Transcript Slide Pertemuan Kelima & Keenam

oleh
Desrian Effendi, S. Sos
Sebagaimana telah disinggung secara singkat yaitu
suatu usaha perubahan berencana mencakup bebagai
macam strategi, metode dan teknik. Berikut ini akan
dibahas pendapat seorang ahli yang bernama Kurt E.
Olmusk.
Menurut Kurt E. Olmusk Ada enam strategi dalam
melakukan perubahan berencana:
1. Political strategy: yaitu dengan mengetahui struktur kekuasaan
yang terdapat dalam suatu organisasi maka seorang agen
pembaharuan dapat mengadakan afiliasi dengan pusat
kekuasaan.
2. Economic strategy: bila seseorang memegang posisi pengaturan
secara ekonomis maka orang tersebut akan memegang posisi
kunci dalam suatu proses perubahan berencana.
3. Academic strategy: manusia pada dasarnya adalah
rasional, jadi setiap orang dapat berubah bila
diberikan data-data rasional.
4. Engineering
strategy
yaitu
bila
lingkungan
seseorang berubah maka perilaku orang tersebut
juga akan berubah.
5. Military strategi yaitu perubahan dapat dilakukan
dengan menggunakan kekerasan (fisik/paksaan).
6. Confrontation strategy yaitu orang/kelompok yang
akan dirubah tersebut disudutkan pada sutu
keadaan tertentu sehingga ia menjadi tidak senang
dan mendorongnya bergerak berubah menurut yang
diinginkan
1.
2.
3.
4.
Model Action Research
Model Tiga Langkah Perubahan dari Kurt
Lewin
Fase Perubahan Berencana (Model Lippitt
Dkk)
Model Umum Perubahan Organisasi
Actoin Research merupakan suatu riset yang diikuti dengan
suatu tindakan pelaksanaan dari hasil-hasil yang disebutkan
dalam riset tersebut (Brown 1972). Action research berasal dari
John Collier dan Kurt Lewin. Proyek action risearch yang cocok
dengan PO adalah yang dilakukan oleh John R.P. French (seorang
bekas murid Lewin).
Penelitian ini dimulai akhir tahun 1940 di perusahaan Harwood
Manufacturing yang menghasilkan baju piyama. Untuk bersaing
perusahaan-perusahaan
sejenis,
manajemen
Harwood
merencanakan membuat perubahan cara kerja yang selama ini
dilakukan. Menurut kebiasaan masalah akan timbul apabila
dilakukan perubahan, antara lain efisiansi menurun, absensi dan
pindah kerja (turnover) naik, dan para pekerja banyak mengeluh
(complain). Walaupun relatif lebih mudah mengangkat pegawai
baru, akan tetapi usaha untuk melatih mereka ini akan memakan
waktu dan biaya yang banyak. Oleh karena itu, management
Harwood bertekat akan melakukan perubahan-perubahan dalam
perusahaannya. Beberapa perubahan antara lain,
(1) pekerja-pekerja yang tugasnya melipat baju piyama
yang dulunya terpisah dengan pekerja yang melipat
celananya, sekarang diharuskan melipat keduanya. (2)
pekerja yang menguji tugasnya menguji guntingan dan
jahitan piyama diubah hanya menguji ketepatan
guntingan saja. Untuk perubahan nomor satu.
Prosedur yang biasanya dilakukan oleh pimpinan
perusahaan
untuk
melakukan
perubahan
ialah
menyelenggarakan pertemuan dengan para pekerja yang
bakal terlibat dengan perubahan itu nantinya. Kemudian
manajemen Harwood meminta bantuan konsultan John
R.P. French yang kemudian bekerjasama dengan Lester
Coch seorang menejer personildan hubungan industri
dalam perusahaan tersebut. Mereka berdua melakukan
serangkaian wawancara, melakukan observasi dan
memeriksa catatan produksi sebelumnya.
Setelah itu mereka merencanakan serangkaian kegiatan studi yang akan
dijalankannya. Setelah mendapat persetujuan pimpinan Harwood,
perubahan yang bakal dilakukan itu meliputi tiga cara berikut:
1.
2.
3.
Delapan belas pekerja yang sebelumnya melakukan cara-cara yang sama
didalam melakukan pekerjaan, dipilih sebagai kelompok kontrol (control
group)
Dalam waktu bersamaan kelompok lain yang terdiri dari tiga belas
pekerja dari bagian berbeda dari kelompok yang pertama dikumpulkan
dalam satu pertemuan. Mereka diberi penjelasan tentang kebutuhan
dilakukan perubahan, ditunjukkan rencana sementara yang bakal
dikerjakan dan meminta mereka menyetujuinya. Dan kelompok ini
diminta memilih tiga orang sebagai wakil mereka untuk mencoba cara
baru yang bakal dijalankan nantinya. Tiga orang itu nantinya yang bakal
melatih para pekerja lainnya. Cara kedua ini dalam riset French dan Coch
disebut sebagai kelompok perwakilan (representative group)
Cara ketiga sama dengan cara kedua, hanya bedanya selain memilih wakil
kelompok, kelompok dibagi menjadi dua bagian terdiri dari tujuh
onggota untuk satu kelompok dan delapan anggota untuk kelompok
lainnya. Para pekerja dalam tiap kelompok ini memilih wakilnya, yang
pada gilirannya nanti wakil ini akan melatih anggota kelompok masingmasing. Cara ketiga ini disebut sebagai kelompok partisipasi
(participation group).
Hasil setudi sangat menggembirakan, pada kelompok
pertama efisiensi kerja berkembang sangat pelan,
absensi, keluhan dan perlawanan lainnya masih
meningkat sampai hari ke empat puluh penelitian. Pada
kelompok kedua meningkat dengan pesat akhir hari
keempat belas penelitian, mereka telah mencapai
tingkat produksi yang sama pada sebelumnya diadakan
perubahan, tidak ada seorangpun meninggalkan
pekerjaan, dan hanya didapatkan satu keluhan saja. Dan
pada kelompok ketiga mereka cepat sekali mempelajari
cara-cara baru. Mereka tidak hanya mampu mencapai
produksi sebelum ada perubahan, akan tetapi mereka
bahkan mampu melampaui 14 persen dalam waktu tiga
puluh hari. Sampai pada akhir penelitian dihari empat
puluh, tingkat produksi yang lebih tinggi dari
sebelumnya dan stabil setelah mampu dipertahankan.
Pada kelompok ini sama sekali tidak dijumpai absensi,
keluhan dan bentuk perlawanan lainnya.
French dan Coch mengulangi hasil penelitian itu
pada bagian lainnya dari perusahaan yang sama
dan hasilnya sangat memuaskan. Yang pada
kesimpulannya pimpian perlu menerapkan
model manajemen partisipasi untuk seluruh
bagian dari perusahaannya. Dari sinilah
kemudian dikenal istilah action risearch.
Sebagai gambaran dari action risearch tersebut,
dibawah ini akan memperlihatkan urutan
langkahnya.




Identifikasi masalah
Langkah ini dimulai ketika pimpinan organisasi dihadapi pada satu masalah.
Konsultan PO meyakinkan kepada pimpinan organisasi tersebut untuk
berkonsultasi dengan konsultan atau ahli ilmu prilaku.
Konsultasi dengan ahli ilmu prilaku
Selama waktu berhubungan dengan konsultan ini, kolaborasi diantara mereka,
pimpian organisasi yang mempunyai masalah dengan konsultan sangan
menentukan sekali atas berhasilnya usaha PO. Walaupun konsultan itu sendiri
mempunyai norma, nilai dan teori yang menjadi kerangka referensinya. Akan
tetapi konsultan tersebut perlu mendengar dari klien dan membangun serta
mengemnbangkan serangkaian asumsi-asumsi dan nilai-nilai bersa kliennya.
Dengan demikian kolaborasi dan keterbukaan harus diciptakan pada tahapan ini.
Pengumpulan data dan diagnosa awal oleh konsultan
Langkah ini biasanya dikerjakan oleh konsultan yang mempunyai empat metode
dasar pengumpulan data, yaitu interviu, observasi, koesioner.
Umpan balik kepada klien atau kelompok
Oleh karena action risearch merupakan kegiatan kolaborasi, maka data haruslah
diumpanbalikkan kepada klien. Menurut kebiasaannya hal ini dilakukan ketika
diadakan rapat kelompok atau rapat kerja. Dalam langkah pemberian umpan balik
ini klien diberikan keterangan mengenai hal-hal yang diperoleh konsultan ketika
melakukan pengumpulan data. Pada langkah ini klien diberi keterangan mengenai
hal-hal yang diperoleh konsultan ketika melakukan pengumpulan data. Pada
langkah ini pemberian umpan balik ditekankan untuk membantu klien mengetahui
kekuatan dan kelemahan dari organisasi atau satuan organisasi. Konsultan
memberikan data yang berguna kepada klien, dengan demikian akan menjadi jelas
konsultan akan melindungi sumber informasi atau menahan data tersebut jika
kelihatan klien belum siap menerima informasi iti atau informasi tersebut akan
membuat klian terlampau defensif.



Diagnosa bersama terhadap masalah
Pada tahap ini kelompok mendiskusikan umpan balik dan pusat
perhatian dipulangkan kepada riset. Baik konsultan ataupun anggota
kelompok atau pimpinan organisasi bersama-sama mendiskusikan
apakah umpan balik tersebut merupakan suatu masalah riel yang
dihadapi.
Tindakan (action)
Disini konsultan dan klien setuju bersama-sama untuk melakukan
tindakan-tindakan yang akan dikerjakan. Tindakan ini merupakan awal
dari proses pencairan (unfreezing process) karena klien mulai bergerak
kearah suatu keseimbangan, Masalah-masalah yang dijumpai dalam
masa diagnosa dan waktu serta biaya yang diperlukan ketika intervensi.
Pengumpulan data setelah melakukan tindakan
Oleh karena action risearch merupakan proses yang berputar, maka data
haruslah dikumpulkan lagi walau langkah tindakan telah dilakukan. Hal
ini diperlukan agar dapat memonitor, mengukur dan menentukan
akibat-akibat dari suatu tindakan yang telah diambil. Sehingga dapat
memberikan umpan balik tentang hasil-hasil yang dicapai kepada klien.
Dan dapat dimanfaatkan untuk berbalik lagi kearah diagnosa ulang dan
tindakan baru. Demikian seterusnya langkah-langkah selanjutnya akan
berputar seperti diagram
Persepsi Pimpinan Tentang
Masalah
Konsultasi Dengan Ahli Ilmu
Prilaku
Pengumpulan Data dan diagnosa
awal oleh konsultan
Tindakan Baru
Diagnosa Ulang dan
Program-Program Tindakan
Dengan Klien Dan Konsultan
Umpan Balik Kepada Klien atau
kelompok
Umpan balik Kepada
Kelompok Klien Oleh
Konsultan
Diagnosa Bersama Terhadap
masalah
Pengumpulan Data Setelah
Tindakan
Perencanaan Aksi Bersama
(Menetap Tujuan)
Tndakan (Action)
Pengumpulan Data Baru Sebagai
Hasil Dari Tidakan
Diagnosa Ulang Terhadap
Situasi
Dan Seterusnya
Dan Seterusnya
Action
risearch
ini
dapat
dipergunakan sebagai :
a. Suatu
proses
pemecahan
masalah
b. Suatu
pendekatan
untuk
memecahkan masalah
Sebagai suatu proses riset yang sistematis yang
dimulai dari pengumpulan data dari suatu sistem
yang sedang berjalan, menyajikan data kembali
untuk sistem tersebut, mengambil suatu langkah
perbuatan dengan memilih salah satu variabel
yang berasal dari sistem tersebut berdasarkan
data dan hipotesa yang ada dan mengevaluasi
hasil-hasil dari tindakan-tindakan tersebut
dengan cara mengumpulkan data lebih banyak
lagi.
Contoh:
Terjadi
persoalan
rapat
staf
pimpinan
yang
diselenggarakan secara rutin tiap minggu selalu tidak
produktif. Banyak yang tidak hadir, para staf pimpinan
menunjukkan rendahnya keterikatan terhadap rapat,
aktifitas dan interaksi diantara mereka sangat rendah, dan
kelihatannya mereka sependapat menjadikan rapat tidak
produktif seperti itu. Umpamanya anda sebagai manajer
yang bertanggung jawab terhadap terselenggaranya rapat
staf secara produktif. Anda mengiginkan rapat tersebut
sebagai sarana yang amat penting untuk meningkatkan
efisiensi kerja organisasi anda. Dan masalah ini akan anda
pecahkan dengan mempergunakan action reserch. Maka
berikut ini prosesnya:

Langkah pertama, anda mengumpulkan data
tentang timbulnya persoalan itu. Setelah terkumpul
data yang cukup, data nada menyimpulkan bahwa
memang rapat tersebut tidak disukai oleh sebagian
besar staf
Langkah kedua, mencari sebab-sebab terjadinya
persoalan adan mencoba menyusun beberapa dugaan
(hipotesa) yang dapat menjawab untuk sementara
persoalan tersebut.
Langkah ketiga, menguji hipotesa anda. Dalam hal ini
anda harus memahami bahwa hipotesa tersebut
hendaknya terdiri dari dua halantaranya terjadinya
tujuan dan tindakan atau prosedur pelaksananya.
Katakan anda mempunyai empat hipotesa berikut ini:
1.
2.
3.
4.
Rapat staf akan lebih efektif , jika dipergunakan
agenda masalah yang jelas dan yang bukan
ditetapkan oleh pimpinan akan tetapi yang dibuat
oleh staf itu sendiri.
Rapat staf akan lebih efektif jika pimpinan rapat
bergiliran di antara para staf sendiri, bukan harus
selalu dipimpin oleh pimpinan organisasi.
Rapat staf akan lebih efektif jika diselenggarakan
tiap dua minggu sekali, bukan tiap minggu seperti
sekarang ini.
Selama ini manajer selalu menyelenggarakan rapat
secara cepat dengan prinsip “semua urusan harus
rasional”. Barangkali sekarang perlu diusahakan :
1.
2.
3.
4.
Pengendoran segala hal yang dibicarakan
dan cara-cara diskusinya
Mendorong lebih banyak diskusi diantara
para staf
Lebih
banyak
memperhatikan
dan
mendengar apa yang dikatakan mereka.
Manajer handaknya lebih banyak terbuka
dalam
menanggapi
segala
hal
yang
dikemukakan mereka.
Setiap hipotesa diatas mempunyai tujuan yakni
tercapainya produktifitas rapat staf tersebut, dan
setiap hipotesa mempunyai tindakan atau prosedur
pelaksanaan untuk mencapai tujuan tersebut. Tidak
lanjut barang kali perlu dilakukan untuk
memperjelas dan menspesifikasikan tujuan dan
memperincikan lebih terurai tindakan-tindakan
yang bakal dibuat. Dan berikut tindakan pengujian
secara sistematis terhadap hipotesa dan evaluasi
dampaknya perlu dilakukan melalui pengumpulan
data. Demikian seterusnya langkah-langkah action
research dalam rangka memperbaiki rapat staf
untuk mencapai produktivitas dan efisiensi.
Sebagai suatu penerapan cara-cara ilmiah
dalam rangka mencari data dan melakukan
eksperimen terhadap suatu masalah yang
memerlukan tindakan dalam pemecahannya,
dan yang melibatkan kolaborasi dan kerjasama
ilmuan, praktisi dan para ahli lainnya.
a.
b.
c.
Pencairan (Unfreezing)
Langkah ini biasanya meliputi usaha penurunan tegangan-tegangan
dalam suatu organisasi. Pencairan ini kadang kala dicapai dengan
memberikan informasi yang menunjukkan adanya perbedaan-perbedaan
antara perilaku yang diinginkan oleh anggota organisasi dan perilaku
yang dijalankan organisasi atau sebaliknya.
Contoh : mengurangi rasa saling curiga pencairannya dengan melakukan
partisipasi dalam latihan jabatan.
Tindakan (Movement)
Melakukan tindakan yang akan mengubah sistem sosial dari tingkat
prilaku aslinya kesuatu tataran perilaku yang baru. Hal ini meliputi
perubahan kepercayaan, sikap, cara kerja dan prosedur kerja.
Contoh: pembinaan tim kerja, dan sejumlah tindakan intervensi yang
dianggap memadai
Pengentalan kembali (Refreezing)
Langkah ini berusaha menstabilkan organisasi pada suatu tingkat
keseimbangan baru.
Contoh : sistem penghargaan yang mampu mendorong perubahan
prilaku pekerjaan.
Lima Fase perubahan:
1. Pengembangan suatu kebutuhan untuk melakukan perubahan.
 Pembaharu (konsultan) menunjukkan perlunya pembaharuan,
dengan menunjukkan data bahwa terjadi banyak masalah.
 Pimpinan organisasi merasakan adanya kebutuhan perubahan
tersebut, dan kemudian mempertemukan konsultan dan klien
(pimpinan unit organisasi dimana masalah tersebut timbul)
 Klien
kemudian menjadi sadar sendiri akan kebutuhan
perubahan dan mengharapkan pertolongan konsultan untuk
mengatasi persoalan tersebut. Disini terjadi hubungan
perubahan dan pembaharuan oleh konsultan dan klien.
2. Menciptakan suatu tata hubungan perubahan
Tata kerja yang bersifat kolaboratif oleh dua belah pihak, klien
merasakan adanya masalah yang perlu dipecahkan dan perlu
dibantu oleh ahlinya, dan konsultan menemukan masalah itu,
mempunyai keahlian untuk berbuat, dan mempunyai kemauan
untuk membantu klien.
3.
4.
5.
Melakukan perubahan.
 Usaha memperjelas atau mendiagnosa masalah yang ada dalam
organisasi
 Pengujian dari urutan-urutan alternatif dan tujuan yang ingin
dicapai.
 Usaha mentranformasikan keinginan-keinginan perubahan ke
dalam tindakan-tindakan perubahan yang aktual.
Genaralisasi atau stabilisasi dari perubahan tersebut
 Melakukan, meratakan usaha perubahan dan pembaharuan
keseluruh bagian atau sistem dari organisasi tersebut. Fase ini
meliputi penetapan mekanisme atau aktifitas yang mampu
memelihara momentum yang telah berhasil diciptakan pada
fase sebelumnya.
 Lippitt
dkk menyebut fase ini sebagai suatu proses
institusionalisasi (pelembagaan).
Pencapaian suatu tata hubungan terminal
Hubungan antara konsultan dan klien harus berakhir. Sudah
keharusan klien berdiri sendiri setelah
Model umum ini terdiri dari unsur-unsur sebagai
berikut:
1.
Konsultan dari luar atau dari dalam organisasi
2.
Pengumpulan informasi/data dari klien yang
dilakukan oleh konsultan.
3.
Perencanaan kolaboratif antara konsultan dan klien
dengan tujuan melakukan perubahan. Dengan
demikian disinilah dilakukan suatu tindakan.
4.
Melaksanakan perubahan yang telah direncanakan
dengan berdasarkan informasi / data yang
dijalankan oleh klien dengan bantuan konsultan.
5.
Melembagakan perubahan tersebut.
Menurut Lippit dkk ada tujuh langkah dalam
tahapan perubahan sosial berencana yaitu:
1. The Development of a need for change yaitu
mencakup adanya persoalan dan keinginan
untuk memecahkan serta kesediaan mendapat
bantuan dari orang lain dalam memecahkan
persoalan.
2. The Establishment of the chang relationship
yaitu mengembangkan hubungan kerja sama
agen pembaharuan dengan pengguna dengan
cara:
◦ mengajak system nilai yang dianut oleh maising-masing
◦ saling uji tentang metode yang akan digunakan
3.
Dianosis of the client system’s problem:
4.
Examining Alternative and goal of action yaitu:
◦ bekerjasama dalam menetapkan data yang diperlukan dan cara
pengumpulan data
◦ melakukan diagnosa melalui komunikasi dengan berbagai pendekatan
◦ merumuskan hasil diagnosa dan kemungkinan tindakan
◦ menentukan strategi pelaksanaan
6.
Action Implementation yaitu menerapkan teknik intervensi yang
sudah dipilih dan memperhatikan untuk mendapatkan umpan
balik.
Generalization and stabilization of change yaitu:
7.
Terminating the chane relationship and evaluation yaitu tugas
5.
◦ meyakinkan kedua belah pihak bahwa perubahan telah memberikan hasil
◦ memperhatikan gejala penurunan kembali kepada kondisi semula.
◦ Menemtukan toleransi terhadap proses perubahan.
pengguna mengambil pelajaran dari proses kolaborasi dari pada
agen perubahan dan menunjuk beberapa orang yang terlibat
terus menerus dalam proses kolaborasi sebagai agen
pembaharuan.
Sampai Jumpa
Pertemuan
Minggu Depan