Transcript 建立空白資料庫
CHAPTER 2 資料庫基本動作 建立空白資料庫－初開啟ACCESS時 1. 執行「開始/所有程式/Microsoft Office/Microsoft Office Access 2007」，轉入Access初始畫面 2. 於畫面中央，『新增空白資料庫』處，選按『空 白資料庫』圖示，轉入 3. 於右下角『檔案名稱(N):』下方之文字方塊，輸入 檔案名稱（預設檔名由初開啟Access後，依序安 排為：Database1、Database2、……，但為了記 憶上方便，通常會加以改變，目前為練習階段， 本例仍維持使用Database1之檔名） 4. 按『檔案名稱(N):』文字方塊右側之 鈕，轉入 5. 選擇要將其存放於何處？本例選擇要將其建立於 『D:\Text\Access 2007\範例\Ch02』資料夾 6. 按［確定］鈕，回Access初始畫面，『檔案名稱 (N): 』 處 ， 除 可 看 到 其 完 整 檔 名 外 （Database1.accdb）；下方尚可看到其完整之 路徑 附 加 名 .accdb （ Access Data Base ） 係 Access 2007 專 屬 的 附 加 檔 名 ， 舊 版 的 Access 2003 則 為 .mdb （ Microsoft Access Data Base ） 。 Microsoft仍維持其一貫的作法，新版可開啟舊版 的檔案；反之，則否！ 7. 隨後，按［建立］鈕，即可依所指定之檔名及存 放位置，建立一完全空白之資料庫檔案 目前畫面是正在等待使用者建立一個新的資 料 表，其預設名稱為『資料表1』，建妥後存檔時， 仍允許使用者變更其名稱。 關閉資料庫 執行「Office按鈕 /關閉資料庫(C)」 直接開啟另一個資料庫檔，或建立新的資料庫檔。 均會將目前使用中之資料庫檔關閉，但並不會關閉 Access。關閉資料庫後，Access內將無任何資料 庫。 若是選按Access視窗最右上角的 按鈕，則是會關 閉Access。 若想同時開啟多個資料庫檔，於開啟一個資料庫檔 後 ， 再 執 行 一 次 「 開 始 / 所 有 程 式 /Microsoft Office/Microsoft Office Access 2007」，另外開啟 其它資料庫檔，則不會關閉先前之資料庫檔。 建立空白資料庫－已進入ACCESS後 執行「Office按鈕/開新檔案(N)」（或按Ctrl+N鍵），回到 Access初始畫面，即可依前述之建立步驟，建立一個新的 資料庫檔： 本 例將此一新資料庫檔命名為『中華公 司 .accdb 』 供 後 文 使 用 ， 存 於 D:\Text\Access 2007\範例\Ch02資料夾：（即附書光碟內『範例 \Ch02』資料夾） 開啟資料庫檔案 若想要開啟已建妥之『中華公司』資料庫檔案，可 於初始畫面 以下列任一方式進行開啟： 以滑鼠點選『開啟上次使用的資料庫』處之『中華 公司』檔名 以滑鼠點選「 」，轉入『開啟資料庫』對話 方塊： 以滑鼠雙按『中華公 司』檔名圖示；或選 取該檔名圖示後，續 按［開啟］鈕，即可 開啟該先前所建立之 『中華公司』資料庫 檔。 點選Access視窗最左上角之『Office按鈕』，拉出 其功能表選單，續於其右側選取『中華公司』資 料庫檔 執行「Office按鈕/開啟舊檔(O)…」，也可轉入『開啟資料 庫』對話方塊。以滑鼠雙按『中華公司』檔名圖示；或選 取該檔名圖示後，續按［開啟］鈕，即可開啟該先前所建 立之『中華公司』資料庫檔。 若尚未開啟Access，亦可轉入『中華公司』資料庫檔案所 在之資料夾，滑鼠雙按『中華公司』之檔名圖示；也可以 先開啟Access，續打開『中華公司』資料庫檔案。 注意事項 無論採取何種方法，於開啟一個已存在之舊資料庫 檔案後，功能區下方會顯示一個『安全性警告』： 這是Access的安全防護措施。若我們確認此一檔案 無安全顧慮，記得選按 鈕，轉入 『Microsoft Office安全性選項』對話方塊 續點選「啟用 這 個 內 容 (E)」，然後按 ［確定］鈕離 開。設定後， 功能區下方 『安全性警 告』會消失。 雖然即使沒有設定「啟用這個內容(E)」，過一陣 子，『安全性警告』也會自動消失。但由於預設狀 況仍是「協助保護我不受未知內容的侵害(建議使 用)(P)」，將會使後續的很多動作無法進行。 這是很多學生常碰到的問題，做了半小時或一小 時，才發現有的修改、設定或建檔並無法儲存，當 然也無法有預期之執行效果。 這點要特別注意！（Microsoft Office有時讓人覺得 太小題大做，其實，這個檔案目前是空無一物的空 資料庫檔，那來的危險？）這點真的很重要，容我 再強調一次，免得於上課或自我練習時，遭到莫名 其妙的挫折感。 設定信任位置 若想一舉避免掉每次均得設定安全性選項 之麻 煩，可以下示步驟進行設定： 1. 點選『Microsoft Office安全性選項』對話方塊左 下方之「開啟信任中心」 2. 轉入『信任中心』對話方塊，於左側選『信任位 置』標籤 3. 按 鈕，轉入 4. 按 鈕，轉入您經常使用來存放資料庫檔 案的位置，如本書所有範例均係存於 『D:\Text\Access 2007\範例』資料夾 5. 按［確定］鈕，回上一層，加選「同時信任此位 置的子資料夾(S)」 6. 按［確定］鈕，返回『信任中心』，可看到已將 『D:\Text\Access 2007\範例』加入於『信任位 置』，且其子資料也一併被允許為『信任位置』 7. 按［確定］鈕，完成有關信任中心之設定，回原 來轉入『Microsoft Office安全性選項』對話方塊 警告』 由於，這些設定得等到下次再進入Access時才會 生效，就目前這個資料庫檔案言，還是得點 選 「啟用這個內容(E)」，並按［確定］鈕離開。 往後，凡是由設定之『信任位置』及其子資料夾 內，開啟任何資料庫檔案，均不會再顯示『安全 性警告』 存檔 資料庫開啟中，Access隨時會視情況對所處理之物 件自行存檔（如：於資料表內每新增一筆記錄後就 立即存檔）。有時也會以提示，等待使用者決定是 否要存檔？ 此外，使用者也可隨時按『快速存取工具列』上之 『儲存檔案』 鈕 （ 或 按 Ctrl+S 鍵 ） ， 或 執 行 「Office按鈕/儲存檔案(S)」來進行存檔 另存新檔 為防止資料庫之內容 不當受損或被毀，時 常得對資料庫進行抄 錄以備份檔案。於 Access 2007內，可 執行「Office按鈕/另 存 新 檔 (A) 」 ， 續 就 「以其他格式儲存資 料庫」所提供之功能 項： 選擇要備份為那一個版本之資料庫檔？隨後，轉 入『另存新檔』對話方塊，指定檔名與儲存 位 置： 不同版本之互通 Access 2007可開啟所有舊版本Access所建立之資 料 庫 檔 ； 但 是 舊 版 本 Access 是 無 法 開 啟 新 版 Access 2007所建立之資料庫檔。 若是想將資料轉到先前之舊版Access中使用，也 是以執行「Office按鈕 /另存新檔(A)/以其他格式儲 存資料庫」所提供之功能項，選擇要另存新檔的版 本。以免將資料帶到其它只有舊版Access的電腦 時，會面臨到檔案無法開啟之窘境！ 此外，於Access 2007 ， 執 行 「Office按鈕/管 理 (M)/ 備 份 資 料 庫 (K) 」 ， 也 可 以類似另存新檔 之方式，將目前 資料庫檔存入另 一個於檔名後加 上目前日期之新 資料庫檔： 備份 複製資料庫檔案 若不想存為舊版本之資料庫檔，只是要另複製一份 供Access 2007使用之資料庫檔案。也可以回到 Windows之『我的電腦』或『Windows檔案總管』 進行抄錄。 其處理步驟為： 1. 先後開啟來源及目的兩資料夾 2. 若兩者係不同磁碟，以拖曳方式將來源檔之圖示 直接拉入目的地資料夾即可。若兩者係相同磁碟， 則先按住Ctrl鍵再進行拖曳，將來源檔圖示拉入 目的地資料夾後，先鬆滑鼠再放開Ctrl鍵。 當然，也可以切換 到來源資料夾，於 要進行備份之資料 庫檔案上，單按滑 鼠右鍵，續選「傳 送到/卸除式磁碟 (G) 」 ， 將 其 存 到 您的隨身碟。 如果，您忘了帶隨身碟，也可以將檔案以E-Mail傳回家。 刪除資料庫檔案 將不用之資料庫刪除，是較罕見且必須慎重處理之 動作。因為不小心，所損失之資料可能很多。若碰 上也未備份其檔案，且不懂得如何利用『資源回收 筒』來將其救回，那事情可就嚴重了！ Access也並未提供刪除資料庫之指令，若真的要 刪除資料庫，就得先將其關閉，然後回到Windows 之『我的電腦』或『Windows檔案總管』，將其選 取，續按Delete鍵，即可將其刪除。 同時開啟多個資料庫檔 執行一次Access，只允許開啟一個資料庫檔，若 欲建立新的資料庫檔；或開啟另一個舊的資料庫 檔，均會自動將目前使用中之資料庫檔關閉。相 當於執行「Office按鈕/關閉資料庫(C)」。 若想同時開啟多個資料庫檔，可再執行一次「開 始 / 所 有 程 式 /Microsoft Office/Microsoft Office Access 2007」。 第二章 結束