Transcript RAVNANJE Z ELEKTRONSKIMI ZAPISI

RAVNANJE Z
ELEKTRONSKIMI ZAPISI
Peter Grasselli, CISA, CISSP
JP Vodovod-Kanalizacija d.o.o.
Vsebina
• arhiviranje
• tveganja, značilna za elektronsko
arhiviranje
• lastnosti sistemov za elektronsko
arhiviranje
 zakonodaja v Sloveniji
 revizorjev pogled
 zaključek
Kaj je zapis?
Zapis je posneta informacija, ki je nastala ali pa je bila
prejeta med poslovanjem ali opravljanjem poslov in ki jo
vzdržuje organizacija, oseba ali sistem v takšni obliki, da
je široko dostopna kot evidenca teh aktivnosti.
Lastnosti zapisa
Metapodatki
•
strukturi
• verodstojnost
•
kontekstu
• celovitost
• vsebini
•
zanesljivost
• dostopu in odstranitvi
• uporabnost
Metapodatki
Registration
Terms and conditions
Structural
Contextual
Content
History of use
14. RECORD IDENTIFIER
10. DATE
18. LOCATION
2. RIGHTS MANAGEMENT
19. DISPOSAL
11. TYPE
12. AGGREGATION LEVEL
13. FORMAT
17. PRESERVATION HISTORY
1. AGENT
7. RELATION
9. FUNCTION
20. MANDATE
3. TITLE
4. SUBJECT
5. DESCRIPTION
6. LANGUAGE
8. COVERAGE
15. MANAGEMENT HISTORY
16. USE HISTORY
Kaj je zapis?
Zapis je posneta informacija, ki je nastala ali pa je bila
prejeta med poslovanjem ali opravljanjem poslov in ki jo
vzdržuje organizacija, oseba ali sistem v takšni obliki, da
je široko dostopna kot evidenca teh aktivnosti.
Metapodatki
•
•
•
•
strukturi
kontekstu
vsebini
dostopu in odstranitvi
Revizijske sledi
• povezane z nastankom zapisa
• povezane z delovanjem
opreme
• povezane z arhiviranjem zapisa
Zgodovina upravljanja
Dnevnik dostopov
Zgodovina ohranjevanja
Lastnosti zapisa
• verodstojnost
• celovitost
 vsebina (content)
 nespremenljivost (fixity)
 oznaka (reference)
 izvor (provenance)
 kontekst (context)
Lastnosti zapisa
• verodstojnost
• celovitost
 vsebina (content)
 nespremenljivost (fixity)
 oznaka (reference)
 izvor (provenance)
 kontekst (context)
• zanesljivost
• uporabnost
Proces arhiviranja
Uporaba
Klasifikacija
Hranjenje
Registracija
Zajem
Sledenje
Spremljanje in nadzor
Izobraževanje
Odlaganje
Cilj hranjenja
CILJ
LASTNOSTI
zagotavljanje
verodostojnost
– berljivosti
– razumljivosti
KATEGORIJE
celovitost
celovitost
zaupnost
zanesljivost
zanesljivost
uporabnost
uspešnost
razpoložljivost
omogoči
– bodoča uporaba
učinkovitost
skladnost
Grožnje
• pravne
• kulturno organizacijske
In the September 2004 survey we received
responses from 54,407,216 sites. The
prevailing trends continue - rapid Internet
growth of more than 1 million sites a month,
and little change in market share among the
leading web servers.
©2004 Google - Iskanje po 4.285.199.774 spletnih straneh.
vir http://news.netcraft.com/archives/web_server_survey.html
Grožnje
•pravne
•kulturno organizacijske
• tehnološke
– tehnološka zastarelost sistema
– odvisnost od programske opreme
– staranje medija
Grožnje
•pravne
•kulturno organizacijske
• tehnološke
– tehnološka zastarelost sistema
– odvisnost od programske opreme
– staranje medija
Računalniški muzeji
Z23
Areas of application:
Constructional
engineering, machine
building, shipbuilding,
electronics, hydro
dynamics, gas dynamics,
nuclear reactor physics,
ballistics, surveying,
optics, power supply,
traffic control, mining,
public service,
universities, chemical
production, optics.
Compilers for German
formula code and for
ALGOL 60 are available.
Name of the machine
Implementation
Frequency
Numeric unit
Average calculation
speed
Input
Z23
Transistors
150.000 Hertz - electronic
Floating point unit - Fix point unit, 40 Bit word length
20 operations floating point per second, 30 operations fix point per second
Keyboard, punch tape up to 1000 characters per second, punch card reader
Punch tape up to 300 characters per second, teletypewriter with 7.5-10 characters per
Output
second
Word length
40 Bit
Number of elements
2700 transistors, 6800 diodes
Number of step switches none
Memory
Magnetic cylinder 6000 rpm, approx. 16k memory slots, 200 memory slots ferrite core
Power consumption
Approx. 3000 watts
Weight
Approx. 1000 kg
Area of application
Science and technology
Number of machines
80 inside Germany, 18 outside
sold
Cost in DEM
200.000
Comments
Smaller than Z22. First machine delivered in 1961. Manufactured in Bad Hersfeld.
Tiskanje in snemanje na
mikrofilm
• celovitost
• uporabnost
• omejenost
IBM 1403 Printer (1964)
Standardni formati
• sorazmerno neodvisni od strojne in
programske opreme (XML, ASCII)
• lahko zajema druge splošno uporabljane in
priznane formate (Word, PDF)
• trajnost odvisna od izbranega standard
• pretvorba kompleksnih dokumentov je
zapletena
• prepisani zapisi se lahko razlikujejo od
originalnih
XML
MS Word
75,0%
LaTeX
22,0%
WordPerfect
2,6%
FrameMaker/ostalo
1,4%
SGML/XML
zero
Analysis of 300 delivered documents to Humboldt-Univ. from Jan 1998 – to June 2001
Posnemanje
(emulacija)
• strojne opreme
• programske opreme
• verižna
• UVC
Pretvorba oziroma selitev
• je lahko učinkovita za določene vrste
zapisov
• se sorazmerno dosti uporablja
• zahteva podrobno pozanavanje
strukture zapisov in uporabljanje
programske opreme
• lahko pride do spremembe zapisov
Strategije hranjenja
• računalniški muzeji
• tiskanje in senmanje na mikrofilm
• standardni formati
• posnemanje
• pretvorba oziroma selitev
Sistemi za arhiviranje
• sistem mora biti skladen
• sistem mora biti sledljiv in zanesljiv
• sistem mora zajeti vse zapise in
potrebne metapodatke
• sistem mora zagotavlajti upravlajnje in
vzdrževanje zapisov
• sistem mora zagotavljati bodočo
uporabo zapisov
Transakcijski sistemi
Podatkovno skladišče
Proces: Izvedba storitve
listina
Evidenca kupcev
skladnost
kontekst
metapodatki
povezava na kupca,
odobritev
povezava na naročilo,
izdal, odobril, zaključil
povezava na delovni
nalog, odobril
povezava na delovni
nalog, izdal, prejel
povezava na delovni
nalog
povezava na delovni
nalog
povezava na račun,
kupca
povezava na račun,
kupca
povezava na račun
povezava,
enolični ključ,
datum in čas registracije,
naslov ali kratek opis,
avtor, pošiljatelj ,
prejemnik
vodenje, vzdrževanje
in nadzor
bodoča uporaba
zagotavljanje
nespremenljivosti (tudi
na nivoju tabel),
upravljanje dostopnih
pravic in njihovo
beleženje skozi čas,
možnost pregledovanja
metapodatkov,
podpira načrtovano
brisanje podatkov,
vodenje revizijskih sledi
enostaven dostop v
okviru delovnega
procesa,
verodostojna
reprodukcija izvirnika,
podpora pri selitvi
podatkov na novejše
verzije sistema
Arhiviranje sprememb
podatkov,
evidenca kdaj, kdo in v
kakšen namen je
pogledal oziroma
uporabil osebne podatke.
Naročilo
Delovni nalog
Računi za storitve zunanjih
Hraniti 10 let
izvajalcev
Izdajnica za porabljeni material
Evidenca porabljenih ur in
prevozov
Račun
zajem
Hraniti 10 let
reklamacija
Popravki računa
hraniti 10 let
Glavna knjiga s popolnim
pregledom kontov
hraniti trajno
kakor zgoraj, brez
povezave
SAP
Archive link
SAP R3
arhivski
sistem
ORACLE
E-Bussines suite
• ne arhiviramo
• uporabimo vgrajeno funkcionalnost
aplikacije
• vzpostavimo arhivsko instanco
• uporabimo možnosti na nivoju
baze
• uporabimo drug produkt
<!-- Edited with XML Spy v4.2 -->
<breakfast_menu>
<food>
<name>Belgian Waffles</name>
<price>$5.95</price>
<description>
two of our famous Belgian Waffles with plenty of real maple syrup
</description>
<calories>650</calories>
</food>
<food>
<name>Strawberry Belgian Waffles</name>
<price>$7.95</price>
<description>
light Belgian waffles covered with strawberries and whipped cream
</description>
<calories>900</calories>
</food>
<food>
<name>Berry-Berry Belgian Waffles</name>
<price>$8.95</price>
<description>
light Belgian waffles covered with an assortment of fresh berries and whipped cream
</description>
<calories>900</calories>
</food>
<food>
<!-- Edited with XML Spy v4.2 -->
<html xsl:version="1.0">
<body style="font-family:Arial,helvetica,sans-serif;font-size:12pt;background-color:#EE
<xsl:for-each select="breakfast_menu/food">
<div style="background-color:teal;color:white;padding:4px">
<span style="font-weight:bold;color:white">
<xsl:value-of select="name"/>
</span>
<xsl:value-of select="price"/>
</div>
<div style="margin-left:20px;margin-bottom:1em;font-size:10pt">
<xsl:value-of select="description"/>
<span style="font-style:italic">
(
<xsl:value-of select="calories"/>
calories per serving)
</span>
</div>
</xsl:for-each>
</body>
</html>