Transcript 請購、檢驗及資材作業規範研習會

請購、檢驗及資材作業規範研習會
時間
地點
內容
主持/主講人
13:30~14:00
報到
工作人員
14:00~14:10
引言
主持人：
校長室楊文進高專
14:10~14:50
請購作業
(含MIS作業操作)
主講人：
校長室 陳舒蓉
工學大樓
14:50~15:00 六樓第二
會議室
休息
15:00~15:20
收料及檢驗作業
主講人：
資材組 鄭明坤
15:20~15:40
藥品試劑外部稽核
主講人：
研發處 廖修遠
15:40~16:00
Q&A
103年度請購作業研習會
校長室管理一組
陳舒蓉
分機 413-5013
中華民國103年12月23日
1
大
綱
1.請購案件流程說明
2.請採購作業說明
2-1 ERP作業系統登入
2-2 請購作業權限申請
2-3 材料編號編列及測驗
2-4 請購單開立、撤案
2-5 請採購作業核簽流程
3. 收料、檢驗、付款作業
2
1.請購案完整流程說明
請購案申請
開單、審查、覆核
開標作業
總管理處採購部、
校長室、會計室
下訂單給得標廠商
廠商在履約期限內交貨
收貨驗收
總務處資材課
請購單位、廠商
核銷匯款
會計室
3
請採購作業說明
2-1 ERP作業系統(MIS)登入
 Citrix
XenAPP登入
 Web登入
http://10.2.1.25/IT-Division/erp/erpworld.html
http://ws/
4
5
6
7
8
9
10
2-2請購作業權限申請
 非常備材料請購電腦作業
 採購管理電腦作業(含採購進度、請訂
購變更及標售進度等)
 材料倉儲管理作業(含內購材料付款審
核作業)列印材料檢驗表
 存量管制作業-(請購電腦軟硬體，申請
正式料號用)
11
12
13
14
4
1
2
RE00A 請購經辦
Y
3
15
2-3規格代號編列及測驗
規格代號編列範例
購置物品：鐵製低靠背旋轉椅
規格： 1.絨布面
2.無扶手
3.五支腳椅
16
17
18
19
20
9465
旋轉椅
單位: PC
位
數 規
6─ 7 種類
一. 規格品：
8 椅面材質
9
10
扶手
椅腳數
格
編
填
01=鐵製高靠背旋轉椅
02=鐵製低靠背旋轉椅
03=鋁製靠背旋轉椅
04=塑膠高靠背旋轉椅
05=塑膠低靠背旋轉椅
06=鐵製無靠背旋轉椅
07=鐵製旋轉圓面椅
08=
09=
10=
11=木製高靠背旋轉椅
12=木製低靠背旋轉椅
13=
14=
15=低靠背旋轉椅(無塵室用)
16=無靠背旋轉椅(無塵室用)
17=
18=
19=
說
99=零件
9465-02305
1=藤面
3=絨布
2=膠皮
4=防火布
0=無扶手
1=扶手式
直接列作編號
5=壓克力布
6=PU皮
二. 以型號表示者：
8─20 型式代號
以廠牌型號，直接列作編號
三. 零件:
8─ 9 種類名稱
依第6-7位編列。
10─20 零件
以零件編號列作編號。
<範例>
規格代號: 9465-01215
品名規格: 鐵製高靠背旋轉椅 膠皮面 扶手式 五支腳
明
21
22
23
輸入品名關鍵字→F8查詢
24
25
※考題共10題，一題10分，滿分100分。
26
2-4請購單開立
 請購前置作業：
1.確認品名、規格
2.編立規格代號
(長庚大學首頁→行政服務→線上服務→材料編號查詢(限校內IP開頭10使用))
3.確認經費來源
例: ◎ 研究計畫
◎ 教育部補助款(含校務發展計畫、頂尖大學計畫)
◎ 校內款(需提報年度預算，經核定後即可開單請購)
27
請購作業各項說明及注意事項：
 日期：相關連項目有
請依畫面之購備天數加預計審核天數建立
蓋計劃章：計劃案號、計劃主持人、執行期限
 預算金額(含稅) ：依核定金額鍵入
 訂單、工程、人員編號：輸入計劃案號
◎ NMRPD, EMRP, HMRP, PERP, TERP等(校外)
◎ CMRP(院內)
◎ BMRP(獎勵金) ,UERPD(校內)
◎ QMRPD(實習耗材)
 代號：相關連項目有
WA(校外)
WY(配合款)
WB(院內)
WK(獎勵金) WU (校內計畫) WQ(實習耗材)
I0～IA(擬向教育部申請補助)
52～V9(其他)
 交貨庫：B4EX、B3EX（校外） B4EF、B3EF（校內）
 附屬代號：3,3A （餘附屬代號依個別需要設定）
28

品名規格：
材料編號(規格代號)：長庚大學首頁→行政服務→線上服務→材料編號查詢
(限校內IP開頭10使用)
採購部-料號編審人員及連絡電話............
編審人員
 李金文
 潘俊宏
 蔡明達
 繆傑華
 李金文
 何雪琴
連絡電話
400-5189
400-5184
400-5186
400-5187
400-5189
400-5188
負 責 類 別
3.管及配件、其他
5.電機材料、 6.儀器類、7.建築材料
0.專業機械、4.公用機械、8.工具類
1.化學材料、9.包裝、事務用品及雜項
2.機械五金材料
(輸入人員)
傳真號碼： 02-27180208
範例：
醫療器材：需於MIS系統，先查詢 試劑，廠牌：MILLIPORE，型號：CT01-5
68-MIL-CT015
合約廠商規格代號，加速請購進度
廠牌：A&B，型號：123456789ABCDEF
「醫療材料編號」原則
68-ABS-123456789ABCD(型號最多13碼)
試劑：68-3碼(廠牌)-13碼(型號)
1ml吸管尖，廠牌：BD，型號：ABC-011
耗材：84-3碼(廠牌)-13碼(型號)
84-0BD-ABC011
29
 請購規格確認表編號：能由品名規格確立者免建；如有規範須詳載要求事項及
標準則須建立規格確認表並鍵入編號(建議編碼方式：部門編號(4碼)+分機號碼(4
碼)+流水號(2碼)) 。建檔完成後記下編號，於開立請購單時輸入於請購規格確認
表編號欄位。
 附圖面註記：Y/N。如需附圖面資料者，建立請購單存檔後、畫面進入【台灣請
購案件掃圖資料輸入螢幕 】，輸入使用者在個人電腦中存放此請購案號圖檔之
【圖檔存放位置路徑】，雙擊【確認傳送圖檔】按鈕，此時程式將自動計算使用
者輸入之圖檔路徑下所有之圖檔個數，並同時顯示對話訊息供確認。
(注意：掃瞄之圖檔副檔名必須為.TIF，且每個檔案大小不可超過1MB)
如無法上傳請洽：總管理處人事組 林俊賢先生 400-7546。
 緊急採購：Y/N。
 用途說明：輸入預算給予單位(教育部，國科會等)及簡述所請購物品之用途，如
為教育部獎補助款請另輸入核定項次編號。
30
 提供採購部配合事項：
 如另有特殊要求可由此欄位鍵入，但是請勿輸入廠商資料。
 請購設備類：
 請附上「經費核定清單」。
 醫療類設備：廠牌、型號請列至請購規格確認表內。
 超過10萬元，型號後請加註「或同等品以上」。
 未訂購先交貨：
 請購單以「未訂購先交貨」方式開單。
 直接於請購單上說明未請購先交貨之理由，以利審查，俟呈准後通知可請廠
商交貨。
 核簽至院長，呈校長核決。
31
 關於請購試劑注意事項已於103.09.25公告：
 請購試劑：為確保試劑品質，開立請購單時務必於廠商配合事項內明定：
交貨之賸餘效期，應大於產品效期1/2以上。
日後未明定效期則退單撤案重新開單，合約品項即可不用設立。
 試劑廠商均需送貨至資材組辦理交貨，經資材組確認試劑之品名、規格、數量
後開立收料單。
 如遇試劑化學品名及規格多樣，資材組無法確認收料時，為避免退貨徒增請購
單位使用困擾以及影響使用時效，將由資材組通知請購單位派員至資材組協助
進行三方收料，由廠商出具相關書面切結經廠商及請購單位共同確認簽名收料。
 廠商憑收料單交貨至請購部門，請購部門收料時應確認注意以下細節：
1. 包裝完整清潔且無破損
2. 製造廠商來源、產地
3. 廠商交貨品名規格、容量
4.
5.
6.
7.
廠商交貨廠牌、型號
廠商交貨數量
廠商交貨效期(試劑)
如需變更容量、規格等，請撤案後重新開立請購單訂購
32
 購置電腦軟硬體設備：請購時須為正式材料編號及填寫『電腦軟(硬)體增
設需求分析表』。規格確認表名稱須與品名規格一致。
(長庚大學→校長室→下載專區→請購設備須知表格下載→電腦軟(硬)體增設需求分析表)
33
開立請購單設定方式及呈會簽流程一覽表
項
次
1
請購類別
校外研究計劃案計劃
案開頭為
E,F,H,I,N,P,S,G…
用
途
附屬代號(指須設定者)
(餘如附表隨個別需要加設)
設備及耗材類：
3
WA
B4EX
金額100萬元以上
2
3
校外研究計劃案計劃
案開頭為
(E),F,H,I,N,P,S…
有校內補助款或學校
配合款之計劃案
院內研究計劃
計劃案開頭為C
CMRPD1025E,F
設備及耗材類：
無 (3)
設備類：經辦→計劃主持人→總務處
或工務課或資訊中心或儀器課或
維修小組(如下說明)→校長室採
購管制專人
耗材類：經辦→計劃主持人→校長室
採購管制專人
無 (3A)
設備及耗材類：
設備類：經辦→計劃主持人→總務處
或工務課或資訊中心或儀器課或
維修小組(如下說明)→校長室採
購管制專人
耗材類：經辦→計劃主持人→校長室
採購管制專人
B4EX
金額100萬元以上
呈會簽流程
(依不同固定資產管理部門分列卷宗及
附"文件遞送順序"單呈會簽)
3A
WY
WB
庫
別
無
B4EF
設備類：經辦→計劃主持人→總務處
或工務課或資訊中心或儀器課或
維修小組(如下說明)→校長室採
購管制專人
耗材類：經辦→計劃主持人→校長室
採購管制專人
34
項
次
4
請購類別
長庚醫院補助國科會
等研究計劃之50%研
究獎助金
1.相對補助費(費用別
為T)
2.已轉專用帳號者如
BMRP325A
3.計劃案開頭為U
如UERPD1025E,F
5
實驗(習)耗材、在職專
班及推廣教育基金，
計劃案開頭為Q
用
途
附屬代號(指須設定者)
(餘如附表隨個別需要加設)
庫
別
WK
(1、2)
設備及耗材類：
無
B4EF
耗材類：經辦→計劃主持人→研發處貴
儀中心(2)→校長室採購管制專人
WQ
設備類：經辦→系主任→總務處或工務
課或資訊中心或儀器課或維修小組
(如下說明)→校長室各機能組(如下
說明)→校長室採購管制專人
設備及耗材類：
無
B4EF
耗材類：經辦→系主任→校長室各機能
組(如下說明)→校長室採購管制專
人
設備類：
3
金額100萬元以上：
年度增購設備案
設備類：經辦→計劃主持人→研發處貴
儀中心(1、2)→總務處或工務課或
資訊中心或儀器課或維修小組(如
下說明)→校長室採購管制專人
WU
(3)
B4EX
設備類：經辦→系主任→總務處或工務
課或資訊中心或儀器課或維修小組
(如下說明)→校長室各機能組(如下
說明) →校長室採購管制專人
B4EF
耗材類：經辦→系主任→校長室各機能
組(如下說明)→校長室採購管制專
人
I0～I8
6
呈會簽流程
(依不同固定資產管理部門分列卷
宗及附"文件遞送順序"單呈會簽)
IA
50~52
EQ~EW
3A
設備類：單項單價小於8
萬元大於1萬元者
設備及耗材類：
3
無
35
項
次
7
8
請購類別
一般以簽呈核准之專案
(如空間改善增設設備、
臨時急需未列於年度預
算內項目)
用途
52～V9
一般耗材、事務用品及
年度預算非列教育部獎
補助款預算項目
ED～
(如碳粉、墨水匣、白板
E
及公佈欄等；空氣濾網、
P
純水耗材、印刷表單及
52～V9
海報；儀器零件故障請
購；報廢減損補購)
附屬代號(指須設定者)
(餘如附表隨個別需要加設)
設備及耗材類：
無
庫
別
B4EF
呈會簽流程
(依不同固定資產管理部門分列卷宗及
附"文件遞送順序"單呈會簽)
設備類：經辦→系主任→總務處或工務
課或資訊中心或儀器課或維修小
組(如下說明)→校長室各機能組
(如下說明)→校長室採購管制專人
耗材類：經辦→系主任→校長室各機能
組(如下說明)→校長室採購管制專
人
設備及耗材類：
無
B4EF
設備類：經辦→系主任→院處長→總務
處或工務課或資訊中心或儀器課
或維修小組(如下說明)→校長室各
機能組(如下說明)→校長室採購管
制專人
耗材類：經辦→系主任→院處長→校長
室各機能組(如下說明)→校長室採
購管制專人
36
37
38
2
1
3
39
40
2
1
3
41
向國外廠商購買才選外購
貨品訂購至廠
商交貨期限
計畫編號
附圖需於此標註
政府補助款案件：3、3A(百萬以上)
輸入建議詢價廠商資料 (切勿輸入於提供採購部配合事項欄位)
42
1
2
直接於請購單上說明未請購
先交貨之理由，以利審查，
俟呈准後通知可請廠商交貨。
如需分批交貨，
應於此處註記。
請於計畫執行期
間內交貨完畢。
43
D
F4111
※本校請購案件一律採紙本核簽，請點選“返回”
鍵，印出請購單，呈核。”勿勾選NOTES傳送”
44
簽名+日期
45
2
1
3
46
※請雙擊按鈕做業
只要請購 1.桌、2.椅、3.櫃、4.箱、5.盒、6.架，此6類都要附圖
面掃描上傳，圖面要標示尺寸厚度。
組合式辦公桌(2組以上)需一併附平面配置圖。
47
48
按F9查詢
49
按F9查詢
50
51
52
53
簽名+日期
54
55
56
1
2
57
 如何徹案（採購部未接件）
2
1
進入開單畫面案「F7」，輸入案號後按「F8」，
請購單資料即跳出，按Remove Record即可撤案。
58
 如何徹案或變更交期及數量
（採購部已接件）
59
 如何徹案或變更交期及數量
（採購部已接件）
60
 如何徹案或變更交期及數量
（採購部已接件）
61
 如何徹案或變更交期及數量
（採購部已接件）
※
輸入「連絡電話」、「分機」、
「傳真號碼」、「公司：D」、
「請購案號」、「項次」、「批
號」（按F9如有跳出視窗請「按
OK」，如未跳出視窗請輸入數字
「00」→按「擷取待變更資料」
即可跳出資料。
2. 訂購量如尚未有數字請於「請
購量」之「修訂」做更改為正確
數量。如訂購量已出現數字請於
「訂購量」之「修訂」做更改為
正確數量。
(變更數量只能低於原請購量，不
可增加)
3. 輸入變更原因選擇、原因說明
→存檔
1.
62
2-5 請採購作業核簽流程
63
請購單輸入
包含品名，預算
請購單位
請購人填寫
部門主管/計畫主持人簽核
資產管理部門簽核
否
是
規格審查、
閒置資產核對
NG
是
資產管理部門
核准項目核對、需要性審查
NG
校長室幕僚
呈校長室簽核
NG
總審查
1.請購要件、2.項目核對、
3. 核簽流程、4.覆核
總管理處採購部接件
辦理招標公告及開標作業
64

請購單呈核文件
1.
請購單
請購規格確認表
請購需要性說明(政府補助款案件)
研究計畫核定清單
電腦軟硬體增設需求分析表
年度增購設備需要性說明
修復單
用電安全申請單(高耗電設備500W以上)
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
65
請購部門
請購單開立
、主管核簽
資產管理部門
規格審查、閒置資
產核對
審查部門
核准項目核對、
需要性審查
採購管制專人
請購部門：
管理部門：
審查部門：
請購管制專人
1.依已核准研究
計畫案或專案
提報呈准之設
備明細開單
2.請購單簽核：
研究計畫案由
計畫主持人核
簽，餘依規定
核簽
1.總務處:全校事務設
備如除濕機、電冰
箱、桌、椅、數位
相機與攝影機等
2.學校工務課(高耗電
另依用電安全提出):
全校機電設備如排
煙櫃、冷凍(藏)櫃等
3.資訊中心:全校電腦
設備如個人電腦、
筆記型電腦等
4.全校醫療儀器設備：
貴儀中心
5.工學院其他設備(非
如上之事務、機電
及電腦類)：工學院
維修小組
6.教學設備如單槍投
影機、電動螢幕等：
教務處。
1.研究計畫案免審
查，餘須送審查
2.安衛類—環安室
案件會簽覆核
3.需要性審查人員：
楊文進高專—總務
處、會計室
李宛儒組員—醫學
院、研發處、技
合處、資訊中心
國際學術交流、
實習耗材(醫)
曾文武專員—工學
院、教務處、通
識中心、體育室、
管理學院、實習
耗材(工、管)
楊鳳平組長—學務
處、圖書館、人
事、文物館、藝
文中心
廖修遠先生—相對
補助款案件、
66
BMRP
總審查
總審查
1.核簽流程
2.請購要件
3.項目核對
核 決
依核決權限
規定
核決權限：
1.計畫案由計
畫主持人核
決：免再呈
核
2.已專案核准
者：由系主
任級核決，
免再呈核
3.餘請購案須
再呈校長
請會簽環安室
67
OA作業系統(NOTES) 通知表單
 非常備材料請購未覆核(接件)通知單
 採購會簽附圖案件洽辦單
※ 請購人員及主管需每日開啟NOTES
處理核簽相關通知單
68
69
70
※ 若選“N.不請購者”，仍需至
MIS系統撤案，以免遭連續催辦。
71
72
※ 若廠商規格不符或規格符合又不擇
廉時，請提出具題說明或提供分析表。
73
3.收料、檢驗、付款作業
請購申請程序
開標程序
開單、審查、覆核
總管理處採購部、
校長室、會計室
下訂單給得標廠商
收貨驗收流程
核銷流程
廠商在履約期限內交貨
總務處資材課
請購單位、廠商
會計室
74
材料檢驗表之列印

為能精簡驗收作業流程，充分掌握時效，材料檢驗表由
各請購單位自行列印。

請購單位在收料次日，部門主管即接獲Notes系統發出
之各單位需列印『材料檢驗表』的通知。

自4月1日起由各單位請購開單人員至MIS下載(列印)各
單位之材料檢驗表，以辦理驗收作業。
75
76
77
1
3
依個別請購品項,
系統將於此欄自
動告知應列印01
或02表單
2
78
※本表單上傳後請自行留存(備查)，
無須再寄回校長室
79
80
政府補助金額達一佰萬元以上之
採購案件驗收規定
廠商送貨
收貨(通知請購單位領貨)
列印收料單，輸入材料檢驗資料
通知請購部門安排驗收作業
資材部門
NG
協調驗收時間
(廠商、主驗、監驗、會驗單位)
材檢表上傳、呈核
各請購單位主管
於NOTES系統核簽驗收單
資材課彙整文件於會計室
會計室辦理付款
文件歸檔存查
結案
81
資材部門
請購單位、廠商、
主驗、監驗、會
驗單位
請購部門主管
資材課
會計室
政府補助金額達一佰萬元以上之
採購案件驗收規定
依長庚大學請採購暨資材管理辦法第七條規定
品質檢驗：試車檢驗之設備或以外觀尺寸、廠牌、型號檢驗
之零配件等，由請購部門或會同固定資產管理部門辦理檢
驗。官感及簡易量具檢驗者，得由資材部門檢驗，其項目
由固定資產管理部門訂定。政府補助金額達一佰萬元以上
之採購案件，驗收應由校長室派員擔任主驗，會計部門與
總務處派員監驗，請購部門派員會驗，必要時得由主驗及
會驗人員，委請專業人員擔任協驗，共同參與驗收。請購
部門與管理部門均無法檢驗之材料，得由校長核准後辦理
託外檢驗。
82
謝謝!!
~敬請指教~
83