Transcript Oppfølging av økonomi og fremdrift i prosjekt

Oppfølging av økonomi og fremdrift
i prosjekt
P5
Målet med forelesningen
Gi en kort innføring i oppfølging av økonomi og
fremdrift på prosjekt
 Få mer fokus på økonomistyring og oppfølging
av økonomi på prosjekt
 Gi innføring i rutiner og system for planlegging
og oppfølging av økonomi på prosjekt

Hvorfor oppfølging?

Uten oppfølging - ingen styring!
–
–
–
Planen viser hvordan man tror prosjektet vil
forløpe
Rapportene underveis forteller hvordan det
faktisk gikk
Oppfølgingen korrigerer kursen ved avvik
Oppfølging
Innebærer å søke etter årsaker, og gjøre noe med dem.
 Oppfølging består i å:
–
–
–

Måle/registrere status, informasjon om fremdrift, kostnader,
resultater og prosjektets situasjon generelt
Identifisere avvik fra mål og planer, og forklare årsakene
Definere og iverksette korrigerende tiltak
Lag ikke mer rutiner enn du trenger
–
Hva er det minste jeg trenger av informasjon for å ha
kontroll med situasjonen?
Hva følger vi opp?
Fremdrift
 Økonomi
 Kvalitet og HMS

Tid
Fremdrift
Kvalitet
HMS
Økonomi
Hovedtyper av tiltak

Oppfølging gir tre hovedtyper av tiltak:
–
–
–
Utførelsen endres
Planene endres
Målene endres
To typer oppfølging

Formell oppfølging:
–
Prosjektmøter
–
–
–
–
–
–
–
Svært viktig for å få korrekt
fremdrift
Statusrapporter
–
Uformell oppfølging
–
Fast timeplan
Tidsregistrering
Registrering av materialforbruk
Registrering av utført arbeid
Inngående og utgående fakturaer
Anslag av gjenstående arbeid
–

Korte og konsise
–
–
Daglig kontakt med
medarbeidere
Samtaler
”Ta pulsen”
Eksempel på praktisk prosjektoppfølging
Oppgaver
Hvor Hvem
ofte
Kommentar
Registrere timeforbruk
Hver dag Hver prosjektdeltaker
Bruk timelisten!
Registrere utført arbeid
og anslå gjenstående
arbeid pr. aktivitet
Oppfølgingsmøter
noterer sitt timeforbruk
pr. aktivitet
Hver uke Gjøres av den som har På denne måten sikres
ansvar for aktiviteten. det at fremdriften blir
Hver 14. Hele prosjektgruppen
deltar.
dag
Skriving av statusrapport Hver
måned
Gjøres av prosjektleder
ut fra ovenstående
Utarbeide
fakturagrunnlag
Byggeplassleder /
anleggsleder
Hver
måned
korrekt.
Nødvendig info om
prosjektet blir gitt til
alle
Verktøy for fremdrifts- og økonomioppfølging
Fremdrift i Gantt-diagram m/ fremdriftsfront
 Fremdriftskurve (S-kurve)
 Startprognose (Budsjett)
 Fakturagrunnlag utført arbeid
 Prosjektregnskap
 Korrigert prosjektregnskap / prosjektprognose
(intreimskorreksjoner)
 Sluttprognose

Prosjektoppfølging består av
følgende:
•
Fremdriftsmåling – registrere fremdriftsstatus
•
Prognostisering – anslå sluttresultat mht totalkostnader og
sluttdato
•
Endringshåndtering – ha oversikt og fokus på endringer og
tillegg
•
Avvik og korrektive tiltak – identifisere avvik og årsaker
med forslag til korrektive tiltak
•
Statusrapportering
•
Kostnadsstyring
Fremdriftsmåling

Fysisk fremdrift/ferdigstillelse måles ved prosent ferdig
arbeid eller verdi av utført arbeid

Fremdrift målt i form av timer, dager, måneder i forhold til
plan

Fremdrift kan også måles i penger og derav som kostnader

Kostnadsoppfølging – registrerte kostnader mot budsjett

Avvik måles mellom det som er planlagt og det som er utført
Hva skal en fremdriftsplan inneholde?
Hvem skal gjøre hva, hvor, når og i hvilken
rekkefølge
 Avhengigheter mellom ulike aktiviteter
 Koordinering av egne lag, underentreprenører og
adm. sideentreprenører
 Behovet for arbeidskraft, maskiner og utstyr
gjennom hele bygge- og anleggsperioden
 Tidspunkt for materialbestillinger

Hva skal fremdriftsplanen brukes til?
Fornuftig disponering av ressurser
 Oversikt over fremdrift
 Hjelp til materialbestillinger og leveringsdatoer
 Som dokumentasjon av beslutninger
 Som informasjon
 Fremdriftsfront
 Oppsetting av budsjetter

Vi har fått jobben – sett i gang
Produksjonskalkyle - budsjett
Pris
Timeverk
Tilrigging
40.000
100
Etasjeskillere
55.000
60
Opprydding
15.000
30
Nedrigging
40.000
100
Innvendinge vegger inkl. isolasjon
55.000
75
Grunnarbeider
50.000
80
Fundamenter
45.000
50
Bad
40.000
40
Kjøkken
100.000
40
Råbygg
120.000
125
Tak
140.000
125
Utv Vegger
60.000
65
Vinduer
65.000
40
UE-EL-RØR
105.000
0
Drift (Anleggsleder, regnes ikke inn i bemanning)
20.000
50
Dører
30.000
25
Listverk
20.000
25
1.000.000
1.030
Totale kalkulerte timeverk
FREMDRIFTSPLAN m/RESSURSPLAN
Avvik på fremdrift

Avvik i forhold til utarbeid
ukeplan
–
–
–
–

Hva er avviket?
Hva skylles avviket?
Hva kan vi gjøre for å ta inn
avviket?
Hva krever dette av samarbeid
og ressurser?
Avvik i forhold til
Hovedfremdriftsplan
Tiltak etter oppfølging
Målformulering
Mål og
rammer
Korrigere
plan
Planlegging
Planer
Ressurser
Avvik
Korrigere
mål
Oppfølging
Korrigere
utførelse
Utførelse
Statusregistreri
ng
Resultat
Prognostisering

Prognoser for sluttkostnad og sluttdato for prosjekt

Anslag over gjenstående arbeid og kostnader
NB! Ofte er det de siste 10-20 % av arbeidet som tar mer tid enn
beregnet.
Dessuten viser det seg ofte at tidligere problemer i prosjektet
som har blitt skjøvet ”under bordet” kommer frem når tid og
kostnader begynner å bli kritisk, og da særlig mot slutten.
Endringshåndtering og
avviksbehandling

I et prosjekt vil det bli gjennomført endringer og tillegg som
vil påvirke prosjektet mht tid og kostnader

Kritisk linje vil normalt endre seg. I store prosjekter kan man
i gitte tilfeller også ha flere kritiske linjer.

Dette er gjerne aktiviteter som har betydelig kostnad og/eller
ressurskrav som gjennom sine behov kan trekke ressurser
vekk fra andre viktigere (kritisk linje) aktiviteter
Statusrapportering og
kostnadsstyring
•
I statusrapportering inngår
- Utført i perioden
- Avvik i forhold til planlagt
- Tiltak for å rette opp avvik
- Kritiske aktiviteter
•
I kostnadsstyring inngår
- Registrere tidsforbruk – egne ansatte
- Registrere materialforbruk – innkjøp og utnyttelse
- Følge opp UE - avtaler
Byggeplassleders ansvar og oppgaver
knyttet til oppfølging av økonomi og
fremdrift i prosjektet

Timeregistering – oppfølging egne ansatte

Mottakskontroll av materialer – inngående faktura

Oppfølging av UE

Registrere utført arbeid – faktura grunnlag

Anslå gjenstående arbeid

Statusrapport

Driftsrapport – periodisering av prosjektregnskap

Driftsmøter på byggeplass med egne ansatte og UE
Driftsrapport