Transcript guia de trabajo ADMON GERENCIAL - olgaarrieta

Lectura
Guia de trabajo
Caso
Lic. Olga Arrieta
Tema
Materia: Admon. Gerencial
Actividades
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Lectura
Web Check Points
Tema
Gerencia, humanismo e imaginación: Carlos Largacha
http://www.youtube.com/watch?v=sjE_0J4lhkY
La emoción, una guía para liderar: Rosa García
http://www.youtube.com/watch?v=4modSNImxhQ
Caso
Actividades
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DEFINICIÓN DE ADMINISTRACIÓN: NATURALEZA Y
OBJETIVOS
Veamos algunos administradores que se llevaron las portadas de la revista Fortune en 2000:
Steve Jobs, de Apple Computer Inc.; Bill Ford, Jr., de Ford Motors Company; Scott McNealy, de
Sun; Jack Welch, de General Electric (GE); John Chambers, de Cisco, y Bill Gates de Microsoft.
Muchos de los 40 estadounidenses más ricos que tienen menos de 40 años también son
administradores.2 Uno de los administradores más poderosos es Bill Clinton, ex presidente de
Estados Unidos. El gobernador del estado de California también es administrador y, en cierto
sentido, también lo fue el papa Juan Pablo II, cabeza de la Iglesia católica romana, una de las
más grandes organizaciones mundiales. Pero también los gerentes de nivel medio y los
supervisores de primera línea dan contribuciones importantes a las metas de su organización.
Todos ellos administran organizaciones, que definimos como un grupo de personas que
colaboran para generar un excedente. En las organizaciones de negocios el excedente es la
utilidad. Mientras que en las organizaciones sin fines de lucro, como las instituciones de
beneficencia, es la satisfacción de necesidades. Las universidades también generan un
excedente mediante la producción y difusión de conocimientos, aparte de prestar servicios a
la comunidad o la sociedad.
Tema
La administración es el proceso de diseñar y mantener ambientes en los que individuos, que
colaboran en grupos, cumplen eficientemente objetivos seleccionados. Sin embargo, habrá que
ampliar esta definición básica:
1. Un administrador desempeña las funciones gerenciales de planear, organizar, integrar
personal, dirigir y controlar.
2. La administración se aplica en toda organización.
3. La administración concierne a administradores de todos los niveles de la organización.
4. El objetivo de todos los administradores es el mismo: generar un excedente.
5. La administración tiene que ver con la productividad, lo que significa eficacia y eficiencia.
La administración como fundamento de toda
organización
Tema
Se asigna a los administradores la responsabilidad de emprender acciones que hagan
posible que los individuos den su mejor aportación a los objetivos del grupo. Así, la
administración se aplica a organizaciones pequeñas y grandes, comerciales o sin fines de
lucro, de manufactura o de servicios. El término empresa lo mismo se refiere tanto a
organizaciones comerciales como de otro tipo (instituciones gubernamentales, de salud,
educación, entre otras), remite a compañías, dependencias de gobierno, hospitales,
universidades y otras organizaciones. La buena administración es lo que interesa al
presidente de una corporación, al director de un hospital, el jefe de atención de una ofi
cina de gobierno, el líder de los niños exploradores, el obispo de una iglesia, el entrenador
de beisbol y el rector de una universidad.
HABILIDADES ADMINISTRATIVAS Y JERARQUÍA
ORGANIZACIONAL
Tema
Dos años después de la publicación de En busca de la excelencia, la revista BusinessWeek
revisó las compañías que Peters y Waterman habían considerado excelentes.5 En el
estudio de la revista se mostró que cuando menos 14 de las 43 compañías no tuvieron
medidas muy buenas en varias de las ocho características de la excelencia. Nueve
compañías mostraron grandes menguas de las utilidades. Se criticó a Peters y Waterman
por varios motivos (por ejemplo, su metodología para acopiar e interpretar los datos, tal
como el recurso excesivo a anécdotas y citas de líderes del medio, más que fuentes de
investigación científica), la revisión del rendimiento de las empresas indica que el éxito
puede ser pasajero y que exige un empeño constante para adaptarse a los cambios del
entorno.
Cuáles son las compañías más sobresalientes y
admiradas
En la sociedad estadounidense la rentabilidad es una medida importante de la excelencia
de una compañía. Sin embargo, también se emplean otros criterios que corresponden al
rendimiento financiero. En su libro En busca de la excelencia, Thomas Peters y Robert
Waterman señalaron 43 compañías que consideran excelentes.4 Al escogerlas,
ponderaron factores como el incremento de los activos y el capital, el rendimiento
promedio sobre el capital total y medidas semejantes. También preguntaron a los
expertos del sector sobre la innovación de las compañías.
Los autores descubrieron ocho características de las empresas excelentes. En particular,
estas empresas:
• Se orientan a la acción.
• Conocen las necesidades de sus clientes.
• Fomentan la autonomía de los administradores y el espíritu emprendedor.
• Alcanzan la productividad con la atención puesta en las necesidades de la gente.
Tema
Las impulsa una filosofía de la compañía basada en los valores de sus líderes.
• Se enfocan en el negocio que conocen mejor.
• Tienen una estructura organizacional simple con poco personal.
• Están centralizadas o descentralizadas, de acuerdo con lo que sea más apropiado.
Lectura
Otra manera de considerar los objetivos de todos los administradores es decir que tienen
que ser productivos. Después de la Segunda Guerra Mundial, Estados Unidos fue el líder
mundial en productividad. Pero a finales de la década de 1960 se inició la desaceleración
del crecimiento productivo. En la actualidad, gobiernos, industrias privadas y
universidades aceptan que es urgente mejorar la productividad.
Definición de productividad
Las compañías prósperas generan un excedente mediante operaciones productivas.
Aunque no hay un acuerdo total sobre el significado real de productividad, vamos a defi
nirla como la proporción de productos a insumos en cierto periodo, con la debida
atención a la calidad.
Definiciones de eficacia y eficiencia. La productividad exige eficacia y eficiencia en el
desempeño de la organización. La eficacia es la consecución de los objetivos. La eficiencia
es la consecución de los fines con el menor consumo de recursos.
Tema
Productividad, eficacia y eficiencia
Lectura
Tema
ENFOQUE DE SISTEMAS DEL PROCESO DE
ADMINISTRACIÓN
Como es evidente, una empresa organizada no flota en el vacío, sino que depende de su
ambiente externo; es parte de sistemas mayores, como la industria a la que pertenece, el
sistema
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Actividades
económico y la sociedad. Así, como se indica en el modelo muy elemental de la fi gura 1.5 la
empresa toma insumos, los transforma y los devuelve al entorno como productos. Es preciso
ampliar y desarrollar este modelo simple en un modelo de administración de procesos que
indique cómo se transforman los insumos mediante las funciones administrativas de
planeción, organización, integración de personal, dirección y control. Cuando se le preguntó a
Peter Senge, autor de La quinta disciplina: arte y práctica de la organización de aprendizaje,
cuál era el problema actual más importante para las empresas nacionales e internacionales,
contestó: “el sistema de administración”. Este libro trata sobre el enfoque de sistemas al
proceso administrativo. No se interesa exclusivamente en el funcionamiento interno de la
empresa, sino también en toda empresa u otra organización que pueda ser descrita con un
modelo de sistema abierto que comprenda las relaciones entre la empresa y su ambiente
externo
Tema
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FUNCIONES DE LOS ADMINISTRADORES
Las funciones de los administradores proveen una estructura conveniente para organizar el
conocimiento administrativo (véase parte central de la fi gura 1.6). No hay ideas, resultados
de investigación ni técnicas que no encuentren fácilmente un lugar en la clasificación de la
planeación, organización, intergración de personal, dirección y control.
Organización
Quienes trabajan en grupo para alcanzar un objetivo deben cumplir ciertos roles, en buena
medida como los roles que representan los actores en escena, ya sean roles establecidos por
los mismos empleados, accidentales o fortuitos o bien definidos y estructurados por alguien
que quiere cerciorarse de que los empleados hacen un cometido específico por el esfuerzo
del grupo. El concepto de “rol” implica que los empleados realizan aquello que tiene un
objetivo o propósito definido; saben cuál es la parte de su trabajo en el esfuerzo del grupo y
tienen la autoridad, herramientas e información que necesitan para terminar sus encargos.
Lo anterior puede ejemplificarse con algo tan simple como las actividades de un grupo para
levantar un campamento en una excursión de pesca. Todos pueden hacer lo que les venga en
gana, pero sin duda las actividades serían más eficaces y quedarían menos cosas sin hacer si
una o dos personas se encargaran de reunir la leña, otras tuvieran el cometido de acarrear
agua, algunas más encendieran la fogata, otras se ocuparan de cocinar, etcétera.
De esta forma, la organización es la parte de la administración que consiste en establecer
una estructura deliberada de roles para que los desempeñen los miembros de una
organización. Es deliberada en el sentido de que ve que se asignen todos los trabajos
necesarios para alcanzar los objetivos y de que, se espera, se asignen a quienes mejor
pueden ejecutarlos.
La finalidad de la estructura de una organización es crear un entorno apropiado para el
desempeño humano. Por consiguiente, es una herramienta de administración y no un fin
Tema
Planeación
La planeación consiste en elegir misiones y objetivos y en encaminar acciones para
materializarlos.
Requiere tomar decisiones, lo que significa elegir líneas de acción entre alternativas. No hay
un plan concreto si no se ha tomado una decisión, esto es, si no se han empeñado recursos
humanos o materiales o reputación. Antes de tomar una decisión, todo lo que hay es un
estudio de planeación, un análisis o una propuesta, no un plan verdadero.
en sí misma. La estructura tiene que definir los trabajos que hay que hacer, pero también
hay que diseñar los roles de acuerdo con las capacidades y motivación de los empleados reales.
Diseñar una buena estructura organizacional no es una tarea de administración fácil. Surgen mil
problemas al querer que las estructuras correspondan a las situaciones, por ejemplo, al definir
los puestos por cubrir y buscar a los empleados que los cubran.
Integración de personal
La integración de personal (staffing) consiste en cubrir y mantener cubiertos los puestos
de la estructura organizacional. Para este fin, se determinan las necesidades de los
trabajadores, se hace un recuento del personal actual y se reclutan, seleccionan, colocan,
ascienden, evalúan y capacitan o desarrollan candidatos o titulares actuales, además de que se
planifica su carrera y se les paga, de modo que el trabajo se cumpla de manera eficaz y efi
ciente.
Control
El control es medir y corregir el desempeño de individuos y organizaciones para comprobar
que los hechos corresponden a lo planeado. Consiste en medir el desempeño en relación con
las metas y los planes, señalar las desviaciones de los estándares y corregirlas.
En síntesis, controlar facilita la realización de los planes. Aunque la planeación debe anteceder
al control, los planes no se consiguen solos. Éstos guían a los administradores en el sentido del
aprovechamiento de los recursos para alcanzar los objetivos particulares. Posteriormente, las
actividades se verifican para determinar si concuerdan con los
planes.
Las actividades de control atañen a la medición de lo realizado. Se conocen algunos
mecanismos de control, como el presupuesto de gastos, registros de inspección y bitácora de
horas laborales perdidas. Cada uno mide y muestra si los planes funcionan. Si las anomalías
persisten, hay que aplicar correctivos. ¿Qué es lo que se corrige? Se corrigen las actividades
por medio de las personas. Por ejemplo, no puede hacerse nada para reducir los desperdicios,
comprar según las especificaciones o manejar las devoluciones de ventas, en caso de que no
se sepa quién es responsable de estas funciones.
Tema
Dirección
La dirección consiste en infl uir en las personas para que contribuyan a las metas de las
organizaciones y grupos. En particular se relaciona con el aspecto de trato personal de la
administración. Todos los administradores estarán de acuerdo con que los problemas más
importantes tienen que ver con la gente: sus deseos y actitudes, su comportamiento como
individuos y en grupo. Los buenos administradores también tienen que ser líderes eficaces.
Como el liderazgo requiere seguidores y los empleados siguen a quienes les ofrecen un medio
de satisfacer sus necesidades, anhelos y deseos, es entendible que la dirección comprenda
motivación, estilos y métodos de liderazgo y comunicación.
INVESTIGACIÓN EN INTERNET
1. Consulte los temas actuales de la administración
en los sitios siguientes: http://www.businessweek.com/, http://www.economist.com/,
http://www.fortune.com/, http://www. forbes.com/, http://www.industryweek.com/,
http://public.wsj.com/home.html, http://www.hbsp.harvard.edu/products/hbr/index.html,
http://mitsloan.mit.edu/smr/index.
Actividades
Lectura
Administración y sociedad:
el ambiente externo.
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Actividades
Caso
LA ADMINISTRACIÓN INTERNACIONAL Y LAS
CORPORACIONES MULTINACIONALES
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Tema
ADMINISTRACIÓN MEXICANA
Planeación en México
Una de las dificultades para la planeación en las organizaciones mexicanas, y, por
extensión, latinoamericanas, ha sido la gran incertidumbre que las rodea, debido a que las
economías de la región han sido tradicionalmente inestables, situación que dificulta el
establecimiento de premisas confiables como cimiento de los planes. No obstante, lo
anterior no implica que las empresas de la región no efectúen ejercicios de planeación.
Particularmente las empresas que por su grado de desarrollo cuentan con equipos de
administración profesional, son capaces de desarrollar estrategias y diseñar todo tipo de
planes conducentes a su logro. Aunque se debe reconocer que las empresas pequeñas y de
propiedad individual se encuentran en desventaja por su carencia de administración
profesionalizada, algunas también despliegan esfuerzos para llevar a cabo la planeación y
logran hacerlo de manera exitosa
Toma de decisiones en México
En muchas organizaciones mexicanas, particularmente las más tradicionales, existe mucho
centralismo en la toma de decisiones, y se acentúa más de acuerdo con la importancia de la
decisión a tomar; por lo que las decisiones de gran alcance, tanto por la extensión de la
parte de la organización que efectarán como por el horizonte temporal que cubren, son del
dominio exclusivo de los consejos directivos. En el caso extremo, las decisiones son
unipersonales, tomadas por el dueño o el principal funcionario ejecutivo, y se imponen sin
verifi car la existencia de consenso en torno a ella.
Organización en México
Dirección en México
En México, existe una gran influencia de las prácticas administrativas
estadounidenses, debido a la cercanía geográfica, y la función de dirección no es la
excepción. Sin embargo, al
mismo tiempo coexiste la tendencia, ya señalada cuando se abordó la toma de
decisiones, de centralizar la autoridad y esto se refleja también en la dirección de los
subordinados. Generalmente, el líder descansa en la autoridad formal que le concede al
posición dentro de la empresa, aunque también puede observarse que cada vez los
líderes de las empresas y organizaciones mexicanas se inclinan más por un liderazgo
participativo.
Control en México
Entre los principales tipos de controles de las organizaciones mexicanas están los fi
nancieros, por ejemplo, el presupuestal y los controles basados en medidas contables.
Por lo tanto, las áreas de contraloría son comunes en las organizaciones cuya estructura
está altamente formalizada, pues son responsables de vigilar el cumplimiento de las
normas y estándares prefijados. En las empresas de menor tamaño la responsabilidad
de esta vigilancia recae en los gerentes administrativos. La responsabilidad del
cumplimiento corresponde a las áreas, departamentos y cada uno de sus integrantes en
la medida en que se les ha atribuido formalmente dicha responsabilidad.
Tema
En muchas pequeñas y medianas organizaciones mexicanas no siempre está formalizada la
estructura organizacional, razón por la cual es común encontrar empresas que no cuentan
con organigramas, manuales de organización o descripciones de puestos que permitan una
clara defi nición de funciones, tareas y responsabilidades atribuibles a sus miembros. Sin
embargo, en las empresas mejor organizadas, es posible encontrar todo tipo de
estructuras organizacionales, dependiendo de su giro de actividad
Caso
Fundamentos de la planeación
Tema
OBJETIVOS
Tema
Lectura
Actividades
LA MATRIZ DE FODA: UNA HERRAMIENTA
MODERNA PARA EL ANÁLISIS DE LAS SITUACIONES
Hoy en día, quienes trazan las estrategias se valen de matrices que indican las relaciones
entre las principales variables. Por ejemplo, el Boston Consulting Group desarrolló la matriz
de portafolios del negocio, que estudiaremos adelante. Durante muchos años se ha aplicado
el análisis FODA para identificar las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas de
una empresa. Sin embargo, este análisis es estático y rara vez se presta para tender las
bases de estrategias alternativas distintas.
Tema
Caso
Toma de decisiones
La toma de decisiones se defi ne como la selección de una línea de acción entre
alternativas y es la parte central de la planeación. No puede decirse que hay un plan
si no se ha tomado una decisión de dedicar recursos, dirección o reputación. Hasta
nuestros días, sólo se tienen estudios y análisis de planeación. A veces los administradores
consideran que la toma de decisiones es la parte fundamental de su trabajo, porque deben
escoger constantemente qué se hace, quién lo hace, cuándo, dónde y ocasionalmente
hasta cómo. Sin embargo, la toma de decisiones es sólo una fase de la planeación, incluso
si las decisiones se toman rápidamente y con poca refl exión o cuando infl uyen en una
acción durante apenas unos minutos. También es parte de la vida diaria de todos. Una
línea de acción rara vez puede juzgarse en forma aislada, porque prácticamente toda
decisión debe articularse con otros planes.
Se puede hacer una distinción entre las decisiones programadas y las decisiones no
programadas.
Una decisión programada, se aplica a los problemas estructurados o rutinarios. Los
operadores de los tornos tienen especificaciones y reglas que indican si la parte que
produjeron es aceptable, si tiene que ser desechada o si debe ser reprocesada. Otro
ejemplo de una decisión programada es el resurtido de artículos normales del inventario.
Estas decisiones se toman en los trabajos de rutina y repetitivos.
Se basan en criterios establecidos de antemano. De hecho, es una toma de decisiones por
precedentes.
Las decisiones no programadas se usan para situaciones no estructuradas, nuevas y
defi nidas vagamente que no son recurrentes. Algunos ejemplos son la introducción de la
computadora de Macintosh por Apple Computer, Inc., o la invención del automóvil de
pasajeros de tracción en las cuatro ruedas por Audi. En general, las decisiones estratégicas
son decisiones no programadas, ya que requieren juicios subjetivos.
Tema
DECISIONES PROGRAMADAS Y NO PROGRAMADAS
Lectura
Un factor importante en la administración de las personas es la creatividad. Se puede
hacer una distinción entre creatividad e innovación. El término creatividad se refiere a la
habilidad y poder de concebir nuevas ideas. La innovación se refiere al uso de estas ideas.
En una organización, esto puede signifi car un nuevo producto, servicio o manera de hacer
las cosas. Aunque esta exposición se centra en el proceso creativo, un hecho implícito es
que las organizaciones no sólo generan nuevas ideas, sino que también las traducen en
aplicaciones prácticas.
El proceso creativo
El proceso creativo casi nunca es sencillo y lineal. En general consta de cuatro fases que se
superponen e influyen entre sí: 1. examen inconsciente, 2. intuición, 3. visión y 4.
formulación lógica.
El administrador creativo
Con demasiada frecuencia se supone que la mayoría de las personas no son creativas y
que tienen pocas facultades para concebir nuevas ideas. Esta noción es perjudicial para
la organización, porque en un ambiente apropiado prácticamente todas las personas
son capaces de ser creativas, aunque el grado de creatividad varíe considerablemente.
Tema
CREATIVIDAD E INNOVACIÓN
Caso
LA ORGANIZACIÓN FORMAL E INFORMAL
Muchos escritores de administración distinguen entre la organización formal e informal.
Organización formal
La organización formal se refiere a la estructura intencional de funciones de una empresa
organizada de una manera formal. Decir que una organización es “formal” no significa que
tenga algo inherentemente inflexible o demasiado restringido. Para que un administrador
organice bien, la estructura debe proporcionar un ambiente en el cual el desempeño de los
individuos, tanto actual como futuro, contribuya de la mejor manera a las metas del grupo.
La organización formal debe ser flexible. En la más formal de las organizaciones debe haber
espacio para la discreción, el uso ventajoso de los talentos creativos y el reconocimiento de los
gustos y capacidades de cada individuo. Sin embargo, el esfuerzo individual en una situación de
grupo se debe encauzar hacia el grupo y hacia las metas de la organización.
Tema
Organización informal
Chester Barnard, autor de la obra clásica de administración Las funciones de los elementos
dirigentes (Madrid, Instituto de Estudios Políticos, 1959), describió a la organización informal
como cualquier actividad personal deliberada sin un propósito consciente de colaboración,aun
cuando contribuya a resultados colectivos.
Tema
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REINGENIERÍA DE LA ORGANIZACIÓN.
Recientemente, el nuevo concepto administrativo denominado reingeniería ingresó a la
bibliografía de la administración. A veces se dice que consiste en “empezar de nuevo”,
porque, como escribieron Hammer y Champy, quienes popularizaron el concepto, al pensar
en la reingeniería, debe formularse la siguiente pregunta: “Si volviera a crear la compañía
hoy desde el principio, sabiendo lo que sé ahora y con la tecnología actual, ¿cómo sería?”
Más específicamente, Michael Hammer y James Champy definen la reingeniería como “la
reconsideración esencial y el rediseño radical de los procesos de la empresa para lograr
mejoras trascendentales en las medidas contemporáneas críticas de desempeño, como
costo, calidad, servicio y prontitud”.
Tema
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La lógica de la organización
Existe una lógica fundamental para la tarea de organizar,
Aunque los pasos 1 y 2 son parte de la planeación, el proceso de la organización consta de
los seis pasos siguientes:
1. Establecimiento de los objetivos de la empresa.
2. Formulación de objetivos, políticas y planes de apoyo.
3. Identificación, análisis y clasificación de las actividades necesarias para alcanzar los objetivos.
4. Agrupamiento de estas actividades a la luz de los recursos humanos y materiales disponibles
y la mejor forma de aprovecharlos, dadas las circunstancias.
5. Delegación de la autoridad necesaria al jefe de cada grupo para realizar las actividades.
6. Vinculación horizontal y vertical de los grupos, mediante relaciones de autoridad y
flujos de información.
Tema
Caso
Autoridad del personal de línea y apoyo, atribución
de facultades y descentralización
Tema
AUTORIDAD Y PODER
Antes de concentrarse en la autoridad en la organización, será útil distinguir entre autoridad y
poder. El poder, un concepto mucho más amplio que el de autoridad, es la capacidad de los
individuos o grupos para inducir o influir en las ideas o acciones de otras personas o grupos.La
autoridad en una organización es el derecho que otorga un puesto y, por consiguiente, el
derecho de la persona que ocupa el puesto) de ejercer la libertad en la toma de decisiones que
afectan a otros. Desde luego, es un tipo de poder, que se da en el contexto
de la organización.
Aunque hay muchas bases de poder, el poder que ocupa nuestro interés principal es el poder
legítimo. Se desprende de los puestos y se deriva de nuestro sistema cultural de derechos,
obligaciones y deberes a través de los cuales las personas aceptan que una “posición” es
“legítima”. En una empresa privada, la autoridad del puesto surge principalmente de la
institución social (un “grupo de derechos”) de la propiedad privada. En el gobierno, esta
autoridad surge básicamente de la institución del gobierno representativo.
Un agente de tránsito que entrega una multa tiene el poder para hacerlo porque tenemos un
sistema de gobierno representativo en el que hemos elegido legisladores para que hagan las
leyes y vean que se cumplan.
Pero el poder también procede de la capacidad de una persona o un grupo: se trata del poder del
conocimiento. Los médicos, abogados y profesores universitarios llegan a tener una influencia
considerable sobre otros porque son respetados por sus conocimientos especializados. Además,
el poder puede existir como poder referente, es decir, la influencia que las personas o los grupos
ejercen porque los demás creen en ellos y sus ideas
DESCENTRALIZACIÓN DE LA AUTORIDAD
Naturaleza de la descentralización
La autoridad de la organización es meramente la libertad conferida a las personas para usar su
buen sentido al tomar decisiones y dar instrucciones. La descentralización es la tendencia a
distribuir la autoridad de la toma de decisiones en una estructura organizada. Es un aspecto
fundamental de la delegación; en la medida en la que la autoridad no se delegue, se centraliza.
¿Qué tanto debería concentrarse la autoridad o distribuirse en la organización?
Podría haber una centralización absoluta de la autoridad en una persona, pero eso implica la falta
de administradores subordinados y, por consiguiente, una organización sin estructura.
Hay alguna descentralización en todas las organizaciones. Por otra parte, no puede haber una
descentralización absoluta, puesto que si los administradores delegaran toda su autoridad, su
estatus como administradores cesaría, su puesto no tendría objeto y, de nuevo, no habría ninguna
organización. La centralización y la descentralización son tendencias.
Diferentes tipos de centralización
El término “centralización” tiene varios significados:
La centralización del desempeño se relaciona con la concentración geográfica; por ejemplo,
caracteriza a una compañía que opera en una sola localidad.
La centralización departamental se refiere a la concentración de actividades especializadas, por lo
general en un departamento. Por ejemplo, el mantenimiento para una planta entera puede
llevarse a cabo a través de un solo departamento.
La centralización como un aspecto de la administración es la tendencia a restringir la delegación de
la toma de decisiones. Los administradores sostienen un grado alto de autoridad en los niveles
superiores o cercanos en la jerarquía de la organización.
Caso
Definición de la cultura de la organización
Tema
En lo que atañe a las organizaciones, la cultura es el modelo general de conducta, ideas y valores
que comparten sus integrantes. La cultura se infiere a partir de lo que dicen las personas, lo que
hacen y lo que piensan en un ambiente organizacional. Abarca el aprendizaje y la transmisión de
conocimientos, ideas y modelos de conducta durante mucho tiempo, lo cual significa que la
cultura de la organización es bastante estable y no cambia rápidamente. A menudo fija el tono
para la compañía y establece las reglas implícitas de comportamiento de las personas. Muchos
lemas dan una idea general de lo que representa una compañía. Veamos algunos ejemplos: en
General Electric, “el progreso es nuestro producto más importante”. American Telephone &
Telegraph Company está orgullosa de su “servicio universal”. DuPont hace “mejores cosas para
vivir mejor a través de la química”. Delta Airlines describe su ambiente interno como “el
sentimiento de la familia Delta”.
KLM Royal Dutch Airlines quiere ser conocida como “la aerolínea de confianza”. Su presidente,
Jan F. A. de Soet, declaró que KLM no es una aerolínea vistosa. En lugar de ello,] la cultura de la
organización refleja la aversión holandesa por la ostentación.
De manera similar, IBM quiere ser conocida por su servicio, Sears por calidad y precio, Caterpillar
por su servicio de refacciones de 24 horas y así sucesivamente. De hecho, la orientación de estas
compañías, a menudo expresada en los lemas, contribuyó al éxito de sus negocios.
Administración
y selección
de los recursos humanos
Inventario de administradores.
Tema
DEFINICIÓN DE INTEGRACIÓN DE PERSONAL
La función administrativa relacionada con la integración de personal (staffing) se define
como el acto de cubrir y de mantener cubiertos los puestos de la estructura de la
organización.
Para este fi n, se identifican los requisitos de la fuerza de trabajo, se considera a las personas
disponibles; se recluta, selecciona, coloca, asciende, evalúa, planea las carreras,
paga y capacita o desarrolla tanto a los candidatos como a los titulares de los puestos
actuales, de tal modo que hagan su trabajo de una manera eficiente y eficaz.1 Está claro que
la integración de personal debe estar vinculada estrechamente con la tarea de organizar, es
decir, con el establecimiento de estructuras intencionales de roles y puestos.
Tema
Lectura
Actividades
La resistencia al cambio
Las personas se resisten al cambio por muchos motivos. A continuación se presentan
algunos ejemplos:
• Lo que no se conoce causa temor e induce a la resistencia. Una restructuración
organizacional genera incertidumbre en la gente sobre el efecto que vaya a tener en su
trabajo.
Los empleados quieren sentirse seguros y tener algún control sobre el cambio.
• No conocer la razón del cambio también causa resistencia. Muchas veces, la necesidad
de un cambio no queda clara para los afectados.
• El cambio también puede reducir prestaciones o restar poder.
Tema
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Caso
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El sistema y el proceso del control
EL PROCESO BÁSICO DEL CONTROL
Las técnicas y los sistemas de control son esencialmente los mismos para el dinero,
procedimientos de oficinas, moral, calidad del producto y cualquier otra cosa. El proceso
básico del control, dondequiera que se encuentre y cualquiera que sea su objetivo, abarca
tres pasos: 1. establecimiento de parámetros, 2. medición del desempeño con estos
parámetros y 3. corrección de las anomalías con respecto a los parámetros y planes
La corrección de las anomalías es el punto en el que el control aparece como una parte del
sistema de administración y se relaciona con las otras funciones administrativas. Para
corregir las anomalías, los administradores vuelven a trazar sus planes o modifican sus
metas (es un ejercicio del principio del cambio de derroteros). O también ejercen su función
de organización y reasignan un trabajo o lo aclaran. También corrigen designando más
personal, seleccionan o capacitan mejor a los subordinados o recurren a la medida
correctiva definitiva: el despido laboral. Igualmente, corrigen a través de un mejor liderazgo:
amplían las explicaciones del trabajo o aplican técnicas de liderazgo más eficaces.
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Tema
Establecimiento de los parámetros
Ya que los planes son los criterios de medición con los cuales los administradores diseñan los
controles, el primer paso del proceso de control es, lógicamente, trazar los planes. Sin
embargo, ya que varían los detalles y el grado de complejidad de los planes y ya que los
administradores no están en posición de supervisarlo todo, se fijan parámetros o normas
especiales. Los parámetros son simplemente criterios de desempeño. Son los puntos
seleccionados de la totalidad de un programa de planeación en los que se toman medidas de
desempeño, para que los administradores tengan indicios sobre la marcha del trabajo y no
tengan que estar al pendiente de cada fase de ejecución de los planes. Hay muchos
parámetros. Entre los mejores están las metas u objetivos verificables,
LIDERAZGO
Tema
Para que una empresa o un departamento produzca resultados, el administrador debe
desempeñar funciones activadoras. Entre éstas sobresalen el liderazgo y el empleo
adecuado de incentivos para obtener motivación. Ambos requieren la comprensión básica
de las necesidades humanas y de los medios de satisfacer o canalizar estas necesidades. En
resumen, el administrador debe conocer la motivación humana y saber conducir a las
personas, es decir, liderar.
El liderazgo es necesario en todos los tipos de organización humana, en especial en las
empresas y en cada uno de sus departamentos. Así mismo, es esencial en todas las demás
funciones de la administración: planeación, organización, dirección y control. Sin embargo,
es más importante en la función de dirección, que toca más de cerca a las personas.
No debe confundirse liderazgo con dirección, pues un buen dirigente debe ser un buen
líder, pero no siempre un buen líder es un buen dirigente. Los líderes deben estar
presentes no sólo en el nivel institucional, sino en todos los niveles de la empresa y en los
grupos informales de trabajo.
DEFINICIÓN DE BENCHMARKING
Benchmarking es proponerse
Metas utilizando prácticas externas
y objetivas y aprendiendo de los
otros, aprendiendo cuánto y quizá,
lo que es más importante,
aprendiendo cómo.
Tema
El benchmarking puede definirse como un proceso sistemático y continuo para evaluar
comparativamente los productos, servicios y procesos de trabajo en organizaciones.
Consiste en tomar "comparadores" o benchmarks a aquellos productos, servicios y procesos
de trabajo que pertenezcan a organizaciones que evidencien las mejores prácticas sobre el
área de interés, con el propósito de transferir el conocimiento de las mejores prácticas y su
aplicación.
El benchmarking es por tanto una herramienta destinada a lograr comportamientos
competitivos (eficientes), consistente en la comparación del desempeño de las empresas, a
través de la métrica por variables, indicadores y coeficientes.
Tema