Proje Ekibi

download report

Transcript Proje Ekibi

Doç.Dr.Eren Yürüdür
Proje Ekibi
 Ekip oluşturma için plan yap
 Ekip üyelerini oluşturmak için gerekli görüşmeleri yap.
 Proje başlama toplantısı yap.
 Ekip üyelerinin taahhütlerini al.
 İletişim kanalları oluştur.
Kiminle ?
 Yönetici
 Ekip Üyelerinin
Özellikleri / İsimleri
Görev Dağılımı
 İstihdam Edilecek Kişilerin
Özellikleri
Görev Tanımları /
Kişi-Saat Maliyetleri
PROJE ORGANİZASYONUNUN
OLUŞTURULMASI
Proje ekiplerinin oluşturulması, farklı bilgi ve
tecrübeye sahip kişilerin, proje amaçlarına
ulaşabilmek amacıyla bir araya getirilebilmesi
işlemidir.
Nasıl bir örgütsel yapıya gidilmeli?
Bağımsız proje ekibi
Birbirine bağlı proje ekibi
Matris modeli proje ekibi
BAĞIMSIZ PROJE EKİBİNİN YARARLARI
 Proje yöneticisi proje çalışmalarında tam
yetki sahibidir.
 Ekip üyeleri tek kişiye (yöneticiye) karşı
sorumludur.
 Kısa iletişim kanalları çabuk karar
verilmesini sağlar.
 Ekibin motivasyonu, projeye bağlılığı ve
işten gurur duyma oldukça yüksektir.
BAĞIMSIZ PROJE EKİBİNİN SAKINCALARI
 Proje araç ve gereçleri ortak kullanılmadığı için
kaynak israfı vardır.
 Ekip üyelerinin genel merkezden hem fiziksel
hem de psikolojik olarak uzak olmaları
durumunda örgütün amaç ve politikalarının
gözardı edilmesi olasılığı vardır.
 Ekip üyeleri kendi birimlerinden ayrı düşecekleri
için “projeden sonra ne olacağız” duygusuna
kapılabilirler.
BİRBİRİNE BAĞLI PROJE EKİBİ
G ENEL M ÜDÜR
A R-G E B Ö LÜM Ü
Proje A
Proje B
Proje C
M ÜHENDİSLİK
Proje A
Proje B
ÜRE TİM
Proje C
Proje A
Proje B
Proje C
BİRBİRİNE BAĞLI PROJE EKİBİNİN
YARARLARI
Ekip üyeleri birden fazla projede görev alabilirler
Proje üyeleri daha sonra birim veya kuruluştan
ayrılsalar bile proje çalışmasının kazandırdığı
teknik bilgi ve beceri birimde kalır.
Proje biriminde ekip üyeleri kendi birimlerindeki
görevlerini sürdürmeye devam eder.
Proje üyeleri teknik sorunlara etkin çözümler
getirebilirler.
BİRBİRİNE BAĞLI PROJE EKİBİNİN
SAKINCALARI
Ekip üyelerinde motivasyon eksikliği
olabilir
Projenin birimi doğrudan ilgilendirmeyen
bazı öğelerine gereken önem
verilmeyebilir
MATRİS MODELİ PROJE
ÖRGÜTLENMESİNİN YARARLARI
Fonksiyonel birimler arası iletişim üst düzeyde
sağlanır.
Teknik uzmanlar aynı anda birden fazla projede
çalışabilirler
Proje bitiminde herkes “evine” döner.
Proje ile ilgili problemlere hızlı cevap verilebilir
Gerekli kaynakların yeri geldikçe projeye
katılması nedeniyle insan, malzeme ve
zamandan tasarruf sağlanabilir.
MATRİS TİPİ ÖRGÜTLENMENİN
SAKINCALARI
İki amir sorunu
Proje yöneticisinin ekip elemanları
üzerinde yetkisi olmasına karşın, personel
kararlarında sorumluluk ve kontrole sahip
değildir.
Çalışanların öncelik verdikleri işler, ekip
faaliyetlerinin çizelgelenmesinde çelişkilere
yol açabilir.
MATRİS TİPİ ÖRGÜTLENMENİN
SAKINCALARI
İki amir sorunu
Proje yöneticisinin ekip elemanları
üzerinde yetkisi olmasına karşın, personel
kararlarında sorumluluk ve kontrole sahip
değildir.
Çalışanların öncelik verdikleri işler, ekip
faaliyetlerinin çizelgelenmesinde çelişkilere
yol açabilir.
EKİP KURULUŞ AŞAMALARI
Oluşum(Forming): Bu aşamada ekip üyeleri
birbirleriyle tanışır, proje hakkında bilgi alır ve resmi
rollerini ve sorumluluklarını öğrenir. Ekip üyeleri bu
aşamada genellikle bağımsız davranır ve çok açık
olmazlar.
Karmaşa(storming): Bu aşamada ekip, proje
çalışmalarını, teknik kararları ve proje yönetimi
yaklaşımını ele almaya başlar. Ekip üyeleri işbirliğine ve
farklı fikirlere ve perspektiflere açık değillerse, ekip
ortamı yıkıcı bir hale gelebilir.
EKİP KURULUŞ AŞAMALARI
Düzenleme(Norming) Düzenlenme aşamasında, ekip
üyeleri birlikte çalışmaya, çalışma alışkanlıklarına ve
davranışlara uyum sağlamaya başlarlar ve bu durum ekibi
destekler. Ekip üyeleri birbirlerine güvenmeye başlarlar.
Performans.(Performing) Performans aşamasına ulaşan
ekipler iyi organize edilmiş bir birim olarak faaliyet
gösterirler. Üyeler karşılıklı bağımlılık içerisinde çalışırlar ve
sorunları kolay ve etkin bir şekilde ele alırlar.
Çözülme.(Adjourning) Çözülme aşamasına gelen ekip
üyeleri proje çalışmalarını tamamlar ve başka çalışmalara
geçerler
NELERE DİKKAT EDİLİR?
• Önce proje!..
Ekip oluşturma işlemine başlamadan önce, proje
planı oluşturulmalı, projenin teknik içeriği ve
nitelikleri belirlenmelidir
• Net tanımlar!..
Projenin varsayımları, yöntemi, sınırlılıkları,
girdileri, çıktıları ve hedefleri açık bir şekilde
tanımlanmalıdır.
NELERE DİKKAT EDİLİR?
• Kontrol, tarihler!..
Proje kontrol uygulamaları ve proje sürecindeki
kritik tarihler belirlendikten sonra görevler
listelenmelidir.
• Göreve en uygun kişiler!..
Listelenen her görev için gerekli nitelikler tespit
edilip, bunlara uygun personel ve projeyle uzun
süre ilgilenecek çekirdek takım elemanları
belirlenmelidir.Görev ve rol dağılımı net
olmalıdır.
NELERE DİKKAT EDİLİR?
• Ne fazla, ne de eksik!..
Görev tanımları, yapılacak işler ne kadar personel
gerektiriyorsa o kadar çalışan bulunmalıdır. Fazla ya
da eksik personel sorunlara neden olabilir.
• Ortak motivasyon, paylaşım, yardımlaşma!..
Proje ekibi elemanları ortak bir amacı hedefleyen,
birbirlerinin beceri ve bilgilerini paylaşan ve
yardımlaşan insanlardan seçilmelidir
• Araştırma!..
Proje yöneticisi, takımı kurarken adaylar hakkında
araştırma yapmalı, kendileriyle
görüşmeli ve onların onayını mutlaka almalıdır.
EKİBİN BAŞARILI OLABİLMESİ İÇİN TEMEL
UNSURLAR
Ekip Hedeflerinde Açıklık
Uygulama Planı
İyi Tanımlanmış Rol Dağılımı
Açık İletişim
Ekip Üyelerinin Fikirlerinden ve Deneyimlerinden
Azami Oranda Yararlanma
İyi tanımlanmış Karar Alma Mekanizmaları
Dengeli İş Dağılımı
Çalışma Disiplininin Yaratılması
Proje Yönetim Tekniklerinin Kullanılması.
Proje ekibine seçim kriterleri
Görev bakımından
 Teknik olarak yetenekli mi?
Œ
Güncel bilgi ve beceriye sahip mi?
Œ
Bilgi ve becerileri diğer takım elemanlarını
tamamlıyor mu?
Œ
Yeterli proje yönetimi bilgisine sahip mi?
Ekip uyumu açısından
 Ekip elemanlarıyla uyumlu çalışabilecek mi?
Œ
İyi bir iletişimci ve dinleyici mi?
Œ
Hedeflere ulaşmak için fazladan çalışma arzusu
var mı?
Œ
Ekipte farklı görevlere uyum sağlayabilecek
esnekliği var mı?
Œ
Yeni fikirlere açık mı?
Œ
Başkalarının fikrini kabul ediyor mu?
Kişisel özellikler Bakımından
 Hoşgörülü mü? Gülümseyebiliyor mu?
Œ
Daha fazla başarı için istekli mi?
Œ
Tek başına yapamayacaklarının bilincinde mi?
dürüst mü?
Œ
Güçlü ve zayıf yönlerini gerçekçi şekilde ortaya
koyabiliyor mu?
Teşekkürler
Doç. Dr. Eren YÜRÜDÜR
Gaziosmanpaşa Üniversitesi