Transcript ASEP

ASEP školení pro začínající zpracovatele
Základní informace o zpracování a vkládání dat přes
webovské formuláře.
Databáze ASEP – charakteristika
•
•
•
•
•
•
•
ASEP – evidence publikační aktivity AVČR
Bibliografická databáze
Personální databáze
Databáze, ze které se exportují data do jiných systémů
Data od roku 1993
57 ústavů AV ČR (2013)
cca 70 zpracovatelů ústavů
Databáze ASEP – kdo se o ni stará
Zpracovatel – osoba zodpovědná za data ústavu
• Zajišťuje správné a včasné uložení dat do systému
• Spravuje autoritní záznamy ústavu
• Vytváří soubory pro RIV dle pokynů KNAV
• Podílí se na vývoji systému z pohledu potřeb svého pracoviště
Knihovna AV ČR, v. v. i.
• Koordinace sběru dat celé AV ČR
• Pořádání školení, seminářů pro zpracovatele
• Zajišťuje vývoj a úpravy celého systému
• Exporty vybraných záznamů
Databáze ASEP – systém
Vstup dat – webové formuláře ARL - obsahují záznamy aktuálního
roku sběru (vyplněním formuláře se vytvoří záznam, který je ihned
k dispozici v on-line katalogu - IPACu)
Úpravy dat, výstupy, exporty – klient ARL (program na počítači
zpracovatele), úpravy záznamů, které nelze udělat ve formulářích,
kontroly dat, kontroly duplicit, specializované výstupy a exporty dat
Zveřejnění 1 – on-line katalog ARL – IPAC/Repozitář AV ČR
Zveřejnění 2 – Analytika ASEP (bibliografie ústavů, personální
bibliografie, statistiky, grafické výstupy – analýzy)
Důležité informace pro zpracovatele
Knihovna AV ČR, v. v. i.
http://www.lib.cas.cz
ASEP homepage
http://www.lib.cas.cz/asep/
Formuláře
http://library.sk/aRL/epca_login.php?ictx=cav&language=czech
On-line katalog/Repozitář AV ČR
http://www.library.sk/i2/i2.entry.cls?ictx=cav&language=2&op=esearch
Analytika ASEP
http://www.lib.cas.cz/arl/
Kontakt
[email protected]
Databáze ASEP – export
Data z ASEPu jsou upravena tak, aby je bylo možno využít i v jiných
systémech.
RIV – Registr informací o výsledcích
Vybrané záznamy jsou v ASEP označeny k exportu do databáze RIV.
NUŠL – Národní registr šedé literatury
Data šedé literatury jsou „sklízena“ do systému NUŠL.
SEV – databáze vysokých škol
Zpracování - manuál, podpora
Manuál ASEP
http://www.lib.cas.cz/asep/pro-zpracovatele/manual/
• Co patří a co nepatří do ASEP (RIV)
• Kam zařadit dokument
• Jak se vyplňují jednotlivá pole
• Číselníky
Podpora ASEP
http://www.lib.cas.cz/asep/pro-zpracovatele/podpora/
• Stránka, kde na jednom místě najdete informace a praktické rady,
které se týkají všech součástí zpracování (formuláře, klient,
katalogy)
Způsoby vytváření záznamů
1. Záznamy vytváří pouze zpracovatelé
2. Záznam vytvoří autoři, zpracovatelé záznamy zkontrolují
 Individuální účet autorů
Zpracovatel zažádá o individuální účet pro autora, ten vytváří své
záznamy přes webový formulář, může se k nim vracet a opravovat.
 Anonymní účet
Autor vytvoří záznam a odešle a záznam má k dispozici už jenom
zpracovatel.
Zásada: nové záznamy se vytvářejí přes webové formuláře.
1. Záznamy vytváří pouze zpracovatel
 potřebuje úplné podklady ke zpracovávanému dokumentu,
na jejichž základě zpracuje záznam a odešle ho k vystavení
(do IPAC - online katalog)
 Podklady:
- nejlépe originální dokument
- kopie titulních listů, prvních stran článků…
- oskenované titulní listy
- webové zdroje – článek v on-line časopise, WOK, SCOPUS, NK Ulrich…
2. Formulář vyplní vědec –
zpracovatel kontroluje, odesílá do IPAC
 je nutné kontrolovat hlavně správnost a úplnost údajů (především
autory, RČ, ISSN/ISBN, projekty, překlady, počet autorů, webové
odkazy, afiliace autorů atd.
 podklady (originální dokument, kopie titul. listů)
 využívat zdroje na internetu např.:
RIV – databáze výsledků, hodnocení, struktura dat, číselníky, metodika
CEP – databáze projektů
CEZ – databáze výzkumných záměrů
Web of Science/JCR
Ulrich, ISSN – ověření ISSN českých časopisů
SCOPUS/SJR, ERIH
JIB
, Národní knihovna ČR
Linky viz http://www.lib.cas.cz/asep/pro-zpracovatele/podpora/databaze/
Zpracovatel by neměl:
 vyhledávat podklady pro záznamy sám
 vymýšlet klíčová slova, anotace, překlady
 rozhodovat u "nejednoznačných" dokumentů, zda se mají či nemají
zařadit do RIV
 přiřazovat výzkumné záměry a granty
 nutit vědce ke spolupráci
RIV x ASEP
RIV
 v databázi jsou vybraná data z databáze ASEP, záznamy musí
splňovat metodiku RIV
 databázi provozuje Úřad vlády a odpovídá za ni Rada pro výzkum,
vývoj a inovace (zajišťuje aktualizaci dat, určuje strukturu dat,
hodnocení dat…)
ASEP
 databázi provozuje Knihovna AV ČR a odpovídá za ni oddělení ASEP
 zaslaná data můžeme opravovat, vytváří se statistiky…
Rok sběru (odevzdání do RIV)
Rok vydání (rok uplatnění)
Rok sběru = rok odevzdání dat do RIV (duben, květen), může se lišit od roku
vydání, přidělí se automaticky.
Překlopení roku sběru provádíme v březnu, do té doby by měly být zapsány
všechny záznamy, které zapsat lze.
Ve formulářích by měly být pouze záznamy s aktuálním rokem sběru.
Rok sběru – pole c26 podpole d = rok vykazování
Rok sběru – v klientovi v zákl. zobrazení
Rok sběru ve formulářích
Vytvoření záznamu – formuláře
http://library.sk/aRL/epca_login.php?ictx=cav&language=czech
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Zpracovatel se přihlásí do svého webového formuláře
Vybere druh dokumentu, který bude vytvářet, zobrazí se prázdný
formulář
Vyplní pole
Záznam uloží – tím se záznamu přidělí jednoznačné systémové
číslo (SYSNO)
Pokud je záznam zkontrolovaný, může se zveřejnit v on-line
katalogu (zaškrtne se Odeslat (zobrazit v IPAC))
Uložený záznam je možno upravovat
Přihlášení do formuláře
http://library.sk/aRL/epca_login.php?ictx=cav&language=czech
Poprvé ve formulářích ARL
Vytvoření nového
záznamu pomocí Přidat
Nastavení zobrazení na obrazovce
Data
Listování, vyhledání
záznamu
Nastavení zobrazení na obrazovce, limity
POSTUP:
Vyberete nastavení limit a potvrdíte tlačítkem APLIKOVAT LIMITY
Zobrazte na obrazovce záznamy určitého druhu (např. periodika).
Zobrazte na obrazovce záznamy, které nejsou zobrazeny v IPACU.
Zobrazte na obrazovce záznamy, které se budou/nebudou exportovat do RIV.
Vytvoření nového záznamu
POSTUP: vyberete z rolety druh záznamu, který chcete vytvořit a potvrdíte
Přidat záznam
Vytvořte nový záznam druhu J – článek v odborném periodiku.
Vyplnění formuláře
Manuál ASEP
Přepínání – data x formulář
Kopie záznamu
Výběr předdefinováno
Nápověda k vyplnění pole
(„poklikem“ na název pole)
Přepínání data x formulář
Přepínání záložek formulář-data slouží k zobrazení vyplněných dat ve
formátu UNIMARC.
Všechny vyplněné položky se ukládají podle pravidel do očíslovaných polí
a podpolí. Čísla všech polí jsou uvedena v manuálu ASEP.
Nápověda k vyplnění polí
„Poklikem“ na název pole (v tomto případě „Příjmení autora“) se objeví okno
nápovědy, kde je popsáno, jak pole správně vyplnit.
Předdefinovaná pole – tzv. autority
…
Pokud se vedle pole objeví příznak tří bílých teček, pole nevyplňujeme, ale
nejdříve se podíváme, jestli není již údaj nadefinován. Pokud údaj nenajdeme,
pole vyplníme přímo do formuláře.
Postup:
Kliknete na tři tečky. Najdete autora. Přidáte ho do formuláře tlačítkem přidat.
Pole ve formuláři vyplňujete teprve pokud autora nenajdete.
Autoři
Mazání pole – křížek, posun pole - šipka
Mazání autora x
Posun autorů↑
Předdefinovaná pole – tzv. autority …
Autor
Názvy periodik
Názvy sborníků
Názvy konferencí
Granty
Pozn. Pokud je potřeba autoritu opravit, nelze to udělat přes formuláře, ale přes
program klient. Autority časopisů smí opravovat pouze KNAV.
Vyzkoušejte si přidání autority autorů, posun a mazání.
Přidání autority periodika, konference.
Projekty (granty) …
Uvádí se všechny projekty, za jejichž finanční podpory výsledek vznikl.
Projekty CEP: uvádí se projekty, kde je ústav příjemcem či spolupříjemcem.
U projektů CEP je nutno uvádět správné číslo z číselníku CEP (předdefinované
autority …). U projektů, které nejsou v CEP se uvádí číslo, poskytovatel do pole
Poskytovatel ostatní a země projektu.
Zapište projekt z CEP.
Export dat
Export dat do RIV se řídí pravidly, které jsou popsány v Metodice zařazení
dat do RIV (viz podmínky zařazení do RIV)
Příznak, že je záznam označen k odevzdání do RIV se zobrazí ve
zkráceném formátu.
0347543 - KNAV-K 2011 RIV J
Odeslání záznamu do IPAC
Odeslání záznamu do on-line katalogu IPAC znamená, že je záznam možné
vyhledat (je zveřejněn v katalogu) a začne se zobrazovat v Analytikách ASEP.
Pole je přepínací – zobrazování v IPAC lze opět vypnout.
Uložení záznamu
Po uložení systém přidělí záznamu jednoznačné systémové číslo.
Před uložením je zpracovatel upozorněn na pole, která nejsou
vyplněna, záznam lze uložit i přes tato upozornění.
Vyzkoušejte uložit záznam bez zaškrtnutého pole a vyhledat v katalogu,
potom pole zaškrtněte a najděte záznam v on-line katalogu.
Najděte záznam na webových stránkách ústavu.
Editace, mazání záznamu
Systémové číslo záznamu. Hledání dle systémového čísla záznamu
(číslo musí být zadáno jako sedmimístné – zepředu se doplní
nulou).
Číslo v CEP
Zkuste podle sysna vyhledat nějaký záznam, který máte ve formulářích.
Kopie záznamu
Pokud zaškrtnete pole „Uložit jako kopii záznamu“, vytvoří se kopie
záznamu s novým systémovým číslem.
Využití: např. při zadání většího množství článků z jednoho
sborníku.
IPAC - on-line katalog databáze ASEP
http://library.sk/i2/i2.entry.cls?ictx=cav&language=2&op=esearch
IPAC - slovník - rejstříky
Linky v IPAC
do RIV, DOI, WoS, SCOPUS, repozitář
Analytika ASEP – dynamické webové stránky
http://www.lib.cas.cz/aa/
Analytika ASEP
Analytika ASEP – statistika pro oddělení
Analytika ASEP – záznamy, odkazy
Web IS VaV
www.vyzkum.cz
Metodika
hodnocení
Co kde hledat?
 CEP – centrální evidence projektů, ověření správného zápisu
projektů (prefixy…)
 CEZ – centrální evidence výzkumných záměrů, konkrétní
výzkumné záměry pro ústav
 RIV – registr informací o výsledcích, kontrola již odevzdaných
záznamů, hodnocení záznamů
CEP, CEZ, RIV
CEP – centrální evidence projektů
Provázání záznamů CEP – RIV
výsledky k projektu
Provázání RIV – CEP
Projekt, výzkumný záměr k výsledku
Hodnocení RIV 2013 – „modrý“ web
http://www.isvav.cz/h13/
Hodnocení RIV 2012 – „fialový“ web
http://www.isvav.cz/h12/prepareResultForm.do
Hodnocení RIV 2011 – „žlutý“ web
http://www.isvav.cz/h11/prepareResultForm.do
Hodnocení RIV 2010 – „oranžový“ web
http://www.isvav.cz/h10/prepareResultForm.do
WoS
http://apps.webofknowledge.com/WOS_GeneralSearch_in
put.do?product=WOS&SID=Z1gnH2A9lhJaDbfP6pN&sear
ch_mode=GeneralSearch
Podle WoSu je potřeba zkontrolovat:
počet autorů, afiliace, název, rok vydání, název časopisu,
ročník, číslo, strany od-do, projekty, druh dokumentu,
ISSN/ISBN
Doplní se DOI, ut wos.
Pokud je rok sběru shodný s rokem vydání a záznam není ve
WoS a není potřeba ho poslat do RIV na končící grant, je lepší
záznam poslat až příští rok, až se ve WoS objeví.
Pokud jsou některé údaje v
záznamu WoS chybné, je
možné je opravit přes Suggest
a correction.
SCOPUS
http://www.scopus.com/
Podle SCOPUSu je potřeba zkontrolovat:
počet autorů, afiliace, název, rok vydání, název časopisu, ročník, číslo,
strany od-do, druh dokumentu, ISSN/ISBN
Ut scopus (nepovinné), DOI.
Termíny, na co dát pozor
• systém je on-line - zpracovávat průběžně - opravovat a odesílat do IPAC
• povinnost hlásit práci má první autor z AV ČR uvedený na zveřejněné
publikaci
• Leden - vytvářejí se statistiky za celou AV ČR + GA AV ČR
• Duben/květen příprava dat pro RIV
• Mimořádné opravy předchozích sběrů a opravy rozporů v RIV
• Hledané projekty bez výstupu
• Aktuální doporučení Akademické rady psát do všech záznamů do RIV
RVO (institucionální podpora) všech AV pracovišť
• Projekty s příjemcem z AV podle CEP
Kontakty, připomínky, dotazy
[email protected]
Jana Doleželová
Zdeňka Chmelařová
Kateřina Durecová
Petra Bártková
Karolina Podloucká