Transcript Styregruppeformand

Formål
Definere og fastlægge projektets ansvarsmæssige struktur (HVEM?)
• Roller og ansvar
Business
Case
Fremdrift
• Inddragelse af
Interessenter
Organisation
Temaer
Ændringer
Kvalitet
Risiko
Planlægning
1
Organisationstemaet og principper
” Et PRINCE2 projekt har definerede
og aftalte roller og ansvar i en
organisationsstruktur, der inddrager
forretnings-, bruger- og
leverandørinteresser.”
Principper – fastlagte roller og ansvar
• Sikre passende governance ved at
fastlægge ansvarsområder for ledelse,
styring og levering i projektet
• Fastlægge klare ansvarsområder for de
enkelte ledelsesniveauer
• Kommunikationsstyringsstrategien
sikrer effektivt informationsflow til og fra
de væsentligste interessenter
2
Projekt/program/virksomhed
” Et projekt er en midlertidig organisation, der etableres for at levere et eller flere
forretningsprodukter i henhold til en aftalt Business Case”
Virksomhedens organisation
Program
Projekt A
Projekt D
Projekt B
Projekt F
Projekt E
Projekt C
Salg, Marketing,
Økonomi
Økonomi
Salg
• Projekter kan gennemføres isoleret – stand-alone
• Projekter kan være en del af et program bestående af beslægtede projekter
• Projekter eksistere altid i sammenhæng med virksomhedens organisation
3
Organisationsniveauer
Virksomheds- eller programledelse
Projekt A
Projektorganisation
(for hvert
projekt)
Projekt D
Projekt E
Styregruppe
Ledelse
Styregruppe
Ledelse
Styregruppe
Ledelse
Projektleder
Styring
Projektleder
Styring
Projektleder
Styring
Teamleder
Levering
Teamleder
Levering
Teamleder
Levering
Projektdeltagere/
specialister
Projektdeltagere/
specialister
Projektdeltagere/
specialister
4
Projektorganisationen
PRINCE2® definerer roller – IKKE ledelsesfunktioner for personer
Virksomheds-/programledelse
Styregruppe
Seniorbruger(e)
Forretning, bruger,
leverandør
Projektsikring
Styregruppeformand
Seniorleverandør(er)
Ændringsmyndighed
Projektleder
Projektsupport
Projektorganisationens
roller
Teamleder(e)
Projektdeltagere/specialister
5
Styregruppen
Seniorbruger(e)
Styregruppeformand
Seniorleverandør(e)
• Brugerkrav
• Repræsenterer forretningen
• Forbindelsesled til brugerne
• ”Værdi for pengene”
• Tildeler brugerressourcer
• Finansiere projektet
• Repræsenterer designers,
udviklere, indkøbere,
konstruktører etc.
• Projektets slutprodukt
opfylder brugernes behov
• Ultimativ ansvarlig
• Kvalitet af leverandørernes
produkter
• Teknisk integritet
• Ansvarlig for realisering af
forventede udbytter
• Tildeler leverandørressourcer
Forretning
Nøgle karakteristika
• Myndighed
• Troværdighed
• Evne til at delegere
Projekt
Bruger
• Tilgængelighed
6
Leverandør
Bruger- og leverandørgrupper
Brugergrupper
Seniorbruger(e)
Brugerrepræsentant
(område 1)
Brugerrepræsentant
(område 2)
Projektsikring
bruger
Styregruppe
Styregruppeformand
Projektsikring
forretning
Inden for Projektorganisationen
7
Seniorleverandør(er)
Projektsikring
leverandør
Leverandørgrupper
Leverandør
repræsentant
(område 1)
Leverandørrepræsentant
(område 2)
Projektsikring
Styregruppe
Seniorbruger(e)
Styregruppeformand
Seniorleverandør(er)
Projektsikring
forretning, bruger
leverandør
• Styregruppens ansvar
• Overvåger alle aspekter i projektets præstationer og produkter ud fra et ...
– forretnings-, bruger- og leverandørperspektiv
• Kan delegeres til specifikke personer...
– for at varetage alle eller nogle opgaver
– fra virksomhedens organisation
– fra bruger- eller leverandørgrupper
– én eller flere
• Uafhængig af Projektleder og Projektsupport
8
Ændringsmyndighed og ændringsbudget
Styregruppe
Seniorbruger(e)
Styregruppeformand
Seniorleverandør(er)
Ændringsmyndighed
Projektleder
• Godkender ændringsønsker og afvigelser fra specifikation
• Styregruppens ansvar
• Styregruppe kan prioritere og delegere...
– til en Ændringsmyndighed – sandsynligvis til Projektsikring
– til Projektleder
• Ændringsbudget anbefales
9
Projektleder
Styregruppe
Seniorbruger(e)
Projektsikring
forretning, bruger
leverandør
Styregruppeformand
Seniorleverandør(er)
Ændringsmyndighed
Projektleder
Projektleder
• Normalt fra kundemiljøet
Teamarbejde
Produkter vs.
projektbehov
Omkostningsstyring
Kommunikation
Kvalitet
Produktstatus
Fokus på den daglige styring
• Styrer projektet på vegne af Styregruppen
• Styrer Teamledere og Projektsupport
Ændringer
Multifacetter
Overvågning
• Rollen bør ikke deles
10
Strategi
Planlægning
Brugerbehov
Linjeledelse
Teamleder
Styregruppe
Seniorbruger(e)
Projektsikring
forretning, bruger
leverandør
Styregruppeformand
Seniorleverandør(er)
Ændringsmyndighed
Projektleder
Teamleder(e)
Teamleder
• Sikrer at produkter, som er bestilt af Projektlederen via Arbejdspakker, bliver fremstillet
• Kan være samme person som Projektleder eller en separat person
• Rapporterer til Projektlederen og sandsynligvis til Seniorleverandør
11
Projektsupport
Styregruppe
Seniorbruger(e)
Projektsikring
forretning, bruger
leverandør
Styregruppeformand
Seniorleverandør(er)
Ændringsmyndighed
Projektleder
Projektsupport
Teamleder(e)
Projektlederens ansvar, men...
• kan delegere arbejder til Projektsupport:
– Projektsupportrollen er ikke valgfri
– Allokering af arbejder til separate grupper er frivillig
– Sikre Projektsikringens uafhængighed
Arbejder omfatter:
• Administrativ service
• Råd og vejledning om projektstyringsværktøjer
• Procedure og værktøjer for konfigurationsstyring
12
Beslutningstagere og interessenter
En interessent er en person, gruppe eller organisation, der kan påvirke, blive påvirket af
eller opfatte sig som påvirket af et initiativ (program, projekt, aktivitet eller risiko).
Andre interessenter
• Fagforeninger
• Miljøgrupper
• Intern revision
Styregruppen
Styregruppeformanden
Væsentlige
interessenter og
beslutningstagere
sikrer projektets interessenter om, at projektet
forbliver ønskværdigt,
levedygtigt og opnåeligt
• Offentligheden
• Eksterne leverandører
• ….kan
– støtte
– være imod
– vinde
– tabe
– se en trussel
– være ligeglade
Effektiv kommunikation med interessenter er essentielt for projektets succes, og er angivet i
Kommunikationsstyringsstrategien
13
Organisation – Resumé af ansvarsområder (eksempel)
• Virksomheds- programledelse ...
udnævner Styregruppeformand
• Styregruppeformand ...
designer og udnævner projektorganisationen
• Seniorbruger ...
tildeler brugerressourcer
• Seniorleverandør ...
tildeler leverandørressourcer
• Projektleder ...
udvikler, reviewer og opdaterer Kommunikationsstyringsstrategien
• Teamleder ...
styrer projektteams og specialister
• Projektsikring ...
rådgiver om inddragelse af interessenter
• Projektsupport ...
administrativ support for projektorganisationen
14
Projekt organisation - Classic
• Styregruppeformand
(overordnet ansvarlig)
• Tager beslutning om kvalitet,
tid og ressourcer
Styregruppe
• Skaber kvalitetssikring af
projektets
forretningsinteresse
• Seniorbruger (brugernes
repræsentant)
• Seniorleverandør (leverandørens repræsentant)
R
L
Projektleder
T
Reference gruppe
Sikrer at projektet producerer
de krævede produkter til aftalt
kvalitet, tid og ressourcer
Projektgruppen
Udfører projektet
Har holdninger til projektets
resultat og proces
• Delprojektledere
• Projektmedarbejdere
• Vigtige interessenter
• Projektadministration
15
Projektorganisation – organisering af arbejdsgrupper efter
indsatsområder
Formål
Styregruppe
Beslutning
Projektleder
Projektgruppe
Arbejdsgruppe 1
Fase 1
Beslutning
Fase 2
Beslutning
Fase 3
Leverance 1
Leverance 2
Leverance 3
Leverance 4
Fase 4
Indsatsområde 1
Arbejdsgruppe 2 Indsats-
område 2
Arbejdsgruppe 3 Indsats-
område 3
Arbejdsgruppe 4
Indsatsområde 4
Arbejdsgruppe 5 Indsats-
område 5
Projektleder
Projektledelse
Milepæle
Tid
16
= vigtige delleverancer
Leverance 5