Transcript 下載 - 地區數碼中心計劃

電腦系統日常保養知識
檔案分類及處理
District Cyber Centres Alliance
地區數碼中心聯網
認識檔案
• 檔案的類型有很多種，例如：文字、圖片、
動畫、聲音、視訊…等
• 其名稱由「主檔名及副檔名」構成，如：
文件.doc
– 「文件」─主檔名；「.doc」─副
檔名
– 主檔名是自己取的，而副檔名是由
該應用軟體幫您附加的，所以通常
都是以「副檔名」來辨別是何種檔
案類型。
主檔名
副檔名
檔案類型
• 一般要分辨檔案的類型，可以利用該檔案
的圖示來辨認
• 而圖示則由預設開啟該檔案的程式所設定
• 但部分程式可以同時支援多種格式的檔案，
此時要靠其副檔名去辨認
副檔名
• 一般情況下，副檔名都是預設為隱藏的
• 可到資料夾選項中設定顯示副檔名
• 開啟 [資料夾選項]
– 按下 [開始] ，進入 [控制台] > [外觀及個人化/
外觀和主題]，然後選擇 [資料夾選項]
副檔名
• 按一下 [檢視] 索引標籤，
然後在 [進階設定] 下執行
下列其中一個項目：
– 隱藏副檔名，選取 [隱藏已
知檔案類型的副檔名] 核取
方塊，然後按一下 [確定]
– 顯示副檔名，清除 [隱藏已
知檔案類型的副檔名] 核取
方塊，然後按一下 [確定]
副檔名
• 不要隨意更改副檔名，否則有可能使該檔
案不能開啟
• 若要重新命名某檔案，請注意不要修改到
其副檔名
• 系統會因應其副檔名來分辨該檔案的類型
副檔名
• 常見副檔名及主要開啟該檔案的程式：
• 文件
– .doc, .docx, .ppt, .pptx, .xls, .xlsx (Microsoft
Office)
– .pdf (Adobe Reader)
– .txt (記事簿)
副檔名
• 圖像
– .jpg, .png, .gif, .bmp, .tif
– .psd (Photoshop)
• 音效及影像
– .mp3, .wav (Windows Media Player)
– .mov, .mp4, .mpg, .avi
– .rmvb, .rm (Real Player)
副檔名
• 壓縮檔
– .rar, .zip (Winrar)
• 網頁檔
– .html, .htm, .mht (Internet Explorer)
• 執行檔
– .exe
開啟檔案
• 一般情況下，只需點擊該檔案即可開啟
• 但亦有可能因電腦缺少該程式而導致檔案
未能成功開啟
• 此時你要先尋找可以開啟該檔案的程式並
安裝在電腦上，安裝完成後即可再次開啟
該檔案
開啟檔案
• 但若然安裝後，系統都未能為該檔案自動
進行程式配對，你可以手動方式開啟
• 首先開啟該檔案，選擇「從已安裝程式的
清單選取程式」
• 從清單中選擇合適的檔案或按下瀏覽在電
腦上選取其他程式
開啟檔案
• 選取「從清單選取程式」
開啟檔案
• 選擇程式後，發覺選擇了不適合的程式，
可以再次選擇以其他程式開啟
• 首先在該檔案上按下滑鼠右鍵，選擇開啟
檔案＞選擇預設程式
開啟檔案
• 再次選擇合適的程
式後，剔選「永遠
用選取的程式來開
啟這種檔案」
檔案管理
• 為了有效地尋找檔案，必須利用
不同的資料夾把各個檔案分類收
好
• 於Windows中已為各用戶設置多
個不同的資料夾供用戶放置檔案，
如我的文件、我的圖片、音樂等
• 你可以按檔案類型分別放到以上
的資料夾中，亦可使用其他分類
方法自行新增資料夾
建立新資料夾
• 首先在要建立新資料夾的
地方的空白處按下滑鼠的
右鍵，選擇「新增」＞
「資料夾」
• 就會出現一個名為「新增
資料夾」的資料夾，你可
以立刻為它換上新名字
16
複製檔案／資料夾
• 如要複製任何的檔案或資料夾，只需在選
取該檔案後在檔案上按下滑鼠的右鍵，選
擇複製
• 再到其他位置的空白處按下滑鼠的右鍵，
選擇貼上即可
移動檔案／資料夾
• 如要移動檔案／資料夾，可在該檔案上按
下滑鼠的右鍵，選擇剪下，然後在要移動
到的位置按下滑鼠的右鍵，並選擇貼上
• 或直接把該檔案／資料夾直接拉到其他地
方
• 如要移動及複製多個檔案，可按住Ctrl 或
Shift鍵再選擇其他檔案
建立捷徑
• 你可以為不同程式、文件、資料夾等建立
一個捷徑，方便你從不同位置開啟該檔案
• 要建立捷徑，先在檔案上按下滑鼠右鍵，
選擇建立捷徑，再把捷徑移動到其他位置
提升檔案管理效率
•
•
•
•
使用我的文件
若要開啟我的文件，按下開始，然後選擇我的文件
我的文件可以簡單的方式儲存個人文件
而使用「我的文件」可以：
– 更方便尋找檔案
– 更容易備份檔案，將所有檔案保存在同一個地方，是
檔案備份的基本步驟。
– 將檔案與程式分開保存，將文件檔案與程式檔案分開，
在安裝或升級程式時，降低意外刪除文件的風險
提升檔案管理效率
• 檔案與資料夾命名採用一致的方法
• 為您最常建立的檔案類型設計命名規則，
並切實遵守此規則
• 好處是檔案的名稱有一定的規則,容易辨識
檔案內容或是資料夾內的檔案內容
• 如：nb_tools ，hd_tools，nb_progs，一
致的性的命名會更容易管理，尋找檔案
提升檔案管理效率
• 檔名應保持簡短
• Windows 允許使用長檔名，但長檔名顯示時
顯得雜亂，簡潔檔名表達更清楚
• 而資料夾可以發揮命名的功用
• 如：與其建立檔名 Great American Novel
Chapter One First Effort.doc，不如建立如
下的資料夾結構：
提升檔案管理效率
• 將進行中與完成的工作分開
• 只將使用中的檔案放在我的文件裡，可保
持資料夾單純好用，減少搜尋時的檔案數
以及需要備份的資料量
• 將不再使用的檔案移到另一個資料夾或位
置
提升檔案管理效率
• 儲存相同類型的檔案
• 將資料夾限制在單一種 文件類型，您即可
運用「Windows 管理員」中的資料夾範本，
可以更簡單尋找檔案
• 例如，將圖形都存放在單一個資料夾中，
即可以使用「Windows 檔案總管」中的
[影片] 檢視和幻燈片放映功能尋找正確的圖
片
提升檔案管理效率
• 避免龐大的資料夾結構
• 如您需要在一個資料夾中放入許多的子資
料夾，以致於無法一次清楚瀏覽所有的子
資料夾，可考慮依照字母排列順序建立功
能表
提升檔案管理效率
• 使用捷徑與捷徑連結，取代多份副本
• 如需要從多個位置取得同一個檔案，不用
製作檔案副本，可使用建立捷徑的方法
• 使用捷徑的好處，可以使檔案一致性，避
免修改到不同版本的文件
資料夾設定
• 在資料夾上按下滑鼠
右鍵，選擇內容
• 你可以在此看到該資
料夾的資訊，如容量
大小
資料夾設定
• 按下自訂索引標籤可
對資料夾作一些簡單
設定
• 如資料夾類型、圖示
上顯示的圖片等
檔案總管
• 檔案總管是一個能夠管理所有資料夾或檔
案的地方
• 你可以於「開始」＞「所有程式」＞「附
屬應用程式」＞「Windows檔案總管」開
啟
29
檔案總管
• 或者於任何資料夾的上方按下「資料夾」
按鈕亦可開啟類似功能
• 你可以在左面的框架內找尋電腦內所有的
資料夾，而選擇好的資料夾會在右面的框
架上顯示出來
30
檔案總管的檢視模式
• 按下「檢視」 鈕， 可更改顯示區的檢視模式。
1.
2.
3.
4.
5.
縮圖：顯示圖片內容，圖示尺寸最大。
並排：檔案與資料夾排列。
圖示：以小圖示來排列檔案與資料夾。
清單：以最小的圖示來顯示檔案與資料夾名稱。
詳細資料：以最小的圖示來顯示檔案與資料夾名
稱，並列出檔案 與資料夾的詳細資料。
6. 影片：若整個資料夾內放的都是圖片，檢視鈕下
拉選單中會多出 一個「影片」模式。影片模式可
直接在檔案總管內瀏覽圖片
31
大批重新命名
• 當我們在電腦中儲存了一堆照片、檔案或
文件之後，如果你希望依照順序整個重新
命名的話，可以利用大批重新命名的方法
• 這個方法可以把檔案重新依照順序以數字
命名
大批重新命名
• 首先開啟要處理的資料夾，如有需要可先
依照日期、檔案類型或檔案大小、圖檔尺
寸等屬性來排序
• 然後選取要處理的檔案，然後在第一個檔
案上面按一下滑鼠右鍵，再點「重新命名」
大批重新命名
• 輸入新的檔案名稱，並按下Enter
• 已選取的檔案會自動依照你指定的排列方
式，從(1)、(2)、(3)...一直重新命名
隱藏檔案／資料夾
• 你可以選擇把檔案或
資料夾隱藏起來，不
會輕易被人發現
• 方法是在要隱藏的資
料夾上按下滑鼠右鍵，
選擇內容
• 在屬性一項中選取隱
藏，完成後將會在該
位置消失
隱藏檔案／資料夾
• 如要開啟已被隱藏的檔案／資料夾，就必
先把被隱藏的檔案顯示出來，或利用執行
指令輸入該隱藏檔案／資料夾的路徑
• 顯示已隱藏的檔案：
– 進入 [控制台] > [外觀及個人化/外觀和主題]，
然後選擇 [資料夾選項]
– 按一下 [檢視] 索引標籤，然後在 [進階設定]中
的隱藏檔案和資料夾一項中選擇顯示隱藏的檔
案、資料夾及磁碟機
隱藏檔案／資料夾
隱藏檔案／資料夾
• 利用執行指令 (要先記住該被隱藏資料的路
徑)
– 從開始功能表中選擇執行，或按下鍵盤上的
Windows按鈕+R
– 輸入被隱藏資料的路徑
– 按下確定
-完多謝!