Transcript Slide 1
Adapting workflows to acquisitions of e-resources Karin Grönvall Karin Perols Karolinska Institutet University Library (KIB) Department of Acquisition and Cataloguing UKSG [email protected] [email protected] 7 and 8 april 2008 Adapting workflows to the acquisition of e-resources Buying books and journals in electronic format instead of in print – what’s the big deal? T1 Gör urval Kontaktar leverantör en Tar emot gratislev. Inte ok Kontroller a kursboksli stan Upphandli ng av leverantör Tar emot inköpsförsl ag Ta emot boklevera ns Ok Tar emot beställning av KIdissar Kontroller ar lagernum mer i gamla Finns inte MIKS Ankomstre gistrering i förvärvsm Möten odulen med Svensk lev leverantör er Utländsk lev Finns inte Kolla Millenium Svarar kund Ta underlag till intrastat Olämplig För SCBstatistik Kontroller Lämplig a i Libris Tar emot info från KR Bedöma lämplig leverantör Gör nybeställni ng Meddelar Katalog i Milleniumn ote Marknadsf öring Lägger order i förvärvsm odulen Lämnar diss-ex för scanning Lämnar till Katalog Tar emot KIdisslevera ns Fakturaha ntering Ger löpnumme r Skickar antal till vaktmäste riet Rensa föregåend e läsårs dissar Bär ner antal till lager Sorterar upp böcker o tidskrifter Förf kvar KI Förf ej kvar Skickar länk till beställning sformulär för lån Skickar författaren s mailadress Reklamer ar till Ebsco (Jets) Gör urval Ska inte ha Ska ha Hämtar diss i lager Övriga Off bibl, KI-kund Lämnar diss till Levererar Administra diss till tionen kund Bedömme r placering Registrera ri Millenium Lämnar KIB:s ex till Katalog Gör urval Ska inte ha Lämnar till Edwin Skyltning av dissar Slänger Huddinge Tidskrift Solna Skickar till Huddinge Ok Kolla Millenium Serials Ej ok Bedömme Solna monografi r enhet Ska ha Skickar dissar till Huddinge Prickar av mot följesedel Svarar kund Lämnar till Katalog Plockar ner dissar från spikbräda n Lämnar f uppsättnin g Finns Finns Ta bort Ebscoetikett fr suppleme nt Packar upp tidskrifter Övriga Ebsco Tar emot leverans av svenskt tryck från SUB Svar på reklamatio n Svarar sänt Monografi möten Cirkulation slistor till KIBpersonal Anteckning Statistikrä kning Status ändras till missing, lucka görs Emailar svar, begär reklamatio n Reklamer a outstandin g order i förvärvsm odulen Noterar Sorterar Suppl meddelan tidskrifter den om out of print Löpande etc i Kontroller förvärvsm ar i record odulen om vi ska ha den Stöldmärk s Analys av statistik Konferens deltagand e Spec.kat. ges till Katalog efter registrerin g Ingen anteckning Kollar mot följesedel och på Lämnar Avprickat fack för Saknas i som uppsättnin följesedel anlänt g + fack Svarar kund Tillverknin g av statistikbla df nyförvärv o gallring Gransknin g av budgetutfa ll Bedömnin g av vad som ska gallras Arbete med policydoku ment Informera katalog + Huddinge om vad som ska gallras Går igenom missinglist or Finns ej Finns Uppdatera förvärvspo sten Uppsättnin g av tidskrifter Meddela Katalog + Siv om uppsagda pren Ändra status till available Urval av ersättning Ja sex Sammanst ällning o redovisnin g av SCBstatistik Märkning av tidsskriftsb oxar Avlägsna gallrat material Utredning av ubanken Nej Ändra status till lost För statistik E1 Ta emot inköpsförsl ag Ordna provperiod Lägga inköpsförsl ag i Excelfil Undersök a villkor f pren. (site licence, arkivrättig heter, pris,Ok format, tillgängligh et) Inte ok Delta i konferens er Meddela kund avslag Läsa individuell a mail fr mailinglist or o förlag Bevaka o åtgärda Emediasup portmailen Undersök a vem vi vill beställa av/genom Skriva på konsortief örbindelse Förhandlin g av avtal Kartläggni ng inför nya Nytt ev avtal paketavtal Behandla e-resurser som byter leverantör Inte ok Publicerin g av webbsidor (konsortie avtal) Utskick av avtalserbj udande på upphandli ngslistan (konsortie avtal) Uppdatera post i ebesten Hantera missbruk av emedia KorrekturlOk äsa avtal Tackar nej Uppdatera databaslist an Behandla accessproblem Ok Administre ra erbjudand esvar – pris, medlemm ar (konsortie avtal) Ta emot/ kontrollera /korrigera konsortief akturor (E2) Meddela Katalog om nya enstaka titlar i ebesten Skicka konsortief örbindelse f påskrift t medlemm ar BIBSAM Svara på avtalserbj udanden Bevaka o åtgärda Ebooksmailen Bevaka o åtgärda Journalmailen (R3) Agent Inte ok Kontakt med KI:s ITavdelning Bevaka o åtgärda Databases -mailen Förlaget direkt/ BIBSAM-avtal Beställa eFörlaget material direkt Meddela Libris vilka medl. Som ska ha tillgång till vilket bestånd i SFX Förmedla avtalsvillk or utåt Meddela proxygrup pen om nya titlar Ny post i ebsten Enstaka poster (R2) Paket Meddela kund ny el. återupprät tad access Meddela Katalog om nya paket (f katalogise ring) Meddela Katalog om nya ebokstitlar (f en primärpost ) Påskrift av avtal (ÖB) Påskrift av avtal (teamledar e) Inte fått Kontroller Fått a att vi fått beställt material Skicka ut avtalet t medlemm arna Fakturera medlemm ar i konsortiet Goddkänn a clickthroughavtal Arkivering och åtkomst av avtal Kontakta leverantör Dokument era fakturor (ebesten, pärmar) (E2) Ta emot/ kontrollera /kontera fakturor f egna pren el avtal vi ej administre ar (E2) Skicka uppsägnin gslista till leverantör Marknadsf öring av resurser Analysera bestånd, statistik & Uppsägningsbar pris Förnyelsebar Aktivera eresurser i SFX Aktivera tidskrift hos aggregato r (R1) Skicka uppsägnin gslista t KI Uppsägningsbar Förnyelsebar Uppgrader a från p till e om möjligt o ej f dyrt Ta bort post ur ebesten, databaslist an & katalogen Ta emot, hantera, bevara cdromskivor f uppsagda avtal Förhandla om förnyelser av avtal Skicka in förnyelseli sta el meddelan de t leverantör Samla in statistik efter årsskiftet Sammanst äll statistik Skicka in statistik till SCB Analysera statistik utifrån mediabud geten Karolinska Institutet Stockholm, Sweden One of Europe’s largest medical universities Education (students) Medicine, Odontology: 2800 FTE Nursing: 2400 FTE Other: 600 FTE Harriet WallbergHenriksson, The President of Karolinska Institutet Karolinska Institutet - Research 2000 FTE Researchers and Teachers 4000 publications in international scientific journals each year 400 doctoral degrees are awarded annually Karolinska Institutet Nobel Assembly handles the awarding of the Nobel Prize in Physiology or Medicine. Karolinska Institutet University Library - KIB is situated on two campuses in Stockholm KIB has around 3000 visitors/day KIB has 120 employees 65% women and 35% men Average age: 47 years KIB was awarded the Swedish Library of the Year Prize in 2007! Strong service focus Ambitious human resource development ”Important player in the collaboration of Swedish research libraries” ”One of the most innovative research libraries in Sweden!” Meeting the challenge of the digital world Does the management of electronic resources take more time than the management of print resources? Acquisiton of print resources is straight forward! Acquisitions Catalo guing Acquisition of electronic resouces looks even more straight forward, but is not… Print resources Acquisition: buying a selected item once Preservation: keeping it on the shelves of the library Description: cataloguing it Access: borrowing it Electronic resources The working process is an internal library business. Acquisition: signing a license with a provider Preservation: outsourced Description: metadata providers, knowledge bases, large packages Access: through providers’ servers The working process lies in collaboration with providers. 2000 1800 1600 1400 1200 GBP 1000 800 600 400 200 0 Print Electronic 2003 2004 2005 Year 2006 Acquisition of print resources as measured in meters of shelf-space 250 Meters 200 150 100 50 0 2003 2004 2005 Year 2006 2007 Usage of electronic resources in downloads (2007) 2 million fulltext articles/year …or over 5000 articles/day …or over 200 articles/hour …or 3,6 articles/minute! also… 250 000 fulltext documents from ebooks Media policy Customer suggestions are first priority Everything E-only! Resources spent on print and electronic media (2006) Money Print Media 4% Electronic Media 96% Working time Electronic media 45% Print media 55% A change was needed because of the imbalance! We needed to: reallocate staff time but… there was demarcation between staff working with e- and presources lack of knowledge of electronic resources assure quality in the work with e-resources but… lack of common understandning of the working process for electronic resources different people used different routines in the work with electronic resources integrate the e- and presource work processes but… demarcation between the working processes for e- and p-resources ”The spirit of KIB” Non-hierarchical organisation Flexibility in working tasks Team orientation Tasks organised by functions ”The spirit of KIB” Invest in continous professional development Involvement of all staff in library development Coaching important in leadership E1 Ta emot inköpsförsl ag Ordna provperiod Lägga inköpsförsl ag i Excelfil Undersök a villkor f pren. (site licence, arkivrättig heter, pris,Ok format, tillgängligh et) Inte ok Delta i konferens er Meddela kund avslag Läsa individuell a mail fr mailinglist or o förlag Bevaka o åtgärda Emediasup portmailen Undersök a vem vi vill beställa av/genom Skriva på konsortief örbindelse Förhandlin g av avtal Kartläggni ng inför nya Nytt ev avtal paketavtal Behandla e-resurser som byter leverantör Inte ok Publicerin g av webbsidor (konsortie avtal) Utskick av avtalserbj udande på upphandli ngslistan (konsortie avtal) Uppdatera post i ebesten Hantera missbruk av emedia KorrekturlOk äsa avtal Tackar nej Uppdatera databaslist an Behandla accessproblem Ok Administre ra erbjudand esvar – pris, medlemm ar (konsortie avtal) Ta emot/ kontrollera /korrigera konsortief akturor (E2) Meddela Katalog om nya enstaka titlar i ebesten Skicka konsortief örbindelse f påskrift t medlemm ar BIBSAM Svara på avtalserbj udanden Bevaka o åtgärda Ebooksmailen Bevaka o åtgärda Journalmailen (R3) Agent Inte ok Kontakt med KI:s ITavdelning Bevaka o åtgärda Databases -mailen Förlaget direkt/ BIBSAM-avtal Beställa eFörlaget material direkt Meddela Libris vilka medl. Som ska ha tillgång till vilket bestånd i SFX Förmedla avtalsvillk or utåt Meddela proxygrup pen om nya titlar Ny post i ebsten Enstaka poster (R2) Paket Meddela kund ny el. återupprät tad access Meddela Katalog om nya paket (f katalogise ring) Meddela Katalog om nya ebokstitlar (f en primärpost ) Påskrift av avtal (ÖB) Påskrift av avtal (teamledar e) Inte fått Kontroller Fått a att vi fått beställt material Skicka ut avtalet t medlemm arna Fakturera medlemm ar i konsortiet Goddkänn a clickthroughavtal Arkivering och åtkomst av avtal Kontakta leverantör Dokument era fakturor (ebesten, pärmar) (E2) Ta emot/ kontrollera /kontera fakturor f egna pren el avtal vi ej administre ar (E2) Skicka uppsägnin gslista till leverantör Marknadsf öring av resurser Analysera bestånd, statistik & Uppsägningsbar pris Förnyelsebar Aktivera eresurser i SFX Aktivera tidskrift hos aggregato r (R1) Skicka uppsägnin gslista t KI Uppsägningsbar Förnyelsebar Uppgrader a från p till e om möjligt o ej f dyrt Ta bort post ur ebesten, databaslist an & katalogen Ta emot, hantera, bevara cdromskivor f uppsagda avtal Förhandla om förnyelser av avtal Skicka in förnyelseli sta el meddelan de t leverantör Samla in statistik efter årsskiftet Sammanst äll statistik Skicka in statistik till SCB Analysera statistik utifrån mediabud geten Examples of problem areas identified by the flow analysis Prioritizing problems of internal administration (for library staff) and access (for customers) Handling access problems Updating of the home-grown journal list as well as SFX Communicating the licensing terms Dealing with problems…er, challenges! Priority Activity Problem definition Causes Suggested solutions Problem areas Purpose The purpose of this guideline is to ensure good quality and customer focus. A purpose is also to fulfill the goal of e-media support which is: ”to give a fast and reliable service to our customers when they experience access problems with our eresources”. Description Customers should receive a personal reply as soon as their message has been read. As soon as access is restored or if any other progress (that is, of importance to the customer) has happened, a message will be sent to the customer. Messages will be prioritized in the following order: 1. New incoming messages from customers 2. Older messages where new activities take place 3. Messages where no activity takes place in four business days 4. Other messages Description continued… E-media support will await an answer from suppliers for a maximum of four days. After that, a follow-up needs to be done by e-media support. If a problem hasn’t been resolved within two months, a summary of the problem is sent to the Head of Department who decides how to move on. Updating of the home-grown journal list as well as SFX Journal list Acquistions Quality Assurance System Needs Goals, policy, budget etc. Evaluation measurement analysis Satisfaction Decision/Purchase s/ av ai tic la bl e is at St Demands Ev al ak e Product M ua tio n Customer Staff, tools, administration, IT etc. Customer Decision/Purchase 1 G2 · · · · · · · Suggestions from end users and collegues ILL requests Offers from providers Trials Newsletters Lists of text books Statistic analysis Printand and Print Electronic Electronic · Print Print Input: Electronic Electronic Input If trial: usage statistics Acquisition policy Compare/ Check terms Negotiate/ read license Choose provider Budget Select Check OPAC, national and local Sign agreement Archive agreement Inform customer Order Decision/Purchase 2 G2 Output Electronic Electronic · Yearly Negotiate renewal Send list of cancellatio ns to KI Send list of renewals to agent Send list of candellations to agent · · Print Print Printand and Print Electronic Electronic · Document ation of decision Inform G3 If needed Order replacement ex. Check ordered material Inform customer Licenses for e-resources Cancelled licenses Print resources List of resources to remove Continual professional development Regular workshops on practical tools e.g. SFX Focus on specific topics in departmental meetings e.g. cataloguing, licensing, ERM Informal knowledge sharing Generous conferences and course attendence policy Networking encouraged We needed to: reallocate staff time… How did it go? We needed to: reallocate staff time but… Resources spent on print and electronic media (2007) Money Working time Print resources 4% Electronic resources 96% Print resources 32% Electronic resources 68% We needed to: assure quality in the work with e-resources… How did it go? Acquistions Quality Assurance System Needs Goals, policy, budget etc. Evaluation measurement analysis Satisfaction Decision/Purchase s/ av ai tic la bl e is at St Demands Ev al ak e Product M ua tio n Customer Staff, tools, administration, IT etc. Customer We needed to: integrate the e- and p- resource work processes How did it go? Decision/Purchase 1 G2 · · · · · · · Suggestions from end users and collegues ILL requests Offers from providers Trials Newsletters Lists of text books Statistic analysis Printand and Print Electronic Electronic · Print Print Input: Electronic Electronic Input If trial: usage statistics Acquisition policy Negotiate/ read license Check terms Choose provider Budget Select Check OPAC, national and local Sign agreement Archive agreement Inform customer Order Some reflections… Defining work flows is a time-consuming business Making guidelines helps staff to rethink and structure their tasks Easier to introduce new staff as the work flows are made transparent Better communication since staff has a common language All customers are ensured the same level of support More reflections… Even if staff are positive, they adapt at their own pace It is important to assign roles that fit staff competence profiles Staff with good knowledge of e-resources spent perhaps too much time sharing their knowledge Challenges for the near future! Implementing Verde ERM-system as a tool Developing the overall structure of roles and functions Measuring what we do? Continuing to adapt to changes Evaluating the resources – value for money? Improving licensing knowledge Please share your thoughts?