Transcript Projektdefinition für Projekt 1 (PM-Qualifizierung)

[Quelle: klein-engineering]
Projektdefinition
Hennemann, Michael 726611
Schmidt, Thomas 726621
Wick, Jonas 732416
Simon, Ulrich 728772
Selim, Ünlü 726679
Projektmanagement
SS 2013
Prof. Dr. Siegfried Seibert
23.05.2013
Einleitung
Start
Umfeld
Ziele
Organisation
Fazit
Gliederung
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Einleitung
Projektstart- und Projektdefinition
Projektumfeld-/ Stakeholderanalyse
Projektziele
Projektorganisation
Fazit
Quellen
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Einleitung
Start
Umfeld
Ziele
Organisation
Fazit
Einleitung
• Misserfolge vermeiden durch Qualifizierung
• 10 Projektleiter ausbilden
Ziel:
1. Planung
2. Maßnahmen
3. Erfolg
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Einleitung
Start
Umfeld
Ziele
Organisation
Fazit
2. Projektstart
[Quelle: klein-engineering]
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Einleitung
Start
Umfeld
Ziele
Organisation
Fazit
2.1 Ablaufplan Projektstartaktivitäten
Projektgründung
Projektantrag erstellen /
Aspekte bearbeiten
Analyse erstellen /
Ressourcen und Kosten ausarbeiten
Entscheidung zur Projektdurchführung
Machbarkeit
Projektrisiko
Wirtschaftlichkeit
Klärung der Projektziele
Anforderungskatalog erstellen
|
Eindeutig formulieren
Quelle: selbsterstellte Tabelle nach [Seibert, Siegfried 2013]
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Einleitung
Start
Umfeld
Ziele
Organisation
Fazit
2.1 Ablaufplan Projektdefinition
Projektauftrag
Projektname festlegen
Projektorganisation
Projektleiter ernennen /
Als Grundlage festlegen
Kick-Off-Meeting
Zusammenführen des Teams /
Information über Projektbedingungen
Auftragsbedingungen bestimmen
Prozessorganisation
Phasen, Meilensteine, Tätigkeiten
StartWorkshop
Begeisterung wecken
Rollenbestimmung
Quelle: selbsterstellte Tabelle nach [Seibert, Siegfried 2013]
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Einleitung
Start
Umfeld
Ziele
Organisation
Fazit
2.2 Einladung zum Kick-Off-Meeting
Einladung zum Kick-Off-Meeting der Topsoft GmbH
Sehr geehrte Damen und Herren, liebe Kolleginnen und Kollegen!
Hiermit möchte ich Sie herzlich zu dem Kick-Off-Meeting unseres neuen Projektes PM-Qualifizierung einladen,
um dort erste Vorgehensweisen zu besprechen, was im darauffolgenden Workshop vertieft wird.
Datum: 20.06.2013
Zeit: 15:30 Uhr – ca. 18:00 Uhr
Ort: Konferenzraum der Topsoft GmbH
Teilnehmer: Geschäftsführer, Projektteam, externer Referent,
Agenda
1.
Begrüßung aller Teilnehmer
2.
Kurzer inhaltlicher Überblick über den Projektauftrag
3.
Kurze gegenseitige Vorstellung der Teammitglieder
4.
Information über organisatorische Regelungen
5.
Bericht der Projektleiterin Elke Maier
6.
Vortrag eines externen GMP-Beraters
7.
Festlegung des Workshops
Mit freundlichen Grüßen,
Elke Maier
(Projektleiterin)
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Einleitung
Start
Umfeld
Ziele
Organisation
Fazit
2.3 Einladung zum Start-Workshop
Einladung zu unserem mehrtätigen Workshop der Topsoft GmbH
Sehr geehrte Kolleginnen und Kollegen!
Hiermit möchte ich Sie herzlich, wie im Kick-Off-Meeting besprochen, zu unserem mehrtätigen Workshop einladen.
Vor Ort werde ich Sie über die organisatorischen Aspekte, die einzelnen Aufgaben und Arbeitsabläufe sowie
die Ressourcenplanung informieren.
Datum: 27.06.2013-29.06.2013 | Zeit: ab 09:00 Uhr | Ort: Maritim Hotel Darmstadt | Konferenzraum des Hotels
Teilnehmer: Projektteam, GPM Berater
Themen
1.
Begrüßung und Tagesordnung vorstellen
2.
Informationen über Projektauftrag
3.
Projektziele ermitteln
4.
Festlegung der Projektorganisation
5.
Aufgabenverteilung
6.
Meilensteine ermitteln und einplanen
7.
Abschlusspräsentation
8.
Freizeitaktivitäten
Mit freundlichen Grüßen,
Elke Maier
(Projektleiterin )
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Einleitung
Start
Umfeld
Ziele
Organisation
Fazit
2.4 Agenda StartWorkshop
Tag 1
Tag 2
Tag 3
Beginn
Beginn
Beginn
09:00
10:00
11:15
11:30
13:00
14:00
15:00
16:00
16:15
17:00
17:30
18:00
Begrüßung der Teilnehmer
Informationen über Projektauftrag
Pause
Erwartungsgespräch des Projekts
Pause / Mittagsessen
Vorprojektphase und Recherchen
Projektumweltdiagramm
Pause
Stakeholderanalyse
Feedbackrunde
Pause
Gemeinsames Abendessen
und Freizeitaktivität
09:00
09:30
11:15
11:30
13:00
14:00
15:00
16:00
16:15
17:00
17:30
18:00
Begrüßung der Teilnehmer
Risikoanalyse
Pause
Projektziele ermitteln
Pause / Mittagsessen
Projektziele ausarbeiten
Projektorganisation
Pause
Vortrag
Feedbackrunde
Pause
Gemeinsames Abendessen
und Freizeitaktivität
09:00
09:30
11:15
11:30
13:00
14:00
15:00
16:00
Begrüßung der Teilnehmer
Aufgabenverteilung
Pause
Meilensteine ermitteln
Pause/ Mittagsessen
Abschlusspräsentation
Feedback
Schlusswort und Abreise
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Einleitung
Start
Umfeld
Ziele
Organisation
Fazit
3. Projektumfeld-/ Stakeholderanalyse
[Quelle: klein-engineering]
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Einleitung
Start
Umfeld
Ziele
Organisation
Fazit
3.1 Projektumweltgrafik
Berater/in
Geschäftsleitung / Kunde
Entscheidungsausschuss
Betriebsrat
Projekt
Qualifizierung
Mitarbeiter/-in
Management
Projektinternes
Umfeld
Verwaltung
Unternehmensinterne Umwelt
Projektleiter/-in
GPM
Unternehmensbetrater
- Linienabstände zeigen Nähe zum Projekt
- Grafikgröße spiegelt den Einfluss wieder
Quelle: selbsterstellte Tabelle nach [Seibert, Siegfried 2013]
Unternehmensexterne Umwelt
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Einleitung
Start
Umfeld
Ziele
Organisation
Fazit
3.2 Strategien und Maßnahmen
Umwelt
Strategien
Maßnahmen
• Management
• Gute Zusammenarbeit
• Über Ziele des PMG informieren
• In Entscheidungsprozess involvieren
• Geschäftsleitung
• Einführung eines
systematischen
PMG
• Erfolgreiche Durchführung von
Projekten
• Einführung Projektmanagement handbuch
•
•
•
•
•
• Projektleiter
• Qualifizierung
• Projektteam aufstellen
• Ausarbeitung der
Aufbauorganisation
• Team motivieren
• Problemerkennung
• Termineinhaltung
• Projektteam aus den betroffenen
Bereichen
bilden
• Teambuilding Maßnahmen
• Linienvorgesetzte einbeziehen
• Entscheidungsausschuss
• Projektmanagement Leitfaden
• bestehende organisatorische
Verfahren und Abläufe
einbeziehen/beibehalten
Machtpromotor
Für die Einführung des PMG werben
Thema präsent halten
evtl. Berater einsetzen
Ziele des PMG vermitteln
Quelle: selbsterstellte Tabelle nach [Seibert, Siegfried 2013] und [Schelle 2010]
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Einleitung
Start
Umfeld
Ziele
Organisation
Fazit
3.3 Verantwortlichkeitsmatrix
Hauptstakeholder
Aktivitäten
Manage Geschäftsment
leitung
Projektleiter
Entscheidungsausschuß
Mitarbeiter
Betriebsrat
Verwaltung
Istanalyse
G
V
B
B
I,B
I
I
Sollkonzept
I,G
G,B
B
B
I,B
I
I
Stakeholderanalyse
I
G,B
B
B
Entscheidung B
G,B
G,B
B
B
B,I
I
Projektstart
I
G,B
G,B
B
I
I
I
Projektorganisation
I
G,B
G,B
B
I
I
I
V=Verantwortlich G=Genehmigung B=Beteiligung I=Informieren
Quelle: selbsterstellte Tabelle nach [Seibert, Siegfried 2013] und [Schelle 2010]
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Einleitung
Start
Umfeld
Ziele
Organisation
Fazit
4. Projektziele
[Quelle: klein-engineering]
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Einleitung
Start
Umfeld
Ziele
Organisation
Fazit
4.1 Projektauftragsteckbrief
Projekttitel
Auftraggeber
Auftragnehmer
Projektziele
Kurzbeschreibung/Inhalt
Projektorganisation
Projekttermine
PM-Qualifikation
intern
intern
Professionalisierung des Projektmanagements / Erarbeitung
eines Projekthanduchs
Projektleiter ausbilden und zertifizieren lassen
internes Organisationsprojekt
Gesamtdauer
4 Wochen
Projektstart
20.06.2013
Veranstaltungstag/ -zeitraum 4 Wochen
Projektende
17.07.2013
Quelle: selbsterstellte Tabelle nach [Managementmehthoden.info]
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Einleitung
Start
Umfeld
Ziele
Organisation
Fazit
4.1 Projektauftragsteckbrief (2)
Geplanter Kapazitätsaufwand
Gesamt
Intern
12
Geplantes Budget
gesamt
Projektleitung
Projektbeteiligte
11
intern
150.000
Aufwand in € und Personenstunden
Extern
Personenaufwand (intern)
Personenaufwand (extern)
Gesamtaufwand in €
Aufwand in Personenstunden
1
extern
110.000
40.000
110.000 für 11 Mitarbeiter
15.000 für Berater (3 Tage)
126.000
125
Elke Maier
intern
extern
Softwarelösungen [3] GPM-Berater
Consulting [2]
Training [2]
Verkauf [1]
Personal [1]
Grafikdesign [1]
Quelle: selbsterstellte Tabelle nach [Managementmehthoden.info]
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Einleitung
Start
Umfeld
Ziele
Organisation
Fazit
4.2 Interessen/Anforderungs-Mindmap
Selbsterstellt mit Visio
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Einleitung
Start
Umfeld
Ziele
Organisation
Fazit
4.3 Zielprioritätenmatix
Muss
(Top- Priorität)
Soll
(Mindeststandarts)
x
Projektkosten
x
x
Lessons Learned
Zuverlässigkeit
x
Unternehmensumwelt
berückstichtigen
x
Effizienz
x
Änderbarkeit
x
erfolgreicher
Projektabschluss
Nicht Relevant
x
Abschlusstermin
Ressourceneinsatz
Kann
("nice-to-have")
x
Quelle: selbsterstellte Tabelle nach [Seibert, Siegfried 2013]
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Einleitung
Start
Umfeld
Ziele
Organisation
Fazit
4.4 Ziele mit hoher Priorität
Ressourceneinsatz
• Geeigneter Personaleinsatz
• Effizienter Kapitaleinsatz
Zuverlässigkeit
• Personenunabhängiger Projekterfolg
• Genauerer Planung des Projektverlaufs
Erfolgreicher Projektabschluss
• Erfüllung der Stakeholderinteressen /-anforderungen
• Risikomanagement
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Einleitung
Start
Umfeld
Ziele
Organisation
Fazit
5. Projektorganisation
[Quelle: klein-engineering]
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Einleitung
Start
Umfeld
Ziele
Organisation
Fazit
5.1 Aufgaben der Projektorganisation
• grundsätzliche und organisatorische Festlegungen
Projektteams bilden
[Quelle: Team]
[Quelle: Kompetenz]
[Quelle: Ausschus]
Zuständigkeiten/Kompetenzen
klären
Ausschüsse/Servicestellen
einrichten
Festlegung der Infrastruktur
[Quelle: Infrastruktur]
Quelle: Seibert, Siegfried (2013)
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Einleitung
Start
Umfeld
Ziele
Organisation
Fazit
5.2 Auswahl der Organisationsform
Quelle: Seibert, Siegfried (2013)
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Einleitung
Start
Umfeld
Ziele
Organisation
Fazit
5.3 Projektorganigramm
Geschäftsleitung
GF-Assistent
Serviceangebote
PMQualifizierung
(Elke Maier)
Entwicklung
Consulting
Softwarelösungen
Training
Grafikdesign
Qualitätsmanagement
Vertrieb und
Marketing
Finanzen und
Verwaltung
Verkauf
Personal
Quelle: selbsterstelltes Organigramm nach [Seibert, Siegfried 2013]
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Einleitung
Start
Umfeld
Ziele
Organisation
Fazit
5.4 Spielregeln Zusammenarbeit
Regeln
Verstoß
1.
2.
3.
4.
5.
Ich erscheine pünktlich zu den Sitzungen.
Ich bereite mich auf jede Sitzung umfassend vor.
Jeder wird als gleichwertiger Partner anerkannt.
Konflikte werden aufgedeckt und nicht verschleiert.
Ich konzentriere mich auf das wesentliche und kommuniziere
offen und zügig. Ich stehe zu meinen Entscheidungen.
6. Ich kritisiere konstruktiv und greife niemanden persönlich an.
7. Änderungen im Aufgabenbereichen können vorkommen und
werden getragen sowie ausgeführt.
8. Probleme werden intern gelöst. Wir agieren als Team und das
Projekt wird nach außen geschützt.
Abweichungen der Spielregeln werden nicht geduldet und werden folgen
mit sich tragen.
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Einleitung
Start
Umfeld
Ziele
Organisation
Fazit
6. Fazit
[Quelle: klein-engineering]
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Einleitung
Start
Umfeld
Ziele
Organisation
Fazit
6.1 Fazit
Mitarbeiterbeteiligung gegen Widerstand
• Beteiligung aller Mitarbeiter beim PM-QualifizierungsProjekt
Optimierung der Arbeitsweise der Projektleiter
• personenunabhängiger Projekterfolg durch
Handlungsanweisungen des neuen Projekthandbuchs
• genauerer Planung durch klare Anforderungen
Zukünftig erfolgreiche Projektabschlüsse
• Qualifizierte Projektleiter erreichen Projekterfolge
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Vielen Dank für Ihre
Aufmerksamkeit!
[Quelle: klein-engineering]
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Quellen
Text:
[Managementmehthoden.info]
http://www.managementmethoden.info/uploads/TBProjektWerkzeuge/th06---Projektsteckbrief.jpg.jpg
Abgerufen am 20.05.2013
[Siegfried, Seibert 2013] Seibert, Siegfried (2013). Vorlesung Skript Projektmanagement (Grundlagen) PMG. Hochschule
Darmstadt
[Schelle 2010]: Projekte zum Erfolg führen:, Projektmanagement systematisch und kompakt, Beck-dtv-Taschenbuch, 6.
Aufl., München 2010
Bildquellen:
[klein-engineering] http://klein-engineering.de/wp-content/themes/klein-engineering/images/projektmanagement.jpg
[Team]
http://us.123rf.com/400wm/400/400/amasterpics123/amasterpics1231208/amasterpics123120800153/14821546team-konzept.jpg
[Ausschus] http://www.cgp-worldwide.de/images/zahnraeder1.jpg
[Infrastruktur] http://www.ich-war-ein-muenchner.de/cms/upload/Content/Infrastruktur/Lantek7_Kabel_370x247.jpg
[Kompetenz] http://www.alenavita.ch/alenavita/images/stories/Alenavita-Bilder/e-kompetenz_03.jpg
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