
sebagai suatu sistem
informasi yang dikenal dengan istilah management information systems dan diikuti
oleh berbagai aplikasi yang lebih khusus seperti : sistem pendukung keputusan
(decision support systems), otomatisasi kantor (office automation ), dan sistem
pakar (expert systems). Kita menyebutnya dengan istilah sistem informasi berbasis
komputer (computer based information system).atau CBIS untuk menggambarkan
aplikasi tersebut.
SIM selalu berhubungan dengan pengolahan informasi yang didasarkan pada
komputer. SIM merupakan kumpulan dari sistem-sistem informasi, antara lain
sistem informasi akuntansi, sistem informasi pemasaran, sistem informasi
personalia, dsb.
Keseluruhan organisasi adalah merupakan suatu sistem informasi dengan berbagai
subsistem informasi dari berbagai jenis kegiatan yang ada didalamnya. Hal itu
menunjukkan bahwa pekerjaan informasi identik dengan pekerjaan atau kegiatan
organisasi. Berarti, dimana ada kegiatan disitu terdapat informasi, karena setiap
kegiatan memerlukan informasi dan menghasilkan informasi.
SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER (SIBK)
Sistem informasi berbasiskan komputer (SIBK) atau Computere
Base Information System (CBIS) merupakan sistem Informasi
yang menggunakan dan memanfaatkan kemampuan
komputer dalam melaksanakan tugas guna pencapaian
tujuan sebuah SI. “berbasis komputer” mengandung arti
bahwa komputer memainkan peranan penting dalam
sebuah sistem informasi. Secara teori, penerapan sebuah
Sistem Informasi memang tidak harus menggunakan komputer
dalam kegiatannya. Tetapi pada prakteknya tidak mungkin sistem
informasi yang sangat kompleks itu dapat berjalan dengan baik
jika tanpa adanya komputer. Sistem Informasi yang akurat dan
efektif, dalam kenyataannya selalu berhubungan dengan istilah
“computer-based” atau pengolahan informasi yang berbasis pada
komputer.
a. Konsep Dasar SIBK
Tugas –tugas yang dilakukan komputer disebut aplikasi. Istilah
sistem sering digunakan. Pada awalnya, satu-satunya aplikasi
komputer adalah pengolahan data. Komputer dikenal sebagai
peralatan yang dapat menghasilkan informasi untuk
pengambilan keputusan manajemen.
Usaha awal untuk menerapkan komputer dalam areal bisnis
terfocus pada data. Pendekatan dilakukan pada masalah
informasi dan pendukung keputusan. Dan sekarang ini
pemfokusan diarahkan pada komunikasi dan konsultasi
Evolusi Sistem Informasi Berbasis Komputer
Adanya komputer diyakini akan banyak membantu manusia untuk
tujuan efisiensi biaya dan efektifitas kerja. Secara berangsur
manusia mengalihkan pekerjaan yang tadinya dilakukan sendiri ke
komputer. Pekerjaan yang dilakukan oleh komputer disebut
aplikasi.Sedangkan porsi komputerisasi dalam pengembangan
sebuah sistem lebih umum dikenal degan istilah Sistem Informasi
Berbasis Komputer (CBIS / Computer-Based Information System).
Berikut ini adalah evolusi konsep CBIS sampai dengan saat ini.
•Fokus awal pada data
•Fokus pada Informasi
•Fokuls pada Pendukung Keputusan
•Fokus pada Komunikasi
•Fokus pada Konsultasi
Model SIBK
manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah, dan
informasi digunakan dalam membuat keputusan. Informasi
disajikan dalam bentuk lisan maupun tertulis oleh suatu pengolah
informasi. Porsi komputer dalam pengolah informasi terdiri dari
tiap area aplikasi yang berbasis komputer –SIM, SIA, DSS, OA
DAN ES. Yang kita menyebutnya dengan istilah sistem informasi
berbasis komputer. (computer based information system) atau
CBIS
sistem informasi
berbasis komputer
MA
SA
SIA
LAH
Keputusan
SIM
Informasi
SPK
OA
Pemecah
Masalah
ES
Model yang menunjukkan cara penggunaan subsistem CBIS dalam pemecahan masalah
Kita menggunakan istilah spesialis informasi (information
specialist)
untuk menggambarkan pegawai perusahaan yang sepenuh
waktu
bertanggung jawab mengembangan dan memelihara sistem
berbasis
komputer. Ada lima golongan utama spesialis informasi :

Analis sistem (system analist),
 Pengelola Database (database administrator),
 Spesialis Jaringan (network specialist),
 Programmer,
 Operator.
Pengelola
database
Pemakai
Anali
s
Sistem
Progra
mmer
Opera
tor
Kompute
r
Spesialis
Jaringan
Gambar : bagaimana para spesialis ini dan pemakai bekerjasama
mengembangkan
Sistem berbasis komputer
Panah-panah menggambarkan arus komunikasi, termasuk arus informasi
terakhir dari komputer ke pemakai. Pemakai dapat berupa seorang manajer,
non-manajer, atau suatu individu atau organisasi di dalam lingkungan
perusahaan.
Analis sistem
bekerja sama dengan pemakai mengembangkan sistem baru dan memperbaiki
sistem yang sekarang ada. Analis sistem adalah pakar dalam mendefenisikan
masalah dan menyiapkan dokumentasi tertulis mengenai cara komputer
membantu pemecahan masalah.
Pengelola database
bekerjasama dengan pemakai dan analis sistem menciptakan database yang
berisi data yang diperlukan untuk menghasilkan informasi bagi pemakai.
Database adalah suatu kumpulan data komputer yang terintegrasi, diatur dan
disimpan menurut suatu cara yang memudahkan pengambilan kembali.
Spesialis Jaringan
bekerja sama dengan analis sistem dan pemakai membentuk jaringan
komunikasi data yang menyatukan berbagai sumber daya komputer yang
tersebar. Spesialis jaringan menggabungkan keahlian bidang komputer dan
telekomunikasi.
Programmer menggunakan dokumentasi yang
disiapkan oleh analis sistem untuk membuat kode
instruksi-instruksi yang menyebabkan komputer
mengubah data menjadi informasi yang diperlukan
pemakai.
Operator mengoperasikan peralatan komputer.
Operator memantau layar komputer, mengganti
ukuran-ukuran kertas di printer dsb.
Tidak semua orang yang ikut dalam EUC memiliki tingkat pengetahuan komputer yang sama.
Para pemakai akhir dapat dikelompokkan menjadi empat golongan berdasarkan kemampuan
komputer mereka:
 Pemakai akhir tingkat menu (menu-level end-users)
Sebagian pemakai akhir tidak mampu menciptakan perangkat lunak mereka
sendiri, tetapi dapat berkomunikasi dengan perangkat lunak jadi (prewritten
software).
 Pemakai akhir tingkat perintah (command level end-users)
Sebagian pemakai akhir memiliki kemampuan menggunakan perangkat lunak
jadi Yang lebih dari sekedar memilih menu. Para pemakai ini dapat
menggunakan bahasa perintah dari perangkat lunak untuk melaksanakan
operasi aritmatika dan logika pada data
Pemakai akhir tingkat programer (end-user programmers)
Sebagian pemakai akhir dapat menggunakan bahasa-bahasa pemrograman,
serta mengembangkan program-program yang disesuaikan dengan kebutuhan
mereka sendiri
 Personil pendukung fungsional (functional support personnel)
Disejumlah perusahaan, para spesialis informasi adalah anggota dari unit-unit
fungsional dan bukannya unit jasa informasi. Personil pendukung fungsional ini
adalah spesialis informasi dalam arti
yang sesungguhnya, tetapi mereka berdedikasi pada area pemakai tertentu dan
melapor pada manajer fungsional mereka.
Sedemikian jauh, EUC telah memberikan dampak pada berbagai
subsistem utama
CBIS dalam tingkat yang beragam. Sebagian besar aplikasi end user
computing
telah dibatasi pada :

Sistem pendukung keputusan (DSS) yang relatif mudah

Aplikasi otomatisasi kantor yang memenuhi kebutuhan perseorangan.
Selebihnya adalah tanggung jawab spesialis informasi untuk bekerjasama
dengan
pemakai dalam mengembangkan :

Aplikasi SIM dan SIA

DSS yang kompleks

Aplikasi otomatisasi kantor yang memenuhi kebutuhan organisasional

Sistem pakar
Resiko end-user Computing





Sistem yang buruk sasarannya
Sistem yang buruk rancangan dan dokumentasinya
Penggunaan SDI yang tidak efisien
Hilangnya integritas data
Hilangnya keamanan
Pemakai SIBK
Pemakai SIBK terdiri atas 3, yaitu:
a.para manajer
b.non manajer
c.orang-orang dan organisasi lingkungan perusahaan
Awalnya pemakai output komputer adalah pegawai administrasi
dibagian akuntansi,yang komputernya melaksanakan aplikasi
seperti pembayaran gaji, pengelolaan persediaan, dan
penagihan.
Sub sistem SIBK
Macam2 Sistem Informasi Berbasiskan Komputer
•Sistem Informasi Akuntansi (SIA)
•Sistem Penunjang Keputusan (SPK)
•Sistem Informasi Manajemen (SIM)
•Otomatisasi Kantor (OA)
•Sistem Pakar (SP)
1.Sistem Informasi Akuntansi (SIA)
Akuntansi merupakan bahasa dari bisnis. Setiap perusahaan
menerapkannya sebagai alat komunikasi.
Secara klasik akuntansi merupakan proses pencatatan (recording),
pengelompokkan (classifying),
perangkuman (summarizing) dan pelaporan (reporting) dari kegiatan
transaksi perusahaan.
Tujuan akhir dari kegiatan akuntansi adalah penerbitan laporan-laporan
keuangan.
Laporan-laporan keuangan adalah merupakan suatu informasi.
Sistem informasi yang berbasis pada komputer sekarang dikenal dengan
istilah sistem informasi
akuntansi atau SIA
Ciri-Ciri / Karakteristik SIA :
•Melaksanakan tugas yang diperlukan
•Menggunakan prosedur yang standart
•Menangani data yang rinci
•Berfocus pada histori
•Menyadiakan informasi pemecah masalah
Tugas pengolahan data :
Pengumpulan data Manipulasi data
(pengklasifikasian,penyortiran,penghitungan,pengikhtisaran)
Penyimpanan data
Penyiapan dokumen
Laporan / informasi yang dihasilkan SIA :
Jurnal L/R
Jurnal Umum
Neraca Saldo.
Dll
2. Sistem Informasi Manajemen
Sistem Informasi Manajemen (management information
sistems ) merupakan penerapan sistem informasi dalam
organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang
dibutuhkan. oleh semua tingkatan manajemen.
SIM akan menolong perusahaan-perusahaan dalam
mengintegrasikan data, mempercepat dan mensistematisasikan
pengolahan data, meningkatkan kualitas informasi dan kontrol
manajemen, mendorong terciptanya produk-produk baru,
meningkatkan layanan dan kontrol. Pendek kata SIM beserta
perkembangan teknologi pendukungnya akan memicu
transformasi besar dalam bidang bisnis dan manajemen. Dari
banyak pengertian SIM dapat ditarik suatu kesimpulan, bahwa
SIM adalah suatu sistem yang dirancang untuk
menyediakan informasi guna mendukung pengambilan
keputusan pada kegiatan manajemen (perencanaan,
pemrakarsaan, pengorganisasian dan pengendalian)
dalam suatu perusahaan atau organisasi.
Jenis-jenis SIM berdasarkan Departemental Perusahaan
(kegiatan fasilitatif)
Sistem Informasi Pemasaran, Sistem Informasi Penjualan, Sistem Informasi
distribusi, persediaan barang,Sistem Informasi persediaan, Sistem Informasi
pembelian, Sistem Informasi personalia, Sistem Informasi penelitian dan
pengembangan, Sistem Informasi analisa kredit. Selanjutnya dari sistemsistem per departemental tersebut harus digabungkan menjadi sebuah
Sistem Informasi perusahaan yang terintegrasi, sehingga pemimpin puncak
perusahaan dapat mengeksplorasi informasi lintas departemental dengan
mudah dan cepat.
Jenis-jenis SIM berdasarkan bidang minat perusahaan (
kegiatan substantif)
•Sistem informasi Registrasi dan Pembayaran Uang Kuliah.
•Sistem Informasi Supermarket
•Sistem informasi Rumah sakit
•Sistem informasi Perhotelan
•Sistem Informasi Perpustakaan
3. Sistem Penunjang Keputusan (SPK)
Sistem penunjang keputusan adalah :
Suatu sistem informasi yang membantu pihak
manajemen dalam melakukan penyelesaian masalah
yang bersifat semi terstruktur.
Ciri-2 /Karakteristik SPK :
•Menyelesaikan Maslah semi terstruktur
•Analisa canggih
•Sistemnya friendly dengan user
4. Otomatisasi Kantor
Otomatisasi kantor yaitu :
Pengoptimalan kemampuan komputer dalam melaksanakan
pekerjaan pada suatu kantor.
Pembangunan Kantor Elektronik merupakan suatu usaha
untuk
mengotomatisasi
sebagian
dari
kegiatan
perkantoran sehari-hari dengan memanfaatkan teknologi
komputer.
Ciri-2 otomatisasi kantor :
•Segala hal yang berbau kertas dirubah ke dalam bentuk file
•Efisien
Ruang lingkup Otomatisasi Kantor :
• e-mail
• Audio conference
• Voice mail
• Faximili
• Video converence
• Video text
5. Sistem Pakar
Suatu sistem yang mencoba untuk
memindahkan pemikiran (cara) kerja seorang
pakar dalam serangkaian intruksi-intruksi
bahasa pemrograman.
Sistem pakar juga sering disebut “ Artificial
Inteligent ( kecerdasan buatan)