Transcript Perencanaan Formasi PNS

1. Suatu proses yang sistematis untuk
memprediksi kondisi jumlah PNS,
jenis keahlian dan kompetensi
yang diinginkan di masa depan.
2. Menjamin tersedianya SDM dalam
jumlah tertentu serta kualifikasi dan
kompetensinya.
3. The right people in the right jobs at
the right time.
• Persediaan SDM saat ini
• Peramalan permintaan dan suplay
SDM
• Rencana untuk menambah jumlah
SDM
• Memprediksi secara sistematis tuntutan
kebutuhan dan persediaan PNS di masa
depan.
• Merencanakan pengembangan Pegawai
guna mendukung strategi organisasi melalui
pengisian formasi secara proaktif.
• Mengidentifikasi kebutuhan Pegawai jangka
pendek dan jangka panjang.
1.Estimasi Persediaan Internal
• Audit SDM, menentukan status, kinerja PNS, sebagai
dasar rotasi, promosi dan pengembangan.
• Merencanaan suksesi penggantian (Succession Planning)
• Peta jabatan, penggantian PNS dibuat dengan
penempatan berisi nama dan jabatan incumbent dan
nama pengganti potensial ditulis di bawah nama
incumbent
2.Estimasi Persediaan Eksternal
• Kebutuhan eksternal
• Analisis pasar tenaga kerja
• Perilaku masyarakat atau sikap masyarakat terhadap
organisasi
• Kependudukan persediaan tenaga kerja yang tersedia
dalam berbagai katagori umum
• Fluktuasi angkatan kerja dari tahun ke tahun
SEMPIT
• Rekrutmen
• Seleksi
MENENGAH
• Rekrutmen
• Seleksi
• Pelatihan &
Pengembangan
LUAS
• Rekrutmen
• Seleksi
• Pelatihan &
Pengembangan
• Remunerasi
• Penilaian Kinerja
• Perencanaan
Karier
• Sistem Informasi
SDM
• Formasi adalah jumlah dan susunan
pangkat PNS yang diperlukan oleh
suatu satuan organisasi negara untuk
mampu melaksanakan tugas pokok
dalam jangka waktu tertentu.
• Tujuan ditetapkannya formasi adalah
agar
satuan
organisasi
Negara
mempunyai jumlah dan mutu/kualitas
pegawai yang memadai sesuai dengan
beban kerja dan tanggung jawab pada
masing-masing satuan organisasi.






Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999, Pasal 15
Peraturan Pemerintah Nomor 97 Tahun 2000
Peraturan Pemerintah Nomor 54 Tahun 2003
Keputusan Kepala Bkn Nomor 26 Tahun 2004
Peraturan Pemerintah Nomor 48 Tahun 2005
Peraturan Pemerintah Nomor 43 Tahun 2007
 KEBUTUHAN
PEGAWAI
MENURUT
JABATAN
ANALIS
KEBUTUHAN
PEGAWAI
ANALISIS
JABATAN
PETA
JABATAN
PENYUSUNAN
FORMASI
KEBIJAKAN
PEMERINTAH
 KEBUTUHAN
PEGAWAI
MENURUT
SYARAT
JABATAN DAN
KOMPETENSI
 SUSUNAN PNS
MENURUT JAB,
GOL RUANG,
JENIS
KELAMIN, &
USIA
 KEBUTUHAN
PEGAWAI
MENURUT
KUALIFIKASI
PENDIDIKAN
 Jumlah Pegawai Sesuai Dengan Beban Kerja
 Formasi Tersedia Karena Adanya Posisi
Jabatan Yang Lowong
 Beban Kerja Tidak Berubah, Komposisi Jumlah
Pegawai Tidak Berubah
 Kebutuhan
Pegawai
Dinyatakan
Dalam
Jabatan Syarat Jabatan, dan Kompetensi
 Penyusunan Formasi disertai Dengan Peta
Jabatan yang Menggambarkan Jumlah,
Kualifikasi, dan Kompetensi
1. Jenis pekerjaan, yaitu macam-macam pekerjaan
yang harus dilakukan oleh suatu satuan
organisasi dalam melaksanakan tugas pokoknya.
2. Sifat pekerjaan, yaitu pekerjaan yang ditinjau dari
sudut waktu untuk melaksanakan pekerjaan itu.
3. Beban kerja dan perkiraan kapasitas seorang
PNS dalam jangka waktu tertentu, yaitu frekuensi
rata-rata masing-masing jenis pekerjaan dalam
jangka waktu tertentu.
4. Prinsip
pelaksanaan
pekerjaan,
yaitu
pekerjaan yang dilakukan oleh satuan
organisasi itu, maka harus diangkat pegawai
untuk melaksanakan tugas tersebut.
5. Peralatan yang tersedia, yaitu sarana yang
digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan.
Faktor lain yang harus diperhitungkan dalam
penyusunan Formasi PNS adalah kemampuan
keuangan negara/daerah.
Peta jabatan adalah susunan nama dan
tingkat Jabatan Struktural dan Fungsional
yang tergambar dalam suatu struktur unit
organisasi dari tingkat paling rendah sampai
dengan yang tinggi.
Struktur Organisasi
Lengkap dengan Golru &
Pendidikan
Beban Kerja
Kekuatan Pegawai
Rekapitulasi
Kekuatan Pegawai
IV/d =
-
III/d
=
2
Beban Kerja
II/d
=
-
I/d
=
-
IV/c =
1
III/c
=
6
II/c
=
2
I/c
=
-
IV/b =
1
III/b
=
2
II/b
=
1
I/b
=
-
Direktur Perencanaan Kepegawaian dan
Formasi
IV/a =
1
III/a
=
3
II/a
=
-
I/a
=
-
Ida Ayu Rai Sri Dewi, SH. M.Si
19 Orang Terdiri Dari
Es. II
- Renja dan Lakip Unit Organisasi
Pertimbangan Teknis Kepala BKN Kepada Menpan dan RB tentang
Penambahan CPNS Pusat dan Daerah.
- Rekomendasi Perencanaan Pengembangan Pegawai.
- Rekomendasi Perencanaan Pengembangan Kompensasi Pegawai.
IV/c - S2
=
1
JFT
=
-
- Monitoring dan Evaluasi Perencanaan Pegawai.
Es. III =
3
JFU
=
8
- Bimbingan Teknis Penyusunan Formasi PNS Pusat dan Daerah.
Es. IV =
7
Kasubdit. Perencanaan Formasi Pegawai
Kasubdit. Perencanaan Pengembangan
Pegawai
Kasubdit. Perencanaan Kompensasi
Pegawai
Badi Mulyono, S.Sos
Drs. Haryomo DP, S.Pd, M.Hum
Drs. Sukamto
III/d - S1
IV/a - S2
IV/b - S1
Kasie Peny. Perenc. Formasi
Pegawai A
Kasie Peny. Perenc. Gaji
Pegawai
Kasie Peny. Perenc.
Kesejahteraan Pegawai
Susilowati, SH.
Marleny Manatar, SE, M.Si
Hariyani, S.Sos
III/d - S1
III/c - S2
III/c - S1
JABATAN
Pengolah Data
Formasi
Kasie Peny. Perenc. Formasi
Pegawai B
Kasie Perenc. Pengemb.
Pegawai A
Kasie Perenc. Pengemb.
Pegawai B
JML
JABATAN
Kasie Perenc. Pengemb.
Pegawai C
2
Operator
Komputer
JML
1
Janri Haposan, S.Si, M.Si
III/c - S2
Nomenklatur JFU
Lengkap dengan
Jumlah
Kasie Peny. Perenc. Formasi
Pegawai C
Kasie Pelayanan Direktorat
Kasie Peny. Perenc.
Tunjangan Pegawai
Adi Suharto
Muniroh, S.Sos
Antonius Suyono, S.Sos
III/b - SLTA
III/c - S1
III/c - S1
JABATAN
Pengolah Data
Formasi
JML
1
JABATAN
JML
Sekretaris
1
Pengad. Data
Formasi
1
Caraka
1
JABATAN
Kelompok Jabatan
Fungsional Tertentu
Peny. Perenc.
Tunj. Pegawai
JML
1
*) Keadaan Juli 2010
A.
B.
C.
D.
Pendekatan Hasil Kerja
Pendekatan Objek Kerja
Pendekatan Peralatan Kerja
Pendekatan Tugas Per Tugas Jabatan
Pendekatan Hasil Kerja adalah metoda
penghitungan formasi dengan
mengidentifikasi beban kerja dari hasil
kerja jabatan.
Metoda ini dipergunakan untuk jabatan
yang hasil kerjanya fisik atau bersifat
kebendaan.
Perlu diperhatikan juga bahwa metoda ini
efektif dan mudah digunakan untuk jabatan
yang hasil kerjanya hanya satu jenis.
Σ BEBAN KERJA
RUMUS :
x1
ORANG STANDAR KEMAMPUAN RATA-RATA
CONTOH :
JABATAN
HASIL KERJANYA
BEBAN KERJA
STANDAR KEMAMPUAN
: PENGENTRI DATA
: DATA ENTRIAN
: 200 DATA ENTRIAN
: 30 DATA PER HARI
PENGHITUNGANNYA ADALAH :
200 DATA ENTRIAN
x 1 ORANG = 6,67 ORANG = 7 ORANG
30 DATA PER HARI
(DIBULATKAN)
Metoda ini dipergunakan untuk jabatan yang
beban kerjanya bergantung dari jumlah objek
yang harus dilayani.
contoh : dokter melayani pasien, maka objek
kerja untuk JABATAN DOKTER adalah
pasien.
Σ OBJEK KERJA
RUMUS :
x 1ORANG
STANDAR KEMAMPUAN RATA-RATA
CONTOH :
JABATAN
OBYEK KERJA
BEBAN KERJA
STANDAR KEMAMPUAN
: DOKTER
: PASIEN
: 80 PASIEN
: 25 PASIEN PER HARI
PENGHITUNGANNYA ADALAH :
80 PASIEN
x 1 DOKTER = 3,2 DOKTER = 3 DOKTER (dibulatkan)
25 PASIEN
Metoda ini dipergunakan untuk jabatan
yang
beban kerjanya bergantung pada
peralatan kerja.
Σ PERALATAN KERJA
RUMUS :
x 1ORANG
RASIO PENGGUNAAN ALAT KERJA
contoh : pengemudi, beban kerjanya
bergantung pada kebutuhan operasional
kendaraan yang harus dikemudikan.
CONTOH :
SATUAN ALAT KERJA
JABATAN YANG DIBUTUHKAN
JUMLAH ALAT KERJA
RASIO PENGGUNAAN ALAT KERJA
:
:
:
:
BUS
PENGEMUDI & MONTIR
20 BUS
1 PENGEMUDI 1 BUS
1 MONTIR 5 BUS
PENGHITUNGANNYA ADALAH :
20 BUS
PENGEMUDI =
x 1 PENGEMUDI = 20 PENGEMUDI
1 BUS
20 BUS
MONTIR =
x 1 MONTIR = 4 MONTIR
5 BUS
Metoda ini dipergunakan untuk menghitung
kebutuhan pegawai pada jabatan yang hasil
kerjanya abstrak atau beragam, beragam
artinya hasil kerja dalam jabatan tersebut
banyak jenisnya.
contoh : pengadministrasi umum
Σ WPT
RUMUS :
x 1ORANG
WKE/hari
WAKTU PENYELESAIAN TUGAS (WPT)
adalah waktu yang digunakan dalam menyelesaikan
tugas tersebut.
WAKTU KERJA EFEKTIF (WKE)
adalah jam kerja efektif yang digunakan dalam 1 hari
Penghitungan Jam Kerja Efektif
KEPPRES NO. 58 TAHUN 1964 JO KEPPRES NO. 24 TAHUN
1972 JO KEPPRES NO. 68 TAHUN 1995
• Jumlah Jam Kerja/Minggu
= 37,5 Jam
• Hari Kerja Dalam Seminggu
= 5 Hari
• Jumlah Jam Kerja/Hari
= 37,5 : 5 = 7,5
Jam/Hari
• Allowance (Waktu Boros) Standar Ilo = 30 %
• Jumlah Jam Kerja/Hari
• Waktu Boros
= 30 % x 7,5
• Jumlah Jam Effektif/Hari
= 7,50 Jam
= 2,25 Jam (-)
= 5,25 Jam
= + 5 Jam
Contoh : Jabatan Pengadminstrasi Umum
Mempunyai Uraian Tugas Sebagai Berikut :
No
Uraian Tugas
Beban Tugas
SKR
WPT
1
Mengetik Surat
70 lbr/hri
12 mnt/lbr
840 menit
2
Mengagenda
Surat
24 srt/hr
6 mnt/srt
144 menit
3
Mengarsip Surat
24 srt/hr
5 mnt/srt
120 menit
4
Melayani Tamu
4 tamu/hr
6 mnt/tamu
24 menit
5
Menyusun
Laporan
1 lap/hr
30 mnt/lap
30 menit
6
dll.
n menit
Σ WPT
1.158 menit +
n menit
Jadi jumlah pegawai yang dibutuhkan untuk jabatan
pengadministrasi umum adalah:
Σ WPT
1.158 menit
x 1 Orang
WKE/hari
=
x 1 Orang
300 menit
= 3,86 Orang
= 4 Orang (dibulatkan)
Jumlah Kebutuhan
Norma Waktu x Beban Kerja
=
Pegawai Per Jabatan
Jam Kerja Efektif
•
Norma Waktu
adalah jumlah waktu yang wajar dan benar yang
digunakan untuk menyelesaikan satu satuan
produk/hasil kerja dalam satu tahapan proses
penyelesaian pekerjaan oleh pemangku jabatan.
• Beban Kerja
adalah frekuensi dan volume rata-rata masingmasing jenis pekerjaan/jabatan unit organisasi
dalam jangka waktu tertentu.
 Perencanaan formasi PNS hendaknya
terintegrasi dengan rencana strategis
organisasi.
 Penyusunan formasi PNS dilakukan
secara sistematis, logis, dan didasarkan
pada kebutuhan akan keahlian dan
kompetensi.
 Penyusunan formasi PNS terlebih
dahulu perlu dilakukan analisis beban
kerja dan analisis kebutuhan pegawai.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
PROFIL PEGAWAI NEGERI SIPIL
FORMULIR 1 : PENYUSUNAN FORMASI TAHUN 2010
FORMULIR 2 : PENGOLAHAN FORMASI TAHUN ANGGARAN 2011
FORMULIR 3 : DAFTAR JUMLAH PEGAWAI YANG BERHENTI,
PENSIUN, DAN MENINGGAL DUNIA TAHUN ANGGARAN 2010
FORMULIR 4 : REKAPITULASI JUMLAH PEGAWAI PER SATUAN
UNIT KERJA
FORMULIR 5 :USUL TAMBAHAN PEGAWAI BARU MENURUT
JABATAN TAHUN ANGGARAN 2011
FORMULIR 6 :SUSUNAN JABATAN STRUKTURAL DAN
FUNGSIONAL PEGAWAI NEGERI SIPIL GOLONGAN RUANG IV/a KE
ATAS
FORMULIR DAFTAR KEBUTUHAN PEGAWAI LOCAL STAFF TA.
2011
FORMULIR DAFTAR KEBUTUHAN PEGAWAI NEGERI SIPIL TA. 2011
CONTOH PENYUSUNAN BEZETTING TAHUN 2010
GOL.
BEZETNO. RUANG
TING
GAJI
31 Des
2009
1
2
3
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
IV/e
IV/d
IV/c
IV/b
IV/a
III/d
III/c
III/b
III/a
II/d
II/c
II/b
II/a
I/d
I/c
I/b
I/a
1
3
2
5
15
22
15
7
29
44
59
35
43
16
6
4
3
JUMLAH
309
KP
THN
ANG
2010
4
+
0
1
2
3
2
4
2
3
8
6
4
3
6
4
3
2
0 =
PERBANTUAN,
PENARIKAN PERBANTUAN, PNS
KEADA- PEGA KEMBALI,PE- PENARIKAN
YANG BEZETTING
AN SETE- WAI NGALIHAN JE- KEMBALI,
BERHEN
31 Des
LAH KP BARU NIS KEPEG, PINDAH INST.
TI
2010
TA. 2010 TA. 2010 PINDAH INST.
KE INST.
TA. 2010
LAJUR
DARI INST.
LAIN
5+6+7-8-9
LAIN
5
1
4
3
6
14
24
13
8
34
42
57
34
46
14
5
3
1
309
6
7
8
9
1
1 (PI)
1 (PI)
2
6
1
1
1
1
3
1
11
1
1
6
10
1
3
4
6
13
23
12
9
39
42
59
34
46
14
5
3
1
314
CONTOH PENGOLAHAN FORMASI TAHUN ANGGARAN 2011
R E N C AN A
GOL. BEZETPERBANTUAN,
NO. RUANG TING
PENGANG- PENARIKAN PERBANTUAN, PEGAWAI
GAJI 31 Des KENAIKANSETELAH KATAN KEMBALI, PE- PENARIKAN
YG
FORMASI
2010 PANGKATKENAIKAN PEGAWAI NGALIHAN JE- KEMBALI, MENCAPAI TA. 2011
TA. 2011 PANGKAT BARU
NIS KEPEG, PINDAH INST.
BUP
LAJUR
TA. 2011 TA. 2011 PINDAH INST. KE INST.
2011
( 5+6 )
DARI INST.
LAIN
LAIN
1
2
1
IV/e
2
IV/d
3
IV/c
4
IV/b
5
IV/a
6
III/d
7
III/c
8
III/b
9
III/a
10
II/d
11
II/c
12
II/b
13
II/a
14
I/d
15
I/c
16
I/b
17
I/a
JUMLAH
3
1
3
4
6
13
23
12
9
39
42
59
34
46
14
5
3
1 +
314
-
4
0
1
2
3
6
4
2
5
10
6
8
7
7
4
3
1
0
5
1
4
5
7
16
21
10
12
44
38
61
33
46
11
4
= 1
0
314
6
7
7
8
1
5
10
22
0
1
9
10
1
4
5
7
16
21
10
12
50
38
66
33
56
11
4
1
0
335