Transcript 1. - Poltys

Presentación
de la formación
Módulo recordatorio de citas
CA Poltys
Beneficios
Cliente
•
•
•
•
Minimiza las cancelaciones
Reduce los casos de no presentación
Ahorra el tiempo del personal
Mejorar la satisfacción del cliente
Comerciante
Aumenta las ventas en
• Oficinas de doctores/dentistas
• Confirmación de cita empresarial para
cualquier tipo de negocio
• Notificaciones de emergencia
• Notificaciones de escuela para los
padres
Compañía de ventas
• Penetrar nuevos mercados verticales y
ser capaz de competir mejor (salud,
educación, Empresas de servicios
empresariales)
TDE, NCP and NS1000 series PBX
Módulo recordatorio de citas - Contenido de la presentación
Configuración
Presentación
general
Características
TDE, NCP and NS1000 series PBX
Sección 1
PRESENTACIÓN GENERAL
Presentación general
Funciona con CA PRO/
Supervisor / Consola
Interfaz gráfica multi-idioma
Mensajes de Recordatorio en
varios idiomas
Utiliza la tecnología Texto a Voz
incluida en el servidor MS
2008/2011
Preinstalado en el Dispositivo
Poltys
La lista de citas se puede rellenar
por el usuario o puede ser
importada desde un archivo CSV
Estado en línea durante la
ejecución
Ejemplo de utilización - Modo PBX
Llama automáticamente a los clientes y reproduce el mensaje recordatorio
Clientes
CA + TDE/NCP/NS1000
Clientes
SIP
Llamar a cada cliente de la lista
Dispositivo
Recordatorio de citas
Poltys
Clientes
El dispositivo Poltys actúa
como una extensión SIP de
terceros
Si la llamada es contestada Reproduce un mensaje
Si no se contesta - Vuelve a
intentar más tarde
Ejemplo de utilización - Modo Servidor CA
Llama automáticamente a los clientes y reproduce el mensaje recordatorio
Clientes
NCP/TDE/NS1000
Clientes
SIP
Servidor CA
Llamar a cada cliente de la lista
Dispositivo
Recordatorio de citas
Poltys
Clientes
El dispositivo Poltys actúa
como una extensión SIP de
terceros
Si la llamada es contestada Reproduce un mensaje
Si no se contesta - Vuelve a
intentar más tarde
Dispositivo
Dispositivo Poltys
•
•
•
El módulo recordatorio de citas viene como servidor preinstalado y preconfigurado en el dispositivo
Poltys.
Beneficios para el usuario final - Fácil de asistir a distancia, fácil de reemplazar
Beneficio para el comerciante - Fácil de instalar, configurar y conectar al PBX Panasonic
Dispositivo
Especificaciones
Imágenes de
muestra
Procesador Intel D2700MUD 2.13 GHz Atom D2700 de
doble núcleo, 2GB RAM, unidad SSD de 60GB
Micro-chasis
•
•
•
Perfil
compacto
1U, para
montaje en
rack 19"
Dimensiones del dispositivo: 9” x 8” x 2.5”
Embalaje: 13” x 11” x 4.5”
Peso con embalaje: 6 libras
Procesador de núcleo cuádruple I7 de 3.2 GHz, 4GB
RAM, disco duro tipo empresarial 250GB, placa de base
Supermicro X8STi, perfil compacto 1U, chasis para
montaje en rack de 19”
•
•
•
Dimensiones del dispositivo: 19” x 15” x 3.5”
Embalaje: 22” x 19” x 7”
Peso con embalaje: 16 libras
El dispositivo Poltys actúa
como una extensión SIP de
terceros
Puertos
4 puertos SIP como
máximo
48 puertos SIP como
máximo
Sección 2
CONFIGURACIÓN
Configurar el dispositivo Poltys
El dispositivo Poltys se entrega con el servidor del recordatorio de citas preinstalado
Conecte los equipos al dispositivo según lo mostrado abajo
Encienda el dispositivo
Inicie la sesión usando las credenciales del usuario de MS Windows proporcionados por Poltys
Teclado / ratón
USB
Conector para LAN
(la misma red que el
PBX)
Configurar el dispositivo Poltys
El dispositivo Poltys viene configurado para funcionamiento como servidor DHCP
Encuentre la dirección IP del dispositivo Poltys y anótela para referencia ulterior
1. Haga clic con el botón
derecho en el icono de red en la
bandeja de iconos de Windows
y seleccione la opción "Open
Network and Sharing Center"
(Abrir el centro de redes y
recursos compartidos) en el
Dispositivo Poltys
2. Seleccione "Local
Area Connection"
(Conexión de área
local)
3. Haga clic en botón
"Details" (Detalles)
4. Anote la dirección IP para
referencia ulterior
Configurar el dispositivo Poltys
Inicie la aplicación configuración del recordatorio de citas en el escritorio Windows del dispositivo
Poltys
Haga doble clic en el
icono Appointment
Reminder Config
(Configuración del
recordatorio de citas)
en el escritorio
Windows del
dispositivo Poltys
Configure los puertos SIP en el dispositivo Poltys
El dispositivo recordatorio de citas se conecta al PBX Panasonic a través de un intervalo compacto de
extensiones SIP
Configure la primera extensión y el número de extensiones que se utilizarán por el Recordatorio de citas
Configurar los parámetros de la llamada
Cuenta de reintentos - Número de intentos si no hay respuesta hasta abandonar
Tiempo de reintento - minutos entre reintentos
Prefijo de selección del tronco - Prefijo para obtener una línea externa a través de la PBX
7. Haga clic en el botón "Apply" (Aplicar)
para que los cambios tengan efecto
1. Configure la dirección IP
del PBX
2. Configure la dirección IP
del Dispositivo Poltys
3. Establezca la primera
extensión y el número de
extensiones en intervalo
4. Establezca el tipo de PBX :
“N 1000”, “ DE”, “N P”
5. Establezca los parámetros
de la llamada
6. Ajuste la extensión del "Operator" (Operador) al que será
transferida la persona llamada quando se prensa la tecla de
tono 2
Inicie el servidor del recordatorio de citas
Inicie el servidor recordatorio de citas en el dispositivo Poltys
Haga clic en el
botón "Start"
(Iniciar)
Configuración del equipo PBX Panasonic
3.4 Configuración del PBX Panasonic (1)
El dispositivo Recordatorio de citas se conecta al PBX Panasonic a través de un intervalo compacto de extensiones SIP
de terceros.
Configure el intervalo de extensiones SIP que se va a utilizar con el Recordatorio de citas utilizando la Consola de
mantenimiento de Panasonic.
(1) Instale la tarjeta virtual para el dispositivo Poltys (Extensiones SIP de terceros)
Seleccione la tarjeta “V-SIPEXT32” en la Web-MC. (Configuración -> Configuración de PBX ->
1.1 Espacio -> menú Virtual)
1. Seleccione
V-SIPEXT32
2. Especifique el número de
tarjetas que se utilizarán.
Configuración del equipo PBX Panasonic
(2) Seleccione un modo de Registro para el dispositivo Poltys (Extensiones SIP de terceros)
Seleccione “Manual Mode” (Modo manual) en la Web-MC.
(Configuración -> Configuración del PBX -> 1.1 Espacio -> Característica del sitio ->
Pestaña Principal)
1. Seleccione Manual
Configuración del equipo PBX Panasonic
(3) Configure las opciones de la tarjeta de extensión.
“Match the Extension Number and the Password” (Empareje el número de extensión y la
contraseña) en la Web-MC.
(Configuración -> Configuración del PBX -> 1.1 Espacio -> Propiedad del puerto de la tarjeta
V-SIPEXT32 correspondiente)
1. Configure un
intervalo compacto
de extensiones SIP.
La Contraseña se debe
establecer como 1234
2. Haga clic en el
botón "Apply"
(Aplicar) para que
los cambios tengan
efecto.
Configuración del equipo PBX Panasonic
(4) Registre el dispositivo Poltys en el PBX.
Conecte el dispositivo Poltys a la misma red con el equipo PBX solamente.
1. Compruebe que la dirección IP
coincida con la del Dispositivo Poltys.
(5) Configuración de las llamadas salientes
Permita que las extensiones SIP realicen llamadas salientes.
Sección 3
CARACTERÍSTICAS
Inicie la aplicación recordatorio de citas
Inicie presionando el botón "ACD Report" (Informe ACD) en CA Supervisor
2. Haga clic en el
botón "Appointment
Reminder"
(Recordatorio de citas).
1. Haga clic en el
botón "ACD Report"
(Informe ACD).
Selección del idioma de la interfaz gráfica del recordatorio de citas
Seleccionar el idioma de la interfaz
1. Haga clic en la
opción "File"
(Archivo) del
menú
2. Seleccione la
opción
"Language"
(Idioma) del
menú
3. Haga clic en el
botón de la lista
desplegable
4. Seleccione
"Español"
5. Haga clic en el
botón "OK"
(Aceptar) y reinicie
la aplicación
Conecte el módulo CA al dispositivo recordatorio de citas
El módulo recordatorio de citas CA debe ser conectado al dispositivo Poltys
1. Haga clic en la opción
"Settings" (Ajustes) del
menú.
2. Seleccione la opción
"Database Location"
(Ubicación de base de
datos) del menú.
3. Para obtener la
dirección IP del
Dispositivo Poltys.
4. Haga clic en el botón
"Save" (Guardar).
Recordatorio de citas - Rellenar manualmente la lista de
clientes
La lista de clientes se puede rellenar por el usuario en la interfaz gráfica de usuario o puede ser
importada desde un archivo CSV (siguiente diapositiva)
2. Un elemento
nuevo, blanco, se
añade a la lista
3. Rellene el "Phone Number" (Número de teléfono),
"Name" (Nombre), "Message" (Mensaje), "Language"
(Idioma), "Schedule Date" (Programación), "Remind #
hours before" (Recordar con # horas antes), "Start time"
(Tiempo de inicio) and "End time" (Tiempo de parada)”
5. Haga clic en el botón
"Apply" (Aplicar) para que los
cambios tengan efecto
1. Haga clic en el
botón "Add"
(Añadir)
4. Repita la adición de nuevos
elementos a la lista según sea
necesario
Recordatorio de citas - Importar la lista de clientes
Importar la lista de clientes desde el archivo CSV
2. Haga clic en el
botón Browse
(Navegar).
5. Verifique la opción
si el archivo CSV
contiene cabecera
como primera línea.
6. Haga clic en el
botón "Import"
(Importar).
3. Seleccione el
archivo que desea
importar.
1. Haga clic en la
opción "File" I
"Import" (Archivo
I Importar) del
menú.
4. Haga clic en el
botón "Open" (Abrir).
Recordatorio de citas - Formato del archivo CSV
Línea de
encabezado
opcional en el
archivo CSV.
1. Rellene el "Phone
Number" (Número
de teléfono) a ser
llamado
3. Ajuste el "Call
State" (Estado de
llamada) para
NO_LLAMADO
para todos los
elementos
2. Rellene el
"Name"
(Nombre) del
cliente
5. Establezca el
"Language"
(Idioma) al
lenguaje
específico que
será utilizado por
el motor Texto-aVoz
4. Introduzca el
mensaje que se
reproducirá para el
cliente
7. Establezca la
"Scheduled Date"
a la fecha
específica de la
cita.
9. Ajuste "Start Time"
(Tiempo de inicio) y "Stop
Time" (Tiempo de parada)
a un intervalo específico
dentro del cual quiere que
la cita sea recordada.
6. Establezca el parámetro
"Retries" (Reintentos) como 0
para todos los elementos
8. Ajuste "Remind # hours before" como el
número de horas antes de la fecha programada
que desea que se le recuerde la cita
Recordatorio de citas - Formato del archivo CSV
Campos
•
•
•
•
•
•
•
•
Número de teléfono - El número de teléfono utilizado para llamadas salientes
Nombre - El nombre de la persona que será llamada
Mensaje - El texto que se reproducirá al destino por medio de la tecnología Texto-to-speech (texto a voz)
Idioma - Indica el idioma que se utiliza para la reproducción del mensaje recordatorio
Fecha programada - La fecha y hora cuando se supone que sucederá la cita
Recordar # horas antes - El número de horas antes de la fecha programada que desea que se le
recuerde la cita (48 horas, 24 horas y así sucesivamente)
Hora de inicio - Tiempo específico a partir del que se puede reproducir el recordatorio de la cita para
el cliente
Hora de parada - Tiempo específico hasta el que se puede reproducir el recordatorio de la cita para el
cliente
Idiomas disponibles para el motor texto-a-voz
•
•
•
•
•
•
•
Inglés
Francés (CA)
Francés
Aemán
Español
Italiano
Inglés (UK)
Recordatorio de citas - Iniciar/Parar llamadas
Por defecto, el servicio está en el estado Iniciado.
Parar presionando "Parar servicio"
Inicie presionando el botón "Start service" (Iniciar el servicio)
Sólo las llamadas con el Estado de llamada ajustado como NO_LLAMADO, SIN_ATENDER y Número de
reintentos menor que Número máximo de reintentos se procesan
1. Inicie el
proceso de
llamadas
2. Pare el proceso
de llamada
Flujo de las llamadas del recordatorio de citas
Guión principal del diagrama
del flujo de llamada
Flujo de llamadas al cliente
Registro de las llamadas del recordatorio de citas
Los registros de llamadas se pueden recuperar solamente desde el dispositivo Poltys
Conecte el monitor/ el teclado/ el ratón al dispositivo
Inicie sesión en MS Windows
Teclado / ratón
USB
Registro de las llamadas del recordatorio de citas
Inicie la aplicación configuración del recordatorio de citas desde el escritorio del dispositivo Poltys
Seleccione "Call Log/Export" (Registro de llamadas / Exportar) y después el texto o CSV
2. Haga clic en la
pestaña "Call log"
(Registro de Llamadas)
1. Haga doble clic en el
icono Appointment
Reminder Config
(Configuración del
recordatorio de citas)
en el escritorio de
Windows
3. Haga clic en al
botón "Export"
(Exportar) para
guardar la información
en formato CSV o TXT