Transcript מה לתעד
אשכול ראשון :ניהול תהליך הרישוי תיעוד מלווה רישוי שלמה גיספן , מנהל אגף רישוי עסקים ,חולון מטרות • הכרה בחשיבות התיעוד הנכון • התנסות במיומנויות כתיבה נכונה נושאים מרכזיים • למה לתעד • מה לתעד • איך לתעד • מי מתעד • מגבלות והשלכות התיעוד נושאים מרכזיים • למה לתעד • מה לתעד • איך לתעד • מי מתעד • מגבלות והשלכות התיעוד למה לתעד? מהם הערכים המרכזיים בתהליך הרישוי? .1מקצועיות .2דיוק .3שקיפות .4שיתוף בשקפים הבאים נבין עד כמה התיעוד תומך במימוש הערכים הללו ובכך מהווה חלק מרכזי בתהליך הרישוי . למה לתעד מקצועיות הנה הכרח בתהליך הרישוי. מהם מרכיבי המקצועיות בתיעוד? .1הגדרת פריטים הנכונים .2הגדרת שלבי התהליך "אבני דרך" .3 הגדרת השותפים .4 הגדרת תחומי התעניינות ובדיקה של גורמי האישור ושל יחידת הרישוי . .5הגדרת שלבי ההתמודדות עם קשיים " -תיעדוף" .6הגדרת קווים אדומים ברורים .7קביעת לו"ז להתקדמות למה לתעד מקצועיות • תרומת מקצועיות לתהליך הרישוי: סמכותיות הגברת השקיפות מקצועיות הגברת שיתוף הפעולה חוסר מקצועיות עלול לגרום לחוסר שליטה בידע. אילו עוד סכנות קיימות בחוסר מקצועיות? מניעת תקלות פרוצדורליות למה לתעד מקצועיות דגשים לסיכום: ניהול התהליך לפי עקרונות משפטיים :מידתיות ,סבירות ,אחידות באכיפה. דוגמא :מגרש גרוטאות בעיריית רמת -גן. תיעוד נכון דורש מיומנות ושליטה בהיבטים של תהליך ותוכן, המחייבים למידה באופן קפדני. למה לתעד דיוק • ניהול הליך הרישוי רצוף בפגישות רבות ,ביקורות מקצועיות ובכתיבה רבה ,שיחות מסדרון ,הבטחות ,טלפונים והנחיות להמשך טיפול . • חוסר תיעוד של הליך זה עלול לגרום שלא נזכור חלקים משמעותיים ודבר זה יהיה בעוכרנו בקידום התהליך ובחלק מהמקרים בבית -משפט • תיעוד מלא מדויק ועניני מאפשר לזכור פרטים שעלול להתברר כמהותיים בהמשך. למה לתעד שקיפות • תיעוד נכון ואמיתי יוצר שקיפות רבה בתהליך הרישוי. • שקיפות היא חלק ממתן שירות ראוי לבעל העסק. • תרומת השקיפות לתהליך הרישוי: שפה משותפת הגברת האמון שקיפות מהן הסכנות בחוסר שקיפות בתהליך? בהירות התהליך קידום הליך הרישוי תכנון נכון של התהליך למה לתעד שיתופיות • לעתים בהליך הרישוי לא נחשפים לכלל הקשיים והבעיות הצפויות. • תהליך תיעוד נכון מחייב שיתוף גורמים שונים רלוונטיים . • שיתוף מחייב זיהוי והכרת כל הגורמים הנ"ל. מעורבות • תרומת השיתופיות לתהליך הרישוי: נטילת והטלת אחריות מהן הסכנות בחוסר שיתופיות בתהליך? שיתופיות קבלת ביקורת חוזרת תיאום ציפיות לתהליך סמכותיות שקיפות שיתוף מאפשר להגיב בכתיבה לסיכום: למה לתעד? דיוק תיעוד מדויק, יכולת לזכור מידע רב שיתוף לקידום הליך הרישוי ,למתן כלים מעשיים להמשך. מקצועיות הבחנה בין עיקר לטפל, מידיות ,חוקיות, ניסיון ,צנעת הפרט אז...למה לא מתעדים ? • אי הכרה בחשיבות • השקעת זמן • הם מ-פ-ח-ד-י-ם!!! • יכולת • עמימות • אי לקיחת אחריות נושאים מרכזיים • למה לתעד • מה לתעד • איך לתעד • מי מתעד • מגבלות והשלכות התיעוד מה לתעד? .1 כל פעילות בשוטף עם בעל העסק: .2כל שלב מהותי בתהליך הרישוי. .3כל התייחסות של גורמי הרישוי. .4עדכונים עקרוניים ומשפטיים – חוקי עזר ,שינוי מדיניות ועוד. .5כל שלב בתהליך האכיפה -במידה והחל. נושאים מרכזיים • למה לתעד • מה לתעד • איך לתעד • מי מתעד • מגבלות והשלכות התיעוד איך לתעד? מסמך משתנה פורמט קבוע "סטנסל" משתנה בהתאם : • למהות התיעוד • לייחודיות האירוע קבוע ומתאים למצבים דומים לדוגמא :התייחסות ,שימוע ,סיכום פגישה, ביקור ועוד. לדוגמא :התראות ,ביטול אישור ,זימונים קבועים. נושאים מרכזיים • למה לתעד • מה לתעד • איך לתעד • מי מתעד • מגבלות והשלכות התיעוד מי מתעד • בהתאם לסוג הפעולה: .1 ביקורת .2 פגישה במחלקה /אגף .3 התייחסות לפניה .4 התראה ראשונה .5 התראה לפני משפט .6 התראה לפני סגירת עסק • בהתאם לחשיבות המסמך • בהתאם לסמכות הכותב העיקרון :כולם מתעדים בהתאם לסמכות דרכי הפצה • דואר רגיל • דואר רשום • מסירה ידנית • E-mail • גם וגם -שילוב חשוב לוודא הגעה נושאים מרכזיים • למה לתעד • מה לתעד • איך לתעד • מי מתעד • מגבלות והשלכות התיעוד מגבלות והשלכות תיעוד .1הימנעות ממתן "הבטחה שלטונית" .2חריגה מסמכות .3חשיפת סודות מקצועיים .4פגיעה בצנעת הפרט נושאים מרכזיים • למה לתעד • מה לתעד • איך לתעד • מי מתעד • מגבלות והשלכות התיעוד לסיכום, בפרק זה התייחסנו לנקודות המרכזיות בתהליך התיעוד ביחידת הרישוי. הדרכת עובדים לתיעוד תקין הדרכת עובדים לתיעוד תקין למה חשוב להדריך את העובדים לתיעוד תקין? מייצר תהליך למידה בקרב העובדים ביחידת הרישוי מעצים את העובדים. להגדרת גבולות הסמכות לעובדים. שיפור יכולת לקיחת אחריות של העובדים. מניעת תקלות לעובדים ולמערכת. הדרכת עובדים לתיעוד תקין מהי תרומת הדרכת העובדים לתיעוד תקין? מקצועיות קידום הליך הרישוי הקניית הרגלים תיעוד תקין חיסכון בזמן מניעת נזקים הדרכת עובדים לתיעוד תקין מהם הדרכים שאתם מכירים להדרכת עובדים לתיעוד? ניתוח אירוע באופן מידי יחד עם העובד :טעויות" /כמעט וקרה"" /קרה" ניתוחי פסיקות בתי משפט. ריענון הנחיות קיימות ביצוע ODJבאופן רציף (חניכה). במקרה הצורך עבודה מול יועצת משפטית. הדרכת עובדים לתיעוד תקין זירת הלמידה יכולה להיות: אישית או אירוע כלל יחידתי שבועי מובנה. באופן מידי או במסגרת סיכום שבועי בעל -פה או דרך כתיבת ריענונים רלוונטיים. זירת הלמידה תותאם באופן נקודתי לפי צורך ומצב. אילו עוד דרכי למידה אתם מבצעים ביחידה שלכם? הדרכת עובדים לתיעוד תקין איך נמדוד את אפקטיביות התיעוד ביחידה? הוצאת מכתבים ללא טעויות. מספר פניות נמוך להתייעצות שוטפת. מספר תגובות מגורמי רישוי ומבעלי עסקים בגין מסמכים. מספר פניות נמוך ליועץ המשפטי. ללא הפסד בעתירות מנהליות. יעדי חזרת טפסים בעקבות תקלות תיעוד (עד 100% תודה על ההקשבה, ותיעוד נעים ! שלמה גיספן התנסות סוג הטופס יצירת טופס קבוע משימה לפנייך מכתב ביטול אישור כיבוי אש . משימתך ליצור טופס זימון אחיד לשימוע הנוכחי. יצירת טופס קבוע לפנייך מסמך המורה על שינוי מדיניות עירונית באשר לשעות פתיחה וסגירה של עסקים. שינוי מדיניות עירונית משימתך ליצור מסמך אחיד ליידוע בעלי העסקים ברשות. יצירת טופס משתנה צפו בסימולציה המציגה פגישה מצומצמת של בעל עסק אחד עם בעיה קטנה מגורם אחד. משימתך ליצור מסמך אחיד ליידוע בעלי העסקים ברשות. יצירת טופס משתנה צפו בסימולציה המציגה פגישה מורחבת של בעל עסק עם מספר עסקים -אגד לדוגמא רבי משתתפים בכל התחומים. משימתך ליצור מסמך אחיד ליידוע בעלי העסקים ברשות. דילמות איך מנחילים תרבות למידה ותיעוד בקרב העובדים? איך מנהלים עדכון ידע מתמיד מול העובדים? איך נכשיר עובד חדש לתיעוד איך מתמודדים עם סרבני תיעוד ? נכון ? איך מאמנים את העובדים לתיעוד ? איך מייעלים זמן בתהליכי תיעוד ?