Projekt MS Project
Download
Report
Transcript Projekt MS Project
Plánování projektů pomocí
MS Project
lektor Pavel Škvor
Cíle kurzu
Hlavní cíl
Osvojit si základní znalost problematiky plánování
projektů v programu MS Project
Dílčí cíle
Získat základní představu o problematice
projektového plánování a řízení
Seznámit se s aplikací MS Project jako s
nástrojem pro plánování projektů
Na praktických cvičeních si osvojit probíraná
témata
Obsah kurzu
Úvod do teorie projektování
(základní pojmy, názvosloví)
Vytváření projektů v prostředí MS Project
úkoly, vazby, zdroje, časová omezení,
kalendáře, náklady,…
Ladění projektu
přetížení zdrojů, sledování pokroku, analýza
nákladů, …
Případová studie
Osnova kurzu
Rozsah 1 den
Úvod do teorie projektového plánování a
řízení
Proniknutí do práce s úkoly a termíny
Zvládnutí problematiky práce se zdroji a
náklady
Kontrola a ladění projektu
Agenda kurzu
Předpokládané znalosti:
základní znalost ovládání prostředí
MS Windows
práce s MS Office
Způsob výuky
interaktivní prezentace
Administrativa
přestávky, apod.
Představení
Vzájemné představení
Vaše jméno + jak Vás oslovovat
pracovní pozice - čím se zabýváte
zkušenost s řízením projektů / MS Project
očekávání od semináře
Projektové řízení
Minimum nutné teorie
Co je cílem plánování?
„Plány nejsou vytvářeny proto, aby se
dodržely“
Plánování je nutné proto, abychom věděli, co
je třeba udělat
Plánování se využívá pro sestavení odhadů a
rozpočtu
Plánování je zaměřeno na odstranění
nejistoty
Plánování je nástrojem pro řízení
Aspekty plánování
Plánování obecně zahrnuje aspekty jako:
cíle organizace
možné způsoby jejich realizace
vnější a vnitřní činitelé, kteří ovlivňují možnosti
výběr alternativ
způsob, kterým je vybraná alternativa
uskutečňována
rozvržení času a přidělení potřebných
prostředků
Strategické plánování
(dlouhodobé – řádově desítky let a více)
definice strategických cílů organizace
možné způsoby jejich dosažení
vnější a vnitřní činitelé
výběr alternativ
Taktické plánování
(střednědobé – řádově měsíce až roky)
způsob, kterým je vybraná alternativa
uskutečňována
přidělení potřebných zdrojů
rozvržení času
Operativní plánování
(krátkodobé – řádově dny až měsíce)
evidence volného času
koordinace schůzek
Postup plánování
Strategické plánování definuje potřebné projekty.
Plán jejich realizace vzniká taktickým plánováním,
kde je projekt rozdělen na jednotlivé úkoly.
Řešení každodenních problémů je věcí operativního
plánování.
Plánování projektů s pomocí nástroje MS Project je
zaměřeno na realizaci – podrobný popis dílčích
činností na projektu, jejich vzájemné vztahy a
rozvržení času, zdrojů a prostředků na tyto dílčí
činnosti.
plánování projektů
=
taktické plánování
MS Project je nástroj určený k taktickému
plánování
Co je to projekt?
„Projekt je dobře definovaná posloupnost
činností, která má určen začátek a konec, je
zaměřena na dosažení nejistého cíle a je
uskutečňována pomocí zdrojů – lidí,
prostředků“
„Projekt je specifická nerutinní akce, která
proto vyžaduje plánování.“
„Čím složitější je projekt, tím více vyžaduje
plánování.“
Elementy plánu projektu
tasks (úkoly)
vyžadují čas a zdroje
specifickým typem úkolu je milestone (milník)
resources (zdroje)
lidé, vybavení, místa, materiál, …
assignments (přiřazení)
přiřazení zdrojů úkolům
Proces plánování projektu
Vytvoření a uspořádání plánu projektu –
rozdělení plánové činnosti na jednodušší
elementy
Rozvržení úkolů – analýza vztahů mezi elementy
Doplnění zdrojů (lidí, zařízení, prostředků) do
projektu – odhad potřeb
Přiřazení nákladů úlohám a zdrojům – porovnání
se skutečnými možnostmi
Úpravy a ladění plánu
Řízení projektu - monitorování a trasování plánu
Tiskové výstupy a zprávy
Definice projektových cílů
„Trojimperativ“ definuje projekt!
Specifikace provedení
Náklady (finanční rozpočet)
Čas (časový plán)
Je třeba zjistit, která z těchto podmínek je pro
zadavatele nejdůležitější.
Změní-li se libovolná z těchto podmínek,
ovlivní to minimálně jednu podmínku další.
Termíny lze zkrátit, jestliže rozpočet umožní
využít efektivnější zdroje.
Elementy plánování projektu
Hierarchická struktura činností - WBS
Časový harmonogram
Zdroje projektu
Plánování rozpočtu
Rizika a rezervy
Úpravy a ladění
WBS
Work Breakdown Structure = hierarchická
struktura činností
Slouží k rozdělování projektu do činností
Má většinou formu diagramu/struktura
Možno využít diagramy z MS Visio!
Proces řízení projektu
Definování
Definování projektových cílů
Naplánování
Plán jak dosáhnout podmínek trojimperativu
Vedení
Uplatnění manažerského stylu řízení lidských zdrojů
(práce bude vykonávána včas a efektivně)
Sledování (monitorování) + aktualizace plánu
Kontrola stavu, odchylky + korekce
Ukončení
Ověření, zda došlo k naplnění podmínek a uzavření
všech prací na projektu.
Techniky zobrazení plánu
atomy: tasks + resources + assignments
Gantt Charts (Ganttovy diagramy)
podle Henryho Gantta
(původně nazývány sloupcové grafy)
PERT Diagramy (síťové diagramy)
Program Evaluation Review Technique;
vyvinuta na zakázku pro armádu
MS Project používá upravené varianty těchto
obecných technik
Plánování podle Gantta
vazba
A
B
začátek
konec
čas
úkol
Plánování podle PERT
délka
číslo
vazba
A
12
4d
10.3.2000 8:00 13.3.2000 17:00
B
začátek
13
2d
14.3.2000 8:00 15.3.2000 17:00
konec
úkol
CPM
CPM (Critical Path Method) je metoda k
hledání kritické cesty v grafu.
Critical Path (Kritická cesta) je nejdelší cesta
mezi začátkem a koncem grafu.
Critical task (Kriticky úkol) je úkol ležící na
kritické cestě. Změna doby trvání kritického
úkolu ovlivňuje dobu trvání celého projektu.
MS Project
Nástroj pro podporu plánování a řízení
projektů
Možnosti MS Project
sada nástrojů pro
vytváření, zobrazování a trasování plánů
projektů
sledování nákladů, využití zdrojů a času
podporu komunikace v projektu
vyhodnocení a analýzu projektu
modifikovatelný vzhled
otevřený produkt (makra ve Visual Basic)
MS Project: Lekce 1
Základy ovládání
Základy ovládání MS Project
spuštění MS Project
význam prvků okna MS Project
jak získat nápovědu
použití šablon
ukončení MS Project
Práce se zobrazeními
zobrazení je způsob prezentace projektových
dat
pro každý druh práce na projektu
potřebujeme jiný typ dat a jejich zobrazení
každé zobrazení prezentuje stejná data
(úkoly, zdroje, přiřazení), pouze v jiném tvaru
MS Project: Lekce 2
Příprava projektového souboru
Nastavení souboru projektu
založení nového projektu
Vložení základních informací o projektu
informace o souboru
informace o projektu
vložení dalších informací o projektu
nastavení implicitních voleb
nastavení pracovní doby
uložení projektového souboru
Vložení informací o souboru
SOUBOR / UPŘESNIT VLASTNOSTI
zde je možné vyplnit příslušná pole
informacemi o projektu
Název
Předmět
Autor
Manažer
Komentář
...
Vložení informací o projektu
PROJEKT / INFORMACE O PROJEKTU
Jak budeme náš projekt plánovat?
od začátku
od konce
Vyberte v položce Plánovat od jak má být
projekt plánován
Potom vyplňte Datum zahájení, nebo Datum
dokončení projektu
Nakonec vyberte Kalendář projektu
Nastavení implicitních voleb
SOUBOR / MOŽNOSTI / ZOBRAZENÍ
Formát data
Formát měny
...
počet desetinných míst
symbol měny
Změna pracovních dní a pracovní
doby
PROJEKT / VLASTNOSTI / ZMĚNIT
PRAC.DOBU
Zvolte požadovaný kalendář
Vyberte dny které chcete změnit
Výjimky (pro konkrétní dny) – státní svátky apod.
Pracovní týdny – pro nastavení výchozích hodin
a nastavte
Použít výchozí
Mimopracovní (nepracovní) čas
Konkrétní pracovní dobu (zadat hodiny)
Uložení souboru
ruční uložení
Soubor/Uložit jako (../Uložit)
nastavení automatického ukládání
Soubor/Možnosti/Ukládání
MS Project – uložené informace
Informace ukládané o plánu projektu:
Projektová data
seznam úkolů (tasks)
seznam zdrojů (resources)
seznam přiřazení zdrojů k úkolům
(assignments)
Projektové nástroje
kalendáře, sestavy, zobrazení, makra,...
(Soubor/Organizátor)
MS Project: Lekce 3
Základní práce s úkoly
Základní práce s úkoly
Vložení úkolu
Přidání poznámky k úkolu
Odstranění úkolu
Přesun úkolu
Vložení úkolu
(GANTTŮV DIAGRAM)
vyberte prázdný řádek nebo úkol, před který
chcete nový úkol vložit
do příslušného sloupce zadejte Název úkolu
ENTER (+automaticky se doplní další
informace k úkolu)
Přidání poznámky k úkolu
Poklepejte dvakrát na úkol
Informace o úkolu / Poznámky
Zapište text poznámky (může být i
formátovaný)
(GANTTŮV DIAGRAM)
Najeďte kurzorem myši na ikonu Poznámky v
prvním sloupci („i“ - Ukazatele)
Odstranění úkolu
(GANTTŮV DIAGRAM)
Vyberte číslo úkolu, který chcete odstranit
klávesa Delete
Přesun úkolu
(GANTTŮV DIAGRAM)
Kliknutím na pole s identifikačním číslem
vyberte úkol, který chcete přesunout
Jestliže je kurzor ve tvaru šipky můžete úkol
přesouvat
Metodou „Drag and Drop“ přesuňte úkol
(čára ukazuje místo, kam bude úkol umístěn)
MS Project: Lekce 4
Osnova projektu
Osnova projektu (Outline)
Co je to osnova?
Nastavení nadřízenosti/podřízenosti úkolů
Zobrazování/skrývání podřízených úkolů
Přiřazení čísel osnově, souhrnný úkol
projektu
Práce s osnovou
Vytvoření osnovy – seskupování úkolů
Zvětšit/Zmenšit odsazení úkolu
skrytí/zobrazení dílčích úkolů
ZOBRAZENÍ / DATA / OSNOVA
doplnění čísel osnovy, souhrnného úkolu
projektu
NÁSTROJE G.DIAGRAMU / FORMÁT /
ZOBRAZIT ČI SKRÝT
Další možnosti práce s úkoly
Změna doby trvání úkolu (Duration)
Změna úkolu na milník (Milestone)
Vytvoření opakovaného úkolu
(Recurring Task)
MS Project: Lekce 5
Zahrnutí času do projektu
Zanesení času do úkolů
časové jednotky pro plánování úkolů
doplnění plánu o milníky
závislosti mezi úkoly - Propojení
výchozí časy zahájení/dokončení
konečné termíny
omezení úkolů
použití různých kalendářů
Jednotky pro plánování doby trvání
SOUBOR / MOŽNOSTI / PLÁN
pracovní jednotky - plánované dle pracovní
doby:
minuta „m“
hodina „h“
den „d“ (1d=8h)
týden „t“ (w) (1t=40h)
měsíc „měs“ (mo) (1měs/mo=20d)
Milníky
důležité momenty v plánu
vytvoření milníku
vložit úkol s nulovou dobou trvání
ÚKOL / VLOŽIT / MILNÍK
vytvoření milníku s nenulovou dobou trvání
vložit úkol s nenulovou dobou trvání
nastavit úkol jako milník
Informace o úkolu / Upřesnit / Označit úkol jako
milník
MS Project: Lekce 6
Závislosti mezi úkoly
Závislosti mezi úkoly
Co jsou to Propojení (Links)?
vytvoření Propojení mezi úkoly
zrušení Propojení mezi úkoly
úpravy Propojení mezi úkoly
nastavení prodlev a typů Propojení
Propojení úkolů
časovou návaznost dvou úkolů definuje jejich
vzájemné propojení – způsob jakým jeden
úkol ovlivňuje druhý
úkol ovlivňující (řídící) je nazýván předchůdce
ovlivňovaný úkol (závislý) je nazýván
následník
propojení určuje, za jaké podmínky může
následník začít nebo skončit ve vztahu ke
svému předchůdci
Typy vazeb
FS (Finish-Start) - základní typ vazby
dokončení předchůdce rozhoduje o zahájení
následníka
SS (Start-Start)
zahájení předchůdce rozhoduje o zahájení následníka
FF (Finish-Finish)
dokončení předchůdce rozhoduje o dokončení
následníka
SF (Start-Finish)
zahájení předchůdce rozhoduje o dokončení
následníka
Vytvoření vazby mezi úkoly
(GANTTŮV DIAGRAM)
V tabulce vyberte dva nebo více úkolů, které
se mají propojit
(při nesouvislém výběru více úkolů je nutno
držet stisknutý Ctrl)
ÚKOL / PLÁN / PROPOJIT ÚKOLY
Zrušení propojení mezi úkoly
(GANTTŮV DIAGRAM)
v tabulce vyberte úkoly, které chcete rozpojit
ÚKOL / PLÁN / ROZPOJIT ÚKOLY
Uspořádání úkolů v projektu
Změna typu propojení (Task type) mezi úkoly
Přidání Náskoku (Lead) a Prodlevy (Lag) do
rozvrhu úkolů
Nastavení Omezení úkolu (Constraint type)
Změna vazby mezi úkoly
(GANTTŮV DIAGRAM)
Poklepejte dvakrát na vazbu mezi úlohami –
otevře se formulář Závislost mezi úkoly
V okénku Type vyberte požadovaný typ
propojení (FS, SS, FF, SF)
Náskok a Prodleva
Prodleva (lag) – Př.: druhá malba
může začít až řádně uschne první
(zadá se např. jako Prodleva 2ed)
Náskok (lead) – Př.: podlaha se může začít pokládat když je
topení z 50% hotovo (zadá se jako Prodleva –50%)
Přidání Náskoku a Prodlevy
(GANTTŮV DIAGRAM)
dvakrát klikněte na úkol
Informace o úkolu / Předchůdci
v políčku Prodleva vyplňte „Náskok“ (zápornou
hodnotu) nebo „Prodlevu“ (kladnou hodnotu)
doby trvání nebo prodlevy nebo jako procenta
z trvání předchozího úkolu
Jednotky doby prodlevy
„uplynulé“(elapsed)
- plánované bez ohledu na pracovní dobu:
minuta „um“ (em)
hodina „uh“ (eh)
den „ud“ (ed) (1ud=24uh)
týden „ut“ (ew) (1ut=7ud)
měsíc „uměs“ (emo) (1uměs=30ud)
nepoužívat pro úkoly s naplánovanými
pracovními zdroji !!
MS Project: Lekce 7
Omezení úkolů
Varianty časových omezení úkolu
Konečný termín úkolu (Deadline)
Typ omezení úkolu (Constraint type)
Kalendář úkolu (Task Calendar)
Nastavení konečných termínů
(GANTTŮV DIAGRAM)
dvakrát klikněte na úkol
Informace o úkolu / Upřesnit
Konečný termín
zadejte Konečný termín
pouze zobrazuje výstrahu při překročení
zadaného data
nedochází k přeplánování úkolu
Nastavení časových omezení úkolu
(GANTTŮV DIAGRAM)
dvakrát klikněte na úkol
Informace o úkolu / Upřesnit
Typ omezení úkolu
v políčku Typ omezení vyberte ze seznamu
pokud jste nevybrali pružný typ omezení, vyplňte
ještě Datum omezení
přímo ovlivňuje plánování úkolu
nastaví zahájení/dokončení úkolu na zvolené
datum
Omezení úkolu (Constraint type)
Co nejdříve – zahájit úkol co nejdříve
Co nejpozději – zahájit úkol co nejpozději
Dokončit po – ukončit úkol až po uved. datu
Dokončit před – ukončit úkol před uved. datem
Musí být dokončen – ukončit úkol k uved. datu
Musí být zahájen – zahájit úkol k uved. datu
Zahájit po – zahájit úkol až po uvedeném datu
Zahájit před – zahájit úkol před uvedeným datem
Použití omezení úkolů
Pružné (výchozí nastavení - nekonfliktní)
Co nejdříve/nejpozději
Omezené (konfliktní dle použití)
Zahájit/Dokončit před dnem
Zahájit/Dokončit po dni
Pevné (vždy konfliktní - vyhýbat se !!)
Musí být zahájen/dokončen
Základní práce s kalendáři
ve výchozím nastavení obsahuje MS Project
tyto tři Základní kalendáře:
Standardní, „Noční směna“ a „24 hodin“
vytvoření nového Základního kalendáře
PROJEKT / ZMĚNIT PRACOVNÍ DOBU
práce s organizátorem
SOUBOR / ORGANIZÁTOR
přejmenování kalendáře
odstranění kalendáře
kopírování kalendáře do jiných souborů
Použití Kalendáře úkolu
implicitně se všechny úkoly řídí kalendářem
projektu
PROJEKT / INFORMACE O PROJEKTU
pokud chceme úkol plánovat dle specifické
pracovní doby, je třeba nejprve vytvořit nový
Základní kalendář
přiřazení Základního kalendáře úkolu
ÚKOL / VLASTNOSTI / INFORMACE /
UPŘESNIT
MS Project: Lekce 8
Opakované úkoly
Vytvoření opakovaného úkolu
(GANTTŮV DIAGRAM)
Vyberte úkol, před který se má opakovaný úkol
vložit
ÚKOL / VLOŽIT / OPAKOVANÝ ÚKOL
vyplňte Název úkolu a Dobu trvání
v části Způsob opakování vyberte interval
opakování v souvislosti se zvoleným Kalendářem
podle intervalu potom zvolte frekvenci opakování
nakonec určete Rozsah opakování zadáním dat
Zahájení a Konce nebo Počtu výskytů
Další k opakovaným úkolům
vytvoření opakovaného úkolu
způsob opakování
vybraný den určuje konkrétní výskyt úkolu
rozsah (začátek/konec, počet výskytů)
určuje počet výskytů opak.úkolu
hodina u začátku určuje hodinu zahájení úkolu
úprava opakovaného úkolu
poklepat na opakovaný úkol
změnit nastavení
MS Project: Tipy
Užitečné tipy k plánování
Přizpůsobení zobrazených údajů
ZOBRAZENÍ / DATA
Zvýraznění
připravené Filtry
Seskupování
automatické filtry
„zobáček“ v názvu sloupce tabulky
MS Project: Lekce 9
Práce se zdroji
Práce se zdroji
typy zdrojů
vytvoření seznamu zdrojů
přiřazení zdroje k úkolu
odebrání zdroje z úkolu
Typy zdrojů
pracovní (jednotky / procenta)
vykonávají práci na úkolech
sledujeme vytížení a pracovní dobu
materiálové (jednotky)
položky používané při práci na úkolu
sledujeme pouze počet použitých jednotek
náklady
obecné náklady – poplatky apod.
Vytvoření seznamu zdrojů
(GANTTŮV DIAGRAM)
ZDROJ / PŘIŘADIT ZDROJE
do sloupce Název zdroje zadejte Název zdroje
takto vytvořte seznam zdrojů, které máte pro
projekt k dispozici nebo předpokládáte, že je
budete potřebovat
Doplnění dalších informací o zdrojích
ZDROJ / ZOBRAZENÍ / SEZNAM ZDROJŮ
vyplňte další klíčové informace:
Typ zdroje
pracovní zdroje
Kalendář, Max.počet
materiálové zdroje
Popisek (použitá jednotka)
Přiřazení zdroje k úkolu
(GANTTŮV DIAGRAM)
vyberte úkol ke kterému chcete zdroj přiřadit
ZDROJ / PŘIŘADIT ZDROJE
ve sloupci Název vyberte zdroj který chcete k
úkolu přiřadit a zapište počet Jednotek
stiskněte tlačítko Přiřadit nebo Enter
vyberte jiný úkol a pokračujte v přiřazování
Odebrání zdroje z úkolu
(GANTTŮV DIAGRAM)
vyberte úkol ke kterému chcete zdroj přiřadit
ZDROJ / PŘIŘADIT ZDROJE
ve sloupci Název vyberte zdroj, který chcete
odebrat nebo nahradit
stiskněte tlačítko Odebrat nebo Nahradit
v případě Nahrazení vyberte zdroj, kterým
nahrazovaný zdroj nahradíte
MS Project: Lekce 10
Výpočet množství práce na projektu
Práce na projektu
přiřazováním zdrojů k úkolům vytváříme tzv.
přiřazení (assignments)
každé přiřazení má řadu vlastností
mezi hlavní z nich patří práce (work)
ve výpočtu Práce hrají klíčové role hodnoty
Doby trvání a Jednotky přiřazených zdrojů
práce (čh) = jednotky(č) * doba trvání(h)
h – hodina
č – člověk
čh – „člověkohodina“
Typy úkolů
při přepočítávání hodnot úkolu vždy jednu
hodnotu zadáváte, druhá je fixována (nastavena
jako Pevná) a zbývající dopočítává MS Project
z výše uvedeného vyplývají tyto tři typu úkolů:
pevná Práce – měníte jednotky či dobu, celkový
objem práce na úkolu se nebude měnit
pevné Jednotky – měníte práci či dobu, nebude se
měnit počet jednotek zdroje přiřazených k úkolu
pevná Doba trvání – měníte jednotky či práci,
doba trvání úkolu se nebude měnit
Práce řízená úsilím (Effort driven)
každý z úkolů také může či nemusí být
„řízený úsilím“
tato volba se projeví pouze v momentu
přiřazení/odebrání nového zdroje, nikoli při
přepočítávání hodnot již přiřazených zdrojů
pokud úkol je řízený úsilím, budou hodnoty
přiřazených zdrojů při změnách přiřazení
přepočítávány
pokud úkol není řízený úsilím, dojde ke
změnám přiřazení zdrojů bez přepočítání
stávajících hodnot
Řízení práce zdroje na úkolu
(GANTTŮV DIAGRAM)
v tabulce Ganttova diagramu vyberte úkol
ÚKOL / VLASTNOSTI / PODROBNOSTI
kliknutím myší vyberte spodní část pohledu
(Formulář úkolů)
zde se provádí změny Typu úkolu, Řízení
úsilím a Přiřazení zdrojů
MS Project: Lekce 11
Pracovní doba a kalendáře
Kalendáře
MS Project rozeznává celkem tři typy
kalendářů:
kalendář projektu
(výchozí kalendář pro všechny úkoly)
kalendář úkolů
(každý úkol může mít specifický kalendář)
kalendář zdroje - každému zdroji lze
přiřadit specifický kalendář
upravovat pracovní dobu přiřazeného kalendáře
Pracovní doba úkolů
úkoly se přestávají plánovat dle Kalendáře
projektu (výchozí nastavení) pokud:
přiřadíme úkolům zdroje – úkoly se začnou
plánovat dle pracovní doby jednotlivých zdrojů
přiřadíme úkolům specifické kalendáře
- 2 varianty:
plánovat dle kalendáře úkolu a respektovat
kalendáře zdrojů
plánovat dle kalendáře úkolu a ignorovat
kalendáře zdrojů
Přiřazení kalendáře ke zdroji
(SEZNAM ZDROJŮ)
vyberte zdroj, kterému chcete zaměnit
Základní kalendář
ve sloupci Základní kalendář vyberte
kalendář, jehož pracovní doba se stane
výchozí pro daný zdroj
Změna pracovní doby zdroje
poklikejte myší na zdroj
ZDROJ / VLASTNOSTI / INFORMACE
změňte pracovní dny a pracovní dobu
PROJEKT / VLASTNOSTI / ZMĚNIT
PRACOVNÍ DOBU
v políčku Pro kalendář vyberte zdroj pro který
chcete měnit nastavení pracovní doby
změňte pracovní dny a pracovní dobu
MS Project: Lekce 12
Doplnění nákladů
Typy nákladů
pevné náklady
pevné náklady na úkol - náklady počítané na
úkol bez ohledu na dobu trvání úkolu
(zadávané přímo jako Pevný náklad úkolu
nebo jako Nákladový zdroj)
variabilní náklady
náklady na zdroje – vypočtené dle přiřazených
jednotek, vztažené na jednotku doby trvání
nebo zdroje
náklady za použití zdroje
Přiřazení pevných nákladů úkolům
(GANTTŮV DIAGRAM)
ZOBRAZENÍ / DATA / TABULKY / Náklady
do pole Pevné náklady zapište fixní náklady
úkolu
pole Nabíhání pevných nákladů udává
cashflow
(kdy bude náklad při realizaci projektu
započítán)
Doplnění výchozích nákladů zdrojů
(SEZNAM ZDROJŮ)
ZOBRAZENÍ / DATA / TABULKY / Zadávání
doplňte pole tabulky výchozími informacemi o
nákladech zdrojů
Doplnění speciálních sazeb zdrojů
(POUŽÍVÁNÍ ZDROJŮ)
PŘIDAT NOVÝ SLOUPEC – Náklady
PŘIDAT NOVÝ SLOUPEC – Tabulka
nákladových sazeb
poklepejte na zdroj
Informace o zdroji / záložka Náklady
doplňte pole jednotlivých tabulek B až E
specifickými informacemi o nákladech
slouží pro nastavení speciálních sazeb zdrojů
Přiřazení sazeb zdrojů úkolům
(POUŽÍVÁNÍ ZDROJŮ)
poklepejte na úkol
INFORMACE O PŘIŘAZENÍ / OBECNÉ
vyberte v poli Tabulka nákladových sazeb
odpovídající písmeno
(slouží pro odlišení sazeb zdrojů pro různé
úkoly)
Zobrazení celkových nákladů
(GANTTŮV DIAGRAM)
zobrazte tabulku Nákladů
ZOBRAZENÍ / DATA / TABULKY / NÁKLADY
sloupec Celkové náklady
MS Project: Lekce 13
Úpravy a ladění plánu
Kontrola a ladění plánu
kontrola vazeb mezi úkoly
identifikace kritické cesty
vyhledání časových rezerv
přezkoušení omezení úkolů
vyhledání přetížených zdrojů
Kontrola vazeb mezi úkoly
(GANTTŮV DIAGRAM, SÍŤOVÝ DIAGRAM)
ÚKOL / VLASTNOSTI / PODROBNOSTI
vyberte spodní část okna
NÁSTROJE FORMULÁŘE ÚKOLŮ /
PODROBNOSTI / PŘEDCHŮDCI A
NÁSLEDNÍCI
zkontrolujte všechny vazby mezi úkoly a
návaznosti v projektu
Identifikace kritické cesty
(GANTTŮV DIAGRAM)
Formátujte diagram
NÁSTROJE GANTTOVA DIAGRAMU /
STYLY PRUHŮ / KRITICKÉ ÚKOLY
Vyhledání časových rezerv projektu
(GANTTŮV DIAGRAM)
ZOBRAZENÍ / DATA / TABULKY / PLÁN
posuňte tabulku tak, aby byly vidět sloupce
Volná časová rezerva (Free Slack)
– o kolik se může úkol zpozdit, aniž by tím byl
ovlivněn jiný úkol
Celková časová rezerva (Total Slack)
– o kolik se může úkol zpozdit, aniž by tím
byla ovlivněna doba trvání celého projektu
Přezkoušení omezení úkolů
VIEW (ZOBRAZIT) | TABLE | MORE TABLES
(DALŠÍ TABULKY) | CONSTRAINT DATES
(DATA OMEZENÍ)
zkontrolujte zda jsou omezení všech úkolů
nastavena správně
MS Project: Lekce 14
Řešení přetížení zdrojů
Příčiny přetížení zdrojů
na jeden úkol byl přiřazen větší počet
jednotek zdroje, než máme celkově k
dispozici (Max.jednotek)
zdroj byl přiřazen na více úkolů běžících
souběžně a součet přiřazených jednotek
zdroje je větší než max.počet jednotek, které
máme k dispozici
jiné příčiny – chyby při zadání apod.
Kdy řešit přetížení zdrojů
na jeden úkol byl přiřazen větší počet jednotek
zdroje, než máme celkově k dispozici
je třeba kontrola přiřazení a přetížení řešit vždy
zdroj byl přiřazen na více úkolů běžících
souběžně a součet přiřazených jednotek zdroje
je větší než počet jednotek, které máme celkově
k dispozici
přetížení je třeba vyrovnat, pouze pokud množství
práce přidělené zdroji překračuje množství
pracovní doby dostupné pro zvolenou časovou
jednotku
jiné speciální příčiny – chyby při zadání apod.
třeba řešit individuálně
Kontrola přiřazených jednotek
(SEZNAM ZDROJŮ)
ZDROJ / PODROBNOSTI
vybrat spodní část okna
FORMÁT / PODROBNOSTI / PRÁCE
kontrola sloupce Maximálně jednotek a počtu
jednotek přiřazených na úkolu
Vyhledání přetížených zdrojů
(POUŽÍVÁNÍ ÚKOLŮ)
ZDROJ / VYROVNÁNÍ / DALŠÍ PŘETÍŽENÍ
vyhledá v plánu nejbližší místo s přetíženým
zdrojem
Řešení přetížení zdrojů
automaticky – pomocí nástroje Vyrovnání
odsunutím nebo rozdělením úkolů
ZDROJ / VYROVNÁNÍ
/ VYROVNAT VÝBĚR
/ VYROVNAT ZDROJ
/ VYROVNAT VŠE
Nastavení Možností vyrovnávání
ZDROJ / VYROVNÁNÍ / MOŽNOSTI
VYROVNÁVÁNÍ
určete s jakou podrobností chcete přetížení v
projektu hledat
(Minutu po minutě až Měsíc po měsíci)
nastavte rozsah vyrovnání - Celý projekt,
Od/Do
vyberte Automaticky nebo Ručně
pokud jste vybrali Automaticky, stiskněte OK
pokud Ručně, stiskněte Vyrovnat vše
Možnosti vyrovnávání – detaily
ZDROJ / VYROVNÁNÍ / MOŽNOSTI
VYROVNÁVÁNÍ
Pořadí vyrovnání
možnost řídit vyrovnání Prioritou úkolu
Vyrovnat pouze v rámci časové rezervy
dojde k vyrovnání pouze nekritických úkolů
Vyrovnání může změnit jednotlivá přiřazení úkolu
jednotlivé zdroje jsou na sobě nezávislé
Vyrovnání může rozdělit zbývající práci
práce na úkolu může být přerušena
Jiná řešení přetížení - manuální
odebrání zdroje z úkolu
nahrazení zdroje na úkolu
přidání zpoždění zdroje nebo úkolu
změna naplánování úkolů
(přesunutí, změna závislostí a omezení)
ruční rozdělení úkolu
změna rozvrhu práce
MS Project: Lekce 15
Řízení projektu
Řízení projektu
rozdělení úkolů
nastavení směrného plánu
zahájení projektu
sledování a aktualizace projektu
ukončení projektu
tiskové výstupy a sestavy
Nastavení směrného plánu
směrný plán (baseline)
ideální průběh projektu dosažený plánováním
PROJEKT / PLÁN / NASTAVIT SMĚRNÝ
PLÁN
možnost nastavit/vymazat směrný plán
Sledování projektu - nastavení
(SLEDOVACÍ GANTTŮV DIAGRAM)
šedivé pruhy ukazují nastavený Směrný plán
nastavte Datum stavu
(datum ke kterému vyhodnocujete a aktualizujete projekt)
PROJEKT / INFORMACE O PROJEKTU
PROJEKT / STAV / DATUM STAVU
klik pravým tl.myši v Gantt.diagramu
záložka Data a intervaly – volba Aktuální ukazatel
průběhu - Zobrazit
Sledování a aktualizace projektu
(SLEDOVACÍ GANTTŮV DIAGRAM)
ÚKOL / PLÁN
podle skutečných informací o průběhu projektu
označujte pomocí tlačítek s procenty aktuální stav
splnění úkolů
pokud úkol probíhá jinak, než bylo naplánováno,
použijete tlačítko Aktualizovat úkoly
ÚKOL / ÚKOLY
pokud je třeba posuňte úkoly tlačítkem Přesunout
Dalším užitečným zobrazením je Kalendář
MS Project: Lekce 16
Tiskové výstupy
Tiskové výstupy a sestavy
každý pohled lze vytisknout
(přístup WISIWIG – co vidím, to dostanu)
před tiskem je doporučeno zkontrolovat tisk pomocí
Náhledu (Print Preview)
vyberte pohled, který chcete vytisknout
SOUBOR / TISK
nastavte hodnoty tisku - vlevo od Náhledu
(Nastavení, Vzhled stránky)
další tiskové sestavy
ZOBRAZENÍ / SESTAVY