Transcript `AS IS` Lesen Perdagangan

JABATAN PERBENDAHARAAN NEGERI SARAWAK:
LESEN PERDAGANGAN
Profil Projek
Pendaftaran Projek : Lesen Perdagangan
Situasi Semasa
Peluang Penambahbaikan
Prosedur dan tempoh kelulusan
Mengurangkan karenah birokrasi, Mengurangkan masa
memproses, Mengurangkan dokumentasi, Mengurangkan
kos pematuhan
Sasaran Projek
Skop Projek
• Sasaran : Mempercepatkan proses kelulusan
• Faedah: Mengurangkan masa menunggu
• Bil Hari ( sekarang): Permohonan baru Lesen Perdagangan = 30 minit
Permohonan pembaharuan Lesen Perdagangan=
20 minit
Proses: Proses Lesen Perdagangan
Mula: Terima permohonan
Tamat: Serah lesen
Carta Perbatuan
Ahli Pasukan
Fasa
Mula
Tamat
Profil Projek
29.11.12
29.11.12
Mapping As-Is
29.11.12
30.11.12
Value Analysis
19.12.12
19.12.12
Penambah baikan
19.12.12
20.12.12
Mapping To-Be
20.12.12
21.12.12
Verifikasi proses
14.05.13
15.05.13
Champion: Encik Jumastapha Bin Lamat
Ketua Projek: Encik Kushairi Bin Johan
Penolong Projek: Encik Mohd Shariffini Bin Mohd. Yusuf
Setiausaha Projek : Puan Ong Mei Kuan
Ahli Pasukan: -
PROSES ‘AS IS’
Lesen Perdagangan:
I.
Permohonan Baru
II. Pembaharuan
PROSES PERMOHONAN BARU LESEN PERDAGANGAN (As-Is)
Pemohon
Terima Borang
Permohanan I.R.D
No. 8 dan
dokumen
sokongan
Pembantu
Tadbir
(Kaunter)
MM: 10 Min
Kembalikan
kepada pemohon
untuk
dilengkapkan
MP: 1 Min
MP: 1 Min
Lengkap
?
MM: 1
Min
MP: 2 Min
MM: 1 Min
Terima & semak
Borang
Permohonan I.R.D.
No. 8 dan
dokumen
sokongan beserta
cop perniagaan
Ya
Kembalikan
dan beri
ulasan
MP: 1 Min
MM: 1
Min
Ya
Cetak lesen
dan resit
MM: 1
Min
MM:
1Min
MP: 1 Min
Tidak
Masukkan data
permohonan
(nama pemohon &
syarikat) dalam
sistem TRALIS.
MP: 1 Min
Timbalan
Pemungut/
Pen.
Akauntan
(bagi pihak)
Buat Bayar
MM: 1 Min
MP: 1 min
Terima dan
tandatangan Lesen
Perdagangan
MP: 1Min
Lesen
telah
wujud?
Tidak
MM: 1 Min
Kategorikan
Perniagaan
menurut
ordinan
MP: 2 Min
Ya
jelas?
Tidak
Bincang untuk
pengesahan
kategori
MP: 3 Min
LULUS
30 Minit
MM: 2 Min
Semak &
tandatangan
pada Lesen
MP: 2 Min
MM: 1
Min
PROSES MEMPERBAHARUI LESEN PERDAGANGAN (As-Is)
Pemohon
Pembantu
Tadbir
(Kaunter)
Kemukakan Lesen
Perdagangan Asal
atau laporan polis
atau surat sumpah
(jika lesen hilang)
dan cop perniagaan
MP: 1 min
Buat Bayaran
MP: 2 Min
MP: 1Min
MM: 7 Min
Kembalikan
kepada pemohon
untuk
dilengkapkan
Terima & semak
Lesen
Perdagangan dan
cop perniagaan
MP: 1 Min
MP: 1 Min
Lengkap
?
1 Min
Ya
MM: 1
Min
Tidak
Dapatkan
maklumat dari
sistem TRALIS
dan kemaskini
maklumat baru
lesen.
MP: 1 Min
Timbalan
Pemungut/
Pen.
Akauntan
(bagi pihak)
Terima Lesen
Perdagangan
Cetak lesen dan resit
MP: 1 Min
MM: 2
Min
Tandatangan
pada Lesen
MP: 2 Min
LULUS
20 Minit
Value Analysis untuk
Permohonan Baru Lesen Perdagangan (1/2)
#
Customer
Value Added
(VA)
Activity
Customer Non
Value Added
BVA
NVA
Masa
Proses
(MP)
Masa
Menunuggu
(MM)
Masa
Minit
Minit
Minit
1
Terima borang permohonan I.R.D 8 dan
dokumen sokongan
√
1
10
11
2
Semak Borang Permohonan I.R.D 8 dan
dokumen sokongan
√
1
1
2
3
Masukkan data permohonan dalam sistem
TRALIS
√
1
1
2
4
Kategorikan perniagaan menurut ordinan
√
2
-
2
5
Bincang untuk pengesahan kategori
3
1
4
6
Buat Bayaran
2
-
2
7
Cetak lesen dan resit
1
2
3
8
Tandatangan pada lesen
2
1
3
9
Terima Lesen Perdagangan
1
-
1
14
16
30
√
√
√
√
√
JUMLAH
Rule of Thumb:
CVA and BVA – Simplify, Combine and Optimize
NVA – Eliminate
Interval – Eliminate or optimize
Value Analysis untuk
Permohonan Pembaharuan Lesen Perdagangan (1/2)
#
Customer
Value
Added
(CVA)
Activity
Customer Non Value
Added
BVA
Masa
Proses
Masa
Menunggu
(MM)
Masa
Diambil
(MD)
NVA
√
1
7
8
1
Kemukakan Lesen Perdagangan Asal
atau laporan polis atau surat sumpah
(jika lesen hilang) dan cop perniagaan
2
Semak Lesen Perdagangan dan cop
perniagaan
√
1
1
2
√
1
-
1
3
Dapatkan maklumat dari sistem
TRALIS dan kemaskini maklumat baru
lesen
4
Buat Bayaran
√
2
-
2
5
Cetak lesen dan resit
√
1
2
3
6
Tandatangan pada Lesen
2
1
3
7
Terima Lesen Perdagangan
1
-
1
9
11
20
√
√
Jumlah
Rule of Thumb:
CVA and BVA – Simplify, Combine and Optimize
NVA – Eliminate
Interval – Eliminate or optimize
PROSES PERMOHONAN BARU LESEN PERDAGANGAN
Pemohon
Sediakan
borang TL &
Borang 2
untuk dimuat
turun di
laman
sesawang
Pembantu
Tadbir
(Kaunter)
No. giliran
akan
dikemukak
an oleh PT
selepas
pemohon
mengisi
borang
Terima Borang
Permohanan I.R.D
No. 8
MP: 1 min
Terima Lesen
Perdagangan
MP: 1Min
MM: 10 Min
Terima & semak
Borang
Permohonan I.R.D.
No. 8 dan
dokumen
sokongan beserta
cop perniagaan
Kembalikan
kepada pemohon
untuk
dilengkapkan
MP: 1 Min
Kembalikan
dan beri
ulasan
MP: 1 Min
MM: 1
Min
MP: 1 Min
MM: 1
Min
MP: 2 Min
MM: 1 Min
Lengkap
?
Ya
Cetak lesen
dan resit
MM: 1
Min
MM:
1Min
MP: 1 Min
Tidak
Ya
Pemohon akan
menyemak
maklumat yang
dimasukkan dalam
sistem TRALIS
Timbalan
Pemungut/
Pen.
Akauntan
(bagi pihak)
Buat Bayar
MM: 1 Min
Masukkan data
permohonan
(nama pemohon &
syarikat) dalam
sistem TRALIS.
Lesen
telah
wujud?
Tidak
Kategorikan
Perniagaan
menurut
ordinan
MP: 2 Min
MP: 1 Min
Lagend
VA
MM: 1
Min
Menyediakan
senarai terperinci
kategori
perniagaan yang
terbaru sebagai
rujukan standard
Ya
jelas?
MM: 2 Min
Tidak
Bincang untuk
pengesahan
kategori
MP: 3 Min
Semak
danTandatangan
pada Lesen
BVA
NVA
MM: 1
Min
MP: 2 Min
Cadangan
membuat
pre-sign
PROSES MEMPERBAHARUI LESEN PERDAGANGAN
Pemohon
Pembantu
Tadbir
(Kaunter)
Kemukakan Lesen
Perdagangan Asal
atau laporan polis
atau surat sumpah
(jika lesen hilang)
dan cop perniagaan
MP: 1 min
Buat Bayaran
MP: 2 Min
MP: 1Min
MM: 7 Min
1 Min
Ya
Tambahan Penambahbaikan
MP: 1 Min
MP: 1 Min
Lengkap
?
Cadangan
memperbaharui
lesen 3 tahun
sekali
Kembalikan
kepada pemohon
untuk
dilengkapkan
Terima dan semak
Lesen
Perdagangan dan
cop perniagaan
Pembaharuan Lesen
Perdagangan melalui
laman sesawang.
Penjimatan masa dan
kos mengambil
borang pada
pemohon.
Tidak
Dapatkan
maklumat dari
sistem TRALIS
dan kemaskini
maklumat baru
lesen.
MP: 1 Min
Timbalan
Pemungut/
Pen.
Akauntan
(bagi pihak)
Terima Lesen
Perdagangan
Cetak lesen dan resit
MP: 1 Min
MM: 1
Min
MM: 2
Min
Tandatangan
pada Lesen
MP: 2 Min
Cadangan
membuat
pre-sign
PROSES ‘TO BE’
Lesen Perdagangan:
I. Permohonan Baru
II. Pembaharuan
PROSES PERMOHONAN BARU LESEN PERDAGANGAN (TO-BE)
Pemohon
Terima Borang
Permohanan I.R.D
No. 8
Terima dan
tandatangan Lesen
Perdagangan
MP: 1 min
Pembantu
Tadbir
(Kaunter)
Buat
Bayaran
MM: 1 Min
MP: 2 Min
MM: 5 Min
Terima & semak
Borang
Permohonan I.R.D.
No. 8 dan
dokumen
sokongan beserta
cop perniagaan
Kembalikan
kepada
pemohon untuk
dilengkapkan
MP: 1 Min
MP: 1 Min
Cetak lesen
dan resit
(yang telah
pre-sign)
MM:
1Min
Lengkap
?
MM: 1
Min
Timbalan
Pemungut/
Pen.
Akauntan
(bagi pihak)
MP: 1Min
Ya
MP: 1 Min
Tidak
Masukkan data
permohonan (nama
pemohon & syarikat)
dalam sistem TRALIS.
Kategorikan
Perniagaan
menurut
ordinan
MP: 1 Min
MP: 2 Min
LULUS
15 Minit
PROSES MEMPERBAHARUI LESEN PERDAGANGAN (To-Be)
Pemohon
Pembantu
Tadbir
(Kaunter)
Kemukakan Lesen
Perdagangan Asal
atau laporan polis
atau surat sumpah
(jika lesen hilang)
dan cop perniagaan
MP: 1 min
Buat Bayaran
MP: 2 Min
MM:2 Min
Kembalikan
kepada pemohon
untuk
dilengkapkan
Terima & semak
Lesen
Perdagangan dan
cop perniagaan
MP: 1 Min
MP: 1 Min
Lengkap
?
1 Min
Ya
Tidak
Dapatkan
maklumat dari
sistem TRALIS
dan kemaskini
maklumat baru
lesen.
Cetak lesen dan
resit
MP: 1 Min
MP: 1 Min
Timbalan
Pemungut/
Pen.
Akauntan
(bagi pihak)
LULUS
10 Minit
Terima Lesen
Perdagangan
MP: 1Min
Perbandingan Sebelum dan Selepas Projek
Proses Permohonan Baru
No.
Perkara
Sebelum
Selepas
Kadar
Penambah
baikan (%)
1.
Kecekapan Kerja
46.67%
73.33%
57.12%
2.
Masa keseluruhan proses
30 Minit
15 Minit
50.00 %
Proses Permohonan Pembaharuan
No.
Perkara
Sebelum
Selepas
1.
Kecekapan Kerja
47.05%
70.00%
2.
Masa keseluruhan proses
20 Minit
10 Minit
Kadar
Penambah
baikan (%)
48.78 %
50.00 %
Ringkasan Penemuan dan Cadangan Penambahbaikan
Permohonan Baru dan Pembaharuan
Lesen Perdagangan
Item / Perkara
1. Asas Undang-undang
(nyatakan akta/peraturan)
2. Piagam Pelanggan
(Masa Kelulusan)
Sebelum Projek
-Businesses, Professions and Trade
Licensing Ordinance 1955
1 hari
3. Caj/bayaran
• Borang
• Proses
• Kelulusan
a) Lesen Perdagangan - RM25.00
4. Nama Borang
Baru: Borang I.R.D. No. 7 & I.R.D. 8
Pembaharuan: Borang I.R.D. No. 7
Selepas Projek
Catatan / Isu
sama
Borang I.R.D. No. 8 adalah
dibawah LHDN dan Jabatan
Perbendaharaan Negeri hanya
pejabat perlaksana untuk Proses
Lesen Perdagangan
1 Jam
Penambahbaikan:
1. Borang
I.R.D.
didownload
ke
sesawang.
No.8
laman
2.
Membuat pre-sign.
3.
Menyediakan
senarai
terperinci
kategori
perniagaan yang terbaru
sebagai rujukan standard.
4.
Pembaharuan
secara online.
5.
Pembaharuan
dari
satu
tahun dipanjangkan ke tiga
tahun.
Sama
Sama
5. Tempoh sahlaku
1 tahun
3 tahun
6. Pembaharuan
1 tahun
3 tahun
dilakukan
Ringkasan Penemuan dan Cadangan Penambahbaikan
Permohonan Baru dan Pembaharuan
Lesen Perdagangan
Item / Perkara
7. Agensi yang dirujuk
8a. Keperluan Dokumen
sokongan
Bagi KATEGORI :i) Syarikat Sdn. Bhd.
ii) Syarikat Berhad
Sebelum Projek
a)
Selepas Projek
Lembaga Hasil Dalam Negeri
(LHDN) Kuching
Permohonan
Baru
Lesen
Perdagangan,
dokumen
yang
diperlukan ialah:a) Borang 49
b) Borang 44
c) Borang 9
d) Tenancy Agreement /Land title
e) Memorandum of Article
f)
Letter of undertaking(jika perlu)
g) Cop Syarikat
h) Permit yang berkaitan
i)
Borang TL
Sama
a)
b)
c)
d)
e)
Tenancy Agreement
/Land title
Memorandum of Article
Letter of undertaking
(jika perlu)
Cop Syarikat
Permit yang berkaitan
Bagi Permohonan Pembaharuan
Lesen Perdagangan, dokumen
yang diperlukan ialah:a)
b)
c)
Borang TL
Lesen Perdagangan yang asal
yang hendak diperbaharui
Permit yang berkaitan
Catatan / Isu
a)
b)
Lesen Perdagangan
yang asal yang hendak
diperbaharui
Permit yang berkaitan
Cadangan:a) Borang 49, 44 & 9 tidak
diperlukan dengan syarat
sistem TRALIS dapat menjana
data dari sistem pejabat
SSM/Pejabat Daerah.
a) Borang TL (Jabatan
Perangkaan Malaysia) tidak
diperlukan dengan syarat
Jabatan Perangkaan Malaysia
boleh memperolehi data yang
diperlukan melalui sistem
TRALIS.
Ringkasan Penemuan dan Cadangan Penambahbaikan
Permohonan Baru dan Pembaharuan
Lesen Perdagangan
Item / Perkara
Sebelum Projek
Selepas Projek
Bagi Permohonan Baru Lesen
Perdagangan, dokumen yang
diperlukan ialah:8b. Keperluan Dokumen
sokongan
Bagi KATEGORI :i) Syarikat Perseorangan
ii) Syarikat Perkongsian
a)
b)
c)
d)
e)
a)
b)
c)
Bagi Permohonan Pembaharuan,
dokumen yang diperlukan ialah:a)
b)
c)
9. Kaedah Permohonan
Sijil Pendaftaran Perniagaan
Tenancy Agreement/Land tittle
Cop Syarikat
Permit yang berkaitan
Borang TL
Borang TL
Lesen Perdagangan yang asal
yang hendak diperbaharui
Permit yang berkaitan
Sistem TRALIS
a)
b)
Tenancy Agreement /Land title
Cop Syarikat
Permit yang berkaitan
Catatan / Isu
Cadangan:a) Borang 49, 44 & 9 tidak
diperlukan dengan syarat
sistem TRALIS dapat
menjana data dari sistem
pejabat SSM/Pejabat
Daerah.
a) Borang TL (Jabatan
Perangkaan Malaysia)
tidak diperlukan dengan
syarat Jabatan
Perangkaan Malaysia
Lesen Perdagangan yang
boleh memperolehi data
asal yang hendak diperbaharui
yang diperlukan melalui
Permit yang berkaitan
sistem TRALIS.
Sistem TRALIS
-